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Módulo 4

Gestão de Fornecedores ©2015 by Inbrasc. This work is licensed under the Creative Commons. If you want to use or share, you must give appropriate credit to Inbrasc.

Análise das Necessidades - Demanda Strategic Sourcing

Gestão de Contratos Contratos – SLA

SRM Desenvolvimento de Fornecedores

MBA DE COMPRAS GESTÃO DE FORNECEDORES

Framework

Avaliação e Reavaliação de Fornecedores SPM – Auditorias - IQF

Método e Seleção de Fornecedores Priorização AHP


Gestão de Fornecedores - Processo

Desenvolvimento de Fornecedores

e Parcerias

Seleção e Qualificação de Fornecedores

Gestão de Contratos +

SLA

Avaliação e Reavaliação de Fornecedores

Captação e Homologação de

Fornecedores

Como definem os Contratos e SLA’s em sua Empresa?

Como gerenciam e agem sobre os

resultados?


Gestão de Contratos e SLA


Atividade 1


Atividade 1 – Contratos + SLA

1. Reúnam-se em grupo

2. Desenvolva a Matriz CSD

3. Apresente o resultado

4. Participe da discussão em sala

CERTEZAS SUPOSIÇÕES DÚVIDAS

PAR

A Q

UE

SER

VE?

Q

UA

ND

O

EXEC

UTA

R?

PAR

A

QU

EM?

Matriz CSD – Certezas, Suposições e Dúvidas C

OM

O

GER

ENC

IAM

?


Gestão de Contratos – Quando usar?

O uso de contrato em Compras deve estar relacionado à

característica da aquisição:

Transacional, quando ela é mais simples, pontual e

realizada por uma demanda de oportunidade.

Relacional, que requer diversas informações

importantes para controlar seu resultado ao longo do

tempo.

Pra quem devemos fazer

Contratos e SLA?



Avaliação e Reavaliação de Fornecedores

Alt

o

Alto

Bai

xo

Baixo

Não Crítico Crítico

(Gargalo)

Alavancável Estratégico

Risco de Suprimento

Imp

acto

no

Neg

óci

o

MBA DE COMPRAS STRATEGIC SOURCING

CRITÉRIOS NÃO CRÍTICO CRÍTICO ALAVANCÁVEL ESTRATÉGICO

Nível de Relacionamento

Prover relação baseada em preços. Produto e serviço se comportam como

commodity.

Prover relação baseada em custo e otimização de caixa

Prover relação baseada em criação de valor. Processo

valoriza a expertise.

Prover relação baseada na criação de valor diferenciada. Vantagem competitiva única é

valorizada.

Tipo de Negociação Utilizar o formato de Leilão reverso Utilizar o formato de Leilão

reverso ou RFx

Utilizar RFx ou cost breakdown . Desenvolver a negociação através

do saving compartilhado.

Utilizar Negociação do Cost Breakdown detalhado +

Índice/Proteção

Métricas Criar Monitoramento através de

Indicadores (KPI) Desenvolver SLA

(KPIs de Acordos de Nível de Serviço)

Desenvolver Programa de SRM Adotar Melhores Práticas

Aprimorar Programa de SRM Entender resultados dos

negócios

Duração do Contrato Fazer Spot Fazer contrato de 1-3 anos Fazer contrato de 3-5 anos Fazer contrato de longo prazo

(> 5 anos)

Estrutura de Preço Utilizar apenas preço final Desenvolver modelo de custo

comum Desenvolver Cost Breakdown

Realizar abertura total das contas (TCO)

Autoridade de Decisão

Descentralizada Descentralizada com

coordenação da área de Compras Primordialmente descentralizada Centralizada

Inovação Não aplica nenhuma ação efetiva. Gerar modelo reativo, conforme

briefing

Desenvolver em conjunto.

Prover propostas proativas.

Fazer Shared mkt intelligence (consumidores, clientes, mercado,

etc.)

Pesquisa conjunta

Sustentabilidade Possuir programa de sustentabilidade para

as áreas críticas.

Possuir programa de sustentabilidade não só nas áreas

críticas.

Possuir plano alinhado ainda não inserido nos desafios do negócio.

Possuir programa de sustentabilidade integrado e

alinhado de forma a garantir os desafios do negócio.


Gestão de Contratos – O que é?

Afinal, por que existem falhas?


Gestão de Contratos – Por que existem falhas?

Terminologia confusa

Não há confiança nos relatórios e resultados

Obsolescência e irrelevância

Inconsistência no gerenciamento

Falta de tempo

Recursos sem treinamento e experiência

Processo inadequado

Inexistência de follow up

Fornecedor cria e executa as medições

Implementação acontece sem que haja uma maneira de medir


Gestão de Contratos – Como resolver

CONTROLE DOS CONTRATOS GERAIS

Nº CONTRATO

ASSUNTO EMPRESA INÍCIO TÉRMINO VALOR ADITIVO STATUS RESPONSÁVEL NATUREZA PODE

PRORROGAR

033/2005 Serviço

de Telefonia

Brasil Telecom

06/2005 06/2006 105 M 6º

termo VIGENTE Rafael Serviços SIM

074/2010 Licença

Antivírus Fast Help 12/2010 11/2011 19,5M

1º termo

VIGENTE Rafael Serviços SIM

079/2012 Certific.

ISO 9.001 ABNT 02/2012 02/2013 23,8M

1º termo

VIGENTE Mônica Serviços SIM

018/2014 Aquisição de Note

DELL 03/2013 07/2013 99,6M - EXPIRADO Carlos Equipamentos NÃO


Gestão de Contratos

Quem deveria gerar e fiscalizar os contratos?


Gestão de Contratos - Responsabilidade

O envolvimento de Compras nas atividades de

contratação nem sempre garante o bom

desempenho.

Muitas vezes, é interessante que outra área

interna (usualmente a solicitante ou a usuária)

faça a gestão dos contratos, com acesso direto

a eventos do contrato.



Atributos:

Capacidade de análise financeira

Administrar contratos

Controlar orçamento

Saber negociar

Resolução de disputas

Noções de propriedade intelectual

Noções de legislação e questões éticas



Atividades:

Garantir a administração do contrato

Realizar o controle de mudanças

Realizar o monitoramento de custos

Acompanhar o desempenho

Garantir o faturamento e o pagamento

Realizar o planejamento e o gerenciamento de recursos

Manter a boa comunicação entre as partes


Atividade 2


Atividade 2 - Gestão de Contratos

1. Reúnam-se em grupos.

2. Definam medidas que devem ser tomadas para resolver os problemas

apontados a seguir.

3. Apresentem as medidas


Atividade 2 - Gestão de Contratos Uma indústria de bebidas tem cerca de 1.500 contratos de aquisição (fornecedores – Compras Diretas, Indiretas e Serviços) e 100 contratos novos ou renovações mensais. Cerca de 10 contratos novos são fechados com base em modelos definidos pela empresa. A empresa possui 10 unidades distribuídas pelo Brasil. A administração de contratos é realizada por cinco profissionais ligados à Diretoria Jurídica, utilizando o ERP da empresa e um sistema interno para cadastramento e consulta dos contratos. A empresa tem encontrado algumas dificuldades: • Excesso de volume de trabalho no Jurídico, pois a empresa está crescendo (faturamento cresceu 12% em 12 meses)

e a área continua com a mesma quantidade de pessoas. • Reclamações constantes das áreas de negócios acerca do tempo de resposta na formalização dos contratos. • O Jurídico reclama de muito retrabalho com contratações de serviços.

A contratação e administração dos contratos seguem o seguinte fluxo:


Atividade 2 - Gestão de Contratos


SLA – 7 Passos

1. Reunir

informações

históricas 2.

Alinhamento

de

Expectativas

3.

Planejamento

do SLA

4.

Desenvolvimento

do SLA

5. Adesão de

todos os

envolvidos

6. Check List

da Pré

Implementação

7.

Implementação

e Gestão do

SLA


SLA – 7 Passos

Revisar e esclarecer as necessidades e

prioridades do negócio

Identificar a performance atual

Identificar restrições a melhora da performance

Comunicar as expectativas aos gestores

1. Reunir

informações

históricas


SLA – 7 Passos

2.

Alinhamento

de

Expectativas

Identificar todos os envolvidos no processo

Acordar o que é esperado

Discutir as preocupações de todos

Estar aberto para qualquer tipo de discussão


SLA – 7 Passos

Estabeleça regras básicas

Estabeleça a divisão de responsabilidades

Discuta problemas e restrições de agenda

Discuta o forma dos relatórios

Identifique potenciais obstáculos

3.

Planejamento

do SLA


SLA – 7 Passos

Crie a estrutura do SLA

Obtenha consenso sobre a estrutura

Desenvolva as regras da SLA

Solicite ideias e feedback sobre as regras

Finalize uma prévia do acordo

4.

Desenvolvimento

do SLA


SLA – 7 Passos

Peça que todos os envolvidos revisem o projeto

Administre todas as dúvidas dos envolvidos

Implemente mudanças

Obtenha a aprovação de todos os envolvidos

Finalize o acordo

5. Adesão de

todos os

envolvidos


SLA – 7 Passos

Desenvolva mecanismos para monitorar a

performance

Estabeleça processos de relatórios

Reforce as regras/responsabilidades por serviços

multi funcionais

Promova os treinamentos necessários

6. Check List

da Pré

Implementação


SLA – 7 Passos

Estabeleça pontos de contato para:

Lidar com problemas relacionados a SLA

Manter contato constantes com a outra parte

Conduzir revisões do serviço

Coordenar e implementar modificações de SLA

Identificar formas de melhorar ainda mais as

relações de trabalho da outra parte

7.

Implementação

e Gestão do

SLA


SLA – Regras e Responsabilidades do Gestor

Manter contato contínuo

Atuar como primeiro ponto de contato do processo

Coordenar e implementar modificações

Avaliar a forma para monitoramento e elaboração de relatórios

Planejar e coordenar revisões de serviço

Facilitar ou participar da resolução de conflitos

Identificar formas de estreitar o relacionamento

Delegar responsabilidades

Desenvolver planos de treinamento


SLA – Abordagem Uma breve descrição do serviço

Definição da validade do acordo

Contatos das pessoas autorizadas a atuar em situações de emergência ou resolução de incidentes

Definição dos horários da prestação de serviço (ex.: 24hs, finais de semana, etc)

Necessidade de interrupções programadas

Responsabilidades do contratante (ex.: segurança)

Responsabilidade do prestador de serviços e obrigações (ex.: segurança)

Processo para notificação de problemas e níveis a serem reportados

Metas de serviço

Definição de limites para a operação (superior e inferior), por exemplo, número de funcionários, volume de trabalho etc.

Medidas a serem tomadas em caso de uma interrupção de serviço

Quaisquer exceções dos termos constantes no SLA


SLA – Exemplo E-mail

CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE COMPRAS FERRAMENTAS DE GESTÃO DE FORNECEDORES

SLA – Exemplo E-mail

KPIs Definição Responsável Periodicidade Forma de Cálculo

Condições Contrato

% Horas Penalidades Identificação Localização

TSA Tempo de Serviço

Acordado Fornecedor

X

Acompanhamento Semanal -

Fechamento Mensal

horas de utilização /

horas disponíveis

98,84 3.594,00 Multa % de

tempo indisponível

Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.2

H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestrutura

TTP Tempo Total de

Parada Fornecedor

X

Acompanhamento Mensal -

Fechamento Mensal

total de horas paradas / horas

disponíveis 1,16 42,00

Multa % de tempo

indisponível



PP Paradas

Planejadas Fornecedor

X


Fechamento Mensal

horas de paradas / horas

disponíveis 1,04 37,80

Multa % de tempo

indisponível

Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.3.1


PNP Paradas Não Planejadas

Fornecedor X


Fechamento Mensal

horas de paradas não planejadas/

horas disponíveis

0,12 4,20 Multa % de

tempo indisponível

Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.3.2


TMRS Tempo Médio

para Restaurar o Serviço

Fornecedor X

Acompanhamento Diário

horas médias para

restauração - 4,00

Multa hora adicional do restauro do

serviço




Atividade 3


Atividade 3 – Gestão do SLA

1. Reúnam-se em grupos

2. Template entregue, escolha um fornecedor para sua empresa.

3. Faça o plano de gestão do SLA.

Obs.: Sugerimos que os grupos utilizem categorias diversas – materiais, logística,

serviços, commodities etc.

KPIs Definição Responsável Periodicidade Forma de Cálculo

Condições Contrato

% Horas Penalidades Identificação Localização



SLAM – Service Level Agreement Monitoring Monitoramento dos Acordos de Nível de Serviço

O que faço com este monitoramento? Quem deve gerenciar os SLA’s? Será o Jurídico?

Categorias oriundas da Kraljic sem os NÃO CRITICOS


Atividade 7 - Plano de Ação Co-construção


SLA – Clausulas Importantes

Cláusula de reajuste

Forma e prazo de pagamento

Prazo de vigência e renovação

Termos de resilição

Termos de rescisão

Penalidades

Resolução de conflitos

Acordo de não-divulgação


SLA – Índices de Reajustes

ÍNDICE GERAL DE PREÇOS DO MERCADO (IGP-M)

ÍNDICE NACIONAL DE PREÇOS AO CONSUMIDOR

AMPLO (IPCA)

ÍNDICE NACIONAL DE CUSTO DA CONSTRUÇÃO

(INCC)

Analisa o Índice de Preços por Atacado (IPA),

o Índice de Preços ao Consumidor (IPC) e o

Índice Nacional de Custo de Construção (INCC).

Contempla índices de preços ao consumidor,

tendo como unidade de coleta estabelecimentos

comerciais e de prestação de serviços, concessionária

de serviços públicos e domicílios (para

levantamento de aluguel e condomínio).

Afere a evolução dos custos de construções

habitacionais, subdivididos em

residenciais e obras públicas de engenharia civil ou infra-estrutura.


SLA – Formas e Prazos de Pagamentos

Deverão ser especificadas no contrato a forma e

periodicidade do pagamento, por exemplo:

O pagamento será mensal, efetuado todo 5º dia

útil após a aprovação da ordem de serviço,

através de depósito bancário no banco xxxx,

agência yyyy, conta-corrente zzzz.


SLA – Prazo de Vigência e Renovação

É o prazo de validade do contrato.

Pode ser determinado ou indeterminado.

Determinado (recomendado): com prazo para

acabar, pode ter renovação automática

Indeterminado: o contrato somente acaba com

manifestação de uma das partes (comum em contratos

de aluguéis residenciais).


SLA – Termos de Resilição

Resilir o contrato significa terminar a relação

comercial sem nenhum motivo específico

Deverá conter um prazo de notificação

Deverá conter um valor indenizatório


SLA – Termos de Rescisão

Significa romper o relacionamento devido a uma ou mais

faltas da outra parte.

Deverá conter as regras de notificações quanto às faltas.

Deverá detalhar ao máximo todas as possibilidades de

rompimento (como quebra de SLA, contratação de mão de

obra infantil, não recolhimeno de verbas trabalhistas)

Deverá prever o pagamento de perdas e danos.


SLA – Penalidades e Bônus Penalidades devem ser negociadas e aplicadas sob a ótica do relacionamento produtivo com o fornecedor. Devem se prestar unicamente à melhoria. Ganhar dinheiro com penalidades ou usá-las para “castigar” o fornecedor não são focos do cliente. Penalidades devem ser aplicadas quando inquestionavelmente o fornecedor for o culpado. Podem ser multas, descontos, notificações ou perda de exclusividade. Bônus devem ser evitados quando há incorporação de custo ao contrato. O bônus admissível é aquele que “empurra” o fornecedor para um ganho do cliente, por meio de um success fee.


SLA – Resolução de Conflitos

Justiça Comum

Câmaras de Arbitragem, Lei 9307/06 (comuns

em contratos internacionais, mais rápidas e

baratas)

Amcham

FIESP

CCI (Suíça)


SLA – Acordo de Não-Divulgação

Em inglês, NDA (Non-Disclosure Agreement) ou

CDA (Confidential Disclosure Agreement).

Destaca materiais ou conhecimentos

confidenciais que as partes desejam compartilhar para

determinado propósito, mas cujo uso generalizado

desejam restringir.

Podem ser "mútuos“ ou restringir somente uma

das partes Edward Snowden

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