Modernizing Records ManagementVAGARA ConferenceNovember 9, 2016

Keynote Address

Laurence Brewer, CRMChief Records Officer for the U.S. GovernmentNational Archives and Records Administration

Modernizing Federal Records Management

Three key questions (for today at least)– What’s driving progress?– What are we learning?– How can we ensure success?

….but first…….

2

National Archives and Records Administration

3

Office of Chief Records Officer• Leads records management throughout the Federal government with an emphasis on electronic records

• Assesses the effectiveness of policies and programs

4

RM Training (ACT)

Training Design & Development Team

Training Analysis, Evaluation, & 

Operations Team

Training Implementation 

Team

RM Operations (ACR)

Business Analysis Solutions Team

Permanent Records Capture Team

Records Appraisal and Agency Assistance

RM Reporting and Oversight 

(ACO)

Oversight Team 1

Oversight Team 2

Systems Analysis Team

RM Policy  and Outreach (ACP)

Policy and Standards Team

Policy and Program Support Team

Office of the Chief Records Officer (AC) 

Chief Records Officer for the U.S. Government

What’s driving progress?Directives, regulations, and bulletins….oh my!

6

7

Managing Government Records Directive

8

Directive GoalsBy 2019, agencies manage all permanent electronic records in electronic formats

By 2016, agencies manage permanent and temporary email in accessible, electronic format

• Records more prominent in new version

• Complements NARA’s regulations

• Requires electronic management of Federal emails 

9

OMB A‐130 July 28, 2016

• Nov 2011 Presidential Memo

• Aug 2012 OMB/NARA Directive

• Aug 2013 Capstone Bulletin

• Jan 2014  Format Bulletin 

• Sep 2014 OMB/NARA Memo and Email Bulletin

• Nov 2014 Updated Federal Records Act

• July 2015 Electronic Messaging Bulletin

• Sep 2015 Minimum Metadata Bulletin

• Apr 2016 Email Success Criteria

• July 2016 OMB Circular A‐13010

*Sept 2015 Capstone GRS

11

Records management is the 

backbone of open Government.

The White House Memorandum re:  Managing Government Records, November 28, 2011

Open Government at NARA

12

What are we learning?• Reporting• Data gathering• Research• Analysis

13

Agency Reports

• Senior Agency Official (SAO) Annual Reports – 92% Response Rate (95 of 103 agencies)– FY15 Reports available at: 

http://www.archives.gov/records‐mgmt/agency/sao‐reporting‐2015.html

• Records Management Self‐Assessment (RMSA)– FY15 Reports, 100% Response Rate (260 agencies)– Compiling FY15 analysis, previous reports available at: 

http://www.archives.gov/records‐mgmt/resources/self‐assessment‐2014.pdf

14

15

2015 SAO Annual Reports

Records Management Self‐Assessment

RMSA Risk Trends

36%

46% 45%

36%

28%

20%

16%

43%

49%

45% 44% 43%

47% 47%

21%

5%

10%

20%

29%

34%37%

2009 (Pilot) 2010 2011 2012 2013 2014 2015

RMSA Trends by Risk Category2009 ‐ 2015

High Risk Moderate Risk Low Risk

Capstone• 172 of 260 agencies intend to use Capstone.

19

Capstone Accounts

20

Implementation and Ongoing Responsibilities

When using the Capstone approach, agencies must continue to:

21

Schedule records

Prevent the unauthorized destruction of records

Ensure records are retrievable and usable

Consider whether email should be filed with related records

Capture and maintain metadata

Capstone GRS 6.1 Issued

22

• 7‐year and 3‐year disposition

• Apply to use

• Public listing of agencies’ Capstone positions

• Updated in March to give more cutoff flexibility

23

Electronic Messages White PaperContents• NARA Research • NARA Analysis • Current Practices • Agency Next Steps • Appendix A: Other Government and Federal Agency Policies 

• Appendix B: Tools Available for Capture of Electronic Messages

How can we ensure success?• Success criteria• Inspections• Validation• System audits• Training

24

Criteria for Managing Email Records• Foreword from the Archivist

• Success Criteria• Appendix A: Questions for Discussion

• Appendix B: Spreadsheet of Requirements

25

Records Management Oversight

Inspections• Purpose

– Based on 36 CFR 1239– Part of NARA’s regulatory oversight role – To identify challenges and recommend solutions

–Monitor improvements and progress – Have been doing 3 to 4 per year–Will continue to increase as we increase staff– Reports are available on our website

http://www.archives.gov/records‐mgmt/resources/inspections.html

Modernizing Ourselves• New systems team• Technologically‐focused• System audits

29

Records Management Training Program

Training Program Websitehttp://www.archives.gov/records‐mgmt/training/

Training Program Learning Management System (URL will change on November 21, 2016)https://nara.learn.com/learncenter.asp?sessionid=3‐AD4BD6F5‐0492‐48F0‐A8E6‐D95AE0A41D81&id=178413

Training Program You Tubehttps://www.youtube.com/playlist?list=PLugwVCjzrJsWbTAkNkRdOj_LsgsVpMHeZ

30

FY16 – Where We’ve BeenOver 6,000 studentsOver 287 classes,107 agency requested classes

RM Curriculum 2.0

Proposed Federal Records Management Training Certificate Program

Level 1•Program/Office level RM•Often RM Custodians•GS‐0308 5/7/9• Signed by Director, ACT

Level 2•Multiple Program/Component level RM

•Often Records Liaisons•GS‐0308 11‐13• Signed by CRO

Level 3• Expert• Department/Agency level RM• Often Agency Records Officers• GS‐0308‐13‐15• Signed by AOTUS

Continuum of RM Expertise Development

FY17 Training Locations

Coming in FY17• Sustainable Formats and 

Permanent Electronic Records Course –asynchronous online

• Online Basic Records Operations for overseas RMs

• New evaluation form

• New Learning Management System

What’s Next?• Strategic planning post‐2019• Engaging SAORMs• Electronic messaging • ERM automation and tools• Increasing quantity and quality of data from oversight and reporting

35

36

More Information

Follow Records Express athttp://records‐express.blogs.archives.gov/

NARA Records Management webpagehttp://www.archives.gov/records‐mgmt/