Universidad Central de Venezuela.Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.

Postgrado en Ciencias Administrativas.Especialización: Organización de Empresas.Asignatura: Gerencia y Toma de Decisiones.

MODELO DE KEPNER y TREGOEAnálisis de problemas y toma de decisiones

Expositores: Juan José EspinozaJhon RaveloJosefina RuggieroSubdelia De Barcia

Caracas, Junio 2013

Contenido de la exposición

1.) El directivo frente a los problemas 2.) Resolución de problemas bajo presión3.) Los conceptos y los métodos4.) Por dónde comenzar5.) Cómo especificar un problema6.) Análisis para encontrar distingos y cambios7.) Hallar la causa8.) Comprobación de la causa que se ha encontrado9.) Aplicaciones prácticas10.) Análisis de decisiones11.) Análisis de problemas en potencias

1.) El directivo frente a los problemas

Juan José Espinoza

Problema Causas Decisiones

Proceso Mental

2.) Resolución de problemas bajo presión

Juan José Espinoza

Realización de preguntas

Causas

Toma de decisiones

Información

Enfoque sistemático

3.) Los Conceptos y los métodos

Juan José Espinoza

Análisis del problema y toma de decisiones

¿POR DÓNDE COMENZAR?

- ¿CUAL ES LA DESVIACIÓN?- ¿CÓMO SURGIO LA CAUSA?- POTENCIAL CRECIMIENTO- ¿CUÁL ES LA GRAVEDAD?

- EN QUE PROBLEMA PUEDE AVANZAR MAS RAPIDAMENTE Y LOGRAR RESULTADOS EN TIEMPO LIMITADO- ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES- ¿PRIORIDAD DE QUIEN?

JHON RAVELO

Kepner y Tregoe

CONCEPTO DE PROBLEMA

JHON RAVELO

¿CÓMO ESPECIFICAR UN PROBLEMA?

JHON RAVELO

Lo que se debe preguntar el directivo para apuntar con relativa rapidez los elementos de

una especificación precisa

¿Qué anda mal? ¿Qué objeto es afectado? ¿En que parte del objeto ocurre la desviación? ¿Donde se observan los objetos con tal desviación? ¿Cuándo aparece la desviación en el objeto? ¿Cuándo se observan los objetos con la desviación? ¿Cuantos objetos en desviación se han observado?

JHON RAVELO

PREGUNTAS PERTINENTES QUE GENERAN INFORMACIÓN UNICA, SISTEMÁTICA Y

NECESARIA

¿Qué es la desviación y cuál es la cosa u objeto sobre el cual se observa la desviación?

¿Dónde se localiza la desviación en la cosa u objeto y donde se observan los objetos donde se presenta la desviación?

¿Cuándo aparece la desviación sobre la cosa u objeto y cuando se observan los objetos en los que se presenta la desviación?

¿De que magnitud son las desviaciones y cuantos objetos con desviación se observan?

JHON RAVELO

ANÁLISIS PARA ENCONTRAR DISTINGOS Y CAMBIOS

1) La búsquedas de aquellas características que distinguen al ES pero no al NO ES en la especificación, y

2) La búsqueda de cambios dentro de tales áreas de distingo.

JHON RAVELO

ANÁLISIS PARA ENCONTRAR DISTINGOS Y CAMBIOS

JHON RAVELO

Análisis de la Situación- Clarificar la situación- Esbozar una línea general

Análisis de Problemas

Análisis de Decisiones

Análisis de Problemas Potenciales

- Identificar alternativas- Analizar el riesgo de cada alternativa- Cómo lo vamos a solucionar

Cuatro Pasos de la Metodología

¿Qué está ocurriendo?

1) Definirproblemas

2) Análisis para encontrar Distingos

y Cambios

3) HallarCausas

4) ComprobaciónCausa

¿Porqué ocurrió esto?

¿Qué camino se debe seguir?

¿Qué nos espera?

Hay una forma ordenada y sistemática de avanzar en la secuencia:Problema-causa-decisión

- Como lo vamos a poner en marcha- Cómo sabemos que hemos resuelto

el problema( Evaluación)

Josefina Ruggiero

Hallar las Causas

P1: El Volumen de las ventas ha descendido

Problema

Josefina Ruggiero

Hallar las causas

Fuente :Kepner y Tregoe, El Directivo Racional ,1970.Josefina Ruggiero

Hallar las Causas

¿Qué significa hallar la Causa?Es la búsqueda de aquel cambio (algo nuevo, diferente, imprevisto)Y que ha trastornado el curso de una secuencia esperada de hechos, produciendo las no conformidades (Kepner y Tregoe 1970)

Observar, escarbarPara localizar el cambio

Josefina Ruggiero

Fuente: Kepner y Tregoe, El directivo racional.

Hallar las causas – Ejemplo 1D

e 24°C a 35°C

Josefina Ruggiero

Comprobación de la causa

A fin de poder calificarse como la causa más probable, su enunciado debe explicar los dos lados de la especificación, el ES y el NO ES y debe hacerlo de manera lógica, sencilla y completa. ( Kepner y Tregoe)

1) Testar para encontrar la causa más probable

2) Verificar la causa real- Buscar los defectos y puntos débiles de laexplicación encontrada

-Probar el razonamiento o la solución

-Buscar mas información,-Mas detalles

Josefina Ruggiero

Comprobación de la causaProbar el razonamiento en el ejemplo de la mantequilla putrefacta

Apilado de bolsas de mantequilla en Tarimas (8B x 8T) tal cual como se lo entregaban al cliente

1) Colocar termómetros en 3 sitios diferentes para medir temperatura a los 29°C

2) Abrir las pilas y hacer un recuento bacteriano sobre la mantequilla del centro, de la parte media y exterior.

Prueba

Acciones

a) Reducción temperatura de salida a 24°Cb) Menos bolsas en el apilado en tarimas c) Prueba especial para asegurar estos cambios corrijan la desviaciónd) Se aseguró de los procedimientos en cada planta.e) Le comunicó la información del hallazgo a su cliente.Josefina Ruggiero

Comprobación de la causaTipos de acciones tomadas por el directivo en el ejemplo de la mantequilla putrefacta

NOTA: los tipos de acciones se verán en detalle en el análisis de decisiones.Josefina Ruggiero

Algunas técnicas prácticas para descubrir los cambios

Tener presente en las reuniones el Mapa del análisis de problemas

Formulario para registrar los problemas en el momento que lo comunican

Josefina Ruggiero

Subdelia De Barcia

Proceso de decisión Análisis de decisiones

Causa ya determinada

Subdelia De Barcia

Establecer ObjetivosResultados a obtenerRecursos a utilizar

Valorar consecuencias adversasReducir al mínimo las amenazas

Decisión tomada

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Comparar y escogerObligatorios: Pasa/ No pasaDeseados: Ajuste relativo

Generar cursos alternativos de acción

Clasificar objetivosObligatorios: LimitesDeseados: Pesos

Subdelia De Barcia

1. Establecer Objetivos frente a los cuales elegir

6. Evaluar las consecuencias adversas de la elección

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

3. Desarrollar alternativas entre las cuales escoger

2. Clasificar objetivos según su importancia

4. Evaluar las alternativas frente a los objetivos para hacer la elección

5. Escoger la mejor alternativa como decisión tentativa

7. Controlar los efectos de la decisión final

Subdelia De Barcia

Establecer Objetivos

Resultados a obtener

Recursos a utilizar

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

Clasificar objetivos según su importancia

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Obligatorios Deseados Pasar por alto

Gra

do d

e im

port

anci

a

De absoluta importancia para el éxito de la decisión

De relativa importancia para el éxito de la decisión

De ligera importancia para el éxito de la decisión

Subdelia De Barcia

Desarrollar alternativas entre las cuales escoger

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

Evaluar las alternativas frente a los objetivos para hacer la elección

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

Escoger la mejor alternativa como decisión tentativa

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

Evaluar las consecuencias adversas de la elección

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

Controlar los efectos de la decisión final

Proceso de decisión – Análisis de decisiones

Subdelia De Barcia

1. Interinas

Tipos de acciones en la toma de decisiones

3. Correctivas

2. De Adaptación

4. Preventivas

5. Contingente

Subdelia De Barcia

Interinas

Tipos de acciones en la toma de decisiones

Subdelia De Barcia

Tipos de acciones en la toma de decisiones

De Adaptación

Subdelia De Barcia

Tipos de acciones en la toma de decisiones

Correctivas

Decisión tomada

Subdelia De Barcia

Anticipar problemas en potenciaDeberíaPudiera

Tomar acción preventivaPara poder eliminar la causa

Llevar a cabo el plan

Proceso de decisión – Análisis de problemas en potencia

Anticipar posibles causasEvaluar probabilidades

Separar y establecer prioridadesProbabilidadGravedadInvisibilidad

Establecer acciones contingentesPara reducir al mínimo los efectos del problema

Establecer controlesProgreso frente al plan

Preguntas importantes

Subdelia De Barcia

Qué podría marchar mal?

Proceso de decisión – Análisis de problemas en potencia

Qué es específicamente cada problema?

Qué riesgos hay en cada problema?

Cuáles son las posibles causas de cada problema?

Qué probabilidad tiene cada posible causa?

Cómo puede evitarse una posible causa o reducirse al mínimo el efecto?

Cómo pueden manejarse los problemas en potencia más graves?

Subdelia De Barcia

Tipos de acciones en la toma de decisiones

Preventivas

Subdelia De Barcia

Tipos de acciones en la toma de decisiones

Contingente

Subdelia De Barcia

Conclusiones