Skapat den: 2016-08-22

Författare: Claudio Reyes claudio.reyes@kentor.se, Mob: 072-998 15 08

Mottagare: Allmänt

Mobilitet & Dokumenthantering

2

Arbetets natur har förändras

Mer kopplade arbetsmiljöer

Mer komplexa arbetsmiljöer

Fler interaktion med okända människor

Åtgärd

Åtgärd

Samverkan över gränser av utrymme, tid, och organisation stöds av teknik.

+

Spelreglerna för företag och organisationer förändras…

Strukturbaserad Kunskapsbaserad

Kontroll och säkerhet

Förstå individers behov

Rätt information i rätt tid

Ge människor bra verktyg

Processer och rutiner

Efterlevnad av lagar och regler

Vad är det då som är nytt?

Du

Räckvidd

Tillgänglig-het

Använd-barhet

Transpar-ens

Omedelbart

Du kan nå englobal publik

Du kan skapa och distribuera information till mycket liten kostnad

Du kan själv skapa och hantera produktionsmedlen

Du är mer villig att berätta om dig själv

Du kan få omedelbarrespons ochdialog

5

Frågeställningarna som typiskt dyker upp…

Kategori Typiska frågor (ej uttömande)

Tid

Kostnad

Risk

Hur är samarbetet mellan affärsområdena idag?

Finns det ett behov för elektroniska diskussionsforum? Är alltför mycket tid åt till att söka efter information som du tycker borde vara lätt tillgänglig?

Finns det ett behov av att tillhandahålla ett arkiv av innehåll som skapats av ett annat system (ex. SAP)? Finns det ett behov av att hantera stora volymer av dokument (MS Office, PDF, bilder och fax) för att förenkla sökning i framtiden? Är pappersbaserade dokument ofta kopieras eller skickas elektroniskt över flera affärsenheter?

Finns det ett behov av att spåra korrespondens mellan enheter och/eller externa enheter? Finns det ett behov av att kunna bevisa att vissa transaktioner skett enligt lagkrav?

Finns det ett behov av att följa vissa dokumentregler/lagkrav?

Typiska scenarios som brukar vara aktuella

Konsolidering“Hantera dokumentlandskapet”

Workflow“Hantera dokumentflödet”

Effektiva processer och

projektsamverkan

Mindre tid åt till att söka efter och hämta innehåll

Hjälp uppfylla rättsliga förpliktelser

Värde för våra kunderScenarios Typiska

funktioner

• Uppgifter (tasks)• arbetsflöde• möten

• Taxonomy• Bevarande & sök• Lagring & Gallring

• Samverkan• integration• Sök och hitta

Laguppfyllnad“Hantera dokumentrisken”

Tid

Kostnad

Risk

Kentors syn på hur vi ramar in problemet

Utveckla insikt (Varför?)

Upptäck lösningar(Vad?)

Ta fram en färdplan (Hur?)

Varför jag har svårigheter att kontrollera dokument när vi arbetar i projekt?

Vilken kultur och teknik kommer att möjliggöra ett effektivt flöde av information i projektet?

Vilka byggstenar skall vi börja själva transformationen med?

Varför har jag en mängd redundanta dokument som ligger spridda överallt?

Vilken plattform och leverantör uppfyller mina framtida behov?

Hur ändrar jag applikationlandskapet utan att påverka arkitekturen eller nyttjandegraden

Varför får jag inte kompatibel med regelverket?

Vilket system / lösning kommer att stödja laguppfyllnad/regelkrav?

Hur behåller jag laguppfylnad över tiden?

? !

Tid

Kostnad

Risk

Utveckla Insikt

Verktyg / erbjudanden Beskrivning Värde för våra kunder Typisk ingångsport hos

kundenVision En top-down analysmetod som

undersöker informationstyper i förhållande till verksamhetskraven och nuvarande IT applikationer

Utvärdera huruvida de nuvarande IT stödet är tillräckligt effektivt i förhållande till verksamhetens krav

Kund befinner sig i ett större åtagande och har olika aktörer (t ex produktleverantörer, tjänsteleverantörer) och vill ha en oberoende syn på investeringen

DiagnostiskEtt informationshanteringsverktyg som utvärderar sex kärnområden (Strategi, Gouvernance, Deliver, Data, Storage, Security)

Ökad förståelse för vilka områden verksamheten bör fokusera på för att uppnå förväntade mål med informationshanteringen

Kund har visat intresse att inventera informationsplattformen och behöver vägledning i att peka ut och prioritera fokuseringsområden

Business CaseEtt ramverk som levererar ett Business Case och en Road Map baserat på en gapanalys av verksamhet och IT

Stödja kunden i att validera/definiera strategi och vision som beslutsstöd för framtida investeringsnytta

Kund har visat intresse att utvidga nuvarande dokumenthanteringssytem men behöver stöd i att förstå nivå och omfattning

Lösningskoncept

Upptäck Lösningar

Verktyg / erbjudanden Beskrivning Värde för våra kunder Typisk ingångsport hos

kunden

Content Management Lösning Strategi

Ett ramverk som ger ett business case och färdplan genom att analysera affärsnyttan av att använda Content Management

Validera att den nuvarande / framtida Content Management investeringar är ändamålsenliga

I samband med upphandling få en objektiv syn på den tekniska lösningen

Informationsarkitektur Target State

Ett verktyg för att utveckla kapaciteten informations i en organisation baserad på fyra kärnområden (Strategi, Styrning, Leverera, Data, lagring, säkerhet)

Överskådligare för våra kunder på informationshantering värdet i bolaget

I samband med upphandling få en objektiv syn på den tekniska lösningen

Vendor scoring Utvärdera ECM-produkter baserade på affärskrav

Produkt neutral leverantör rekommendation av den framtida ECM kapacitet

Kund har visat intresse att utvidga nuvarande dokumenthanteringssytem men behöver stöd i att förstå nivå och omfattning

Lösningskoncept

Ta fram en plan

Verktyg / erbjudanden Beskrivning Värde för våra kunder Typisk ingångsport hos

kunden

Införandemetodik

Ramverk med mallar, processer och rolldefinitioner riktat mot portaler eller dokumenthanteringsprojekt

Kan erbjuda ett bra stöd när olika parter te x produktleverantörer har ett gemensamt åtagande för att få till en struktur i projektet

Kund är i inledningsfasen för ett projektåtagande och har olika aktörer (t ex produktleverantörer och tjänsteleverantörer) och vill ha en strukturerad införande metodik som är skräddarsydd för ECM

Dokumenthantering tekniskarkitektur (Blueprint Solution) t ex Documentum, FileNet, etc

Teknisk beskrivning av lösningar på området baserat på tidigare erfarenheter

N/A I samband med upphandling få en objektiv syn på den tekniska lösningen

Lösningskoncept