mmanual normas y procedimientso idt 2004

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBERNACIÓN DEL ESTADO TACHIRA

INSTITUTO DEL DEPORTE TACHIRENSE

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

TITULO: COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROSREGISTRO DE CAMBIOS

Revisión Fecha Cambio

OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para procesar la compra de Bienes, Materiales y Suministros solicitados por las diferentes dependencias del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable a las compras de Bienes, Materiales y Suministros realizadas por la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.

REFERENCIAS & NORMAS

1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su reglamento.10. Resolución N° 320 (Facturación)11. Decreto 1.808 (Retención de Impuesto Sobre la renta).12. Ley de Licitaciones y su Reglamento.13. Ley Contra la Corrupción.14. Resolución N° 121. de la Contraloría General del estado Táchira.15. Resolución Nº 178 de la Contraloría General del Estado Táchira. 16. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.17. Manual de Normas y Procedimientos del Almacén de Materiales del IDT.18. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.

Este instructivo es emitido y es propiedad confidencial del Instituto del Deporte Tachirense. No puede ser reproducido sin autorización escrita a la Presidencia de este Instituto. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigida a:


Área: Compra de Bienes, Materiales y Suministros.

Preparado por: ING. JORGE GALAVIZ CIV 141754

Aprobado por: Fecha de vigencia: 13




Asunto: Procedimiento Pág.: 1/4

PROCEDIMIENTO

1. El Almacenista en caso de no haber existencia de los bienes, materiales y

suministros solicitados por las dependencias del Instituto; remite a la Unidad de

Apoyo Administrativo, el listado de bienes, materiales o suministros en déficit o

falla, a través de la solicitud de compra según formato (f-2) en original y copia

para que se proceda a la elaboración de la correspondiente orden de compra.

2. La Secretaria de la Unidad de Apoyo Administrativo recibe la original y

copia de la solicitud de compra o servicio.

3. El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo procederá a la revisión de cada

una de las solicitudes para luego solicitar al analista presupuestario la

disponibilidad presupuestaria.

4. Si existe disponibilidad presupuestaria autoriza dicha compra y entrega

solicitud de compra al jefe de compras.

5. El jefe de compras prepara la solicitud de cotizaciones según cantidades,

marcas y presentaciones requeridas por las dependencias solicitantes.

6. El jefe de compras solicita cotizaciones a los proveedores que puedan cotizar

y que estén inscritos en el registro de proveedores del Instituto.

7. El proveedor consigna la cotización en sobre sellado con la identificación de

la empresa proveedora.

8. El jefe de Compras realiza el cuadro de análisis final de precios según

cotizaciones consignadas por los proveedores; a fin de realizar adjudicaciones

tomando en consideración la disponibilidad presupuestaria de cada partida.

9. Si la compra es menor en monto de Bs. 500.000,oo el jefe de compras

entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo las cotizaciones para que

este envíe a presidencia para la aprobación del proveedor al que se le realizara la

compra.






Área: Compra de Bienes, Materiales y Suministros.Asunto: Procedimiento Pág.: 2/4

10. Si la compra es mayor en monto a Bs. 500.000,oo el jefe de compras informa

al jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para que convoque a reunión de

Directorio.

11. Todas las adquisiciones de insumos o prestación de servicios por montos

mayores a Bs. 500.000,oo, deben ser aprobadas en reunión de Directorio del

Instituto. Dejando constancia en Acta levantada en cada proceso.

12. Cuando el jefe de compras lo considere necesario, exigirá y someterá a

prueba las muestras de los artículos cuyas cotizaciones fueron solicitas, con el

propósito de que los Especialistas puedan apreciar con claridad sus

características y calidad, como consecuencia del uso experimental al que será

sometido el insumo no podrá devengar ningún tipo de indemnización.

13. Para el momento de efectuar la reunión de directorio se convoca a los

Especialistas en la materia que basados en criterios técnicos toman las decisiones

en cuanto a costo y calidad del Insumo.

14. Luego de efectuado el Análisis de Precios se procede a la elaboración de las

respectivas órdenes de compra o servicios, para ser enviadas a la sección de

control previo y posteriormente a su conformidad, solicitar las firmas del jefe de

la Unidad de Apoyo Administrativo y el Presidente respectivamente.

15. Después de obtener las firmas se desglosan las órdenes para ser entregadas de

la siguiente manera:

1) Copia para la Empresa proveedora.

2) Copia con sus respectivas cotizaciones anexas, para el archivo de la Unidad.






Área: Compras de Bienes, Materiales y Suministros.Asunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/4

Área: Compras de Bienes, Materiales y Suministros.Asunto: Diagrama de Flujo Pág.: 4/4



SOLICITUD DE COMPRA

REGISTRO

AUTORIZADOO

NOSI

SOLICITUD DE COTIZACIONES

PRESIDENCIA O DIRECTORIO

ADJUDICACION

ORDEN DE COMPRA Y/O

SERVICIO

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

VERIFICAR ORDEN DE COMPRA Y/O

SERVICIO

CONFORMACIÓN

NO

SI

SELLO Y FIRMA


APROBADA

CONTROL PREVIOCOMPRASALMACÉN DE MATERIALES

RELACION DE DÉFICIT O

FALLAS

INICIO

ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE COMPRAS

ENVIO DE SOLICITUD DE

COMPRAS

1

2

3

4

6

5

7

9

8

13

12

11

10

ENVIA A COMPRAS




TITULO: SOLICITUD, ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS DEL ALMACEN

REGISTRO DE CAMBIOSRevisión Fecha Cambio



UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

PRESIDENCIA


APROBADA

SELLO Y FIRMA


APROBADA

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO LISTA

SELLO Y FIRMA

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO CULMINADA

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO CULMINADA

T

FIN

14

20

16

15

17

19

18

21




OBJETIVO 1.Establecer las normas y procedimientos para la solicitud, entradas y salidas de Bienes, Materiales y Suministros en el Almacén de materiales del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable a la solicitud, entradas y salidas de Bienes, Materiales y Suministros realizados en el Almacén del Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su reglamento.10. Resolución N° 320 (Facturación).11. Decreto 1.808 (Retención de Impuesto Sobre la renta).12. Ley de Licitaciones y su Reglamento.13. Ley Contra la Corrupción.14. Publicaciones 9 y15 de Contraloría General de la República.15. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.16. Manual de Normas y Procedimientos del Almacén de Materiales del IDT.17. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Solicitud, Entradas y Salidas de Materiales y Suministros del AlmacénAsunto: Procedimiento Pág.: 1/4

PROCEDIMIENTO

SOLICITUD






1. Las diferentes Unidades del Instituto son las encargadas de solicitar la compra de

los bienes, materiales o suministros necesarios; pero es a través del Almacén de

Materiales es que se canaliza esta actividad.

2. La Unidad solicitante, previo conocimiento de los bienes, materiales y suministros

en el almacén, elabora la solicitud de despacho de material, según formato (f-1) en

original y 02 copias: envía original y 01 copia al almacén y archiva 01 copia.

3. El almacenista, luego de verificar la existencia; Si hay lo solicitado envía la

solicitud de despacho a la Unidad de Apoyo Administrativo para su aprobación,

consignando 01 copia para el archivo del almacén; en caso de no haber existencia el

almacenista elabora la solicitud de compra según formato ( f-2) en original y 02

copias. Archiva la copia y entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo el original

y 01 copia, luego se realiza el proceso de compra.

RECEPCIÓN

4. La recepción de los bienes, materiales y suministros debe ser realizado en el

almacén de materiales del instituto, para los fines de registro usando para ello

formato de póliza de recepción de materiales (f-4) y la ejecución de la verificación

y Control Perceptivo son realizadas por la Unidad de Auditoria Interna.

5. El almacenista recibe los bienes, materiales y suministros del proveedor junto a la

factura en original y 02 copias; procede luego a contar, pesar o cotejar las

cantidades recibidas y la calidad de las mismas con la copia de la orden de compra

que tiene en su archivo y la factura del proveedor.


En caso de ser necesario requiere el asesoramiento del personal técnico solicitante

de los bienes, materiales y suministros para que constate si se ajusta a las

especificaciones solicitadas.






6. El almacenista luego firma el original y las 02 copias de la factura presentada por el

proveedor en señal de conformidad y devuelve original al proveedor para que

posteriormente reclame su pago.

7. El almacenista elabora póliza de recepción de materiales formato (f-4) en original y

02 copias y distribuye como sigue:

Original y 01 copia a la Unidad de Apoyo Administrativo.

01 copia par el archivo del almacén.

8. El almacenista registra en kardex formato (f-5) la entrada del material.

9. El almacenista mensualmente realiza inventario físico y coteja con los registros del

kardex a fin de llevar el control de existencias.

DESPACHO

10. El despacho de materiales a las dependencias del instituto es responsabilidad del

almacenista.

11. Luego de aprobado el despacho por parte de la Unidad de apoyo administrativo

procede a la entrega de los bienes, materiales y suministros solicitados, realizando el

respectivo vale del almacén, formato (f-6) en original y 02 copias, luego de

verificada la entrega por parte de la dependencia, solicita la firma de conforme tanto

de la original como las copias, entrega el material junto con una copia, la original

queda en el archivo del almacén y envía una copia a la Unidad de Apoyo

Administrativo para su respetivo control.


12. El almacenista registra en kardex la salida de los bienes, materiales y suministros

entregados.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSINVENTARIO

13. La responsabilidad por el control de las existencias, mediante las tomas de

inventarios físicos corresponde al almacenista.

14. El almacenista programa la ejecución del inventario físico, de manera que sea

llevado a cabo durante el transcurso del año(mensualmente).

15. El almacenista coteja el inventario físico con la tarjeta de kardex, si hubiese alguna

diferencia hace las investigaciones a que hubiere lugar y toma la acción que proceda,

participando a la Unidad de Apoyo Administrativo.

16. Al finalizar el ejercicio económico ( 31 de Diciembre de cada año) el almacenista

realiza la toma de inventario físico, bajo la supervisión de un funcionario de la

Unidad de Apoyo Administrativo y de la Unidad de Auditoria Interna del Instituto.

17. Procede al conteo o pesaje, si es el caso, de cada uno de los bienes, materiales y

suministros almacenados, prepara el formato(f-7) tarjeta de inventario que coloca

anexa a cada uno de los artículos inventariados.

18. Retira la parte desprendible de la tarjeta de inventario, formato (f-7) con ella hace

los asientos correspondientes a las existencias de cierre del ejercicio en las tarjetas

kardex, formato (f-5).

19. Elabora el formato (f-8) inventario de materiales, llenando y totalizando un formato

para cada cuenta de inventario.

20. La Unidad de Auditoria Interna del instituto lleva a cabo pruebas físicas de la

existencia de almacén en el transcurso del año. Si hubiera alguna diferencia, obtiene

las explicaciones necesarias a que hubiere lugar y recomienda la acción que

considere conveniente.

Área: Solicitud, Entradas y Salidas de Materiales y Suministros del AlmacénAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 4/4






TITULO: SELECCIÓN Y REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES,

MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS DEL IDT




ALMACÉN DE

MATERIALESSERVICIO O

DEPENDENCIA

RECEPCIÓN DEPOSITO

O/C (ORIGINAL Y 2 COPIAS) APROBADAS

FACTURA ORIGINAL

VERIFICA ITEM Y MONTOS DE FACTURA CON O/C E INSUMOS

APLICA CONTROL PERCEPTIVO

NSI

ALMACENAMIENTO POR PARTIDAS

REQUISICIÓN FIRMADA

DESPACHO DE

INSUMOS

REQUISICIÓN DESPACHADA

INICIO

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

11

10

9

ONFORMEDEVUELVE AL PROVEEDOR




OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la Selección y Registro de proveedores de Bienes, Materiales, Suministros y Servicios, de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del deporte Tachirense.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable a la Selección y Registro de Proveedores de Bienes, Materiales, Suministros y Servicios del Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su reglamento.10. Resolución N° 320 (Facturación).11. Decreto 1.808 (Retención de Impuesto Sobre la renta).12. Ley de Licitaciones y su Reglamento.13. Ley Contra la Corrupción.14. Publicaciones 9 y15 de Contraloría General de la República.15. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.16. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.

Este instructivo es emitido y es propiedad confidencial del Instituto del Deporte Tachirense. No puede ser reproducida sin autorización escrita a la Presidencia de este Instituto. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigida a:


Área: Registro de Proveedores de Materiales, Suministros y Servicios.Asunto: Procedimiento Pág.: 1/9

PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE INGRESO DE PROVEEDORES





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS1. Cuando un proveedor de materiales, suministros y servicios bien a

petición propia o de alguna dependencia del Instituto posible usuario de sus

productos o servicios, desee ser seleccionado, presentara una solicitud por escrito

ante la Unidad de Apoyo administrativo dirigida al Presidente del Instituto.

2. El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo revisara las solicitudes y

será quien determine la incorporación o no del proveedor al registro de

proveedores.

3. El Jefe de Compras al recibir el visto bueno sobre la solicitud del

proveedor entregara a este el formato de inscripción / actualización de

proveedores, el cual debe ser llenado y entregado en la Unidad de Apoyo

Administrativo en un plazo de 10 días con todos los soportes correspondientes allí

solicitados.

REGISTRO DE PROVEEDORES.

4. Este registro contendrá la información detallada y los respectivos soportes presentados

por los Proveedores de Materiales, Suministros y Servicios de la Unidad de Apoyo

Administrativo del Instituto.

El registro de proveedores será utilizado como material de apoyo en las compras

realizadas por esta Unidad.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS5. La continuidad o desincorporación de un proveedor será responsabilidad

exclusiva del jefe de la Unidad de apoyo Administrativo previa constatación del

cumplimiento de los requisitos , basado en los siguientes criterios:

Historial de Prestaciones satisfactorias: Este historial refleja las

participaciones del proveedor ante esta institución.

Referencias comerciales: Estas referencias determinan la capacidad del

proveedor ante las exigencias del mercado.

Actuaciones foráneas de proveedores: Consiste en la información entregada

por otros entes que presten servicio en el área sobre las actuaciones de los

proveedores.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

6. La selección de proveedores, se realiza bajo los siguientes criterios:

Cumplir con los requisitos exigidos por el registro de proveedores.

Cuenten con un inventario que cubra las necesidades inmediatas de las

solicitudes de Bienes, Materiales y Suministros del Instituto del Deporte

Tachirense.

Que los precios sean justos, razonables y productos de calidad.



Aprobado por: Fecha de vigencia: 25REGISTRO INTERNO DE PROVEEDORES

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN / ACTUALIZACIÓN




1. Constancia de inscripción en el Registro Nacional de Contratistas (OCEI) o constancia

de tramitación de la misma.

2. Copia de inscripción de la Procuraduría del Estado Táchira y solvencia vigente de los

documentos.

3. Copia del Registro de Información Fiscal. (RIF).

4. Copia del Numero de Identificación Tributaria. (NIT)

5. Copia de Registro de la Empresa y sus modificaciones.

6. Registro de Contribuyente o de NO Contribuyente del Impuesto sobre la Venta ante el

SENIAT y ultima declaración de I.S.L.R.

7. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Vendedor.

8. Carta de presentación por parte de la empresa, donde autoriza al vendedor para realizar

gestiones por parte de la empresa.

9. En caso de proveedores exclusivos se debe presentar constancia del mismo.

10. Llenar el formulario de Registro de Proveedores en la Oficina de Compras.

11. Todos los documentos deben estar vigentes a la fecha de la inscripción.

A manera de ejemplo

NOTA: La documentación deberá ser presentada en el mismo orden arriba señalado, en

originales y copias, en carpeta marrón con gancho, índice y separatas. Los días lunes y

miércoles de 10 am a 12 m. Así mismo deberá vaciar la información requerida en el

formato anexo. Si se trata de actualización, llene el formato y suministre únicamente los

documentos que hayan sufrido modificaciones posterior a la ultima actualización en el

registro.


FORMATO DE REGISTRO / ACTUALIZACION DE PROVEEDORES






Nº de Expediente Tipo de Solicitud Fecha de SolicitudInscripción Actualización

Nº de RIF y NIT Nº RNC OCEI ( fecha de vencimiento)

Nº RC PGET(fecha de vencimiento)

1. DATOS BÁSICOS.

NOMBRE O RAZON SOCIAL SIGLAS REGISTRADAS

C.A S.A. S.R.L. S.A.I.C.A S.A.C.A OTRO

PROVEEDOR TIPO DE OFERTA

FABRICANTE DISTRIBUIDOR REP. EXCLUSIVO MAT. Y SUMIN. SERVICIOS

PRINCIPAL ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA:


Dirección Oficina Principal:Avenida /Calle Casa / Edificio






Piso Nº Nº de oficina/ Casa Urbanización /Sector/ Terraza

Ciudad/ Localidad Municipio Distrito

Entidad Federal Región País

Puntos de Referencia:

Teléfonos Nº de Fax: Dirección de Correo Electrónico

Identificación de Cuentas Bancarias:Corriente Nº BancoAhorros Nº BancoPersona Contacto:Cargo: Teléfono Celular Nº de Fax:

2. INFORMACIÓN LEGAL.

Registro MercantilFecha Numero Tomo Folio Circunscripción Judicial

ModificacionesFecha Numero Tomo Folio Circunscripción Judicial Modificación


Accionistas

Razón Social / apellidos y Nombres RIF/ CI Nacionalidad % Accionario






Junta Directiva

Apellidos y Nombres C.I. Cargo/ Posición

Representantes Legales

Apellidos y nombres C.I. Tipo de Obligación

Comisario

Apellidos y Nombres C.I. Nro. C.P.C


3. INFORMACION TECNICA

Proveedores( Fabricantes y Distribuidores)






NOMBRE DEL PRODUCTO O CLASES DE PRODUCTOS

Representante Exclusivo

Nombre y Descripción del producto Marca Registrada País de Origen Fecha de vigencia

Contratista de Obras y Servicios

NOMBRE DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES


CERTIFICO LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA EN

ESTE FORMULARIO Y EN LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE ANEXOS






Apellidos y Nombres del Representante Legal Firma Lugar y Fecha

PARA USO INTERNO DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO DEL INSTITUTO

OBSERVACIONES

TRANSCRITO POR:

Área: Registro de Proveedores de Materiales, Suministros y Servicios.Asunto: Diagrama de Flujo Pág.: 9/9






TITULO: APLICACIÓN DEL CONTROL PREVIO AL COMPROMISO Y AL PAGO




RECIBE SOLICITUD DEL

PROVEEDOR

ENTREGA SOLICITUD AL JEFE

DE LA UNID DE APOYO ADM. PARA

APROBACION

APROBACION

SI

ENVIA SOLICITUD A LA

SECCION DE COMPRAS

ENTREGA AL PROVEEDOR FORMATO DE INSCRIPCION

ENTREGA FORMATO DE

INSCRIPCIÓN Y RECAUDOS

VERIFICA RECAUDOS Y

ENTREGA SOLVENCIA

RECIBE SOLICITUD DEL PROVEEDOR

NO

LLENA FORMATO DE INSCRIPCIÓN


SECCION DE COMPRAS

PROVEEDORES

SOLICITA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES

INICIO

RECIBE SOLICITUD DE JEFE UNID. DE

APOYO . ADM. APROBADA

ENVIA A REGISTRO DE

PROVEEDORES

FIN

2

3

7

8

9

10

11

12

13

6

5

4

1




OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la realización del control previo al compromiso para los documentos que lo ameriten de la Unidad de Apoyo Administrativo.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable a las actividades realizadas en la sección de Control Previo de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.





Área: Aplicación del Control Previo al Compromiso y al PagoAsunto: Procedimiento Pág.: 1/8

PROCEDIMIENTO

1. A los documentos que ingresan a la Unidad de Administración del Instituto deben

realizársele el respectivo control administrativo de acuerdo al orden de llegada de Preparado por: ING. JORGE GALAVIZ CIV 141754




MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSdichos documentos; salvo casos especiales en los que determinados documentos

reciben prioridad sobre los demás.

2. Para el Control Previo de Ordenes de Compra o Servicio, control administrativo se

apoyará en las Normas vigentes referentes a esta materia.

3. Para la conformación de una Orden de Compra o Servicio es necesario que la Orden

de Compra contenga:

La naturaleza y monto del gasto, imputado correctamente a la partida

presupuestaria de acuerdo al Plan Único de Cuentas y con disponibilidad

presupuestaria aprobada en el año fiscal vigente.

La identificación del beneficiario.

Los renglones suficientemente detallados con cálculos aritméticos exactos de

precios y calidad compatible.

El concepto del gasto claro y preciso describiendo correctamente el bien o

servicio adquirido, indicando cantidad, unidad de presentación, precio unitario

y costo total.

Sello y firma de Control Presupuestario.

No presentar borrones, tachaduras y enmendaduras y evitar errores en cálculos.

4. Para la adquisición de repuestos, reparaciones o servicios de vehículos, maquinarias

y equipos las ordenes deben indicar la marca, tipo, N° de placa del vehículo y/o

número de inventario respectivo.

5. La adquisición de bienes y servicios por montos mayores a Bs. 500.000,oo, deben

ser aprobados en reunión de Directorio, en donde se justifique la inversión.

6. Que los precios sean justos, razonables y de calidad óptima.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS7. Las Ordenes de Compra o Servicio deben guardar un orden correlativo tanto en la

fecha de emisión respecto a los soportes, como en la numeración e igualmente debe

indicar la codificación presupuestaria.

8. Las Ordenes de Compra o Servicio deben emitirse en el mismo mes en que se origina

la solicitud.

9. Que se elaboren y sustenten con apego a las disposiciones legales y reglamentarias

vigentes.

10. Que la Orden de Compra o Servicio presente los debidos soportes: La Solicitud de

Compra o Servicio (Original), la(s) Cotización(es) (Originales), la copia del Acta de

la reunión de Directorio (en caso de que se haya realizado para decidir la compra),

original de Acta firmada por la Comisión de Licitaciones (en caso de que se trate de

adquisiciones de bienes o servicios por Licitaciones Públicas o Privadas), Fotocopia

de Contratos de Suministros (Cuando se trate de adquisiciones de bienes o servicios

a través de contratos), Constancia original de Proveedor exclusivo (en caso de que no

exista otro), Constancia original del Proveedor eventual (en caso de proveedores no

inscritos en el Registro).

11. Que los cálculos y sumatorias presentados en la Orden de Compra y cotizaciones

sean correctos.

12. La conformación de Ordenes de Compra o Servicio se realizará estampando sobre

las mismas y los soportes que la acompañan los sellos pertenecientes a la sección de

control previo, así como la firma del Analista que realizó el Control Previo de las

mismas.


CONTROL PREVIO DE NOMINAS





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS1. Para el Control Previo de Nóminas, control administrativo se apoyará en la Ley

Orgánica del trabajo y las Contrataciones Colectivas de Obreros y Empleados que se

encuentren vigentes para la fecha, la nomina debe poseer el mes correspondiente, la

descripción del pago, el monto presupuestado para el pago, el monto correspondiente

al la Nómina y los nombres del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y el

Presidente para su posterior firma.

2. A la Hoja de Envío se le debe anexar tres copias, y todas (original y copias)deben ser

selladas y firmadas por el Analista que realizó el Control Previo de la Nómina.

CONTROL PREVIO ORDENES DE PAGO

1. Para el Control Previo de Ordenes de Pago, la sección de control previo se

apoyará en las Normas vigentes referentes a esta materia.

1.1 Para la conformación de una Orden de Pago de Compras o Servicios es

necesario:

Que la Orden de Pago contenga: el número correlativo, el nombre y beneficiario

del cheque, la fecha de emisión, el concepto del pago claro y preciso, Imputación

presupuestaria de acuerdo a la Ley de Presupuesto aprobada para el Organismo y

al Plan Único de Cuentas, el Monto de la Orden de Pago, el numero del cheque,

número de la cuenta bancaria, nombre del banco; el nombre, cargo y sello del

Presidente y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo; el nombre, cargo, sello

y firma del jefe de la sección de contabilidad.

El Voucher de Cheque que acompaña a la Orden de Pago debe contener el

Cheque de pago, cuyo número de cuenta, beneficiario y monto debe coincidir






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOScon el de la Orden de Pago; el cheque debe contener el sello de “No Endosable”

y el sello de “Caduca a los sesenta días”. El Voucher de Cheque debe poseer un

número correlativo, el concepto de pago, el nombre del Banco, el número de

cuenta bancario y el número de Orden de Compra.

La Orden de Pago y el Voucher de Cheque deben ser soportados por la Orden de

Compra o Servicio, el Comprobante de Ingreso de Materias, la(s) Factura(s), la

Solicitud del Servicio, la(s) Cotización(es) y el Comprobante de Retención, si el

beneficiario es contribuyente. Todos estos documentos deben presentar datos y

cálculos correctos.

La conformación de Ordenes de Pago de Compras o servicios se realizará se

realizará estampando el sello y la firma del Analista de control administrativo

que realizó la revisión sobre la Orden de Pago, el Voucher de Cheque y demás

soportes.

1.2 Para la conformación de la Orden de Pago de Nómina es necesario:

Que la Orden de Pago debe estar firmada y sellada por la sección de

Contabilidad, la Unidad de Apoyo Administrativo y la Presidencia. La Nómina

debe estar firmada y sellada por el Jefe de Recursos Humanos, la Unidad de

Apoyo Administrativo y la Presidencia .

Que el monto de la Orden de Pago coincida con el monto señalado en la Nómina.

La conformación de la Orden de pago de nóminas se realizará estampando el

sello de la sección de control previo sobre la Orden de Pago y sus copias.

2. Mediante al Control Presupuestario se verificará la disponibilidad presupuestaria

para llevar cabo cualquier compra o solicitar cualquier servicio que requiera el

Instituto.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS3. En caso de existir disponibilidad presupuestaria se dará a conocer a Compras el

monto disponible de la partida en cuestión a la fecha para determinar el

proveedor y monto de la Orden de Compra o Servicio.

4. Determinado el proveedor y monto de la Orden de Compra o Servicio por parte

de Compras se asignará el correlativo de la Orden de Compra o Servicio para

que compras la elabore. Este correlativo se asignará según el Libro de Compras y

Servicios de Control Presupuestario registrando al mismo tiempo en dicho Libro

el nombre del proveedor, la partida a la que corresponde el egreso y el monto de

la Orden de Compra o Servicio.

5. Se registrará además en el sistema Presys el monto comprometido para la Orden

de Compra o Servicio indicando la fecha, el proveedor y la partida

correspondiente.

6. Llevado a cabo el proceso de compra que finaliza con la entrega de la mercancía

en el Almacén o la prestación efectiva del servicio, se verificará que la Orden de

Compra y los soportes que la acompañan (Solicitud de Compra o Servicio,

Cotización(es), Constancia de Ingreso de Materias y Factura(s)) presenten datos y

cálculos correctos; posteriormente estos deben ser firmados y sellados con el

sello de “Control Presupuestario”.

7. Se debe registrar el monto causado realmente de acuerdo a la(s) factura(s)

recibidas del Almacén en el sistema Presys y en el Libro de Control de Entrega

de Facturas.

8. Se entregará la Orden de Compra o Servicio y los soportes que la acompañan

luego de ser registrados a Contabilidad firmando en el Libro de Control de

Entrega de Facturas el funcionario que recibe los documentos mencionados.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS9. Elaborar mensualmente la Ejecución Presupuestaria que debe ser enviada a la

División de Planificación, Proyectos y Presupuesto de la Gobernación dentro de

los primeros cinco días del mes siguiente al que corresponde la Ejecución

Presupuestaria.

10. Registrar en el sistema Presys la disponibilidad presupuestaria de cada año.

CONTROL PREVIO DE CUALQUIER OTRO DOCUMENTO

11. La revisión del cualquier otro documento se realizará verificando que los datos

que presente el mismo sean los correctos y que presente los soportes necesarios

para su validación.

12. La conformación de cualquier otro documento se realizará estampando el sobre el

documento, así como en los soportes que lo acompañan el sello y la firma del

Analista que realizó la revisión de los mismos.

13. La conformación de Ordenes de Pago, Conciliaciones Bancarias, Actas de Bienes

Nacionales y cualquier otro documento estará soportada por un formato de

Conformación que contendrá el nombre del documento, la fecha y la descripción

de los documentos conformados (cantidad, fecha, beneficiario y monto), así como

el sello y la firma del Analista que realizó la conformación.

14. El formato de Conformación debe ir acompañado de una copia que firmará el

funcionario que reciba los documentos en él mencionados. Dicha copia quedará

archivada en la sección de control previo.

15. Realizada la conformación de cualquier documento, se hará entrega del

mismo y de los soportes que lo acompañan junto con el formato de

Conformación, Libro de Ordenes de Compra o Servicio (en el caso de

control de Ordenes de Compra o







Servicio) u Hoja de Envío (en el caso de las Nóminas) a la dependencia que

corresponda según sea el caso.

16. Si en la revisión de cualquier documento y los soportes que le acompañan, los

mismos no cumplen con los requisitos exigidos se realiza la objeción de los

mismos mediante un formato de Objeción en el cual se señala la Dependencia de

donde provienen los documentos, la descripción de los documentos, el o los

motivos de la Objeción, la fecha, el sello y la firma del Analista que realizó la

revisión.

17. Realizada la Objeción de cualquier documento, este es devuelto a la Dependencia

del cual proviene para que sea subsanada la objeción.

18. No existe límite en el número de Objeciones que pueda soportar un documento,

el mismo no será conformado hasta tanto no cumpla con los requisitos necesarios.

19. Realizada la Objeción de cualquier documento, este es devuelto a la Dependencia

del cual proviene para que sea subsanada la objeción.

Área: Aplicación del Control Previo al Compromiso y al PagoAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 8/8






TITULO: ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIO

REGISTRO DE CAMBIOS



SECCION DE CONTROL PREVIO

DEPENDENCIA

APLICACIÓN DE CONTROL PREVIO

FIN

INICIO

NO

SI

SELLO FIRMA APROBACION

DOCUMENTOS OBJETADOS

DOCUMENTOS APROBADOS

DOCUMENTOS1

3

2

4

5

6




Rev. Fecha Cambio

OBJETIVO1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser

aplicados para el proceso de conformación de las Ordenes de Compra y de Servicio de la Unidad de Apoyo Administrativo.

ALCANCE 1.Este procedimiento es sólo aplicable a la Organización de la Unidad de Apoyo Administrativo y las actividades a realizar están bajo el Control Previo del Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su reglamento.10. Resolución N° 320 (Facturación).11. Decreto 1.808 (Retención de Impuesto Sobre la renta).12. Ley de Licitaciones y su Reglamento.13. Ley Contra la Corrupción.14. Resolución N° 121.15. Resolución Nº 178 de la Contraloría General del Estado Táchira.16. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.17. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.

Área: Ordenes de Compra y Ordenes de ServicioAsunto: Procedimiento Página: 1/7







MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTO

1. SOPORTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR A UNA ORDEN DE COMPRA O

SERVICIO

1.1. La Solicitud De Compra o Servicio (Original):

1.1.1. Las dependencias realizan la solicitud de las necesidades reales presentadas,

detallando en forma clara y precisa los bienes, materiales, suministros o

servicios a ser adquiridos o prestados, la fecha, el sello y firma del jefe de la

Unidad Solicitante la cual será consignada en el almacena de materiales. Es

importante que exista una planificación adecuada por parte de la dependencia

solicitante, que le permita realizar la respectiva notificación tomando en

consideración las estadísticas de Consumo, Mantenimiento Preventivo y

demás contingencias presentadas, lo cual facilitaría el proceso que ejecuta

Compras para la elaboración de la Orden de Compra o de Servicio según sea el

caso dentro de un plazo considerable.

En el caso de mantenimiento preventivos y reparaciones tanto mayores y menores

por ejemplo de: aires acondicionados, instalaciones de salud, ascensores y equipos

entre otros, la coordinación de mantenimiento deberá emitir un informe técnico

previo a la solicitud, el cual puede generar una Orden de Compra y de Servicio a

la vez si así lo requiere.

Área: Ordenes de Compra y Ordenes de ServicioAsunto: Procedimiento Pág.: 2/7

1.2. Las Cotizaciones.






1.2.1. Deberán ser originales, emitidas y debidamente firmadas por el proveedor,

dirigida a Compras de la Unidad de Apoyo Administrativo, indicando la fecha;

que debe ser igual o posterior a la de la solicitud de compra, memorando de

solicitud y el informe técnico según sea el caso, el RIF de la empresa, la

descripción del bien o servicio de acuerdo a lo solicitado (deberá tener las

mismas características y cantidades), desglosar el Impuesto al Valor Agregado

(IVA) si es contribuyente, las cotizaciones deben estar ajustadas a lo

establecido en el Artículo 2, numeral 7, (Resolución Nº 093 de fecha 30 de

Junio de 1999), emitida por la Contraloría General del Estado Táchira y

publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinaria 541-4. “ Los precios deben ser

justos y razonables, además se exige la presentación de cotizaciones de precios

en adquisiciones de bienes o prestación de servicios de acuerdo a lo siguiente:

Una (01) Cotización hasta por un monto de SEISCIENTOS MIL

NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE BOLÍVARES CON 00/100 (Bs.

600.999,00).

Dos (02) Cotizaciones desde SEISCIENTOS UN MIL BOLIVARES CON

00/100 (Bs. 601.000,00) hasta NOVECIENTOS MIL NOVECIENTOS

NOVENTA Y NUEVE BOLIVARES CON 00/100 (900.999,00).

Tres (03) Cotizaciones desde NOVECIENTOS UN MIL BOLIVARES CON

00/100 (Bs. 901.000,00) en adelante.

PARAGRAFO UNICO: En aquellos casos que, para la Adquisición de Bienes

y Prestación de Servicio no exista sino uno (01) o dos (02) proveedores y tal






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOShecho quede plenamente comprobado, se podrá tramitar la adquisición con

una (01) o dos (dos) cotizaciones según el caso.”

1.3. Reunión de Directorio( Análisis de Precios)

1.3.1. Tiene como finalidad discernir, formular el análisis de precios y decidir con

propiedad los artículos a ser adquiridos bajo una cantidad representativa y

según las necesidades reales de las dependencias, para lo cual debería estar

compuesta por: una mesa técnica dependiendo de la compra que se este

tramitando, una mesa Administrativa y las cotizaciones participantes en el

proceso. Las órdenes de compras deberán según sea el caso, estar

acompañadas por el acta levantada en la reunión de directorio, la cual

detallará: los asistentes a la reunión de directorio, el nombre completo de las

Casas Comerciales que cotizaron, los productos que fueron seleccionados por

calidad y no por el precio más bajo, proveedores que fueron excluidos por no

llenar los requisitos exigidos tanto en la elaboración de la cotización como en

las características del producto cotizado y cualquier decisión que tomen, tanto

los integrantes de la mesa técnica como los de la mesa Administrativa.

1.4. Contratos de Suministros o Servicios (Fotocopia).

1.4.1. Cuando se trate de adquisiciones de bienes o servicios a través de contratos.

1.5. Constancia original del Proveedor exclusivo.

1.5.1. Emitida por parte del fabricante, importador o empresa Matriz, cuando se

trate de distribuidores exclusivos de determinado bien o servicio, en la región






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSo el país para proceder a la asignación directa. En estos casos la Procuraduría

General del Estado emitirá la respectiva constancia que avale la del fabricante.

1.6. Constancia original del Proveedor eventual.

1.6.1. En el caso de proveedores no inscritos en el Registro, debe ser emitida por el

Funcionario competente del Ejecutivo Regional , que acredite tal carácter y

exponga la necesidad que motiva la adquisición del bien o servicio a este

proveedor.

1.7. Constancia original del Proveedor único.

1.7.1. Es cuando se adquiere un bien o servicio donde sólo existe un proveedor

inscrito, ésta deberá ser emitida por la Procuraduría General del Estado, donde

conste tal carácter.

2. SOPORTES QUE DEBEN SER PRESENTADOS POSTERIOR A LA

ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO.

2.1 La Factura (Original y Cuatro (4) Copias)

2.1.1 Deberá reunir todas los requisitos exigidos por la Resolución Nº 320, de fecha

28/12/1999 en Gaceta Oficial Nº 36859 de fecha 29/12/1999 de las

“Disposiciones Relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y Otros

Documentos”.

2.1.2 Las facturas serán presentadas al momento de ser conformada la Orden de

Compra, ya que según la Ley de Reforma Parcial del la Ley del Impuesto al

Valor Agregado ( IVA), establece en su Artículo Nº 13 “ Se entenderán

ocurridos o perfeccionados los hechos imponibles y nacida, en consecuencia, la

obligación Tributaria :” Numeral 1 (a): “ En los casos de ventas a Entes

Públicos, cuando se autorice la emisión de la Orden de Pago correspondiente.”,






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSy en el caso de las Órdenes de Servicio se tratará según el numeral 3 de la misma

Reforma.

2.2 Control Perceptivo, Acta de Recepción, Constancia del Trabajo ejecutado,

Informe de Recepción del Almacén

Serán presentados al momento de conformación de la Orden de Compra o

Servicio, en el caso de ser un compromiso a la fecha ya consumido o prestado,

que se podrá evidenciar mediante la fecha de emisión de la Orden de Compra o

Servicio.

2.3 Control Perceptivo.

Es necesario tener la Orden de Compra o Servicio al momento de ejecutarlo, el

mismo se realizará para la Orden de Compra o Servicio por un monto mayor o

igual a TRECIENTOS MIL BOLIVARES CON 00/100(Bs. 300.000,00). En el

caso de las compras de bienes o prestación de servicios por un monto menor al

señalado anteriormente, la Orden de Compra o de Servicio deberá ser

acompañada al momento de su conformación, del Acta de Recepción del bien

adquirido o la Constancia de Trabajo Ejecutado para la prestación del servicio.

Casos específicos: Las Órdenes de Servicio de; CADELA, CANTV,

HIDROSUROESTE etc., no requieren de Control Perceptivo.

2.4 Repuestos para la reparación de las Unidades de Transporte

En vista de adquirirse los repuestos para ser instalados en el menor tiempo

posible por las limitaciones del parque automotor y por la necesidad de

mantener operativos los vehículos, es necesario aplicar los siguientes

modificaciones para efectos del registro y Control del Kardex:

Si el monto de la compra del repuesto es menor a Trescientos mil

Bolívares (Bs. 300.000,00); el encargado de transporte elaborará el

Acta







de Recepción; ésta llevará la firma del encargado de Transporte, del

representante de la empresa proveedora y de quien recibe los repuestos para

realizar la reparación. Esta Acta de recepción se enviará al depósito

respectivo.

Si el monto es superior a Trescientos mil Bolívares (Bs. 300.000,00); se

realizará el Control Perceptivo a la Orden de Compra, elaborándose una acta

del respectivo control suscrita por el encargado de Trasporte, el auditor

interno del Instituto y el representante de la Empresa de quien se reciben

los repuestos para la reparación.

2.5 Repuestos adquiridos para la reparación de fotocopiadoras, computadoras,

equipos de instalación inmediata y repuestos para ser instalados en el menor

tiempo posible

El departamento responsable del mantenimiento de los equipos, elaborará

Acta de recepción de los repuestos.

2.6 Las Órdenes de Servicio para las unidades de transporte (Aceite, alineación y

balanceo)

Se elaborará una Constancia de Trabajo Ejecutado, firmada por el encargado de

transporte y el representante de la empresa que prestó el servicio de reparación.

3. REQUISITOS GENERALES QUE DEBE CONTENER LAS ÓRDENES DE COMPRA O SERVICIO.

Que la naturaleza y monto del gasto sea imputado correctamente a la partida

presupuestaria de acuerdo al Plan Único de Cuentas y con disponibilidad

Área: Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio






Asunto: Procedimiento Pág.: 7/7

presupuestaria, aprobada en el año fiscal vigente e igualmente deberá estar

soportada por la disponibilidad Financiera.

Que tenga identificación precisa del beneficiario, la inscripción en el

registro de proveedores.

Presentar renglones suficientemente detallados con cálculos aritméticos

exactos de precios y calidad compatible.

El concepto del gasto debe ser claro y preciso describiendo correctamente el

bien o servicio adquirido, indicando cantidad, precio unitario, porcentaje de

descuento, tipo de descuento, peso neto, condiciones de pago y costo total.

El gasto debe ser conformado y sellado por funcionarios autorizados al

efecto.

No presentar borrones, tachaduras ni enmendaduras y evitar errores en

cálculos.

Para la adquisición de repuestos, reparaciones o servicios de vehículos, maquinarias

y equipos las órdenes deben indicar la marca, tipo, Nº de placa del vehículo y/o

número de inventario respectivo.

Todas las adquisiciones de materiales y suministros o prestación de servicios por

montos significativamente altos, deben ser aprobados en reunión de Directorio, en

donde se justifique la inversión y una exposición de motivos por la cual se está

adquiriendo el bien o servicio.

Que los precios sean justos, Razonables y de calidad optima.

Las Ordenes de Compra o Servicio deben guardar un orden correlativo tanto en la

fecha de emisión respecto a los soportes, como en la numeración e igualmente debe

indicar la codificación presupuestaria.

Las órdenes de Compra o Servicio deben emitirse en el mismo mes en que se

origina la solicitud.






TITULO: ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA NOMINA DE PAGO


OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la elaboración y emisión de Nóminas contractuales del Personal Obrero y Empleado fijo o contratado.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de elaboración y emisión de Nóminas contractuales del Personal Obrero y Empleado fijo o contratado que labora en el Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica del Trabajo.4. Ley de Carrera Administrativa del Estado Táchira del 24 de Noviembre de 1968.5. Convención Colectiva de Trabajo vigente suscrita entre el Ejecutivo del Estado

Táchira y el S.U.E.P.E.T. 6. Convención Colectiva de Trabajo vigente suscrita entre el Ejecutivo del Estado

Táchira y S.O.B.E.T.A.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.








Área: Elaboración y Emisión de nominas de pagoAsunto: Procedimiento Pág.: 1/11

PROCEDIMIENTO

1. REVISIÓN PRELEMINAR

Control Previo cumple las siguientes tareas:

1.1. Verificar que las nóminas vengan identificadas con el nombre de la Institución,

nombre de cláusula de la Contratación Colectiva y fecha que corresponde el pago

del concepto.

1.2. Verificar que las nóminas tengan código y descripción del cargo ajustada al R.A.C.

(Registro de Asignación de Cargos).

1.3. Verificar que las columnas vengan discriminadas, identificando los montos que se

utilizan según la Cláusulas de la contratación por ejemplo: salario básico, salario

integral, descuentos cuando los tengan, entre otros.

1.4. Verificar que la nómina traiga en el pie de página descripta la Base de Cálculo.

1.5. Verificar que las incidencias e insuficiencias por cualquier concepto, deben venir

soportadas por la primera nómina que la originó.

1.6. Verificar cálculos, firmas del personal autorizado, sellos de la unidad que

autorizan y sumatorias.

2. REVISIÓN DE CÁLCULOS EMPLEADOS PUBLICOS FIJOS

Según la cláusula primera de la Convención Colectiva de Trabajo la remuneración total es

la cantidad de dinero que percibe mensualmente el empleado con carácter periódico a

cambio de sus labores y este comprende:







2.1 Sueldo Básico

2.2 Bono Vacacional

2.3 Prima por hijos

2.4 Bonificación de fin de año

2.5 Prima por alimentación y transporte

2.6 Bono de transporte y alimentación

2.7 Dotación remunerada de uniformes

2.8 Prima por antigüedad

2.9 Prima de nivelación y eficiencia profesional

2.10 Compensaciones especiales

2.11 Complemento de sueldo y cualquier otro beneficio económico que perciba.

2.1 SUELDO BASICO

Es aquella remuneración inicial que esta signada a las clases de cargos y escalas de sueldos,

estructuradas en grados y pasos en las tablas contenidas en el Clasificador Estadal de

Asignación de Cargos, prevista en la Ley Anual de Presupuesto.

2.2 BONO VACACIONAL

Este monto se le otorga al empleado en el mes correspondiente en el cual disfrutara de sus

vacaciones por lo tanto según la cláusula novena de la convención colectiva de trabajo se

cancela a los empleados por concepto de vacaciones lo siguiente:

a) Quince(15) días hábiles de vacaciones con un pago de bono

adicional de diez (10) días de remuneración total para el primer quinquenio de

servicio.






b) Dieciocho (18) días hábiles de vacaciones con un pago de bono

adicional de doce (12) días de remuneración total por el segundo

quinquenio de servicio.


c) Veintiún (21) días hábiles de vacaciones con un pago de bono adicional de

catorce (14) días de remuneración total por el tercer quinquenio de servicio.

d) A partir de dieciséis (16) años de servicio tendrá derecho de veinticinco (25) días

hábiles de vacaciones con un pago de bono adicional de dieciocho (18) días de

remuneración total.

2.3 PRIMA POR HIJOS

a) Desde su nacimiento hasta los dieciocho (18) años la cantidad de

bolívares dos mil ciento cuarenta y dos ( Bs. 2.142,oo) mensuales.

b) Para los mayores de dieciocho (18) años o menores, siempre que

cursen estudios técnicos superiores la cantidad de bolívares tres mil sesenta (Bs.

3.060,oo) mensuales.

c) Para los mayores de dieciocho (18) años o menores, siempre que

estudios de educación superior completa la cantidad de bolívares cinco mil cien

(Bs. 5.100,oo) mensuales.

d) En caso de invalidez total la cantidad de bolívares cinco mil (Bs.

5.000,oo) mensuales. La prima por hijos será entregada únicamente a la persona

que tenga la guarda y custodia de los hijos en caso de separación o disolución del

matrimonio.

2.4 BONIFICACIÓN DE FIN DE AÑO





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Según la cláusula decimosexta de la convención colectiva de trabajo se debe cancelar a

cada de uno de los empleados setenta (90) días de remuneración total por concepto de

aguinaldos, los cuales serán cancelados en la segunda quincena del mes de noviembre cada

año. Queda entendido que cuando el empleado no hubiere laborado el año completo la


bonificación se reducirá a la parte proporcional correspondiente a los meses completos de

servicios prestados y este cálculo se hace en base a remuneración total.

2.5 BONO DE TRANSPORTE Y ALIMENTACIÓN

Según la cláusula decimoctava de la Convención Colectiva de Trabajo se cancelará a todos

los empleados una prima de transporte de bolívares doce mil seiscientos (Bs. 12.600,oo), y

una prima de alimentación de cinco mil cien bolívares ( Bs. 5.100,oo) mensuales.

2.6 DOTACIÓN DE UNIFORMES

Según la cláusula decimonovena de la Convención Colectiva de Trabajo se cancelará

bolívares sesenta mil ( Bs. 60.000,oo) anuales.

2.7 PRIMA POR ANTIGÜEDAD

Según la cláusula vigésimo primera de la Convención Colectiva de Trabajo se cancelará

mensualmente una prima por antigüedad a la siguiente escala:

a) Un año (1) un día (1) a dos (2) años: bolívares siete mil ciento cuarenta (Bs.

7.140,oo)

b) Dos años (2) un día (1) a cuatro (4) años: bolívares diez mil setecientos diez

(Bs. 10.710,oo)

c) Cuatro años (4) un día (1) a seis (6) años: bolívares catorce mil doscientos

ochenta (Bs. 14.280,oo)





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSd) Seis años (6) un día (1) a ocho (8) años: bolívares diecisiete mil ochocientos

cincuenta (Bs. 17.850,oo)

e) Ocho años (8) un día (1) a diez (10) años: bolívares veintiún mil cuatrocientos

veinte (Bs.21.420,oo)


f) Diez años (10) un día (1) a doce (12) años: bolívares veinticuatro

mil novecientos noventa (Bs. 24.990,oo)

g) Doce años (12) un día (1) a catorce (14) años: bolívares treinta y

cinco mil setecientos (Bs. 35.700,oo)

h) Catorce años (14) un día (1) a dieciséis (16) años: bolívares treinta y

nueve mil doscientos setenta (Bs. 39.270,oo)

i) Dieciséis años (16) un día (1) a dieciocho (18 ) años: bolívares

cuarenta y dos mil ochocientos cuarenta (Bs. 42.840,oo)

j) Dieciocho años (18) un día (1) a veintes (20) años: bolívares cuarenta

y seis mil cuatrocientos diez (Bs. 46.410,oo)

k) Veinte años (1) un día (1) a veintidós (22) años: bolívares cuarenta y

nueve mil novecientos ochenta (Bs. 49.980,oo)

l) Veintidós años (22) un día (1) a veinticuatro (24) años: bolívares

cincuenta y siete mil ciento veinte (Bs. 57.120,oo)

m) Veinticuatro años (24) un día (1) a veintiséis (26) años: bolívares

sesenta mil seiscientos noventa (Bs. 60.690,oo)

n) Veintiséis años (26) un día (1) a veintiocho (28) años: bolívares

sesenta y cuatro mil doscientos sesenta (Bs. 64.260,oo)

o) Veintiocho años (28) un día (1) a treinta (30) años: bolívares sesenta

y siete mil ochocientos treinta (Bs. 67.830,oo)





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSp) Treinta años(30) un día o mas: bolívares setenta y un mil cuatrocientos

(71.400,oo)


2.8 PRIMA DE NIVELACION Y EFICIENCIA PROFESIONAL

Según la cláusula vigésima segunda de la Contratación Colectiva de Trabajo se otorga

mensualmente al empleado lo siguiente:

1) Una prima de veintiséis mil quinientos cincuenta bolívares ( Bs. 26.550,oo) a cada

empleado que obtenga el titulo de Técnico Superior.

2) Una prima de cincuenta y tres mil cien bolívares ( Bs.53.100,oo) a los profesionales

universitarios.

3) Por post-grados a los profesionales universitarios una prima de veinticinco mil

bolívares (Bs. 25.000,oo)

4) Por doctorados a los profesionales universitarios una prima de treinta y ocho mil

doscientos cincuenta bolívares ( Bs. 38.250,oo)

3. REVISIÓN DE CALCULOS EMPLEADOS CONTRATADOS

Para el calculo del sueldo de los empleados contratados se toma como base lo estipulado en

la Ley Orgánica del Trabajo.

4. REVISIÓN DE CALCULOS OBREROS FIJOS






Según la cláusula primera de la Convención Colectiva de Trabajo el salario integral es la

cantidad de dinero que recibe el trabajador con carácter periódico a cambio de labor el cual

estará integrado por:


a) Salario normal

b) Subsistencia y bono alimenticio

c) Prima y bono de transporte

d) Complemento de salario

e) Recargo jornada nocturna

f) Cenas o lunch

g) Uniformes, zapatos e impermeables

h) Días feriados permanentes

i) Horas extras trabajadas habitual y consecutivamente (fijas)

j) Prima por antigüedad.

k) Bono vacacional

l) Prima de reconocimiento

m) Aguinaldos

4.1 SALARIO NORMAL

Es la cantidad fija que recibe el trabajador a cambio de su labor ordinaria y es

equivalente a los salarios mínimos que aparecen en el tabulador de oficios y salarios,

todo conforme con lo estipulado en la Ley Orgánica del Trabajo.

4.2 VACACIONES





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSSegún la cláusula décima de la Convención Colectiva de Trabajo los trabajadores tendrán

derecho al disfrute (descanso) de una vacación anual al termino de cada año de servicio,

de veintiún (21) días continuos remunerados con el salario normal establecido en el

tabulador de oficios y salarios y su respectiva prima de antigüedad.

Área: Elaboración y Emisión de nominas de pagoAsunto: Procedimiento Pág.:8/11

4.3 PRIMA POR HIJOS

Según la cláusula décima séptima de la Convención Colectiva de Trabajo los trabajadores

tienen derecho a una prima por cada hijo que tenga el trabajador en la siguiente forma:

A) Desde su nacimiento hasta los 18 años, la cantidad de bolívares

un mil ochocientos (Bs. 1.800,oo) mensuales

B) A los hijos mayores de 18 años una beca:

1.- Para los que cursen estudios de tercera etapa, a nivel superior carrera

técnica (TSU), la cantidad de bolívares dos mil quinientos (Bs. 2.500,oo)

mensuales.

2.- Para los que cursen estudios de carrera universitaria de titulo

profesional completo, bolívares tres mil setecientos cincuenta (Bs.

3.750,oo) mensuales.

3.- Para los hijos que nazcan con enfermedad defectuosa, inválidos por

accidente o enfermedad total una prima de bolívares cinco mil (Bs.

5.000,oo) mensuales, mientras estos permanezcan en estado de invalidez,

previa certificación de la junta medica.

4.4 AGUINALDOS

Según la cláusula vigésima de la Convención Colectiva de Trabajo se debe

cancelar a cada de uno de los trabajadores setenta (90) días de salario integral Preparado por: ING. JORGE GALAVIZ CIV 141754





por concepto de aguinaldos, los cuales serán cancelados en la segunda

quincena del mes de noviembre cada año. El salario integral para el pago de lo

previsto en esta cláusula, se computara por el promedio de lo devengado en el

segundo trimestre de cada año, entre las semanas catorce(14) a la veintiséis

(26) y el promedio del bono vacacional y de aguinaldos devengados en el año

anterior.


4.5 PRIMA DE RECONOCIMIENTO

Según la cláusula vigésima quinta de la Convención Colectiva de Trabajo se debe cancelar

a cada de uno de los trabajadores una asignación mensual de bolívares cinco mil

cuatrocientos (Bs. 5.400,oo) como reconocimiento.

4.6 PRIMA POR ANTIGÜEDAD

Según la cláusula vigésima sexta de la Convención Colectiva de Trabajo se debe cancelar a

cada de uno de los trabajadores una prima por antigüedad conforme a las siguientes

normas:

a) Desde el primer año de servicio cumplido hasta los tres (3) años, once (11)

meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares quinientos(Bs. 500,oo)

diarios.

b) Desde los cuatro (4) años de servicio cumplidos hasta los seis (6) años, once

(11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares seiscientos cincuenta

(Bs. 650,oo) diarios.

c) Desde los siete (7) años de servicio cumplidos hasta los diez (10) años, once

(11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares setecientos (Bs.

700,oo) diarios.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSd) Desde los once (11) años de servicio cumplidos hasta los catorce (14) años,

once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares ochocientos

(Bs. 800,oo) diarios.

e) Desde los quince (15) años de servicio cumplidos hasta los diecinueve (19)

años, once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares mil

quinientos (Bs. 1.500,oo) diarios.


f) Desde los veinte (20) años de servicio cumplidos hasta los veinticuatro (24)

años, once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares mil

novecientos (Bs. 1.900,oo) diarios.

g) Desde los veinticinco (25) años de servicio cumplidos hasta los veintisiete (27)

años, once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares dos mil

doscientos (Bs. 2.200,oo) diarios.

h) Desde los veintiocho (28) años de servicio cumplidos hasta los veintinueve (29)

años, once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares dos mil

novecientos (Bs. 2.900,oo) diarios.

i) Desde los treinta (30) años de servicio cumplidos hasta los treinta y un (31)

años, once (11) meses y veintinueve (29) días una prima de bolívares cuatro mil

cincuenta (Bs. 4.050,oo) diarios.

j) A partir de los treinta y dos (32) años de servicio cumplidos en adelante, una

prima de bolívares cinco mil quinientos (Bs. 5.500,oo) diarios.

El pago de prima por antigüedad se efectuara semanalmente y formara parte del salario

integral.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS5. . REVISIÓN DE CALCULOS OBREROS CONTRATADOS

Para el calculo del sueldo de los obreros contratados se toma como base lo estipulado en la

Ley Orgánica del Trabajo.

Área: Elaboración y Emisión de nominas de pagoAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 11/11






TITULO: CONTROL PERCEPTIVO




COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL PREVIO

APLICACIÓN DE CALCULOS

FIN

INICIO

NO

SI

NOMINAS Y SOPORTES

NOMINAS

ENVIA NOMINAS A CONTROL PREVIO

RECIBE NOMINAS Y APLICA REVISION

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO

CONFORME

ENVIA NOMINAS A UNIDAD DE RRHH

PARA CORRECCION

1 7

4

5

2

3

6

REALIZA PAGO DE LA NOMINA

8




OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la ejecución del Control perceptivo a las Ordenes de Compra de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE 2. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de ejecución del Control Perceptivo a las Ordenes de Compra de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.





Área: Control PerceptivoAsunto: Procedimiento Pág.: 1/3

PROCEDIMIENTO

Control Perceptivo.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSEs necesario tener la Orden de Compra o Servicio al momento de ejecutarlo y sus

respectivos soportes, el mismo se realizará para la Orden de Compra o Servicio por un

monto mayor o igual a TRECIENTOS MIL BOLIVARES CON 00/100(Bs. 300.000,00).

En el caso de las compras de bienes o prestación de servicios por un monto menor al

señalado anteriormente, la Orden de Compra o de Servicio deberá ser acompañada al

momento de su conformación, del Acta de Recepción del bien adquirido o la Constancia de

Trabajo Ejecutado para la prestación del servicio. La aplicación del mismo se realiza a los

materiales y suministros adquiridos por este Instituto en el Almacén de Materiales como

punto central de aplicación del control.

Las Órdenes de Servicio de; CADELA, CANTV , HIDROSUROESTE etc., no

requieren de Control Perceptivo.

Dando cumplimiento a la Resolución 093 de la Contraloría General del Estado

Táchira en la aplicación de los Procedimientos Normales de Compras según el articulo 2

parágrafo 15, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Táchira bajo el Número

Extraordinario 541-A.

En la actualidad el procedimiento es aplicado por la Unidad de Auditoria Interna

del IDT.

PROCEDIMIENTO

1. El almacenista revisa montos de ordenes de compra y solicita el control perceptivo.

2. La Unidad de Auditoria Interna designa un funcionario para que se dirija a la

dependencia solicitante del control perceptivo.

Área: Control PerceptivoAsunto: Procedimiento Pág.: 2/3





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS3. El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna realiza el control perceptivo

usando el formato respectivo

4. Si no existe conformidad.

4.1 El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna Informa a la dependencia y

levanta un informe.

5. El almacenista recibe informe y no acepta la compra.

6. Si existe conformidad

6.1 El funcionario de la Unidad de Auditoria Interna Sella y firma conforme el

formato respectivo.

7. El funcionario de la Unidad de auditoria Interna envía al almacén de materiales el

formato de control perceptivo sellado y firmado.

8. El almacenista recibe el formato de control perceptivo firmado y sellado y acepta la

compra.

Área: Control PerceptivoAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/3






TITULO: CONTROL DE EJECUCIÓN Y MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO

DE INGRESOS Y GASTOS.




ALMACÉN DE MATERIALES AUDITORIA INTERNA IDT

SELLA Y FIRMA

FIN

REVISA MONTOS DE ORDENES DE COMPRA Y SOLICITA EL

CONTROL PERCEPTIVO

INICIO SE DIRIGE A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE DEL CONTROL

PERCEPTIVO

REALIZA EL CONTROL PERCEPTIVO

EXISTE CONFORMIDAD

NO

SIINFORMA A LA

DEPENDENCIA Y LEVANTA UN

INFORME

RECIBE INFORME Y NO ACEPTA LA COMPRA O

SERVICIO

ENVIA ACTA DE RECEPCIÓN AL ALMACÉN DE MATERIALES

RECIBE ACTA DE RECEPCIÓN Y RECIBE LA

COMPRA O SERVICIO

1

2

3

4

7 5

6

8

9




OBJETIVOEstablecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para el Control de ejecución y modificación al Presupuesto de ingresos y gastos a las Ordenes de Compra de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo.

ALCANCE Este procedimiento es solo aplicable al Control de ejecución y modificación al Presupuesto de ingresos y gastos a las Ordenes de Compra de Bienes, Materiales y Suministros de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.7. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8. Providencia Administrativa del IDT.9. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.10. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Control PresupuestarioAsunto: Procedimiento Pág.: 1/4

PROCEDIMIENTO

El Analista Presupuestario





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS1. Verifica si existe disponibilidad según la partida

presupuestaria para realizar la compra o solicitar el Servicio que

requiere el Instituto según la solicitud de Compras.

2. No existe disponibilidad presupuestaria de la partida

solicitada:

2.1. Se informa al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

3. Si existe disponibilidad presupuestaria de la partida

solicitada:

3.1 Informa al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

del monto disponible a la fecha de la partida correspondiente.

4. Recibe de Compras la información sobre el monto y

proveedor de la Orden de Compra o servicio.

5. Asigna el correlativo de la Orden de Compra o

Servicio según el libro de compras de Control Presupuestario.

6. Registra en el Libro de Compras la Orden de Compra

o Servicio.

7. Registra en el sistema Presys el monto comprometido

indicando: fecha, N° de orden, proveedor y partida correspondiente.

8. Recibe de Compra la Orden de Compra o Servicio ya

elaborada y sus respectivos soportes.

9. Verifica los datos de la Orden de Compra o Servicio, y

que este acompañada de los respectivos soportes.

10. Existe alguna objeción en la revisión de los

documentos:

10.1 Devuelve los documentos a Compras para su corrección.

11. Existe conformidad en la revisión de los documentos.






Área: Control PresupuestarioAsunto: Procedimiento Pág.: 2/4

11.1 Sella y firma la Orden de Compra y sus copias.

11.2 Entrega los documentos conformados a Compras.






Área: Control PresupuestarioAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/4

Área: Control Presupuestario



COMPRAS ANALISTA PRESUPUESTARIO

VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA DE LA

PARTIDA CORRESPONDIENTE

PREPARA O.C o O.S Y SOPORTES

INICIO

EXISTE DISPONIBILIDAD

INFORMA A COMPRAS

NO

INFORMA A COMPRASEL MONTODISPONIBLE

PARA LA PARTIDA

SI

REALIZA EL PROCESO DE SELECCIÓN DE

PROVEEDORES

RECIBE INFORMACIÓN SOBRE MONTO Y

PROVEEDOR

ASIGNA EL CORRELATIVO

O.C o O.S.

REGISTRA ENSISTEMA PRESYS

OC o OS Y SOPORTES

1

2

3

4

7

10

8

9

5

6




Asunto: Diagrama de Flujo Pág.: 4/4

TITULO: RENDICIÓN DE CUENTAS




COMPRASANALISTA PRESUPUESTARIO

VERIFICAN DATOS DE LA OC Y OS Y LOS SOPORTES

SELLA Y FIRMA

OC o OS

OC o OS y SOPORTES

FORMATO DE OBJECION

EXISTE INCONFORMIDAD

NO

SIOC o OS y SOPORTES

CORRIGE EL ERROR

OC o OS y SOPORTES

OC o OS y SOPORTES

FIN

11

13

1714

18

19

12

16

15




OBJETIVO 1. Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la rendición de cuentas del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE 1. Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de rendición de cuentas del Instituto del Deporte Tachirense.





Área: Rendición de CuentasAsunto: Procedimiento Pág.: 1/4

PROCEDIMIENTO

Debido a que los recursos ejecutados en el Instituto provienen de tres vías distintas, la

rendición de cuentas sobre estos debe hacerse por separado para cada uno de los entes





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSaportantes(Contraloría General del Estado Táchira, Gobernación, Lotería del Táchira e

IND).

La metodología de rendición de cuentas para cada ente es la misma y solo se

presentaran diferencias en el destinatario de las mismas.

1. La rendición de cuentas deberá presentarse al ente respectivo dentro de los

45 días siguientes al cobro de la asignación en concordancia con la Ley de

Presupuesto para el ejercicio fiscal vigente.

2. La presentación de los comprobantes sobre rendición de cuentas, debe

efectuarse en un (1) original por partidas en renglones separados para enviar al

ente y (1) copia para archivo del Instituto.

3. Las cotizaciones anexadas tiene sus bases legales según resolución Nro.

093 de fecha 30 de Junio 1999, emitida por la Contraloría General de Estado y

publicada en Gaceta Oficial Nro. Extraordinario 541-4.

4. Describir el periodo de rendición, sector, programa y partida.

5. Numerar consecutivamente la presentación de las rendiciones

(comprobantes).

6. Relacionar en cada carpeta de rendición los comprobantes, indicando el

número de cheque, numero de comprobantes o facturas y montos, y al finalizar

debe señalar el total rendido y saldo pendiente por rendir (según sea el caso).

7. Anexar a la rendición copia de la orden de pago emitida en el ente emisor

del pago, planilla de reintegro de sobrantes en caso de que lo hubiere.

8. Nombres, cargo, número de cédula, sello y firmas del Administrador,

Presidente (cuentadante) de la Institución y Auditor Interno.

Área: Rendición de CuentasAsunto: Procedimiento Pág.: 2/4

9. Los comprobantes de pagos a proveedores (Voucher, orden de pago,

factura, orden de compra o servicio según sea el caso y las cotizaciones) las





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSnóminas de pago del personal, son recibidos a través de la Unidad de Caja, a los

cuales se les realiza revisión, para verificar firmas, sellos y los respectivos

soportes, y luego se procede a firmar el libro como recibido, caso contrario de

que no tengan la información completa, serán devueltas a caja.

10. Se procede a desglosar dichos documentos, y a efectuar un cuadro de

rendición, donde se registra toda la información de dichos pagos, tanto como el

número de la respectiva orden y cheque emanada por el ente respectivo, y se

deben de organizar dos carpetas, con igual cantidad de documentos, en original y

copia, las cuales serán distribuidas de la siguiente forma: original para el ente

respectivo y copia para el archivo del Instituto.

11. Se debe archivar estas rendiciones, llevando un control de archivo en un

libro, donde van los datos de la orden, cheque y el número del sobre donde va a

estar dicha carpeta, así como también una carpeta de lomo ancho donde se debe

archivar las copias de los oficios luego de recibidos y firmados por parte de la

Unidad de Auditoria Interna del ente respectivo( solvencia).

12. Se realiza una relación de: Informe de rendición de cuentas, movimiento

general de las ordenes, consignados, con la finalidad de llevar el control de lo

rendido y lo pendiente por rendir.

Área: Rendición de CuentasAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/4






Área: Rendición de CuentasAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 4/4



NOMINA Y SOPORTES SEGÚN

CLAUSULAS CONTRACTUAL

VERIFICAN CONFORMIDAD DE LA NOMINA SEGÚN

CLAUSULA CONTRACTUAL

CLASIFICA POR

GREMIOS

DESGLOSAN EN

ORIGINAL Y COPIA

ENUMERAN Y

SELLAN

REALIZA CUADROS DE RENDICIÓN (OFICIOS,

DEPÓSITOS, EDO DE CUENTAS Y ORDENES DE PAGO

CONSIGNA EN UNIDAD CONTRALORA DEL ENTE RESPECTIVO

RENDICIÓN DE CUENTAS CONTRALORÍA GENERAL

DEL ESTADO, LOTERÍA E IND

ORIGINAL

INICIO

FIN

1

3

4

5

2

8

7

6

9

ARCHIVO




TITULO: AREA CONTABLE: BANCOS, INGRESOS Y EGRESOS

REGISTRO DE CAMBIOS



RENDICIÓN DE CUENTAS

O/C U O/S

COTIZACIONES

PETITORIO

COMPROBANTE

VISTO BUENO

FACTURA

VOUCHER

O / PAGO

COMPROBANTE DE RETENCION

VERIFICAN QUE LOS DOCUMENTOS SEAN

LOS CORRECTOS

CLASIFICAN POR

PARTIDAS

DESGLOSAN ORIGINAL Y

COPIAS

ENUMERAN Y

SELLAN

REALIZA CUADROS DE RENDICIÓN (OFICIOS, DEPÓSITOS, EDO DE CUENTAS Y ORDENES DE

PAGO

CONSIGNA EN UNIDAD CONTRALORA DEL ENTE RESPECTIVO

ORIGINAL Y COPIA

COPIA

INICIO

FIN

1

3

4

5

6

7

2

8

9

10

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, LOTERÍA E

IND

ARCHIVO





OBJETIVOEstablecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados para la obtención de los Ingresos y ejecución de los Egresos en la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de obtención de los ingresos y ejecución de los Egresos en la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2.Constitución del Estado Táchira.3.Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Táchira.4.Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.5.Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.6.Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.7.Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.8.Providencia Administrativa del IDT.9. Resolución 093 de la Contraloría General del Estado Táchira.10. Resolución Nº 01-00-00-032 de la Contraloría General de la Republica.11. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Contable, Bancos, Ingresos y EgresosAsunto: Procedimiento Pág.: 1/11






INGRESOS

La Unidad de Contabilidad posee el Sistema CONSYS, en el cual se registrara, de

acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la

obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto del ente

público, los cuales deberán imputarse a las correspondientes partidas presupuestarias, de

conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto.

(OCEPRE).

Los ingresos del Instituto se realizan por diferentes vías las cuales se especifican a

continuación:

1. Ingresos por asignación presupuestaria del Ejecutivo Regional.

2. Ingresos por donación de parte de la Lotería del Táchira.

3. Ingreso por reintegro de las asociaciones deportivas o proveedores.

4. Ingresos propios ( alquileres).

1. INGRESOS POR ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA DEL EJECUTIVO

REGIONAL.

a) La Dirección de Presupuesto de la Gobernación informa sobre disponibilidad de

recursos para el Instituto indicando monto, concepto y numero de orden de

pago.

Área: Contable: Bancos, Ingresos y EgresosAsunto: Procedimiento Pág.: 2/11





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSb) La Unidad de Apoyo Administrativo elabora Solicitud de Pago Directo en los

formatos entregados por la Gobernación para tal fin.

c) Luego de elaborada la Solicitud de Pago Directo se solicita la firma del

Presidente y se anexa copia del acta de nombramiento del Jefe de la Unidad de

Apoyo administrativo y del Presidente.

d) Se entrega Solicitud de Pago Directo con los soportes en Tesorería de la

Gobernación para la entrega de los recursos.

e) Tesorería de la Gobernación realiza entrega de la orden de pago y cheque al

Administrador o al Presidente del Instituto como los únicos autorizados para tal

fin, estos firman conforme la orden de pago y retiran el cheque.

f) Luego se entrega el cheque en la Sección de caja para que sea depositado en las

cuentas del Instituto.

g) Después de realizado el deposito se elabora el respectivo comprobante de

ingreso donde se detalla el origen del ingreso, concepto, numero del deposito,

banco en que fue depositado, numero del cheque , fecha, entre otros.

h) Por ultimo el ingreso se registra en el sistema contable CONSYS donde se

relaciona la disponibilidad financiera del Instituto.

2. INGRESOS POR DONACIÓN DE PARTE DE LA LOTERÍA DEL TÁCHIRA.

a) La Unidad de Administración de la Lotería del Táchira informa sobre donación

para el Instituto indicando monto, concepto y numero de orden de pago.

b) La Unidad de Apoyo Administrativo elabora acta de donación.

c) Se entrega acta de donación con los soportes en la Unidad de Administración de

la Lotería del Táchira para la entrega de los recursos.







d) La Unidad de Administración realiza entrega de la orden de pago y cheque al

Administrador o al Presidente del Instituto como los únicos autorizados para tal

fin, estos firman conforme la orden de pago y retiran el cheque.

e) Luego se entrega el cheque en la Sección de caja para que sea depositado en las

cuentas del Instituto.

f) Después de realizado el deposito se elabora el respectivo comprobante de

ingreso donde se detalla el origen del ingreso, concepto, numero del deposito,

banco en que fue depositado, numero del cheque , fecha, entre otros.

g) Por ultimo el ingreso se registra en el sistema contable CONSYS donde se

relaciona la disponibilidad financiera del Instituto.

3. INGRESO POR REINTEGRO DE LAS ASOCIACIONES DEPORTIVAS O PROVEEDORES.

a) Cuando las asociaciones deportivas no consuman la totalidad de las

asignaciones otorgadas por el Instituto para el evento o competencia deberán

reintegrar los excedentes al Instituto.

b) Las asociaciones levantaran un informe donde se detallen los gastos realizados y

la justificación de los reintegros.

c) Los reintegros se harán en efectivo en la caja del Instituto por un representante

de la asociación..

d) El responsable de caja entregara al representante de la asociación un recibo de

haber realizado el reintegro al Instituto.







EGRESOS

ORDEN DE PAGO - PROVEEDORES

COMPRAS

1.- Envía factura(s) ya causadas, junto al comprobante de Ingreso de Bienes,

Materiales y Suministros, Orden de compra, Solicitud del Servicio,

Cotización(es). Si es orden de servicio debe contener adicional Acta de

Conformidad.

CONTABILIDAD

2.- Recibe facturas ya causadas (original y copias) revisando que las mismas

cumplan con los requisitos exigidos y que contengan los mismos datos que

el comprobante de Ingresos de Bienes, Materiales, y Suministros Orden de

Compra, Solicitud de Servicio . Así como que las cotizaciones sean

originales y debidamente firmadas por el proveedor, deben contener:

a. 1 cotización por un monto menor a 600.999,00

b. 2 Cotizaciones por un monto de Bs. 601.000,00 hasta 900.999,00 Bs.

c. 3 Cotizaciones por un monto mayor a Bs. 901.000,00. En caso de ser

una solicitud de servicio deberá estar incluido el Acta de

Conformidad (original y copias) y solicitud del servicio.

De haber faltantes de documentos se devuelven a Compras, en caso

contrario:

3.- El funcionario receptor deberá firmar el Libro de Control de Entrega de

facturas ya causadas.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS4.- Registrar la orden de compra y/o Orden de Servicio en el libro de Control

de Orden de Compras y/o Orden de Servicio.

5.- Envía relación de compromisos a cancelar la cual debe contener:

5.1. Partida Presupuestaria.

5.2. Numero de la orden de compra y/o orden de servicio.

5.3. Fecha.

5.4. Nombre del Proveedor.

5.5. Monto a cancelar.

6.- Verificar la disponibilidad financiera para poder realizar los pagos

comprometidos y causados por compras y/o servicios.

7.- En caso de no existir disponibilidad financiera se informa a la

Administración y se archiva la Orden de Compra o de Servicio

8.- Si procede el pago:

8.1. Verificar si el beneficiario está sujeto a retención.

8.2. En caso de estarlo realizar los cálculos de acuerdo a las leyes

vigentes.

9.- Elaborar la Orden de Pago (original y copias); la cual debe cumplir con los

siguientes requisitos:

9.1. Numero correlativo.

9.2. Fecha de emisión.

9.3.Nombre del beneficiario.

9.4. Monto de la factura en letras y números.

9.5. Concepto claro y preciso.

9.6. Tipo de presupuesto.

9.7. Imputación Presupuestaria.

9.8. Firma del funcionario que elabora la Orden de Pago.






MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS9.9. Fecha de Emisión.

9.10. Firma y Sello del jefe de la Unidad Contable.

10.-Elaborar el Voucher de cheque (Original y copias); el cual debe contener:

10.1. Numero correlativo.

10.2. Nombre del beneficiario.

10.3. Fecha de emisión.

10.4. Concepto de pago, el cual debe contener: numero de la Orden

de Compra y/o de Servicio, Numero de la factura, Numero de la

Orden de Pago, monto del IVA a ser retenido, monto a pagar.}

10.5. Monto del cheque.

10.6. Numero del cheque, numero de la cuenta bancaria, nombre del

banco.

10.7. Código Contable del DEBE.

10.8. Código Contable del HABER.

11.- El cheque debe contener el sello “ NO ENDOSABLE” y sello de

“CADUCA A LOS SESENTA DIAS”.

12.- Elaborar los comprobantes de retención (3 originales y 6 copias).

13.- El jefe de Contabilidad firma y sella el voucher de cheque y los

comprobantes de retención.

14.- Archivar la copia de la Orden de Pago en el consecutivo

15.- Registrar en el Sistema Presys, y estampar sello del mismo.

16.- Registrar en el Libro de Compras; el mismo debe ser impreso

quincenalmente.

17.- Registrar el voucher de cheque en el Libro de Control de Orden de

Compra o de Orden de Servicio.







18.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar de la Partida

Genérica.

19.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar de Banco.

20.- Envía la orden de Pago.

21.- Recibe la Hoja de Objeción, la archiva.

22.- Corrige el error.

23.- Retorna al paso 9 y10.

24.- Posteriormente recibirá los cheques, se estampan los sellos de

“PAGADO”, en la factura y copias de la misma indicando la fecha,

numero de cheque.

25.- Se retienen 2 copias de la(s) factura(s) y 3 copias del Comprobante de

Retención para archivarse temporalmente.

26.- Los originales se envían a caja con copia de la Hoja de Ruta, la cual debe

ser firmada indicando la recepción de los mismos.

Posteriormente:

RENDICIÓN DE CUENTAS:

27.- Envía copia del voucher del cheque, informe de materiales(original),

copia de la orden de compra y/o orden de servicio, copia de la(s)

factura(s).

CONTABILIDAD:

28.- Archivar los documentos mencionados anteriormente en la carpeta de

lomo ancho correspondiente a la partida genérica mes y numero

correlativo.







30.- Registrar la orden de pago y el voucher de cheque en el Sistema CONSYS,

31.- Sella la Orden de Pago y Voucher de cheque señalando el numero de

asiento con que ha sido contabilizado.

ORDEN DE PAGO – NOMINA

RECURSOS HUMANOS

1.- Envía nominas de personal contratado.

2.- Debe verificar que el monto total de las nominas sea igual al monto del

cheque , asi como que las nominas estén identificadas con el nombre de la

Institución, nombre de la cláusula de la Contratación Colectiva, Gremio al

que pertenecen, y fecha.

3.- Verificar firmas y sello del personal autorizado.

4.- Elaborar deposito de cheque por cada orden de pago recibida.

5.- Elaborar cheques personalizados al PERSONAL CONTRATADO (vacantes-

suplencias).

6.- Enviar a Administración para firmar los cheques.

7.- Entregar a caja los cheques, firmando la persona que recibe la Libreta de

Control de Entrega a caja.

8.- Elaborar la orden de pago y enviarla a Control Previo.

RECURSOS HUMANOS

9.- Envía los reportes y disquetes para el pago del PERSONAL FIJO de acuerdo

al pago.







CONTABILIDAD10.- Realizar oficios de autorización para que el banco abone los respectivos

reportes.

11.- Estampar el sello de “PAGADO”, en las nominas indicando fecha,

numero de cheque y numero de la cuenta bancaria.

12.- Registrar los movimientos de pago en el Libro Auxiliar por Partida

Genérica.

13.- Registrar los cheques en el Libro de Banco.

14.- Realizar Conciliaciones Bancarias.

Área: Contable: Bancos, Ingresos y EgresosAsunto: Diagrama de Flujo( Egresos) Pág.: 10/11






Área: Contable: Bancos, Ingresos y EgresosAsunto: Diagrama de Flujo( Egresos) Pág.: 11/11



VERIFICA CONFORMIDAD

EXISTE DISPONIBILIDAD

NO

SI

VERIFICA DISPONOBILIDAD

FINANCIERA

ELABORA DOCUMENTOS DE

PAGO


CONTABILIDAD

COMPRAS

INICIO

RELACION DE COMPROMISOS A

CANCELAR

FACTURAS YA CAUSADAS Y

SOPORTES

FACTURAS YA CAUSADAS Y

SOPORTES

REVISA, FIRMA Y

SELLA

INFORMA A LA UNIDAD DE

APOYO ADMINISTRATIVO

1

2

3

5

4

6

7

8

9




TITULO: SECCION DE CAJA



REGISTRA DOCUMENTOS EN

LIBROS DE CONTROL

SE ELABORAN CHEQUES DE PAGO


CONTABILIDAD

COMPRAS

ENVIA A CAJA CHEQUES Y FACTURAS ORIGINAL

Y COPIAS

REGISTRA EN EL SISTEMA PRESYS

ENVIA A ARCHIVO COPIAS DE SOPORTES

DE PAGOS

FIN

10

11

12

13

14

15



MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSREGISTRO DE CAMBIOS


OBJETIVOEstablecer las normas y procedimientos para el resguardo de los valores entregados para la custodia o manejo de la Sección de Caja de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE Este procedimiento es solo aplicable a los procedimientos de la Sección de Caja de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense, donde se coordina y realizan las cancelaciones a proveedores, personal (suplente, vacante), entre otros.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.4. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.5. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.6. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.7. Providencia Administrativa del IDT.8. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Sección de CajaAsunto: Procedimiento Pág.: 1/3






DEL HABILITADO:

El Habilitado es subalterno inmediato del Jefe de la Unidad de Apoyo

Administrativo, debiendo responder ante el por el cumplimiento de las funciones

encomendadas, establecidas en los siguientes puntos:

De los valores entregados para su custodia y manejo.

Coordinará y realizará los pagos correspondientes a Suplencias, Cargos

Vacantes, Contrato Colectivo y otros, siendo en todo caso el único responsable

de cualquier deficiencia que ocurra durante dichos pagos.

Pasara a Contabilidad una relación demostrativa de cada uno de los cheques

cancelados a Proveedores, Cargos Vacantes, Suplentes y Asociaciones.

Realiza deposito de los cheques de ingreso de recursos provenientes de la

Gobernación o Lotería además del dinero de los reintegros.

Realizara cualquier otra función que por necesidad del servicio sea encomendada

CONTROL INTERNO

1. Se reciben los cheques de Proveedores, nómina de Empleados, Obreros

(Suplentes o Vacantes).

2. Se publica y se llama a los Proveedores para que retiren los cheques.

3. Para cancelación a Proveedores se requieren:

Copia de la cédula de identidad de la persona autorizada por la

empresa.

Sello de la empresa.

Área: Sección de CajaAsunto: Procedimiento Pág.: 2/3Preparado por: ING. JORGE GALAVIZ CIV 141754





4. Al recibir las nominas de pago, se procede a revisar los cheques con la nomina,

se publica y se procede al pago enviando las nominas al banco respectivo para

que realice el deposito en las cuentas bancarias de los trabajadores.

5. Luego de ser cancelados, se registran los comprobantes de comercio, nóminas

y , en un libro y se consignan en la Unidad de Rendición de Cuentas.

6. Envía al Banco relación mensual de cancelaciones al Seniat, por concepto de

retenciones a proveedores.

Área: Sección de CajaAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/3






TITULO: KARDEX




CAJA CONTABILIDAD

CANCELACIÒN

VERIFICA

FIRMAS

ORIGINAL Y COPIACHEQUE A

PROVEEDORES, NOMINAS

NOMINAS U ORDEN DE PAGO

CANCELADA

1

2

3

4

5




OBJETIVOEstablecer las normas y procedimientos para registrar las exigencias en el Almacén de Materiales del Instituto del Deporte Tachirense cada mes, por partidas especificas (en valores) y de acuerdo con el movimiento habido.

ALCANCE Las Normas y Procedimientos están dirigidos al personal que labora con el Kardex en el Instituto del Deporte Tachirense, registrando diariamente los ingresos y egresos de insumos, por sub-partidas especificas el total de adquisiciones, consumos y saldos de cada una de ellas.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.4. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.5. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.6. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.7. Providencia Administrativa del IDT.8. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: KardexAsunto: Procedimiento Pág.: 1/3

PROCEDIMIENTOS





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS1. Los informes de ingresos y egresos son emitidos por el Almacén de

Materiales, soportados por dos cuadernos de control que contienen las

descripciones de las mismas.

2. Los informes son archivados por mes para su respectivo procesamiento.

3. Se registra la información en los libros de contabilidad, de acuerdo a su

procedencia (Compras o Donaciones), y en las tarjetas de control de consumo,

en el siguiente orden: primero se registran los ingresos y luego los egresos del

mes.

4. Se suman los ingresos y egresos de cada tarjeta para finalmente efectuar el

cuadre general de cada partida.

Posterior al cuadre por partida ,se elabora los siguientes modelos:

Modelo 4 (Movimiento Mensual de Materias), en el cual se refleja el

valor de la existencia del mes anterior, el valor de los ingresos del mes

actual y el valor de lo consumido en el mes, para obtener el valor de la

existencia a fin de mes de cada partida y en general.

Modelo Hoja de trabajo (Control de Consumo al mes), el cual se lleva

en una hoja de contabilidad, en donde, se registra el consumo del mes por

partida y por servicio a fin de determinar las salidas en valores de

insumos.

Área: KardexAsunto: Procedimiento Pág.: 2/3





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Modelo F15 – 7 (Relación por Concepto del Movimiento Mensual de

Materias), el cual consta de resumir los ingresos y egresos por concepto,

con sus respectivos soportes, siendo aprobado por las respectivas firmas y

se envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Área: KardexAsunto: Diagrama de Flujo Pág.: 3/3






TITULO: SECCION DE BIENES ESTADALES




KARDEX UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

INFORMES DE INGRESOS Y EGRESOS DE

INSUMOS, nominas

REGISTRO DE INFORMACION

SUMATORIA DE

INGRESOS Y EGRESOS

ELABORACIÓN DE

MODELOS

MODELO 4, F15-7, HOJA DE TRABAJO

SELLOS Y FIRMAS

M F15-7

M F15-7

M-4 MT F15

1

2

3

4

5

6

INICIO

7

10

9

8




OBJETIVO Establecer las normas precisas de ejecución de las actividades que se realizan en la Sección de Bienes Estadales de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE Permite agilizar las labores de registro y control permanente de los Bienes-Muebles y Equipos existentes en cada una de las Dependencias del Instituto; la actualización de los Inventarios y revisión de los existentes; organización y sostenimiento de los archivos.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF.4. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.5. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.6. Ley Orgánica del Patrimonio Publico.7. Resolución Nº 70 de la Contraloría General del Estado Táchira.8. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.9. Providencia Administrativa del IDT.10.Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Bienes EstadalesAsunto: Procedimiento Pág.: 1/7

NORMAS Y CONVENCIONES GENERALES

1. Los Jefes de las Unidades de Trabajo son responsables por la formación y rendición

de la cuenta correspondiente a la Unidad de Trabajo a su cargo.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS2. El control integral de los bienes adscritos al organismo, se lleva en forma

centralizada por la Oficina de servicios Generales del Ejecutivo.

3. La Oficina de Servicios Generales del Ejecutivo deberá verificar que todos los

bienes estén clasificados en su respectiva subagrupación y debidamente registrados.

4. Cada vez que se incorpore un bien mueble en la contabilidad de bienes estadales del

organismo, se le debe asignar y colocar el numero de identificación que le

corresponda, siguiendo el orden establecido para tales efectos.

5. Los responsables de la dependencia deberán velar por la custodia y el

mantenimiento de los bienes estadales a su cargo, tomando las medidas pertinentes

para evitar que sufran deterioros.

6. En el caso de bienes estadales, cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la

mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o

por venta de las mismas, previa aprobación de la Dirección de Administración del

Ejecutivo y del Consejo Legislativo Regional.

7. La desincorporación de bienes muebles por el concepto 56 “ Inservibilidad”, se

registrara por el valor con que aparezca en los libros; la eventual venta de ellos, que

luego se podrá efectuar, no afectara ninguno de los registros previstos en este

sistema, sino la contabilidad fiscal de rentas.

8. El movimiento mensual de incorporaciones y desincorporaciones de bienes

muebles deberá registrarse en el modelo diseñado al efecto, usando los códigos y

conceptos previstos; los referidos conceptos se utilizaran para registrar los

movimientos de bienes muebles en servicio.


Si durante el mes no hubiese movimiento de bienes, la respectiva dependencia, no

obstante deberá preparar el correspondiente formulario indicando tal circunstancia.

9. En las oportunidades en que sean detectados faltantes de bienes muebles, deberá

elaborarse un acta a fin de dejar constancia de tal situación. Dicha acta deberá ser





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSsuscrita por el jefe de la Dependencia, o quien haga sus veces, y por dos personas

mas.

10. Para la enajenación de los bienes muebles e inmuebles del Estado, así como la

sesión en comodato de cualquier otro bien publico, se solicitara autorización del

Consejo Legislativo Regional.

1. FORMACIÓN DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES

El inventario físico exige que se verifique por percepción directa de los funcionarios que

van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los elementos.

Se prescribe la formación de la cuenta de bienes muebles por periodos anuales a objeto de

establecer la debida correspondencia con el año fiscal. Consecuentemente la rendición de la

misma debe efectuarse anualmente.

Los elementos inservibles se relacionan en lista separada.

Los elementos propiedad de terceros y que por cualquier circunstancia se encuentren en

poder de la dependencia respectiva, no deberán tomarse en el inventario.

Cada objeto inventariado se marcara con el “numero de identificación” que le corresponda

y con el cual figura en la planilla de inventario. A tal efecto podrán utilizarse etiquetas

engomadas o placas metálicas.


Terminado el inventario físico se revisara el formulario BM-2 por el jefe, director o

encargado de la respectiva unidad de trabajo y se procederá a sumar los valores parciales,

para obtener el valor total de los bienes muebles en poder de cada dependencia.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSUna vez firmado y sellado por el funcionario, jefe o responsable de la Unidad de trabajo, se

enviara a la Oficina de servicios Generales de la Gobernación en original y tres copias, que

se harán llegar a cada oficina, según lo indica la parte inferior del formato con una lista de

los objetos inservibles, con oficio de remisión.

2.REGISTRO DE LAS OPERACIONES

El registro contable de las operaciones relativas a los bienes muebles adscritos a la Unidad

de trabajo, se debe efectuar cada mes sobre la base de la información contenida en los

correspondientes comprobantes, así:

3. INCORPORACIÓN Y/ O DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES

Las incorporaciones y/o desincorporaciones de bienes muebles deberán asentarse en el

formulario BM-3 “ Relación de movimiento de bienes muebles”. Para fines de indicar

correctamente la clasificación de los bienes y el código que corresponda a los movimientos

de los bienes, deberán considerarse el “Clasificador General de los Bienes Muebles” y los

“Conceptos de Incorporaciones y Desincorporaciones”.


4. DETERMINACIÓN DE BIENES MUEBLES FALTANTES.

Las diferencias determinadas entre la existencia física de los bienes muebles en uso y los

registros contables, se señalaran en el mes dentro del cual se detecten, en los formularios





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSBM-3 “ Relacion del Movimiento de Bienes Muebles” y BM-4 “ Relacion de Bienes

Muebles Faltantes”

5. RENDICIÓN DE LA CUENTA

Cada dependencia o unidad de trabajo, debe rendir ante la Oficina de Servicios Generales

del Ejecutivo, dentro de los cinco(5) primeros días de cada mes, la cuenta de bienes

muebles correspondientes al mes inmediato anterior, formada con los formularios y

documentos de acuerdo a las instrucciones pertinentes.

6.VALORACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES

La valoración de los bienes muebles la efectuara el funcionario inventariador al momento

de la preparación del inventario y el valor de los mismos se asignara en base a las

indicaciones siguientes:

1. Al valor de adquisición según factura o documento y en los

inventarios sucesivos continua con ese valor.

2. En caso de no existir los documentos mencionados, se le dar el mismo

valor del inventario anterior.

3. Y como ultima alternativa, se asignara el valor estimado, a criterio del

inventariador.


7. TIPOS DE FORMULARIOS

a) BM-2 Inventario Físico de Bienes Muebles.

b) BM-3 Relación del Movimiento de Bienes Muebles.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSc) BM-4 Relación de Bienes Muebles Faltantes.

d) BM-5 Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles.

Área: Bienes EstadalesAsunto: Diagrama de Flujo Ingreso de Bienes Pág.: 6/7






Área: Bienes EstadalesAsunto: Diagrama de Flujo Desincorporación de Bienes Pág.: 7/7



BIENES ESTADALES DEPENDENCIA BENEFICIARIO

ASIGNAN NUMERO DE BIEN ESTADAL

REGISTRAN EL BIEN ESTADAL

FORMATO DE CONTROL DE MOVIMIENT

O

INCLUYE EN INVENTARIO

FORMATO DE CONTROL

BIENES NUEVOS

INICIO

FIN

1

3

4

5

6

2

7




TITULO: RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL




BIENES ESTADALES UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

TRASPASO

DESARME

INSERVIBILIDAD

DETERIORO

DETERIORO

FALTANTES SOLICITUD

VERIFICAR CARACTERÍSTICAS

DEL BIEN

NO

SI

INFORME DEL BIEN

INFORME DEL BIEN APROBADO

ACTA DE

SALIDA

SELLO Y FIRMA DOCUMENTO

APROBADO

INFORME DEL BIEN

NO

SI

SELLO Y FIRMA

INFORME DEL BIEN APROBADO

INICIO

FIN

1

2

3

4

10

11

12

5

6

7

8




OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos que deben ser aplicados en el reclutamiento y selección del personal necesario en las dependencias del Instituto del Deporte Tachirense.

ALCANCE Este procedimiento es solo aplicable al procedimiento de reclutamiento y selección del personal para el Instituto del Deporte Tachirense.


1. Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.2. Constitución del Estado Táchira.3. Ley Orgánica del Trabajo.4. Ley del Estatuto del Funcionario Publico.5. Contrataciones Colectivas de Obreros y Empleados.6. Ley de Creación del Instituto del Deporte Tachirense.7. Providencia Administrativa del IDT.8. Otras normas, leyes y reglamentos que puedan regir el proceso.



Área: Reclutamiento y Selección de PersonalAsunto: Procedimiento Pág.: 1/7

PROCEDIMIENTO





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSRECLUTAMIENTO

Dependencias del Instituto

1. Realizan la requisición de personal mediante Memorando dirigido a la Coordinación de

Recursos Humanos.

Secretaria de la Coordinación de Recursos Humanos

2. Recibe y revisa Memorando.

2.1 Firma y sella cuaderno de control y devuelve a Dependencias.

2.2 Entrega Memorando al Jefe de la Coordinación de Recursos Humanos.

Jefe de Recursos Humanos

3. Recibe Memorando y procede a:

3.1 Buscar en el manual descriptivo de cargos y revisar los requisitos mínimos que

debe cubrir el aspirante al cargo.

3.2 Revisar expediente de los empleados que cumplan con el perfil solicitado.

3.3 Si no existe la fuerza de trabajo interna.

3.3.1.- Ir al punto 10.

3.4. Si existe la fuerza de trabajo interna

3.4.1.- Entrevistar al empleado seleccionado.

3.4.2. Si no acepta el ascenso.

3.4.2.1. Ir al punto 10.

3.4.3. Si acepta el ascenso.

3.4.3.1. Solicita aprobación del Presidente.


Presidente

4. Recibe, revisa, da visto bueno y devuelve al Jefe de Recursos Humanos.





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSJefe de Recursos Humanos

5. Recibe aprobación y ordena a secretaria elaborar oficio de Notificación del movimiento

de personal.

Secretaria dela Coordinación de Recursos Humanos

6. Elabora oficio de Notificación del movimiento de personal y entrega a Jefe de la

Coordinación.

Jefe de Recursos humanos

7. Recibe, revisa oficio, firma y devuelve a secretaria

Secretaria

8. Recibe y coloca sello a oficio.

8.1. Envía oficio original y copia a la dependencia donde está adscrito el empleado.

8.2. Envía copia de oficio al nuevo supervisor.

8.3. Elabora nómina de personal con los cambios correspondientes.

8.4. Archiva copia de oficio en expediente del trabajador.

Dependencia donde esta adscrito el empleado.

9. Recibe y revisa original y copia de oficio enviado.

9.1. Entrega copia de oficio al empleado.

9.2. Archiva original de oficio enviado.


10. Busca la fuerza de trabajo externa al IDT

10.1. Reúne grupo de aspirantes al cargo.

10.2 Selecciona a los que poseen las mejores credenciales acorde al cargo ofertado.


SELECCIÓN





MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSPersona Seleccionada

1. Recibe Solicitud de empleo.

1.1. Llena y devuelve con documentos que se especifican en la solicitud a la

Coordinación de Recursos Humanos.


2. Recibe y revisa Solicitud de empleo con documentos.

2.1. Elabora cronograma de entrevistas de selección, notifica a las personas interesadas.

2.2. Prepara guía de preguntas que hará a los seleccionados.

3. Una vez que se presenten las personas a la entrevista se procede a:

3.1. Entrevistar a las personas seleccionadas.

3.2. Llena el informe de la entrevista.

3.3. Si el resultado de la entrevista no es favorable.

3.3.1. Descarta al entrevistado.

3.4. Si el resultado es favorable.

4. Pasa al entrevistado a presentar las pruebas o tests.

4.1. Si el resultado de las pruebas o tests no es

favorable.

4.1.1. Descarta al aspirante.

4.2. Si el resultado de las pruebas o tests es favorable

4.2.1. Selecciona el candidato al cargo.

4.2.2. Procede a la contratación con el visto bueno de la Presidencia.

4.2.3. Procede al ingreso del personal.

Área: Reclutamiento y Selección de PersonalAsunto: Diagrama de Flujo (Reclutamiento) Pág.: 4/7






Área: Reclutamiento y Selección de PersonalAsunto: Diagrama de Flujo (Reclutamiento) Pág.: 5/7



DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO

RECURSOS HUMANOS PRESIDENCIA

SOLICITA EL PERSONAL

NECESARIO O FALTANTE

REALIZA ENTREVISTA

INICIO

VA AL PASO 15

VA AL PASO 15

ACEPTACIÓN DEL CARGO

EXISTE EL PERSONAL INTERNO

REALIZA BÚSQUEDA

INTERNA DEL PERSONAL

SOLICITADO

RECIBE SOLICITUD DE PERSONAL

5

6

1

4

3

2




Área: Reclutamiento y Selección de PersonalAsunto: Diagrama de Flujo (Selección) Pág.: 6/7



DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO

RECURSOS HUMANOS PRESIDENCIA

SOLICITA APROBACIÓN DE

PRESIDENCIA

BUSCA PERSONAL NECESARIO

EXTERNAMENTE

REALIZA ENTREVISTAS Y

PROCESO DE SELECCIÓN DE

PERSONAL

ELABORA NOTIFICACIÓN DEL MOVIMIENTO DE

PERSONAL

RECIBE Y REVISA

SOLICITUD

APRUEBA SOLICITUD Y DEVUELVE A

RECURSOS HUMANOS

RECIBE NOTIFICACIÓN DEL

MOVIMIENTO DE PERSONAL

ENVIA NOTIFICACIÓN DEL MOVIMIENTO DE

PERSONAL A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE

RECIBE SOLICITUD APROBADA

14

8

9

13

PERSONAL SELECCIONADO

RECURSOS HUMANOS

PRESIDENCIA

16

15

11

12

10

FIN

7




Área: Reclutamiento y Selección de PersonalAsunto: Diagrama de Flujo (Selección) Pág.: 7/7



RECIBE SOLICITUD DE

EMPLEO, LLENA Y DEVUELVE

CON RECAUDOS

RECIBE SOLICITUD DE EMPLEO Y

RECAUDOS

INICIO

REALIZA ENTREVISTAS AL


APLICA PRUEBAS Y TEST

ENTRTEVISTA FAVORABLE

RESULTADO FAVORABLE


RECURSOS HUMANOS

PRESIDENCIA

SELECCIONA AL CANDIDATO MAS IDONEO

6

1

DESCARTA PERSONAL

NO

5

4

DESCARTA PERSONAL

3

SI

NO

7

2






INFORMA AL PERSONAL

SELECCIONADO LA DECISIÓN DE

CONTRATARLO

REALIZA INGRESO DEL

PERSONAL

RECIBE INFORMACIÓN

DE CONTRATACION

10

9

8

FIN

mmanual normas y procedimientso idt 2004

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