ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS

Evento é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar e

que visa promover a relação entre a organização anfitriã e o público de interesse,

com vista ao alcance de determinados objectivos.

Objectivos dos Eventos

Projectar publicamente a imagem de determinada pessoa, empresa ou

instituição;

Criar e/ou incrementar contactos e relações com o público-alvo;

Demonstrar responsabilidade social;

Conviver;

Festejar;

Envolver;

Agradecer;

Partilhar;

Formar;

Motivar;

Fidelizar;

Vender;

Apresentar;

Inaugurar;

…

No caso das Organizações, os Eventos permitem:

Uma relação directa com os seus públicos internos e externos;

A legitimação da imagem;

O incremento de contactos e relações entre a organização e o seu público.

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Papel Social dos Eventos

As organizações podem mostrar uma face mais humana e com isto

obter notoriedade e respeito por parte dos clientes.

Classificação dos Eventos

Categoria

Institucionais – o objectivo é dar a conhecer ou projectar a imagem de

uma empresa.

Promocionais/Comerciais – quando se pretende promover determinado

produto ou serviço.

Áreas de interesse

Empresariais (Ex: Encontro entre várias empresas)

Sociais (Ex: Jantar de Natal de uma empresa)

Científicos (Ex: Congressos, seminários)

Culturais (Ex: Concertos, espectáculos de teatro)

Políticos (Ex: Comícios)

Desportivos (Ex: Challenge)

Religiosos (Ex: Missa, 13 de Maio)

Turísticos (Ex: Excursões)

Familiares (Ex: Aniversários, baptizados …)

Periodicidade

Esporádicos (Ex: Concerto, lançamento de um produto esporádico)

Periódicos (Ex: Jogos de Futebol, Expo, Festivais de Verão)

Oportunidade (Ex: que acontecem e que não podemos perder oportunidade)

Únicos (Ex: Lançamento de um livro)

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Área de Abrangência

Internacionais (Ex: Euro, Expo, Rock in Rio)

Nacionais (Ex: Campeonato Nacional de Futebol)

Regionais (Ex: Feira da Golegã)

Locais (Ex: Prova de BTT de Cinfães de Baixo)

Dimensão

Micro Evento: até 100 participantes

Pequeno Evento: até 500 participantes

Médio Evento: entre 500 a 2500 participantes

Grande Evento: entre 2500 a 5000 participantes

Macro Evento: mais de 5000 participantes

Zona de Acção

Internos

Externos – quando são realizados noutras instalações.

Público-alvo

Corporativos – colaboradores da empresa

Para o consumidor – dirigido para o público externo de determinada

empresa

Perfil dos Participantes

Geral – qualquer pessoa pode participar

Dirigido (Ex: Médicos – Congresso de Medicina Geral)

Específico (Ex: Médicos Cardiologistas – Congresso de Cardiologia)

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Nível de Participação

Eventos próprios – financiados pela empresa, pelo nosso cliente;

Participação – patrocínios, receita de bilheteira.

Tipo de Adesão

Abertos – todas as pessoas podem participar (os participantes não

precisam preencher nenhum pré-requisito);

Fechados – público específico que tenha recebido convite.

Tipos de Eventos

Técnico-científicos:

1. Convenção – dirige-se ao público corporativo de uma empresa (criar

motivação);

2. Congresso – longa duração;

3. Conferência – curta duração (1 a 2 horas) onde há sempre um orador de

referência,

4. Workshop – é obrigatório haver prática;

5. Debate – há um moderador, um confronto de ideias e é realizado com

poucas pessoas;

6. Fórum – partilha de um tema;

7. Jornada – congresso em “miniatura”;

8. Mesa Redonda – partilha de ideias com poucas pessoas;

9. Painel – conjunto de oradores que vai falar sobre um determinado tema;

10.Palestra ou Colóquio – “mini” conferência, a pessoa convidada não tem

tanto renome como na conferência. Por sua vez, o público desconhece o

tema que se vai abordar e é de seu interesse passar a dominá-lo;

11.Seminário – pode ser isolado. Os oradores são especialistas em

determinada área tal como o seu público;

12.Simpósio – quando os seus oradores são maioritariamente internacionais.

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Designação dos Eventos Técnico-científicos:

Convenção – Evento interno de uma organização, empresa,

entidade ou partido objetivando o treinamento, reciclagem,

avaliação, troca de experiências entre os participantes. São

utilizados vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente

ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.

Congresso – Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes

a grupos profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar,

debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto

em subtemas. As apresentações, trabalhos e propostas são regidos

em um documento único e entregues aos congressistas juntamente com as

conclusões do evento. Tem duração de cinco dias, é realizado anual ou

bienalmente.

Conferência - Apresentação de um tema informativo, técnico ou

científico por uma autoridade em determinado assunto, para um

grande número de pessoas, platéia. Ela é mais formal que a

palestra. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia. E

deve-se dividir o tempo em apresentação e sessão de perguntas e respostas.

Workshop - É uma palestra divida em partes teórica e

prática.

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Debate - Discussão entre pessoas (poucas) defendendo o seu

ponto de vista, geral mente antagónico e polémico. Pode ser

aberto ao público ou transmitido por veículos da media.

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Fórum – A palavra latina “Fórum” designava, no Império Romano, espaços

públicos abertos, com arquibancadas, destinados a reuniões

cívicas e cerimônias religiosas e militares. Incorporada a quase

todas as línguas (usando também o plural “Fori”), passou a

designar grandes encontros para a discussão de temas

específicos ou gerais. Em alguns países essa palavra se refere igualmente aos

edifícios dos Tribunais, como no uso dado aos Fóruns Romanos para tornar

públicas as sentenças dos magistrados.

Como encontros, os Fóruns têm uma característica comum: seu caráter não

deliberativo - embora haja Fóruns que terminem com declarações finais ou

moções. Assim, para participar não é necessário algum tipo de delegação ou

representatividade, como em assembléias ou congressos, e os Fóruns têm a

forma que se queira, segundo o objetivo de quem os promova.

Jornada – congresso em “miniatura”, tem periodicidade definida e

podem estar incluídos painéis e workshops.

Mesa Redonda - Debate com quatro a oito pessoas, sentadas

em semicírculo, sobre um assunto polêmico, controvertido e de

interesse, tendo cada debatedor dez minutos para sua

apresentação inicial. A mesa redonda pode ser aberta ou fechada.

Painel - Evento caracterizado por um quadro de apresentações,

no qual o orador principal e até quatro painelistas explanam sua

visão sobre um tema determinado. Ele é dividido em duas partes

distintas:

Primeira parte: apresentação do tema individualmente, obedecendo às

regras da conferencia;

Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e repostas à platéia;

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Palestra ou Colóquio - Apresentado por um profissional de

renome e tem como objectivo o esclarecimento de um tema ou a

tomada de uma decisão. Semelhante à conferência , mas mais

pequeno.

Seminário - É uma discussão de um tema proposto, do qual se

estuda todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e

apresentados por representantes, não havendo tomada de

decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro; se realizado

em mais de um dia é jornada.

Simpósio - Apresentação de um tema geral de grande

interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de

renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de

informações, com tomada de decisão. Os trabalhos são resumidos e compilados

em anais, e entregues aos participantes ao final do evento. A duração do

simpósio é , em média, de três dias.

Outros

Feira (pressupõe venda), Exposição, Salão (venda e exposição) e

Mostra (de carácter itinerante);

Programa de visitas (Ex: Presidência aberta);

Lançamento da 1ª Pedra – início oficial;

Lançamento de Livro – não pressupõe que o autor esteja presente,

Inauguração - abertura de um novo espaço;

Inauguração de Retratos, Estátuas, Bustos – relacionado com

homenagens;

Tomada de Posse – quando se assume um cargo;

Concurso – autorizado pelo Governo Civil;

Casamento;

Desfile – de moda, máscaras, cães;

Concerto;

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Torneio;

…

Parceiros de Evento

Organização Anfitriã – o nosso cliente;

Comunidade Anfitriã (Ex: Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia, Bombeiros);

Patrocinadores / Mecenas - É um excelente meio de promoção das

empresas e outras entidades, aumentam a visibilidade e comunicam com

o seu público (Ex: Lisboa Dakar);

Media – os órgãos de comunicação social;

Equipa – deverá conhecer muito bem o projecto, “vestir a camisola”;

Público-alvo.

Captação de Financiamento para o Evento:

Patrocínios – financiamento com troca comercial, tem um retorno para as

empresas que nele apostam, uma vez que favorece a mudança de atitudes

dos consumidores em relação às marcas;

Apoio / Parceria – Relação que implica cedência de recursos.Por Exemplo,

parceiro ou apoio institucional, apoio dos media, apoio técnico, apoio à

divulgação;

Mecenato – contribuição com retorno fiscal (Lei do Mecenato)

Doações / Filantropia – apoio desinteressado / projectos sociais;

Permutas – Trocas visando interesses reciprocos, sem recurso a dinheiro;

Receitas de Bilheteira – Venda de Bilhetes;

Merchandising e afins – Merchandising é a prática de marketing na qual a

marca ou a imagem de um produto ou serviço é utilizado para vender outro,

destacando-o da concorrência, isto acontecendo no ponto de venda.

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Patrocínio versus Mecenato

Motivação: Patrocinador: Comercial

Mecenas: Social e desinteressada

Objectivo : Patrocínio: Criar um vínculo entre a marca /

produto a um acontecimento mediático

Mecenato: Busca de uma identidade para uma empresa

enquanto instituição (causa social, responsabilidade social da

empresa)

Mensagem : Patrocínio: Potenciais consumidores

Mecenato: Cívica e Social

Público-alvo : Patrocínio: Potenciais consumidores

Mecenato: Público em geral

Resultados : Patrocinador: Curto e médio prazo

O Patrocinador pretende a valorização comercial imediata antes,

durante e depois do acontecimento. O acontecimento é rodeado de

grand equantidade de suportes (cartazes, bandeiras, placas, acções

paralelas, concursos …)

Mecenas: Longo prazo

O Mecenas pretende uma valorização social, discreta, com leve

intenção comercial. O nome ou logotipo da empresa aparece em

cartaz, programa, catálogo, placa informativa.

O Mecenato apresenta BENEFÍCIOS FISCAIS para o Mecenas. Os donativos

concedidos a entidades sem reconhecimento não são fiscalmente aceites como

custo.

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MecenasMecenas Entidade Entidade

Concede um donativo (Espécie ou Dinheiro) com benefício fiscal

Tipos de Mecenato: Social / Cultural / Ambiental / Científico / Desportivo /

Educacional / Familiar / Sociedade da Informação / Regimes Especiais.

Os donativos concedidos a entidades com reconhecimento são aceites como

custos dentro de limites e com as majorações previstas no artigo 56.º D do

Estatuto dos Benefícios Fiscais.

Limites:

Limite do Valor

do Donativo

Mecenato Exemplos

1/1000 do

Volume de

Negócios

Donativos a Organismos

Associativos

Uma empresa com um Volume

de Negócio de 50.000€, só

poderá fazer um donativo até

50,00€.

6/1000 do

Volume de

Negócios

Mecenato Cultural,

Ambiental, Científico ou

Tecnológico, Desportivo e

Educacional

Uma empresa com um Volume

de Negócio de 50.000€, só

poderá fazer um donativo até

300,00€.

8/1000 do

Volume de

Negócios

Mecenato Social, Familiar e

para a Sociedade de

Informação

Uma empresa com um Volume

de Negócio de 50.000€, só

poderá fazer um donativo até

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400,00€.

Percentagem a considerar para efeitos de IRC

Mecenato % a considerar para efeitos

de IRC

Mecenato Social 130% ou 140%

Mecenato Familiar 150%

Mecenato Cultural, Ambiental,

Científico ou Tecnológico,

Desportivo e Educacional

120% ou 130%

Mecenato para a Sociedade de

Informação130% ou 140%

O rendimento do contribuinte é calculado da seguinte forma:

Receitas (A) Custos (B)Resultado

= (A)-(B)

50.000,00 € 20.000,00 € 30.000,00 €

Quando há situação de donativo

50.000,00 €20.000,00 € + 400,00 € (140%

= 560,00 €)29.440,00 €

quer sejam em dinheiro quer em espécie, devem, por um princípio de

neutralidade fiscal, operar do mesmo modo, ou seja, através da sua

consideração como custo do exercício, bem como da respectiva majoração

tendo em conta o destino dos mesmos e o tipo de enquadramento jurídico

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das entidades beneficiárias, isto pressupõe que o mecenas terá um

montante menor a pagar ao fisco.

Fases da Organização de Eventos

Primeiro Contacto - Briefing

Proposta e Orçamento

Execução

Acompanhamento

Desmontagem

Fases de um Evento

Pré-evento – Factores Estruturais

Factores comuns (Ex: Organização, orçamento, objectivos, tema, data,

hora);

Factores Específicos (Ex: Iluminação específica para o evento, palco de

6m).

Evento – Factores Conjunturais

Ponderáveis - tudo aquilo que não é previsto que aconteça mas

devemos de estar preparados (Ex: um evento ao ar livre);

Imponderáveis (Ex: greve de transportes públicos, uma morte).

Pós-evento – Balanço e Comunicações Finais. Permite determinar o sucesso

ou insucesso do Evento e pontos a corrigir.

Planeamento de um Evento

Planear o evento é:

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Ganhar agilidade no desempenho;

Melhorar a eficiência na execução das tarefas;

Mensurar com mais acuidade os resultados e ter referência para avaliá-

los.

Missão/Visão

Definição de Objectivos

Análise da Situação

Identificação de Opções Estratégicas

Escolha da Estratégia

Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de Controlo

Avaliação do Evento e Feedback

1ª Fase - Definição de Objectivos:

S pecific (Específicos) – específicos, concretos;

M easurable (Mensuráveis) – orçamento (gastos e custos), tempo, dimensão;

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A greeable (Aprováveis) – para o cliente;

R ealistic (Realísticos) – que possam ser concretizáveis;

T ime Specific (Delimitados no Tempo).

2ª Fase – Verificar e analisar o orçamento disponível;

3ª Fase – Definir as estratégias para o evento e apresentar o projecto;

4ª Fase – Definir o tema do evento (Tudo vai girar em torno do tema);

5ª Fase – Definir o público-alvo do evento;

6ª Fase – Definir a data do evento – deve-se associar a data do evento ao tema,

como por ex: Congresso de Cardiologia no mês de Maio;

7ª Fase – Escolher os horários do eventos – associar o horário do evento ao

perfil do público;

8ª Fase – Seleccionar o local do evento – deverá ser o espelho do evento;

9ª Fase – Escolher a disposição das salas ou dos ambientes;

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10ª Fase – Vender quotas do evento – divulgar as potencialidades do projecto

aos possíveis patrocinadores;

11ª Fase – Reunir os envolvidos – toda a equipa, fornecedores;

12ª Fase – Estabelecer Parcerias / Contratar serviços de terceiros (estabelecer

sempre uma forte relação com os fornecedores):

Catering

Equipamentos

Recepcionistas

Transporte

Serviço de filmagem e fotografia

Decoração

13ª Fase – Elaborar o programa e o conteúdo do evento;

14ª Fase – Elaborar e enviar convites;

15ª Fase – Desenvolver material promocional:

Folhetos institucionais e de produtos ou serviços

Crachá

Identificação nas mesas

Kit de palestra

Menu

Brindes

16ª Fase – Definir concursos e atracções;

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17ª Fase – Definir mecanismos para a divulgação do evento – definir se o

evento deverá abranger todos ou se será por convite;

18ª Fase – Contratar assessoria de imprensa – aconselha-se a que deveremos

ser nós a fazer a assessoria de imprensa visto determos toda a informação sobre

o evento;

19ª Fase – Preparar o sistema de registo de visitantes – deverá ser comparado

com o objectivo mensurável;

20ª Fase – Confirmar o investimento (orçamento) total previsto para o evento –

4 soluções caso se desvie: renegociar com os patrocinadores; renegociar com os

fornecedores, “cortar” nos objectivos menos importantes para o evento; “irmos”

à nossa margem;

21ª Fase – Preparar formulários de controlo;

22ª Fase – Preparar formulários e questionários de avaliação.

Afectação e Gestão de Recursos

Recursos Financeiros (Ex: Patrocínios, investimento do próprio cliente, receita de

bilheteira);

Recursos Humanos (Ex: Funcionários da limpeza e de catering, hospedeiras, fotógrafo);

Recursos Materiais (Ex: todo o material que vai ser utilizado);

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Recursos Legais e de Risco (Ex: Contrato com o cliente, fornecedores e

patrocinadores; seguros; licenças).

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Planeamento Logístico

Permite ordenar de forma lógica, atribuir responsabilidades e prever alternativas:

Cronograma geral do evento;

Checklist.

Catering para Eventos

Cocktail – para o final da tarde (18h30/19h) onde são servidas bebidas

alcoólicas e não alcoólicas, aperitivos e canapés;

Welcome Drink – bebida de boas vindas. Às 14h serve-se café e chá. Às

12h é servido um porto de honra;

Almoço/Jantar – são mais ou menos formais;

Banquete – está presente a diversidade e a qualidade: mesa de queijos,

doces, frutas laminadas. As bebidas são servidas em copos de cristal e os

talheres são de prata;

Churrasco/Barbecue – para situações menos informais e é servido mais

na época de verão;

Happy-Hour – um cocktail que tem em simultâneo um animação, em

bares, galerias, restaurantes

Pequeno-almoço/Café da manhã - Trata-se do tradicional café da

manhã oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet,

durando 45 minutos e não atrapalhando a dinâmica dos trabalhos;

Coffee-Break – intervalo a meio da manhã ou da tarde;

Brunch – é uma refeição única, uma mistura do pequeno-almoço e

almoço. É servido às 11h30/12h, estilo buffet do menu consta saladas,

carnes frias, salgados. É um tipo de encontro muito indicado para reuniões

empresariais no período da manhã.

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Coordenação e Avaliação de Eventos

Coordenação

Desenvolvimento de planos operacionais e de sistemas de controlo.

Após a definição da estratégia:

Planos operacionais;

Necessários a todas as áreas principais para o cumprimento dos objectivos

do evento e para a implementação da estratégia.

Os planos operacionais são normalmente desenvolvidos nas seguintes áreas:

Marketing;

Sector financeiro;

Recursos humanos;

Administração;

Operações e pesquisa;

Avaliação.

E requerem:

Um conjunto de objectivos para cada área;

Planos de acção;

Cronogramas;

Indicação dos responsáveis pela execução;

Sistemas de controlo;

Orçamentos;

Alocação de recursos.

Uma vez implantados os sistemas de controlo, são necessários mecanismos de

controlo para assegurar que os planos sejam cumpridos, como por exemplo:

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Reuniões;

Relatórios;

Comparação de orçamentos (custos iniciais) com custos reais.

Avaliação

É essencial para a organização poder verificar se foi bem sucedida e se foram

atingidos os objectivos inicialmente estabelecidos.

Permite dar feedback aos patrocinadores e identificar problemas para realizar

acções correctivas e prevenir futuras repetições.

Durante o evento – observação, registo de ocorrências, …

Depois do evento – questionários com perguntas abertas e fechadas,

sondagens de opinião, reuniões, …

A nível interno – organização anfitriã

Reunião com toda a equipa a fim de recolher o máximo de informações,

opiniões e sugestões.

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A nível externo – dependendo do tipo de evento

Sondagens de opinião (Ex: conversas informais com os participantes durante o

evento);

Questionário;

Feedback dos órgãos de comunicação social.

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