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Manual de usuario sobre el funcionamiento del Sistema Web POA

Contenido Pág.

1. Descripción general del POA .................................................................................................................................. 3 2. Objetivo General. ...................................................................................................................................................... 3 3. Lineamientos generales para formular el POA 2013 ............................................................................................ 4 4. Diagrama de flujo procedimiento: Formulación del POA Espacios Universitarios ........................................... 7 5. Ingreso al Sistema Web POA .................................................................................................................................... 8 6. Opciones del Sistema Web POA ........................................................................................................................... 10 7. Datos Generales ...................................................................................................................................................... 11 8. Formulación de proyectos ..................................................................................................................................... 11

8.1 Pasos para formular proyectos: ........................................................................................................................ 13 8.1.1 Datos del proyecto: ......................................................................................................................................... 14 8.1.2 Formular metas. ................................................................................................................................................ 17 8.1.3 Otras metas ....................................................................................................................................................... 22

9. Reportes .................................................................................................................................................................... 25 10. Documentos de Consulta .................................................................................................................................... 26 11. Entrega Electrónica ............................................................................................................................................... 27 12. Opción Cerrar ........................................................................................................................................................ 29

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1. Descripción general del POA

El Programa Operativo Anual [POA], es un instrumento de planeación de corto plazo que permite actualizar los proyectos, objetivos, y metas programadas en los instrumentos de la planeación de largo y mediano plazo como son el Plan General de Desarrollo 2009-2021, Plan Rector de Desarrollo Institucional (PRDI) 2009-2013 y planes de desarrollo de Organismos Académicos, Centros Universitarios, Unidades Académicas Profesionales, Planteles de la Escuela Preparatoria e Institutos. A través de la estructura programática del POA se articulan los planes de mediano y largo plazo y la planeación institucional, con la de los espacios universitarios.

2. Objetivo General.

Esta guía tiene por objetivo apoyar el proceso de formulación del Programa Operativo Anual 2013, proporcionando los elementos técnicos del funcionamiento del Sistema Web POA diseñado para este fin, así como los lineamientos que rigen la formulación del POA.

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3. Lineamientos generales para formular el POA 2013

ADMINISTRACIÓN CENTRAL, OA, INSTITUTOS, PEP, CU, UAP Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN

• Todas las dependencias o áreas que cuentan con presupuesto y reciben recursos (centros de costo “padres” y centros de costo “hijos”), formularán su POA 2013.

• Todos los centros de costo padre e hijo tendrán sus claves de acceso al Sistema Web POA, así como la clave para realizar la firma electrónica del POA, las cuales estarán en resguardo del Director del Espacio Universitario o del Responsable de Planeación (o cargo equivalente).

• El periodo que comprenderá el POA 2013, será de enero a diciembre de ese año.

• El responsable de Planeación (o cargo equivalente), es quien coordina el proceso de formulación del POA en su espacio universitario, por lo que deberá consultar los documentos y aplicar los procedimientos relativos a dicho proceso, los cuales se encuentran disponibles en la página del SGC de la Universidad (en especial el procedimiento: Elaboración del POA espacios universitarios).

• El titular del espacio universitario dará el Vo. Bo. del POA en el sistema a través de la firma electrónica proporcionada por el Depto. de Programación.

• Todos los espacios universitarios que formulen POA, deberán sujetarse a los tiempos que marca el Cronograma de Trabajo establecido para este fin.

• El POA será la base para formular su presupuesto y servirá como insumo de información para su seguimiento y evaluación.

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• La elaboración del presupuesto, que tiene como base el POA, se realizará bajo los lineamientos marcados por la Dirección de Programación y Control Presupuestal.

• Para el caso de las dependencias de Administración Central o espacios académicos que deseen agregar metas que no están incluidas en el PRDI 2009-2013 ó en su Plan de Desarrollo (según sea el caso), debido a nuevas necesidades que se consideran importantes, deberán utilizar la sección de “Otras Metas” en el sistema Web POA.

• En el caso de agregar “Otras Metas”, estas deben representar acciones importantes que se puedan cumplir, que sean costeables y que se defina el responsable de meta correcto, así mismo, estas deben cuantificarse en números absolutos.

• En el caso anterior, se recomienda ser muy cautelosos, sobre todo si requieren recursos adicionales, ya que el programar “Otras Metas” no implica que por ese hecho, se contará con los recursos requeridos.

• Para el caso de las dependencias de Administración Central que solo tienen asignados los proyectos donde tienen metas PRDI, si requieren de otros proyectos que no tengan dados de alta para agregar otras metas, solicitar al Depto. de Programación la alta de esos proyectos.

• Una vez concluido y aprobado su POA, no habrá cambios de responsables de metas, salvo excepciones, como cambios en su estructura orgánica.

• Las metas deberán programarse a lo largo de todo el año, evitando en la medida posible que se programen a finales del año; para las metas que son de tipo acumulado o que son índices, en el mes de enero se tiene que programar el valor que tienen actualmente y en los meses siguientes la cantidad que se logrará en el 2013.

• Si existe el caso de metas PRDI o de planes y programas de desarrollo que ya se hayan cumplido, reconsiderar su reprogramación para incrementar su valor, si se cree pertinente y es factible cumplirlas.

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• El responsable de planeación deberá comunicar en su espacio universitario la versión aprobada de su POA, para efectos del proceso de presupuesto y del seguimiento y evaluación de actividades y resultados.

• Una vez que el POA ha sido revisado por el Departamento de Programación y que ya no tiene observaciones, el titular del espacio universitario realizará la entrega electrónica del mismo en el sistema Web POA, a través de la firma electrónica proporcionada por el Depto. de Programación, de tal manera que una vez realizada la firma electrónica solo se podrá consultar e imprimir el POA.

• La firma electrónica realizada por el titular del espacio universitario representa el Vo. Bo. de dicho titular, dándole formalidad a la ejecución del POA para el 2013 y es la evidencia de que el espacio concluyó el proceso de formulación de su programa operativo anual de manera satisfactoria (lo anterior sustituye al oficio de terminación que el espacio enviaba a la SPYDI).

• La SPyDI otorgará el Vo. Bo. de los programas operativos anuales a través de la firma electrónica del Director de Planeación o Secretario de Planeación y Desarrollo Institucional en el sistema Web POA (lo anterior sustituye al oficio de Liberación que enviaba la SPYDI).

• La encuesta de satisfacción del usuario estará disponible para su llenado en la sesión del usuario en el sistema Web POA.

• Para los espacios universitarios que no tienen metas asignadas en el PRDI 2009-2013 ó están en proceso de realizar su Plan de Desarrollo, forzosamente deben capturar “Otras Metas”, en los proyectos que les correspondan y de acuerdo a sus funciones.

• Los espacios académicos que se encuentran en proceso de formulación de su Plan de Desarrollo, deberán sujetarse a las actividades y tiempos establecidos que marca el Cronograma de Trabajo para la formulación del POA; y posteriormente cuando su Plan de Desarrollo sea aprobado por el H. Consejo Universitario, actualizaran su POA de acuerdo al procedimiento de “Actualización del POA de espacios académicos”, publicado en la página del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad.

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4. Diagrama de flujo procedimiento: Formulación del POA Espacios Universitarios

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5. Ingreso al Sistema Web POA Ingresar a la dirección http://www.uaemex.mx. En el lado derecho de la pantalla, seleccione la opción “Sistemas Institucionales de Información Universitaria (SIIU)”.

Se despliega una nueva ventana con la leyenda “Sistemas en Web”; del lado izquierdo de la pantalla aparece un menú con opciones por años, elija la opción POA 2013 que se encuentra hasta el final.

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Aparecerá la pantalla de autentificación del Sistema Web POA, escriba su Login (nombre de usuario) y su Password (Contraseña), de clic en el botón “Ingresar”.

A continuación aparecerá la siguiente pantalla con las opciones para trabajar en el sistema web POA.

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6. Opciones del Sistema Web POA

El menú del sistema Web POA se integra de las siguientes opciones:

1. Datos 2. Formulación de Proyectos 3. Reportes POA 4. Documentos de consulta 5. Entrega electrónica 6. Cerrar sesión

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7. Datos Generales En esta opción se tiene que capturar el nombre del titular del centro de costo, el nombre del responsable de planeación del espacio universitario así como su teléfono y correo para poder estar en comunicación en las etapas del proceso de formulación del POA 2013. También se capturará la misión y visión del espacio universitario.

8. Formulación de proyectos Al entrar a la opción de “Formulación de proyectos” aparece una nueva ventana con el listado de los proyectos definidos en el Plan Rector de Desarrollo Institucional 2009-2013 y que están disponibles para formularse en cada espacio universitario, algunos de ellos son de tipo PRDI (para el caso de las dependencias de Administración Central), otros PD (Plan de Desarrollo, para los espacios académicos) y otros de tipo “Otras Metas” (para el caso de espacios universitarios que no tienen metas PRDI ó de Plan de Desarrollo).

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En los dos primeros casos (dependencias de Administración Central y espacios académicos), el estado de cada uno de los proyectos presentados en pantalla, indicarán con una leyenda en rojo el No. de metas que faltan de ser programadas, así como si falta el Responsable del Proyecto y/o el Objetivo de los mismos, (en caso de no estar formulados los proyectos en su totalidad); cuando los proyectos estén formulados completamente el estado cambiará a Formulado.

Para el caso de espacios universitarios que no tiene metas en el PRDI ó en PD, los tipos de proyectos estarán identificados con la leyenda de “Otras Metas”, con el fin de que estos espacios elijan los proyectos a programar y agreguen tantas metas sean necesarias pero que correspondan a su quehacer universitario en cada proyecto. El estado de los proyectos cambiará de No Formulado a Formulado cuando ya se hayan agregado metas.

Nota: Los espacios universitarios con esta situación, no necesariamente tienen que formular todos los proyectos, si no aquellos en los que se ubican sus funciones correspondientes.

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8.1 Pasos para formular proyectos: 1. Se da clic sobre el nombre del proyecto que se va a formular. Al hacerlo entramos a la pantalla de captura del

proyecto.

2. En esta pantalla aparece el nombre del proyecto que se va a formular y tres opciones: “Datos del proyecto”, “Metas”, y “Otras Metas”.

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8.1.1 Datos del proyecto: Es fundamental seguir el orden que establece el sistema, por lo que en primer lugar se debe elegir la opción “Datos del Proyecto” para que aparezcan los datos a registrar (si no se registran los Datos del Proyecto no aparecerán las metas que se tienen que programar).

1. Se desplegará información relacionada con el centro de costo de afectación, el responsable del proyecto, el objetivo institucional del proyecto y el objetivo particular de los OA, CU, PEP y UAP.

Las opciones a registrar en esta sección serán el Responsable del Proyecto y Objetivo del Proyecto.

2. El responsable del proyecto en cada espacio universitario deberá ser necesariamente EL TITULAR DEL MISMO. En este campo hay un menú desplegable con todas las posibles opciones, por lo que se debe seleccionar al Director del Espacio Académico, al Secretario, Director, etc. dependiendo de quién sea el titular de dicho espacio.

3. El objetivo UAEM que se presenta, es el objetivo institucional del proyecto que se está formulando, por lo que sirve como referencia para capturar el objetivo particular de cada espacio universitario.

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4. Finalmente, para los OA, PEP, Institutos, CU y UAPS se creó un espacio de captura para que describan el objetivo particular de ese proyecto en el espacio, acotando el objetivo institucional a las condiciones del espacio universitario. Las dependencias de Administración Central NO tienen dicho campo ya que el objetivo institucional del proyecto es el mismo que tienen las diversas áreas.

5. Una vez que se han dado de alta los datos del proyecto, se debe dar clic en el botón “Guardar proyecto”, con lo cual la información quedará registrada.

6. Si desea modificar el Responsable del Proyecto, vuelva a elegir el responsable correcto de la lista desplegable, y si desea modificar el objetivo, realice las modificaciones necesarias y a continuación de clic en “Modificar proyecto” para que se guarde nuevamente la información.

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8.1.2 Formular metas. Una vez concluida la captura de los datos del proyecto, se da clic en la opción “Metas”, al hacerlo aparecerá un menú desplegable con la leyenda “Metas”. También aparecerá un cuadro con el botón “Programar meta”.

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Para formular una meta primero se debe seleccionar en el menú desplegable la meta que se va a programar (las metas fueron definidas en el PRDI o en los planes de desarrollo, según sea el caso). Se recomienda seguir el orden que plantea el sistema, seleccionado la primera meta establecida para ese proyecto.

Nota: Si no se hubieran dado de alta los datos del proyecto, el menú desplegable de las metas estará en blanco. Las metas que están con un asterisco indican que no han sido programadas.

Una vez seleccionada la meta que se va a trabajar, aparecerá un valor en rojo con la leyenda “Meta Anual”. Este dato es el valor de la meta que se tiene planteado cumplir en el año de ejercicio.

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A continuación se programará la meta del espacio universitario.

1. Para ello de clic en el botón “Programar Meta”. Los datos de “Responsable de Meta”, “Descripción de la Meta” y Unidad de Medida” ya vienen precargados en el sistema, por lo que no se podrán modificar.

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2. Se debe capturar la meta anual (M. Anual), la cual corresponde al mismo valor (ó uno mayor) especificado en la “Meta Anual”. Dicho valor debe ser capturado de acuerdo a como está especificado en la “Meta Anual”, por ejemplo, si es un valor absoluto de esta forma se debe capturar ó si está especificado con punto decimal de esta forma se tiene que programar.

3. Este dato no puede ser menor a la “Meta Anual” de referencia, en este caso el sistema marcará un error.

4. Finalmente se debe programar el valor de la “M. Anual” de forma mensual, es decir, especificar en qué meses se dará cumplimiento a la meta de tal forma que la suma de los meses debe corresponder al valor de la “M. Anual”.

5. Ya que se programó completamente la meta, se da clic en el botón “Gua” (Guardar).

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6. De igual forma, si se quisiera Modificar la programación de esa meta, se debe dar clic en “Mod” (Modificar), se realizan los cambios necesario y posteriormente se da clic en “Gua” (guardar).

7. Si se quiere eliminar la programación de una meta, se debe dar clic en “Borrar”, es importante aclara que “Borrar” no significa eliminar la meta del listado, lo que se borra es únicamente la programación, por lo que una vez que se borra se tiene que volver a programar la meta.

Nota: Se deben programar todas las metas que aparecen en cada proyecto, las metas que se especifican con asterisco indican que no han sido programadas.

Ya que se terminó de formular un proyecto, se debe dar clic al botón “Regresar a proyectos” ubicado en la parte inferior de la pantalla para regresar a la ventana donde se tiene el listado completo de los proyectos.

Repetir estos pasos por cada proyecto que se tiene que formular.

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8.1.3 Otras metas Esta opción es está incluida en todos los proyectos y puede ser usada tanto para los espacios universitarios que tiene asignadas metas PRDI como en el caso de las dependencias de Administración Central y para los espacios académicos que tienen Plan de Desarrollo, así como para los espacios universitarios que no tienen asignadas metas PRDI o Plan de Desarrollo.

Para los espacios universitarios que tienen metas PRDI ó PD, sólo es conveniente agregar otras metas por cambios no previstos o por nuevas necesidades. En cambio para aquellos espacios que no tienen este tipo de metas, forzosamente tienen que agregar otras metas que estén relacionadas con su quehacer universitario, en los proyectos que les corresponda, según sus funciones.

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Pasos para agregar “Otras Metas”

1. Se da clic en la opción de “Otras Metas”, con lo cual se desplegará la siguiente pantalla, para agregar otra meta de clic en la opción Nueva Meta del Proyecto (mediante este botón se pueden agregar tantas metas se necesiten).

2. Una vez que se dio clic en esta opción, se desplegará la información a capturar como el Responsable de la Meta (el sistema mostrará un listado para elegir el responsable correspondiente), la Descripción de la Meta (permite capturar el texto de la meta), la Unidad de Medida (muestra un listado para elegir la unidad de medida adecuada) y la M. Anual. Una vez capturada esta información dar clic en la opción “Gua” (Guardar).

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Nota: Es importante resaltar que a diferencia de la opción “Formular Metas” donde las metas ya vienen presentadas en el sistema, en esta opción hay que capturar la información, por lo cual se debe ser muy específico en lo que se registra.

3. De igual forma que en los casos anteriores, se tiene la posibilidad de borrar, modificar o cancelar la información cuando ya fue guardada.

Ya que se terminó de formular un proyecto, se puede dar clic al botón “Regresar a proyectos” ubicado en la parte inferior de la pantalla para regresar a la ventana donde se tiene el listado completo de los proyectos.

Repetir estos pasos por cada proyecto que se deseen agregar otras metas.

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9. Reportes La tercera opción del menú principal es la de “Reportes”, estos sirven para presentar la información que se genera en POA mediante tablas que pueden ser impresas. Para ingresar a esta sección, se le da clic en la opción “Reportes POA”. Este botón nos llevará a la ventana donde se puede seleccionar la información correspondiente.

1. La sección de Reportes tiene 4 opciones a elegir:

a. Metas para programar por área responsable: presenta en pantalla un reporte de las metas (sin programar) por área de responsable con el fin de que el responsable de planeación solicite la programación de las metas a las áreas correspondientes.

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b. POA (PRDI/PD): presenta en pantalla las metas que son PRDI (dependencias de Administración Central) ó PD (espacios académicos).

c. OTRAS METAS: presenta en pantalla únicamente las otras metas que se hayan capturado en cada proyecto.

Nota: Para el caso de los espacios que tienen metas PRDI ó PD, solo mostrará información si es que se capturaron otras metas en los proyectos. Para el caso de los espacios que no tienen asignadas metas PRDI ó PD, esta es la opción adecuada para obtener el reporte de las otras metas que registraron.

d. TOTAL DE METAS POA (PRDI/PD Y OTRAS METAS): presenta en pantalla tanto las metas PRDI ó PD junto con las otras metas que se hayan capturado, (si es el caso).

La opción agrupar por área responsable, presenta las metas programadas pero por área de responsable, si no se selecciona esta opción, las metas aparecen por proyecto.

2. Una vez seleccionada la opción deseada, se da clic en el botón “Generar reporte” mediante el cual aparecerán las tablas con la información requerida.

3. El reporte se genera en la Página Web, podemos copiar esta información y “pegarla” en una hoja nueva de Microsoft Word para configurar las páginas e imprimirlas ó bien, se puede guardar como pdf si se cuenta con esta opción.

10. Documentos de Consulta Esta sección contendrá documentos que contienen información para la Formulación del POA 2013 y que estarán disponibles para su descarga y consulta.

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11. Entrega Electrónica

Esta opción se utiliza para realizar una entrega electrónica, toda vez que se haya concluido con la Formulación del POA. Para realizar la entrega del POA a la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional, se da clic en la opción de “ENTREGA ELECTRÓNICA”.

A continuación aparecerá una encuesta de satisfacción que el responsable de planeación deberá capturar para conocer su opinión acerca del proceso.

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Una vez capturada la encuesta, aparecerá la opción para ingresar la clave de firma electrónica que fue proporcionada por la Dirección de Planeación por lo que el titular de la dependencia deberá ingresarla ya que con esta validación el titular estará otorgando su Vo. Bo.

Para el caso de los espacios universitarios con proyectos con metas PRDI ó PD, la entrega electrónica indicara por Proyecto si existe algún dato incompleto o falta programar alguna meta, la leyenda que mostrará el sistema especificará: “La entrega electrónica no se puede realizar hasta que se capture la información faltante”, eso nos indica que se encuentra incompleto él POA, por lo tanto debe de concluirse, para poder realizar dicha entrega.

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Los espacios universitarios que NO tienen proyectos con metas PRDI ó PD, el sistema no especifica si falta algún dato o meta por programar dado que estos espacios formulan los proyectos acordes a sus funciones, por lo tanto para realizar la entrega electrónica se debe estar seguro que la información esta correcta y que ya no se van a formular más proyectos.

En caso de que se encuentre completamente formulado su POA, dar clic en la opción “Continuar” de esta manera se estará haciendo la entrega electrónica y no se podrán hacer modificaciones al POA, y si damos clic en “Regresar”, el sistema regresará a la pantalla de inicio del Sistema.

12. Opción Cerrar Opción para salir del sistema web POA.

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Para asesoría puede contactar a las siguientes personas:

Dirección de Planeación Tel. Ext. Email L. I. A Araceli Díaz Jiménez 226 23 00 1334 adiazj@uaemex.mx

L. en D. Fabiola B. Armeaga Ortiz 226 23 00 1332 fbarmeagao@uaemex.mx Desarrollo de Sistemas Tel. Ext. Email

Ing. Adrián Mulhia 2 15 17 60 7406 eamulhiar@uaemex.mx