manual de redacao oficial2014

8/11/2019 Manual de Redacao Oficial2014

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Manual deREDAO OFICIALda Prefeitura Municipal de Belo Horizonte

Secretaria Municipal de GovernoSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao

Gerncia de Modernizao de Processos e Desenvolvimento InstitucionalGerncia de Desenvolvimento Organizacional

Belo Horizonte, 2014


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Manual de Redao Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte 2

Elaborao:

Grupo de trabalho coordenado pela Secretaria Municipal Adjunta de Modernizao, da SecretariaMunicipal de Governo, encarregado de elaborar a reviso do Manual de Comunicao daPrefeitura Municipal de Belo Horizonte (2003).

Composio:

Eliana Castro CoelhoAnalista de Polticas PblicasGerente de Desenvolvimento Organizacional - GEORGSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao - SMAM

Suzana Maria Ferreira LouresProfessora Municipal de Lngua PortuguesaSecretaria Municipal de Educao - SMED

Ana Paula SilvaAnalista de Polticas PblicasGerncia de Desenvolvimento Organizacional - GEORGSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao - SMAM

Wesley Viana MassenaAnalista de Polticas PblicasGerncia de Desenvolvimento Organizacional - GEORGSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao - SMAM

Editorao e apoioEquipe da Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORGSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao - SMAM

Capa

Gerncia de Produo Visual GEPVAssessoria de Comunicao Social ASCOMPrefeitura de Belo Horizonte - PBH

1 Edio(Reviso, atualizao e ampliao do Manual de Comunicao Oficial da Prefeitura Municipal deBelo Horizonte, publicado em 2003)

2014 Permitida a reproduo sem fins lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se citada afonte e o stio da internetonde pode ser encontrado o original (www.pbh.gov.br).

B4521 Belo Horizonte. Prefeitura MunicipalManual de Redao Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, 2014.162 p.

Inclui bibliografia.
http://www.pbh.gov.br/http://www.pbh.gov.br/


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Manual distribudo a todas as unidades administrativas da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte,devendo estar disponvel em local de fcil consulta.

Recomenda-se aos gestores responsveis pelas unidades dar ampla divulgao a todos osintegrantes da sua equipe: servidores, assessores, prestadores de servio e outros que atuamcomo colaboradores no mbito da administrao municipal.

Sugestes e crticas para aperfeioamento podem ser encaminhadas, a qualquer tempo, paraaproveitamento em edio futura, Gerncia de Desenvolvimento Organizacional - GEORG, daSecretaria Municipal Adjunta de Modernizao - SMAM, correio eletrnico:[email protected].

Documento disponvel em meio eletrnico no stio daPrefeitura Municipal de Belo Horizonte:

http://www.pbh.gov.br
mailto:[email protected]://www.pbh.gov.br/http://www.pbh.gov.br/mailto:[email protected]


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DEDICATRIA

Este Manual dedicado a todos os servidores pblicos, gestores e demais colaboradores queatuam no mbito da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte.


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AGRADECIMENTOS

Agradecemos Secretaria Municipal de Educao pela cesso da professora de LnguaPortuguesa, Suzana Maria Ferreira Loures, para compor o grupo de trabalho de elaborao desteManual.

Aos participantes da equipe multidisciplinar da fase de pr-teste, pertencentes aos diversosrgos do municpio, em especial, professora de Lngua Portuguesa, Ivonise Morato de OliveiraCapanema, pelo incansvel trabalho de reviso.

A todos os demais servidores que dispensaram parte de seu exguo tempo na execuo desteprojeto, contribuindo, de alguma forma, para a qualidade do resultado.


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Ao produzir um documento dentro de um rgo pblico, esse documento no exclusivamente dapessoa que o produziu, no serve apenas para o seu entendimento, no se restringe apenas aoseu trabalho pessoal. Trata-se de um documento pblico, em nome da organizao no nosso

caso, da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. , portanto, um documento oficial.

Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG


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LISTA DE ILUSTRAES

Figura 1 Braso de Armas e assinatura para papel A4 em p&b 33

Figura 2 Modelo de Acrdo 45

Figura 3 Modelo de Ata formal 48Figura 4 Formulrio padronizado Memria de Reunio 49

Figura 5 Exemplo de Decreto 67

Figura 6 Exemplo de Despacho 69

Figura 7 Modelo padronizado para Fax 70

Figura 8 Modelo padronizado de Ofcio interno 82

Figura 9 Modelo padronizado de Ofcio externo 83

Figura 10 Exemplo padronizado de Ofcio-Circular 85

Figura 11 Modelo de Parecer 88

Figura 12 Exemplo de Portaria 91Figura 13 Exemplo de Resoluo 96


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LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Exemplos de frases no concisas e frases concisas 26

Quadro 2 Configuraes do Braso de Armas Oficial 34

Quadro 3 Descrio do Braso de Armas Oficial 34Quadro 4 Abreviaturas dos nomes dos meses 100

Quadro 5 Abreviaturas de vias e lugares pblicos (logradouros) 101

Quadro 6 Abreviaturas de profisses e ttulos 101

Quadro 7 Outros exemplos de abreviaturas possveis 102

Quadro 8 Siglas das unidades federativas brasileiras 103

Quadro 9 Siglas das regionais da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte 103

Quadro 10 Comparao do uso de siglas entre diversos autores 105

Quadro 11 Diferena entre abreviaturas e siglas 106

Quadro 12 Pronomes de tratamento 108Quadro 13 Regras de uso dos pronomes pessoais oblquos 113

Quadro 14 Emprego das locues verbais 114

Quadro 15 Exemplos de pronomes relativos variveis e invariveis 115

Quadro 16 Pronomes relativos e seus empregos especficos 115

Quadro 17 Pronomes demonstrativos e seus empregos 117

Quadro 18 O que demonstram os pronomes demonstrativos 117

Quadro 19 Regncia nominal 122

Quadro 20 Sinais de pontuao 126

Quadro 21 Alguns casos de estrangeirismos j consagrados na lngua portuguesa 132Quadro 22 Resumo do guia de reforma ortogrfica da lngua portuguesa 145


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SUMRIO

Parte IAspectos gerais da redao oficial 17

1 Introduo 19

2 Conceituao e importncia da redao oficial 21

3 Princpios e requisitos da redao oficial 23

4 Orientaes gerais para uma boa redao 27

Parte IIAspectos especficos da redao oficial na PBH 29

5 A Importncia da padronizao de documentos oficiais 315.1 Formulrios 315.2 Padronizao de Papelaria Envelopes 325.3 O Braso de Armas de Belo Horizonte 325.3.1 Configuraes do Braso Oficial nos documentos 33

6 Formatao e configurao de documentos 356.1 Configurao de pgina 356.1.1 Papel 356.1.2 Margens 356.2 Texto 35

6.3 Numerao das sees de um documento 366.4 Ilustraes 376.4.1 Quadros e Tabelas 376.4.2 Grficos 386.4.3 Fotografias, figuras, gravuras, imagens, desenhos, mapas e esquemas 39

Parte IIIPadronizao dos documentos oficiais municipais 41

7 Padronizao dos documentos oficiais municipais 437.1 Acrdo 447.2 Ata 467.3 Atestado 517.4 Certido 537.5 Certificado 547.6 Correio Eletrnico 567.7 Declarao 617.8 Decreto 637.9 Despacho 687.10 Fax 707.11 Instruo Normativa 717.12 Manuais 73

7.13 Ofcio 757.14 Ofcio-Circular 847.15 Parecer 867.16 Portaria 897.17 Relatrio 927.18 Resoluo 94


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Parte IVElementos de ortografia e gramtica 97

8. Elementos de ortografia e gramtica 998.1 Abreviaturas, siglas e smbolos mais comuns 1008.1.1 Abreviaturas 1008.1.2 Siglas 1038.1.2.1 Plural de siglas 1038.1.2.2 Translineao de siglas 1048.1.2.3 Algumas orientaes a respeito do emprego das siglas 1048.1.3 Smbolos 1068.2 Pronomes 1078.2.1 Pronomes de tratamento 1078.2.2 Pronomes pessoais 1128.2.3 Pronomes relativos 1148.2.4 Pronomes demonstrativos 1178.3 Concordncia verbal 118

8.4 Concordncia nominal 1218.5 Regncia verbal 1218.6 Regncia nominal 1228.7 Emprego dos sinais de pontuao 1248.7.1 O emprego da vrgula 1248.8 Crase 1288.9 Vcios de linguagem 1318.9.1 Arcasmo 1318.9.2 Ambiguidade (ou anfibologia) 1318.9.3 Barbarismo 1318.9.4 Cacfato 1328.9.5 Coliso 132

8.9.6 Eco 1338.9.7 Hiato 1338.9.8 Neologismo 1338.9.9 Pleonasmo 1338.9.10 Solecismo 1338.10 Homnimos e parnimos 134

9 Acordo ortogrfico de 1990 145

10 Como mencionar alguns elementos essenciais em um texto: numerais, datas e outros 14710.1 Numerais 14710.2 Porcentagem 147

10.3 Valores monetrios 14710.4 Datas 147

11 Dvidas mais frequentes da lngua portuguesa 149

12 Palavras usadas com frequncia nas comunicaes oficiais 153

Referncias 159


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PARTE I

ASPECTOS GERAIS DA REDAO OFICIAL


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1 INTRODUO

Secretaria Municipal Adjunta de Modernizao apresenta o Manual de Redao Oficial daPrefeitura Municipal de Belo Horizonte.

Este Manual vai alm de orientar na padronizao e simplificao de uma lista de documentos deuso comum elaborados pelos rgos municipais, uma vez que o ato de redigir documentos oficiaisest presente na rotina de cada servidor, seja ele responsvel por atividades de planejamento,captao, execuo e monitoramento dos servios pblicos. Portanto, necessrio que hajareviso das normas de elaborao de documentos, atualizando-as e tornando-as instrumentosfacilitadores de um processo de qualidade da produo documental do municpio. Essaatualizao tambm favorece um modelo de comunicao institucional mais gil econtemporneo.

Ao redigir documentos no servio pblico so dispensados recursos diversos, tais como o tempo to valioso nos dias atuais, recursos materiais, humanos e financeiros. necessrio ainda espao

para armazenamento fsico e eletrnico de documentos produzidos, o que tambm representacustos. Alm disso, a racionalizao do uso do papel uma premissa fundamental para ummundo mais sustentvel.

Nesse sentido, importante considerar todo o contexto do documento, ou seja, seu ciclo de vida,que se inicia em sua elaborao formal, passa pela tramitao e finaliza em sua guarda,conservao e at a eliminao definitiva, quando no mais necessrio. A qualidade e aracionalidade em sua produo facilitar a execuo dos servios pblicos, a futura e eficientebusca e recuperao do contedo informacional gerado durante todo esse processo, alm decontribuir para a gesto da informao e para transparncia pblica.

O contedo aqui apresentado consiste na reviso do Manual de Comunicao Oficial da PBH,

publicado em 2003, que, por sua vez, deu seguimento s verses anteriores do Manual: 1984,1997 e 2000. Constitui-se como documento de referncia e apoio ao treinamento e atualizaode conhecimentos para aqueles que atuam na administrao pblica municipal, sejam elesservidores pblicos, titulares de cargos comissionados, assessores e demais colaboradores.

A metodologia do trabalho de reviso foi fundamentada em uma minuciosa pesquisa bibliogrfica,considerando alguns dos principais gramticos da lngua portuguesa, principais dicionrios, almde manuais de redao oficial da esfera pblica, incluindo a verso anterior do Manual deComunicao Oficial da Prefeitura de Belo Horizonte, alm do Manual de Redao da Presidnciada Repblica (2002) e do Manual de Atos Oficiais do Superior Tribunal de Justia (2007).Pesquisamos ainda a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), stios confiveis dainternet e artigos pertinentes. Passada a fase de elaborao, seguiu-se a fase de pr-teste do

Manual, consistindo na avaliao do contedo por participantes dos diversos rgos municipais,com experincias e formaes multidisciplinares, visando garantir seu alinhamento snecessidades organizacionais.

Para facilitar o entendimento do contedo, o documento foi dividido em quatro partes: a parte I,com os Aspectos Gerais da Redao Oficial, introduzindo o assunto com alguns conceitosbsicos, princpios, requisitos e dicas de redao; a parte II, com os Aspectos Especficos daRedao Oficial, com os temas bsicos no contexto de redao oficial, bem como orientaes deformatao de documentos; a parte III, Padronizao dos Documentos Oficiais Municipais,contempla o padro dos principais documentos elaborados na Prefeitura de Belo Horizonte e,enfim, a parte IV, Elementos de Ortografia e Gramtica, permitindo um acesso prtico aoscontedos da lngua portuguesa mais usados na redao dos documentos municipais.

Esperamos que este documento seja um instrumento facilitador na promoo da melhoria daqualidade da prestao dos servios pblicos da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte.

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2 CONCEITUAO E IMPORTNCIA DA REDAO OFICIAL

m conceito fundamental que se deve ter claro em se tratando de redao oficial refere-se aotermo documento oficial. Entende-se por documento oficial o documento de qualquer espcie eemitido em qualquer suporte, produzido e recebido pelos rgos dos poderes Executivo, Judicirioe Legislativo, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, inclusive os daAdministrao Indireta.

Dessa forma, o servidor ou outro agente pblico ao redigir um documento no mbito de suasatribuies no est se posicionando de forma pessoal ou particular. Nas comunicaes oficiaish sempre um nico comunicador: o Servio Pblico. O receptor dessa comunicao ou oprprio Servio Pblico (no caso de expedientes dirigidos de um rgo a outro), ou determinadocidado ou instituio, aqui chamado pblico-alvo. Esse documento emitido em nome do rgo oqual o emissor representa passa a ser um documento oficial, produzindo efeitos que podem gerarobrigaes, direitos, vantagens, dentre outros. Alm disso, o documento pode ser compreendidoou no, esclarecer ou confundir o receptor, orientar ou desorientar procedimentos administrativos

e tambm prejudicar a imagem da administrao pblica. Por fim, cabe ressaltar que umdocumento oficial mal redigido pode levar a implicaes jurdicas, tais como anulao ou nulidadede atos, nos mbitos administrativo, civil e penal. Por isso, deve-se ter muito cuidado ao redigir umtexto em nome da Administrao Pblica.

A redao oficial, portanto, deve necessariamente ser pautada por alguns requisitos bsicos quepassaremos a discutir a partir deste momento.

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3 PRINCPIOS E REQUISITOS DA REDAO OFICIAL

ma das regras a serem observadas na produo de um bom texto a racionalizao dalinguagem empregada: h termos e expresses lingusticas sem qualquer proveito prtico eenunciados extensos demais. Alm disso, o emprego inadequado ou, pelo menos, exagerado dealgumas expresses tais como para os devidos fins/de ordem superior/chamamos a Vossaateno/reportando-me ao seu ofcio em referncia,os pleonasmos e demais vcios de linguagemimpelem o redator a erros recorrentes.

Para evitar que esses e outros erros aconteam, alguns princpios e requisitos devem serobservados quando da elaborao de um texto oficial.

Os princpios decorrem da Constituio Federal, que dispe, no Art. 37 "A administrao pblicadireta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dosMunicpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade eeficincia". Uma vez que esses so princpios constitucionais da Administrao Pblica, fica

evidente que devem nortear tambm a redao oficial.Os requisitos a serem observados na redao oficial so: clareza e coerncia, coeso,uniformidade e padronizao, conciso e formalidade no uso da lngua padro.

Apresentados esses princpios e requisitos fundamentais na redao oficial, passemos descrio de cada um.

3.1 Princpios

3.1.1 Legalidade

De acordo com esse princpio, a administrao pblica somente pode fazer o que permitido porLei. Por isso, este , talvez, o princpio mais importante que norteia a Redao Oficial. Toda equalquer redao oficial produzir efeitos e, se no observada a competncia originria(quemdeve assinar, ou se responsabilizar por aquele contedo expresso na correspondncia), se noobservado o meio adequado pelo qual ser efetivada esta redao (Lei, Decreto, Portaria,etc.), ou ainda, se houver vcios de legalidade em documentos oficiais (exemplo:inconstitucionalidade), este documento poder ser contestado, inclusive judicialmente. De outraforma, um documento que no atenda ao princpio da legalidade poder ser considerado nulo ouanulvel, gerar prejuzos, inclusive financeiros, para a Administrao, alm de resultar naresponsabilidade administrativa, civil e penal de quem o emitiu inadvertidamente.

3.1.2 Impessoalidade

Este princpio garante que a correspondncia no deve ter nenhuma caracterstica que aponte oemissor como um particular, mas, sim, como um representante do Ente Pblico o qual representa.

Nesse aspecto, observe que, uma vez que a pessoa que emite o documento assume o lugar doEnte Pblico, recomenda-se, via de regra, redigi-lo sempre na 1 pessoa do plural, como se aprpria Prefeitura, no seu coletivo, o estivesse emitindo e assinando.

Exemplos: Informamos-lhes que...Solicitamos-lhes...

A correspondncia pode tambm ser emitida em nome de um rgo ou entidade. Nesse caso, a

impessoalidade dever ser manifesta pelo verbo na 3 pessoa.Exemplos: O Conselho Municipal do Meio Ambiente informa...

A Superintendncia de Limpeza Urbana torna pblicoo resumo...A Coordenadoria de Proteo e Defesa do Consumidor PROCON-BH resolve...

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No entanto, cabe a ressalva de que, quando o ato contiver assunto de responsabilidade exclusivae pessoal de quem o assina, deve-se usar a primeira pessoa do singular.

Exemplos: Atesto que o servidor...Em cumprimento ao despacho citado, certificoque...No havendo mais nada a tratar, lavreia presente ata...

3.1.3 Moralidade

Os atos da Administrao Pblica devem seguir os padres ticos da sociedade. O conceito demoralidade, nesse sentido, associa-se tambm probidade administrativa, que tratada naprpria Constituio Federal (art. 37, 4). Conforme Caetano:

A probidade administrativa consiste no dever de o funcionrio servir aAdministrao com honestidade, procedendo no exerccio das suas funes, semaproveitar os poderes ou facilidades delas decorrentes em proveito pessoal ou deoutrem a quem queira favorecer. (CAETANO, 1970, p.684)

3.1.4 PublicidadeEste princpio, em termos de Redao Oficial, nada mais que tornar pblica a correspondnciaou informao. Acontece que, como so muitas as correspondncias emitidas por dia no mbitomunicipal, publica-se no Dirio Oficial do Municpio (DOM) somente aquelas mais formais, comefeitos mais amplos, de interesse da populao em geral ou de relevncia administrativa. Isso noquer dizer que os outros documentos no possam ou no devam ser de conhecimento pblicotambm. Ocorre que alguns assuntos so de interesse exclusivamente da administrao, no seumbito interno. No entanto, se algum cidado, que tiver conhecimento sobre documento de seuinteresse, quiser ter acesso a este documento e tal acesso lhe for negado, ele (cidado) salvocasos especficos como determinao judicial em contrrio ou sigilo de informaoprevisto emlei poder entrar com mandado de segurana contra a autoridade que lhe negou o acesso.

Cabe destacar a Lei Federal n. 12.527 (Lei de Acesso Informao), de 18 de novembro de2011, que entrou em vigor a partir do dia 16 de maio de 2012, regulamentando o direitoconstitucional de acesso s informaes pblicas. Observa-se, com esta Lei, que a publicidadepassa a ser um preceito geral do servio pblico, e o sigilo da informao, uma exceo, quedever ser aplicada apenas para casos especficos. A Lei aplicvel aos trs Poderes: Executivo,Legislativo e Judicirio, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios.Recomendamos a leitura na ntegra desta Lei, assim como a sua regulamentao municipal,Decreto n. 14.906, de 15 de maio de 2012.

3.1.5 Eficincia

Eficincia o princpio que garante o melhor rendimento com o mnimo de erros e/ou dedispndios de energia, tempo, dinheiro ou meios.

3.2 Requisitos

3.2.1 Clareza

O texto deve ser elaborado de forma que o cidado comum possa compreend-lo perfeitamente,sem permitir interpretao equivocada. No h dvida de que um texto marcado por expressesde circulao restrita, como o jargo tcnico e o uso de siglas sem identificao, por exemplo, temsua compreenso dificultada.

Escrever difcil, na maioria das vezes, no significa escrever bem. Para escrever com clareza,recomendamos algumas dicas:

a) evite o uso da linguagem tcnica. A linguagem tcnica deve ser usada apenas em situaesque a exijam. Exemplo: quando um tcnico fala a outro tcnico. No entanto, deve serexplicitada em comunicaes a outros rgos ou em expedientes voltados para os cidados;


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b) use palavras e expresses em outro idioma apenas quando forem indispensveis, em razode serem designaes ou expresses de uso j consagrado ou de no terem exata traduo.Nesse caso, grafe-as em itlico;

c) no use figuras de linguagem e frases ambguas. Exemplos a evitar: Maria convenceu Joanaa estudar na biblioteca de sua escola. (escola de quem?);

d) no externe opinies, rena fatos;

Exemplo: Em vez de No aceitamos tal mercadoria por estar inadequada, prefira Noaceitamos os chuveiros eltricos e as torneiras por apresentarem defeitos. Aqueleschegaram amassados; estas, com roscas espanadas.

e) seja econmico no emprego de pronomes pessoais, pronomes possessivos e pronomesindefinidos. Evite, por exemplo, um tal, um outro, um certo, um determinado, poistermos indefinidos juntos podem tornar o texto obscuro;

f) corte o uso de adjetivos, advrbios, locues adverbiais e expresses irrelevantes;

Exemplo: Substitua Sem mais para o momento por Atenciosamente, ou Respeitosamente,,conforme o caso.

g) redija, sempre que possvel, oraes na ordem direta (voz ativa), utilizando perodos curtos esem o emprego excessivo de adjetivos;

Exemplo: No lugar de Foram feitas muitas alteraes pelos engenheiros, prefira Osengenheiros fizeram muitas alteraes.

h) procure restringir o uso de conjunes e de pronomes relativos (que, qual, cujo);

Exemplo: indispensvel que se conheam os critrios que se adotaram para que sejamcorrigidas as provas que se realizaram ontem, a fim de que se tomem as medidasque forem julgadas necessrias. Poderia ser trocada por: indispensvelconhecer os critrios adotados para a correo das provas realizadas ontem, a fim

de se tomarem as medidas necessrias.

i) troque termos repetidos por outros de significao equivalente. Porm, use esse recurso commoderao, pois, mesmo sendo termos diferentes, remetero a um mesmo sentido,permanecendo a ideia de repetio.

3.2.2 Coerncia

Entende-se por texto coerente aquele que no foge do(s) seu(s) tpico(s) principal(ais) e que sevale de elementos conectivos (por exemplo, da coeso) para dar sequncia lgica e coerncia aoassunto abordado.

3.2.3 Coeso

Um texto coeso aquele em que se utiliza dos diversos elementos/conectivos, tais como da,ento, por isso, por este motivo, em face disto, isto posto, portanto, isso porque, noentanto para unir as frases, as ideias e facilitar o seu entendimento.

Exemplo: Sendo o ofcio um documento formal e que exige a assinatura do emissor, ele no podeser enviado exclusivamente via e-mail, salvo quando respaldado por mecanismo decertificao digital. No entanto, quando conveniente, para dar agilidade ao assunto,cpia eletrnica do ofcio poder ser encaminhada via e-mail. Nesse caso, observe aseguinte orientao: ao final do documento, aps o campo de assinatura, inclua aobservao: Cpia eletrnica deste ofcio encaminhada ao destinatrio via e-mail, em

dd/mm/aaaa. Original encaminhado via (malote, Correios...)..

3.2.4 Conciso

Entende-se por texto conciso aquele que consegue exprimir o mximo de informao com omnimo de palavras. Aspectos importantes do texto no devem ser excludos de uma redao, no


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intuito de reduzi-la em tamanho. Ser conciso apenas retirar palavras inteis, expressesirrelevantes, redundncias, passagens que nada acrescentam ao texto. Conciso e objetividade,nesse caso, so sinnimas: consistem em ir diretamente ao assunto.

Quadro 1 - Exemplos de frases no concisas e frases concisas

Frases no concisas(frases a evitar) Frases concisas(recomendadas em substituio)

Temos o prazer em apresentar-lhe...Vimos apresentar a V.Sa. ...

Apresentamos a V. Sa. ...Apresentamos-lhe...

Com os protestos da mais elevada estima e considerao...A seu inteiro dispor...Aproveitando o ensejo para colocarmo-nos a seu inteiro dispor...Com os protestos de elevada estima e distinta considerao...Firmamos mui cordialmente...Firmamos mui atenciosamente...

Agradecemos...Atenciosamente, ou Respeitosamente,Colocamo-nos disposio para mais

esclarecimentos... (no existe aexpresso maiores esclarecimentos)

Fonte: dos autores

3.2.5 Formalidade

Por causa de seu carter pblico e de sua finalidade, os atos e os expedientes oficiais requerem ouso do padro culto do idioma, que acata os preceitos da gramtica formal e emprega umvocabulrio compartilhado pelo conjunto dos usurios da lngua. O uso do padro culto ,portanto, imprescindvel na redao oficial. Isso porque est acima das diferenas lexicais,morfolgicas ou sintticas regionais, dos modismos vocabulares e das particularidadeslingusticas. No entanto, usar o padro culto no significa escrever de modo rebuscado, de difcilentendimento. A formalidade diz respeito ainda polidez, civilidade no prprio enfoque dado aoassunto da comunicao em questo.

3.2.6 Uniformidade e padronizao

Uma vez que a administrao municipal una, natural que as comunicaes que expede sigamo mesmo padro e que mantenham uma identidade institucional. A uniformidade e padronizaoso, dessa forma, requisitos que auxiliam a imprimir qualidade na produo documental domunicpio, facilitando sua compreenso, o compartilhamento de documentos afins pelas unidades,a tramitao e o arquivamento desses documentos, bem como sua autenticidade.

A padronizao compreende, alm do uso de terminologias comuns entre as reas, dentre outrosaspectos, a apresentao e diagramao dos textos, a definio de fontes e o uso de papisuniformes.


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4 ORIENTAES GERAIS PARA UMA BOA REDAO

a) redija sua comunicao como se estivesse no lugar daquele que ir receber acorrespondncia. Deve pensar que este, a princpio, desconhece o objetivo ou o assunto desua mensagem. Portanto, a linguagem deve ser clara, e o contedo objetivo, para evitarcompreenso ambgua. Atente-se aos demais requisitos apresentados: clareza, coerncia,coeso, conciso, formalidade, padronizao, uniformizao, bem como os princpios dalegalidade, impessoalidade, moralidade e eficincia;

b) pense bem antes de escrever: Qual o referente (assunto) do texto? Qual a mensagem quedesejo passar? Quem o receptor? Pensar no receptor e adequar a mensagem a este noimplica redigir o texto com incorrees gramaticais para que seu contedo seja absorvidopela parcela do pblico-alvo carente do conhecimento da lngua culta, quando for o caso. Umtexto elaborado com linguagem simples, concisa, mas correta suficiente para atingirqualquer pblico de maneira mais adequada;

c) todo ato de redao deve ser datado e assinado. Essa orientao vale inclusive para osdocumentos mais informais, tais como bilhetes e recados. A data situa o documento noespao temporal: Quando foi emitido? A assinatura ou rubrica atribui o responsvel pelaemisso do documento: Quem o emitiu? O destinatrio claro evita que o documento chegue pessoa errada, causando mal-entendidos ou deixando de atingir quem de fato imprescindvel;

d) consulte, sempre que houver dvidas, dicionrios, gramticas e outras bibliografias queorientem quanto ao correto uso da lngua portuguesa. A web um meio fcil e rpido depesquisa, no entanto,assegure-se de acessar apenas fontes confiveis;

e) se possvel, pea algum para ler o texto redigido e confirme se est compreensvel. Muitasvezes a mensagem que se quer passar no aquela que de fato foi escrita, embora pareaclaro para quem a emitiu;

f) faa sempre uma releitura do documento final, conferindo concordncias, pontuaes,repeties e excessos;

g) explicite os termos tcnicos, o significado das siglas, das abreviaes e os conceitosespecficos que no possam ser dispensados. O domnio que adquirimos sobre certosassuntos, especialmente em decorrncia de nossa experincia profissional, muitas vezes fazcom que os tomemos como conhecimento geral, o que nem sempre verdade;

h) cuide da apresentao de seus textos. Ningum gosta de receber uma correspondnciarasurada e de m aparncia;

i) redija seu documento, via de regra, na 1 pessoa do plural, seguindo as orientaes doprincpio de impessoalidade; ou seja, ao redigir um documento a pessoa que o emite assume

o lugar do Ente Pblico, como se a prpria Prefeitura, no seu coletivo, o estivesse redigindo eassinando. (Exceo: documentos especficos como atas, parecer tcnico, alguns tipos dedeclaraes, etc.);

j) seja responsvel, profissional e educado com o interlocutor. No use um documento oficialcomo instrumento para externar sentimentos pessoais, avaliaes subjetivas, julgamentos devalor, difamaes, etc. Isso poder lhe trazer problemas no mbito administrativo, penal oucivil;

k) tenha ateno ao encaminhar mensagens eletrnicas, conferindo texto e destinatrios. Essarecomendao muito relevante nos dias atuais, pois, com a velocidade das informaes,impulsionada pelas tecnologias, so recorrentes os encaminhamentos indevidos. Exemplo:um e-mailencaminhado a determinada ou a vrias pessoas indevidamente;

l) mantenha-se atualizado quanto evoluo da Lngua Portuguesa, das tcnicas de produode documentos e legislaes pertinentes. O Acordo Ortogrfico, aprovado em 1990, e a Leide Acesso Informao, de 2011, so exemplos dessa dinmica;


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m) no use o tratamento dignssimo (DD) para as autoridades. A dignidade pressuposto paraque se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao emcomunicaes oficiais;

n) atente-se aos vocativos utilizados nas correspondncias. Recomenda-se, para a maioria doscargos, o tratamento Senhor ou Senhora. Vide mais detalhes no item 8 deste Manual,

Pronome de Tratamento;Exemplos: Senhor Prefeito, Senhor Secretrio, Senhor Diretor, Senhor Gerente, Senhora

Suzana, Senhor Juiz, Senhor Presidente da Cmara Municipal,

Para os chefes mximos dos trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio), os vocativos so: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssima Senhora Presidente do Supremo Tribunal Federal,

o) quando necessrio citar um documento oficial, a primeira referncia deve indicar o tipo dedocumento, seguido da sigla do rgo que o expediu, seguido do nmero e da data completa(dia, ms e ano) em que ele foi expedido/assinado;

Exemplos: Conforme Portaria FMC n.. 11/2012, de 24 de agosto de 2012...Conforme Ofcio SMAM/SMGO n.. 001/2012, de 1 de janeiro de 2012...

Nas referncias seguintes, indicam-se apenas o nmero e o ano do documento, conforme aseguir:

...a Portaria FMC n.. 11/2012...; O ofcio SMAM/SMGO n. 001/2012...

p) deve-se atentar tambm para a forma de gravar e guardar documentos eletrnicos. Utilize umpadro para identificao de nome de arquivos e suas possveis verses. Apague os arquivosdesnecessrios, facilitando a busca e recuperao da informao;

q) atente-se definio de prazos de guarda e temporalidade de documentos emitidos. A Tabelade Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, oficializada e regida pelo DecretoMunicipal n. 9.223, de 20 de maio de 1997, define quanto tempo o documento deve ficarguardado no arquivo corrente, intermedirio e definitivo, se for o caso. Define tambm odestino do documento quanto eliminao ou microfilmagem ou guarda permanente. Se voctem documento que ainda no foi avaliado e que no est inserido na tabela detemporalidade, procure o Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte - APCBH, rgo gestorde arquivos da PBH, responsvel pelas definies e orientaes arquivsticas do municpio.

importante que as definies da Tabela de Temporalidade a respeito de prazos de guarda edestinao dos documentos, bem como os procedimentos pertinentes para a guarda,conservao e eliminao dos mesmos sejam rigorosamente cumpridos. Documentos

armazenados por tempo maior que o necessrio ou de forma incorreta acarretam maior custopara o Municpio, tais como os decorrentes do uso do espao fsico em imveis, armrios,estantes, gastos com manuteno, infraestrutura e pessoal. Alm disso, a m gesto no quetange ao arquivamento de documentos pblicos pode levar a outras implicaesadministrativas e jurdicas para a PBH.


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Manual de Redao Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte29

PARTE II

ASPECTOS ESPECFICOS DA REDAO OFICIAL NA PBH


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5 A IMPORTNCIA DA PADRONIZAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

padronizao de documentos oficiais um requisito fundamental que est relacionado racionalizao, segurana, autenticidade, identidade institucional e legalidade, alm de sertambm um requisito fundamental para a qualidade da produo e gesto documental, a exemploda guarda e o arquivamento de documentos. Arquivar documentos semelhantes que obedeam aum padro de tamanho de papel, localizao de campos para indexao e que estejam ntidos imprescindvel no servio pblico. Ao contrrio, as desconformidades na padronizao podemlevar a um maior custo e dificuldades no arquivamento e na recuperao da informao. E,principalmente, a padronizao serve para facilitar a posterior recuperao das informaescontidas nos documentos, sejam eles eletrnicos ou impressos. Um dado padronizado facilita epode ser pr-requisito para a integrao e a comparao com dados afins de outros sistemas edocumentos.

Alm disso, os documentos oficiais devem ser produzidos de forma que dificultem ao mximo apossibilidade de fraudes ou adulteraes. Devem tambm facilitar o reconhecimento de sua

autenticidade, oferecendo mais segurana tanto ao seu pblico-alvo quanto Prefeitura, que aprodutora do documento.

Na Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, a funo de padronizao e racionalizao dedocumentos cabe Secretaria Municipal Adjunta de Modernizao SMAM, sob aresponsabilidade da Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG. A funo daGEORG fazer uma leitura crtica do documento, de forma a apresentar uma verso final demelhor qualidade, racionalizada em termos de contedo, custo, etc., garantindo que cumpra asfunes para o qual foi elaborado. So ganhos do processo de padronizao, dentre outros:

a) reviso crtica do contedo do documento, tornando disponvel a informao para o usurio,de forma concisa e racional;

b) garantia de padro de qualidade na produo documental da Prefeitura, de acordo com asemanaes da ABNT (Associao Brasileira de Normas Tcnicas), facilitando seu trmitedurante todo o ciclo de vida documental (criao, uso corrente, arquivamento e eliminao);

c) facilidade de insero do documento em processo de Gerenciamento Eletrnico deDocumento GED, uma vez que documentos padronizados apresentam conciso, qualidadena apresentao de dados e layout, o que favorece todo tratamento eletrnico que essesdocumentos venham a ter;

d) garantia de aproveitamento de modelos por reas afins na organizao, contribuindo para apadronizao de procedimentos, evitando superposio de modelos e diferena na prestaode servios descentralizados;

e) reduo do gasto de papel e suprimentos de impresso, garantida pela utilizao de tcnicase metodologias especficas de padronizao.

5.1 Formulrios

Formulrio um documento padronizado, com disposio grfica e textual racional sobre umassunto ou procedimento especfico, estruturado segundo sua finalidade e com camposapropriados para preenchimento de dados.

Como ganhos do processo de padronizao, podemos citar:

a) garantia do padro de qualidade na produo documental da Prefeitura, facilitando o trmitedo documento durante todo o seu ciclo de vida (criao, uso corrente, arquivamento e

eliminao);b) racionalizao e controle da produo de documentos com reduo do gasto de papel e

suprimentos, garantidos pela utilizao de tcnicas e metodologias especficas depadronizao: racionalidade de contedo e melhor aproveitamento do papel, com reduo,em mdia, de 50% do espao necessrio para disposio da informao;

A


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c) adequao ao padro de normas tcnicas, o que facilita a implantao de projeto degerenciamento eletrnico de documento GED, que permite, dentre outras funes, atramitao do documento em meio eletrnico, transformando, se necessrio, documentos empapel para o formato digital. Para que o documento seja digitalizado com qualidade, necessrio que seu formato original tenha sido produzido com qualidade: nitidez da escrita,

racionalizao de espaos do papel, etc.;d) garantia de aproveitamento de modelos por reas afins na organizao, o que contribui para a

padronizao de procedimentos, coibindo a diferena na prestao de servios entre asunidades;

e) garantia e controle de verso (atualizao do documento) na disponibilizao ao usurio,dentre outros.

Os formulrios municipais devem ser padronizados e oficializados pela Secretaria MunicipalAdjunta de Modernizao SMAM, por meio da Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG. feito um trabalho conjunto com o rgo/unidade administrativa normatizadora doprocesso ao qual pertence; ou seja, aquele que detm o conhecimento tcnico do assunto. Cabe

ressaltar que, ao receber uma minuta de formulrio dos rgos da PBH - chamados de rgosnormatizadores do processo no qual o formulrio se encontra inserido -, a GEORG no fazapenas a transcrio do documento recebido para um determinado conjunto de regras e padro;sua funo fazer uma leitura crtica do documento, de forma a apresentar uma verso final demelhor qualidade, racionalizada, em termos de contedo, custo, etc., e que garanta que elecumpra as funes para o qual foi elaborado.

5.2 Padronizao de Papelaria Envelopes

Os envelopes destinados ao acondicionamento de documentos e correspondncias na PBHdevero obedecer padronizao de papelaria oficializada pela Secretaria Municipal Adjunta deModernizao.

Para circulao entre unidades da PBH deve ser usado o Envelope de Circulao Interna cdigoAGC - 00101120 - GE (de para), que apresenta como vantagem a possibilidade de reutilizaode at 29 vezes. O uso deste envelope minimiza os custos para a Prefeitura, alm de facilitar acirculao de documentos.

O envelope comum pardo, cdigo AGC - 00101135 - GE, dever ser usado apenas paracorrespondncias enviadas a destinatrios externos PBH, ou seja, rgos no pertencentes administrao direta ou indireta da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, empresas particularese cidado.

Demais envelopes padronizados devero ser usados de acordo com a finalidade do documento econstam no Manual de Papelaria Envelopes, disponibilizado na intranet da PBH,saladoservidor/acessorestrito/modernizacao/manuais.

5.3 O Braso de Armas de Belo Horizonte

De acordo com a Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995, no seu artigo 1, so trs ossmbolos do municpio: o Braso de Armas (FIG. 1), a Bandeira e o Hino.

O braso de armas de Belo Horizonte um elemento grfico padronizado, de uso obrigatrio emtodos os documentos oficiais, conforme disposto na Lei supracitada.

Art. 4 - Os papis oficiais dos rgos pblicos municipais que foremconfeccionados a partir da data de publicao desta Lei devero conter obraso de armas de Belo Horizonte.Pargrafo nico - Os papis oficiais j existentes quando da publicao desta Leipodero ser utilizados at o seu integral consumo. (GRIFO NOSSO)
http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=16771&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=16771&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=16771&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&


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Art. 5 - O municpio poder utilizar, em seus papis no-oficiais e bens, etambm nos meios de comunicao de que fizer uso, logotipo distinto do brasode armas, alm de outros smbolos previstos em lei. 1 - Os poderes do Municpio podero adotar logotipos diversos para os rgosque os compe, bem como para as campanhas ou eventos que venham apromover.

2 - O logotipo ser criado por decreto ou deliberao da Mesa Diretora,conforme seja para rgo, campanha ou evento do Executivo ou Legislativo,respectivamente. 3 - vedada a adoo de logotipos que:I - represente publicidade de autoridade, servidor ou partido poltico;II - relacionado com a campanha eleitoral em que se elegeu o Prefeito, em casode rgo, campanhas ou eventos do executivo, ou com os membros da MesaDiretora.(Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995.) (GRIFO NOSSO)

Todo documento oficial do Municpio deve conter o braso de armas (FIG. 1) acompanhado daassinatura Prefeitura Municipal de Belo Horizonte,no lado superior esquerdo do documento.

Figura 1 - Braso de Armas e assinatura para papel A4 em p&b. Fonte: Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG.

Ressalta-se que, com base no disposto nos artigos 4 e 5 da Lei 6.938/95, pode-se aferir que no dever constar em documentos oficiais outro logotipo, marca ou logomarca, salvoaquela que identifica entidade de Administrao Indireta e desde que devidamenteoficializada por Decreto.

O arquivo que contm o braso de armas, com as dimenses oficiais, est disponvel na intranet:portalpbh/saladoservidor/intranet-acessorestrito/modernizacao/formularios.

5.3.1 Configuraes do Braso Oficial nos documentos

Ao incluir o braso em um documento, deve-se levar em considerao sua qualidade efidedignidade com relao imagem original de criao. A qualidade e fidedignidade da imagemdo braso, especialmente considerando o tamanho, a proporo e as cores de modo a evitarpossveis distores, so dois aspectos de observncia obrigatria e facilitam a identificao daautenticidade dos documentos oficiais produzidos pela PBH.

Em documentos oficiais deve ser usado o braso preto e branco, preferencialmente, uma vez que,

de um modo geral, a impressora utilizada ser monocromtica. Essa opo resulta em menorcusto de impresso e, consequentemente, menor custo para os cofres pblicos. Outra observao que a impresso colorida pode resultar em perda da qualidade da imagem quando houver falhasnos cartuchos em cores, levando perda ou diminuio da legibilidade do documento oficial.

Note-se ainda que documentos no oficiais tais como peas de carter publicitrio devemseguir as orientaes dadas pela Assessoria de Comunicao Social do Municpio.

Observe que o tamanho do braso dever ser de acordo com o tamanho de papel. O quadro aseguir apresenta detalhamentos a respeito da configurao do braso para cada tipo de papel aser utilizado.
http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=15559&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=15559&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&pIdPlc=ecpTaxonomiaMenuPortal&app=intranetpbh&tax=15559&lang=pt_BR&pg=6661&taxp=0&


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Quadro 2 - Configuraes do Braso de Armas Oficial

Formato do papelMedidas

Braso com a AssinaturaFigura

A0: 84,1 cm 118, 9 cmA1: 59,4 cm 84,1 cmA2: 42 cm 59,4 cmA3: 29,7 cm 42 cm

7 cm de comprimento e 2 cm dealtura

A4:21 cm 29,7 cmA5: 14,8 cm 21,0 cmA6: 10,5 cm 14,8 cm

5 cm de comprimento e 1,4 cmde altura

A7: 7,4 cm 10,5 cmA8: 5,2 cm 7,4 cmA9: 3,7cm 5,2 cmA10: 2,6 cm 3,7cm

3,0 cm de comprimento e 0,9 cmde altura

Fonte: Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG

Quadro 3 - Descrio do Braso de Armas Oficial

Disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995:

...CAPTULO II

DO BRASO DE ARMAS

Art. 2 - O braso de armas de Belo Horizonte tem a seguintedescrio: Escudo portugus, lembrando a origem da nacionalidade

brasileira, em campo de blau, um sol nascente de ouro surgindo dolado esquerdo da serra do curral D'el Rei de sinople. Em chefe deouro, um tringulo equiltero de goles, smbolo do anseio deliberdade dos inconfidentes mineiros de 1789. No listel de goles, emletras de prata, as legendas: direita, 17.12.1893 e, esquerda,12.12.1897 - datas, respectivamente, da criao e instalao danova capital do Estado de Minas Gerais -, ladeando o topnimo deBelo Horizonte. Por timbre, uma coroa mural de cinco torres,caracterstica privativa de municpio capital de Estado.

Art. 3 - A construo geomtrica do braso de armas de BeloHorizonte e a aplicao de cores, assim como a sua configuraomonocromtica oficiais so as elaboradas pela Assessoria de

Planejamento e Coordenao da Cmara Municipal, com base empesquisa histrica e bibliografia a partir de seu atual modelo e deacordo com as modificaes legais pertinentes.

Fonte: Gerncia de Desenvolvimento Organizacional GEORG


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6 FORMATAO E CONFIGURAO DE DOCUMENTOS

ste captulo foi elaborado com o propsito de apresentar orientaes bsicas de formatao econfigurao dos documentos municipais mais utilizados na Prefeitura de Belo Horizonte.

A formatao e a configurao do documento contribuem para a sua eficincia. Essa formataopode variar de acordo com o tipo de documento: ofcio, decreto, certido, relatrio, etc. AAssociao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) a principal referncia em padro denormatizao no Brasil e nela que nos pautamos para redigir este captulo.

6.1 Configurao de pgina

A configurao de pgina, alm do efeito esttico, influencia no custo do documento produzido.Dispensar um tamanho desnecessrio de margens reduz o espao til de impresso, requerendomais pginas para inserir o contedo. No entanto, deve ser reservado um espao mnimo que sejasuficiente para manuseio e arquivamento do documento.

6.1.1 Papel

a) papel:considera-se como padro o papel branco, gramatura 75 g/m2, tamanho A4 (29,7 cm x21,0 cm).

6.1.2 Margens

A largura das margens varia conforme o tamanho do papel e o tipo de documento.

Recomendamos como padronizao:

a) margem esquerda:deve ter 2,5 cm, pois o documento pode receber perfurao nesse local,

quando arquivado. Vale ressaltar que, quanto maior a margem, maior a perda de papel;

b) margem superior:deve equivaler esquerda, ou seja, 2,5 cm;

c) margens direita e inferior:1,5 cm. Quando inferiores a essa medida, alm de correr o risco deserem danificadas pelo uso, as impressoras podem no atingir as proximidades da borda do papel,gerando falha de impresso.

6.2 Texto

Para a maioria dos textos, recomenda-se a seguinte padronizao:

a) tipo de fonte:Arial, tamanho 11 pt. ou 12 pt. Nas citaes e notas de rodap, a fonte dever

ser um ponto menor, ou seja, 10 pt. ou 11 pt., respectivamente;b) cor da fonte:preta, recomendvel por se tratar de documentos que exigem mais formalidade.

A formatao colorida deve ser usada quando estritamente necessria melhor apresentaodo contedo, especialmente quando se trata de grficos e ilustraes. Lembre-se que, de ummodo geral, as impressoras da PBH so monocromticas (impresso em preto) e, alm disso,o custo para a impresso colorida maior. Inclusive o braso de armas1dever ser preto ebranco pelo mesmo motivo;

c) espaamento entrelinhas:1,5 pt. ou 2 pt. (duplo);

d) paragrafao:na redao oficial da PBH, recomenda-se a formatao em blocos inteiros porser mais prtica. Todas as linhas comeam na margem esquerda, sem entradas, marcando-se os pargrafos por entrelinhas duplas ou de 1,5 pt. com alinhamento esquerdo e direito,

utilizando-se o recurso de justificao de texto.

1A imagem do braso de armas da PBH se encontra disponvel na intranet.

E


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A paragrafao tradicional, com recuo de pargrafo, tambm conhecida por paragrafaofrancesa, vlida. Neste caso, a paragrafao feita recuando-se a primeira linha de cadapargrafo com um espao que pode ser de 1,5 cm.

Uma vez optado pela paragrafao tradicional no se justifica fazer a marcao do pargrafo

por entrelinhas duplas. Seria marcar o pargrafo duplamente.

e) paginao: a numerao de pginas do documento recomendvel quando este possuimais de uma pgina. A opo de numerao composta, contendo o seguinte formato: fl., oupg. ou p. (equivalem s palavras folha ou pgina, respectivamente), seguida donmero da folha ou pgina, mais o sinal / (barra), o nmero do total de folhas ou pginas dodocumento; ou, de forma mais simplificada: nmero da folha ou pgina, mais o sinal /(barra), seguido do nmero do total de folhas ou pginas do documento.

Exemplos: fl. 2/3. (neste caso, trata-se da segunda folha de um documento de trs folhas).2/3 (modo simplificado)

6.3 Numerao das sees de um documento

A numerao progressiva das divises e subdivises do texto recomendvel para demonstrarcom clareza a sequncia, a importncia e o inter-relacionamento dos assuntos. Essa diviso podeser feita em subnveis como captulos, sees, partes, etc., dependendo da extenso e do tipo dedocumento.

O indicativo numrico de uma seo precede seu ttulo, alinhado esquerda, separado por umespao. Em documentos mais longos, os ttulos das sees primrias, por serem as principaisdivises de um texto, devem iniciar em folha distinta das anteriores.

Destacam-se gradativamente os ttulos das sees, utilizando-se os recursos de negrito, itlico ougrifo. Na numerao, so empregados algarismos arbicos, que precedem o ttulo ou a primeirapalavra do texto, se no houver ttulo.

Em qualquer caso, haver um espao aps a numerao, e no um ponto ou trao, comoobservamos muitas vezes.

Exemplo:

CORRETO INCORRETO

6.3 Numerao das sees de um documento 6.3-Numerao das sees de um documento

O indicativo das sees primrias segue a sequncia dos nmeros inteiros a partir de 1, enquanto o daseo secundria constitudo pelo indicativo da seo primria a que pertence, seguido do nmeroque lhe for atribudo na sequncia do assunto e separado por ponto. Repete-se o mesmo processo emrelao s demais sees. Na leitura oral no se pronunciam os pontos. 2.1.1 l-se dois um um.

Exemplo: 1 SEO PRIMRIA (nesta seo o ttulo ser todo em letras maisculas)

1.1 Seo secundria

1.1.1 Seo terciria

1.1.1.1 Seo quaternria

1.1.1.1.1 Seo quinria

As divises dentro de cada seo podem ser feitas por alneas ordenadas alfabeticamente por letrasminsculas seguidas de parnteses. Pode ser acrescentado, aps a penltima alnea, o termo e(caso sejam acumulativas), o termo ou (caso sejam alternativas) ou o termo e/ou se ambas asopes podem ser consideradas. As alneas, exceto a ltima, terminam em ponto-e-vrgula. Assubalneas terminam por vrgula.

(desta seo para baixo os ttulos sero em letrasminsculas, preservando-se como maiscula aprimeira letra inicial)


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Exemplo: So objetivos do plano de ao de melhorias:

a) orientar os muncipes;

b) dar conhecimento dos recursos;

c) oferecer treinamento:

- de rotina,

- peridico.

6.4 Ilustraes

6.4.1 Quadros e Tabelas

comum, durante a elaborao da apresentao de dados e de informaes em documentos,haver dvidas na escolha de qual elemento a ser utilizado: um quadro ou uma tabela. No entanto,tratam-se de recursos distintos.

6.4.1.1 Quadros

Os quadrosso usados na apresentao de informaes textuais que geralmente so dispostasem colunas. Devem conter os seguintes campos:

a) ttulo: deve ser breve e autoexplicativo, porm, permitir identificar o contedo apresentado deforma clara. No deve ser abreviado para evitar problemas tais como dificuldade de traduo,verso e identificao das informaes. Deve ser complementado pelas informaes geogrficas(local) e temporais (data/perodo) dos dados citados. O ttulo antecedido pelo nome Quadroseguido de sua numerao em algarismos arbicos e travesso;

b) cabealho:consiste no ttulo referente ao contedo de cada coluna;

c) corpo:trata-se do contedo principal a ser apresentado;

d) fonte:campo obrigatrio, includo ao final do quadro, para identificar a origem ou o responsvelpelo dado, inclusive para posterior consulta, caso seja necessria. No possui bordas laterais;

e) nota de rodap:pode ser includa, se necessrio. Utilizada como nota explicativa da fonte;notas gerais, contendo observaes ou comentrios, detalhando o critrio adotado nolevantamento dos dados ou o mtodo utilizado na elaborao das estatsticas; notasreferentes a uma parte especfica do quadro, esclarecendo o uso de determinado smbolo,frmula e outros; e notas para registrar uso ou transformao de dados, advindos deterceiros, na elaborao de um quadro, sendo obrigatrio o registro da origem destainformao e a citao da sua fonte original.

Exemplo:

Quadro 1 - Competncias do ProfissionalSaberes Conceituaes

Saber agir Saber o que e por que faz. Saber julgar, escolher e decidir.

Saber mobilizarSaber mobilizar recursos de pessoas, financeiros, materiais, criando sinergiaentre eles.

Saber comunicarCompreender, processar, transmitir informaes e conhecimentos,assegurando o entendimento da mensagem pelo outro.

Saber aprenderTrabalhar o conhecimento e a experincia. Rever modelos mentais. Saberdesenvolver-se e propiciar o desenvolvimento dos outros.

Saber comprometer-se Saber engajar-se e comprometer-se com os objetivos da organizao.Fonte: FLEURY & FLEURY (2001, p.22)


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6.4.1.2 Tabelas

As tabelas so usadas na apresentao de dados numricos, estatsticos e comparativos.

Uma tabela deve conter os seguintes campos:

a) ttulo: deve ser breve e autoexplicativo, porm, permitir identificar o contedo apresentado deforma clara. No deve ser abreviado para evitar problemas tais como dificuldade de traduo,verso e identificao das informaes. Deve ser complementado pelas informaes geogrficas(local) e temporais (data/perodo) dos dados citados. antecedido pelo nome Tabela seguidode sua numerao feita em algarismos arbicos;

b) cabealho: refere-se a um campo inicial, superior, em destaque, anterior ao corpo docontedo principal;

c) corpo:trata-se do contedo principal a ser apresentado;

d) fonte: um campo obrigatrio, includo ao final da tabela, para identificar a origem ou oresponsvel pelo dado, inclusive para posterior consulta, caso seja necessria;

e) nota de rodap:pode ser utilizada como nota explicativa da fonte; notas gerais, contendoobservaes ou comentrios, detalhando o critrio adotado no levantamento dos dados ou omtodo utilizado na elaborao das estatsticas; notas referentes a uma parte especfica databela, esclarecendo o uso de determinado smbolo, frmula e outros; e notas para registraruso ou transformao de dados, advindos de terceiros, na elaborao de uma tabela, sendoobrigatrio o registro da origem dessa informao e a citao da sua fonte original.

Exemplo:

Tabela 1 - Evoluo Populacional (1991 2010)

Ano Belo Horizonte Minas Gerais Brasil

1991 2.020.161 15.743.152 146.825.475

1996 2.077.136 16.567.989 156.032.944

2000 2.238.526 17.891.494 169.799.170

2007 2.412.937 19.273.506 183.987.291

2010 2.375.151 19.597.330 190.755.799Fonte: IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica 2013

6.4.2 Grficos

Os grficos so utilizados para expor os dados apresentados em tabelas de forma visualmentefcil e de rpido entendimento. No entanto, devem ser observadas algumas regras na suaelaborao, sob pena de comprometer a interpretao do contedo e a fidedignidade dainformao que se deseja passar. Um grfico que omite informaes importantes, tais como a

qual perodo ou data se referem os dados, qual a origem da informao, ou seja, a fonte ou ainda,quando h falha na elaborao de um ttulo que o identifique corretamente, pode levar a graveserros de interpretao e consequentes erros na tomada de deciso.

Dessa forma apresentam-se como elementos fundamentais na composio de um grfico:

a) ttulo: deve ser breve e autoexplicativo. escrito em letras minsculas, preservando-semaisculas as iniciais de frases e de nomes prprios;

b) legenda:texto explicativo que acompanha o grfico;

c) fonte:contm informaes como: autor, data, pgina e local de origem. Qualquer alterao feitano grfico original, obrigatoriamente, tem de ser registrada aps sua fonte de origem. A refernciacompleta, relativa fonte do grfico, deve estar presente na listagem no final do trabalho.

Os grficos devem ser centralizados na mesma pgina e prximos ao local onde foram citados,com as mesmas margens adotadas no texto. Dois ou mais grficos podem constar na mesmapgina, cada um contendo separadamente seu ttulo e/ou legenda e nmero, se forem grficosrelacionados, podero ser agrupados sob um mesmo ttulo e/ou legenda e nmero. Caso sejam


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em grande nmero e/ou em tamanho maior, podero ser agrupados, como anexo, no final dotrabalho, mantendo a sequncia normal na numerao dos grficos e das pginas.

Exemplo:

- Grfico 1 - Evoluo populacional de Belo Horizonte de 1991 at 2010Fonte: IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica 2013

Tenha cuidado ao escolher o tipo de grfico que melhor apresente o contedo desejado.Algumas informaes podem ser passadas de melhor forma com o uso de um grfico debarras, com a ideia de evoluo, por exemplo. J em outras situaes, um grfico tipo pizzapode demonstrar melhor uma situao que remeta ideia de um todo, dividindo aspropores cabveis a cada elemento.

6.4.3 Fotografias, figuras, gravuras, imagens, desenhos, mapas e esquemas

As ilustraes do tipo fotografias, figuras, gravuras, imagens, desenhos, mapas e esquemasservem para elucidar, explicar e simplificar o entendimento de um documento.

So designadas e mencionadas no texto como figuras.

Exemplo:

Figura 1 - Aqurio da Prefeitura Bacia do Rio So FranciscoFonte: FZB-BH, 2011

19911996

20002007

2010

2.020.1612.077.136

2.238.526

2.412.9372.375.151

Belo Horizonte


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Elementos componentes:

a) ttulo: deve ser breve e autoexplicativo. escrito em letras minsculas, preservando-semaisculas as iniciais de frases e de nomes prprios. separado por hfen aps a palavraFigura;

Exemplo: Figura 1 - Braso de Armas de Belo Horizonte

b) legenda:texto explicativo que acompanha a ilustrao;

c) fonte:campo contendo informaes como: autor, data, pgina e local de origem. Qualqueralterao feita na ilustrao original, obrigatoriamente, tem de ser registrada aps sua fontede origem. A referncia completa, relativa fonte da ilustrao, deve estar presente nalistagem no final do trabalho.

As ilustraes devem ser centralizadas na mesma pgina e prximas ao local onde foram citadas,com as mesmas margens adotadas no texto. Duas ou mais ilustraes podem constar na mesmapgina, cada uma contendo separadamente seu ttulo e/ou legenda e nmero. Se foremilustraes relacionadas, podero ser agrupadas sob um mesmo ttulo e/ou legenda e nmero.Caso sejam em grande nmero e/ou em tamanho maior, podero ser agrupadas, como anexo, nofinal do trabalho, mantendo a sequncia normal na numerao das ilustraes e das pginas.

Este captulo apresenta um resumo, mas no esgota as orientaes para a questo referente formatao de documentos e seus elementos. Consulte, sempre que necessrio, abibliografia especfica a respeito, valendo-se em especial daquelas indicadas como refernciadeste trabalho.


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Manual de Redao Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte

PARTE III

PADRONIZAO DOS DOCUMENTOS OFICIAIS MUNICIPAIS


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Manual de Redao Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte


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7 PADRONIZAO DOS DOCUMENTOS OFICIAIS MUNICIPAIS

ste captulo apresenta o modelo padronizado dos principais documentos oficiais emitidos naPrefeitura e visa garantir que tais documentos atendam aos princpios e requisitos fundamentaisda redao oficial.

No encontrando aqui o documento desejado, a orientao que se procure a unidade daPrefeitura, de nvel central, que tenha a competncia legal de estabelecer a orientao geral arespeito do assunto (chamada de unidade normatizadora). Essa unidade far a orientao maisadequada para cada caso, tanto no que diz respeito identificao do documento a ser usado,quanto ao procedimento a ser adotado com relao ao assunto.

Exemplo: uma escola deseja saber qual o modelo padro de Declarao de Escolaridade a seremitida. Nesse caso, a Secretaria Municipal de Educao poder auxili-la, indicandoum possvel modelo j padronizado ou outra orientao pertinente.

E


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7.1 ACRDO

7.1.1 Conceito

Documento administrativo emanado de rgo colegiado, de natureza deliberativa e informativa,por meio do qual emitida deciso em grau de recurso.

7.1.2 Competncia

De competncia do respectivo rgo colegiado.

7.1.3 Forma de elaborao

Este documento deve ser elaborado observando a seguinte ordem padro:

a) braso de armas e assinatura da PBH:o braso de armas e a assinaturaPREFEITURAMUNICIPAL DE BELO HORIZONTE constituem o primeiro campo do documento, localizado sua margem superior esquerda. um elemento obrigatrio em todos os documentos

oficiais, conforme disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995;b) denominao do documento:posicionada no alto e centro do documento, escrita em letras

maisculas. Consiste no nome ACRDO, seguido de sua identificao (rgo de origem enumerao do documento);

c) dados complementares: so os dados informativos do processo, inseridos logo aps adenominao do documento: n. do recurso e n. do processo, nome do recorrente e nome dorelator;

d) assunto: o resumo do acrdo e deve contemplar seus pontos principais. Deve ser inseridoabaixo dos dados complementares;

e) corpo do texto: contedo substantivo da matria decidida. Fazem parte do acrdo: o

relatrio, o fundamento e a concluso;f) assinaturas/data:o acrdo deve ser assinado pelo presidente e relator do rgo colegiado

que proferiu a deciso. A data da deciso dever constar no documento.

7.1.4 Forma de divulgao

As providncias de divulgao do acrdo devero ser tomadas pela secretaria do rgocolegiado e as concluses sero publicadas sob designao numrica e com indicao nominaldos recorrentes. As decises importantes, do ponto de vista doutrinrio, podero ser publicadasno Dirio Oficial do Municpio, na ntegra, a critrio do secretrio do rgo colegiado.

7.1.5 Registro, controle e temporalidade do documento

O registro e controle sero de competncia da secretaria do rgo colegiado.

A temporalidade do documento (prazo de guarda e destinao) definida na Tabela deTemporalidade de Documentos de Arquivo da PBH, disponvel na intranet (endereo:portalpbh/saladoservidor/intranet-acessorestrito/tabeladetemporalidade). Caso a informao nose encontre na tabela, entre em contato com a unidade responsvel no Arquivo Pblico da Cidadede Belo Horizonte.
http://intranet.ur1.pbh/temporalidade/InformaPesquisa.asphttp://intranet.ur1.pbh/temporalidade/InformaPesquisa.asphttp://intranet.ur1.pbh/temporalidade/InformaPesquisa.asp


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ACRDO DO CONSELHO DE RECURSOS TRIBUTRIOS N. 6.679/3 CMARA

Recurso Voluntrio n. 6.727. Processo n. 11.001217.01.71. Recorrente: (Nome dorecorrente)Relator: (Nome do relator)

EMENTA

IPTU REVISO DE LANAMENTO VALOR DE METRO QUADRADO DE TERRENOFIXADO E PADRO DE ACABAMENTO APURADO EM CONSONNCIA COM ALEGISLAO APLICVEL MANUTENO DO LANAMENTO. Restandocomprovada a correta apurao do valor do metro quadrado do terreno determinado peloFisco, at mesmo tendo por referncia pesquisa com profissionais do ramo imobilirio,

como tambm caracterizado como alto o padro de acabamento do imvel, inclusivemediante diligncia in locopara elaborao do Boletim - Laudo Atualizao Cadastral, emestrita consonncia com os artigos 64, 69, 70, 73, II, 77, 78, e 94 da Lei n. 5.641/89 ecom o artigo 11 do Decreto n. 10.447/00, a manuteno do lanamento inquinado medida que se impe.

ACRDO

Vistos, relatados e discutidos os autos, acorda a 3 Cmara da Junta de RecursosFiscais, na reunio do dia 26 de abril de 2013, unanimidade, em conhecer e negarprovimento ao recurso para manter a deciso recorrida. Presidiu este julgamento o Sr.(Nome), tendo tambm proferido voto os Drs. (Nome), (Nome) e (Nome). Efetuou

sustentao oral, pelo rgo gestor do Crdito Tributrio, o Auditor Fiscal de TributosMunicipais (Nome do Auditor).

Assinatura do Presidente

Assinatura do Relator

Figura 2 - Modelo de AcrdoFonte: Manual de Comunicao Oficial da PBH 2003, com adaptaes

2,5 cm1,5cm

2,5 cm

1,5 cm


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7.2 ATA

7.2.1 Conceito

o documento em que so registrados, resumidamente, os fatos e ocorrncias do que foi feito, dito,discutido e decidido em reunio, sesso ou assembleia. Sua utilizao facilita o estabelecimento decompromissos quanto execuo de decises ou aes combinadas durante o encontro.

7.2.2 Competncia

De competncia de rgos previamente constitudos, grupos de trabalho ou comisses criadaspara tratar de assuntos de interesse do servio pblico.

7.2.3 Formas de elaborao

Dois modelos so usuais para a elaborao de ata na Prefeitura:

a) em se tratando de reunies de carter formal, de modo geral em situaes previstas em lei,

as atas devero ser transcritas conforme padro convencional, de acordo com o modelo aseguir (FIG. 3). Em alguns casos, o registro feito em livros prprios e podem requererregistro em cartrio e reconhecimento de firma dos presentes para garantir seu valor legal;

b)em reunies de trabalho, de modo geral, recomenda-se o uso do formulrio padronizadoMEMRIA DE REUNIO cdigo AGDA 00104003 - E, disponvel na intranet da PBH(portalpbh/saladoservidor/intranet-acessorestrito/modernizacao/formulrios/administracao). Essemodelo pode ser preenchido eletronicamente e possui os campos estruturados e racionalizadospara facilitar o registro, a organizao e a recuperao da informao, bem como seucompartilhamento eletrnico, dando agilidade divulgao do que foi tratado.(FIG. 4)

As atas formais devem ser compostas de:

a) braso de armas e assinatura da PBH:o braso de armas e a assinaturaPREFEITURAMUNICIPAL DE BELO HORIZONTE constituem o primeiro campo do documento, localizado sua margem superior esquerda. um elemento obrigatrio em todos os documentosoficiais, conforme disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995. O braso dearmas e assinatura da PBH somente so dispensveis caso a ata seja redigida em livroprprio, de forma manuscrita;

b) denominao do documento:posicionada no alto e centro do documento, escrita em letrasmaisculas, consiste no nome ATA, seguida ou no de sua caracterstica (ORDINRIA ouEXTRAORDINRIA), seguida ainda de sua identificao, complementada pela informao desua origem e numerao. Observa-se que, em se tratando de ata ordinria, ou seja, aquelaque ocorre de forma rotineira, no h necessidade de incluir a expresso Ordinria nessa

identificao;Exemplos: - ATA DE RESULTADO DE RECURSOS DE LICITAO SMAGEA N. 002/2013.

- 1 ATA EXTRAORDINRIA PARA... - 2013.

c) abertura: dia, ms, ano (tudo por extenso)e local onde foi realizada a reunio;

Exemplo: Aos dezessete dias do ms de maio de 2013, s 10h, na BHTRANS, situada na Av.Nossa Senhora de Ftima, 1700, Carlos Prates, capital, reuniu-se...

d) participantes:indicao nominal dos participantes, devidamente qualificados, explicitando onome do presidente e do secretrio;

e) aprovao da ata anterior:pode acontecer de a ata da reunio anterior no ter sido lida eaprovada no momento do evento. Nesse caso, pode se fazer a leitura da mesma paradiscusso e aprovao;

f) corpo do texto:texto substantivo (resumido) ou matria abordada, sem rasuras, linhas embranco, emendas ou entrelinhas. Os assuntos devem ser registrados na ordem que surgiremna reunio. A linguagem deve ser simples, clara e concisa, subdividida em itens, quando for o
http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdfhttp://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdfhttp://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdfhttp://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdf


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caso, grafados em algarismos romanos. Em assuntos que exijam votao, a ata deveregistrar os quesitos, a forma de votao e o resultado. Verificando-se qualquer engano nomomento da redao, este dever ser imediatamente retificado, empregando-se a palavradigo. Na hiptese de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a ata, far-se- umaressalva: em tempo;

g) fecho: de modo geral, uma expresso ou frase padro que sinaliza o trmino do relato dareunio: No havendo nada mais a tratar, eu, (Nome), lavrei a presente ata, que depois delida e aprovada, ser assinada por mim, pelo presidente e pelos demais presentes;

h) local e data: so registrados por extenso, com apenas as iniciais do nome da cidade emletras maisculas. Na grafia do ms, devem ser utilizadas letras minsculas;

i) assinaturas: assinam a ata, a pessoa designada para redigir o documento, o coordenadormximo do evento, bem como os demais participantes. As assinaturas devem ser apostasuma seguida da outra, sem espaamentos longos entre uma palavra e outra. Deve-se tomar ocuidado para no deixar espaos em branco, especialmente direita da pgina. Senecessrio, risca-se esse espao com uma linha reta, sinalizando o trmino das assinaturas;

j) disposio no papel:bloco inteiro, sem entradas de pargrafo e rigorosamente sem espaosem branco que possam permitir uma adulterao do documento.


A divulgao de uma ata depender do assunto a ser tratado. Normalmente, dizem respeitoapenas ao grupo participante do encontro. H casos de maior formalidade, de modo geral,previstos em lei, que obrigam a publicao de ata em jornais de grande circulao.

Exemplo: Atas especficas referentes s decises das Assembleias realizadas para alterao deconstituio da URBEL.

As Memrias de Reunio, de modo geral, circulam via e-mail entre os participantes como

instrumento de reiterao dos compromissos firmados no encontro.


O registro e controle sero de competncia do secretrio ou coordenador do grupo (se houver) ououtro membro designado para tal fim.

A temporalidade do documento (prazo de guarda e destinao) definida na Tabela deTemporalidade de Documentos de Arquivo da PBH, disponvel na intranet (endereo:portalpbh/saladoservidor/intranet-acessorestrito/tabeladetemporalidade). Caso a informao nose encontre na Tabela, entre em contato com a unidade responsvel no Arquivo Pblico daCidade de Belo Horizonte.


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Figura 3 - Modelo de Ata formalFonte: Manual de Comunicao Oficial da PBH 2003, com adaptaes

ATA DE RESULTADO DE RECURSOSLICITAO SMAGEA N. 002/13

Processo Administrativo n. 01.117671.01.13

Aos dezessete dias do ms de maio de dois mil e treze, s 10h, na BHTRANS, situadana Av. Nossa Senhora de Ftima, 1700, Carlos Prates, capital, reuniu-se a ComissoPermanente de Licitao - CPL, nomeada pelo Sr. Secretrio Municipal de..., por meiosda Portaria SMAGEA 001/2013, publicada no DOM de 20 de fevereiro de 2013, com aspresenas constantes ao final. O presidente (Nome)iniciou a reunio relatando para ospresentes o resultado do julgamento dos recursos contemplados na reunio do dia 16 dejaneiro, no prdio da Secretaria Municipal de..., s 15 h. Aps lida a ata, bem como os

nomes dos inabilitados e dos habilitados, o Presidente explicou que o objetivo destareunio seria dar aos inabilitados o esclarecimento de que eles tm direito a novorecurso, encaminhado ao Secretrio Municipal de..., o Sr. (Nome), no prazo de cinco diasteis a contar da data de publicao desta ata. Aps este prazo, a CPL se reunirnovamente para apreciar os novos recursos impetrados pelos licitantes mantidosinabilitados que se manifestarem. Fica mantida a inabilitao dos licitantes a seguirrelacionados: (Nome, Nome, Nome e Nome). Nada mais a ser tratado e informado quetodos os licitantes sero contatados para a reunio de abertura do envelope declassificao, n. 2, eu, (Nome), lavrei a presente ata que dever ser assinada pelospresentes. Belo Horizonte, 16 de junho de 2013.

Assinaturas (uma aps a outra, na mesma linha).

2,5 cm1,5cm

1,5 cm

2,5 cm


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Figura 4 - Formulrio padronizado Memria de ReunioFonte: Portal PBH, intranet:portalpbh/saladoservidor/intranet-acessorestrito/modernizacao/formularios/adminitracaoNota: Formulrio padronizado, pertencente ao sistema de formulrios da PBH. Consulte o modelo atualizado na Intranet
http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdfhttp://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/files.do?evento=download&urlArqPlc=00104003memoriadereuniao.pdf


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7.3 ATESTADO

7.3.1 Conceito

O atestado um documento comprovador de situao ou fato conhecido pela administrao, masque no consta de qualquer documento j existente na organizao.

um formulrio padronizado e s pode ser emitido por pessoas autorizadas, observando olimite de competncia do emissor.

Lembre-se que o Cdigo Penal Brasileiro estabelece punio para quem fornece atestado falso oualtera seu contedo. O mesmo vale para a emisso de outros documentos oficiais. Portanto, aoemiti-los, certifique-se da exatido de seu contedo e de que voc tem autorizao e competnciapara tal.

O atestado pode ser pessoal, motivado por um fato de conhecimento exclusivo da pessoa que oatesta (exemplo: atestado mdico); ou pode ser institucional, ou seja, em nome da instituio(entidade, rgo ou unidade) que possui a competncia para atestar a respeito do fato.

Em se tratando de atestados de uso mais frequente e de contedo especfico, deve ser avaliada apossibilidade de sua padronizao como formulrio.

Exemplo: Atestado de Capacidade Tcnica, documento constante de processos de licitao.

Relembrando a observao j feita na primeira parte deste Manual:

A expresso Atesto para os devidos finsno deve ser usada. Deve-se apontar claramente afinalidade da expedio deste documento.

Exemplo:Atesto, para fins de quinqunio, que...

7.3.2 Competncia

De competncia de servidor devidamente autorizado para tal funo e nos limites de suaresponsabilidade.


a) braso de armas e assinatura da PBH:o braso de armas e a assinaturaPREFEITURAMUNICIPAL DE BELO HORIZONTEconstituem o primeiro campo do documento, localizado sua margem superior esquerda. um elemento obrigatrio em todos os documentosoficiais, conforme disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995;

b) denominao do documento:posicionada no alto e no centro do documento, escrito em letrasmaisculas, consiste no nome ATESTADO, seguido ou no de sua identificao;

Exemplo: ATESTADO; ATESTADO MDICO; ATESTADO DE CAPACIDADE TCNICA.

c) corpo do texto: consiste na exposio do que se atesta, se possvel com a indicaoespecfica da finalidade do ato. O atestado geralmente estruturado em um nico pargrafo;

Exemplo: Atesto para fins de aposentadoria...

d) local e data: so registrados por extenso, com apenas as iniciais do nome da cidade emletras maisculas. Na grafia do ms, devem ser utilizadas letras minsculas;

e) assinatura e n. de matrcula:item que consta de assinatura, nome, nmero de registro de

matrcula e cargo do emissor do documento. Em determinados documentos tambm obrigatria a identificao de registro profissional (CRM, CREA, OAB, ABO, etc.). Esseselementos devem ser centralizados na pgina.


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A critrio do interessado.


O registro e o controle sero de responsabilidade da unidade emitente.



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7.4 CERTIDO

7.4.1 Conceito

um documento no qual a Administrao afirma, por escrito, a existncia de fato ou de situaoque pode ser comprovada em assentamento pblico (autos, procedimentos, despachos, etc.).

Exemplo: Certido de Inteiro teor de Processo (transcrio integral ou resumida do processo. Emse tratando de resumo, deve-se ter o cuidado de que exprima fielmente o contedo dooriginal).

Uma certido, desde que autenticada, tem o mesmo poder probatrio que o documento original.Essa autenticao pode ser feita pelo prprio rgo que a expediu ou em um cartrio de notas.

Deve ser emitida por pessoas autorizadas, observando o limite de competncia do emissor.

Lembre-se que o Cdigo Penal Brasileiro estabelece punio para quem fornece certidofalsa ou altera seu contedo. O mesmo vale para a emisso de outros documentos oficiais.

Portanto, ao emiti-los, certifique-se da exatido de seu contedo e de que voc temautorizao e competncia para tal.

7.4.2 Competncia

De competncia do responsvel pela unidade administrativa autorizada para tal funo.


a) braso de armas e assinatura da PBH:o braso de armas e a assinatura PREFEITURAMUNICIPAL DE BELO HORIZONTE constituem o primeiro campo do documento, localizado sua margem superior esquerda. um elemento obrigatrio em todos os documentos

oficiais, conforme disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995;b) denominao do documento: posicionada no alto e no centro do documento, escrito em

letras maisculas, consiste no nome CERTIDO, seguido ou no de sua identificao.

Exemplo: CERTIDO NEGATIVA DE DBITO.

As certides no so numeradas, no entanto, convm numer-las no caso de se tornaremrotineiras para a unidade emissora;

c) corpo do texto: o teor do que se certifica, geralmente, estruturado em nico pargrafo. Sehouver mais de dois, deve-se numer-los a partir do segundo, com exceo do local e data;

d) local e data: so registrados por extenso, com apenas as iniciais do nome da cidade em

letras maisculas. Na grafia do ms, devem ser utilizadas letras minsculas;e) assinatura e n. de matrcula: item que consta de assinatura, nome, nmero de registro de

boletim de matrcula (BM) e cargo do emissor do documento. Esses elementos devem sercentralizados na pgina.


A critrio do interessado.


O registro e o controle sero de responsabilidade da unidade emitente.



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7.5 CERTIFICADO

7.5.1 Conceito

Certificado um documento emitido para dar certeza do fato ou de uma determinada situaopessoal.

Por meio de um certificado, o emissor certifica algo em razo do cargo ou ofcio exercido, noimplicando a existncia de qualquer outro escrito do qual se extraia o seu contedo.2

Na Prefeitura comum a emisso de certificados de participao em cursos de capacitao,treinamentos, seminrios, etc.

7.5.2 Competncia

De competncia do titular da unidade emissora, observado o mbito de sua responsabilidadetcnica. Em se tratando de eventos, tais como palestras e oficinas, os certificados podem ser

assinados pelo prprio responsvel pela conduo do evento, desde que autorizado por seusuperior ou em virtude de legislao especfica.

Exemplo: um palestrante pode assinar os certificados emitidos em decorrncia do evento promovido.

7.5.3 Forma de Elaborao

a) braso de armas e assinatura da PBH:o braso de armas e a assinaturaPREFEITURAMUNICIPAL DE BELO HORIZONTE constituem o primeiro campo do documento, localizado sua margem superior esquerda. um elemento obrigatrio em todos os documentosoficiais, conforme disposto na Lei Municipal n. 6.938, de 16 de agosto de 1995;

b) denominao do documento:o nome CERTIFICADO ser escrito em letras maisculas, no

alto e no centro da folha, seguido ou no de sua identificao;Exemplos: CERTIFICADO, CERTIFICADO DE PARTICIPAO EM EVENTO.

c) corpo do texto: o teor do que se certifica. Em se tratando de certificado de participao emeventos, treinamentos e similares deve constar no texto a indicao do nome do participante(de preferncia com BM - boletim de matrcula), a identificao e a descrio do evento (nomedo evento, data ou perodo de realizao, local, carga horria e, se necessrio, um breveprograma, que poder ser impresso no verso do documento);

Exemplo: Certificamos que (nome do participante, BM xx.xxx-x), participou do seminrioGesto de Documentos Eletrnicos, com carga horria de 4 horas, realizado nodia 13/05/2013, no Auditrio da Secretaria Municipal de Planejamento, Oramentoe Informao.

O certificado geralmente estruturado em nico pargrafo.

d) local e data: so registrados por extenso, com apenas as iniciais do nome da cidade emletras maisculas. Na grafia do ms, devem ser utilizadas letras minsculas;

e) assinatura e n. de matrcula:item que consta de assinatura, nome, nmero de registro dematrcula (BM) ou identificao equivalente e cargo do expedidor. A identificao da unidadeemissora, seguida da Secretaria ou rgo correlato e s

manual de redacao oficial2014

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