manual de procedimiento de cartera empresa colpromed sas

Manual de Cartera COLPROMED SAS 1

Manual De Procedimiento De Cartera Empresa Colpromed Sas

Karen Julieth Vega Barrios

Id 266657

Faculta Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Universidad Cooperativa De Colombia

Bucaramanga

2019


Manual De Procedimiento De Cartera Empresa Colpromed Sas

Karen Julieth Vega Barrios

Id 266657

Maryuris Valderrama Franco

Faculta Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Universidad Cooperativa De Colombia

Bucaramanga

2019


Resumen

La presente investigación tiene como propósito, realizar la elaboración de un manual de

procedimientos de cartera para el departamento de crédito y cobranza de COLPROMED SAS,

implementando procesos que mejoren el funcionamiento de las actividades; entre los cuales se

encuentra el buen recaudo y la disminución de riesgos en la cartera.


Contenido

Pág.

Resumen .......................................................................................................................................... 3

1. Introducción ................................................................................................................................ 7

2. Justificación ................................................................................................................................ 7

3. Aspectos Generales de la Empresa ............................................................................................. 8

3.1 Reseña Histórica ....................................................................................................................... 8

3.2 Misión ..................................................................................................................................... 10

3.3 Visión ...................................................................................................................................... 11

3.4 Políticas Empresariales ........................................................................................................... 12

4. Aspectos Generales .................................................................................................................. 13

4.1 Objetivos ................................................................................................................................. 13

4.1.1 Objetivo General .................................................................................................................. 13

4.1.2 Objetivo Especifico ............................................................................................................. 13

5. Identificación y Estudio Del Entorno ....................................................................................... 15

5.1 Entorno Económico ................................................................................................................ 15

5.2 Entorno Político ...................................................................................................................... 16

5.3 Entorno Financiero.................................................................................................................. 17

6. Diagnóstico de Cartera .............................................................................................................. 18

6.1 Análisis por Volumen de Cliente ............................................................................................ 18

6.2 Análisis por Edades................................................................................................................. 20

7. Programa de Cartera y Crédito ............................................................................................... 21

7.1 Políticas para las Operaciones de Gestión de Cartera ............................................................. 21


7.2 Metodología del Gestor de Cartera ......................................................................................... 22

7.3 Procedimiento de Cobro Perjuicio .......................................................................................... 23

7.4 Procedimiento de Cobro Jurídico............................................................................................ 23

8. Políticas de Crédito ................................................................................................................... 24

8.1 Política de Crédito para Clientes Antiguos ............................................................................. 24

8.2 Procedimiento para Solicitud y Aprobación de Créditos Nuevos .......................................... 24

9. Conclusiones ............................................................................................................................. 25

10. Bibliografía ............................................................................................................................. 26

11. Anexos .................................................................................................................................... 27

Lista de Graficas

Pág.

Gráfica 1. Identidad y Estructura de la Empresa................................................................ 9

Gráfica 2. Organigrama ..................................................................................................... 10

Gráfica 3. Valores Corporativos ....................................................................................... 11

Gráfica 4. Mapa de Procesos ............................................................................................. 14

Gráfica 5. Porcentaje por Volumen de Cliente ................................................................ 19

Gráfica 6. Cartera por Edades COLPROMED S.A.S ....................................................... 21


Lista de Tablas

Pág.

Tabla 1. Análisis por Volumen de Cliente ........................................................................ 18

Tabla 2. Relación de Cartea por Edad COLPROMED SAS ............................................. 20

Lista de Anexos

Pág.

Anexo 1. Formato Registro Llamadas a Clientes.............................................................. 27

Anexo 2. Formato Carta Cobro Administrativo ................................................................ 28

Anexo 3. Formato Carta Cobro Prejuridico ...................................................................... 29

Anexo 4. Formato Cartera Entregado a Terceros.............................................................. 30

Anexo 5. Formato Lista de Chequeo para Aprobación de Crédito ................................... 31


1. Introducción

Nos encontramos en un mundo empresarial, bastante exigente, donde en los últimos años

la competitividad es un factor muy importante, es vital buscar los mejores medios y las formas

de llegar a los diferentes mercados.

Colpromed sas es una empresa líder en el mercado farmacéutico a nivel nacional, el cual

ha logrado sus objetivos con dedicación, dándose a conocer como una empresa responsable y

puntual; se caracteriza por distribuir medicamentos de muy buena calidad comprando sus

productos directamente a los laboratorios.

Colpromed sas, carece de lineamientos, reglas y políticas que rijan los créditos y cobros

de los mismos, dado lo anterior se procede a realizar un manual de cartera; el cual va desde un

estudio de la cartera actual hasta la elaboración de nuevos procedimientos; para que las personas

encargadas del departamento de cartera de la empresa puedan cumplirlos y mejorar la dinámica

del recaudo.

2. Justificación

Se hace necesario que la empresa aplique unos procedimientos que faciliten el control y

gestión de cartera dado que financieramente el rubro de cuentas por cobrar conforma el 22,84%,

las cuales son derivadas de las ventas a crédito. Participación relevante que obliga a la entidad a

formular una propuesta de gestión de recaudo y de esta manera cumplir con sus pasivos a corto

y largo plazo de la mejor manera.


3. Aspectos Generales de la Empresa

3.1 Reseña Histórica

Colpromed S.A.S nace gracias al espíritu emprendedor del Doctor William Darío

Lizarazo Vega en el año 2002, cuando apoyado por la experiencia de su padre en el sector

farmacéutico decide fundar la empresa. La primera oficina abre sus puertas en el barrio cabecera

en la ciudad de Bucaramanga, al ver su evolución y crecimiento decidió mudarse al Parque

Industria Provincia de soto I, sede en la que se encuentra ubicada actualmente

Colpromed S.A.S es una empresa santandereana, dedicada a la comercialización y

dispensación de medicamentos, la cual a través de los años se ha preocupado por mantener los

más altos estándares de calidad en la prestación de sus servicios lo que le ha permitido

posicionarse como una de las comercializadoras más importantes de Colombia gracias a su

compromiso con la eficiencia, calidad y confiabilidad de sus productos, caracterizándose por

contar con un recurso humano calificado, el cual contribuye a la realización de los proyectos y

objetivos de la empresa basados en la mejora continua de sus procesos.

Actualmente cuenta con 3 sedes y con un total de 45 empleados.

SEDE PRINCIPAL: Cra. 32W # 71-36 Bodega 24 Provincia de Soto 1, Barrio El

Porvenir. Bucaramanga

Teléfono: (7) 6379999

SEDE BARRANQUILLA: Cra. 52 # 74-73 Barrio El Prado, Barranquilla

Teléfono: (5) 3601638- 3581400

SEDE BOGOTÁ: Calle 20A # 44-60 Puente Aranda, Bogotá


Gráfica 1. Identidad y Estructura de la Empresa

Obtenido de: COLPROMED SAS


Gráfica 2. Organigrama


3.2 Misión

COLPROMED SAS es una empresa dedicada al mejoramiento continuo de los procesos

inherentes a la comercialización y distribución de productos, su objetivo es brindar siempre el

mejor servicio, buscando satisfacer las necesidades de sus clientes. Apoyada en proveedores de


excelente calidad, un trabajo en equipo con personal idóneo y recurso humano comprometido,

competente y ético.

3.3 Visión

Para el 2022, COLPROMED SAS será reconocida a nivel nacional e internacional, como

una de las primeras y mejores comercializadoras y distribuidoras de productos, por su ética de

trabajo, su calidad humana, su compromiso de entrega y responsabilidad en el ofrecimiento,

cumplimiento y prestación de sus servicios

Gráfica 3. Valores Corporativos



3.4 Políticas Empresariales

Política de Calidad

Nuestro compromiso es satisfacer los requisitos y expectativas de nuestros clientes,

mediante los servicios de comercialización, distribución y dispensación de productos

farmacéuticos de óptima calidad, de acuerdo con las especificaciones pactadas, con un excelente

y oportuno servicio al cliente, apoyados en proveedores altamente calificados, personal

competente y una infraestructura adecuada, en la búsqueda permanente de la mejora

organizacional y la consolidación en el mercado.

Política de compras

Las políticas de compras de COLPROMED SAS, está enfocada en conocer a fondo el

entorno de la industria farmacéutica, aprovechando la oportunidad de negocio con sus

proveedores y buscando siempre los mejores descuentos, precios, calidad, plazos de entrega,

capacidad técnica.

Política de ventas

COLPROMED SAS, tiene como política un trato diferencial a sus clientes, a los cuales

les brinda un excelente servicio, calidad y condiciones de pago acorde a sus necesidades. Para

los clientes fuera de la ciudad se despacha sin ningún costo de fletes siempre que cumpla con la

cantidad mínima de entrega.

Política de entrega


COLPROMED SAS ha establecido una política de entrega, en el cual sus pedidos deben

ser despachados máximo a los 3 días siguiente de la recepción del mismo y el transporte será

cubierto por la empresa

4. Aspectos Generales

4.1 Objetivos

4.1.1 Objetivo General

Realizar un diagnóstico del estado actual de la cartera de Colpromed sas, con base en ello

elaborar un manual de cartera que contenga procesos, políticas y planes de acción para con los

créditos.

4.1.2 Objetivo Especifico

Definir por segmentos el mercado, tamaño de la empresa, zona geográfica que posee

colpromed sas.

Elaborar un reglamento para el momento del crédito (solicitud de compra, solicitud de

crédito, aprobación o rechazo, pagos etc...)


Gráfica 4. Mapa de Procesos

Fuente: Autor del proyecto

FACTURACION

DE PEDIDO

GESTION

GERENCIAL

EMPAQUE

ALISTAMIENTO

DE ORDEN DE

COMPRA

CALL CENTER –

RECEPCION DE

ORDEN DE

COMPRA

DESPACHO

SELECCIÓN

DE

PRODUCTOS

VENTAS LOGISTICA Y

DISTRIBUCION COMPRAS

TALENTO

HUMANO CONTABILIDAD


5. Identificación y Estudio Del Entorno

5.1 Entorno Económico

Las condiciones comerciales dentro de las cuales la empresa opera, cambian en forma

constante, haciendo al mismo tiempo, más difícil y más desafiante para los administradores

financieros el reunir información, implementar decisiones, monitorear sus impactos y revisar las

decisiones a la luz de nuevas expectativas. En cierta medida, las cambiantes condiciones

económicas son generadas internamente por la empresa y sus productos, en la medida que éstos

pasan por etapas de desarrollo que se asemejan a la vida biológica para las empresas se denomina

el Ciclo de vida del producto, o el ciclo de vida de la empresa, o el ciclo de vida de la industria.

Otros cambios son generados por los flujos y reflujos de la actividad económica, representada

por los estados más estándares de recuperación, prosperidad, recesión y depresión.

Las expansiones y contracciones de la actividad económica son inherentes al sistema

económico – más si pertenecen al tipo occidental, basado en la libertad de empresa y de mercado

– y afecta a diferentes economías y sus sectores a diferente intensidad.

Tales ciclos económicos son causados por desbalances crónicos en la demanda y oferta

agregadas que se originan internamente o externamente en la economía y que pueden emanar de

fuentes que pueden ser económicas o no económicas. En algunos casos, estos orígenes no

económicos pueden ser pesquisados hasta llegar a cambios en las políticas fiscales o a políticas

monetarias del Banco Central. A veces, también los desbalances entre oferta y demanda se

manifiestan, asimismo, en la forma de inflación aguda, cuya presencia crónica, y sistemática

propagación, se ha difundido malignamente en las economías occidentales en la época de los


años 70 y ha puesto de rodillas a las economías de las naciones subdesarrolladas o en vías de

desarrollo. (Janneth Thompson, 2009)

5.2 Entorno Político

El entorno político de una empresa hace referencia al contexto institucional que existe en

la sociedad en la que opera una determinada empresa. Este contexto influye en el funcionamiento

y la viabilidad de las empresas. Se trata de un elemento externo a la empresa; por tanto, no puede

controlarlo.

Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa o de su sector de actividad, esta

puede llegar a influir sobre su entorno político. Se produce así una interrelación entre el entorno

político y la empresa. El análisis del entorno político es fundamental a la hora de elaborar el plan

estratégico de cualquier proyecto empresarial. El ambiente político de una

determinada sociedad puede variar y las empresas deben estar preparadas para hacer frente a los

posibles efectos que esto pueda provocar en el desarrollo de su actividad.

Este entorno se puede analizar desde dos ejes: la estabilidad política y las expresiones de

poder que se acaban traduciendo en leyes, resoluciones, decretos, ordenanzas, etc. Es por ello

que, dada la importancia que tiene la legislación vigente en este entorno, la mayoría de autores se

refieren a este como el entorno político-legal.

Los principales actores de este entorno son las agencias gubernamentales, los partidos

políticos y los grupos de presión. En función de su actuación se puede decir que fomentan o

limitan al sector empresarial.

https://www.lifeder.com/sociedad-humana/


El entorno político, junto al económico, socio-demográfico y tecnológico (PEST),

conforman el microambiente o entorno general de una empresa. Entre estas macro variables,

algunos autores también incluyen el entorno medioambiental. (Lifeder, 2018)

5.3 Entorno Financiero

La situación financiera de las organizaciones y de cada una de las personas no se

encuentra aislada de su ambiente sino que se ve afectada por la misma y es aquí donde nace el

concepto de entorno financiero.

Son tres los aspectos que definen el entorno financiero: La inflación, la devaluación y las

tasas de interés. Cada uno de estos elementos está ligado a los otros y suelen definirse de igual

manera para un mismo entorno geográfico, generalmente un país, aunque pudiera afectar

regiones completas con la misma moneda y políticas financieras unificadas.

El crecimiento o el decrecimiento económico de un país dependen en gran manera

del entorno financiero. Cuando el entorno es favorable las empresas pueden invertir con menor

riesgo, por lo que las inversiones suelen ser más, por otro lado, cuando no es el adecuado las

inversiones presentan un nivel de riesgo mucho mayor por lo que las inversiones por parte de los

empresarios suelen disminuir. De manera similar, en un entorno financiero inadecuado, las

personas no poseen poder adquisitivo por lo que no son capaces de comprar muchos de los

productos y/o servicios que las empresas ofrecen. (Fergus, 2011)

https://www.lifeder.com/macroambiente-empresa/


6. Diagnóstico de Cartera

6.1 Análisis por Volumen de Cliente

A continuación, se muestra un estudio de cartera realizado a la empresa el día 28 de

agosto de 2018.

Tabla 1. Análisis por Volumen de Cliente

Clientes Total Cuenta Por Cobrar Porcentaje %

CLIENTE 1 $ 3.594.062.513 39,43%

CLIENTE 2 $ 839.176.567 9,21%

CLIENTE 3 $ 13.182.000 0%

CLIENTE 4 $ 1.212.000 0%

CLIENTE 5 $ 2.022.000 0%

CLIENTE 6 $ 4.495.000 0%

CLIENTE 7 $ 1.015.000 0%

CLIENTE 8 $10.631.000 0%

CLIENTE 9 $ 111.625.748 1%

CLIENTE 10 $ 5.838.000 0%

CLIENTE 11 $ 284.613.703 3%

CLIENTE 12 $ 28.284.071 0%

CLIENTE 13 $ 628.229.257 7%

CLIENTE 14 $ 8.287.000 0%

CLIENTE 15 $ 71.326.542 1%

CLIENTE 16 $ 18.324.515 0%

CLIENTE 17 $ 2.565.000 0%

CLIENTE 18 $ 669.424.206 7%

CLIENTE 19 $ 336.809.258 4%

CLIENTE 20 $ 238.409.203 3%

CLIENTE 21 $ 566.993.200 6%

CLIENTE 22 $ 444.780.074 5%

CLIENTE 23 $ 80.584.445 1%

CLIENTE 24 $ 1.154.152.660 12,66%

TOTAL CARTERA 9.116.042.962 100%



Gráfica 5. Porcentaje por Volumen de Cliente

Fuente: Autor del proyecto

Como se puede observar los clientes 1, 2 y 24, poseen el 61,3% de la cartera de

Colpromed Sas, y a pesar que estos clientes a la fecha han presentado un buen comportamiento

de pago, es importante que la empresa sea cuidadosa y preste la máxima atención, puesto que no

solo son clientes potenciales y pueden abandonar la empresa e irse a la competencia, sino que

también del buen comportamiento de pago de este cliente, depende la liquidez de la empresa.

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%

45,00%C

LIEN

TE 1

CLI

ENTE

2

CLI

ENTE

3

CLI

ENTE

4

CLI

ENTE

5

CLI

ENTE

6

CLI

ENTE

7

CLI

ENTE

8

CLI

ENTE

9

CLI

ENTE

10

CLI

ENTE

11

CLI

ENTE

12

CLI

ENTE

13

CLI

ENTE

14

CLI

ENTE

15

CLI

ENTE

16

CLI

ENTE

17

CLI

ENTE

18

CLI

ENTE

19

CLI

ENTE

20

CLI

ENTE

21

CLI

ENTE

22

CLI

ENTE

23

CLI

ENTE

24

PORCENTAJE %


6.2 Análisis por Edades

En el siguiente análisis se muestra las edades de la cartera de COLPROMED SAS a partir

de la fecha de expedición de factura.

Tabla 2. Relación de Cartea por Edad COLPROMED SAS



Gráfica 6. Cartera por Edades COLPROMED S.A.S

Fuente: Autor del proyecto.

COLPROMED SAS tiene una rotación promedio de cartera de 30 y 60 días, sin embargo

la cartera en mora (mayor a 61 días), tiene una participación del 3% . La cartera que supera los

180 días se encuentra en cobro jurídico.

7. Programa de Cartera y Crédito

7.1 Políticas para las Operaciones de Gestión de Cartera

Para realizar una buena gestión de cartera el encargado tendrá en cuenta las siguientes

políticas que regirán este procedimiento:

50% 47%

2%

0%

1%

CARTERA POR EDADES COLPROMED SAS

MENOS DE 30 DIAS

30 A 60 DIAS

61 A 90 DIAS

91 A 180 DIAS

MAS DE 180 DIAS


Debido a que la empresa colpromed sas posee cuentas por cobrar a diferentes plazos el

gestor de cartera deberá realizar un seguimiento semanal a la gestión de cobro.

La gestión de cartera siempre tendrá una posición y actitud de negociar o conciliar para

evitar el paso al cobro jurídico.

El gestor de cartera deberá mantener actualizada la base de datos de los clientes.

Para la línea de crédito es necesario que la gerencia autorice los montos a financiar.

7.2 Metodología del Gestor de Cartera

El gestor de cartera deberá realizar diferentes acciones operativas las cuales son:

Las llamadas a los clientes deberán realizarse los días viernes de cada semana, buscando

el horario oportuno para comunicarse directamente con el personal encargado de pagos;

para esto debe diligenciar el formato.

Cuando un cliente se encuentre en mora, se enviará carta de cobro en documentos físico y

por correo electrónico, en el cual se recordará las fechas de pago, las facturas vencidas y

valores pendientes por recaudar.


7.3 Procedimiento de Cobro Perjuicio

Se aplicará cobro pre jurídico cuando pasen 60 días de vencimiento de la factura.

Se enviará carta firmada por el jurídico de la empresa informando la morosidad del

cliente y la intención que tiene la compañía de no llegar a otra instancia que pueda

perjudicarlo.

Se puede establecer acuerdos de pago con el cliente, dejando la claridad de no poder

incumplirlo, ya que esto generará cobro jurídico.

7.4 Procedimiento de Cobro Jurídico

El gestor de cartera procederá a aplicar cobro jurídico si la factura supera 120 días de

vencimiento

Se procederá a entregar todos los documentos al abogado contratado por la empresa,

quien hará lo correspondiente para recuperar la deuda.

Una vez la cartera este en cobro jurídico, la única persona autorizada para establecer

acuerdos será el abogado del caso.


8. Políticas de Crédito

8.1 Política de Crédito para Clientes Antiguos

A medida que el cliente tenga un buen comportamiento de pago, se irán incrementando

los cupos de crédito.

Los cupos serán aprobados por la gerencia.

El cliente deberá cumplir con lo requerido por el gestor; las personas naturales y jurídicas

deberán presentar Rut, cámara de comercio, referencias comerciales, estados financieros

de los dos últimos periodos, junto con las declaraciones de renta.

8.2 Procedimiento para Solicitud y Aprobación de Créditos Nuevos

Cuando el encargado de ventas quiera realizar una venta a crédito para un

cliente nuevo se procederá a realizar una evaluación que se hará de la siguiente

manera:

Se deberá estudiar la antigüedad del negocio y se solicitará los documentos

correspondientes.

Es importante corroborar la seriedad y formalidad del establecimiento, se

podrá visitar el lugar y consultar las referencias comerciales.

El gestor de cartera evaluara el riesgo y enviara el formato de solicitud de

crédito al cliente para su diligenciamiento.


El cliente debe presentar el formato debidamente diligenciado y adjuntar

los documentos previamente solicitados

El gestor de cartera junto con el gerente serán los encargados de tomar la

decisión de otorgar el crédito

Si la decisión es negativa se procederá a llamar al cliente.

Si la solicitud de crédito es aprobada se debe llamar al cliente e informarle

de la decisión, para empezar las nuevas relaciones comerciales.

9. Conclusiones

Después de realizar un estudio a la cartera y los procedimientos de cobro que tiene

Colpromed Sas, es oportuno resaltar el buen comportamiento de esta cartera, ya que su

morosidad es muy baja y se encuentra en cobro jurídico.

También es necesario indicar que la empresa tiene un gran porcentaje de sus ventas,

dirigido a tres únicos clientes, situación que presenta riesgo en la disminución de sus ventas

cuando alguno de ellos decida retirarse; por tanto aunque la empresa busque fidelizarlos debe

abrir nuevos mercados, nuevos segmentos que le permitan obtener más clientes e incrementar los

ingresos y evitar al máximo impactos negativos con la salida de sus clientes.


10. Bibliografía

Camara de Comercio Medellin. (s.f.). Recaudo de cartera efectivo. Obtenido de

http://herramientas.camaramedellin.com.co/Inicio/Buenaspracticasempresariales/Bibliote

caContabilidadyFinanzas/Pasoapasoparaunrecaudodecarteraefectivo.aspx

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https://fergus189.wordpress.com/2011/08/29/1-3-entorno-financiero/

Guillermo A. Cuellar. (s.f.). Ciencias Contables, tecnologics y Administrativas . Obtenido de

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Recuperado el 20 de Enero de 2019, de

http://administracionenteoria.blogspot.com/2009/10/el-entorno-economico-de-la-

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Lifeder, C. R. (29 de Junio de 2018). Lifeder. Recuperado el 26 de Enero de 2019, de Entorno

Político de una Empresa: Variables y Ejemplos: https://www.lifeder.com/entorno-

politico-empresa/

UNITECNOLOGICA. (s.f.). Obtenido de

http://biblioteca.unitecnologica.edu.co/notas/tesis/0062531.pdf

Universia Costa Rica. (4 de Septiembre de 2017). Tipos de investigación: Descriptiva,

Exploratoria y Explicativa. Obtenido de

http://noticias.universia.cr/educacion/noticia/2017/09/04/1155475/tipos-investigacion-

descriptiva-exploratoria-explicativa.html


11. Anexos

Anexo 1. Formato Registro Llamadas a Clientes


Anexo 2. Formato Carta Cobro Administrativo


Anexo 3. Formato Carta Cobro Pre jurídico


Anexo 4. Formato Cartera Entregado a Terceros


Anexo 5. Formato Lista de Chequeo para Aprobación de Crédito

manual de procedimiento de cartera empresa colpromed sas

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