manual cartera

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CNT CUENTAS POR COBRAR MANUAL DEL USUARIO TABLA DE CONTENIDO INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN ............................................................................................................................. 3 PASOS IMPORTANTES ................................................................................................................................................ 3 1. Cree la carpeta donde va a trabajar los datos o la base de datos. .................................................................. 3 2. Creación del ICONO de Acceso...................................................................................................................... 3 PASOS PARA ACTUALIZAR SU SISTEMA CNT- CARTERA. ...................................................................................... 4 ENTRADA A LA APLICACIÓN ....................................................................................................................................... 4 1. Cambiar Clave: ................................................................................................................................................ 6 COMANDOS .................................................................................................................................................................. 7 PASOS A SEGUIR PARA PONER EN MARCHA EL PROGRAMA DE CNT CARTERA .............................................. 9 1. ADMINISTRACION .................................................................................................................................................. 11 Seguridad ................................................................................................................................................................ 11 Usuarios .............................................................................................................................................................. 11 Opciones ............................................................................................................................................................. 11 Asignar Permisos ................................................................................................................................................ 12 Login de Acceso a la BD..................................................................................................................................... 12 Auditoria .................................................................................................................................................................. 13 Sobre Usuarios ................................................................................................................................................... 13 Backup de Auditoria ............................................................................................................................................ 14 Recuperar Backup de Auditoria .......................................................................................................................... 14 Bases de Datos ....................................................................................................................................................... 14 Backup de la Base de Datos SQL....................................................................................................................... 14 Reparación y Compactación de la Base de Datos Access ................................................................................. 15 Backup de la Base de Datos Access .................................................................................................................. 16 Restaurar Backup de la Base de Datos Access ................................................................................................. 16 2. PARAMETROS DE LA APLICACIÓN ................................................................................................................. 17 3. PERSONALZACION DE LA EMPRESA: ............................................................................................................ 19 4. INICIALIZAR MOVIMIENTO ............................................................................................................................... 22 5. INICIALIZAR CONSECUTIVOS.......................................................................................................................... 23 6. UNIFICAR TERCEROS. ..................................................................................................................................... 24 7. TRASLADO DE MOVIMIENTOS. ....................................................................................................................... 25 8. AJUSTE DE SALDOS DE CXC .......................................................................................................................... 27 9. PARAMETRIZACION ......................................................................................................................................... 29 Impuestos y Retenciones ........................................................................................................................................ 29 Descuentos .............................................................................................................................................................. 30 Conceptos de Movimiento. ...................................................................................................................................... 31 Terceros .................................................................................................................................................................. 33 Dependencias: ......................................................................................................................................................... 35 Bancos..................................................................................................................................................................... 35 Cuentas de los Bancos ............................................................................................................................................ 36 Etapas Cobro Jurídico ............................................................................................................................................. 38 10. MOVIMIENTOS .................................................................................................................................................. 39

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  • CNT CUENTAS POR COBRAR

    MANUAL DEL USUARIO TABLA DE CONTENIDO

    INSTALACIN Y CONFIGURACIN ............................................................................................................................. 3

    PASOS IMPORTANTES ................................................................................................................................................ 3 1. Cree la carpeta donde va a trabajar los datos o la base de datos. .................................................................. 3 2. Creacin del ICONO de Acceso. ..................................................................................................................... 3

    PASOS PARA ACTUALIZAR SU SISTEMA CNT- CARTERA. ...................................................................................... 4

    ENTRADA A LA APLICACIN ....................................................................................................................................... 4 1. Cambiar Clave: ................................................................................................................................................ 6

    COMANDOS .................................................................................................................................................................. 7

    PASOS A SEGUIR PARA PONER EN MARCHA EL PROGRAMA DE CNT CARTERA .............................................. 9

    1. ADMINISTRACION .................................................................................................................................................. 11 Seguridad ................................................................................................................................................................ 11

    Usuarios .............................................................................................................................................................. 11 Opciones ............................................................................................................................................................. 11 Asignar Permisos ................................................................................................................................................ 12 Login de Acceso a la BD ..................................................................................................................................... 12

    Auditoria .................................................................................................................................................................. 13 Sobre Usuarios ................................................................................................................................................... 13 Backup de Auditoria ............................................................................................................................................ 14 Recuperar Backup de Auditoria .......................................................................................................................... 14

    Bases de Datos ....................................................................................................................................................... 14 Backup de la Base de Datos SQL....................................................................................................................... 14 Reparacin y Compactacin de la Base de Datos Access ................................................................................. 15 Backup de la Base de Datos Access .................................................................................................................. 16 Restaurar Backup de la Base de Datos Access ................................................................................................. 16

    2. PARAMETROS DE LA APLICACIN ................................................................................................................. 17

    3. PERSONALZACION DE LA EMPRESA: ............................................................................................................ 19

    4. INICIALIZAR MOVIMIENTO ............................................................................................................................... 22

    5. INICIALIZAR CONSECUTIVOS.......................................................................................................................... 23

    6. UNIFICAR TERCEROS. ..................................................................................................................................... 24

    7. TRASLADO DE MOVIMIENTOS. ....................................................................................................................... 25

    8. AJUSTE DE SALDOS DE CXC .......................................................................................................................... 27

    9. PARAMETRIZACION ......................................................................................................................................... 29 Impuestos y Retenciones ........................................................................................................................................ 29 Descuentos .............................................................................................................................................................. 30 Conceptos de Movimiento. ...................................................................................................................................... 31 Terceros .................................................................................................................................................................. 33 Dependencias: ......................................................................................................................................................... 35 Bancos ..................................................................................................................................................................... 35 Cuentas de los Bancos ............................................................................................................................................ 36 Etapas Cobro Jurdico ............................................................................................................................................. 38

    10. MOVIMIENTOS .................................................................................................................................................. 39

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 2 de 105

    CUENTAS POR COBRAR ...................................................................................................................................... 39 RECIBO DE CAJA ................................................................................................................................................... 41 NOTAS DEBITO A CXC: ......................................................................................................................................... 52 NOTAS CREDITO A CXC ....................................................................................................................................... 55 CONSIGNACIONES ................................................................................................................................................ 59 NOTAS DEBITO BANCARIA ................................................................................................................................... 61 NOTAS CREDITO BANCARIA ................................................................................................................................ 63 TRASLADO BANCARIO .......................................................................................................................................... 64 CONCILIACION BANCARIA ................................................................................................................................... 66 PRERADICACION DE FACTURAS. ........................................................................................................................ 71 RADICACION DE FACTURAS. ............................................................................................................................... 74 COBRO JURIDICO. ................................................................................................................................................. 79 INTERES VALOR PRESENTE ................................................................................................................................ 81

    11. INFORMES ......................................................................................................................................................... 82 LISTADO DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 82 DOCUMENTOS POR BLOQUE: ............................................................................................................................. 83 CUENTAS POR COBRAR POR EDADES .............................................................................................................. 83 CUENTAS POR COBRAR CON FACTURAS CANCELADAS: ............................................................................... 86 EXTRACTO DE CLIENTES ..................................................................................................................................... 86 ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE .................................................................................................................... 87 RECIBO DE CAJA POR CONCEPTO: .................................................................................................................... 87 CONSULTA ESTADO DE FACTURA POR CLIENTE ............................................................................................. 87 LISTADO CXC ......................................................................................................................................................... 88 TRAZABILIDAD FACTURA ..................................................................................................................................... 89 ESTADO DE LOS BANCOS .................................................................................................................................... 90 MOVIMIENTO BANCARIO ...................................................................................................................................... 90 BOLETIN DE CAJA Y BANCOS: ............................................................................................................................. 90 MOVIMIENTO DE CAJA: ........................................................................................................................................ 91 PLANOS CIRCULAR 011: ....................................................................................................................................... 91 PLANOS CIRCULAR 012: ....................................................................................................................................... 92 PLANOS CIRCULAR 047: ....................................................................................................................................... 92 PLANOS CIRCULAR 030: ....................................................................................................................................... 93 INFORME AJUSTE DE SALDOS CXC: .................................................................................................................. 95 PLANOS RECIBOS DE CAJA: ................................................................................................................................ 96 TRASLADO DE MOVIMIENTOS: ............................................................................................................................ 97

    12. NOTAS DE CAMBIO (Novedades de version) ................................................................................................... 99

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 3 de 105

    INSTALACIN Y CONFIGURACIN

    - Consulte la informacin de instalacin, configuracin y requerimientos mnimos de software y

    hardware de las aplicaciones CNT en el Manual de Instalacin y Configuracin.

    PASOS IMPORTANTES

    1. Cree la carpeta donde va a trabajar los datos o la base de datos.

    - Entre al explorador de Windows por Inicio Programas Explorador de Windows

    - Ubquese en el directorio CNTSISTE.CNT.

    - Entre por archivo nuevo carpeta.

    - Digite el nombre que le va a colocar a la carpeta de datos. Ej. CARTERA06

    - Pulse enter.

    - Ubquese en el directorio de DATOS ADO DATOS ODBC y de ah copie los archivos

    TESORERI.MDB, CONTABLE.MDB, CONTROL.MDB Y PRESUPTO.MDB. a la nueva carpeta

    (CARTERA06).

    2. Creacin del ICONO de Acceso. 1. Creacin del icono en el escritorio de Windows

    1.1. Desde el escritorio de Windows

    1.2. Doble clic con el botn derecho del Mouse

    1.3. Colocar el puntero sobre nuevo

    1.4. Clic en acceso directo.

    1.5. En lnea de comandos digite: C:\cntsiste.cnt\programa\cnt-cartera\cnt-cartera.exe

    NOTA: Tambin se puede hacer por examinar ubicar la carpeta donde se encuentra el cnt-cartera.exe.

    Esto por si la instalacin se ha hecho en otro directorio diferente o para evitar la Digitacin de la ruta

    completa.

    1.6. Clic en siguiente

    1.7. Colocarle un nombre al icono, (se recomienda dejar el trae el programa por defecto.)

    1.8. Clic en finalizar

    1.9. Accesar o ejecutar el programa CNT- CARTERA, desde el escritorio de Windows haciendo clic en el

    icono creado.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 4 de 105

    PASOS PARA ACTUALIZAR SU SISTEMA CNT- CARTERA.

    Nota: Se recomienda cada vez que el usuario reciba una actualizacin hacer este paso, pues el programa

    se debe quitar siempre.

    1. Verifique que no se est utilizando el directorio C:\CNTSISTE.CNT\DATOS ADO DATOS ODBC,

    como directorio de trabajo, de ser as, cambiar de nombre a la carpeta.

    2. Ejecute inicio, configuracin, panel de control y haga clic en agregar o quitar programas, para

    desinstalar la aplicacin.

    3. Ubquese en el directorio CNT- CARTERA

    4. Haga clic en el icono agregar o quitar.

    5. Para volver a instalar realice los pasos de instalacin, descritos anteriormente.

    Si el programa no es quitado, las instalaciones no son reconocidas por el sistema.

    ENTRADA A LA APLICACIN

    El repositorio de Datos consiste en que al momento que el usuario intente ingresar a la aplicacin, si tiene los archivos (ejecutable, licencia y reportes) de la aplicacin en el equipo local, el sistema validar:

    Si los archivos que existen en el equipo central, no existe en el local, stos se copian.

    Si los archivos que existen en el equipo central, tiene una fecha superior a la fecha de los archivos en el local, reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central.

    Si los archivos que existen en el equipo local, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en el equipo central, no reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central, ni reemplaza los archivos del equipo central por el local.

    El login de Acceso a la Base de Datos consiste en que si el usuario desea cambiar la contrasea para ingresar a la base de datos, debe seleccionar el inicio de sesin y cambiar la contrasea por la aplicacin y por el administrador corporativo de SQL o por la Base de Datos en Access segn corresponda. Para este proceso el sistema validar la existencia del archivo CntSeg.Cnt dentro del equipo central.

    BASE DE DATOS CON MOTOR SQL: Si desea utilizar el repositorio centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicacin, en el archivo de inicializacin Carteraado.ini de cada equipo local (PC) en la etiqueta DIR coloque el nombre o ruta del equipo en el cual se encontraran los archivos actualizados (Equipo Central). De esta manera, el equipo para el proceso de repositorio (Equipo Central) y el equipo donde se encuentre la base de datos (Servidor Base de Datos) sern diferentes y el sistema realizar la conexin de acuerdo con la necesidad de cada usuario. Ver diagrama.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 5 de 105

    Al momento de intentar ingresar a la aplicacin, el sistema concatenar la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Cartera, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Cartera, debe encontrarse el ejecutable y reportes actualizados.

    La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Cartera debe tener permiso de lectura para todos los usuarios.

    La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios.

    Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicacin, en la etiqueta DIR del archivo de inicializacin Carteraado.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido dentro de la red de la institucin, el sistema generar el siguiente mensaje indicando que no se encontr el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

    Si no desea utilizar el proceso de Repositorio Centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicacin, en el archivo de inicializacin Carteraado.ini de cada equipo local (PC) deje en blanco la etiqueta DIR, de sta manera el sistema no realizar ninguna validacin e ingresar sin generar ningn mensaje informativo.

    BASE DE DATOS CON MOTOR ACCESS: A diferencia de las bases de datos con motor SQL, para las bases de datos que se encuentren en motor Access, la direccin que se establezca en la etiqueta DIR del archivo de inicializacin Carteraado.ini es la misma para el repositorio de Datos (Equipo Central) y para la conexin a la Base de Datos (Servidor Base de Datos).

    Al momento de intentar ingresar a la aplicacin, el sistema concatenar la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Cartera, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Cartera, debe encontrarse el ejecutable y

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 6 de 105

    reportes actualizados.

    La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Cartera debe tener permiso de lectura para todos los usuarios.

    La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios.

    Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicacin, en la etiqueta DIR del archivo de inicializacin Carteraado.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido de la institucin, el sistema generar el siguiente mensaje indicando que no se encontr el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

    TENER EN CUENTA:

    Si se genera algn error en el proceso del repositorio, el sistema no genera ningn mensaje de error. Debe consultarse el archivo generado ErrorControlVrs.txt en la carpeta local donde se encuentra el ejecutable, el cual almacena el nombre del archivo que no se pudo copiar y el proceso se debe realizar de forma manual.

    La ruta y el nombre donde se encuentre el repositorio de datos debe ser obligatoriamente: Nombre o ruta del equipo central \ CNTSISTE.CNT \ PROGRAMA \ CNT-CARTERA de lo contrario el proceso no se realiza.

    Si al dar doble clic sobre el ejecutable de la aplicacin, no es posible ingresar, verifique si se gener el archivo CopyExe.bat haga doble clic sobre l e intente ingresar nuevamente a la aplicacin.

    Al entrar al programa aparece la siguiente ventana donde se digita el usuario y la clave para ingresar al

    mdulo de Cartera. CNT entrega un usuario ADMINISTRADOR con CLAVE ADMIN en mayscula.

    1. Cambiar Clave: Esta opcin le permite al usuario cambiar su clave de entrada al mdulo CNT CARTERA, cada que lo requiera.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 7 de 105

    a. Ingrese el nombre del usuario. b. Digite la contrasea que tiene actualmente. c. Ingrese la nueva contrasea. d. Confirme la nueva contrasea. e. Clic en Aceptar. f. Espere a que salga el mensaje La contrasea ha sido cambiada con xito.

    COMANDOS

    Permite almacenar la informacin que usted ha digitado previamente en los campos de cualquier mdulo

    del aplicativo.

    Cmo utilizarlo?

    Llene la totalidad de los campos que le presenta la pantalla.

    Haga un clic sobre el icono ilustrado, con la ayuda del Mouse.

    Permite eliminar un registro de la base de datos previamente seleccionado, por encontrarse con

    informacin errnea o desactualizado.

    Cmo utilizarlo?

    Seleccione el registro (Ver comando seleccionar)

    Haba clic en el icono de borrar ilustrado anteriormente

    Confirme la aceptacin de la eliminacin en el cuadro de dialogo.

    1. GUARDAR.

    2. BORRAR

    3. SELECCION

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 8 de 105

    Permite ubicar y escoger un registro desconocido o del cual no se recuerda algn campo especifico de

    informacin.

    Cmo utilizarlo?

    Haga clic en el icono ilustrado, dependiendo el mdulo en que se encuentre.

    Elija si desea ver la seleccin ordenada por cdigo o por nombre.

    En el campo desde elija a partir de que letra o nmero desea que empiece a listar y de enter.

    Ubique la opcin con la ayuda del Mouse y haga doble clic sobre ella.

    Permite mostrar en pantalla o imprimir un ilustrado de los registros clasificados (de acuerdo a los

    parmetros que d el usuario) existentes en el mdulo de trabajo en que se encuentre el usuario.

    Cmo utilizarlo?

    Haga clic en el icono listar ilustrado anteriormente.

    D cada uno de los parmetros que pide el formato de pantalla que aparece

    14. ICONOS DE LA PANTALLA DE LISTADOS/INFORMES

    4. LISTAR

    Permite ir al inicio o al final del listado, (Pg. Inicial y Pg. Final).

    Permite reducir o aumentar el tamao de la pantalla

    Imprime el listado activo, o en pantalla.

    Permite enviar el archivo a otro formato o a la red

    Permite enviar el archivo a un correo electrnico (email)

    Cierra la ventana del listado activa

    Cuando este icono est activo, permite salir de la ventana.

    Permite avanzar o retroceder una pgina del listado.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 9 de 105

    Comando utilizado solo en movimiento.

    Este comando nos permite anular un consecutivo de un respectivo movimiento. El registro se anula en su

    efecto, pero no se elimina ni fsica, ni lgicamente.

    Cmo utilizarlo?

    Haga clic sobre el icono de anular

    Digite el consecutivo del documento a anular.

    Confirme la aceptacin de anular que se muestra en la ventana que aparece.

    Permite salir del mdulo en que est trabajando.

    Cmo utilizarlo?

    De un clic sobre el icono de salir.

    Confirme la salida si el sistema lo exige

    Este icono permite limpiar la pantalla en la que se encuentra trabajando, es decir, deja los campos en

    blanco.

    Cmo utilizarlo?

    De un clic sobre el icono de limpiar.

    PASOS A SEGUIR PARA PONER EN MARCHA EL PROGRAMA DE CNT CARTERA

    1. Instale la aplicacin.

    2. Cree una carpeta para trabajar los datos.

    3. Cree el ODBC.

    4. Realice la configuracin, es decir configure la pantalla o 800*600 pxeles y cree el icono de entrada.

    5. ANULAR

    6. SALIR

    7. LIMPIAR

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 10 de 105

    5. Realice la vinculacin de tablas.

    6. Realice la Parametrizacin del sistema entrando por procesos especiales - parmetros de la

    aplicacin.

    7. Realice la personalizacin de la empresa entrando por procesos especiales personalizacin de la

    empresa.

    8. Ingrese la base de datos.

    9. Realice los movimientos.

    10. Genere informes.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 11 de 105

    1. ADMINISTRACION

    Seguridad MENU DE ACCESO: Administracin Seguridad

    Esta opcin permite crear los usuarios y perfiles que van a utilizar la aplicacin, asignar los permisos correspondientes de acuerdo con las tareas asignadas en la institucin y modificar la contrasea con la que se conectan a la Base de Datos. Esta opcin solo es accesible por el usuario Administrador y est compuesta por: Usuarios, Opciones, Asignar Permisos, Crear Opciones y Login de Acceso a la Base de Datos.

    Usuarios

    MENU DE ACCESO: Administracin Seguridad Usuarios

    Permite crear los usuarios que ingresarn a la aplicacin de acuerdo con las tareas asignadas dentro de la institucin. El proceso para crear los usuarios es:

    i. Usuario: Digite el nombre que se visualiza al momento de ingresar a la aplicacin. ii. Nombre: Digite el nombre real del usuario. iii. Clave y Confirmacin: Digite la clave y confirmacin con la cual el usuario va a ingresar a la

    aplicacin. Se debe tener en cuenta que esta informacin es personal.

    iv. Si los datos son correctos haga clic en Guardar v. Al guardar el usuario, se visualizar en el grid. Si desea realizar alguna modificacin sobre l, debe

    seleccionarlo dando doble clic sobre el registro en el grid, digitar el usuario o hacer clic en la opcin

    Seleccin y realizar la bsqueda respectiva.

    vi. Si desea eliminar algn usuario, seleccinelo y haga clic sobre el botn Borrar .

    vii. Si desea inactivar un usuario, seleccinelo y marque el check Inactivo .

    viii. Si desea generar un listado de los usuarios creados, haga clic sobre el botn Listar

    Opciones

    MENU DE ACCESO: Administracin Seguridad Opciones

    Muestra todas las opciones que componen la aplicacin, esta informacin es entregada por CNT y el usuario y/o administrador de CNT CARTERA es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 12 de 105

    Asignar Permisos

    MENU DE ACCESO: Administracin Seguridad Asignar Permisos

    Permite asignar los permisos de Crear, Anular e Imprimir a los usuarios creados previamente, debe seleccionar el usuario al cual desea asignar permisos, hacer clic sobre cada opcin. El permiso asignado se visualizar en color verde. El permiso no asignado se visualizar en color Rojo. Si desea asignar permisos de manera Total, Nada o Parcial a todas las opciones, en la parte inferior de la ventana se visualizan tres iconos en forma de Semforo, debe marcar permisos Guardar/Modificar, Borrar/Anular e Imprimir y luego hacer clic sobre el icono que desee: Total, Nada o Parcial.

    Para almacenar la asignacin realizada, haga clic sobre el icono Asignar , de lo contrario, la informacin no se almacenar. TENGA EN CUENTA: Si usted no es usuario Administrador, el sistema no le permitir ingresar y le mostrar esta ventana.

    Login de Acceso a la BD

    MENU DE ACCESO: Administracin Seguridad Login de Acceso para la BD

    Esta opcin permite cambiar el login y la contrasea para acceder a la Base de Datos. Esta opcin solo est autorizada al Administrador del Sistema. Para realizar este proceso se debe tener en cuenta que: En el equipo donde se encuentre la Base de Datos, la carpeta CNTSISTE.CNT, debe estar compartida y debe tener permisos de escritura para todos los usuarios que ingresen a la aplicacin.

    Base de Datos con motor SQL: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga todos los inicios de sesin creados. El usuario debe seleccionar el inicio de sesin, digitar la contrasea con un mximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmacin de

    la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar .

    Una vez realizado el cambio de la contrasea por la aplicacin, debe realizarse por el Administrador de SQL.

    Base de Datos con motor ACCESS: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga por defecto el Usuario Admin. El usuario debe digitar la contrasea con un mximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmacin de la misma. Si los datos son correctos dar

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 13 de 105

    clic en guardar .

    Una vez realizado el cambio de la contrasea por la aplicacin, debe realizarse por las propiedades de la base de datos. Al guardar la nueva contrasea el sistema crea un archivo en el equipo donde se encuentra la Base de datos, el archivo se denomina CntSeg.cnt en el cual se almacena la contrasea de forma encriptada. Si se presenta algn inconveniente con el login y contrasea, como olvido de la informacin, cambio de personal entre otros, el administrador del sistema debe eliminar este archivo y volver a ingresar la contrasea.

    TENER EN CUENTA:

    Esta modificacin es responsabilidad del Administrador del Sistema.

    Si al ingresar a la aplicacin el sistema genera el mensaje

    Verifique que la carpeta cntsiste.ini en el equipo donde se encuentra la Base de Datos para Access o el equipo Central para SQL se encuentre con permisos de escritura para el usuario que est intentando ingresar a la aplicacin SI el archivo no est creado y permiso de lectura si el archivo esta creado.

    Auditoria MENU DE ACCESO: Administracin Auditoria

    Esta opcin permite realizar o consultar un seguimiento a los movimientos que se realicen en la aplicacin.

    Sobre Usuarios

    MENU DE ACCESO: Administracin Auditoria Sobre Usuarios

    Esta opcin permite consultar los movimientos que realizo un usuario en una o varias tablas del sistema en un determinado ejecutable.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 14 de 105

    Para realizar la auditoria Elija el usuario al cual desea hacerle la auditoria. Elija la tabla de la cual desea consultar los movimientos que se hicieron. Haga clic en las transacciones que desea consultar (Adicin, modificacin o eliminacin), de tal forma que queden chuleadas. Haga clic en examinar para que aparezcan las transacciones que hizo este usuario. Nota: El sistema visualiza todas los movimientos que realizo un usuario con la fecha y versin del ejecutable en que se generaron.

    Backup de Auditoria

    MENU DE ACCESO: Administracin Auditoria Backup de Auditoria

    Esta opcin permite realizar un Backup de la auditora sobre usuarios. Al hacer el Backup la informacin de la auditoria se borra y queda almacenada en un archivo .bak. Para hacer el Backup Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema. En la ventana que aparece en buscar en: elija el disco y el directorio donde va a hacer el backup. Y en nombre del archivo digite el nombre que le va a dar al backup. Haga clic en guardar. El sistema da un mensaje donde indica donde se va a almacenar el archivo. Haga clic en aceptar.

    Recuperar Backup de Auditoria

    MENU DE ACCESO: Administracin Auditoria Recuperar Backup de Auditoria

    Esta opcin permite recuperar el backup de auditora. Para recuperar backup: Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema. En guardar en elija el disco y el directorio donde est el archivo que se va a recuperar. Haga doble clic sobre el archivo. Bases de Datos MENU DE ACCESO: Administracin Bases de Datos

    Backup de la Base de Datos SQL

    MENU DE ACCESO: Administracin Bases de Datos Backup Base de Datos

    Esta opcin permite generar una copia de la Base de Datos en el momento en que se requiera y de acuerdo con la asignacin de permisos que tenga el usuario que ingresa a la aplicacin.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 15 de 105

    Al ingresar a la opcin el sistema genera el mensaje de confirmacin

    Al dar NO, el proceso se cancela, al dar SI, el sistema solicita la ruta en donde se almacenar la copia de seguridad. La ruta seleccionada debe tener dos caractersticas fundamentales:

    1. Debe estar ubicada en el servidor donde se encuentre la Base de Datos y ste tener espacio suficiente para el almacenamiento, de lo contrario el sistema genera el mensaje y el proceso no se realiza.

    2. El usuario que genere la copia debe tener permiso de escritura, de lo contrario el sistema genera el mensaje

    y el proceso no se realiza.

    Si el proceso se cancela, el sistema genera el mensaje . Tenga en cuenta que el proceso puede tardar varios minutos, una vez finalizado el sistema le informa que la copia se realiz con

    xito .

    Reparacin y Compactacin de la Base de Datos Access

    MENU DE ACCESO: Administracin Bases de Datos Access Reparacin y Compactacin

    Esta opcin permite hacer reparacin a la base de datos para corregir inconsistencias que pueda tener y adems permite compactar la base de datos para eliminar basuras que puedan quedar al repararla y as dejarla en un tamao ms pequeo.

    Para reparar y compactar base datos: Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 16 de 105

    Backup de la Base de Datos Access

    MENU DE ACCESO: Administracin Bases de Datos Access Backup Base de Datos

    Esta opcin permite hacer un backup o copia de seguridad de la base de datos. Para hacer el backup de la base de datos: Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema de Desea hacer un backup de la base de datos?.

    Restaurar Backup de la Base de Datos Access

    MENU DE ACCESO: Administracin Bases de Datos Access Restaurar Backup Base de Datos Esta opcin permite restaurar la copia de datos que se realiz por el sistema opcin backup de base de datos. Para restaurar la informacin: Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema Desea hacer la restauracin de un backup de la base de datos?. En buscar en seleccione el disco (a:, c:) donde est el archivo con el backup. Haga doble clic sobre el archivo para empezar la restauracin. Cualquier inquietud favor comunicarse con nuestro departamento de atencin a usuarios ms cercano.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 17 de 105

    2. PARAMETROS DE LA APLICACIN

    MENU DE ACCESO: Procesos especiales Parmetros de la aplicacin.

    A la opcin tienen acceso los usuarios a los cuales les hayan asignado permisos en la ruta Administracin Seguridad Asignar Permisos, de tal forma que al hacer clic sobre el icono o ingresar a la ruta indicada, el sistema muestra la ventana y permite realizar los cambios que se requieran.

    Esta opcin permite hacer el cierre mensual y definir si el sistema de cartera va a trabajar integrado con las

    aplicaciones CNT-CONTABLE, CNT-PRESUPUESTO.

    Para realizar esta parametrizacin.

    - Digite la fecha del ltimo cierre (Mes y ao), el sistema dejara realizar los movimientos el mes

    siguiente al que se digite aqu. Cada vez que vaya a cerrar un mes debe entrar a esta opcin y

    corregir el mes.

    - Haciendo clic sobre la opcin de tal forma que quede chuleada elija con cul de las dos

    aplicaciones va a trabajar integrado el sistema de cartera. Si no trabaja integrado con ninguna no

    las chulee.

    - Maque la opcin Marcacin Traslado de Movimientos, si requiere que los movimientos que realice

    en adelante se trasladen al siguiente periodo fiscal.

    - Marque la opcin Radicacin Automtica, si requiere que al generar un recibo de caja con cuentas

    por cobrar sin radicar, el sistema asigne una radicacin con un consecutivo automtico.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 18 de 105

    - Registre la cantidad mxima de registros permitidos al cargar archivo plano de las CxC en Recibos

    de Caja, Notas Crdito y Notas Debito. Por defecto se visualiza 200 y se puede modificar hasta un

    mximo de 1000, el nmero mnimo que el sistema permite relacionar es uno (1). Al digitar un valor

    mayor el sistema genera el siguiente mensaje de validacin y no permite realizar la

    parametrizacin.

    - Marque la opcin Restringir RC / NC a CxC sin radicar, si requiere que el sistema no permita

    realizar recibos de caja o notas crdito a una cuenta por cobrar que no ha sido radicada.

    - El sistema generara registro de auditoria si se activa o inactivan interfaces.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 19 de 105

    3. PERSONALZACION DE LA EMPRESA:

    MENU DE ACCESO: Procesos especiales Personalizacin de la Empresa

    Esta opcin permite registrar los datos de la empresa o persona natural, para que en el momento de sacar

    un informe de cartera, el sistema muestre en el encabezado el nombre o razn social y el Nit. Adems, la

    informacin se utilizar en los archivos planos generados para la Circular 012 (Deudores).

    Para realizar la personalizacin de la empresa se debe diligenciar en la pestaa Datos Generales:

    a. Seleccione el tipo de documento de identificacin de la Compaa a. NIT : Nmero de identificacin tributaria b. CC : Cedula de ciudadana c. CE : Cedula de extranjera d. PA : Pasaporte

    b. Registre el nmero de identificacin de acuerdo al tipo de documento seleccionado c. En el campo Cdigo Unin, digite el cdigo tributario. d. En el campo Clase de Entidad, seleccione qu clase de entidad es la Institucin: Hospital,

    Empresa Social del Estado u Otro. e. Seleccione el Tipo de Empresa que es la Institucin: Comercial, Estado o Cooperativa. f. Seleccione el Acto Administrativo. g. Digite la fecha de creacin de la Institucin. h. Digite el nombre o razn social. i. En el campo Id. Representante, digite la Identificacin del representante legal de la institucin. j. En el campo Nombre del representante, digite el nombre del representante legal de la institucin. k. En el campo Direccin, digite la direccin de la institucin. l. Seleccione el Departamento y la ciudad en donde se encuentra ubicada la institucin. m. Digite el Indicativo, Telfono y Fax de la Institucin.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 20 de 105

    n. Digite el Mail de la Institucin. o. Seleccione el Centro de Costo encargado del Sistema CNT-CARTERA. p. Seleccione la Actividad Econmica de la Institucin. Tenga en cuenta que solo se visualizan las

    actividades que se encuentren activas. En la pestaa Datos Tributarios se debe especificar las caractersticas Tributarias de la Empresa:

    a. Seleccione el tipo de Persona: Natural o Jurdico. b. Marque si aplica IVA Deducible. c. Seleccione el Rgimen de IVA: Comn o Simplificado. d. Marque si es Gran Contribuyente. e. Marque las caractersticas de la Institucin f. Indique los das que se consideran son pagos recibidos de contado, este plazo se tiene en cuenta

    en los procesos NIIF en el momento de calcular el valor del inters presente de las cuentas por cobrar que superen los das de plazo para pago factura contado. Tenga en cuenta que al ejecutar el proceso NIIF, el sistema valida que se haya parametrizado un valor mayor a cero (0).

    Si el tipo de Entidad es Privada, se activa la pestaa Datos Circular 011, los cuales se requieren para la generacin de Archivos planos para dar cumplimiento con la circular 011 de 2004 para entidades privadas.

    a b c

    d

    e

    f

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 21 de 105

    Se deben diligenciar los siguientes datos de acuerdo con lo especificado en el documento de la circular:

    a. Sigla: Sigla o nombre abreviado que identifica la razn social. b. Nmero de Sucursales: Total de sucursales que posee en el territorio nacional. c. Nmero de Agencias: Total de agencias que posee en el territorio nacional. d. Objeto Social: Objeto social principal determinado por los estatutos o escritura de constitucin. e. Fecha de Vencimiento constitucin IPS: Fecha de vencimiento (hasta) de la IPS. f. Naturaleza Jurdica: Tipo de naturaleza jurdica. g. Porcentaje: Porcentaje de participacin del estado cuando la naturaleza jurdica sea mixta. h. Tipo de Empresa: Tipo de empresa en que se encuentra constituida la IPS. i. Numero de acto administrativo: Nmero de acto administrativo con el cual fue otorgada la

    personera jurdica. j. Fecha del acto administrativo: Fecha del acto administrativo que le otorg la personera jurdica. k. Entidad que le otorg personera: Nombre de la entidad que le otorg la personera jurdica

    (Gobernacin, Ministerio, etc.). l. Estado de la sociedad: Estado actual de la sociedad.

    Si los datos son correctos de clic en Guardar.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 22 de 105

    4. INICIALIZAR MOVIMIENTO

    MENU DE ACCESO: Procesos Especiales Inicializar Movimiento.

    Borra TODOS los datos, que estn digitados en la base de datos hasta el momento de hacer la inicializacin. Al ingresar a la opcin, el sistema valida que el usuario que ingres a la aplicacin sea igual a ADMINISTRADOR y solicita la clave del mismo para ejecutar el proceso.

    Esta opcin se usa para borrar los movimientos, cuando se copian los datos de un ao a otro. Antes de realizar el proceso el sistema genera el siguiente mensaje

    Al dar si, el sistema muestra la ventana , al dar Iniciar Proceso el sistema

    confirma nuevamente antes de realizar la inicializacin.

    TENGA EN CUENTA:

    Antes de realizar este procedimiento debe sacar una copia de seguridad y esta seguro de los que va a hacer porque una vez que el movimiento sea borrado solo se puede recuperar montando una copia de seguridad.

    Al digitar por tercera vez la clave errnea, el sistema volver al men principal y no se podr realizar el proceso.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 23 de 105

    5. INICIALIZAR CONSECUTIVOS

    MENU DE ACCESO: Procesos Especiales Inicializar Movimiento.

    Esta opcin permite parametrizar los consecutivos de todos los conceptos de movimiento y que requieren que inicien en un nmero diferente a uno o al nmero actual. Al ingresar a la opcin, el sistema valida que el usuario que ingres a la aplicacin sea igual a ADMINISTRADOR y solicita la clave del mismo para ejecutar el proceso.

    Tenga en cuenta que al digitar por tercera vez la clave errnea, el sistema volver al men principal y no se podr realizar el proceso. Una vez la clave sea correcta, el sistema muestra la ventana de Inicializacion de Consecutivos, donde se visualiza el ultimo registro almacenado en las tablas de los siguientes movimientos CxC, Recibo de Caja, Consignaciones, Notas Debito, Notas Crdito, Notas Debito Bancarias y Notas Crdito Bancarias.

    En cada campo se debe colocar el numero anterior con el que se requiere que inicie el consecutivo. Ej. Se requiere que el consecutivo de CXC inicie en 10, en el campo de CXC en la ventana Inicializacion de consecutivos debe colocarse 9. Recuerde que si trabaja con Cnt Cuentas por Pagar, el consecutivo para los movimientos Notas Debito Bancarias y Notas Crdito Bancarias es el mismo.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 24 de 105

    6. UNIFICAR TERCEROS.

    MENU DE ACCESO: Procesos Especiales Unificar Terceros.

    Esta opcin unifica todos los movimientos (de y en todos los mdulos CNT) de dos terceros con diferente documento de identificacin en un solo documento de identificacin, y eliminando al tercero que queda sin movimiento. 1. Digite o seleccione el nmero de Nit, cdula o documento que tiene el tercero actualmente (NIT

    Anterior). 2. Digite el nmero de Nit, Cdula o documento por el que quiere cambiar (NIT Nuevo). 3. Haga Clic en corregir.

    El proceso que hace el sistema es buscar los movimientos que se hicieron con este tercero y cambia el nmero de documento en estos dejando el real.

    Nota: En el proceso de unificacin no tomara los movimientos que se hayan realizado en Inventarios de la

    versin 4.8.2 e inferior.

    Validaciones que realiza el sistema para tener en cuenta si trabaja con diferentes mdulos de CNT: * SI los dos terceros existen como pacientes se realiza la unificacin en CNT-PACIENTES. * SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existen como Pacientes no se realiza la unificacin en CNT-PACIENTES. * SI los dos terceros existen como EPS se realiza la unificacin de EPS. * SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existen como EPS no se realiza la unificacin de EPS. * SI los dos terceros existen como Administradora de Salud se realiza la unificacin de Administradora de Salud. * SI el tercero A existe como Administradora de Salud y el tercero B no existe como Administradora de Salud se realiza la unificacin de Administradora de Salud. * SI el tercero A no existe como Administradora de Salud y el tercero B existe como Administradora de Salud no se realiza la unificacin de Administradora de Salud. * SI las dos Administradoras de Salud NO existen como tercero no se realiza la unificacin de terceros. * SI los dos terceros existen como EMPLEADOS, NO se realizar Unificacin de Terceros.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 25 de 105

    7. TRASLADO DE MOVIMIENTOS.

    MENU DE ACCESO: Procesos Especiales Traslado de Movimientos.

    Si una vez realizado el cierre de ao, se realizaron movimientos en la Base de Datos del ao anterior, esta opcin permite realizar el paso de estos movimientos al periodo fiscal actual. Al ingresar a la opcin, el sistema solicita la clave del usuario Administrador, realizando la validacin que el usuario con el que se ingres a la aplicacin sea Administrador.

    Para realizar este proceso:

    1. Ingresar a la Base de Datos del periodo fiscal anterior, en la ruta Procesos Especiales Parmetros

    de la aplicacin, marcar la opcin , de esta manera, todos los movimientos que se realicen en adelante al realizar el traslado de movimientos, pasarn al siguiente periodo fiscal.

    2. Una vez, haya realizado todos los movimientos para realizar traslado, ingrese a Procesos Especiales Traslado de Movimientos, digite el nombre de la Base de Datos del periodo fiscal actual.

    3. Haga clic en Iniciar Proceso.

    TENER EN CUENTA:

    Si trabaja en lnea con Cnt Presupuesto, el traslado de movimiento, se realiza al ejecutar el proceso de Paso de Saldos.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 26 de 105

    Al realizar movimientos en la BD del periodo anterior, los movimientos de interface quedan almacenados en esa Base de Datos, no se trasladaran, ya que estos movimientos se trasladan con el Paso de Saldos.

    Al realizar el traslado de Movimientos, estos movimientos se almacenan en el consecutivo en el que se encuentre la BD del periodo actual, colocando en el campo Observaciones, la relacin con el consecutivo del periodo anterior.

    Al realizar el traslado de Movimientos, los datos de parametrizacin (bancos, cuentas, terceros, etc.) deben encontrarse creados en las dos bases de datos, de lo contrario el sistema generar errores y los movimientos no se trasladaran de manera correcta.

    En el periodo actual, NO se debe marcar la opcin Marcacin Traslado de movimientos, porque los movimientos que se realicen en adelante se trasladaran al siguiente periodo fiscal.

    Si trabaja en lnea con Cnt Cuentas por Pagar, al realizar el traslado de movimientos en la aplicacin Cnt Cartera, tambin realiza el traslado de los movimientos de Cuentas por Pagar.

    Al realizar la cuenta por cobrar y la radicacin sin haber realizado un traslado de movimientos, el sistema traslada la cuenta por cobrar con la radicacin.

    Al realizar la cuenta por cobrar y despus de un traslado se realiza la radicacin, en el traslado de movimiento de las radicaciones el sistema tiene en cuenta los estados que se relacionan a continuacin para realizar el proceso, en caso de no realizar el traslado en el informe se visualiza la razn por la cual no se realiz el traslado.

    BD ORIGEN BD DESTINO ACCION NUEVO ESTADO BD DESTINO

    Radicada No anulada SI Radicada

    Radicada Anulada NO

    Radicada Radicada NO

    Radicada Glosada NO

    Radicada Devuelta NO

    Devuelta Radicada SI Devuelta

    Devuelta Glosada NO

    Devuelta No anulada SI Devuelta

    Devuelta Anulada NO

    Devuelta Devuelta NO

    Glosada No anulada SI Glosada

    Glosada Anulada NO

    Glosada Radicada SI Glosada

    Glosada Glosada NO

    Glosada Devuelta NO

    No anulada Radicada SI No anulada

    No anulada Glosada NO

    No anulada Devuelta NO

    No anulada Anulada NO

    Al realizar el traslado de movimiento en lnea con Presupuesto, los movimientos que se realicen despus del proceso no se podrn borrar ni modificar y no pasaran nuevos movimientos.

    Al realizar el traslado de movimiento sin estar en lnea con Presupuesto, se podr realizar el traslado de nuevos movimientos.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 27 de 105

    8. AJUSTE DE SALDOS DE CXC MENU DE ACCESO: Procesos Especiales Ajuste de Saldos CXC Esta Opcin permite actualizar el saldo de las Cuentas por Cobrar cuando en ocasiones se presentan valores negativos o saldos de CxC que ya estn canceladas con recibos de caja o notas crdito. TENGA EN CUENTA: Para poder realizar el proceso es necesario que previamente se haya ejecutado el Procedimiento almacenado denominado PA_AJUSTE_CUENTAS. Si no se ha ejecutado el sistema genera el mensaje restrictivo

    Al ingresar a la opcin, el sistema solicita la clave del usuario Administrador, realizando la validacin que el usuario que ingreso a la aplicacin sea Administrador.

    Tenga en cuenta que si se digita la clave de manera incorrecta tres veces, el sistema cierra la ventana y no permite continuar con el proceso. Al ingresar la clave de manera correcta, el sistema realiza la confirmacin antes de iniciar la ejecucin del proceso.

    Al dar NO, el proceso se cancela. Al dar SI, el proceso se ejecuta y si encuentra registros para modificar genera el mensaje

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 28 de 105

    Si no encuentra registros para modificar o el proceso ya fue ejecutado, el sistema genera el siguiente

    mensaje . En el informe solo se va a visualizar informacin diferente a cero (0) en los campos en los cuales se haya realizado la modificacin.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 29 de 105

    9. PARAMETRIZACION

    Impuestos y Retenciones MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Impuestos y retenciones.

    Esta opcin permite crear los impuestos y retenciones que se aplican a las cuentas por cobrar conceptos

    que se utilizan.

    Cuando se trabaja integrado con CNT CONTABLE otros programas de la familia CNT, el sistema la lee

    del que ya hayamos creado pero cuando se trabaja solo para CARTERA si debemos crearla. El objetivo es

    crear una tabla de impuestos con el fin de poder asignar a los diferentes conceptos una base diferente la

    misma, veamos cmo se llenan los campos que aparecen en la ventana.

    Para crear los impuestos y retenciones:

    Cdigo: Digite el cdigo del impuesto o retencin que se va a crear. Este cdigo puede ser

    alfanumrico y de 3 dgitos, ejemplo: 001

    Descripcin: Digite el nombre del impuesto o retencin Ejemplo: IVA GENERADO X VENTAS 16%.

    Porcentaje (%): Digite el porcentaje que se aplica por este impuesto o retencin Ejemplo: 16.

    Aclaracin: cuando se vaya a colocar el valor en esta casilla no es necesario colocarle el signo de %

    A partir de: Digite el monto mnimo o la base mnima sobre la cual se aplica el impuesto.

    Aclaracin: Cuando el impuesto no tiene un monto definido y se calcula siempre sobre todo valor en

    esta casilla se deja 0.

    Tipo: Con el Mouse haga clic en el tipo de impuesto que es, es decir, IVA, ICA, retencin, Impuesto

    retenido u otros impuestos.

    - Cuenta Contable: Digite la cuenta contable de este impuesto, esto si su sistema de tesorera trabaja

    integrado con CNT-CONTABLE. Para poder llenar este campo las cuentas contables deben estar

    creadas en contabilidad.

    Luego de haber ingresado los datos en cada uno de los campos de la ventana de impuestos y retenciones

    haga clic en el icono guardar para que queden grabados.

    Aclaracin: Para todos los tipos debemos crear las que creamos necesarias que realmente

    necesitemos, asignndoles un consecutivo, o si desean una por tipo.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 30 de 105

    Si desea los puede borrar, seleccionar y listar, utilizando cada uno de los iconos que aparecen en esta

    ventana.

    Descuentos MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Descuentos.

    Esta opcin permite crear los tipos de descuentos que la empresa aplica a las cuentas por cobrar que

    tiene.

    Para crear los descuentos:

    Cdigo: Digite un cdigo para el descuento a crear, este cdigo debe ser de tres dgitos alfanumrico.

    Descripcin: Digite el nombre del descuento. Ej. Descuento por pronto pago.

    Porcentaje (%): Digite el valor del porcentaje en caso de que el descuento se aplique por porcentaje.

    Aclaracin: Al digitar el porcentaje no es necesario colocar el signo %

    Valor: Si el descuento no es un porcentaje si no un valor, haga clic sobre valor y digite el respectivo.

    A partir de: Digite el valor a partir del cual se da el descuento.

    Aclaracin: Cuando el descuento no tiene un monto definido esta casilla se deja 0.

    Cuenta Contable: Si el sistema de tesorera trabaja integrado con CNT-CONTABLE, digite la cuenta

    contable del descuento.

    NOTA: Estas cuentas deben estar creadas en contabilidad.

    Aplicado a: Seleccione Tesorera si el Descuento aplica a Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Seleccione

    Cartera si el Descuento solo aplica a Cuentas por Cobrar.

    NOTA:

    Los descuentos que aplican a Cartera no podrn ser visualizados en CxP.

    Al listar los descuentos solo se visualizan aquellos que apliquen a Tesorera y Cartera.

    Al digitar el cdigo de un Descuento que NO aplica para el modulo Cartera, el sistema genera el

    mensaje de validacin

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 31 de 105

    Luego de haber ingresado los datos en cada uno de los campos de la ventana de descuentos haga clic en

    el icono guardar para que queden grabados.

    Si desea los puede borrar, seleccionar y listar, utilizando los iconos que aparecen en esta ventana.

    Conceptos de Movimiento. MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Conceptos de Movimiento.

    ICONO DE ACCESO:

    Esta opcin permite crear los conceptos por los cuales se generan cuentas por cobrar, (ejemplo: Venta de

    Software, Servicio de Mantenimiento, otros conceptos, etc.), relacionar estos conceptos con datos de

    contabilidad y presupuesto para hacer la respectiva integracin y definir los impuestos y descuentos que se

    aplican a estos.

    Veamos de cmo se llenan estos Campos:

    Cdigo: 0001 (si prefiere Crelo con letras )

    Descripcin: Venta de Software.

    Tipo: Seleccionamos con la pestaa a qu tipo de ingreso le aplicamos al Cdigo: (Seleccionamos

    CUENTAS POR COBAR, el que usted desee).

    **Nuevo tipo: Consignacin sin Recibo de Caja.

    NOTA: Al crear un concepto tipo Inventarios se visualiza como filtro en CNT-Inventarios, al momento de realizar

    una entrada de mercanca y aplicar impuestos y/o descuentos.

    Interface Comprobantes: Si est Integrado Con Otros Programas CNT, Seleccionamos con la Mano el

    Tipo. (Ejemplo: VENTAS FACTURAS). Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar

    comprobantes contables que en su creacin tengan la opcin Aplica solo para NIIF desmarcada.

    NOTA: Si ya ha creado un concepto de movimiento de tipo Notas Crdito Bancarias y Notas Debito Bancarias,

    tenga en cuenta que para evitar inconvenientes con los consecutivos en la interface con Contabilidad, debe

    seleccionar el mismo comprobante contable para todos los conceptos de estos tipos que requiera crear.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 32 de 105

    Cuentas del Valor Dbito: Seleccionamos la Cuenta, Siempre y cuando est integrado con el CNT

    CONTABLE. En caso de no estar integrado se deja en blanco.

    Tenga en cuenta que la cuenta debito se tiene en cuenta en el proceso NIIF, siempre y cuando se

    relacione con un tipo de cuenta NIIF que tenga el concepto Cuentas por Cobrar.

    Cuentas del Valor Crdito: Seleccionamos la Cuenta, Siempre y cuando est integrado con el CNT

    CONTABLE. En caso de no estar integrado se deja en blanco.

    Cuenta Radicacin: Cuando el Tipo corresponde a Cuentas por Cobrar, el sistema habilita el campo

    cuenta radicacin, en el cual seleccionamos la Cuenta, siempre y cuando est integrado con el CNT

    CONTABLE. En caso de no estar integrado se deja en blanco.

    Articulo Presupuestal: Para Cuando se est trabajando con el CNT PRESUPUESTO, integrado se

    seleccionamos, el Articulo Presupuestal.

    Impuestos: Marcamos los impuestos que afectan a este concepto, haciendo clic en cada cuadrito.

    Descuentos: Elija cuales de los descuentos creados se aplica a este concepto de movimiento. Tenga

    en cuenta que solo se visualizan los descuentos que en la creacin tenga aplicado a Tesorera y

    Cartera.

    Luego de haber ingresado todos los anteriores datos haga clic en el icono guardar para grabar.

    Adems por esta opcin, el programa nos permite crear los conceptos de recibos de caja, consignaciones,

    notas dbito y crdito a CxC y notas dbito y crdito bancarias; relacionarlas con datos de contabilidad y

    presupuesto para hacer las respectivas transferencias, y definir los impuestos y descuentos que se aplica a

    cada uno de estos.

    NOTA: Si no crea los anteriores conceptos al tratar de entrar a alguna opcin del men de movimientos le

    saldr el siguiente mensaje: Primero debe crear el concepto de

    ACLARACION: Para las cuentas por cobrar, notas dbito y crdito bancarias (adicional a NDBA y

    NCBA) el usuario define los cdigos y los conceptos como desee. Para los dems movimientos se

    deben crear con los siguientes:

    RECIBOS DE CAJA = RECA

    NOTAS DEBITO A CXC= NDEB

    NOTAS CREDITO A CxC = NCRE

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 33 de 105

    CONSIGNACIONES = CONS

    NOTA DEBITO BANCARIA = NDBA

    NOTA CREDITO BANCARIA = NCBA

    CONSIGNACIN SIN RC= CORC

    Terceros MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Terceros

    ICONO DE ACCESO:

    Esta opcin permite crear los terceros, es decir, las personas a las que se les va a hacer cuentas por

    cobrar, recibos de caja, etc.

    Para creare los terceros:

    - Nit.: Digite el nmero del Nit o cdula del tercero. El sistema automticamente genera el dgito de verificacin.

    - , Seleccione el tipo de documento del tercero

    - Tipo de persona: Defina si el tercero que est creando es de tipo Natural o Jurdico.

    - Primer Apellido: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el primer apellido.

    - Segundo Apellido: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el segundo apellido.

    - Primer Nombre: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el primer nombre.

    - Segundo Nombre: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el segundo nombre.

    - Razn Social: Si el tercero es Tipo de Persona Jurdico, digite la razn social.

    - Direccin: Digite la direccin del tercero.

    - Telfono: Digite el nmero telefnico del tercero.

    - E-Mail: Ingrese el correo electrnico del tercero, en caso de que lo tenga.

    - Departamento: Seleccione el Departamento. En el caso de Bogot se encuentra creada como

    departamento.

    - Ciudad: Escoja la ciudad. Para el caso de Bogot en ciudades estn las localidades.

    - Actividad: Seleccione la actividad econmica del tercero. Tenga en cuenta que solo se visualizan las

    actividades que se encuentren activas.

    - Tipo de Empresa: Elija el tipo de empresa del tercero. Haga clic sobre el icono de la flechita y de

    la lista que aparece elija a la que pertenece el tercero. En caso de ser persona natural elija otra y

    ninguna.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 34 de 105

    - Cdigo Empresa: Es el asignado para cada tipo de empresa especialmente las del sector Estatal.

    Si lo tiene colquelo de lo contrario Deje el campo en blanco.

    - Socio: Marque la opcin Socio, si el tercero es socio de la institucin, seguido del nmero de

    acciones que le corresponde.

    - Valor Acciones: Si el tercero es socio, registre el valor total de acciones que le corresponde.

    PERSONA JURIDICO PERSONA NATURAL

    Al consultar un tercero, si es Tipo Persona Natural, se podr modificar los campos Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido. Y el nombre completo se visualizar en el campo Razn Social, el cual no podr ser modificado, se actualiza de acuerdo con la modificacin de los campos mencionados. Si el tercero, es Tipo Persona Jurdica, se podr modificar solo el campo Razn Social, los campos Primer y Segundo Nombre, Primer y Segundo Apellidos se inhabilitaran. INACTIVACION DE TERCERO Esta opcin permite inactivar terceros que ya no se utilizan, para que de esta forma no los muestre en ninguna ventana de movimiento. Para inactivar el tercero:

    1. Seleccione el tercero con el icono , o si tiene el nmero de documento digtelo.

    2. Una vez todos los datos del tercero estn en pantalla, haga clic en , de tal forma que quede con el chulo.

    3. Haga clic en el icono 4. El sistema hace la pregunta Desea Modificar la Informacin del Tercero - S No

    NOTA: Si el sistema de cartera est integrado con CNT-CONTABLE y en contabilidad ya tiene creados los

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 35 de 105

    terceros no es necesario volverlos a crear, el programa los lee de contable.

    Dependencias: MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Dependencias.

    Esta opcin permite crear, borrar y listar las dependencias o centros de costo que se encargan del

    recaudo de cartera. Ej.: Tesorera, Caja principal, Caja general, etc.

    Para crear dependencias:

    - Cdigo: Digite el cdigo de la dependencia el cual puede ser de once dgitos alfanumrico.

    - Nombre: Digite el nombre de la dependencia, el cual tiene una longitud mxima de sesenta (60)

    caracteres.

    - Direccin: Digite la direccin de la dependencia.

    - Telfono: Digite el nmero telefnico de la dependencia.

    - Ciudad: Digite la ciudad donde est ubicada la dependencia.

    - Encargado: Digite el nombre del encargado de la dependencia.

    - Haga clic en el icono guardar para grabar los datos digitados.

    INACTIVACION DE DEPENDENCIAS Esta opcin permite inactivar dependencias, que ya no se utilizan y que por efectos de tener movimiento no se pueden borrar, para que no los muestre en ninguna ventana de movimiento. Para inactivar Dependencias:

    Seleccione la dependencia con el icono , o si tiene cdigo digtelo.

    Una vez todos los datos de la dependencia estn en pantalla, haga clic en , de tal forma que quede con el chulo.

    Haga clic en el icono

    Bancos MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Bancos.

    Esta opcin permite crear los bancos en los cuales la entidad tiene sus cuentas actuales.

    Para crear los bancos:

    - Cdigo: Digite el cdigo del banco, el cual puede ser de 3 dgitos

    Alfanumrico.

    - Nombre: Digite el nombre del banco.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 36 de 105

    - Nit. : Digite el nmero del Nit del banco.

    - Haga clic en el icono guardar.

    Ej.

    Cdigo: BGN

    Descripcin BANCO GANADERO NIZA

    Nit. 830.248.547-7

    Y luego clic en el icono guardar para que este banco quede creado

    INACTIVACION DE BANCOS Esta opcin permite inactivar los bancos, que ya no se utilizan y que por efectos de tener movimiento no se pueden borrar, para que no los muestre en ninguna ventana de movimiento. Para inactivar Bancos:

    Seleccione el Banco con el icono , o si tiene el cdigo digtelo.

    Una vez todos los datos del banco estn en pantalla, haga clic en , de tal forma que quede con el chulo.

    Haga clic en el icono .

    Cuentas de los Bancos MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Cuentas de los bancos

    ICONO DE ACCESO:

    Esta opcin permite crear las cuentas de los bancos, con todos sus datos.

    Para crear las cuentas:

    - Cdigo del banco: Digite o seleccione el cdigo del banco del cual va a crear las cuentas.

    - Cdigo cuenta: Digite el cdigo de la cuenta el cual puede ser de dos dgitos alfanumrico.

    - Numero cuenta: Digite el nmero de la cuenta.

    - Nombre cuenta: Digite a nombre de quien est la cuenta.

    - Sucursal: Digite la sucursal del banco donde tiene la cuenta.

    - Ciudad: Digite la ciudad donde est ubicado el banco donde tiene la cuenta.

    - Telfono: Digite el nmero telefnico del banco.

    - Gerente: Digite el nombre del gerente del banco.

    - Encargado: Digite el nombre del encargado de atendernos.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 37 de 105

    - Cuenta contable: Digite la cuenta contable del banco para hacer las transferencias a contabilidad.

    Esto si el sistema de tesorera trabaja integrado con contabilidad.

    Tenga en cuenta que la cuenta contable se utiliza en el proceso NIIF, siempre y cuando se

    relacione con un tipo de cuenta NIIF que tenga el concepto Banco NIIF.

    - Saldo Inicial: Digite el saldo inicial del banco.

    - Los dems campos el sistema los va llenando cada vez que se haga un movimiento.

    - Haga clic en el icono guardar.

    Ej.: Cdigo del banco: BGN

    Cdigo de la cuenta: 01

    Nmero de la cuenta: 18012488-9

    Nombre de la cuenta: CNT Sistemas de informacin Ltda.

    Sucursal: Niza

    Ciudad: Bogot

    Telfono: 4825630

    Gerente: Pedro Romero (gerente del banco)

    Encargado: Sonia Gmez (encargado de atendernos)

    Cuenta contable: 111005002 (cuenta contable del banco, se digita siempre y cuando la tesorera

    este interactuando con contabilidad).

    Saldo inicial: Ingrese el saldo inicial de esta cuenta, al momento de empezar a realizar

    movimientos.

    INACTIVACION DE CUENTAS DE BANCOS Esta opcin permite inactivar las cuentas de bancos, que ya no se utilizan y que por efectos de tener movimiento no se pueden borrar, para que no los muestre en ninguna ventana de movimiento. Para inactivar Cuentas de Bancos:

    Seleccin el Banco, al que pertenece la cuenta a Inactivas con el icono .

    Seleccione la cuenta con el icono , o si tiene el cdigo digtelo.

    Una vez todos los datos de la cuenta del banco estn en pantalla, haga clic en , de tal forma que quede con el chulo.

    Haga clic en el icono

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 38 de 105

    Etapas Cobro Jurdico MENU DE ACCESO: Mdulos Bases de datos Cobro Jurdico

    Esta opcin permite crear las etapas de cobro jurdico en la cual se pueda encontrar una cuenta por cobrar. De acuerdo con la Circular 030 de 2013 MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL, CNT entrega ocho registros indicados en la Circular con el cdigo correspondiente: 0= No se encuentra en proceso 1= Admisin de demanda 2= Mandamiento de pago 3= Audiencia previa de conciliacin 4= Pruebas 5= Alegato de conclusiones 6= Sentencia 1 instancia 7= Reposicin y apelacin 8= Sentencia 2 instancia La ventana se encuentra compuesta por el campo Cdigo y Nombre. De acuerdo con la Circular el cdigo

    tiene una longitud de un (1) digito, por lo cual solo se puede agregar una etapa.

    Solo se pueden anular etapas de cobro jurdico que no se encuentren relacionadas con otros procesos.

    TENGA EN CUENTA QUE: Es responsabilidad del usuario final el tratamiento (creacin, modificacin o

    eliminacin) que realice a los datos entregados por CNT.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 39 de 105

    10. MOVIMIENTOS CUENTAS POR COBRAR MENU DE ACCESO: Mdulos Movimientos Ingresos Cuentas por cobrar.

    ICONO DE ACCESO:

    Esta opcin nos permite ingresar al sistema las cuentas por cobrar que se tienen, a una fecha determinada. Para ingresar las cuentas por cobrar.

    Concepto: Seleccione o digite el cdigo del concepto de movimiento por el que va a hacer la cuenta

    por cobrar (Ventas de Software, mantenimiento, etc.). Estos conceptos deben estar creados en la base

    de datos.

    Fecha : Digite la fecha de la cuenta por cobrar

    Das de Plazo: Digite los das de plazo que se dan para cancelar esta cuenta; el campo fecha de

    vencimiento, el sistema lo coloca automticamente.

    Tercero: Seleccione o digite el nmero de Nit o cdula del tercero que debe la cuenta.

    Numero: Digite el nmero de la cuenta por cobrar, si lleva consecutivo.

    No. Factura: Digite el nmero de la factura que se est Cobrando. Este campo tiene una longitud de

    15 caracteres y puede ser alfanumrico. (es diferente al anterior).

    No tener en cuenta Decimales: Ventana, marcamos si queremos que la cuenta trabaje con

    decimales, en caso de no djela en blanco.

    Valor Bruto: Digite el valor el gravado, de la cuenta.

    Exento: Digite el valor exento de IVA.

    Total: El Sistema no coloca el valor Total de la Cuenta, en este Campo.

    Descuentos: Estos aparecen tan pronto seleccione haga clic en este campo. Si al concepto de

    movimiento, se le crearon estos, se definieron los respectivos descuentos, son calculados tan pronto

    se digite el valor bruto o neto. De lo contrario no muestra nada en esta ventana.

    Impues- y Retenciones: Vemos en la ventana, los valores y porcentajes de impuestos y descuentos;

    aparecen tan pronto seleccionemos este campo, si a este concepto de movimiento se le marcaron, y

    de qu tipo, estos son calculados tan pronto digite el valor bruto.

    Es calculado para aplicar el % del IVA. Sobre el Valor Grabado. Para la

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 40 de 105

    Retencin si toma el total.

    El estado de la Cuenta Por Cobrar: de acuerdo al movimiento por cada cuenta, en esta venta el

    sistema lleva nicamente el estado resumido. De los movimientos que se le hagan.

    Cruzar Con Recibo No.: Si hemos recibido un anticipo antes de hacer esta cuenta por cobrar, aqu en

    esta ventana colocamos el nmero del recibo de caja con que ingreso el dinero, con el fin de que el

    sistema lo descuente al valor total, y nos permita ver el saldo de la cuenta. Si no hubo anticipo deje en

    blanco este campo.

    Fecha de Radicacin: Esta la toma el sistema automticamente de acuerdo con la ltima fecha de

    radicacin relacionada a la factura.

    Nmero de Radicacin: Se visualiza el ltimo nmero que le asignaron cuando la radico.

    Fecha de Preradicacin: Esta la toma el sistema automticamente de acuerdo con la ltima fecha de

    preradicacin relacionada a la factura.

    Nmero de Preradicacin: Se visualiza el ltimo nmero de preradicacion relacionado.

    Observaciones: Aqu coloque las observaciones que desee, pero abreviadamente, pues es un campo

    pequeo. Estas le salen cuando imprima este tipo de documento.

    Contabilidad: Si este programa lo tenemos integrado con el programa CNT CONTABLE, haga clic en

    el botn Contabilidad, inmediatamente aparece la ventana con la codificacin contable que le

    asignamos a este concepto, verificar que las cuentas contables donde se registra cada uno de los

    valores estn bien, le podemos cambiar cuentas contables adicionar, terminamos de completar

    estos campos de acuerdo a nuestra necesidad. Si la cuenta que adicionemos est marcada para

    capturar tercero, el sistema coloca el tercero relacionado a la cuenta por cobrar, si se requiere se

    puede modificar. En la parte inferior vemos las ayudas que podemos obtener con las ventanas

    iconos, usmoslas de acuerdo a nuestra necesidad. Cuando termine Guarde el registro, en el icono

    Guardar.

    Tenga en cuenta que: Al guardar el movimiento con interface a CNT CONTABLE, adicional al

    movimiento actual el sistema almacena la informacin en los registros NIIF.

    As creamos todas las cuentas por cobrar de una en una con el respectivo consecutivo y concepto. NOTA:

    Si desea consultar una CxC y no conoce el nmero del movimiento pero conoce el nmero de factura, digtela en el campo No. Factura y enter, si existe una CxC relacionada con ese nmero de factura el sistema trae la informacin, sino existe, genera el mensaje informando. Si al nmero de factura digitado se encuentran relacionadas dos CxC, el sistema muestra una ventana donde el usuario puede

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 41 de 105

    seleccionar la que desee consultar. Si al realizar el proceso de Cuentas por Cobrar con interface a Contabilidad activa, el sistema genera el

    mensaje

    Se debe revisar en Cnt-Contable que la Cuenta, Tercero o Centro de Costo que visualiza el mensaje se encuentren creados. Esta validacin se realiza por cada registro que encuentre y no est creado. Si no desea crear ms cuentas por cobrar haga clic en el icono SALIR.

    Al imprimir una Cuenta por Cobrar se visualiza el usuario que realizo el movimiento (Usuario responsable), el usuario que imprime y si se encuentra anulada, en el reporte se visualiza la etiqueta Anulada, la fecha y usuario que realiz el proceso de anulacin.

    Por esta misma opcin, imprimimos cualquier cuenta por cobrar, al igual que la podemos anular. Solo

    digitamos el Concepto y el Numero y seleccionamos el icono deseado. Recordemos que una cuenta

    que ha tenido movimientos el sistema no la deja anular.

    RECIBO DE CAJA MENU DE ACCESO: Mdulos Movimientos Ingresos Recibos de caja.

    ICONO DE ACCESO:

    Esta opcin permite realizar los recibos de caja para la cancelacin de las cuentas por cobrar o por otros

    Recuerde que: Usted puede anular cualquier movimiento, pero este no se elimina ni fsica ni lgicamente, el consecutivo sigue existiendo como un documento anulado. En el mdulo de contabilidad el consecutivo anulado tendr un registro con valor cero y la descripcin de Documento Anulado.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 42 de 105

    conceptos.

    Para hacer un recibo de caja

    Nmero: Corresponde al nmero del recibo de caja, Este es un consecutivo que lo asigna el sistema

    automticamente, si desea arrancar en un numero diferente a uno, debe comunicarse con la lnea de

    soporte de CNT.

    Fecha: Corresponde a la fecha del recibo de caja. El sistema toma el mes y el ao de acuerdo con la

    ltima fecha de cierre que se parametriza por procesos especiales Parmetros de la aplicacin. Y el

    da puede ser digitado.

    Dependencia: Digite o seleccione el cdigo de la dependencia encargada de hacer el recaudo.

    Tercero: Digite o seleccione el tercero que esta que est haciendo el pago respectivo.

    Otros Conceptos: Esta opcin se usa cuando se hacen recibos de caja, sin previamente tener una

    cuenta por cobrar, Como cuando se hacen anticipos, que an no hay una factura. Si el pago se est

    haciendo por otro concepto, se debe marcar la opcin y colocar el valor en la casilla que se activa.

    ** Consignacin: Corresponde al nmero de consignacin, que se realiz sin recibo de caja, que no

    est anulada y que su valor no est en cero. No es un campo obligatorio

    ** Valor: Valor de La consignacin, que se ir disminuyendo a medida que se van relacionando

    recibos de caja.

    Cuentas por cobrar:

    Si el recibo de caja no es por otros conceptos, debe colocar las facturas a cancelar; para esto existen tres formas:

    1. Cuando no se sabe el nmero.

    Con este icono puedo seleccionar las facturas que adeuda el tercero, en caso en que no conozca el

    nmero de la factura.

    En la ventana de seleccin, campo concepto seleccione o digite %.

    Escoja el convenio a consultar. Si desea consultar todas las facturas y no sabe el convenio,

    coloque (Ninguno) y haga clic en el icono buscar.

    Una vez aparezcan las facturas, seleccione utilizando la barra espaciadora o haciendo clic en el

    campo marcar las qu desee cancelar; de tal Forma que quede con un chulito y luego haga clic

    en aceptar.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 43 de 105

    Si la CxC se encuentra relacionada a una preradicacion, al seleccionarla el sistema genera el

    siguiente mensaje restrictivo y no permite agregar la factura al movimiento.

    2. En el campo Factura digite el nmero de esta. . Tenga en cuenta que la longitud mxima para

    el nmero de factura es de 15 caracteres.

    3. Cargar las CxC por archivo plano, Si desea cargar las CxC por archivo plano haga clic en , el sistema

    solicita la ruta donde se encuentra el archivo. El archivo debe tener extensin .txt, los campos deben ir

    separados por comas, el sistema valida cada campo de acuerdo con las observaciones descritas en el

    siguiente cuadro:

    Campo Tipo Dato Observaciones

    Numero Factura Alfanumrico La longitud mxima es de 15 caracteres. Si el nmero de factura contiene coma (,) coloque el campo en medio de comilla simple ().

    Valor Cancelado Numrico Usar punto como separador de decimales.

    Saldo de Glosa Numrico Los valores permitidos son 1 - SI o 0 No.

    Si se genera algn error, como por ejemplo, que la cxc no se encuentre almacenada en la BD, la factura no corresponda a la cxc, etc., el sistema genera un archivo denominado PlanoCxCErrores.txt y lo almacena en la ruta seleccionada para cargar el plano. Por esta razn es muy importante que la informacin contenida en el plano se encuentre creada previamente en la aplicacin. En esta opcin se tienen en cuenta todos los campos que tenga el plano.

    Tenga en cuenta que el sistema solo permite cargar un archivo con el nmero mximo de registros parametrizados en Parmetros de la aplicacin. Si se incluye un nmero mayor, al cargar el sistema genera el mensaje de validacin --------------------------- Cnt-Cartera --------------------------- El archivo tiene XXXX registros. El mximo permitido es de XXX. --------------------------- Aceptar ---------------------------

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 44 de 105

    Lo anterior, debido a las diferentes validaciones que debe realizar en el momento de cargar. De

    esta forma, el tiempo de respuesta del sistema no se incrementa.

    A continuacin se describe cada una de las columnas del recibo de caja seccin cuentas por cobrar

    A. En esta columna aparecer el cdigo del concepto con el cual se hizo la cuenta por pagar

    B. En esta columna aparecer el nombre de concepto. Si la factura es generada desde Cnt-

    Pacientes, en este campo adems del nombre del concepto se visualiza el nombre del

    convenio relacionado con la factura. Si la factura es generada directamente desde Cnt-Cartera

    solo se visualiza el nombre del concepto solamente.

    C. Nmero de la cuenta por cobrar

    D. Saldo por cancelar de esa factura

    E. Valor cancelado hace referencia al valor que paga el tercero antes de impuestos

    F. Esta columna permite ingresar los descuentos aplicados a cada factura.

    En la columna de Desc presione la tecla + A continuacin el sistema desplegara la siguiente ventana

    A1

    B C D E F G H I

    J K

    ** Cambios para realizar primero Consignacin y luego Recibo

    De caja

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 45 de 105

    haga clic Sobre descuentos para que aparezcan los descuentos creados por Mdulos Bases

    de datos Descuentos. Tenga en cuenta que solo se visualizan los descuentos que en la creacin tenga aplicado a Tesorera y Cartera.

    Ubquese sobre el descuento que requiera y agrguelo con el icono Si desea puede cambiar el valor o porcentaje del descuento. En la columna de suma(S) resta (-), el sistema tiene por defecto la letra R, coloque la

    necesaria segn desee. Haga clic en terminar para aplicar el descuento. G. En esta Columna aparecer el valor efectivamente recibido despus de impuestos y

    descuentos.

    H. En esta columna aparece el nmero de la factura que estn cancelando.

    I. En esta columna podr relacionar los impuestos que se aplican a cada factura.

    Ubicado en esta columna presione la tecla +

    A continuacin el sistema desplegara la siguiente ventana

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 46 de 105

    Haga clic sobre impuestos, Para que aparezcan los que creo por Mdulos Bases de datos Impuestos y retenciones.

    Ubquese sobre el que desea aplicar y agrguelo con el icono Si desea puede cambiar el valor o porcentaje del Impuesto. En la columna de suma(S) resta (-), el sistema tiene por defecto la letra R, coloque la

    necesaria segn desee. Haga clic en terminar para aplicar el Impuesto.

    J. En esta columna se puede marcar el saldo que queda de la factura como glosa, es decir, si en

    saldo queda un valor pendiente por ac puedo marcar que es una glosa.

    K. EN esta columna coloco el valor de la glosa.

    Observaciones:

    En este campo se digitan las observaciones que quiera hacer al recibo de caja. Ej., Abonan a factura

    No. 1524.

    Totales: A continuacin se explica cada uno de los campos que constituyen los totales

    Bruto: Bruto aparece el valor total a pagar del recibo de caja antes de descuentos e impuestos.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 47 de 105

    Descuento RC: Esta opcin permite capturar el descuento para todo el recibo de caja, cuando el valor

    no se puede aplicar cada cxc.

    En el campo de Dcto Rc, Haga clic en el icono A continuacin se despliega la siguiente ventana

    Puede escoger el tipo de descuento que quiera aplicar as:

    haga clic Sobre descuentos para que aparezcan los descuentos creados por Mdulos Bases de datos Descuentos. Tenga en cuenta que solo se visualizan los descuentos que en la creacin tenga aplicado a Tesorera y Cartera.

    Ubquese sobre el descuento que requiera y agrguelo con el icono Si desea puede cambiar el valor o porcentaje del descuento. En la columna de suma(S) resta (-), el sistema tiene por defecto la letra R,

    coloque la necesaria segn desee. O en su defecto digitar el valor en Descuento Manual Haga clic en terminar para aplicar el descuento.

    Dcto Total: En este campo aparece el total de los descuentos del recibo de caja Impuesto RC: Esta opcin permite capturar el impuesto para todo el RC, cuando el valor no se puede aplicar cada cxc o factura.

    En el campo de Impuesto Rc, Haga clic en el icono A continuacin se despliega la siguiente ventana

    Puede escoger el tipo de Impuesto que quiera aplicar as:

    haga clic Sobre Impuestos para que aparezcan los Impuestos y retenciones.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 48 de 105

    Ubquese sobre el impuesto que requiera y agrguelo con el icono Si desea puede cambiar el valor o porcentaje del Impuesto. En la columna de suma(S) resta (-), el sistema tiene por defecto la letra R,

    coloque la necesaria segn desee. O en su defecto digitar el valor en Impuesto Manual Haga clic en terminar para aplicar el Impuesto.

    Impu Total: En este campo aparece la suma de todos los impuestos del recibo de caja. Neto: Este es el valor que cancelo el tercero luego de impuestos y descuentos es decir lo que realmente recibi la institucin. Forma de Pago: Si la forma de pago es efectivo haga doble clic sobre la palabra neto para que el sistema

    coloque automticamente este valor. Si no Haga clic en este icono,

    Para seleccionar el modo de pago. En la ventana que aparece digite los datos

    solicitados de acuerdo al modo de pago.

    Haga clic en terminar.

    Tenga en cuenta que si tiene interface activa con CNT-Pacientes, en el campo

    Formas de Pago se visualizan las formas de pago creadas desde CNT-Pacientes, caso

    contrario solo se visualizan tres formas de pago: Efectivo, Cheque y Tarjeta.

    Otros iconos del recibo de caja . Este icono permite ver en pantalla una vista preliminar de la

    impresin del recibo de caja. Digitando el nmero del recibo y haciendo clic sobre este.

    Este icono permite sacar del recibo de caja una cuenta por cobrar o factura. Ubicndose sobre la

    factura a sacar y haciendo clic sobre este. Esto antes de guardar el recibo de caja.

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 49 de 105

    Al guardar un recibo de caja que tenga Cuentas por Cobrar sin radicar, el sistema genera el siguiente

    mensaje

    El sistema verifica si la opcin Radicacin Automtica en Parmetros de la aplicacin se encuentra marcada o

    desmarcada:

    Con la opcin desmarcada

    Al dar NO, el proceso se cancela y no genera el movimiento de recibo de caja.

    Al dar SI, el sistema genera el movimiento sin ningn inconveniente y con las cxc relacionadas,

    radicadas y no radicadas.

    Con la opcin marcada

    Al dar NO, el sistema elimina del grid las cxc que no tengan radicacin y autoguarda el recibo solo con

    las cxc que tengan relacionada la radicacin.

    Al dar SI, el sistema genera el movimiento de recibo de caja y adicionalmente genera la radicacin de

    las cxc relacionadas que no se encontraran radicadas en el momento de la seleccin. El sistema

    genera un numero consecutivo en medio de dos caracteres de la siguiente manera: & 1 &, de esta

    forma se identifica cuando el consecutivo fue generado por el sistema.

    Al guardar el Recibo de Caja, si en Parmetros de la Aplicacin la opcin Restringir RC / NC a CxC sin radicar

    se encuentra marcada, el sistema genera el mensaje restrictivo

    Si en el movimiento se agregan varias cuentas por cobrar radicadas y sin radicar, en el mensaje el sistema

    informa las Cuentas por Cobrar que no se encuentran radicadas y no permite guardar el movimiento hasta que

    las CxC sean eliminadas.

    Si en Procesos Especiales Parmetros de la aplicacin se encuentran marcadas las opciones Radicacin

  • Manual de Cartera V25V 6.2.0 50 de 105

    automtica y Restringir RC/NC a CxC sin radicar, en el momento de realizar el recibo de caja, el sistema da

    prioridad a la segunda, es decir, no permitir generar el recibo de caja ni realizara la radicacin automtica.

    NOTA: Con la opcin y Restringir RC/NC a CxC sin radicar, el sistema permite realizar el movimiento a una CxC

    que se encuentre Radicada o Glosada.

    Para hacer recibos de caja que no tengan cuentas por cobrar.

    - Digite el nmero o consecutivo del recibo de caja.

    - Digite el da de elaboracin del recibo de caja.

    - Haga clic en otros conceptos y digite el valor recibido.

    - Digite o seleccione el cdigo de la dependencia encargada de hacer el recaudo.

    - Digite o seleccione el nmero de cdula o Nit del tercero a quien se le hace el recibo de caja. - Digite las observaciones que se tengan.

    - Haga clic en - Para seleccionar la forma de pago. - Guarde el registro.

    Contabilidad Si el programa est integrado con el programa CNT CONTABLE, haga clic en el

    botn Contabilidad, inmediatamente aparece la ventana con la codificacin contable, verificar que

    las cuentas contables donde se registra cada uno de los valores estn bien, se puede cambiar

    cuentas contables adicionar, se termina de completar estos campos de acuerdo con la

    necesidad. Si la cuenta que se adiciona est marcada para capturar tercero, el sistema coloca el

    tercero relacionado al Recibo de Caja, si se requiere se puede modificar. En la parte inferior vemos

    las ayudas que podemos obtener con las ventanas iconos, usmoslas de acuerdo a nuestra

    necesidad.

    Tenga en cuent