kaizen 0 la mejora continua
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DIRECCIÓN ESTRATEGICA VII Ciclo
INTRODUCCIÓN
Muchas veces nos hacemos la pregunta ¿por qué las empresas japonesas son
competitivas?, seguramente muchas de las respuestas a esta incógnita tienen
sustento en el Kaizen. Y es que el Kaizen no es un simple concepto, es toda
una forma de vida que compromete tanto a gerentes como a trabajadores, en la
búsqueda del mejoramiento progresivo de las empresas.
Kaizen significa mejoramiento, más aún significa mejoramiento progresivo que
compromete a todos y que supone que nuestra forma de vida, ya sea en el
trabajo o en la vida social y familiar, es tan valiosa que merece ser mejorada de
manera constante.
La esencia de todas las prácticas administrativas japonesas, tales como:
mejoramiento de la productividad, actividades para el control de calidad,
círculos de calidad, cero defectos, sistema de sugerencias, etc., pueden
definirse utilizando un solo término, el Kaizen.
El concepto de Kaizen puede visualizarse como una sombrilla que cubre todas
éstas técnicas administrativas japonesas que tanto renombre han alcanzado a
nivel mundial. El Kaizen explica por que en el Japón, las compañías no pueden
seguir siendo las mismas durante mucho tiempo. Esta percepción, es la
diferencia de cómo se entiende el cambio en Japón.
El Kaizen está orientado a las personas y dirigido a los esfuerzos de las
mismas. Así mismo el Kaizen resalta la importancia de los procesos ya que
estos deben ser mejorados antes de que se produzcan los resultados finales.
El Kaizen está basado en la Cultura de la Calidad Total (TQC) que tiene como
filosofía la Calidad como la base para la satisfacción del cliente.
Marilyn E. Ibañez Ferrer, Bertha M. Gonzales Chamorro, Rosa S. Goñas Malqui
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¿QUÉ ES KAIZEN?
Proviene de las palabras japonesas
o KAI = Cambio
o ZEN = Bien
El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Si
bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito
empresarial, ahora ha transcendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de
organización no empresarial.
Este sistema se originó en Japón y nació de la necesidad imperiosa que el
pueblo japonés tenía para salir de la situación que vivía después de perder la
Segunda Guerra Mundial, aunado a esto que la isla no posee una gran
cantidad de recursos naturales que le permitiese colocarse a la altura de la
potencias occidentales.
El éxito de los sistemas de calidad japoneses, como el Kaizen, ha
revolucionado la industria en Asia Oriental. Países como Singapur, Indonesia,
China, Malasia entre otros han tenido un crecimiento acelerado debido a la
adopción de este tipo de sistemas.
¿CUÁL ES SU UTILIDAD?
Es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan
resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse
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MejoraContinu
a
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de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas
y grandes acciones, pero de forma diaria.
El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días. Es una idea
individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los miembros de la
organización, equipo, etc.
¿REQUIERE DE UNA GRAN INVERSIÓN?
No depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla,
sino que se puede empezar con lo que ya se tiene. Al contrario el Kaizen en
lugar de traer más gastos traerá mejores beneficios.
En una empresa, por ejemplo, incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega y los costos sin necesidad de invertir en nueva tecnología, actuando
con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera
y mejorando los procesos.
CULTURA DE CONFIANZA DEL KAIZEN
Un factor importante y fundamental dentro de un equipo humano es la
confianza. Esta se obtiene teniendo en cuenta:
• Respeto a los demás.
• Capacidad de diálogo.
• Capacidad de reconocer los propios defectos.
• Motivación para aprender.
• Voluntad permanente para mejorar como ser humano.
• Aceptar errores y cambiar acciones que los originaron.
• Proceso educacional continuo.
• Involucrar a las personas.
• Trabajar sobre puntos fuertes.
• Aprender a escuchar lo positivo y negativo.
• No ser imprescindible.
• Confiar en la capacidad de las personas.
• Dar reconocimiento.
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¿Qué genera una cultura de confianza?
• Eliminación de controles.
• Posibilita la delegación de responsabilidades.
• Crea ambiente para el trabajo en equipo.
• Mejora la comunicación dentro de la organización.
• Crea conciencia en el ascenso de responsabilidades.
• Conduce a la participación.
• Permite desarrollar la creatividad.
• Desaparece el temor a las críticas.
• Aceptación de retos.
• El ambiente de trabajo está orientado a la realización del ser humano.
• Permite una adecuada integración.
MENSAJE DEL KAIZEN
Hacerlo mejor, fabricarlo mejor, mejorarlo aun si no está roto ni defectuoso,
porque si no lo hacemos, no podemos competir con aquellos que si lo hacen.
LOS CINCO PASOS DEL KAIZEN
También conocido como 5S, toma su nombre de cinco palabras japonesas:
Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Tienen como objetivo conseguir mejorar
las condiciones de trabajo y la productividad.
Seire: Clasificación: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
Seiton: Orden: Facilitar el movimiento de las cosas, servicios y personas.
Seiso: Limpieza: Cuando todo está limpio, todo está ordenado, se simplifican
los procedimientos.
Seiketsu: Estandarización y simplificación de procesos: Mantener el orden,
organización y limpieza en el ambiente y las personas.
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Shitsuke: Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las
reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes).
Las 5S Kaizen son la base para la implementación de sistemas de calidad más complejos y se realiza en dos etapas:
Aplicar las tres primeras “S” en el lugar de trabajo (en las diferentes áreas:
tienda, almacén, oficina, taller, producción, etc) para generar un ambiente de
trabajo libre de elementos innecesarios que hacen nuestros procesos
deficientes. Es clasificar en un área los elementos necesarios de los
innecesarios: todo lo necesario se ordena de acuerdo a su utilidad y lo
innecesario se elimina.
Para ordenar se clasifican elementos de acuerdo a su utilidad. Por ejemplo:
puede ser diaria: cerca a la puerta. Semanal: en lugar intermedio. Mensual:
más alejado de la puerta. Esto con el fin de tener cerca lo usado
frecuentemente.
La limpieza es muy importante. No es simplemente barrer y retirar el polvo. Es
mucho más que eso. Es inspeccionar el estado de mobiliario, máquinas y
equipos para detectar y prevenir paradas inesperadas de producción. La
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limpieza la deben realizar las personas que trabajan en la misma área ya que
son las que mejor conocen el funcionamiento de lo que allí se encuentra.
Las dos últimas “S” (estandarizar y disciplina) son las que van a hacer que
las 3S sean parte de la actividad en la empresa: el estandarizar los procesos
para que las actividades se realicen con eficiencia independientemente de la
persona que lo ejecuta, y la disciplina, para que el personal aplique diariamente
lo aprendido. Si lo último no se logra, las 5S solo van a durar meses en la
empresa.
El Kaizen es la mejora continua. Es realizar las cosas hoy mejor que ayer y
mañana mejor que hoy. Se caracteriza por hacer pequeños cambios que
generan productividad y se logra con el trabajo en equipo.
Para esto es importante que todo el personal de la empresa esté
COMPROMETIDO en su implementación, desde el gerente general hasta los
colaboradores, recordando que la escalera se barre de arriba para abajo, el
trabajo en equipo se logra motivando al personal, tomando en cuenta sus
sugerencias para la solución de problemas, y con reuniones de círculos de
calidad.
Las 5S Kaizen se aplican a todas los sectores empresariales sin distinguir el
tamaño de la empresa.
¿Cómo cambia o mejora la empresa al adoptar estas prácticas? Las
mejoras se observan a simple vista: es más agradable trabajar en un ambiente
limpio, ordenado y seguro, lo cual mejora la moral del trabajador e incrementa
la productividad.
Los beneficios más resaltantes de aplicar las 5S son: Optimización de los
tiempos de proceso, optimización de espacios de almacén, reducción de
costos, reducción de inventario y mejor distribución de la planta.
Asimismo, elimina el buscar materiales, documentos y herramientas; logra el
incremento de la rentabilidad, la optimización de recursos, la reducción y el
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mejor aprovechamiento de las mermas de proceso, una mejor comunicación
entre áreas de la empresa, y motiva el trabajo en equipo.
El objetivo de un Evento Kaizen es realizar cambios rápidos basados en el
trabajo en equipo y la utilización de las habilidades y conocimientos de las
personas comprometidas.
La clave de éxito, como siempre, es la participación. Sabemos que sin
participación no hay compromiso, y en este caso la participación es tan
importante, que quizá por eso sea un ejercicio tan motivador. Las personas
descubren que son ellas las protagonistas y, al facilitar que participen
activamente, se genera una actitud concreta de compromiso con la mejora
continua que es el objetivo principal.
La metodología busca sacar a luz la experiencia y los conocimientos del equipo
que trabajará durante el Evento Kaizen ya que, ¿quién más que ellos saben lo
que se puede y debe mejorar en cada una de las áreas?
¿Qué resultados se pueden esperar?
Aumentan la Productividad.
Mejoran la Calidad de los productos / servicios.
Reducen los Costos operativos y por consiguiente aumentan la rentabilidad del
negocio.
Reducen el Tiempo de ejecución de los procesos (fabricación, servicios).
Eliminan problemas de Seguridad y mejoran la ergonomía de los puestos de
trabajo.
Aumentan la confianza en que sí se pueden mejorar las cosas. Esto eleva la
Moral y Autoestima del grupo.
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CONCLUSIONES
KAIZEN, progresos pequeños, sucesivos, gracias a la confianza puesta
en su gente, a la paciencia y a la educación destinados a colocar a la
calidad en primer lugar, a fin de poder satisfacer al cliente.
Las 5S, son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S
y que tienen como objetivo conseguir mejorar las condiciones de trabajo
y por lo tanto la productividad.
Siempre son más efectivos los cambios provocados por trabajadores
motivados que quieren el cambio, que aquellos que se logran a fuerza
de empujar y empujar desde arriba.
Se requiere que los líderes, supervisores, jefes, gerentes estén “siempre
listos” para dar soporte al cambio, por que las mejoras son una tarea de
todos.
Hace que la empresa se transforme en un lugar de desafíos y
oportunidades en los que vale la pena comprometerse e involucrarse.
Así se mantiene viva la llama de la mejora continua, que es el factor
crítico de éxito de cualquier compañía.
Como decía Baden-Powell, fundador del Movimiento Scout: “Recuerden
que vuestra misión como jefes es GUIAR y no EMPUJAR ni mucho
menos ARREAR… Siempre es más eficaz predicar con el ejemplo”.
(Mgter. Ing. Raul A. Perez Verzini).
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BIBLIOGRAFIA
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/indata/v05_n1/
kaisen.htm
http://www.actiongroup.com.ar/tag/kaizen/
http://innovasupplychain.pe/boletines/22-16-febrero-2012/secciones/9-
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el-entusiasmo-a-traves-de-la-identificacion-de-oportunidades-de-mejora/
https://www.apuntesgestion.com/b/ejercicio-kaizen-para-mejorar-el-
marketing-de-tu-empresa/
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ANEXOS
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EL KAIZEN = MEJORA CONTINUA
¿El huevo o la gallina? Primero implementar para mejorar o mejorar para implementar
Es común escuchar entre nuestros clientes comentarios del tipo: “Hay
demasiado desorden actualmente como para desarrollar actividades de Mejora
Continua o Kaizen. Primero debemos resolverlos” “Actualmente tenemos
muchos problemas, cuando los eliminemos comenzaremos con las 5S”
“Primero debemos cambiar la cultura para poder implementar un sistema de
gestión industrial como el TPM”
Pareciera que estuviéramos discutiendo qué es primero si el huevo o la gallina.
Para responder este aparente dilema debemos aclarar que las herramientas de
Mejora Continua, se llamen Kaizen, o 5S, forman parte de la disciplina del
Desarrollo Organizacional. En cuanto tales, representan un conjunto de
técnicas cuyo objetivo es transformar la organización, facilitar y promover el
cambio que desea. Por lo tanto son estas herramientas las que facilitan el
cambio. No se trata de esperar que se dé el cambio para implementarlas.
Esto quiere decir que precisamente mientras más desafíos esté viviendo la
empresa, ya sea por cuestiones culturales, por dificultades a la hora ganar
competitividad, por situaciones críticas de contexto o simplemente ante la
presión de cumplir las metas, es un error creer que “primero” hay que corregir
eso y luego implementar sistemas integrales de gestión. Y decimos que es un
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error, porque como decíamos, estos sistemas nacieron y se desarrollaron para
impulsar los procesos de transformación y adecuación organizacional.
Dicho de otra manera, son estas técnicas de carácter sistémico las que ayudan
de manera eficaz a lograr el cambio deseado. Son estas herramientas las que
enseñan a trabajar en equipo, a gestionarse por medio de indicadores, a
identificar y combatir pérdidas, a trabajar de manera alineada en pos de un
objetivo común.
En toda empresa siempre hay mil cosas que se pueden mejorar, pero cuando
los que la viven día a día hacen una pausa y la miran críticamente,
normalmente ven que hay oportunidades que aún no se están explorando, o
desafíos a los que no se está dando la respuesta que se merece. Los sistemas
de gerenciamiento integrales tienen la ventaja de que proporcionan un camino
comprobado, con cientos de miles de casos de éxito en el mundo, para mejorar
continuamente la competitividad empresarial.
Los procesos de Mejora Continua se aplican a todas las áreas y aspectos de
una organización. Puede ser algo tan puntual como una mejora en un proceso
determinado a una gestión total del cambio como respuesta a una reingeniería
del negocio.
En este caso entonces el famoso dilema tiene una respuesta concreta: lo que
debemos hacer es implementar primero para lograr la mejora y el cambio
requerido/deseado. Sólo se trata de tomar la decisión y avanzar. Porque como
dijo Einstein: “si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”
(Ing. Raul A. Perez Verzini).
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AGROVET MARKET LOGRÓ MEJORAS INTEGRALES CON LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA 5S KAIZEN
La historia del éxito de una empresa líder en la distribución de productos
farmacéuticos veterinarios, ganadora del premio a la Creatividad Empresarial
2011.
Agrovet Market es una compañía líder en productos farmacéuticos veterinarios
para la salud animal en el Perú. Esto significa que es pionera y la mayor
exportadora de productos de su ramo, además de poseer una de las redes
locales de distribución más importantes del país.
Logró inicialmente un significativo progreso en su proceso logístico y terminó
comprometiendo a todas sus áreas en la mejora continua gracias a la
aplicación del programa 5S Kaizen con la asesoría de GS1 Perú.
Según José García, gerente de Finanzas de Agrovet Market, 5S Kaizen es una
garantía para que la empresa se haga más fuerte.
“Lo que nosotros buscamos es liderar más allá del crecimiento en ventas.
Queremos beneficios cualitativos y cuantitativos. Tenemos claro que la cultura
y las personas son la esencia de la empresa y que cualquier inversión que se
haga para mejorar ambas es una garantía de sostenibilidad. Fue esta idea la
razón principal para iniciar la implementación (del programa 5S Kaizen)”, dijo.
En esta línea de gestión, Agrovet Market prepara a su personal para que sean
ellos mismos los que resuelvan los problemas que se presentan diariamente.
“Cuando es posible funcionar como un equipo desde el inicio de cualquier
proyecto, el tiempo de aprendizaje se reduce y la motivación se mantiene en lo
más alto. La participación activa del personal en los proyectos y en la solución
de los problemas nos ha dado agilidad y es para nosotros el mejor soporte para
mantener una cultura innovadora”, señaló.
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Entre los logros cuantitativos obtenidos están la reducción de la rotación en
días del inventario, así como el número de horas extras por trabajador.
También se han conseguido ahorros en el presupuesto de la empresa, no solo
en lo económico, sino además en el tiempo de traslados y de respuesta a los
pedidos de productos.
“El orden y la señalización han sido importantes en la mejora de los tiempos de
atención a pedidos”, precisó el ejecutivo.
De acuerdo a su visión empresarial, el principal impacto está en la cultura. Los
trabajadores asimilaron los cambios y el proceso de implementación de 5S
Kaizen, pues se promovió la participación del personal, programándose
reuniones abiertas donde se buscaron soluciones a los problemas diarios de
manera conjunta.
“Gran parte del éxito de una estrategia es la ejecución y es claro que la
creatividad es improductiva si no llega a ser innovación. Lo que cuesta
entender es que tanto la ejecución como la innovación dependen del trabajo en
equipo, del aporte de la totalidad de las personas que componen la empresa”,
señaló.
Agrovet Market obtuvo el mayor reconocimiento a su esfuerzo en conjunto por
la innovación, el Premio Creatividad Empresarial 2011 en la categoría de
Impacto Internacional, gracias a la aplicación de su estrategia de marketing
digital.
Esta estrategia le permitió llegar a más de 30 países del mundo y ser pionera
en la exportación de fármacos de uso veterinario desde hace más de 10 años.
Este desempeño es garantía del servicio que ofrece.
(Foto: Web oficial de Agrovetmarket)
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Sr. José García (Gerente de Finanzas)
Dr. Umberto Calderón (Director)
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La contribución de 5S Kaizen a este éxito es que ahora ejecutivos y
trabajadores siguen pensando en la mejora continua, algo que ya forma parte
de nuestra cultura. Siguen exigiéndose nuevos retos, promoviendo la
participación activa diariamente y de esta manera evitan dormirse en sus
laureles, refiere su gerente de Finanzas.
Considera igualmente que la comunicación entre los jefes y el personal también
mejoró. Se ha encontrado espacios de diálogo y conversación donde todas las
opiniones son importantes.
“Esto llevó a una búsqueda de soluciones a los problemas cotidianos de
manera conjunta, donde nos centramos en la búsqueda de causas más que en
la de culpables. Ahora se percibe una nueva actitud y sobre todo mucho
compromiso”, finalizó García.
Marilyn E. Ibañez Ferrer, Bertha M. Gonzales Chamorro, Rosa S. Goñas Malqui