Iratkezelés ellenőrzése, az

ellenőrzés részletes feladatai

Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató

Belső Ellenőrök Társasága

II. SZAKMAI KONFERENCIA

2014. február 24.

Amiről szó lesz

• Az iratkezelés ellenőrzésének jogi háttere

• Az iratkezelés ellenőrzésének menetrendje, szempontjai

Jogszabályok

• 1995. LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári törvény – Ltv.)

• 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeleta közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

• 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről

• 2001. XXXV. törvény az elektronikus aláírásról

• 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól

• 83/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról

• 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról

Iratkezelés ellenőrzése

• Szabályozott-e?

• Rendelkezésre állnak-e az iratkezelés szabályozásához szükséges szabályzatok, dokumentumok?

• Jogszabályoknak megfelelők-e a szabályzatok?

• Az iratkezelés a szabályzatoknak megfelelőn működik-e?

Szabályozás

Az iratkezelés akkor szabályozott, amennyiben létezik

• jóváhagyott,

•a jogszabályoknak megfelelő,

•folyamatosan aktualizált

iratkezelési szabályzat (ISz) és annak részeként irattári terv (IT).

Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok

• Szervezeti és Működési Szabályzat

• A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. (Ltv. 3. § (3))

• Ügyrend

• szignálás, kiadmányozás stb.

• elektronikus aláírás rendje

• Irattári ügyrend

• Bélyegzőhasználati szabályzat

Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok

• Informatikai szabályzat• az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságai

• az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok szabályozása

• a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartása

• üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények

• Adatmentés rendje, felelősei

• Naplózás, hozzáférések szabályozása, dokumentálása

• Adatvédelmi szabályzat

ISz megfelelősége

• Közfeladatot ellátó szervek esetében az Isz akkor megfelelő, amennyiben szerkezete, tartalma megegyezik a 335/2005. Korm. Rend.-ben foglaltaknak

vagy

• Egyéb, szabályozott módon kerül kiadásra

• Rendelet útján

• Felügyeleti szerv útján

ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §

• Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki:

• a) a közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral egyetértésben,

• b) a központi államigazgatási szerv a Magyar Nemzeti Levéltárral, az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben,

• c) az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) a Magyar Nemzeti Levéltárral és megyei kormányhivatallal egyetértésben, fővárosi önkormányzatok esetében Budapest Főváros Levéltárával és a fővárosi kormányhivatallal egyetértésben.

ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §

• Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki:

• a) a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője • a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek - kivéve a polgári nemzetbiztonsági

szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, a Magyar Nemzeti Levéltárral és az illetékes szaklevéltárral egyetértésben,

• b) az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok,

• a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben,

• c) az igazságügyért felelős miniszter • a közjegyzők és bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái,

• az igazságügyi szakértői tevékenység végzésére feljogosított természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.

ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §

• (3) A központi államigazgatási szervek valamint a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek ISz-eit a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban is kiadhatja.

• (4) A szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet ad ki.

• (5) Az önkormányzati hivatal számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes irattári tervet ad ki.

• (6) A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása a társulási megállapodásban foglalt esetben rendelkezik az iratkezelés szabályozásáról.

ISz évenkénti felülvizsgálata

• A közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatait évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell. (Ltv. 3. § )

• Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

ISz formai követelmények ellenőrzése

• Az ISz az Ltv-nek megfelelő módon került-e kiadásra?

• Kiadmányozott-e a szabályzat?

• Rajta van-e a levéltár és a kormányhivatal záradéka?

• Amennyiben elektronikus iktatási rendszert határoz meg az ISz, megvannak-e az ehhez kapcsolódó szabályzatok?

• A használt elektronikus iratkezelési szoftver rendelkezik-e a a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerinti tanúsítvánnyal?

• Ismert-e az ISz az iratkezelésben közreműködők előtt? (Megismerési nyilatkozat.)

ISz tartalmi ellenőrzése

• Iratkezelés rendje

• Szervezeti keretek – központi, osztott vagy vegyes iktatás

• Biztosított-e, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható-e?

Iratkezelési folyamatok ellenőrzésének főbb területei

• Küldemények átvételének rendje

• Postabontás

• Érkeztetés

• Iktatás

• Iktatókönyv lezárása, hitelesítése

• Ügyintézés

• Kiadmányozás

• Irattározás

• Kölcsönzés

• Selejtezés vagy levéltárba adás

ISz tartalmi ellenőrzése

• Iratkezelési Szoftver ellenőrzése – fenti folyamatok szúrópróba szerinti ellenőrzése

• Papír alapú iktatás esetén iktató- és mutatókönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése

ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése

• Iratborító van-e?

• Iktatott-e az irat?

• Megtalálható-e az iktatószám az ügyiratborítón?

• Érkezető- és iktatóbélyegző található-e az iraton?

• Mellékletek nyilvántartása, megléte?

• Ügyintéző kijelölésre került-e?

• Kiadmányozás szabályszerű-e?

• Határidő megállapításra került-e?

• Irattári tételszám van-e az iratborítón?

• Irattárazásra vonatkozó adatok kitöltésre kerültek-e?

ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése -

Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések

• Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell.

• Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet.

• Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. • A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni:• a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, • a fájlnevét, fájltípusát, • rendelkezik-e elektronikus aláírással és • az adathordozó paramétereit.

• Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése -

Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések

• A papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok ellenőrzése

• Elektronikus iratok kísérőlapja megvan-e?

• Olvasható-e az elektronikus irat?

• Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan megküldi-e a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát)?

• Eat. szerinti kiadmányozás ellenőrzése

• Mentések megléte

Irattári feladatok ellenőrzése

• Irattár formai ellenőrzése

• Elhelyezés, technikai és szakmai követelményeknek való megfelelőség vizsgálata

• Kézi irattárak – szakszerű megőrzés feltételei adottak-e? (Elhelyezés, jogszabályoknak megfelelő hozzáférés, adatvédelem)

• Központi irattár

• Irattár(ak) állapota, légnedvesség és hőmérséklet mérése, dokumentálása, savmentes dobozok használata (szakmai követelmények betartásának ellenőrzése)

Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok

• Ügyiratok ISz szerinti irattári átadásának ellenőrzése

• ISz szerinti határidők betartása

• Átadási jegyzékek megléte

• Irattári elhelyezés - raktári jegyzékek megléte, IT szerinti megőrzés megléte (tételek megléte, elkülönítése)

Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok

• Iratok belső és külső kölcsönzése rendjének ellenőrzése

• A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni – van-e nyilvántartás?

• Kölcsönzés SZMSZ-ben vagy ügyrendben meghatározott jogosultságok alapján történhet. - Ellenőrizendő

• Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. – Ügyiratpótló lap megtekintése

• Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. - Naplózás megtekintése.

Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése

• Az ISz és az IT szerint selejtezéseket elvégzi-e rendszeresen a szerv?

• Selejtezési bizottságot létrehoznak-e? Annak összetétele megfelel-e a jogszabályi követelményeknek? (Legalább 3 tag, a selejtezést végzők nem lehetnek a bizottság tagjai.)

• A selejtezést az ISz-nek és a jogszabályoknak megfelelő módon hajtják-e végre?

Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése

• Selejtezési jegyzőkönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése

• Formai követelmények

• Iktatott irat, bizottság tagjainak aláírásával

• Tartalmilag megfelel-e a jogszabályoknak (selejtezés alá vont iratok évkörének, tételeinek megnevezése, adott esetben mennyisége)

• Levéltári jóváhagyás meglétének vizsgálata – záradék megléte

Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok -levéltári átadás

• A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

• A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.

• Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

• Ellenőrzés:

• Az ISz és IT szerinti szabályok és határidők szerinti levéltári átadás ellenőrzése a fentiek alapján

• Átadás-átvételi jegyzékek szúrópróba szerinti ellenőrzése

Köszönöm a figyelmet!