Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs

ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES

Información secretamaneada por estosSecretarii

Consejeros del gobiernoen la Europa del

medioevo

Origen de la palabra “Secretario”

Secretum

Transformación de la Economía deServicios

PoíticasGubernamentales

Tendencias

de negocios

CambiosSociales

Avances en

TI

Globalización

Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por unamejor tecnología.

Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer

El éxito depende de:

Comprensión clientes y competidores Modelos de negocio viables Creación de valor para los clientes y la empresa

Nuevos mercados y categorías de productosIncremento de la demanda por serviciosCompetencia mas intensa

IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN

"Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@

de un centro de gestión, con un conocimiento cabal

de las actividades de su jefe y del sector en que

trabaja, además está capacitad@ para la

delegación de ciertas áreas o trabajos que

desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Organizar, y enciertos casos,

asistir aEstablecer

buenoscontactos

telefónicos

Redactar ypresentar

correctamenteinformes,

comunicados, etc

Planificar sutiempo y el de su

jefe

reuniones

Es unaprofesionalque trabajaen equipo:

Preparar y tratarla información

adecuadamente

Organizar losviajes denegocios,etcétera.

Prepararpresentacionesde productos o

servicios

Concertar,acoger y atender

a las visitas

FUNCIONES GERENCIALES

Administradoressuperiores

Clasificación de los administradores

Administradores intermedios

Administradores de primera línea

Operativos

Funciones de la Administración

FUNCIONESDE LA

ADMINISTRACIÓN

Dirección

Decisionales De información

Roles Administrativos

Interpersonales

ROLES

ADMINISTRATIVOS

ESTILOS DE DIRECCIÓN

Preocupaciónpor alcanzarlos objetivos

Preocupaciónpor el personal

Orientaciones fundamentales

Alto(Más fuerte que

los otros)

Medio(Igual que los

otros)

Bajo(Menos fuerte

POSITIVISTA

MINIMALISTA

REALISTA

MAXIMALISTA

COOPERATIVISTA

Bajo(Menos fuerteque los otros)

Medio(Igual que los

otros)

Alto(Más fuerte que

los otros)

que los otros)

Orientación Relación:Cooperación

Estilos de dirección eficaces

Orientación Tarea:Compromiso-Integración

Alto(Más fuerte que

los otros)

Medio(Igual que los

otros)

Bajo(Menos fuerte

MATERIALISTA

ESCAPISTA

OPORTUNISTA

IDEALISTA

POPULISTA

Bajo(Menos fuerteque los otros)

Medio(Igual que los

otros)

Alto(Más fuerte que

los otros)

que los otros)

Orientación Relación:Cooperación

Estilos de dirección ineficaces

Orientación Tarea:Compromiso-Integración

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Tomar tiempo para planificar amplíala visión, produce

satisfacción personal, evita el estrésy ayuda a lograr los objetivos.

Criterios para priorizar actividades

Tipo A: Tareasimportantes y

urgentes

TareasTipo B: Tareasimportantes ourgentes, pero

no ambascosas

Tipo C: Tareasque no son

importantesni urgentes

sino rutinarias

Equilibrar tareas diarias

Más urgentes Menos urgentes

I.Importantes y urgentes(A)•Crisis•Problemas apremiantes•Proyectos cuyas fechasVencen

II.Importantes no urgentes(B)•Prevención de actividades•Construir relaciones•Reconocer nuevas actividades•Planificación, recreación

III.Urgentes no importantes(B)•Interrupciones, algunasllamadas•Correo,algunos informes•Algunas reuniones•Cuestiones inmediatas•Actividades populares

IV.No importantes y no urgentes(C)•Rivalidades, ajetreo inútil•Algunas cartas•Algunas llamadas telefónicas•Pérdidas de tiempo•Actividades agradables

Más

Impo

rtan

tes

Men

os im

port

ante

s

Clasificación de tareas(adaptación a partir de Covey)

Niv

el d

e R

endi

mie

nto

Maximización de la eficacia

Punto máximo de mediamañana: ideal para las

tareas A

Punto máximo de mediatarde: ideal para las

tareas B

El nivel de energíaempieza a descender al

final de la jornadalaboral

Punto mínimodespués de almuerzo:ideal para las tareas C

8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pmHora

Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey)

Primera Generación:Hacedores de listas

(conciencia de lo quedeben hacer)

Programadores(planean y usan la

agenda)

Tercera generación:Priorizadores (Fijan

objetivos y actúan deacuerdo a prioridades).

Segunda generación:

Cuarta generación:Autoorganizados (en

lugar de administrar eltiempo se organizan

ellos mismos).

Cinco palabras en japonés

SEIRI (Clasificar)

SEITON (Ordenar)

SEISO (Limpiar)

SEIKETSU (Estandarizar)

SHITSUKE (Continuar)

SEI: SENTIDO

Cómo lo Hacemos?

¿Es un objeto oinformación necesariapara el objetivo delpuesto de trabajo?

¿Es un objeto oinformacióninnecesaria para elobjetivo del puesto detrabajo?

Colocar cerca

Colocar menoscerca

Colocar lejos

No es útil para nadie

A alguien le puede servir

Vender, donar otirar

Transferir

Se usa con frecuencia

Se usa ocasionalmente

Usados muy devez en cuando

Clasificar

LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELASISTENTE DE GERENCIA

La comunicación

• Comunicación no verbal– La mirada– La expresión facial– El atuendo– Las posturas– La proximidad y la orientación– Las manos– Los movimientos– Los aspectos no verbales del lenguaje

“Es más revelador lo que hacemos quelo que decimos”

• Comunicación verbal– No utilizar tecnicismos– Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio-

cultural del receptor– Informar sólo sobre lo que se nos pregunta– Hacer empleo de un lenguaje positivo– “El no hay no existe”– El “tuteo”– Utilizar frases sencillas

“Las personas muchas veces decimoscosas distintas a las que pretendemos

expresar”

Tipos de asistentes

PINTURITA

CENTRALIZADORA

GUARDIAN

EMPRENDEDORA

CONVENCIONAL

SUPERMADRE

CONFORMISTA

MISTERIOSA

METÓDICA

TELEFÓNICA

INFORMADA

GUERRERA

AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA

Capacidad para adaptarse alos cambios, sin morir en el

intento

Tolerante a la incertidumbrecon que se mueven los

negocios.

Hablar por lo menos inglés

Estudiosa y lectora de todotipo de libros y material sobre

el cambio y mejoramientoorganizacional.

Con visión global del negociode la empresa

Carácter, personalidad,hábitos y estilos proactivos yde alto estándar profesional.

Privilegiar las relacionesinterpersonales y el

conocimiento justo a tiempode técnicas y principios de

gestión.

Con capacidad de crear,innovar e implementar

Manejar la tecnologíainformática moderna para

obtener información yconocimiento de valor

agregado.

De secretaria de un ejecutivoa un área o gerencia, a una

administradora de procesosen estructuras desmontables,

descartables, desechables,transportables o virtuales.

EL PERFIL DEL ASISTENTEEMPRENDEDOR@

• Tareas prioritarias• Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.

• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina:• Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras

• Problemas Transnacionales de la empresa:• Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa.• Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo

en la organización de sus viajes.• Conversaciones y Comentarios• Importancia de la dignidad profesional.• No debe confundir cordialidad con intimidad.

Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:

Contacto e Información

Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs

jontxupardo@autonoma.edu.pe

Twitter: @jontxu01

Blog: www.blogspot.com/komaconsulting