el rol del asistente de gerencia
DESCRIPTION
Diapositivas, resumen, del curso: "El rol del (la) asistente ejecutivo(a)TRANSCRIPT
Marcos Delgadillo Moreira
ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DE LAS INSTITUCIONES
Fuente: Carlos Mora Vanegas
Secretum
Consejeros del gobierno en la Europa del
medioevo
Información secreta maneada por estosSecretarii
Origen de la palabra “Secretario”
Transformación de la Economía de Servicios
Poíticas Gubernamentales
Tendencias
de negocios
Cambios Sociales
Avances en
TI
Globalización
Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnología.
Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer
El éxito depende de:
Comprensión clientes y competidores
Modelos de negocio viables
Creación de valor para los clientes y la empresa
Nuevos mercados y categorías de productos
Incremento de la demanda por servicios
Competencia mas intensa
IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
"Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@
de un centro de gestión, con un conocimiento cabal
de las actividades de su jefe y del sector en que
trabaja, además está capacitad@ para la
delegación de ciertas áreas o trabajos que
desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es una profesional que trabaja en equipo:
Organizar, y en ciertos casos,
asistir a reuniones Establecer
buenos contactos
telefónicos
Redactar y presentar
correctamente informes,
comunicados, etc
Planificar su tiempo y el de su
jefe
Preparar y tratar la información
adecuadamente
Concertar, acoger y atender
a las visitas
Preparar presentaciones de productos o
servicios
Organizar los viajes de negocios, etcétera.
FUNCIONES GERENCIALES
Administradores
superiores
Clasificación de los administradores
Administradores intermedios
Administradores de primera línea
Operativos
Funciones de la Administración
FUNCIONES
DE LA
ADMINISTRACIÓN
Dirección
Roles Administrativos
Decisionales
Interpersonales
De información
ROLES
ADMINISTRATIVOS
ESTILOS DE DIRECCIÓN
Preocupación por alcanzar los objetivos
Preocupación por el personal
Orientaciones fundamentales
Alto(Más fuerte que
los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Bajo(Menos fuerte
que los otros)
POSITIVISTA
MINIMALISTA
REALISTA
MAXIMALISTA
COOPERATIVISTA
Bajo(Menos fuerte
que los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Alto(Más fuerte que
los otros)
Orientación Relación:
Cooperación
Orientación Tarea:
Compromiso-Integración
Estilos de dirección eficaces
Alto(Más fuerte que
los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Bajo(Menos fuerte
que los otros)
MATERIALISTA
ESCAPISTA
OPORTUNISTA
IDEALISTA
POPULISTA
Bajo(Menos fuerte
que los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Alto(Más fuerte que
los otros)
Orientación Relación:
Cooperación
Orientación Tarea:
Compromiso-Integración
Estilos de dirección ineficaces
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOFuente: Gustavo Villegas UNIVERSIDAD EAFIT Colombia
Tomar tiempo para planificar amplía
la visión, produce
satisfacción personal, evita el estrés
y ayuda a lograr los objetivos.
Criterios para priorizar actividades
Tareas
Tipo A: Tareas importantes y
urgentes
Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero
no ambas cosas
Tipo C: Tareas que no son
importantes ni urgentes
sino rutinarias
Equilibrar tareas diarias
Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey)
Más urgentes Menos urgentesM
ás
Imp
ort
ante
s I. Importantes y urgentes (A)• Crisis• Problemas apremiantes• Proyectos cuyas fechas
vencen
II. Importantes no urgentes (B)•Prevención de actividades•Construir relaciones•Reconocer nuevas actividades•Planificación, recreación
Men
os
imp
ort
ante
s III. Urgentes no importantes (B)•Interrupciones, algunas llamadas•Correo, algunos informes•Algunas reuniones•Cuestiones inmediatas•Actividades populares
IV. No importantes y no urgentes (C)•Rivalidades, ajetreo inútil•Algunas cartas•Algunas llamadas telefónicas•Pérdidas de tiempo•Actividades agradables
Maximización de la eficaciaN
ive
l d
e R
en
dim
ien
to
8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm
Hora
Punto máximo de media
mañana: ideal para las
tareas A
Punto máximo de media
tarde: ideal para las
tareas B
Punto mínimo
después de almuerzo:
ideal para las tareas C
El nivel de energía
empieza a descender al
final de la jornada
laboral
Generaciones de administradores de
tiempo (Stephen Covey)
Primera Generación:
Hacedores de listas
(conciencia de lo que
deben hacer)
Segunda generación:
Programadores
(planean y usan la
agenda)
Tercera generación:
Priorizadores (Fijan
objetivos y actúan de
acuerdo a prioridades).
Cuarta generación:
Autoorganizados (en
lugar de administrar el
tiempo se organizan
ellos mismos).
Cinco palabras en japonés
SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar)
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)
SEI: SENTIDO
Cómo lo Hacemos?
Clasificar
¿Es un objeto o
información necesaria
para el objetivo del
puesto de trabajo?
¿Es un objeto o
información
innecesaria para el
objetivo del puesto de
trabajo?
Colocar cerca
Colocar menos
cerca
Colocar lejos
No es útil para nadie
A alguien le puede servir
Vender, donar o
botar
Transferir
Se usa ocasionalmente
Se usa con frecuencia
Usados muy de
vez en cuando
LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DE LA SECRETARIA
La comunicación
• Comunicación no verbal– La mirada– La expresión facial– El atuendo– Las posturas– La proximidad y la orientación– Las manos– Los movimientos– Los aspectos no verbales del lenguaje
“Es más revelador lo que hacemos que
lo que decimos”
• Comunicación verbal– No utilizar tecnicismos
– Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio-cultural del receptor
– Informar sólo sobre lo que se nos pregunta
– Hacer empleo de un lenguaje positivo
– “El no hay no existe”
– El “tuteo”
– Utilizar frases sencillas
“Las personas muchas veces decimos
cosas distintas a las que pretendemos
expresar”
Tipos de asistentes
PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICA
CENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA
GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA
AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el
intento
Privilegiar las relaciones interpersonales y el
conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de
gestión.
Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre
el cambio y mejoramiento organizacional.
Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los
negocios.
Con capacidad de crear, innovar e implementar
Con visión global del negocio de la empresa
Hablar a lo menos inglés
Manejar la tecnología informática moderna para
obtener información y conocimiento de valor
agregado.
Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.
De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos
en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.
EL PERFIL DEL ASISTENTE
EMPRENDEDOR@
• Tareas prioritarias
• Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.
• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina:
• Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras
• Problemas Transnacionales de la empresa:
• Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa.
• Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes.
• Conversaciones y Comentarios
• Importancia de la dignidad profesional.
• No debe confundir cordialidad con intimidad.
Habilidades Generales y Conocimientos
Esenciales Siguientes:
