instructivo poa 2015 def

Direccin de Ingreso Social

Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. 6-54 Piso 2- Bogot Colombia * www.dps.gov.co

GESTIN PARA EL INGRESO SOCIAL

INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO AL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE PARTICIPACION Y COOPERACIN CELEBRADO ENTRE EL DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS- Y LAS

ADMINISTRACIONES MUNICIPALES A TRAVS DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA).

INDICE

1. Consideraciones metodolgicas

a. Actividades a realizar por el director/a regional y el grupo de trabajo ms familias en accin

b. Comit de Seguimiento

c. Campos de la matriz POA

d. Pasos para diligenciar la matriz POA

e. Carpeta virtual

f. Cuadro especfico de actividades

4. Anexos






ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL DIRECTOR/A REGIONAL Y EL GRUPO DE TRABAJO MS FAMILIAS EN ACCIN

*La matriz ser programada para hacer un balance de la ejecucin a la mitad del perodo

DR y equipo recibe capacitacin (enero de

2015)

El comit de Seguimiento socializa la programacin y se firma acta de

aprobacin. (Febrero 27 de 2015)

El Enlace Municipal consolida el avance de cumplimiento en la

matriz y publica las evidencias en los tiempos programados.

El DR y equipo como insumo a los Comits hacen seguimiento a la matriz y a la publicacin de evidencias, en donde se detectarn alertas sobre la ejecucin al Convenio

1. Primer Comit de Socializacin (febrero 2015) 2. Comit de cierre (antes de 30 de nov)

NN y lderes construyen propuesta POA 2015.

(Dic. 2014) La propuesta es validada con DR (enero de 2015)






COMIT DE SEGUIMIENTO

i. Liderado por el director regional (supervisor del convenio) ii. Por ser el ltimo ao de ejecucin conviene invitar otros actores como por ejemplo a las madres

veedoras, personeros, secretarios de despacho. Estas personas no podrn participar en la toma de decisiones con su voto.

iii. Se propone que adicionalmente al ejercicio de seguimiento, se presenten los indicadores de la ficha municipal.

CAMPOS DE LA MATRIZ POA

La matriz POA consta de varias columnas, que no pueden ser modificadas. En caso de ser necesario por favor solicite a nivel nacional, la modificacin para determinar los pesos, a continuacin se explica cada una de ellas. No son objeto de modificacin el objeto del convenio, y las obligaciones contractuales.

1. Tipo: Se refiere al aspecto operativo al que corresponde cada actividad, estn divididas en tres tipos Oferta,

Coordinacin/Administracin/Formacin y Operacin. Con el fin de simplificar el seguimiento, las dos primeras sern justificadas con su respectiva fuente de verificacin (como lo indique el cronograma), mientras que las actividades derivadas del tipo operacional sern justificadas con la ficha de seguimiento despus de cada periodo de pago. Cada una de ellas tiene su evaluacin independiente para llegar al 100% en cada una.

2. Obligaciones Contractuales: describe las obligaciones del municipio, como aparecen en el convenio

interadministrativo suscrito entre el DPS- FIP y el municipio.

3. Nmero de actividad: se han enumerado las actividades para facilitar la relacin con el cuadro especfico de actividades y sus respectivos anexos.

4. Actividades: en esta columna aparecen las actividades a desarrollar durante el ao para hacer seguimiento al

cumplimiento de las obligaciones, las cuales son consideradas como mnimas para la operacin del programa. Cada actividad tiene un peso determinado (de acuerdo con su importancia para la gestin del programa), con el fin de alcanzar el 100%, en la ejecucin de la obligacin. As mismo, algunas actividades contienen sub actividades con un determinado peso porcentual para alcanzar el 100% de la respectiva actividad .

5. Fuente de Verificacin: contiene el nombre del documento que soporta o evidencia el cumplimiento de las

obligaciones.

Cabe sealar que un informe puede ser el soporte de una o varias obligaciones contractuales. El alcalde puede conservar documentos adicionales para soportar el cumplimiento de las obligaciones. Es importante sealar que para las obligaciones contractuales de tipo Operacin, la verificacin se har por cada periodo de pago segn los resultados del indicador referido en la ficha de seguimiento municipal.

6. Plazo mximo de cumplimiento de la actividad: es la fecha mxima en la que la actividad debe estar realizada

o ejecutada por el enlace municipal, con el respectivo cargue de la evidencia en la carpeta de google drive.

7. Cronograma de seguimiento: contiene las columnas de los meses y trimestres del ao, se debe registrar por parte del enlace municipal la fecha en la que realmente se ejecut la actividad.






8. Observaciones Enlace: en esta columna se deben consignar los comentarios del enlace municipal si no hay

cumplimiento de alguna actividad en las fechas propuestas o si es necesario modificar alguna actividad o soporte, caso en el que se debe informar a la regional, para que a su vez sea informado a Nivel Nacional.

9. Evaluacin avance de cumplimiento: Consta de 4 columnas, que determinan la evaluacin y seguimiento de

cada una de las actividades.

Revisin DR I Semestre: El equipo de MFA debe revisar de acuerdo con el cronograma, las actividades que correspondan al primer semestre, que efectivamente est publicada la evidencia bajo los siguientes requisitos: a. que se haya cargado en el tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad).Si se encuentra incumplimiento de alguno de los criterios o la actividad excede la fecha establecida, se debe considerar como incumplido. Estado de la actividad a 30 de junio: Se ver reflejado el cumplimiento de la actividad, en verde cuando se escoja si cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje alcanzado para esa actividad, rojo cuando se escoja no cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje en 0%.

Revisin DR II Semestre: El equipo de MFA debe revisar de acuerdo con el cronograma, las actividades que correspondan al segundo semestre, que efectivamente est publicada la evidencia bajo los siguientes requisitos: a. que se haya cargado en el tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad).Si se encuentra incumplimiento de alguno de los criterios o la actividad excede la fecha establecida, se debe considerar como incumplido. Estado de la actividad a 31 de diciembre: Se ver reflejado el cumplimiento de la actividad, en verde cuando se escoja si cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje alcanzado para esa actividad, rojo cuando se escoja no cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje en 0%.

Existen actividades que solo tendrn revisin en el primer semestre, otras solo en el segundo semestre, otras que tendrn revisin en los dos semestres del ao y otras que no tendrn revisin ni evaluacin a travs de sta herramienta debido a que se desarrollar solo en municipios priorizados. El instrumento de seguimiento establece la periodicidad de medicin en cada uno de los casos.

PASOS PARA DILIGENCIAR EL POA

Paso 1. Envo desde el NN al director regional y equipo de MFA los dos tipos de matriz, una para los municipios que tienen poblacin indgena y otra para los que no. Paso 2. Citacin a comit de instalacin del POA, para socializar las modificaciones y las actividades a desarrollar para este 2015. Paso 3. El equipo de MFA abrir en el google drive para cada municipio una carpeta para el ao 2015 y en ella colgar la matriz correspondiente, poblacin SISBEN o poblacin indgena. Paso 4. El equipo de MFA, enviar correo a los enlaces con el fin de informar que ya se encuentran las carpetas, para el cargue de las evidencias. Paso 5. El EM deber diligenciar los datos principales de la matriz y cada vez que realice una actividad consignar la fecha en el cronograma en la que realmente fue cumplida, dar guardar y actualizar la matriz. Las observaciones deben ser diligenciadas exclusivamente cuando la actividad no se realiza en la fecha programada, explicando las razones. Paso 6. El equipo de MFA de la regional deber realizar las revisiones de la matriz, una vez se cumplan los plazos y






escoger si cumple, no cumple, teniendo en cuenta los criterios antes mencionados a. que se haya cargado en el tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad). Dar guardar y actualizar la matriz.

MES CANTIDAD DE ACTIVIDADES

Febrero 5

Marzo 5

Abril 4

Mayo 0

Junio 2

Julio 3

Agosto 1

Septiembre 0

Octubre 2

Noviembre 5

Diciembre 1

Importante: sobre las actividades operativas, se solicita al EM una vez reciba la ficha de seguimiento, diligencie para cada periodo de pago el porcentaje obtenido, en cada uno de los indicadores, esto generar la evaluacin respetiva, la cual se visualizar en rojo o verde para cada semestre y arrojar un porcentaje anual de cumplimiento. El EM deber dar guardar y actualizar la matriz.

Paso 7. El profesional de seguimiento, apoyado en las matrices y evidencias del google drive, elaborar el informe semestral de supervisin (julio 31 de 2015 y enero 30 de 2016), para ser enviado a la subdireccin de contratos del DPS.

Carpeta virtual

Con el fin de facilitar el proceso de revisin, anlisis y evaluacin de las actividades del convenio las direcciones regionales (equipo MFA), debern abrir una nueva carpeta en el google drive existente y denominarla AMAZONAS2015 y all crear nuevamente las carpetas de cada municipio para incluir toda la informacin de las actividades para el ao 2015. Actividades:

El equipo de MFA de la direccin regional, ser el encargado de organizar en el archivo virtual, la informacin para dar inicio al nuevo ao 2015. La carpeta virtual contiene carpetas con los nombres de los municipios. Dentro de cada municipio se ha de subir una carpeta con el nmero de actividad a la que corresponde con el documento que lo evidencia en ella.

El Enlace Municipal o Indgena ser el encargado del desarrollo de las actividades, la elaboracin de la fuente de verificacin y su correspondiente cargue de las evidencias en la carpeta virtual creada para tal fin, as como en el diligenciamiento y actualizacin de las fechas de cumplimiento de las actividades.

El responsable del seguimiento ser el/la Director/a Regional junto con el profesional de seguimiento de la DR y el Equipo Regional de MFA






De todas formas si tienen dificultades, pueden comunicarse con [email protected] Cuadro especfico de actividades

OFE

RTA

ACTIVIDADES FUENTE DE

VERIFICACION ESPECIFICACIONES

RESPONSABLE DE ELABORACION Y SEGUIMIENTO

1.1

Aseguramiento. Elaborar una programacin conjunta con Alcalda y entidades de salud, y apoyar en la convocatoria, para realizar jornadas que permitan el aseguramiento de los beneficiarios(as).

Cronograma de planificacin.

Desde el NN a travs de las secretarias de salud se enviar el listado de los menores no asegurados. Por parte del EM se debe garantizar la convocatoria de todas las familias para que a junio 30 se tenga el aseguramiento de las familias pertenecientes al programa en el municipio. Para evidenciar se debe colgar el cronograma de planificacin.

-Enlace -Equipo DR -Secretarias de salud -Madres representantes y de apoyo

1.2

Vacunacin. Elaborar una programacin conjunta con Alcalda y entidades de salud, y apoyar en la convocatoria a los menores con esquemas incompletos de vacunacin, para realizar jornadas que permitan completar dichos esquemas.

Cronograma de planificacin Evidencia de convocatoria Primer jornada de vacunacin

Desde el NN a travs de las secretarias de salud se enviar el listado de los menores que no se encuentren con esquemas completos de vacunacin y elaborar un cronograma para convocar a las familias a las jornadas de vacunacin programadas por las EPS y ESE, que permita a los menores completar dichos esquemas. Para evidenciar se debe colgar el cronograma de planificacin y evidencia de las acciones de convocatoria realizadas.

-Enlace -Equipo DR (S) -Secretarias de salud -Madres representantes y de apoyo

1.3

Educacin. Analizar la informacin de los listados de los menores que no se encuentran matriculados a febrero de 2015 priorizados. Convocarlos y buscar su vinculacin al sistema educativo.

Acta de reunin Matricula SIMAT 2015

Desde el NN se enviarn los listados y el EM analizar la informacin de los menores no matriculados 2015 priorizados, para que conjuntamente con las secretarias de educacin, convoque a dichos menores y busque vincularlos al sistema educativo. Para evidenciar se debe colgar el acta de la reunin y se ver reflejado en el SIMAT.

-Enlace -Equipo DR (S) -Secretarias de educacin -Madres representantes y de apoyo






1.4 Educacin. Realizar matriculatn para el ao 2016

Acta del encuentro. SIMAT

Conjuntamente con las secretarias de educacin e instituciones educativas organizar una jornada de matrculas para el ao 2016 Evidencia el acta de reunin y las actividades como cuas radiales, volantes, etc. utilizadas para la convocatoria realizada.

-Enlace -Equipo DR (S) -Equipo DR (S) -Secretarias de educacin -Madres representantes y de apoyo

1.5

Discapacidad. Convocar a los responsables de las UGD y la secretara de educacin municipal con el fin de definir el cronograma de convocatoria y aplicacin del RLCPD en los establecimientos educativos.

Cronograma de planificacin

Apoyados en la circular conjunta entre el Ministerio y el DPS, convocar a los actores de las UGD, para determinar el cronograma de convocatoria y aplicacin a los menores del RLCPD Para evidenciar se debe colgar el Cronograma de planificacin

-Enlace -Secretarias de educacin -Madres representantes y de apoyo

1.6

Discapacidad. Convocar a las familias en las fechas determinadas, para que participen en la aplicacin del RLCPD

Evidencias de las convocatorias Cruce SIMAT de menores inscritos en el RLCPD

Realizar todas las convocatorias necesarias para que los beneficiarios participen en la aplicacin del RLCPD Evidencia las actividades como cuas radiales, volantes, etc. utilizadas para la convocatoria realizada.


1.7

Alfabetizacin. Apoyar, en los municipios priorizados, en la convocatoria al ministerio o secretaria de educacin, para vincular a los adultos a la estrategia de alfabetizacin.

Evidencias de las convocatorias. Cruce SIMAT de adultos de MFA libres de analfabetismo

Participar en las reuniones establecidas y apoyar en las convocatorias de los adultos pertenecientes al Programa. Esta actividad no tendr calificacin dado que no aplica para todos los municipios, slo se evaluar su cumplimiento en los municipios donde aplique. Evidencia el acta de reunin y las actividades como cuas radiales, volantes, etc. utilizadas para la convocatoria realizada.


ACTIVIDADES

FUENTE DE VERIFICACION

ESPECIFICACIONES RESPONSABLE DE ELABORACION Y SEGUIMIENTO

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

, FS

ICO

Y F

INA

NC

IER

O

2.1 Aprobar las actividades del POA para 2015

Acta de reunin de socializacin y aprobacin

Colgar acta de reunin del comit de seguimiento en donde conste la socializacin de las actividades y las fuentes de verificacin, as como las fechas de cumplimiento de la evidencia.

-Enlace -Equipo DR

2.2 Realizar la reunin de cierre Acta de reunin

Colgar acta de reunin del comit de seguimiento en donde conste la revisin del cumplimiento de las actividades, y la determinacin de acciones de mejora.

-Alcalde -Enlace -Equipo DR






3.1

Seguimiento a la contratacin, permanencia, exclusividad del enlace municipal por un ao en el municipio

Contrato con RP

1. Se deben colgar en la carpeta creada copias de los contratos y RP 2. El equipo de MFA de acuerdo con la revisin de los contratos debe actualizar la matriz de seguimiento a la contratacin de enlaces municipales e indgenas en los casos en que aplique, que se encuentra en google drive. En caso de inconsistencias en cuanto a perfiles y tiempo de vinculacin con lo establecido en el convenio habr que presentar como fuente de verificacin las cartas enviadas a los alcaldes en los que se solicite el cumplimiento del convenio.

-Enlace -Equipo DR

4.1 Destinar un rubro presupuestal para la operacin del programa.

Copia de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ao 2015.

Se debe colgar la copia del CDP -Enlace -Equipo DR

4.2

Asegurar un espacio fsico permanente debidamente dotado, con acceso al pblico.

Fotos, inventario del mobiliario

Se deben colgar las fotografas del espacio fsico y mobiliario destinado para el ejercicio de las funciones del enlace municipal o indgena y el inventario del mobiliario de la oficina, en caso de no tener inventariado, se debe buscar la certificacin del jefe de almacn.

-Enlace

5.1

Elaborar e implementar el plan de medios para todas las actividades del ciclo operativo (pagos, verificacin, novedades, PQR)

Plan de medios aprobado por la administracin municipal

Se diligenciar un formato por parte de la administracin y el EM, el cual debe ser firmado por el Alcalde Municipal, quien se compromete con la ejecucin de dichas actividades, ste documento firmado ser la evidencia a colgar en la actividad correspondiente. (Anexo I)

-Enlace -Equipo DR -Nivel Nacional

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

, FS

ICO

Y

FIN

AN

CIE

RO

5.2

Elaborar e implementar el protocolo de atencin al ciudadano que evidencie la adecuada orientacin e informacin a las titulares.

Protocolo de atencin al ciudadano

En el Anexo II se establecen los lineamientos para que la administracin municipal elabore un protocolo de atencin a la poblacin beneficiaria. Una vez est construido, debe ser colgado en la actividad correspondiente, si la Alcalda cuenta con dicho documento, se debe evidenciar que aplica para los beneficiarios del programa, de lo contrario se debe construir una para la atencin de los beneficiarios (as) del programa. (Anexo II)

-Enlace -Equipo DR -Nivel Nacional






AD

MIN

ISTR

ATI

VO

, FS

ICO

Y F

INA

NC

IER

O

6.1

Revisin sobre la custodia y cuidado de los documentos frente a los requerimientos de gestin documental

1. Tabla de retencin documental de la alcalda donde se evidencie la inclusin de la serie Ms Familias en Accin. En su defecto tabla del enlace municipal sobre la organizacin del archivo.

1. Se debe colgar copia de la tabla de retencin de la alcalda. En los municipios donde an no se tenga construida la tabla de retencin incluyendo Ms Familias en Accin se deber solicitar su incorporacin y aplicacin cuyo compromiso y tiempo de ejecucin deber reflejarse en un acta. 2. Se debe colgar como evidencia el acuerdo de confidencialidad firmado por el Alcalde, si existe acuerdo por parte de la Alcalda con el EM, se debe adjuntar en la misma carpeta.

-Enlace -Equipo DR

6.2 Firmar el acuerdo de confidencialidad de la informacin

Acuerdo de confidencialidad

2. Se debe colgar como evidencia el acuerdo de confidencialidad firmado por el Alcalde, si existe acuerdo por parte de la Alcalda con el EM, se debe adjuntar en la misma carpeta.

Enlace

7.1

Facilitar la participacin del Enlace Municipal o Indgena en los eventos de actualizacin, instruccin e informacin de los procesos operativos convocados por el programa

Actas y listas de asistencia

El equipo de MFA regional, colgar en el google drive las actas y listas de asistencia para evidenciar la participacin del enlace en espacios de formacin y actualizacin, es importante aclarar que los pesos para esta actividad se vern reflejadas una vez se establezca la cantidad de capacitaciones en cada semestre

-Equipo DR

8.1

Llevar a cabo una capacitacin al comit de veedura del municipio para el fortalecimiento de capacidades

Ayuda de memoria listados de asistencia

Evidenciar a travs de las ayudas de memoria y listados de asistencia, la participacin en las capacitaciones Esta actividad ser evaluada para todos los municipios en el segundo semestre para el cierre del POA, aun cuando el municipio lo cumpla en el I semestre

-Enlace -Equipo DR

9.1

Hacer seguimiento en el Comit de Certificacin sobre los avances operativos del programa, adems de la aprobacin de novedades, se revisar la ficha municipal de seguimiento y se plantearn acciones de mejora.

Acta de Comit de Certificacin (6)

Para la verificacin de sta actividad se debe colgar copia del Acta del Comit de Certificacin, de acuerdo con los lineamientos establecidos

-Enlace -Equipo DR






10.1

Elaborar informes de gestin de los procesos de MFA de acuerdo con los soportes documentales y digitales del municipio

Informe de gestin y cierre del Convenio, en el que se incluyan las actividades realizadas con las madres lderes y de apoyo, durante la vigencia del convenio.

El informe se elaborar de acuerdo con el modelo establecido, y aunque esta actividad no se ve reflejada en la matriz POA, debe evidenciarse en el informe final de gestin (Anexo III). Esta actividad ser evaluada en el segundo semestre

-Enlace -Equipo DR

TC

NIC

O Y

OP

ERA

TIV

O

11.1

Verificacin General Educacin verificacin Indgena educacin Verificacin General Salud Verificacin Indgena Salud Cobros por giro General Cobros por giro Indgena Novedades aprobadas

Ficha de seguimiento

El EM deber para cada periodo de pago, digitar el porcentaje alcanzado en su municipio para cada semestre, (1,2,3, primer semestre), (4,5,6, segundo semestre) esta informacin la debe extraer de las fichas de seguimiento municipal, por lo cual es obligatorio que los equipos regionales hagan entrega de las fichas a los enlaces. La herramienta calcular el promedio del primer semestre (pagos 1,2 y 3) y segundo semestre (4, 5 y 6) para cada indicador se ha establecido un valor mnimo; s el promedio arrojado es igual o superior, se entender como alcanzado (verde) y s el resultado es debajo del valor se entender como no alcanzado (rojo), del que se realizarn las respectivas acciones correctivas que se vern reflejadas en el comit de certificacin

-Enlace -Equipo DR






ANEXO I

Plan de medios

Nota, el formato se adjunta en el archivo en Excel para ser enviado a los EM. Se consideran tres aspectos para el manejo de la comunicacin e informacin en torno al programa: el manejo de la imagen del programa MFA y el DPS, la gestin de contenidos y la difusin de informacin. 1. Manejo de la imagen del programa MFA y el DPS Toda accin de comunicacin o informacin relacionada con el programa MFA debe incluir su imagen (logo) o mencin, as como la del DPS. Los siguientes son los lineamientos en relacin con este tema:

Si el municipio produce cualquier material impreso o audiovisual vinculado a las acciones del programa, deber

incorporar logos del DPS y de MFA, o hacer su mencin si es sonoro. Lo mismo en caso de organizacin de eventos.

El uso de la imagen institucional debe ajustarse a los lineamientos establecidos en el manual de identidad

corporativa del DPS (http://www.dps.gov.co/documentos/10450_manual_identidad_DPS2014.pdf) y sus respectivas

actualizaciones.

Las administraciones municipales que elaboren materiales de divulgacin deben presentar las artes o diseos

previamente al equipo regional de MFA para verificar el correcto uso del Manual de identidad institucional y los

lineamientos que se presentan a continuacin:

o En el caso de producir materiales de divulgacin sonora:

Debe incorporar en la introduccin los crditos respectivos as: El DPS - Departamento para la

Prosperidad Social y la Alcalda de....

Se debe utilizar el nuevo nombre del programa: Ms Familias en Accin.

Debe cerrar con la frase: Todos por un nuevo pas. Paz, equidad, educacin.

o Para materiales audiovisuales (videos, cuas de TV, pginas de Internet):

Deben incorporar los mismos elementos de inicio y cierre que los sonoros.

Deben incluir los logos del programa Ms Familias en Accin, DPS, Presidencia de la Repblica y

Todos por un nuevo pas.

o Para material impreso:

Deber incluir los logos del programa Ms Familias en Accin, el DPS - Departamento para la

Prosperidad Social y el de Presidencia de la Repblica Todos por un nuevo pas.

o Para eventos masivos:

Los pendones y/o vallas debern incluir los mismos aspectos de imagen que los impresos.






Deben utilizarse los logos oficiales de MFA, DPS y lema de gobierno:

o http://www.dps.gov.co/documentos/10475_Logos_DPS_aplicaciones_varias.pdf

o http://www.dps.gov.co/documentos/10480_Logo_DPS_Presidencia.pdf

o https://drive.google.com/folderview?id=0B7XfW_VafW-MdW9kUTNCZjRGVFk&usp=sharing

o http://www.dps.gov.co/documentos/10476_Logo_Presidencia.pdf

2. Gestin de contenidos Los equipos municipales en cabeza del enlace municipal, son responsables de brindar informacin pertinente y oportuna sobre el programa MFA. La gestin de contenidos se refiere a la estrategia o medio ms apropiada (afiche, cartelera, cua radial, volante, plegable, etc.) para transmitir informacin sobre el programa a las personas a las que se dirige: madres titulares y lderes, instituciones municipales y departamentales, etc. Todos los contenidos producidos por el enlace y su equipo para distribucin masiva en el municipio deben ser concertados con el equipo regional MFA. 3. Difusin de informacin (estrategia de comunicacin/informacin) Cada municipio cuenta con caractersticas propias, as como con disponibilidad y acceso a medios diferentes, por lo que debe hacer los ajustes de esta propuesta de estrategia de comunicacin/informacin. Las estrategias contemplan unos objetivos de comunicacin/informacin (qu quiero/debo decirle a cada uno de los pblicos objetivos), pblicos objetivos (las personas o instituciones a las que se les quiere decir algo) y medios (a travs de qu es mejor decir lo que quiero informar/comunicar). Aunque el programa tiene varios pblicos objetivos en el municipio, nos centraremos en las madres titulares y madres lderes. 3.1. Pblicos objetivos.

Madres titulares: Son, junto con los nios beneficiarios, el centro del programa. Deben tener informacin oportuna y pertinente para cumplir con las corresponsabilidades, hacer los trmites correspondientes en las entidades de salud y educacin, asistir a las actividades de bienestar comunitario, retirar sus incentivos, presentar novedades y actualizacin de informacin a tiempo, conocer su estado en el programa, etc.

Las madres titulares estn ubicadas en la zona urbana y rural, algunas viven en alta dispersin geogrfica, unas con celular y otras no, las que tienen celular no necesariamente con seal celular, algunas con acceso a internet otras no, etc. Madres lderes: Son lderes en su comunidad al servicio del programa de manera voluntaria. Tienen capacidad de convocatoria, de transmisin de informacin, de organizacin de eventos, entre otros. Casi siempre conoce a la totalidad de madres titulares que representa. Generalmente cuentan con mejores medios de comunicacin como un celular, saben leer y escribir. Participan en escenarios como el Comit de Madres lderes y en general tienen mayor inters y acceso a informacin.

3.1.1. Objetivo de comunicacin/informacin.

Para madres titulares: Informar sobre todas las actividades de bienestar comunitario, fechas de procesos y novedades, actualizacin de datos y generalidades del programa. Para madres lderes: Informar sobre todas las fechas de procesos y novedades, capacitaciones y generalidades del programa.

3.1.2. Medios. Para madres titulares: El diagnstico de comunicacin e informacin realizado en 2014 dice que los seis medios ms






utilizados por los enlaces y apoyos para informar a las madres titulares son, en orden: Llamada telefnica, las madres lderes, carteleras, voz a voz, radio y perifoneo.

Se observa que cinco de los seis medios utilizados son orales/sonoros, dos son unidireccionales (Radio y perifoneo) y tres permiten interaccin personalizada (Llamada, las madres lderes y el voz a voz) y slo las carteleras son informacin fija. Esto no descarta el uso de peridicos, televisiones locales y otros medios.

Establecido que los medios orales/sonoros son los que ms se utilizan, se puede inferir que son los de mayor efectividad. De acuerdo con lo anterior y a la caracterizacin de las titulares y en lnea con el objetivo de comunicacin planteado la estrategia de comunicacin/informacin municipal de MFA debe centrarse en el siguiente uso de medios:

Medio Frecuencia Observaciones

Llamada telefnica Cada vez que sea necesario. Para procesos personalizados como actualizacin de datos o novedades.

Las madres lderes Cada dos meses o cada vez que sea necesario

Para informar sobre los procesos operativos (novedades, actualizaciones, entrega de incentivos, etc.) y las actividades de bienestar comunitario.

Carteleras / pendn mural MFA

Permanente Para publicar fechas de actividades de bienestar comunitario y ciclo operativo. Para dar consejos sobre educacin, salud, etc.

Voz a voz Cada vez que sea necesario Para procesos personalizados como actualizacin de datos o novedades.

Radio Das previos al inicio de los procesos de ciclo operativo (actualizacin escolar, entrega de incentivos, etc.) y de las actividades de bienestar comunitario.

Cuas y noticias en emisoras locales.

Perifoneo Das previos al inicio de los procesos de ciclo operativo (actualizacin escolar, entrega de incentivos, etc.) y de las actividades de bienestar comunitario.

Para informar en las zonas del municipio en donde no hay lderes elegidas, en las zonas rurales, en la cabecera municipal, etc.

Para madres lderes: El diagnstico de comunicacin e informacin realizado en 2014 dice que los seis medios ms utilizados por los enlaces y apoyos para informar a las madres lderes son, en orden: Llamada telefnica, voz a voz, radio, carteleras, titulares y mensajes de texto.






Con las madres lderes ocurre casi lo mismo que con las titulares en cuanto al tipo de medio utilizado por los enlaces municipales. Los medios orales/sonoros son los ms utilizados.

Se propone la siguiente estrategia y uso de medios:

Medio Frecuencia Observaciones

Llamada telefnica Cada vez que sea necesario. Para convocar a reuniones informativas.

Voz a voz Cada vez que sea necesario Para convocar a reuniones informativas. Puede hacerse a travs de madres titulares.

Radio Cada vez que sea necesario Cuas y noticias en emisoras locales.

Carteleras / pendn mural MFA Permanente Para publicar fechas de actividades de bienestar comunitario y ciclo operativo. Para informar sobre las fechas de los comits municipales, etc.

Las madres titulares Cada vez que sea necesario Para convocar a reuniones informativas o pasar informacin en general.

Mensajes de texto Cada vez que sea necesario Para convocar a reuniones informativas.






ANEXO II

Protocolo de atencin al ciudadano

El protocolo de atencin es una gua o manual que contiene orientaciones bsicas fundamentales para facilitar la gestin del servidor pblico frente a los ciudadanos, con el fin de lograr un mejor manejo y una mayor efectividad en el uso de un canal especfico. La apuesta de construccin de un protocolo de atencin al ciudadano, tiene que ver con la aplicacin de la Ley 1474 de 2011, con el fin de generar confianza de los beneficiarios hacia las instituciones y de sta forma disminuir al mximo los reclamos, y peticiones, adicionalmente pretende trascender hacia el empoderamiento de agentes movilizadores en el territorio, que coadyuven en la construccin y fortalecimiento de los canales de comunicacin en las comunidades. Por lo anterior, se debe construir el protocolo de atencin para los beneficiarios de MFA, con los siguientes parmetros: Definicin del horario de atencin presencial en la oficina, publicado en un sitio visible. Definicin del horario de atencin extramural, publicado en un sitio visible. Definicin del horario de atencin para corregimientos, publicado en un sitio visible. Definicin de canales de comunicacin, presencial, telefnica, virtual.

Para cada uno establezca el ciclo de atencin:

Quin recibe al beneficiario? Qu tipo de servicio solicita el ciudadano?

Cul es el resultado que l espera? Qu tipo de respuesta le doy?

Para todos los casos enuncie siempre los atributos del buen servicio, amabilidad, cordialidad Definicin de los canales que tienen los beneficiarios para interponer quejas, reclamos o peticiones, publique en sitio visible la ruta. Para mayor informacin puede acceder al modelo sugerido por el DNP https://www.servicioalciudadano.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=_bz0nfuRIh0%3D&tabid=40&language=es-CO






ANEXO III

Informe de gestin y cierre del Convenio

El informe final de gestin de los tres (3) aos de ejecucin del convenio, realizado por el enlace municipal o indgena, deber contener los siguientes puntos que adems servirn de insumo para la elaboracin del informe de la direccin regional. El equipo regional, y director regional debern desarrollar el presente informe con, los siguientes puntos, haciendo nfasis en lo que respecta a los municipios que en la ficha de seguimiento hayan presentado indicador en rojo por dos periodos continuos:

1) Resumen del informe realizado sobre la capacidad de oferta de las instituciones de salud y educacin en el municipio

2) Copia de la Matriz de seguimiento a contratacin de enlaces municipal e indgena actualizada.

3) Copia del rubro presupuestal junto a archivo fotogrfico que muestre con mobiliario y espacio fsico disponible.

4) Informe justificativo de no ms de media pgina con las acciones realizadas para fortalecer las estrategias pblicas de difusin

5) Copia de certificacin de serie documentada de MFA y tabla de retencin documental de la alcalda.

6) Resumen de los informes de comisin de los enlaces municipales e indgenas.

7) Resumen de informes sobre prcticas de cuidado y funcionamiento de los sistemas de salud

8) Resumen de informes/ayudas memoria sobre los encuentros de madres lderes y de apoyo y base de datos actualizada.

9) Resumen de Informes/Ayudas memoria de la asamblea de rendicin de cuentas y encuentros de bienestar.

10) Identificacin de desafos para el mejor desarrollo del programa en el municipio.

11) En el caso de que se hayan establecido acciones de mejora, comentar brevemente (no ms de 200 palabras) qu accin de mejora se realiz y cul ha sido su desarrollo para la mejora de la accin del Programa MFA. En caso de






que las acciones de mejora no se hayan podido desarrollar, sealar cules han sido las causas.

instructivo poa 2015 def

Documents