informe de pasantía

Informe de Pasantía.Viajes y Turismo Zumaque.

Kevin Salamanca

Clase 10

Sección “A”

Agradecimientos.

• Agradezco a todo el personal de la empresa por brindarme todo su apoyo y compañía durante todo el proceso.

Índice

• 1. Introducción.• 2. Capítulo 1.• -Presentación de la empresa.• -Descripción del departamento.• 3. Capítulo 2.• -Desarrollo de las actividades de pasantía.• 4. Capítulo 3• -Recomendaciones.• 5. Glosario de Términos.• 6. Anexos.

Introducción

El Colegio Humboldt contempla entre sus actividades de formación integral de los alumnos, la realización de unas Pasantías que consisten en la incorporación de los alumnos al campo de trabajo, en calidad de aprendices.

Mi pasantía la hice en la agencia de Viajes y Turismo Zumaque, específicamente en el departamento de Administración y Finanzas, con el objetivo de conocer el funcionamiento de esta área de la empresa.

Cumpliendo esta actividad con el objetivo central de establecer una relación directa con profesionales que sirvan de orientadores de inquietudes y expectativas de los alumnos, la pasantía se llevó a cabo con éxito total, ya que no solo se presentó la oportunidad de observar el área antes señalada, sino que también abarcó las distintas áreas de la administración que están en la empresa.

Capítulo 1A) Presentación de la Empresa.

• 1.1 Razón Social. Nombre. Ubicación. Sedes: Viajes y Turismo Zumaque C.A.Calle Alameda enfrente de la Torre EXA. Torre Folgana. Piso 6. Ofic B.

• 1.2 Actividad a la que se dedica la empresa: La empresa ofrece los servicios para gestión de viajes corporativos y asesoramiento personalizado de productos turísticos.

• 1.3 Importancia de la empresa en el ámbito económico social: ocupa un sitio estratégico en el desarrollo y explotación racionales del sector turístico, todo ello derivado de su labor en la comercialización del producto turístico. Por un lado es representante activa de hoteles, las líneas aéreas, navieras, ferrocarrileras y de auto transporte; arrendadoras de automóviles, etc., al concentrar un elevado porcentaje de ventas anuales a solicitud del turista; pero también es necesario señalar que las Agencias de Viajes provocan un alto volumen de ventas que de otra forma no se originarían ya que juegan un papel muy importante de promoción profesional de recursos turísticos de interés mundial.

1.4 Reseña histórica de la empresa. Fundación, evolución, fechas importantes.

• Filial operadora del Club Recreacional de la Industria Petrolera, Petroquímica y Carbonífera Nacional (IPPCN), el cual es una Asociación Civil sin fines de lucro establecida en 1986, con el objeto de facilitar servicios turísticos y vacacionales al personal de PDVSA y empresas filiales. Zumaque fue creada en diciembre de 1995 e inició operaciones con boletería nacional en mayo de 1996. En diciembre de 1997 recibió la certificación de Agencia IATA Internacional, lo que le permitió ofrecer servicios integrales de viajes, no solo a los afiliados del Club Recreacional, sino también atender requerimientos de viajes corporativos de PDVSA y otras empresas, así como a clientes particulares. Hoy en día, por el profesionalismo de su personal y la calidad de su cartera de clientes y proveedores, Zumaque ha logrado en poco tiempo el reconocimiento del mercado, como empresa innovadora y confiable ubicándose entre las primeras del país.

1.5 Imagen corporativa. Símbolos y explicación de los mismos. Misión, visión y

valores

• Misión: Satisfacer necesidades de asesoramiento y gestión integral de servicios y eventos turísticos.

• Visión: Estar entre las tres primeras empresas preferidas por los clientes para la prestación de servicios turísticos.

• Valores: • -Excelencia en el servicio al cliente.• -Responsabilidad social.• -Integridad y transparencia en sus actividades.• -Responsabilidad y equidad en el trato.• -Desarrollo Personal y Profesional.• -Trabajo en equipo.

• Presidente: Freddy Morales.

• Gerencia de Comercialización: Mónica Solorzano.

• Gerencia de Administración: Jorge Moreno.

• Gerencia de Mercadeo: Javier Urdaneta.

• Gerencia de Cobranza: Rosa Cordova.

• Gerencia de Tecnología: Armando Rojas.

• Gerencia de Grupos y Eventos: Mercedes Almonacid.

1.6 Organigrama general de la empresa:

1.7 Personal. Cantidad de empleados. Capacitación requerida. Capacitación del personal. Descripción de dos cargos o profesiones requeridas para pertenecer a la empresa:

• La empresa posee 104 empleados, de los cuales 55 trabajan en esta sucursal. Algunos cargos requeridos son:

• Asesor de Reservas de Comercialización: Participa en la puesta en práctica, investigación y consulta de las asignaciones del Gerente de Planificación, para contribuir en la documentación, el análisis y la supervisión de los resultados administrativos y operacionales de las diferentes áreas de la empresa.

• Agente de Viajes:Procesar y supervisar las solicitudes en materia de reservaciones hoteleras, paquetes propios nacionales e internacionales, entre otros, provenientes de asesores de viajes, clientes corporativos, usuarios de portal web y usuarios de los correos [email protected].

B) Descripción del departamento.

• 2.1 Organigrama del departamento:

• Gerencia de Administración y Finanzas: Jorge Moreno.

• Presupuesto: Egna Nuñez.

• Tesorería: Ingrid Villamizar.

• Contabilidad: Arelis Noriega.

• Boletería y Reporte: María Carolina Aguilar.

• Servicios Generales: Nancy Materán.

• Gestión Humana: Norelys Viña.

• 2.2 Descripción del departamento. Objetivos e importancia del mismo:

• La pasantía fue realizada en el departamento de Administración y Finanzas y su objetivo principal es realizar todas las actividades económicas y financieras de la empresa. Manejo de cuentas bancarias, elaboración de presupuestos, emisión de facturas, entre otras.

• 2.3 Nombre del tutor en la empresa. Cargo que ocupa, tiempo en el cargo y actividades o responsabilidades que desempeña:

• Lic. Jorge Moreno

Gerente de Administración y Finanzas

Capítulo 2Desarrollo de las actividades de pasantía.

• 3.1 Entrevista al Tutor:• A) ¿Cuáles son las tareas que más le gusta?• -”El control y seguimiento a la gestión administrativa de la empresa.”• B) ¿Cuál es la tarea que considera más importante para el futuro?• -”La preparación y actualización profesional del personal para hacerle frente a los

retos del futuro.”• C) ¿Cuáles son las cualidades de sus empleados que más aprecia?• -”La responsabilidad y el compromiso con la empresa.“• D) –”Una persona en período en prácticas debería prestar todo su interés en el

aprendizaje.” • -”Un buen jefe debería dedicar tiempo al desarrollo del personal y tratarlo con

equidad.• E) ¿Qué aspecto considera fundamental para el desarrollo de una empresa?• -”La planificación de las actividades de negocio y el desarrollo del recurso

humano.”

3.2 Plan de actividades acordado y desarrollado.

• En los anexos se puede encontrar una imagen del Plan de Actividades desarrollado durante todo el proceso.

3.3 Diario de actividades: 20/05/13

• Este fue mi primer día en la empresa, por lo tanto me hicieron un recorrido por todas las unidades del departamento de administración y finanzas para ir familiarizándome con la empresa y sus actividades.

• Me asignaron en la unidad de Boletería y Reporte, donde conocí a la Lic. María Carolina Aguilar, quien me supervisaría en esta área.

Antes de comenzar a realizar alguna tarea, me explicó el objetivo de esta área. De qué se encarga, cómo lo hacen, por qué es importante para la empresa esta área, entre otras cosas. Cómo conciliar una factura, registrarla en el sistema de la empresa,comprobar que cada boleto vendido tenga su factura correspondiente, etc.

• Luego de haber aprendido todo esto, realicé mi primera tarea: Comprobar mediante una lista que cada boleto tuviese su factura correspondiente. Para esto necesité las facturas, la lista de boletos vendidos y un bolígrafo con el cual firmaba cada reporte como revisado. Esto me llevo poco tiempo, lo terminé rápido y me pareció sencillo. Mi supervisora revisó mi trabajo ylo confirmó. Hice mi primera tarea bien.

• Mi segunda tarea de ese día fue ingresar todas esas facturas al sistema de la empresa, de modo que se obtenga un reporte de todos los boletos vendidos y facturados en cierta fecha. Para esto necesité una computadora, las facturas y sus números de control. Poco a poco, iba ingresando los números en el sistema. Tardé un poco, pero me pareció sencillo. Al terminar, mi supervisora revisó que no quedara un boleto sin facturar y en efecto así fue.

Estas fueron las actividades de mi primer día, aprendí muchas cosas que sé que me servirán en un futuro.


• Este día estuve nuevamente en la unidad de Boletería y Reporte con la Lic. María Carolina Aguilar.

Hoy me enseñó cosas cómo realizar otros procesos importantes, como la conciliación de boletos vendidos entre la IATA y la empresa, cómo conciliar boletos vendidos de la línea aérea Rutaca, la cual no está en el sistema de la IATA, y otros procesos como el de reembolso.

Mi primera actividad fue la conciliación de los boletos vendidos en cierta fecha entre la IATA y la empresa. Este proceso consistía en revisar y confirmar que el número de boletos vendidos de cada agencia que aparece en el servidor de la IATA es el mismo que en el servidor de la empresa. De modo que al final se pueda confirmar que se vendieron todos los boletos que aparecen en el servidor de la IATA y que el monto que la empresa debe pagar a la IATA sea el mismo. Para esto necesite la computadora y la lista de boletos vendidos. El proceso fue sencillo e incluso encontré una información importante que necesitaba esta unidad. Al final mi trabajo fue confirmado y pasé a la siguiente tarea.

• Mi segunda actividad fue la conciliación de los boletos vendidos de la línea aérea Rutaca, verificando que los número de boletos vendidos que aparece en su servidor sea el mismo que aparece en el servidor de la empresa. Debido a que el proceso anterior era muy similar, este se me hizo más fácil y lo terminé en menor tiempo.

• Y mi última actividad del día fue realizar un reembolso, el cual necesitaba una orden que lo solicitara y entrar en la página de la IATA para realizar el mismo. Para esto necesité el número de la factura correspondiente al reembolso y la computadora. Al poner los datos solicitados por la IATA, realicé el reembolso e imprimí el reporte para que este luego sea archivado.

• Este fue mi último día en esta unidad. Realizar todas estas tareas me ayudó a entender un poco más de qué se encarga este departamento.


• En este día me asignaron en una nueva unidad, Presupuesto y Control Interno, donde me supervisaría la Lic. Egna Núñez.

Antes de comenzar con alguna tarea, me explicó qué es un presupuesto, cómo se maneja, por qué es importante para la empresa realizar un presupuesto de ingresos y egresos, entre otras cosas.

Luego de haber aprendido esto, me explicó uno de los procesos que realiza esta unidad, que es el proceso de auditorías. Este proceso se ejecuta cuando el presupuesto realizado a principios de año no coincide con el presupuesto actual, habiendo pérdidas de ingresos o más gastos en la empresa. Se hace una entrevista a cada unidad para preguntar cómo hacen su trabajo. Luego de esto, se compara el trabajo hecho por cierta unidad con lo que ellos escribieron en la entrevista, con el fin de hallar la falla que genera este desbalance.

Así que luego formé parte de este proceso y ayudé a auditar unos depósitos bancarios realizados por la unidad de Boletería y Reporte para confirmar que hubiesen hecho su trabajo como debe ser. Para esto necesité una hoja en la que estaban todos los movimientos bancarios hechos por esa unidad en cierto período y un bolígrafo con el cual iba contando uno por uno los movimientos. Estos luego se comparan en un cuadro donde aparecen los depósitos necesarios y los depósitos realizados, y ahí es donde se comprueba si hubo o no incumplimiento de sus deberes. Esto tomo largo tiempo, ya que eran muchos bancos y los movimientos eran contados manualmente, pero igual no tuve problema en realizar este proceso.


• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Presupuesto y Control Interno con la Lic. Egna Núñez.

En este día aprendí cómo se hace una estadística de ventas de la empresa. Con estos datos se puede verificar y controlar cada venta hecha en cierto período y consultar cada venta hecha por cada persona o unidad.

Para esto necesité entrar en el servidor de la empresa, descargar los datos de ventas de Enero hasta el día de hoy, pasar todos estos datos a una hoja de Excel y elaborar un cuadro de cada mes respectivamente. Luego de haber hecho esto y terminar de ordenar los datos en los cuadros, se elabora una tabla dinámica en la cual podemos seleccionar y filtrar de todos los datos incluidos en los cuadros los que nos interesen saber y así podemos revisar cada una de las ventas según su tipo de documento, su vendedor, sucursal, etc. Y de este modo se puede saber en dónde esta la falla en que está afectando al presupuesto de la empresa.

Al terminar todos los cuadros, los pasamos a una hoja en Word para luego imprimirlos y archivarlos en una carpeta, para que estos datos sirvan de evidencia del trabajo hecho por cada unidad.

Me tomó mucho tiempo realizar este trabajo, ya que eran muchos los datos que se requerían y, por lo tanto, muchos cuadros y tablas dinámicas que realizar. Aprendí muchas cosas que antes no manejaba en Excel. Fórmulas, procesos, tablas y muchas otras cosas que ahora manejo con facilidad.

• Este fue mi último día en esta unidad, la cual me gustó y me pareció muy importante para el desarrollo económico de la empresa.


• Este día hice un recorrido por la parte no administrativa de la empresa, para así conocerla mejor.

Fui primero a la Gerencia de Mercadeo, la cual se encarga de elaborar todo el material publicitario de la empresa. Volantes publicitarios, página web, promociones para planes viajeros, etc. Me entregaron un material publicitario para familiarizarme con su trabajo.

Luego fui a la Gerencia de Grupos y Eventos, donde se organizan todo tipo de eventos que incluyan a la empresa. Eventos corporativos, exposiciones, planes vacacionales, entre otros. Aquí me explicaron como es el proceso de los planes vacacionales, desde cuando los hacen, sus resultados, etc.

Y por último fui a la Gerencia de Comercialización, la cual se encarga de vender los boletos y registrar todas las ventas de la empresa. Me indicaron los procesos a seguir para una venta y el registro de la misma.

En este día conocí otras áreas de la empresa, que me ayudaron a entender un poco más su funcionamiento.


• En este día me asignaron en una nueva unidad, Contabilidad con la Lic. Arelis Noriega.

Aquí me explicaron qué se lleva a cabo en esta área de la empresa. En esta unidad se controla todo lo que tiene que ver con cierres contables, estados financieros, control de impuestos, entre otros.

Para comenzar, me enseñaron qué es un análisis de cuenta contable. El objetivo de este proceso es verificar y localizar los pagos que aún no se han realizado e identificarlos con su año correspondiente (2012 o 2012-2013).

• En mi caso, mi análisis era de cuentas por cobrar. Para realizar este proceso necesité una hoja de Excel en la cual iba marcando los montos pendientes por cobrar en amarillo. No tuve ninguna complicación con esta actividad y mi supervisora la confirmó al haber terminado.

Esta actividad me llevó largo tiempo, ya que la hoja de Excel era muy larga y eran muchos los montos pendientes.

• Luego de esto, registré montos de facturas en el sistema de la Empresa, imprimí los comprobantes para archivar todo junto y luego llevarlo a Tesorería, en donde se empieza a realizar todos los pagos correspondientes.

Entendí un poco más de qué trata la contabilidad y aprendí cosas nuevas en la computadora que antes no manejaba.


• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Contabilidad con la Lic. Arelis Noriega.

Hoy aprendí otras actividades a la que se dedica esta unidad. Una de estas es la retención del IVA y el ISLR. El IVA se le retiene a los proveedores dos veces mensualmente y usualmente se le retiene el 75%. Mientras que el ISLR se le retiene a proveedores y trabajadores y se aplica por servicios, alquiler, arrendamiento, flete, honorario, etc.

Otra actividad que lleva esta unidad es el Libro de Ventas y el Libro de Compras. En el Libro de Ventas se registran mensualmente todas las facturas generadas en dicho período. Y en el Libro de Ventas se registran las compras a los proveedores y las retenciones de IVA e ISLR.Este fue mi último día en esta unidad y aprendí muchas cosas que antes no conocía, como el manejo del IVA y el ISLR.


• Este día me asignaron en la unidad de Tesorería, donde me supervisaría la Lic. Ingrid Villamizar.

Aquí me explicaron todas las actividades que lleva a cabo esta unidad, las cuales son la conciliación de las cajas por oficina contra bancos, carga de depósitos bancarios al sistema y su elaboración, atención al cliente y proveedores, entre otras.

• Para comenzar realicé la conciliación de las cajas por oficina. En este proceso se revisa que todos los depósitos emitidos en el reporte de cierta caja estén realizados. Para esto necesité los reportes de las cajas en donde aparecen los depósitos, una página de cada banco donde aparecen todos los depósitos hechos cada día y así iba comparando.

Dependiendo de la cantidad de depósitos, este proceso tardaba un poco, pero me pareció sencillo ya que ya había trabajado antes con otro tipo de conciliación.

• Estuve realizando esto a lo largo del día y logré conciliar varias cajas.


• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Tesorería con la Lic. Ingrid Villamizar.

En la mañana comencé revisando reportes de oficinas y/o cajas, con el fin de que no hubiese ningún crédito extra. Para hacer esto necesité los reportes de cierta caja con sus facturas correspondientes para poder revisar que todos los pagos que aparezcan en el reporte estén archivados o que no haya ninguna factura de sobra.

• Luego de esto, concilié la caja principal de la empresa la cual tenía muchos reportes. Para hacer este trabajo necesité los movimientos bancarios de la cuenta de la caja principal. Y para obtener esto, ingresé en la computadora, donde estaban las páginas de los bancos e iba descargando la información de cada uno de ellos. Luego hecho esto, continué con el proceso de conciliación.

• Este fue mi último día en esta unidad, la cual encontré muy importante debido a que maneja toda la parte financiera de la empresa.

• *En la sección de Anexos se encuentran las imágenes correspondientes a cada una de las actividades del diario.

• 3.4 Limitaciones confrontadas en la práctica laboral:

• No se presentó ningún tipo de limitación.

• 3.5 Aprendizajes logrados en todo el proceso de la pasantía:

• Aprendí términos y definiciones que antes no manejaba. El control de impuestos también fue algo nuevo para mí. Mejoré mi experiencia en Excel, ahora puedo hacer fórmulas y tablas que antes no manejaba.

3.6 Evaluación de la pasantía.

• A) ¿La pasantía fue conforme a lo esperado?• -Sí.• B) ¿Qué tareas te gustaron y por qué? ¿Qué cosas no te gustaron?• -Las tareas que más me gustaron son las que lleva a cabo la unidad de

presupuesto, ya que me pareció muy interesante cómo hacen para elaborar el presupuesto, los distintos escenarios que plantean para el año, el proceso de auditorías, entre otras. Fueron pocas las cosas que no me gustaron, por ejemplo algunas conciliaciones me parecían muy mecánicas y al ser manuales eran mucho más largas que las que se podían hacer a través del sistema de la empresa.

• C) En caso de hacer otra pasantía: ¿Cuáles son las cosas a las que le darías más atención e importancia?

• -A los términos y definiciones empleados en las explicaciones de ciertos procesos que, debido a que no los manejaba bien, me costaba más entenderlos.

• D) ¿Qué consejos podrías dar a un alumno que tuviera que hacer su pasantía en el próximo año?

• -Siempre llevar todas las actividades al día y estar seguro de cuál es su vocación.

Capítulo 3Recomendaciones.

• 4.1 Al programa de pasantías: La elaboración del informe debería ser por medios más sencillos que todos los pasantes sepamos usar. 4.2 A la empresa: No tengo ninguna recomendación que hacer al funcionamiento del departamento de Administración y Finanzas.

Glosario de Términos.

Agencia. Empresa comercial que se ocupa de diferentes asuntos: agencia de publicidad, de información, de viajes, etc. Sucursal de un establecimiento financiero o de determinadas empresas.

Auditoría. Técnica de control, dirigida a valorar el control interno y la observancia de los Principios Profesionales de Contabilidad Generalmente Aceptados, comprende un examen independiente de los registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una empresa para apoyar la opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros.Contabilidad: Es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad. El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información sobre una entidad económica. Esta entidad puede ser una empresa, una unidad militar, un hospital, una escuela, una granja, etc. Es la ciencia que se dedica a la captación, representación y medida de los hechos contables. El papel de la contabilidad es desarrollar y comunicar dicha información de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad. Los tres pasos básicos que debemos ejecutar para lograr lo antes expuesto son los siguientes: 1)-Registrar la actividad financiera, 2)-Clasificar la información 3)-Resumir la información.

Control interno. El plan organizacional y todas las medidas relacionadas con él, adoptadas por la entidad para proteger los activos, asegurar los registros contables exactos y confiables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la compañía. Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, Eficiencia y eficacia de las operaciones, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad.Economía. Administración de los bienes: vivir con economía. Conjunto de actividades de una colectividad humana relativas a la producción y consumo de las riquezas. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que se emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada.

Glosario de Términos.

Impuesto sobre el valor añadido. (I.V.A.) Tributo básico de la imposición indirecta, que incide sobre el consumo y se exige con ocasión de las transacciones, entrega de bienes y prestaciones de servicios, realizadas en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional, así como en las imputaciones de bienes.Nota de crédito. Documento emitido por el vendedor al comprador que indica la voluntad del vendedor para reducir (acreditar) la cuenta por cobrar como resultado de una devolución o rebaja en ventas.Nota de débito. Documento emitido por el comprador al vendedor que señala la intención del comprador de reducir (debitar) la cuenta por pagar con el vendedor como resultado de una devolución o rebaja en compra.Procedimiento de auditoría. Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus labores de revisión

Anexos: Carta de Presentación.

Anexos: Plan de Trabajo Desarrollado

Anexos: Material o Propaganda de la Empresa.

Anexos: Trabajos elaborados durante la pasantía que puedas anexar

Anexos: Secuencias gráficas de la empresa, el departamento, actividades y del personal.

Unidad de Control Interno y Presupuesto.


Unidad de Boletería y Reporte


Unidad de Tesorería


Unidad de Contabilidad

Anexos: Diario de Actividades

Control de Facturas


Ingreso de números de control al sistema de la empresa


Estadística de Ventas de Enero a Abril


Revisión de los depósitos bancarios realizados por cada unidad.


Análisis de cuentas por cobrar.


Conciliación de cajas por oficina.


Conciliación de la caja principal con los movimientos bancarios

informe de pasantía

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