GESTIÓN DE COSTES

COMPARTIDA

CÓMO HACER LA GESTIÓN DE LOS COSTES UN TRABAJO Y RESPONSABILIDAD DE TODOS

LA

LA GESTIÓN DE COSTES ES UN TRABAJO DE TODOS: EN EQUIPO.

PRIMERO ES UN TRABAJO INDIVIDUAL.:ANÁLISIS

E INCIATIVA DE CADA TRABAJADOR. AUNQUE EL MÉTODO ES SOBRE TODO,

COMPARTIDO.

1. Todo trabajador debería preguntarse todos los días: ¿Qué he hecho para mejorar mi trabajo? ¿Qué he hecho para aumentar los ingresos? ¿Qué he hecho para reducir los costes? Y ¿Qué he aprendido?

2. Nadie debería hacer ascos a unos ahorros de 800.000$ al año, ni tan siquiera de 1.000$ al año. "Un grupo de trabajadores podría estar muy orgulloso de unos cambios que habían ahorrado 500$ al año. Se sentían importantes para el trabajo y para la compañía. La calidad de la producción mejoró junto con su rendimiento". Este es un objetivo de trabajo de primer orden. Cada trabajador tiene su responsabilidad en el ahorro de costes.

3. Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente.

4. Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.

«No es suficiente tener clientes que están satisfechos. Un cliente insatisfecho se irá.

Desgraciadamente un cliente satisfecho puede que también se vaya, con la teoría de que no

puede perder mucho y sí ganar. En los negocios el beneficio proviene de los clientes que repiten, los clientes que presumen del producto y el servicio

que dan»Edwards Deming Fundador de la Calidad Total

PERO…¿QUÉ TENEMOS HOY?TENEMOS A DIRECTIVOS Y EJECUTIVOS QUE TRABAJAN SOBRE EL

COSTE, RECORTAN LOS COSTES, PERO NO INVOLUCRAN A TODO EL EQUIPO, INCLUYENDO AL PERSONAL MÁS OPERATIVO .ES MAS

BIEN UNA SITUACIÓN: ORDENO Y MANDO

El JEFE PIENSA CÓMO

Y DÓNDE RECORTAR

El GERENTE O

TRABAJADOR OBECEDE

EJECUTANDO LA ORDEN

SITUACIÓN

PROBLEMAS EN ESTA SITUACIÓN 1.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MEJOR

CONOCIMIENTO.

2.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MÁS COMPROMISO.

3. - AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MAYOR EVOLUCIÓN NI APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL SOBRE EL COSTE.

4.- TODO ES UN EFECTO CIRCULAR QUE CONLLEVA A MENOS, O CERO INCIATIVAS, POR PARTE DE LOS TRABAJADORES.

5.- EL RESULTADO ES TAL Y COMO DEMMING LO VIO: EL DIRECTIVO RECORTA POR “HACHAZOS” (O IMPULSOS), PERO NO SE HACE UNA CONTINUA EVOLUCIÓN SOBRE LA MEJOR OPTIMIZACIÓN DEL COSTE Y AHORRO; COMO ALGO INCLUSO CULTURAL EN LA EMPRESA; COMO UN DEBER COMPRENDIDO Y COMPARTIDO POR TODO TRABAJADOR (O EN SU MAYORÍA)

¿SE PUEDE INNOVAR CON RESPECTO A LA REDUCCIÓN DE COSTES? PERO, ¿QUÉ SIGNIFICA INNOVAR EN COSTES?

ANTES QUE EL RESULTADO NOS PREOCUPA EL PROCESO: HAY UNA SERIE DE PROCESOS DE TRABAJO SOBRE LOS QUE SE DEBE PENSAR. ¿APORTA ESTO VALOR AL CLIENTE? ¿SE PUEDE MODIFICAR? ¿SE PUEDE ELIMINAR? ESTAS SON PREGUNTAS QUE PARTEN NO SÓLO DE LOS DIRECTIVOS SI NO TAMBIÉN DE NUESTROS TRABAJADORES OPERATIVOS DE MÁS CONFIANZA. AQUELLOS QUE SON ESPECIALISTAS EN SU TAREA.

«¿SE PUEDE HACER DE

OTRO MODO, Y QUE ADEMÁS DE

REDUCIR EL COSTE APORTE VALOR AL

CLIENTE?»

PREGUNTA CLAVE

EN EL TRABAJO

LOS CUATRO FACTORES CLAVE

COMPROMISOCONTROL Y

SEGUIMIENTOCONOCIMIENTO INICIATIVA

Control y ahorro de costes integral por todo el equipo

CONOCIMIENTO COMPROMISOCONTROL Y

SEGUIMIENTOINICIATIVA

ANÁLISIS RESULTADOSMES

REUNIÓN MENSUAL

CUADRO DE MANDOCOSTES

HOJA DE COSTES:ACCIONES

CONOCIMIENTOINTEGRAL DE LA

SITUACIÓN ECONÓMICADE TODO EL HOTEL

CONOCIMIENTODETALLADO

DE TODASY CADA UNA DE

LASPARTIDAS

COMPROMISO AHORRO

CONTINUO

LIDERAZGO. ¿TIENE TAMBIÉN

COMPROMISO EL RESTO; CADA MIEMBRO DEL

¿hay un equipo Comprometido en esto?

CONTROL DIARIO YSEMANAL DE LAS

PARTIDAS CONTROLABLES

CONOCIMIENTO DE LAS

PREVISIONES O

RESULTADOS DELMES PARA

INCIDIR EN EL AHORRO

ACTUALIZACIÓNEN CUADRO DE MANO

(DE LOS AVANCES)

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AHORRAR?

VER CON DIRECCIÓN

CONOCIMIENTO SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS

DE TODO EL HOTEL. SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS

DE SU DEPARTAMENTO. CONOCIMIENTO EN DETALLE DE CADA UNA DE LAS PARTIDAS QUE LE CORRESPONDEN DIRECTAMENTE.

SOBRE LA INCIDENCIA DIRECTA E INDIRECTA QUE PUEDE TENER SU INICIATIVA Y ACCIÓN SOBRE EL AHORRO.

SOBRE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN SU DEPARTAMENTO.

SOBRE LA CONTRATACIÓN Y PROVEEDORES. QUÉ ES SUSCEPTIBLE DE MEJORA EN FUTURAS NEGOCIACIONES.

COMPROMISO ¿EXISTE UN COMPROMISO SOBRE EL

AHORRO CONTINUO EN SUS PROCESOS DE TRABAJO?

¿PUEDE HABER UN COMPROMISO DE MÁS TRABAJADORES, ADEMÁS DE LOS GERENTES, POR ANALIZAR LA MEJORA CONTINUA DEL PROCESO MEJORANDO EL COSTE (SIN AFECTAR A LA CALIDAD O A LA EXPECTATIVA DEL CLIENTE)?

¿PUEDE EXISTIR UN LIDERAZGO COMPARTIDO CON RESPECTO AL AHORRO CONTINUO? EN DEFINITIVA: TIENE QUE EXISTIR UN EQUIPO (TOTAL) QUE TRABAJA SOBRE LOS RESULTADOS COMPARTIDOS DE AHORRO.

CONTROL Y SEGUIMIENTO

CONOCIMIENTO DEL PRESUESTO POR UNIDAD DE NEGOCIO. SEGUIMIENTO SEMANAL DE LAS PREVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS ENTRE DEPARTAMENTOS.

CUADRO DE MANDO (CMC): HOJA EXCEL DONDE SE ANOTAN TODAS LAS ACCIONES CON RESPECTO AL AHORRO DEL COSTE. LAS ACCIONES QUE SE HAN EMPRENDIDO EN CADA DEPARTAMENTO Y LO QUE SE ESTIMARÁ COMO AHORRO (SEMANAL, MENSUAL O ANUAL)

REUNIONES SEMANALES MENSUALES O TRIMESTRALES ENTRE TODO EL EQUIPO: DIRECTIVOS, GERENTES Y PERSONAL OPERATIVO DE MÁS CONFIANZA. REUNIÓN ABIERTA DE REFLEXIÓN, DEBATE E IDEAS.

INICIATIVA INDIVIDUAL: EFECTO DEL

CONOCIMIENTO Y EL COMPROMISO. ES EVIDENTE QUE EL ESTILO DE LIDERAZGO Y MANAGEMENT PREMIA AL INICIATIVA DE CADA TRABAJADOR POR MEJORAR EL PROCESO Y APORTAR POSIBLES IDEAS SOBRE EL COSTE.

EN GRUPO: LAS IDEAS E INICIATIVAS TIENEN QUE SER ANALIZADAS Y DISCUTIDAS EN GRUPO PREVIAMENTE. PRIMER ANÁLISIS DE LO QUE SE PROPONE: ¿PUEDE ENCAJAR? ¿PUEDE MEJORAR LOS COSTES? ¿EXISTE ALGÚN RIESGO POR LLEVAR ADELANTE LA IDEA? ¿PODEMOS VALORAR EN IMPACTO ECONÓMICO Y DE SATISFACCIÓN EN EL CLIENTE? ¿SE CONTRADICEN?

Gestión individual y en equipo del ahorro de costes

ACUALIZACIÓN EN

CUADRO DE MANDO(CMC )

CUADRO DE MANDO(CMC)

DEPARTAMENTO

RESULTADOSPresupuesto +

Cuenta explotación

ACCIONESAHORRO

ANÁLISIS+

CREATIVIDAD

ACCIONES: PROCESOS

RENOVACIÓN CONTRATOS

NUEVOS CONTRATOS

CANCELACIÓN CONTRATOS

DEPARTAMENTOSDIRECTIVOS, GERENTES Y

TRABAJADORES OPERATIVOS

¿AHORRO?

ADMINISTRACIÓN O CONTROLLER

ADMINISTRACIÓN O CONTROLLER

ACCIONESAHORRO

ACCIONES: PROCESOSREVISIÓN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS:

¿SE PUEDE REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA AL CLIENTE? ¿CÓMO SE MODIFICA EL PROCESO?

RENOVACIÓN CONTRATOS

NUEVOS CONTRATOS

CANCELACIÓN CONTRATOS

NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES. ¿SE PUEDE REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA RÁ A LA

CALIDAD?

NUEVOS PROVEEDORES. PROVEEDOR DE MEJOR O IGUAL CALIDAD Y COSTE MÁS BAJO.

¿SE PUEDE PRESCINDIR DEL PROVEEDOR O SERVICIO EXTERNALIZADO? ¿ES POSIBLE

HACERLO SIN QUE AFECTE A LA CALIDAD O AL SERVICIO?

DIRECTIVOS, GERENTES Y

TRABAJADORES OPERATIVOS

DIRECTIVOS Y GERENTES

ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER

DIRECTIVOS Y GERENTES

ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER

DIRECTIVOS Y GERENTES

ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER

LAS CUATRO FORMAS DE AHORRAR Y QUIÉN ES

RESPONSABLE

CUADRO DE MANDO(CMC)

DEPARTAMENTO

EL CUADRO DE MANDO: HERRAMIENTA (Excel) DONDE SE REGISTRAN

LAS ACCIONES Y SE CUANTIFICAN LAS PREVISIONES DE

AHORRO.

Gestión del Cuadro de Mando de Costes (CMC)

COMERCIAL RESTAURANT COCINA PISOS MANTENIMIEN RECEP ADMIN

ECONOMATO-COMPRAS

VIAJES

IMPRENTA

CUOTAS

COMISIONES

PUBLICIDAD

TELÉFONO

AUDIOVISUAL

SALARIOS

ETT

BEBIDA

MENAJE

SALARIOS

ETT

COMIDA

UTILLAJE

SALARIOS

ETT

FLORES

LENCERIA

GAS

ELECTRICIDA

AGUA

CONSERVAC

MATERIAL REPOSIC

SERVICIOSEXTERNOS

SERVICIOSEXTERNOS

ELECTRICIDA

GAS

AGUA

AMENITIES

MINIBAR

ELECTRICIDA

ELECTRICIDA

GAS

ELECTRICIDA

SALARIOS

CUOTAS

COMISIONES

GASTOS GENERALES

GASTOS VARIOS

ELECTRICIDAD

GAS

AGUA

LENCERIA

TELÉFONO

RAPELS

RAPELS

RESULTADOSPresupuesto +

Cuenta explotación

REUNIÓN MENSUAL DE RESULTADOS Y PREVIONES DE

INGRESOS-GASTOSEN EQUIPO: DIRECTIVOS-

GERENTES Y TRABAJADORES

OPERATIVOS

ANÁLISIS+

CREATIVIDAD

+ +ACCIONES: PROCESOS

RENOVACIÓN CONTRATOS

NUEVOS CONTRATOS

CANCELACIÓN CONTRATOS¿AHORRO?

ACUALIZACIÓN EN

CUADRO DE MANDO(CMC )

COMPROMISO CONOCIMIENTO

REVISIONES Y OTRA ACCIONES

SEGUIMIENTO Y APRENDIZAJE

CONSTANTE DE LAS ACCIONES