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GESTÃO DE PROJETOS

Luiz Leão – [email protected]

http://www.luizleao.com

Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto

mailto:[email protected]

http://www.luizleao.com/


GESTÃO DE PROJETOS

Conteúdo Programático

• Introdução a aquisições

• Tipos de contratos

• Avaliação de riscos nos contratos

• Modalidades de licitação

• Planejamento de aquisições

• Condução do processo de contratação


GESTÃO DE PROJETOS

• Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir

produtos, serviços ou resultados externos à equipe do

projeto.

• A organização pode ser tanto o comprador quanto o

vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um

projeto.

Definição


GESTÃO DE PROJETOS

• É uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro

das organizações, principalmente, devido ao aumento

constante da terceirização de serviços.

• As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de

melhor e deixar as demais áreas para empresas

especializadas.

• Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do

best and outsource the rest.“ – Faça o que você de faz

melhor, terceirize o resto.

Definição


GESTÃO DE PROJETOS

• Seus principais envolvidos são:

– Vendedor: Fornecedor, contratada, subcontratada,

prestador de serviços ou fornecedor.

– Comprador: Cliente, contratante, organização

compradora, órgão governamental, solicitante do

serviço.

Definição

Processos do Gerenciamento de

Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS

• Planejar o Gerenciamento das Aquisições;

• Conduzir as Aquisições;

• Controlar as Aquisições;

• Encerrar as Aquisições;

Processos

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS

Planejar o Gerenciamento das Aquisições

• É o processo de documentação das decisões de compras

do projeto, especificando a abordagem e identificando

fornecedores em potencial.

• O principal benefício deste processo é que ele determina

se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o

que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade

necessária, e quando efetuar a aquisição


GESTÃO DE PROJETOS


GESTÃO DE PROJETOS


Ferramentas e Técnicas

• Análise de Fazer ou Comprar

• Opinião Especializada

• Pesquisa de Mercado

• Reuniões


GESTÃO DE PROJETOS


Análise de Fazer ou Comprar

• É uma técnica geral de gerenciamento usada para

determinar se um trabalho específico pode ser melhor

realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado

de fontes externas.

• Às vezes o recurso existe na organização do projeto, mas

pode estar alocado para outros projetos; nesse caso, pode

ser necessário obter recursos fora da organização a fim de

cumprir os compromissos do cronograma.


GESTÃO DE PROJETOS


Pesquisa de Mercado

• A pesquisa de mercado inclui a análise das capacidades

dos setores e vendedores específicos.

• As equipes de aquisições podem se basear em

informações obtidas em conferências, críticas online, e em

uma variedade de fontes para identificar capacidades de

mercado.

Conduzir as Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS


• É o processo de obtenção de respostas de fornecedores,

seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

• O principal benefício desse processo é prover o

alinhamento das expectativas internas e externas das

partes interessadas através de acordos estabelecidos.


GESTÃO DE PROJETOS


GESTÃO DE PROJETOS

• Reunião com Licitantes

• Técnicas de Avaliação de Propostas

• Estimativas independentes

• Opinião especializada

• Publicidade

• Técnicas Analíticas

• Negociações das Aquisições




GESTÃO DE PROJETOS


Reunião com Licitantes

• As reuniões com licitantes devem ser planejadas com

antecedência de modo a garantir entendimento claro e

comum e que nenhum licitante tenha tratamento

preferencial.

• O gerente de projeto é o responsável para planejar a

reunião, coordená-la e transcrever a ata e divulgá-la.

• A ata com as respostas as dúvidas individuais devem ser

divulgadas para todos participantes.


GESTÃO DE PROJETOS


Técnicas de Avaliação de Propostas

• As técnicas de avaliação de propostas definem o processo

formal de revisão da avaliação conforme políticas de

aquisição do comprador.

• Uma dessas técnicas, é o uso de um comitê, o que

proporciona qualidade e transparência na avaliação.


GESTÃO DE PROJETOS


Técnicas de Avaliação de Propostas (Cont.)

• Uma das técnicas mais comuns é o uso de critérios

eliminatórios e classificatórios:

– Eliminar fornecedores quem não atendem pelo menos um dos

critérios obrigatórios ou eliminatórios.

– Aplica os critérios classificatórios para ordenar as melhores

propostas.

• Em caso de empate ou pontuação próximas, segue abaixo

algumas das técnicas usadas para o desempate:

– SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat)

– Desempate através do Requisitos Prioritários, ...


GESTÃO DE PROJETOS


Estimativas Independentes

• As estimativas independentes são usadas para verificar as

respostas propostas.

• Caso existam grandes diferenças entre as propostas,

provavelmente, a Declaração de Trabalho da aquisição

está deficiente e/ou ambígua.


GESTÃO DE PROJETOS


Publicidade

• A publicidade é usada principalmente para atrair novos

fornecedores qualificados no processo de Conduzir as

Aquisições.


GESTÃO DE PROJETOS


Técnicas Analíticas

• As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de

projeto para prever possíveis resultados simulando

cenários e valores das variáveis do projeto.


GESTÃO DE PROJETOS


Negociações das Aquisições

• Podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as

duas ou três melhores classificadas.


GESTÃO DE PROJETOS


Negociações das Aquisições (Cont.)

• Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da assinatura o

contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como:

– Responsabilidades

– Ajustes de cláusulas do contrato

– Multas e penalidades para as partes

– Autoridade para fazer mudanças

– Legislação e termos aplicáveis

– Abordagens de gerenciamento

– Direitos de propriedade

– Soluções técnicas

– Cronograma

– Pagamentos

– Preços

Controlar as Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS


• É o processo de gerenciamento das relações de

aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e

realizações de mudanças e correções nos contratos,

conforme necessário.

• O principal benefício desse processo é a garantia de que o

desempenho tanto do fornecedor quanto do comprador

cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os

termos do acordo legal.


GESTÃO DE PROJETOS


GESTÃO DE PROJETOS

• Sistema de controle de mudanças no contrato

• Análise de desempenho das aquisições

• Inspeções e Auditorias

• Relatórios de desempenho

• Sistemas de pagamento

• Administração de reivindicações

• Sistema de gerenciamento de registros




GESTÃO DE PROJETOS


Sistema de controle de mudanças no contrato

• O sistema de controle de mudanças no contrato define

como a aquisição pode ser alterada caso necessário.

• É composto de fluxo de trabalho para aprovação,

documentos e seus respectivos modelos, alçadas e toda

informação necessária para aprovar a mudança.


GESTÃO DE PROJETOS


Análise de desempenho das aquisições

• A análise de desempenho das aquisições é uma avaliação

estruturada do progresso do fornecedor.

Tem como objetivo:

– Identificar êxitos e fracassos do desempenho, progresso em relação

à declaração do trabalho e não-cumprimento do contrato;

– Quantificar a capacidade demonstrada pelo fornecedor para

executar o trabalho.

• Recomenda-se, sempre que possível, fazer inspeções

(controle de qualidade) e auditorias (garantia de qualidade)

para analisar a documentação enviada pelo fornecedor.


GESTÃO DE PROJETOS


Inspeções e Auditorias

• É uma análise estruturada de todos processos de

aquisições, que inicia com as decisões de comprar e

finaliza com o encerramento das aquisições.

• Seu principal objetivo é identificar os êxitos e fracassos que

possam ser usados na preparação ou na administração de

contratos futuros.


GESTÃO DE PROJETOS


Relatórios de Desempenho

• Reportar o desempenho é o processo de coleta e

distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive

os relatórios de andamento, medições do progresso e

previsões.

• Envolve a coleta e análise periódica do andamento real do

projeto x sua linha de base (Baseline).


GESTÃO DE PROJETOS


Sistemas de Pagamento

• Algumas boas práticas em relação ao sistema de

pagamento:

– Pagamento feito = trabalho realizado;

– Pago após certificação de trabalho satisfatório por pessoa

autorizada;

– Devem ser feitos e documentados em concordância com termos do

contrato;

– Sempre que possível, atrele seus pagamentos com as entregas do

projeto.


GESTÃO DE PROJETOS


Administração de Reivindicações

• Administração de reivindicações tem como objetivo

solucionar as reinvindicações de forma adequada e justa

para ambas as partes.

• A reinvindicação é uma mudança solicitada que não houve

acordo entre as partes.

• Todas as reinvindicações devem ser documentadas,

processadas, monitoradas e gerenciadas em todo o ciclo

de vida do contrato conforme os termos do contrato.


GESTÃO DE PROJETOS


Sistema de Gerenciamento de Registros

• Pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de

gerenciamento de projetos.

• Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação

do contrato.

Encerrar as Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS


• É o processo de finalizar todas as aquisições do projeto.

• O principal benefício deste processo é a documentação

dos acordos e outros documentos relacionados, para

consultas futuras.


GESTÃO DE PROJETOS



GESTÃO DE PROJETOS

• Auditorias de Aquisições

• Negociações das Aquisições

• Sistema de Gerenciamento de Registros




GESTÃO DE PROJETOS

• A auditoria de aquisições é uma avaliação estruturada do

processo de aquisições, desde o processo Planejar o

gerenciamento das Aquisições até o processo Controlar

as Aquisições.

• O objetivo da auditoria de aquisições é identificar êxitos e

fracassos que possam ser identificados na preparação ou

na administração de outros contratos de aquisições no

projeto, ou em outros projetos dentro da organização

executora.


Auditorias de Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS

• Em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de

todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por

meio de negociação é o objetivo principal.

• Sempre que não se conseguir o acordo por meio de

negociação direta, deve-se explorar alguma forma de

resolução alternativa de disputas, incluindo mediação ou

arbitragem.

• Quando todas as demais alternativas falharem, o processo

judicial nos tribunais é a última opção e a menos desejada.


Negociações das Aquisições


GESTÃO DE PROJETOS

• Usado no processo Controlar as Aquisições, o sistema

de gerenciamento de registros é usado pelo gerente de

projetos para gerenciar os registros e a documentação do

contrato e da aquisição.

• Os documentos e correspondência do contrato são

arquivados através do sistema de gerenciamento de

registros como parte do processo Encerrar as Aquisições.


Sistema de Gerenciamento de Registros

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