Feedback till vardags ndash Din guide till

utvecklingssamtal med flyt

INLEDNING ndashBli expert paring utvecklingssamtal

BYGG MOTIVATION och engagera med utvecklingssamtal

GRUNDPELARNA i ett bra utvecklingssamtal

Saring skapar du EN FRAMGAringNGSRIK PROCESS FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Anvaumlnd data fraringn UTVECKLINGSSAMTAL SOM STOumlD FOumlR BAumlTTRE BESLUT

Valet mellan AGILA OCH TRADITIONELLA UTVECKLINGSSAMTAL

SLUTSATS Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och team

3

4

7

1007672

10

13

15

Inneharingllsfoumlrteckning

2

1007667

4

5

1

inledning

Bli expert paring utvecklingssamtal

Vissa foumlretag lyckas medan andra misslyckas Haumlr aumlr maumlnniskor avgoumlrande foumlr de aumlr den viktigaste resursen ett foumlretag har och naumlr du vaumll har hittat och rekryterat raumltt medarbetare vill du naturligtvis att de ska trivas och utvecklas

En av de fraumlmsta faktorerna foumlr att skapa trivsel paring jobbet aumlr relationen mellan medarbetare och chef Det framgaringr inte minst av resultaten fraringn en studie av Gallup som ofta citeras i detta sammanhang I studien tillfraringgades medarbetare som hade sagt upp sig om varfoumlr de gjorde det Hela 75 av de tillfraringgade svarade med orsaker som kunde haumlrledas till daringligt ledarskap

Utvecklingssamtalet ska vara ett tillfaumllle foumlr medarbetare och chef att slaring sig ned foumlr ett konstruktivt samtal Tiden som laumlggs paring det haumlr aumlr vaumlrdefull i sig foumlrutsatt att baringda parter aumlr genuint intresserade och instaumlllda paring att utveckla sig sjaumllva och sin relation men det finns mycket annat att vinna paring vaumll genomfoumlrda utvecklingssamtal

HUR SER SITUATIONEN UT PAring DITT FOumlRETAG

Kaumlnner du till hur vaumllfungerande utvecklingssamtalen aumlr inom din organisation Om du vet och litar paring att allt fungerar straringlande ndash ge dig sjaumllv och organisationen en klapp paring axeln Om du inte aumlr saumlker paring hur det garingr med utvecklingssamtalen och tvekar paring att resultaten rapporteras korrekt daring aumlr den haumlr e-boken raumltt foumlr dig

Vi har format denna guide foumlr dig som jobbar med HR och som vill hitta olika saumltt att hjaumllpa chefer genomfoumlra baumlttre utvecklingssamtal E-boken ger konkreta raringd foumlr att organisera utvecklingssamtal baringde paring individ- och organisationsnivaring Vi har aumlven inkluderat tips foumlr chefer saring de kan haringlla baumlttre utvecklingssamtal eftersom vi vet hur viktigt det aumlr med bra ledarskap

Maringlet med utvecklingssamtal aumlr att dina medarbetare ska trivas och kunna arbeta paring baumlsta saumltt Att naring det haumlr maringlet aumlr centralt foumlr att lyckas som verksamhet ndash och det aumlr daumlrfoumlr som utvecklingssamtal spelar roll

4

kapitel 1 Bygg motivation och engagera med utvecklingssamtal

Varje modern organisation aumlr intresserad av hur medarbetarna presterar och genomfoumlr utvecklingssamtal i naringgon form foumlr att ge stoumld och utveckla medarbetarnas prestation I vanliga fall haringlls utvecklingssamtal med laringnga mellanrum enligt en undersoumlkning som gjordes av Society for Human Resource Management haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal bara en garingng om aringret

I samma studie gav endast 2 av de anstaumlllda houmlgsta betyg till sitt foumlretag foumlr deras performance management I allmaumlnhet aumlr medarbetare inte noumljda med hur organisationer hanterar utveckling och maumlter prestation

Men det haumlr missnoumljet kan repareras En annan studie visade att de anstaumlllda vars chefer houmlll regelbundna moumlten var tre garingnger mer benaumlgna att vara noumljda med sina jobb

Foumlr att ta reda paring mer om inspiration motivation och hur du kan samla ditt team i en gemensam riktning ta en titt paring varingr e-bok Coachning som ett HR-verktyg

INLEDNING ndashBli expert paring utvecklingssamtal

BYGG MOTIVATION och engagera med utvecklingssamtal

GRUNDPELARNA i ett bra utvecklingssamtal

Saring skapar du EN FRAMGAringNGSRIK PROCESS FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Anvaumlnd data fraringn UTVECKLINGSSAMTAL SOM STOumlD FOumlR BAumlTTRE BESLUT

Valet mellan AGILA OCH TRADITIONELLA UTVECKLINGSSAMTAL

SLUTSATS Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och team

3

4

7

1007672

10

13

15

Inneharingllsfoumlrteckning

2

1007667

4

5

1

inledning

Bli expert paring utvecklingssamtal

Vissa foumlretag lyckas medan andra misslyckas Haumlr aumlr maumlnniskor avgoumlrande foumlr de aumlr den viktigaste resursen ett foumlretag har och naumlr du vaumll har hittat och rekryterat raumltt medarbetare vill du naturligtvis att de ska trivas och utvecklas

En av de fraumlmsta faktorerna foumlr att skapa trivsel paring jobbet aumlr relationen mellan medarbetare och chef Det framgaringr inte minst av resultaten fraringn en studie av Gallup som ofta citeras i detta sammanhang I studien tillfraringgades medarbetare som hade sagt upp sig om varfoumlr de gjorde det Hela 75 av de tillfraringgade svarade med orsaker som kunde haumlrledas till daringligt ledarskap

Utvecklingssamtalet ska vara ett tillfaumllle foumlr medarbetare och chef att slaring sig ned foumlr ett konstruktivt samtal Tiden som laumlggs paring det haumlr aumlr vaumlrdefull i sig foumlrutsatt att baringda parter aumlr genuint intresserade och instaumlllda paring att utveckla sig sjaumllva och sin relation men det finns mycket annat att vinna paring vaumll genomfoumlrda utvecklingssamtal

HUR SER SITUATIONEN UT PAring DITT FOumlRETAG

Kaumlnner du till hur vaumllfungerande utvecklingssamtalen aumlr inom din organisation Om du vet och litar paring att allt fungerar straringlande ndash ge dig sjaumllv och organisationen en klapp paring axeln Om du inte aumlr saumlker paring hur det garingr med utvecklingssamtalen och tvekar paring att resultaten rapporteras korrekt daring aumlr den haumlr e-boken raumltt foumlr dig

Vi har format denna guide foumlr dig som jobbar med HR och som vill hitta olika saumltt att hjaumllpa chefer genomfoumlra baumlttre utvecklingssamtal E-boken ger konkreta raringd foumlr att organisera utvecklingssamtal baringde paring individ- och organisationsnivaring Vi har aumlven inkluderat tips foumlr chefer saring de kan haringlla baumlttre utvecklingssamtal eftersom vi vet hur viktigt det aumlr med bra ledarskap

Maringlet med utvecklingssamtal aumlr att dina medarbetare ska trivas och kunna arbeta paring baumlsta saumltt Att naring det haumlr maringlet aumlr centralt foumlr att lyckas som verksamhet ndash och det aumlr daumlrfoumlr som utvecklingssamtal spelar roll

4

kapitel 1 Bygg motivation och engagera med utvecklingssamtal

Varje modern organisation aumlr intresserad av hur medarbetarna presterar och genomfoumlr utvecklingssamtal i naringgon form foumlr att ge stoumld och utveckla medarbetarnas prestation I vanliga fall haringlls utvecklingssamtal med laringnga mellanrum enligt en undersoumlkning som gjordes av Society for Human Resource Management haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal bara en garingng om aringret

I samma studie gav endast 2 av de anstaumlllda houmlgsta betyg till sitt foumlretag foumlr deras performance management I allmaumlnhet aumlr medarbetare inte noumljda med hur organisationer hanterar utveckling och maumlter prestation

Men det haumlr missnoumljet kan repareras En annan studie visade att de anstaumlllda vars chefer houmlll regelbundna moumlten var tre garingnger mer benaumlgna att vara noumljda med sina jobb

Foumlr att ta reda paring mer om inspiration motivation och hur du kan samla ditt team i en gemensam riktning ta en titt paring varingr e-bok Coachning som ett HR-verktyg

inledning

Bli expert paring utvecklingssamtal

Vissa foumlretag lyckas medan andra misslyckas Haumlr aumlr maumlnniskor avgoumlrande foumlr de aumlr den viktigaste resursen ett foumlretag har och naumlr du vaumll har hittat och rekryterat raumltt medarbetare vill du naturligtvis att de ska trivas och utvecklas

En av de fraumlmsta faktorerna foumlr att skapa trivsel paring jobbet aumlr relationen mellan medarbetare och chef Det framgaringr inte minst av resultaten fraringn en studie av Gallup som ofta citeras i detta sammanhang I studien tillfraringgades medarbetare som hade sagt upp sig om varfoumlr de gjorde det Hela 75 av de tillfraringgade svarade med orsaker som kunde haumlrledas till daringligt ledarskap

Utvecklingssamtalet ska vara ett tillfaumllle foumlr medarbetare och chef att slaring sig ned foumlr ett konstruktivt samtal Tiden som laumlggs paring det haumlr aumlr vaumlrdefull i sig foumlrutsatt att baringda parter aumlr genuint intresserade och instaumlllda paring att utveckla sig sjaumllva och sin relation men det finns mycket annat att vinna paring vaumll genomfoumlrda utvecklingssamtal

HUR SER SITUATIONEN UT PAring DITT FOumlRETAG

Kaumlnner du till hur vaumllfungerande utvecklingssamtalen aumlr inom din organisation Om du vet och litar paring att allt fungerar straringlande ndash ge dig sjaumllv och organisationen en klapp paring axeln Om du inte aumlr saumlker paring hur det garingr med utvecklingssamtalen och tvekar paring att resultaten rapporteras korrekt daring aumlr den haumlr e-boken raumltt foumlr dig

Vi har format denna guide foumlr dig som jobbar med HR och som vill hitta olika saumltt att hjaumllpa chefer genomfoumlra baumlttre utvecklingssamtal E-boken ger konkreta raringd foumlr att organisera utvecklingssamtal baringde paring individ- och organisationsnivaring Vi har aumlven inkluderat tips foumlr chefer saring de kan haringlla baumlttre utvecklingssamtal eftersom vi vet hur viktigt det aumlr med bra ledarskap

Maringlet med utvecklingssamtal aumlr att dina medarbetare ska trivas och kunna arbeta paring baumlsta saumltt Att naring det haumlr maringlet aumlr centralt foumlr att lyckas som verksamhet ndash och det aumlr daumlrfoumlr som utvecklingssamtal spelar roll

4

kapitel 1 Bygg motivation och engagera med utvecklingssamtal

Varje modern organisation aumlr intresserad av hur medarbetarna presterar och genomfoumlr utvecklingssamtal i naringgon form foumlr att ge stoumld och utveckla medarbetarnas prestation I vanliga fall haringlls utvecklingssamtal med laringnga mellanrum enligt en undersoumlkning som gjordes av Society for Human Resource Management haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal bara en garingng om aringret

I samma studie gav endast 2 av de anstaumlllda houmlgsta betyg till sitt foumlretag foumlr deras performance management I allmaumlnhet aumlr medarbetare inte noumljda med hur organisationer hanterar utveckling och maumlter prestation

Men det haumlr missnoumljet kan repareras En annan studie visade att de anstaumlllda vars chefer houmlll regelbundna moumlten var tre garingnger mer benaumlgna att vara noumljda med sina jobb

Foumlr att ta reda paring mer om inspiration motivation och hur du kan samla ditt team i en gemensam riktning ta en titt paring varingr e-bok Coachning som ett HR-verktyg

4

kapitel 1 Bygg motivation och engagera med utvecklingssamtal

Varje modern organisation aumlr intresserad av hur medarbetarna presterar och genomfoumlr utvecklingssamtal i naringgon form foumlr att ge stoumld och utveckla medarbetarnas prestation I vanliga fall haringlls utvecklingssamtal med laringnga mellanrum enligt en undersoumlkning som gjordes av Society for Human Resource Management haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal bara en garingng om aringret

I samma studie gav endast 2 av de anstaumlllda houmlgsta betyg till sitt foumlretag foumlr deras performance management I allmaumlnhet aumlr medarbetare inte noumljda med hur organisationer hanterar utveckling och maumlter prestation

Men det haumlr missnoumljet kan repareras En annan studie visade att de anstaumlllda vars chefer houmlll regelbundna moumlten var tre garingnger mer benaumlgna att vara noumljda med sina jobb

Foumlr att ta reda paring mer om inspiration motivation och hur du kan samla ditt team i en gemensam riktning ta en titt paring varingr e-bok Coachning som ett HR-verktyg

UTVECKLINGSSAMTAL HJAumlLPER DIG VAringRDA RELATIONEN MELLAN MEDARBETARE OCH CHEF

Foumlrutsaumlttningen foumlr ett utmaumlrkt utvecklingssamtal aumlr en chef som aumlr intresserad av att teamet maringr bra mao en chef som aumlr engagerad och ser mot framtiden

Baumlttre utvecklingssamtal bidrar till starkare relationer mellan med-arbetare och chefer Men precis som med alla verktyg kraumlvs vana foumlr att anvaumlnda utvecklingssamtal paring raumltt saumltt

Maringlet med ett utvecklingssamtal aumlr foumlr medarbetaren och chefen att ha en oumlppen dialog Baringda parter ska kaumlnna sig trygga och positiva kring att dela och ta emot feedback

Utvecklingssamtal i sin enklaste form kan bestaring av foumlljande samtalsaumlmnen

bull Hur motiverad aumlr personen

bull Vad aumlr personen mest intresserad av att arbeta med

bull Vad garingr bra och vad skulle kunna foumlrbaumlttras

bull Vad aumlr planen foumlr att utveckla personens kompetens oumlver de kommande

sex maringnaderna och hur kan chefen stoumldja planen

Varje utvecklingssamtal ska ha som maringl att medarbetaren kaumlnner positivt kring sin utveckling vet vilka omraringden som maringste foumlrbaumlttras och vad som ska goumlras foumlr att ta karriaumlren vidare ndash om det aumlr vad personen vill

I praktiken vill chefer ofta saumltta en struktur paring samtalet Strukturerade fraringgor och formulaumlr som vi kommer att diskutera i detalj laumlngre fram aumlr en foumlrdel aumlven foumlr organisationer eftersom de genererar utmaumlrkt data foumlr att stoumldja beslut kring strategi utbildning rekrytering och investeringar Ett bra HR-system goumlr det moumljligt att roumlra sig smidigt mellan individ- team- och organisationsnivaring foumlr att exempelvis jaumlmfoumlra kompetens och utveckling mellan olika team Kanske kan det aumlven moumljliggoumlra prediktiva analyser och strategisk planering

Men datainsamling boumlr alltid vara ett sekundaumlrt maringl Ditt huvudsakliga maringl aumlr en vaumllmaringende och produktiv organisation Det kan uppnarings genom att foumlrbaumlttra relationen mellan medarbetare och chef

6

VAD MER KAN DU FOumlRVAumlNTA DIG ATT VINNA PAring EN SYSTEMATISK HANTERING AV UTVECKLINGSSAMTAL

Oumlkad motivation

Genom att organisera framaringtblickande utvecklingssamtal kan chefer hjaumllpa personerna de ansvarar foumlr att hitta en vaumlg i karriaumlren och utveckla deras kompetenser och styrkor foumlr att ta naumlsta steg

En kaumlnsla av framsteg

Att saumltta maringl och foumllja upp dem laringngsiktigt ger struktur och insyn i en individs karriaumlr Foumlr individen som kan foumllja sina egna framsteg i karriaumlr och kompetens bidrar det till att haringlla motivationen uppe

Insikter om organisationen

Utvecklingssamtal kan anvaumlndas foumlr att identifiera varfoumlr vissa team fungerar baumlttre aumln andra Finns det naringgot som andra team kan laumlra sig fraringn deras beteende eller saumltt att arbeta Utvecklingssamtal kan aumlven bidra till en bedoumlmning av om din organisation har kompetenserna som behoumlvs foumlr att utfoumlra den valda foumlretagsstrategin

Att ligga i linje med strategin

Utvecklingssamtal aumlr en utmaumlrkt moumljlighet att saumlkerstaumllla att medarbetare ser sitt eget arbete genom linsen av organisationens oumlvergripande strategi Transparens och motivation oumlkar medan maumlnniskor laumlr sin knyta sina individuella maringl till foumlretagets oumlvergripande maringlsaumlttningar

Nu vet vi varfoumlr utvecklingssamtal borde spela roll i din organisation Daring har det blivit dags att ta en titt paring hur du organiserar framgaringngsrika utvecklingssamtal

7

kapitel 2 Grundpelarna i ett bra utvecklingssamtal

I det haumlr korta kapitlet ska vi ta en titt paring receptet foumlr ett fantastiskt utveck-lingssamtal Att ha kriterierna i aringtanke bidrar till planeringen av en process daumlr de uppfylls

Individuellt

Ett bra utvecklingssamtal maringste bli personligt Chefen maringste visa genuint intresse foumlr varje person i teamet och genomfoumlra utvecklingssamtalet enligt var och ens individuella behov I och med att olika personer med skilda roller har olika krav behoumlver processen foumlr utvecklingssamtal vara flexibel foumlr att ta haumlnsyn till individen

Konsekvent

Medan studier visar att personer uppskattar taumlta samtal aumlr ett bra utvecklingssamtal vid en bestaumlmd tid varje aringr baumlttre aumln ostrukturerade samtal daring och daring Medarbetare boumlr veta vad de kan foumlrvaumlnta sig fraringn ett utvecklingssamtal oavsett om de genomfoumlrs en garingng om aringret eller veckovis

Diskussionsdrivet

Medarbetares tankar och foumlrslag ska verkligen lyssnas paring och de ska driva hela diskussionen Ett utvecklingssamtal aumlr inte en monolog av feedback daumlr chefen recenserar tidigare prestation baserat paring en evighetslaringng lista av fraringgor Det ska finnas utrymme foumlr oumlppen feedback och hurrarop fraringn baringda haringll

Raumlttvist

Det aumlr oumlverraskande vanligt att chefer ger liknande vaumlrden foumlr naumlstan alla vilket kan vara skadligt foumlr kvaliteten paring din data Dessu-tom tenderar chefernas vaumlrdering-stendenser att skilja sig aringt vissa chefer aumlr haringrda medan andra aumlr oumlverseende Ha det i aringtanke

Foumlrutseende

I slutaumlndan ska ett utvecklings-samtal alltid vara en utgaringngspunkt foumlr naringgot nytt Ett utvecklingssam-tal aumlr framgaringngsrikt naumlr individen kan se naumlsta ambitioumlsa men rimli-ga nivaring att bygga sina kompetenser och karriaumlr mot Chefer boumlr daumlrfoumlr rikta samtalet mot framtida ut-veckling inte bara tidigare presta-tioner

8

kapitel 3 Saring skapar du en framgaringngsrik process foumlr utvecklingssamtal

Varje utvecklingssamtal aumlr unikt men vi har listat de mest avgoumlrande stegen foumlr att organisera en strategisk process foumlr din organisation

STEG 1007665 ANALYSERA NULAumlGET

Innan du boumlrjar forma eller omforma en process foumlr utvecklingssamtal aumlr det viktigt att veta var din organisation staringr just nu

Information som du boumlr foumlrsoumlka ta reda paring

bull Hur noumljda aumlr dina medarbetare med utvecklingssamtalen i dagslaumlget

bull Hur ofta genomfoumlrs utvecklingssamtal i vanliga fall

bull Vad aumlr strukturenformen som utvecklingssamtalen foumlljer

(om en saringdan finns)

bull Vilka resultat rapporterar cheferna Aumlr de konsekventa

Det finns ett par olika saumltt att ta reda paring den haumlr informationen Om din organisation anvaumlnder ett HR-system se efter vilken typ av data som har samlats in genom det Om du inte har ett saringdant system fraringga dina chefer och medarbetare

9

STEG 1007666 UTVAumlRDERA AringTGAumlRDA OCH BOumlRJA OM IGEN

Din planering kommer naturligtvis att paringverkas av vilka svar som din nulaumlgesanalys ger Nyckelfraringgor att staumllla till dig sjaumllv aumlr Hur kan du foumlrbaumlttra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation Vilken sorts stoumld kan du ge chefer och medarbetare

NAringGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LOumlSNINGAR

Faring aumlr noumljda med dina utvecklingssamtal

Om saring aumlr fallet ska du snabbt ta reda paring varfoumlr Beror det paring den valda tidpunkten strukturen eller att medarbetare och chefer inte aumlr kompatibla Behoumlver din process ta mer haumlnsyn till individuella skillnader mellan medarbetare Har medarbetare tillraumlckligt mycket att saumlga till om i samtalen Kaumlnner de att de verkligen har naringgot att saumlga till om kring sitt arbete

Jaumlmfoumlr data finns det naringgra grupper som aumlr mer noumljda aumln andra Vad goumlr de annorlunda Oavsett vilka svar du faringr kom iharingg att foumllja upp foumlr att se om aumlndringarna du goumlr fungerar

Dina chefer organiserar inte utvecklingssamtal tillraumlckligt ofta

Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till laringngdragna aringrliga utvecklingssamtal Visa dem foumlrdelarna med ett bra utvecklingssamtal vad de har att vinna paring det och hur det kan underlaumltta deras arbete Se efter om naringgon chef har foumlr maringnga personer i sitt team Ordna en process foumlr att skicka paringminnelser och uppfoumlljning

Du faringr inte tillraumlckligt mycket anvaumlndbar oumlvergripande information fraringn utvecklingssamtalen

Omforma ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de anvaumlnder det korrekt Ge en tydlig definition av vad varje vaumlrde indikerar Mer information om formulaumlr foumlr utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4 Om medarbetare daumlremot generellt aumlr noumljda med utvecklingssamtalen boumlr du akta dig foumlr att foumlrstoumlra dem med ett stelt formulaumlr

Nu naumlr din process aumlr tydlig laringt oss ta en titt paring vilken sorts data fraringn utvecklingssamtal som kan hjaumllpa dig att fatta beslut

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

6

VAD MER KAN DU FOumlRVAumlNTA DIG ATT VINNA PAring EN SYSTEMATISK HANTERING AV UTVECKLINGSSAMTAL

Oumlkad motivation

Genom att organisera framaringtblickande utvecklingssamtal kan chefer hjaumllpa personerna de ansvarar foumlr att hitta en vaumlg i karriaumlren och utveckla deras kompetenser och styrkor foumlr att ta naumlsta steg

En kaumlnsla av framsteg

Att saumltta maringl och foumllja upp dem laringngsiktigt ger struktur och insyn i en individs karriaumlr Foumlr individen som kan foumllja sina egna framsteg i karriaumlr och kompetens bidrar det till att haringlla motivationen uppe

Insikter om organisationen

Utvecklingssamtal kan anvaumlndas foumlr att identifiera varfoumlr vissa team fungerar baumlttre aumln andra Finns det naringgot som andra team kan laumlra sig fraringn deras beteende eller saumltt att arbeta Utvecklingssamtal kan aumlven bidra till en bedoumlmning av om din organisation har kompetenserna som behoumlvs foumlr att utfoumlra den valda foumlretagsstrategin

Att ligga i linje med strategin

Utvecklingssamtal aumlr en utmaumlrkt moumljlighet att saumlkerstaumllla att medarbetare ser sitt eget arbete genom linsen av organisationens oumlvergripande strategi Transparens och motivation oumlkar medan maumlnniskor laumlr sin knyta sina individuella maringl till foumlretagets oumlvergripande maringlsaumlttningar

Nu vet vi varfoumlr utvecklingssamtal borde spela roll i din organisation Daring har det blivit dags att ta en titt paring hur du organiserar framgaringngsrika utvecklingssamtal

7

kapitel 2 Grundpelarna i ett bra utvecklingssamtal

I det haumlr korta kapitlet ska vi ta en titt paring receptet foumlr ett fantastiskt utveck-lingssamtal Att ha kriterierna i aringtanke bidrar till planeringen av en process daumlr de uppfylls

Individuellt

Ett bra utvecklingssamtal maringste bli personligt Chefen maringste visa genuint intresse foumlr varje person i teamet och genomfoumlra utvecklingssamtalet enligt var och ens individuella behov I och med att olika personer med skilda roller har olika krav behoumlver processen foumlr utvecklingssamtal vara flexibel foumlr att ta haumlnsyn till individen

Konsekvent

Medan studier visar att personer uppskattar taumlta samtal aumlr ett bra utvecklingssamtal vid en bestaumlmd tid varje aringr baumlttre aumln ostrukturerade samtal daring och daring Medarbetare boumlr veta vad de kan foumlrvaumlnta sig fraringn ett utvecklingssamtal oavsett om de genomfoumlrs en garingng om aringret eller veckovis

Diskussionsdrivet

Medarbetares tankar och foumlrslag ska verkligen lyssnas paring och de ska driva hela diskussionen Ett utvecklingssamtal aumlr inte en monolog av feedback daumlr chefen recenserar tidigare prestation baserat paring en evighetslaringng lista av fraringgor Det ska finnas utrymme foumlr oumlppen feedback och hurrarop fraringn baringda haringll

Raumlttvist

Det aumlr oumlverraskande vanligt att chefer ger liknande vaumlrden foumlr naumlstan alla vilket kan vara skadligt foumlr kvaliteten paring din data Dessu-tom tenderar chefernas vaumlrdering-stendenser att skilja sig aringt vissa chefer aumlr haringrda medan andra aumlr oumlverseende Ha det i aringtanke

Foumlrutseende

I slutaumlndan ska ett utvecklings-samtal alltid vara en utgaringngspunkt foumlr naringgot nytt Ett utvecklingssam-tal aumlr framgaringngsrikt naumlr individen kan se naumlsta ambitioumlsa men rimli-ga nivaring att bygga sina kompetenser och karriaumlr mot Chefer boumlr daumlrfoumlr rikta samtalet mot framtida ut-veckling inte bara tidigare presta-tioner

8

kapitel 3 Saring skapar du en framgaringngsrik process foumlr utvecklingssamtal

Varje utvecklingssamtal aumlr unikt men vi har listat de mest avgoumlrande stegen foumlr att organisera en strategisk process foumlr din organisation

STEG 1007665 ANALYSERA NULAumlGET

Innan du boumlrjar forma eller omforma en process foumlr utvecklingssamtal aumlr det viktigt att veta var din organisation staringr just nu

Information som du boumlr foumlrsoumlka ta reda paring

bull Hur noumljda aumlr dina medarbetare med utvecklingssamtalen i dagslaumlget

bull Hur ofta genomfoumlrs utvecklingssamtal i vanliga fall

bull Vad aumlr strukturenformen som utvecklingssamtalen foumlljer

(om en saringdan finns)

bull Vilka resultat rapporterar cheferna Aumlr de konsekventa

Det finns ett par olika saumltt att ta reda paring den haumlr informationen Om din organisation anvaumlnder ett HR-system se efter vilken typ av data som har samlats in genom det Om du inte har ett saringdant system fraringga dina chefer och medarbetare

9

STEG 1007666 UTVAumlRDERA AringTGAumlRDA OCH BOumlRJA OM IGEN

Din planering kommer naturligtvis att paringverkas av vilka svar som din nulaumlgesanalys ger Nyckelfraringgor att staumllla till dig sjaumllv aumlr Hur kan du foumlrbaumlttra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation Vilken sorts stoumld kan du ge chefer och medarbetare

NAringGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LOumlSNINGAR

Faring aumlr noumljda med dina utvecklingssamtal

Om saring aumlr fallet ska du snabbt ta reda paring varfoumlr Beror det paring den valda tidpunkten strukturen eller att medarbetare och chefer inte aumlr kompatibla Behoumlver din process ta mer haumlnsyn till individuella skillnader mellan medarbetare Har medarbetare tillraumlckligt mycket att saumlga till om i samtalen Kaumlnner de att de verkligen har naringgot att saumlga till om kring sitt arbete

Jaumlmfoumlr data finns det naringgra grupper som aumlr mer noumljda aumln andra Vad goumlr de annorlunda Oavsett vilka svar du faringr kom iharingg att foumllja upp foumlr att se om aumlndringarna du goumlr fungerar

Dina chefer organiserar inte utvecklingssamtal tillraumlckligt ofta

Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till laringngdragna aringrliga utvecklingssamtal Visa dem foumlrdelarna med ett bra utvecklingssamtal vad de har att vinna paring det och hur det kan underlaumltta deras arbete Se efter om naringgon chef har foumlr maringnga personer i sitt team Ordna en process foumlr att skicka paringminnelser och uppfoumlljning

Du faringr inte tillraumlckligt mycket anvaumlndbar oumlvergripande information fraringn utvecklingssamtalen

Omforma ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de anvaumlnder det korrekt Ge en tydlig definition av vad varje vaumlrde indikerar Mer information om formulaumlr foumlr utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4 Om medarbetare daumlremot generellt aumlr noumljda med utvecklingssamtalen boumlr du akta dig foumlr att foumlrstoumlra dem med ett stelt formulaumlr

Nu naumlr din process aumlr tydlig laringt oss ta en titt paring vilken sorts data fraringn utvecklingssamtal som kan hjaumllpa dig att fatta beslut

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

7

kapitel 2 Grundpelarna i ett bra utvecklingssamtal

I det haumlr korta kapitlet ska vi ta en titt paring receptet foumlr ett fantastiskt utveck-lingssamtal Att ha kriterierna i aringtanke bidrar till planeringen av en process daumlr de uppfylls

Individuellt

Ett bra utvecklingssamtal maringste bli personligt Chefen maringste visa genuint intresse foumlr varje person i teamet och genomfoumlra utvecklingssamtalet enligt var och ens individuella behov I och med att olika personer med skilda roller har olika krav behoumlver processen foumlr utvecklingssamtal vara flexibel foumlr att ta haumlnsyn till individen

Konsekvent

Medan studier visar att personer uppskattar taumlta samtal aumlr ett bra utvecklingssamtal vid en bestaumlmd tid varje aringr baumlttre aumln ostrukturerade samtal daring och daring Medarbetare boumlr veta vad de kan foumlrvaumlnta sig fraringn ett utvecklingssamtal oavsett om de genomfoumlrs en garingng om aringret eller veckovis

Diskussionsdrivet

Medarbetares tankar och foumlrslag ska verkligen lyssnas paring och de ska driva hela diskussionen Ett utvecklingssamtal aumlr inte en monolog av feedback daumlr chefen recenserar tidigare prestation baserat paring en evighetslaringng lista av fraringgor Det ska finnas utrymme foumlr oumlppen feedback och hurrarop fraringn baringda haringll

Raumlttvist

Det aumlr oumlverraskande vanligt att chefer ger liknande vaumlrden foumlr naumlstan alla vilket kan vara skadligt foumlr kvaliteten paring din data Dessu-tom tenderar chefernas vaumlrdering-stendenser att skilja sig aringt vissa chefer aumlr haringrda medan andra aumlr oumlverseende Ha det i aringtanke

Foumlrutseende

I slutaumlndan ska ett utvecklings-samtal alltid vara en utgaringngspunkt foumlr naringgot nytt Ett utvecklingssam-tal aumlr framgaringngsrikt naumlr individen kan se naumlsta ambitioumlsa men rimli-ga nivaring att bygga sina kompetenser och karriaumlr mot Chefer boumlr daumlrfoumlr rikta samtalet mot framtida ut-veckling inte bara tidigare presta-tioner

8

kapitel 3 Saring skapar du en framgaringngsrik process foumlr utvecklingssamtal

Varje utvecklingssamtal aumlr unikt men vi har listat de mest avgoumlrande stegen foumlr att organisera en strategisk process foumlr din organisation

STEG 1007665 ANALYSERA NULAumlGET

Innan du boumlrjar forma eller omforma en process foumlr utvecklingssamtal aumlr det viktigt att veta var din organisation staringr just nu

Information som du boumlr foumlrsoumlka ta reda paring

bull Hur noumljda aumlr dina medarbetare med utvecklingssamtalen i dagslaumlget

bull Hur ofta genomfoumlrs utvecklingssamtal i vanliga fall

bull Vad aumlr strukturenformen som utvecklingssamtalen foumlljer

(om en saringdan finns)

bull Vilka resultat rapporterar cheferna Aumlr de konsekventa

Det finns ett par olika saumltt att ta reda paring den haumlr informationen Om din organisation anvaumlnder ett HR-system se efter vilken typ av data som har samlats in genom det Om du inte har ett saringdant system fraringga dina chefer och medarbetare

9

STEG 1007666 UTVAumlRDERA AringTGAumlRDA OCH BOumlRJA OM IGEN

Din planering kommer naturligtvis att paringverkas av vilka svar som din nulaumlgesanalys ger Nyckelfraringgor att staumllla till dig sjaumllv aumlr Hur kan du foumlrbaumlttra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation Vilken sorts stoumld kan du ge chefer och medarbetare

NAringGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LOumlSNINGAR

Faring aumlr noumljda med dina utvecklingssamtal

Om saring aumlr fallet ska du snabbt ta reda paring varfoumlr Beror det paring den valda tidpunkten strukturen eller att medarbetare och chefer inte aumlr kompatibla Behoumlver din process ta mer haumlnsyn till individuella skillnader mellan medarbetare Har medarbetare tillraumlckligt mycket att saumlga till om i samtalen Kaumlnner de att de verkligen har naringgot att saumlga till om kring sitt arbete

Jaumlmfoumlr data finns det naringgra grupper som aumlr mer noumljda aumln andra Vad goumlr de annorlunda Oavsett vilka svar du faringr kom iharingg att foumllja upp foumlr att se om aumlndringarna du goumlr fungerar

Dina chefer organiserar inte utvecklingssamtal tillraumlckligt ofta

Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till laringngdragna aringrliga utvecklingssamtal Visa dem foumlrdelarna med ett bra utvecklingssamtal vad de har att vinna paring det och hur det kan underlaumltta deras arbete Se efter om naringgon chef har foumlr maringnga personer i sitt team Ordna en process foumlr att skicka paringminnelser och uppfoumlljning

Du faringr inte tillraumlckligt mycket anvaumlndbar oumlvergripande information fraringn utvecklingssamtalen

Omforma ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de anvaumlnder det korrekt Ge en tydlig definition av vad varje vaumlrde indikerar Mer information om formulaumlr foumlr utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4 Om medarbetare daumlremot generellt aumlr noumljda med utvecklingssamtalen boumlr du akta dig foumlr att foumlrstoumlra dem med ett stelt formulaumlr

Nu naumlr din process aumlr tydlig laringt oss ta en titt paring vilken sorts data fraringn utvecklingssamtal som kan hjaumllpa dig att fatta beslut

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

8

kapitel 3 Saring skapar du en framgaringngsrik process foumlr utvecklingssamtal

Varje utvecklingssamtal aumlr unikt men vi har listat de mest avgoumlrande stegen foumlr att organisera en strategisk process foumlr din organisation

STEG 1007665 ANALYSERA NULAumlGET

Innan du boumlrjar forma eller omforma en process foumlr utvecklingssamtal aumlr det viktigt att veta var din organisation staringr just nu

Information som du boumlr foumlrsoumlka ta reda paring

bull Hur noumljda aumlr dina medarbetare med utvecklingssamtalen i dagslaumlget

bull Hur ofta genomfoumlrs utvecklingssamtal i vanliga fall

bull Vad aumlr strukturenformen som utvecklingssamtalen foumlljer

(om en saringdan finns)

bull Vilka resultat rapporterar cheferna Aumlr de konsekventa

Det finns ett par olika saumltt att ta reda paring den haumlr informationen Om din organisation anvaumlnder ett HR-system se efter vilken typ av data som har samlats in genom det Om du inte har ett saringdant system fraringga dina chefer och medarbetare

9

STEG 1007666 UTVAumlRDERA AringTGAumlRDA OCH BOumlRJA OM IGEN

Din planering kommer naturligtvis att paringverkas av vilka svar som din nulaumlgesanalys ger Nyckelfraringgor att staumllla till dig sjaumllv aumlr Hur kan du foumlrbaumlttra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation Vilken sorts stoumld kan du ge chefer och medarbetare

NAringGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LOumlSNINGAR

Faring aumlr noumljda med dina utvecklingssamtal

Om saring aumlr fallet ska du snabbt ta reda paring varfoumlr Beror det paring den valda tidpunkten strukturen eller att medarbetare och chefer inte aumlr kompatibla Behoumlver din process ta mer haumlnsyn till individuella skillnader mellan medarbetare Har medarbetare tillraumlckligt mycket att saumlga till om i samtalen Kaumlnner de att de verkligen har naringgot att saumlga till om kring sitt arbete

Jaumlmfoumlr data finns det naringgra grupper som aumlr mer noumljda aumln andra Vad goumlr de annorlunda Oavsett vilka svar du faringr kom iharingg att foumllja upp foumlr att se om aumlndringarna du goumlr fungerar

Dina chefer organiserar inte utvecklingssamtal tillraumlckligt ofta

Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till laringngdragna aringrliga utvecklingssamtal Visa dem foumlrdelarna med ett bra utvecklingssamtal vad de har att vinna paring det och hur det kan underlaumltta deras arbete Se efter om naringgon chef har foumlr maringnga personer i sitt team Ordna en process foumlr att skicka paringminnelser och uppfoumlljning

Du faringr inte tillraumlckligt mycket anvaumlndbar oumlvergripande information fraringn utvecklingssamtalen

Omforma ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de anvaumlnder det korrekt Ge en tydlig definition av vad varje vaumlrde indikerar Mer information om formulaumlr foumlr utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4 Om medarbetare daumlremot generellt aumlr noumljda med utvecklingssamtalen boumlr du akta dig foumlr att foumlrstoumlra dem med ett stelt formulaumlr

Nu naumlr din process aumlr tydlig laringt oss ta en titt paring vilken sorts data fraringn utvecklingssamtal som kan hjaumllpa dig att fatta beslut

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

9

STEG 1007666 UTVAumlRDERA AringTGAumlRDA OCH BOumlRJA OM IGEN

Din planering kommer naturligtvis att paringverkas av vilka svar som din nulaumlgesanalys ger Nyckelfraringgor att staumllla till dig sjaumllv aumlr Hur kan du foumlrbaumlttra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation Vilken sorts stoumld kan du ge chefer och medarbetare

NAringGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LOumlSNINGAR

Faring aumlr noumljda med dina utvecklingssamtal

Om saring aumlr fallet ska du snabbt ta reda paring varfoumlr Beror det paring den valda tidpunkten strukturen eller att medarbetare och chefer inte aumlr kompatibla Behoumlver din process ta mer haumlnsyn till individuella skillnader mellan medarbetare Har medarbetare tillraumlckligt mycket att saumlga till om i samtalen Kaumlnner de att de verkligen har naringgot att saumlga till om kring sitt arbete

Jaumlmfoumlr data finns det naringgra grupper som aumlr mer noumljda aumln andra Vad goumlr de annorlunda Oavsett vilka svar du faringr kom iharingg att foumllja upp foumlr att se om aumlndringarna du goumlr fungerar

Dina chefer organiserar inte utvecklingssamtal tillraumlckligt ofta

Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till laringngdragna aringrliga utvecklingssamtal Visa dem foumlrdelarna med ett bra utvecklingssamtal vad de har att vinna paring det och hur det kan underlaumltta deras arbete Se efter om naringgon chef har foumlr maringnga personer i sitt team Ordna en process foumlr att skicka paringminnelser och uppfoumlljning

Du faringr inte tillraumlckligt mycket anvaumlndbar oumlvergripande information fraringn utvecklingssamtalen

Omforma ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de anvaumlnder det korrekt Ge en tydlig definition av vad varje vaumlrde indikerar Mer information om formulaumlr foumlr utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4 Om medarbetare daumlremot generellt aumlr noumljda med utvecklingssamtalen boumlr du akta dig foumlr att foumlrstoumlra dem med ett stelt formulaumlr

Nu naumlr din process aumlr tydlig laringt oss ta en titt paring vilken sorts data fraringn utvecklingssamtal som kan hjaumllpa dig att fatta beslut

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

kapitel 4 Anvaumlnd data fraringn utvecklingssamtal som stoumld foumlr baumlttre beslut

Aumlven om alla organisationer aumlr olika visar studier att vissa egenskaper aumlr vanliga hos houmlgpresterande team Till exempel visar en studie fraringn Gallup att team med anstaumlllda som helt instaumlmde med paringstaringendet rdquoparing jobbet har jag moumljlighet att goumlra vad jag goumlr baumlst varje dagrdquo var 44 mer sannolika att faring houmlga vaumlrden av kundnoumljdhet 50 mer sannolika att ha laringg personalomsaumlttning och 38 mer sannolika att vara produktiva

Att synliggoumlra vad som skiljer dina houmlgpresterande team och medarbetare fraringn andra aumlr enklare om dina utvecklingssamtal aumlr formade foumlr att samla enhetliga data Du behoumlver ingen laringng lista med fraringgor faktum aumlr att endast tre till sex fraringgor eller paringstaringenden kan vara tillraumlckligt

Kom iharingg att ditt oumlvergripande maringl aumlr att engagera teamledaren och medarbetaren i en aumlrlig och produktiv diskussion Begraumlnsa inte samtalet med ett laringngdraget stelt formulaumlr

som teamleaders tvingas foumllja

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

INNEHAringLLET I ETT GRUNDLAumlGGANDE FORMULAumlR FOumlR UTVECKLINGSSAMTAL

Personens styrkor

Majoriteten av diskussioner boumlr handla om personens styrkor Hur kan de anvaumlnda sina styrkor i sitt arbete Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare Om det haumlr aumlr det foumlrsta utvecklingssamtalet kan du kanske boumlrja med att lista personens starka sidor

Maringl foumlr framtiden

Sedan aumlr tanken att ni ska saumltta upp maringl eller en riktning Vad ska personen foumlrsoumlka aringstadkomma under en bestaumlmd tidsperiod Maringlen boumlr vara tydliga vid naumlsta utvecklingssamtal maringste du kunna se tydligt om de har uppfyllts Det aumlr aumlven en bra ideacute att diskutera hur de haumlr maringlen haumlnger ihop med foumlretagets oumlvergripande riktning

Aringtgaumlrdspunkter

Knyt aringtgaumlrdspunkter till maringlen Vilka aringtgaumlrder kraumlvs foumlr att uppfylla varje maringl Kanske behoumlver personen ett projekt eller ytterligare utbildning Varje maringl kommer troligen faring mer aumln en aringtgaumlrdspunkt Notera att en aringtgaumlrdspunkt ocksaring kan vara att sluta goumlra naringgot som personen goumlr i dagslaumlget Vad aumlr det foumlrsta steget

Utfall

Sist men inte minst vill du ta reda paring hur utfallet blev Uppfylldes maringlen och i saring fall vad blev resultaten Hur ser framgaringng ut

Styrkor maringl aringtgaumlrdspunkter och utfall aumlr grundlaumlggande ingredienser i ett

utvecklingssamtal

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

12

HUR DU SKAPAR DIN EGEN MALL FOumlR DATAINSAMLING VID UTVECKLINGSSAMTAL

Foumlr att bilda en oumlvergripande analys av hur dina team medarbetare och organisation maringr aumlr det bra att samla strukturerade data fraringn flervalsfraringgor

Haumlr aumlr naringgra vaumll beproumlvade paringstaringenden som foumlrhoppningsvis hjaumllper dig att bedoumlma din organisations nulaumlge Alla fraringgor behoumlver som sagt inte inkluderas ndash det aumlr viktigt att du formulerar fraringgorna utifraringn vilken information ditt foumlretag behoumlver

Paring en skala fraringn 1ndash5 (1 instaumlmmer inte alls ndash 5 instaumlmmer helt) ranka foumlljande paringstaringenden

Individenbull Jag har moumljlighet att anvaumlnda mina styrkor varje dag

bull Jag har en tydlig vaumlg framaringt i karriaumlren inom den haumlr organisationen

bull Jag kaumlnner mig beloumlnad foumlr arbetet jag goumlr

Arbete i teambull Mina kollegor aumlr engagerade att utfoumlra arbete av houmlg kvalitet

bull Mina kollegor hjaumllper mig att utveckla mina kompetenser

bull Mina kollegor goumlr mitt arbete enklare

Organisationbull Visionen foumlr varingr organisation inspirerar mig

bull Varingr organisation aumlr vaumll foumlrberedd foumlr framtida foumlraumlndringar inom varingr

verksamhet

Att betygsaumltta maumlnniskor har inget vaumlrde i sig Allt handlar egentligen helt om att ge och faring feedback

Det var allt Ditt formulaumlr foumlr utvecklingssamtal behoumlver inte vara mer komplext aumln saringhaumlr i och med att de haumlr fraringgorna i sig ger gott om data utan att haumlmma flytet i samtalet mellan chef och medarbetare

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

13

kapitel 5 Valet mellan agila och traditionella utvecklingssamtal

Som naumlmndes i kapitel ett haringller 72 av foumlretag utvecklingssamtal en garingng om aringret Det haumlr laringngsiktiga tillvaumlgagaringngsaumlttet har sina foumlrdelar laringngsiktig planering aumlr enklare och processen blir tydlig och foumlrutsaumlgbar I vanliga fall saumltts maringl i boumlrjan av aringret och utvecklingen utvaumlrderas ett aringr senare

Problemet med en aringrlig utvaumlrdering aumlr att studier visar att maumlnniskor faktiskt aumlr ganska daringliga paring att bedoumlma andras prestation och daumlrfoumlr aumlr ett aringrligt utvecklingssamtal ett oumlverraskande daringligt saumltt att goumlra just detta

Under ungefaumlr ett aringrtionde har fler och fler foumlretag garingtt oumlver till mer agila utvecklingssamtal Med agila utvecklingssamtal menas i vanliga fall utvecklingssamtal som haringlls med korta mellanrum I vissa fall kan diskussioner haringllas varje vecka Daring aumlr laumlngden paring samtalet oftast mycket kortare aumln 30 minuter

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

14

VAD KAN DU VAumlNTA DIG ATT VINNA PAring AGILA UTVECKLINGSSAMTAL

Vill du bli mer agil Boumlrja smaringtt Prova med kanske bara ett

team och se hur det fungerar

Chefer

Chefen kommer bli fullt medveten om vad medarbetaren arbetar med just nu och faringr moumljlighet att ge stoumld om det behoumlvs Naumlr diskussioner haringlls ofta aumlr det dessutom mycket enklare att fokusera paring vad som aumlr viktigt foumlr tillfaumlllet Det finns mindre behov foumlr laringngdragna foumlrberedelser eller en stoumlrre struktur foumlr att driva samtalet

Medarbetare

Stoumld kommer finnas naumlra till hands foumlr varje anstaumllld medarbetare Smaring framgaringngar kan firas direkt och eventuella problem eller fraringgor kan hanteras innan de eskalerar Laringngsiktiga maringl kan brytas ner till hanterbara delar vilket goumlr det mycket laumlttare att uppfylla och maumlta framsteg

Organisationen

Vi behoumlver knappast saumlga att ett agilt tillvaumlgagaringngssaumltt kommer oumlka foumlrstaringelsen mellan chefer och medarbetare Och som vi naumlmnt tidigare visar studier att den haumlr naumlrheten leder till oumlkad produktivitet och foumlrbaumlttrad prestation

HR

HR-avdelningen faringr loumlpande information om hur medarbetarna maringr Naumlr chefer och medarbetare staumlndigt moumlts och diskuterar finns det mindre behov av att kartlaumlgga om utvecklingssamtal haringlls Utvecklingssamtal blir istaumlllet en del av rutinen foumlr varje vecka

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng

slutsats Anvaumlnd utvecklingssamtal foumlr oumlkad foumlrstaringelse mellan teamleaders och teamFoumlr att maximera dina medarbetares vaumllmaringende och prestation aumlr det bra att utvaumlrdera hur utvecklingssamtal skoumlts i din organisation och att jaumlmfoumlra det med andra framgaringngsrika organisationer Om det aumlr naringgot man kan laumlra sig fraringn stora studier kring organisationer saring aumlr det aumlr att desto naumlrmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar foumlr desto baumlttre presterar organisationen

Studierna pekar aumlven paring att kortare samtal snarare aumln laringngdragna och saumlllsynta diskussioner foumlrbaumlttrar och foumlrdjupar relationen mellan teamleaders och teamet

Det tar tid att bygga en kultur daumlr chefer och medarbetare staumlndigt delar feedback men det aumlr det baumlsta saumlttet att haringlla dina medarbetare delaktiga och engagerade

I slutaumlndan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda paring vad dina medarbetare aumlr baumlst paring att hjaumllpa dem foumlrbaumlttra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut

Varingra baumlsta tips bull Ditt fraumlmsta maringl ska vara att faring till ett bra flyt av feedback mellan

teamleaders och personerna de ansvarar foumlr

bull Skapa en struktur foumlr utvecklingssamtal som laringter medarbetare prata

om sina styrkor saumltta maringl och aringtgaumlrdspunkter och aumlven moumljliggoumlr

uppfoumlljning av utfall

bull Det aumlr baumlttre att haringlla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum

wwwsympacom

Nyfiken paring hur ett HR-system kan goumlra utvecklingssamtal smidigare Houmlr av dig vi beraumlttar gaumlrna mer och hjaumllper dig att komma igaringng