electronic document management system somrong general …...

กรณศกษาระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรงการแพทย

Electronic Document Management System Somrong General Hospital

พรรณภา แยมเอม

สารนพนธฉบบนเปนสวนหนงของการศกษา

ตามหลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต

สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ บณฑตวทยาลย

มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2555

I

หวขอวทยานพนธ ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล ส าโรงการแพทย

นกศกษา นางสาวพรรณภา แยมเอม รหสนกศกษา 5417670026 หลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ ปการศกษา 2555 อาจารยทปรกษา ดร.รงโรจน โชคงามวงศ อาจารยทปรกษารวม อาจารยสบทศน ลมสายหว

บทคดยอ

โครงงานระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรงการแพทย (Electronic Document Management System Samrong General Hospital) ไดกลาว ถงการพฒนาการจดการเอกสารคณภาพ โดยเปนการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวย ในการพฒนาระบบของโรงพยาบาล ซงในระบบงานนนมเอกสารเกดขนมากมาย เปนเหตให เอกสารทมจ านวนมากเหลานกระจดกระจาย ไมเปนหมวดหมจงมความจ าเปนทจะตองพฒนา ระบบจดการเอกสาร มาทดแทนการจดเกบเอกสารแบบเดม ระบบการจดการเอกสารคณภาพ จงมวตถประสงคในการด าเนนงาน การจดเกบเอกสาร การสงขอมล การคนหาขอมล การตดตอสอสารภายในองคกร และยงเปนการลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษ ลดพนทและสถานทในการจดเกบเอกสาร สามารถสอสารผานคอมพวเตอรท าใหไดขอมลทรวดเรวทนตอความตองการ ประหยดเวลาและทรพยากรตางๆ มากขน ท าใหงานมประสทธภาพยงขน

http://www.msit.mut.ac.th/member/?member=suebtas

II

กตตกรรมประกาศ

โครงงานนส าเรจลลวงไดดวยด ตองขอกราบขอบคณ ดร.รงโรจน โชคงามวงศ อาจารยทปรกษาโครงงานทกรณาใหแนวคดและค าแนะน าในการด าเนนโครงงาน ตลอดจนการชวยแกปญหาตางๆทเกดขนระหวางการท าโครงงานรวมทงชวยตรวจทานและปรบปรงเนอหาอนเปนประโยชนตอการด าเนนโครงงานน และขอกราบขอบคณอาจารยสบทศน ลมสายหวทไดใหค าปรกษาในการออกแบบตลอดการท าโครงงาน จนโครงงานเลมนเสรจเรยบรอยโดยสมบรณ จงขอกราบขอบพระคณเปนอยางสง ขอกราบขอบพระคณบดา มารดา ทใหค าปรกษาในเรองตางๆ รวมทงเปนก าลงใจทดเสมอมา

พรรณภา แยมเอม

III

สารบญ

หนา

บทคดยอ I

กตตกรรมประกาศ II

สารบญ III

สารบญรปภาพ V

สารบญตาราง VI

บทท 1 บทน า 1

1.1 กลาวน า 1

1.2 กรณศกษา 1

1.3 ปญหาและแรงจงใจ 2

1.4 แนวทางการแกไขปญหา 2

1.5 วตถประสงคของโครงงาน 3

1.6 ขอบเขตของโครงงาน 3

1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 4

1.8 ขนตอนการด าเนนงาน 4

1.9 ระยะเวลาในการด าเนนงาน 5

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ 6

2.1 บทน า 6

2.2 การทบทวนบทความหรอวรรณกรรม 6

2.3 แนวคดการน าระบบเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร 9

2.4 ค าจ ากดความ 12

2.5 การก าหนดรหสเอกสาร 16

บทท 3 การออกแบบ 17

3.1 บทน า 17

3.2 โครงสรางของระบบเดม 17

IV

สารบญ(ตอ) หนา

3.3 โครงสรางของระบบใหม 24

3.4 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram 25

3.5 Data Dictionary of Data Flow Diagram 34

3.6 Data Dictionary of Data Store 41

3.7 Process Specification 41 3.8 Entity Relationship ( ER- Diagram ) 65 3.9 Mapping Entity Relationship Diagram 66 3.10 Database Schema 67 บทท 4 การทดสอบ 70 4.1 กลาวน า 70 4.2 ความตองการพนฐานในการพฒนา 70 4.3 ผลการด าเนนงาน 71 บทท 5 ผลการทดลอง 82 5.1 กลาวน า 82 5.2 สรปผลการด าเนนโครงงาน 82 5.3 ขอเสนอแนะ 82 เอกสารอางอง 83

V

สารบญรปภาพ หนา

รปท 1.1 โครงสรางของระบบงาน 3

รปท 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ 18

รปท 3.2 แผนผงกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ 20 รปท 3.3 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ 22 รปท 3.4 แผนผงกระบวนการท างานของระบบใหม 24 รปท 3.5 แผนภาพกระแสการไหลขอมลโดยรวม ( Context Diagram ) 26 รปท 3.6 Data Flow Diagram Level 1 27 รปท 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Process 1 28 รปท 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Process 2 29 รปท 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Process 3 30 รปท 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Process 4 31 รปท 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Process 5 32 รปท 3.12 Data Flow Diagram Level 2 Process 6 33 รปท 3.13 Entity Relationship Diagram 65 รปท 4.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ 71 รปท 4.2 หนาจอการเขาระบบ 72

รปท 4.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน 73 รปท 4.4 หนาจอจดการขอมลแผนก 74 รปท 4.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร 75

รปท 4.6 หนาจอการสรางเอกสาร 76

รปท 4.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager 77 รปท 4.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality 78

รปท 4.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector 79

รปท 4.10 หนาจอการคนหาขอมล 80

รปท 4.11 หนาจอการออกรายงาน 81

VI

สารบญตาราง หนา

ตารางท 1.1 ระยะเวลาในการด าเนนงาน 5 ตารางท 3.1 Employee 67 ตารางท 3.2 Department 68 ตารางท 3.3 Approve 68 ตารางท 3.4 DocumentType 68 ตารางท 3.5 Document 69 ตารางท 3.6 DocumentTypeDetail 68

1

บทท 1

บทน า 1.1 กลาวน า

ในยคปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศตางๆ เขามามบทบาททส าคญทงในชวตประจ าวนและ

การท างานรวมถงววฒนาการของเทคโนโลยสารสนเทศไดเปลยนแปลงไปตามแตละยคสมยซง

องคกรตางๆไดน าเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชในการปฏบตงานกนอยางแพรหลายโดย

การน าหลกการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System)

เขามาชวยในการพฒนาระบบขององคกรเพอใหระบบงานขององคกรมประสทธภาพเพมความ

สะดวก รวดเรวมากขน เชน การจดเกบเอกสาร การสงขอมล การคนหาขอมล การตดตอสอสาร

ภายในองคกรและยงเปนการลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษลดพนทและสถานทในกาจดเกบ

เอกสารสามารถสอสารผานคอมพวเตอรท าใหไดขอมลทรวดเรวทนตอความตองการประหยดเวลา

และทรพยากรตางๆ มากขน ท าใหงานมประสทธภาพยงขน

1.2 กรณศกษา โครงการนเปนกรณศกษาการจดเกบเอกสารคณภาพของโรงพยาบาลส าโรงการแพทย

ซงเปดด าเนนการมามากกวา 30 ปภายใตการด าเนนงานของบรษท เอส เมดคอล เอนเตอรไพรส

จ ากด ในการมงมนใหบรการดานสขภาพทมมาตรฐานสากลยดหลกการบรการทางดานการแพทย

ใหไดมาตรฐานวชาชพ โดยการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร

แผนกคณภาพเปนหนวยงานซงท าหนาทด าเนนการตรวจควบคมและรบรองคณภาพ

การด าเนนงานดานเอกสารการพฒนาหนวยงาน โดยโครงการนจะเปนการพฒนาการด าเนนงาน

ดานเอกสารใหมประสทธภาพมากขน โดยน าหลกการการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาแกไข

ปญหาในสวนของการจดเกบเอกสารคณภาพได โดยระบบการปฏบตการเดมของฝายคณภาพ

ยงคงเปนการจดการดวยมอในการจดเกบเอกสาร ทงเอกสารภายใน เอกสารภายนอกโรงพยาบาล

และเอกสารอนทเกยวของซงเอกสารตางๆดงกลาวยงท าการจดเกบในรปแบบของแฟมกระดาษ

ในรปแบบของไฟลเอกสาร มการลงทะเบยนรบ-สงเอกสารในสมด การคนหาเอกสารจะตองใช

เวลานานในการคนหา การแจกจายเอกสารบางครงเกดการสญหายจงเปนเหตใหไมสามารถจดท า

เอกสารคณภาพไดตามทก าหนดไว จากปญหาดงกลาวเปนสาเหตใหมการพฒนาระบบการจดการ

เอกสารขนเพอน ามาแกไขปญหาในการจดเกบ การสบคน การตดตามงาน โดยน าหลกการของ

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส(E-Document Management System) มาใช

2

1.3 ปญหาและแรงจงใจ

ฝายคณภาพโรงพยาบาลส าโรงการแพทยมเอกสารจ านวนมาก ไดแก เอกสารทใชใน

ระบบคณภาพของโรงพยาบาล เอกสารภายในและเอกสารภายนอกโรงพยาบาล ซงเอกสารตางๆ

ดงกลาวยงท าการจดเกบในรปแบบของแฟมกระดาษ มข นตอนการปฏบตงานเปนแบบ Manual ม

การลงทะเบยนรบ-สงเอกสารในสมด และโปรแกรมทน ามาใชในการเกบขอมลตางๆสวนใหญเปน

Microsoft office Excel และ Word ดงนนปญหาทมกพบบอยๆ คอ

1.ความลาชาของเอกสารจากกระบวนการในการรอลงนามรบทราบหรออนมตจากหวหนา

หรอผบรหาร

2.ไมสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารไดทนทวาเอกสารไดด าเนนการถงขนตอนใด

และอยในสถานะใด

3.ความไมสะดวกในการจดเกบเอกสารและการสบคนเอกสาร มความลาชาเพราะตองใช

เวลาในการตรวจสอบและคนหา

4.สนเปลองทรพยากรกระดาษและงบประมาณเกยวกบอปกรณส านกงานเกนความจ าเปน

5.ปรมาณเอกสารเพมขนสงผลใหเปลองพนทในการจดเกบแฟมเอกสาร ตเกบเอกสารไม

เพยงพอ

6.ไมมระบบการปองกนเอกสารใหมความปลอดภยทดพอ

7.การแจกจายเอกสารใหแตละแผนกตองท าส าเนาสงใหโดยใหเจาหนาทเดนไปสงและม

สมดลงนามรบเอกสาร

ปจจบนทางโรงพยาบาลยงไมมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอมาใชในการจดการ

เอกสารใหเปนระบบ เพอใหเกดความเหมาะสมกบการปฏบตงาน จงเสนอระบบการจดการ

เอกสารอเลกทรอนกสมาใชในการจดการเอกสารคณภาพของโรงพยาบาล

1.4 แนวทางการแกไขปญหา

จากปญหาและอปสรรคดงกลาวขางตน ไดมแนวทางในการแกไขปญหาโดยการน า

แนวคดและหลกการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System) เขามา

ชวยในการแกไขปญหา ดงน

1.4.1 จดท าแอพพลเคชนระบบการจดการเอกสารเพอใชในการอนมตเอกสารคณภาพท า

ใหตรวจสอบการไหลของเอกสารคณภาพ ณ เวลานนๆได ซงจะสามารถสบคนไดวาเอกสาร

คณภาพอนมตผานหรอคงคางอยทบคคลใด

3

1.4.2 เอกสารอเลกทรอนกสจะถกจดเกบลงในฐานขอมล ผใชแตละแผนกสามารถเรยกด

ขอมลไดโดยผานระบบอนทราเนตภายในโรงพยาบาล ท าใหฝายคณภาพไมตองแจกจายเอกสาร

เอง

โครงสรางของระบบงาน

รปท 1.1 โครงสรางของระบบงาน

ผใชท าการเรยกดขอมล น าเขาขอมลและสงออกขอมลไดในสวนของหนาจอทเชอมตอ

กบผใชงาน ซงระบบจะเชอมโยงกบฐานขอมล (Database)

1.5 วตถประสงคของโครงงาน

1 .เพอชวยใหการบรหารจดการเอกสารมประสทธภาพมากยงขน

2. เพอชวยใหการสบคนเอกสารไดอยางรวดเรว

3. เพอลดขนตอนในการปฏบตงาน

4. เพอใหเจาหนาทสามารถเขาถงเอกสารไดงาย

5 .เพอลดการใชทรพยากรกระดาษ

1.6 ขอบเขตของโครงงาน

ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเปนการน าเทคโนโลยมาประยกตใช

ในการบรหารจดการงานดานเอกสารใหเกดประสทธภาพสงสดซงมขอบเขตดงน

1. ระบบสามารถก าหนดสทธในการ login โดยก าหนดรหสผใชและรหสผาน 2. ระบบสามารถสรางเอกสารใหม แกไขเอกสาร และยกเลกเอกสารได 3. ระบบสามารถท าการอนมตเอกสารตางๆเพอน าไปใชงานได 4. ระบบสามารถท าการคนหาเอกสารชนดตางๆได

4

5. วเคราะหถงประสทธภาพของระบบงานโดยเปรยบเทยบระหวางกอนและหลงการใชโปรแกรม

1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรง

การแพทย คอ

1. ชวยลดพนทในการจดเกบเอกสาร

2. ลดการกระจายของเอกสารในการจดเกบเอกสาร

3. สามารถคนหาเอกสารไดอยางรวดเรว

4. ลดปญหาการสนเปลองทรพยากรกระดาษเกนความจ าเปน

5. ลดขนตอนการท างานในการตดตอสอสารระหวางกนภายในองคกร

1.8 ขนตอนการด าเนนงาน

ขนตอนในการด าเนนโครงงานเพอใหบรรลวตถประสงคมข นตอนการด าเนนงานดงน

1.การศกษาและเกบรวบรวมขอมล 2.การวเคราะหระบบงาน 3.การออกแบบระบบงาน - ออกแบบขนตอนการท างาน - ออกแบบฐานขอมล - ออกแบบหนาจอ 4.การพฒนาระบบงาน 5.การทดสอบระบบงาน 6.การปรบปรงแกไข 7.การตดตงและทดลองใชงานระบบจรง

5

1.9 ระยะเวลาในการด าเนนงาน

ตารางท 1.1 ระยะเวลาในการด าเนนงาน

ขนตอนการท างาน ระยะเวลาการด าเนนงาน ม.ย. 2555 - ก.พ. 2556

ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ.

1. การศกษาและเกบรวบรวมขอมล

2. วเคราะหระบบงาน

3. ออกแบบระบบงาน

3.1 ออกแบบขนตอนการท างาน

3.2 ออกแบบฐานขอมล

3.3 ออกแบบหนาจอ

4. พฒนาระบบ

5. ทดสอบระบบงาน

6. การปรบปรงแกไข

7. ตดตงและทดลองใชระบบงานจรง

6

บทท 2

ทฤษฎทเกยวของ 2.1 กลาวน า เอกสารตางๆมความส าคญมากตอองคกรทงทางภาครฐและเอกชน เอกสารทเกดจากการด าเนนงานขององคกร จงเปนหลกฐานการด าเนนภารกจและกจกรรมขององคกร สามารถใชเปนเอกสารอางองเมอมปญหาทางกฎหมาย หรอใชเปนหลกฐานในการตรวจสอบทางการเงนและเปนเอกสารประวตขององคกร ซงเปนประโยชนตอการศกษาคนควาวจยเกยวกบการพฒนาองคกรจงจ าเปนททกองคกรตองมการจดการเอกสารอยางเปนระบบ เพอควบคมเอกสารขององคการใหมความครบถวนสมบรณและนาเชอถอ มการเกบรกษาเอกสารทถกตองเหมาะสมเพอใหสามารถน ามาใชประโยชนไดเมอตองการ สวนเอกสารทเสรจสนการใชงานและไมเปนประโยชนตอองคกร จะตองมการก าจดไปตามระยะเวลาและขนตอนทเหมาะสมตอไป การจดการเอกสารทดจะชวยประหยดคาใชจายและเพมประสทธภาพประสทธผลในการบรหารและด าเนนงานขององคกร การน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารและการจดการเอกสารจงเปนทนยมใชกนอยางแพรหลาย เพราะมประโยชนหลายดานไดแก ลดปญหาการใชกระดาษ ประหยดงบประมาณ ลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกร และผใชงานสามารถคนหาเรยกดเอกสารไดอยางรวดเรว เพมประสทธภาพการท างาน สามารถบรหารจดการผานระบบเครอขายอนเทอรเนตและอนทราเนตไดงาย ในรปแบบของเอกสารขอความ รปภาพและการจดเกบเอกสารสามารถจดการไดสะดวกรวดเรวขน โดยบนทกบนสออเลกทรอนกสตางๆท าใหลดการใชตจดเกบเอกสารและลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษเปนตน 2.2 การทบทวนบทความหรอวรรณกรรม นงลกษณ ศรศลป [1] ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกส การบรหารจดการเอกสารเรมมวว ฒนาการเมอยงไมมการใชตวอกษร โดยมผคดคนวาดภาพบนผนง ถาใชสญลกษณแทนตวอกษรบนทกบนวสด ตอมาประดษฐเปนกระดาษและระบบไมโครฟลม จนถงปจจบนจดเกบในเครองคอมพวเตอร จดสงเอกสารผานทางระบบอเลกทรอนกสและใชรหสผานรกษาความลบของเอกสาร การพฒนาโดยน าเทคโนโลยสารสนเทศจะมาชวยบรหารจดการเอกสารใหเปนระบบอเลกทรอนกสมากขนซงแหลงทผลตเอกสารอเลกทรอนกสมทงทเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตางๆเชนไมโครซอฟตเวรด เอกเซล โปรแกรมทผลตขนอนๆ และแหลงผลตทเปนเครองมออเลกทรอนกส เชนสแกนเนอร กลองถายภาพดจตอลและอนๆ ซงรปแบบของเอกสารมทงรปแบบทเปนเอกสารขอความ (Text format) เชน ไฟลเฉพาะตวอกษร (Text) ไฟลจากโปรแกรมเวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด (Document format) ไฟล

7

เอกสาร (PDF) เปดใชกบระบบอนได เชน ระบบวนโดวยนกซ เปนตนการพฒนาเทคโนโลยใหมทใชส าหรบการเขยนเวบนนคอ XML รวมทงรปแบบเอกสารภาพ (Image) เชน บบอดภาพสและขอมล เชน JPEG บบอดภาพขอมลไมสญเสยคณภาพ เชน PNG หรอ GIF และจดเกบภาพแบบเปนจด เชน Bitmapping เปนตน การน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนทนยมใชกนอยางแพรหลาย เพราะมประโยชนหลายอยาง เชน ลดปญหาการใชกระดาษ ประหยดงบประมาณ ลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกรและผใชงานสามารถคนหาเรยกดเอกสารไดอยางรวดเรว เพมประสทธภาพการท างานสามารถรบ -สงหนงสอ การประชมในระบบเครอขายอนเทอรเนตและอนทราเนตไดงายในรปแบบของเอกสารขอความรปภาพและการจดเกบเอกสารสะดวกขนเชนซดรอมและสออเลกทรอนกสเปนตนท าใหลดการใชตจดเกบเอกสารและสงเสรมใหลดปรมาณการใชกระดาษ เปนตน ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณยและบศรนทร จตรอาพน [2] พฒนาระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) โดยในปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทในการปฏบตงานขององคกรทงภาครฐและเอกชนเพราะคอมพวเตอรสามารถตอบสนองความตองการในการปฏบตงานหลายๆดาน เชน ความรวดเรว ความถกตองแมนย า ฯลฯ อกทงยงสามารถใชคอมพวเตอรเพอการแขงขนทางดานธรกจ ส าหรบปญหาสวนใหญทเกดขนและพยายามหาแนวทางในการแกไข คอการจดเกบเอกสาร การสงเอกสาร รวมทงการคนหาเอกสารทตองใชเวลานาน เกดความไมสะดวกในการท างานจงเกดแนวความคดน าคอมพวเตอรเขามาชวยแกปญหาในการจดการเอกสาร ซงสามารถแกไขปญหาดงกลาวไดในระดบหนงแตประสทธภาพยงไมสมบรณเพราะพฒนาโดยใชซอฟตแวรทงหมดซงถาเปรยบเทยบกบผลตภณฑทมวางขายตามทองตลาดมกจะเนนทประสทธภาพสงโดยการใชฮารดแวรเขามาประกอบดวย ระบบจดการเอกสารยงมวธการปองกนดานความปลอดภยเพอปองกนเอกสารส าคญทมการสงเอกสารตอไปยงบคคลหรอสวนทเกยวของอกทงยงสามารถคนหาเอกสารไดจากสวนตางๆทผใชก าหนดเพออ านวยความสะดวกรวดเรวในการรบทราบขาวสารจากเอกสารทจดสงมา บหลน โคตรวงศและผดงเกยรตสนทนา [3] พฒนาระบบการจดการเอกสารผานเครอขายอนเทอรเนตโดยกองบรหารและจดการทรพยากรมนษยส านกงานอธบดสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ เปนหนวยงานหนงของรฐบาลจะตองมการท างานทเกยวของกบเอกสารทางราชการมการลงทะเบยนรบเอกสารและการลงทะเบยนสงเอกสารเปนจ านวนมาก การคนหาและตรวจสอบการท างานเปนไปไดยากและลาชาจดเรมตนของโครงการคอเกดปญหาในเรองของการจดการเอกสารและการจดท ารายงานการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทและหนวยงานรายละเอยดของปญหาโดยสงเขป ดงน ปญหาเรองการจดการเอกสารกลาวคอ ในหนงวนทางหนวยงานมเอกสารผานเขามาใหด าเนนการทงภายนอกและภายในสถาบนมจานวนมากซงทางหนวยงานจะตองรบเอกสารมาจากสารบรรณกลางอกทท าใหมการท าส าเนาเอกสารการลงทะเบยนรบและการลงทะเบยนสงมากมายและเมอระยะผานไปเปนเวลานานการคนหาเอกสาร

8

ในการท างานไมสะดวกนกเนองจากปรมาณเอกสารมจ านวนมากเลขทอางองเอกสารซ าซอนและทางหนวยงานไมมพนทมากพอทจดเกบเอกสารสวนปญหาเรองการจดท ารายงานการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทและหนวยงานนนทางผอ านวยการกองบรหารและจดการทรพยากรมนษย (คณปราณ เขมวงศทอง) ตองการทจะท าการประเมนผลการท างานในแตละวนใหไดตามเปาหมายทก าหนดไวตามนโยบายของสถาบน ซงไมสะดวกในการตรวจสอบการด าเนนงานจากเจาหนาทแตละคนโดยตรงและเกดความยงยากในการรวบรวมขอมลเพอท าการประมวลผลจากปญหาดงกลาวขางตนทเกดขนเนองจากระบบการท างานเดมยงเปนแบบท าดวยมอทางคณะผจดท าจงไดจดท าโครงการนขนเพอพฒนาจากระบบเดมมาเปนรปแบบเชงอเลกทรอนกสมการท างานผานระบบเครอขายอนเทอรเนตโดยอาศยเทคโนโลยทางคอมพวเตอรในเรองเวบ ฐานขอมลซงโปรแกรมทเกยวของกบโครงการดงกลาวสนบสนนฟรซอฟตแวรเพราะไมตองเสยคาใชจายในสวนของลขสทธซอฟตแวรทใชเนองจากเปนหนวยงานของทางราชการ ร.อ. พลนทร สงขกร (2549) [4] กรณศกษาการบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยนการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมการศกษาเรอง “การบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหม “มวตถประสงคเพอศกษาถงการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสาร และเพอแนวทางในการแกไขปญหาในการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสารการศกษาครงนเปนการวจยเชงคณภาพโดยการสมภาษณผใหขอมลหลกในการศกษาครงนคอเจาหนาททปฏบตงานเกยวกบดานเอกสารหรอกลมบคคลทเกยวของของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมผลการวจยพบวา สภาพการจดเกบเอกสารของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหมพบวาระบบการจดเกบเอกสารสวนใหญยงเปนแบบบนทกลงสมด ถงแมวาไดมการน าโปรแกรมการจดการจดเกบเอกสารแบบน าสารสนเทศมาใชแลวแตกยงไมไดมการด าเนนการใชระบบสารสนเทศจดเกบเอกสารอยางเปนระบบ ดานปญหาการจดเกบเอกสารพบวายงไมไดมการปรบเปลยนรปแบบการบรหารการจดการใหสอดคลองกบสภาวะการท างานและภารกจทไดรบมอบหมายและปญหาการน าระบบสารสนเทศมาใชในการจดเกบเอกสารของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรกระทรวงกลาโหม พบวาปญหาดานบคลากรคอมอตราก าลงไมเพยงพอ บคคลากรขาดความรความสามารถในการประสานงานภายในและภายนอกองคกร และความเอาใจใสปญหาดานโครงสรางการท างานพบวามบทบาทหนาททบซอนกน มนตร สภททธรรม [5] การพฒนาระบบจดการเอกสารและการคนคนโครงการน เปน

การพฒนาระบบงานคอมพวเตอรทชวยในการจดเกบเอกสารและการคนคนเอกสาร จากขอความ

ในเอกสารการจดเกบเอกสารในระบบน กระท าโดยการน าขอมลแบบขอความมาท าการคดแยก

ขอความทเปนภาษาไทยและภาษาองกฤษออกจากกน และน ามาเขากระบวนการตดค า

(WordSegmentation) การตดรายค าหยด (Stop Lists) และการหาแกนค า (Stemming) และมการ

9

วเคราะหความถของค า เพอน าไปจดสรางเปนแฟมขอมล ดชนและแสดงเอกสารทคนพบเรยง

ตามล าดบความส าคญของเอกสาร(Document Ranking) โดยเฉพาะองคกรทมขนาดใหญทม

จ านวนเอกสารในการจดเกบทมาก หรอแมแตระบบอนเตอรเนตกจ าเปนตองมระบบการคนคน

สารสนเทศจงไดมการวเคราะหเอกสารการคดเลอกขอมลในเอกสารสามารถท าไดอยางม

ประสทธภาพในการจดเกบและสบคนเอกสารภาษาไทยยงมข นตอนเพมเตมจากภาษาองกฤษ

โดยเฉพาะขนตอนการตดค าเนองจากภาษาไทยไมไดมการบงคบใชเครองหมายวรรคตอนใดๆใน

การแบงระหวางค าทน ามาประกอบกนเปนประโยค

2.3 แนวคดการน าระบบเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร

สทธศกด สลกคา (2551) ไดอธบายวา องคกรโดยเฉพาะหนวยงานราชการทตองการเปลยนแปลง จากการใชการจดการเอกสารดวยมอมาเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ตองมการก าหนดแผนแมบทและการวางแผนกลยทธการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร เพอใหเปนทยอมรบและสามารถเปลยนแปลงดวยความเรยบรอย หากไมมการวางแผนอยางเปนระบบแลวจะท าใหเกดปญหาโดยเฉพาะดานเจาหนาททจะตองใชงานและการสนบสนนจากผบรหาร ทงนการก าหนดแผนกลยทธควรค านงถงสงตอไปน 1) การน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองไดประโยชนอยางแทจรงจงจะเปนแรงผลกดนใหเจาหนาทใชประโยชนจากระบบอยางจรงจงโดยตองพจารณาถงความเขากนไดกบระบบการท างานของหนวยงาน ระบบดงกลาวเหมาะส าหรบขอมลในเอกสารทมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลารวมทงหนวยงานมการเปลยนแปลงระบบเอกสารเพอเพมประสทธภาพการปฏบตงานอยเสมอรวมทงกฎระเบยบทตองเปลยนแปลงไปตามการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 2) เมอน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชจะตองท าใหประสทธภาพการทางานเพมขนเชนเพมประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสารเพมประสทธภาพในการกระจายเอกสาร 3) ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตางๆ ระบบมการปองกนอยางเพยงพอมใหขอมลถกท าลายการสญเสยขอมลการฝาฝนความลบและ มการรกษาความปลอดภยของขอมล นฤมลโชค อมสวรรณ ( 2553 ) กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนการใชเทคโนโลยสารสนเทศมาจดการตอวงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกสตงแตการผลตโดยการจดท าเอกสารฉบบราง (Draft)จากเอกสารเดมทจดเกบไวหรอไดร บจากหนวยงานอนจากแบบฟอรมหรอสรางขนใหมแลวสงเขากระบวนการควบคมเอกสารโดยการสงไปใหผมอ านาจอนมตพจารณาอนมตท าการพสจนตวตนของเอกสารดวยวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอ

10

วธอนๆสรางความปลอดภยใหกบเอกสารด าเนนการแจกจายใชงานและจดเกบหรอท าลายโดยมกระบวนการดงน ก. การผลตเอกสารอเลกทรอนกสการผลตเอกสารอเลกทรอนกสจะมกระบวนการในการใชเวรดโปรเซสเซอรการน าเขาเอกสารจากเครองสแกนเนอรเครองแฟกซการใชแบบฟอรมเอกสารอเลกทรอนกสหรอการใชวธการอนใดในการผลตเอกสารอเลกทรอนกสการผลตเอกสารอเลกทรอนกสอาจจะอางองมาจากเอกสารเดมทจ ดเกบไวในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสทเรยกกลบมาใชใหมหรอเอกสารทสงมาจากหนวยงานอนหรอสรางขนใหมเอกสารทผลตไดจะเปนฉบบรางยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตจากผมอ านาจ ข. การควบคมเอกสารอเลกทรอนกส เอกสารอเลกทรอนกสจะตองมการควบคมตงแตการจดการทะเบยนเอกสารอเลกทรอนกสการอนมตเอกสารจากผมอ านาจซงอาจจะมหลายระดบตามเวรคโฟลของแตละหนวยงานการควบคมความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสในทกๆดานการจดการการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสและการควบคมการกระจายการใชงานการยมเอกสารอเลกทรอนกส ค. การอนมตเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการกลนกรองเอกสารทางอเลกทรอนกสในหนวยงานทมสายการบงคบบญชาตามล าชนจ าเปนตองมเวรคโฟลของการกลนกรองขนไปตามล าดบชนจนถงผมอ านาจอนมตโดยวธการอนมตทางอเลกทรอนกสอาจจะใชวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอวธการลงทะเบยนหรอวธทางอเลกทรอนกสอนๆการอนมตเอกสารอเลกทรอนกสเปนสวนหนงของการพสจนตวตนในการรกษาความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส ง. ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกส เปนสงทส าคญตอกระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสจะตองสามารถจดการไดประกอบดวย 1) การรกษาความลบ (Confidentiality) ไมใหผไมมอ านาจสามารถเขาถงเอกสารอเลกทรอนกสนนๆไดวธการรกษาความลบสวนใหญจะใชวธการเขารหสโดยหนวยงานจะตองมการก าหนดนโยบายหรอระเบยบขอบงคบในการรกษาความลบของเอกสารอเลกทรอนกสมขอพงระวงส าหรบการใชเวรดโปรเซสเซอรรนใหมจะมความสามารถในการตดตอกบเซรฟเวอรของผผลตซอฟตแวรซงอาจจะมการรบ-สงขอมลโดยทผใชไมสามารถทราบได 2) ความถกตองสมบรณ (Integrity) ครบถวนของเอกสารอเลกทรอนกสตวเอกสารอเลกทรอนกสจะตองไมขาดหายไมถกแกไขและตองมนใจไดวาเอกสารฉบบทสงไปถงผรบหรอจดเกบไวเปนฉบบจรงทไมมการแกไขหรอเปลยนแปลงใดๆหรอแมแตสวนหนงสวนใดของเอกสาร 3) ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเลกทรอนกสตองสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลาทตองการดงนนจงตองมวธการปองกนการสญหายจากการทระบบลมเหลวการไดรบความเสยหายทางกายภาพจากภยพบตเชนไฟไหมน าทวม

11

4) การพสจนตวตน (Authenticity) วาเปนเอกสารฉบบจรงไมใชเอกสารอเลกทรอนกสทถกคดลอกปลอมแปลงซงอาจจะกระท าดวยการใชลายมอชออเลกทรอนกสหรอระบบตดตามเอกสารหรอระบบอนๆทเหมาะสม จ. การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส เปนสวนหนงทส าคญในกระบวนการควบคมเอกสารอเลกทรอนกสการกระจายเอกสารจะตองสามารถรบ-สงในรปแบบอเลกทรอนกสเชนเปนหนงสอเวยนอเลกทรอนกสเปนจดหมายอเลกทรอนกสหรอสงไปในมเดยตางๆไดอยางปลอดภยโดยตองมนใจไดวาเอกสารอเลกทรอนกสทถกจดสงไปนนไปถงผรบไดอยางถกตองรวดเรวมการรกษาความปลอดภยเปนอยางด ฉ. การจดการการจดเกบการคนหาและเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกสการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเปนกระบวนการในการจดเกบในซอฟตแวรหรอมเดยตางๆโดยใชซอฟตแวรชวยในการจดเกบสงทควรค านงถงในการเลอกซอฟตแวรในการจดการการจดเกบควรพจารณาใชไฟลรปแบบทไมมใครเปนเจาของ(Non-proprietary file storage format) ไมผกตดกบฮารดแวรการก าหนดมาตรฐานในการจดเกบเชนมาตรฐานDoD5015.2 -STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) (2007) ของสหรฐฯซงกลาวถงฟงกชนการท างานพนฐานของการจดการการจดเกบรปแบบของไฟลองคประกอบชนดของสอทใชในการจดเกบการท าลายเอกสารการคนหาและเรยกใชการควบคมการเขาถงเอกสารการส ารองขอมลการกคนและการปองกนความเสยหายและการก าหนดผมอ านาจหนาทรบผดชอบสงเหลานจะชวยใหมความมนใจไดวาเอกสารทถกจดเกบจะมความมนคงปลอดภยสามารถน ากลบมาใชใหมไดและสามารถคนหาไดงาย ช. ซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management Application) เนองจากซอฟตแวรจ ดการเอกสารอเลกทรอนกสทมจ าหนวยอยในปจจบนมมากมายมความสามารถตางๆกนซอฟตแวรบางชนดมความสามารถในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสไดทงกระบวนการซอฟตแวรบางชนดน าเอกสารกระดาษแบบเดมมาจดการดวยอเลกทรอนกสและแนวโนมของซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสในปจจบนมการใชระบบงานบนเวบมากขนโดยเฉพาะการใชเอกซเอมแอลมาชวยในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเนองจากเอกสารเอกเอมแอลมเมตาดาตา (Metadata) ของทกๆสวนทเปนองคประกอบของเอกสารอเลกทรอนกสจงสามารถทจะจดการทกๆสวนของเอกสารไดงายการน ากลบมาใชใหมการแบงปนการใชงานและการรวบรวมขาวสารจากเอกสารไดงายซอฟตแวรการบรหารจดการเอกสารกระดาษเปนซอฟตแวรทน ามาจดการเอกสารกระดาษดวยการจดท าดชนเอกสารจดการระบบแฟมเอกสารและการควบคมเอกสารซงจะท าใหงายตอการคนหาเอกสารการควบคมเอกสารเชนซอฟตแวรอโดบอโครแบทและอโดบรดเดอร (Adobe Acrobat และ Adobe Reader) เปนซอฟตแวรในการจดการไฟลในลกษณะพดเอฟโดยจะถกกลาวถงในสองลกษณะคอซอฟตแวรทใชในการอานไฟลพดเอฟทเรยกวาอโครแบตรดเดอร (Acrobat Reader) ทสามารถ

12

ดาวนโหลดไดฟรจากทางเวบของอโดบและอกตวคอซอฟตแวรทใชในการสรางและแกไขไฟลพดเอฟทมหลายรนเชนอโครแบตโพรเฟชชนนอล (Acrobat Professional) และอโครแบต 3D (Acrobat 3D) สามารถใหผใชสรางไฟลพดเอฟจากเอกสารตางๆไดรวมถงในไมโครซอฟทเวรดหรอสรางผานค าสงพมพผานไดรเวอรของอโครแบตได ซ. ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสทพงประสงคการจดหาซอฟตแวรระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสนนหากเปนหนวยงานขนาดใหญทตองใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสขนาดใหญสามารถลดความเสยงโดยจดหาผานบรษททปรกษาเพอใหบรษทชวยวเคราะหออกแบบตดตงระบบทเหมาะสมใหซงบรษทเหลานไดมการศกษาบทเรยนความส าเรจและลมเหลวของหนวยงานตางๆมาเปนอยางดจงท าใหลดความเสยงลงไดการจดหาซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกสโดยทวไปควรมขดความสามารถทส าคญๆดงน 1) ความสามารถในการจบภาพ (Capture) หรอน าเขาเอกสารชนดตางๆเขามาในระบบไดซงมวธการทส าคญๆอย 3 วธคอการสแกนหรอถายภาพน าเขาจากไฟลอเลกทรอนกสตางๆเชน เวรดสเปรดชตโทรสารออดโอและวดโอรวมทงการแปลงจากไฟลชนดอนมาเปนเอกสารอเลกทรอนกส 2) ความสามารถในการเกบรกษาและการจดเกบเอกสารส าคญทสามารถขยายและเปลยนแปลงไดจะตองมระบบจดเกบเอกสารทเชอถอไดรองรบการขยายและการเปลยนแปลงของเทคโนโลยไดเพอทจะใหสามารถใชงานเอกสารอเลกทรอนกสไดยาวนาน 3) ความสามารถในการท าสารบญหรอดชนการคนหาและการน ากลบมาใชโดยจะตองมกระบวนการทงายและรวดเรวซงมวธการทใชกนอยทวไป 3 วธคอการท าดชนทงเอกสาร (Full-text indexing) การท าดชนดวยคยเวรด (Indexfields) คอการคนหาจากขอความส าคญในเอกสารและดวยการจดกลมเอกสาร (Indexing by associated document group or Folder/file structure) 4) ความสามารถในการกระจายเอกสารถงผรบทถกตองโดยตองสามารถกระจายแบบถงผรบหลายคนสงไดหลากหลายสอทงภายในและภายนอกองคกรในหลายรปแบบเชนอนทราเนตอนเทอรเนตอเมลเวบซดหรอดวดและตองมการควบคมการคดลอกเอกสาร 5) ความสามารถในการรกษาความปลอดภยและการปกปองเอกสารจากการสญหายและความสบสนตองมเครองมอทสามารถควบคมไดทงจากการก าหนดความปลอดภยใหกบเอกสารแลคณลกษณะของเอกสารทมความปลอดภยอยในตวเอง 2.4 ค าจ ากดความ 1. เอกสารเกยวกบคณภาพ (Quality documents) หมายถง เอกสารทใชในระบบคณภาพขององคกร ทอธบายถงแนวทางขนตอนหรอวธการปฏบตงาน เชน คมอคณภาพ ระเบยบปฏบต วธปฏบตงาน ใบแสดงลกษณะงาน คมอประจ าอปกรณทางการแพทยตางๆทใชในการบรการ แบบฟอรม และบนทกคณภาพตางๆ เปนตน

13

2. เอกสารคณภาพภายใน (Quality of internal documents) หมายถง เอกสารทองคกรจดท าขนเพอใชในโรงพยาบาล โดยจดท าขนเปนลายลกษณอกษรทเกยวของกบการบรหารงานคณภาพและรวมถง การจดเกบบนทกตางๆไวเปนหลกฐานอางองตอไป 3. เอกสารคณภาพภายนอก (Quality of external documents) หมายถง เอกสารทองคกรไดรบมาจากหนวยงานภายนอกหรอเอกสารทองคกรไมไดเปนผจดท าขน ซงเอกสารทรบเขามานจะมสวนส าคญในการปฏบตงานของหนวยงานซงหนวยงานตองใหความส าคญแกเอกสารเหลานและตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เชน ขาวสารและหนงสอราชการ ตางๆ โครงสรางของระบบเอกสารในองคกรโดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ระดบท 1 : คมอคณภาพ (Quality Manual) เปนเอกสารระดบสงขององคกรทอธบายรายละเอยดตางๆขององคกรโดยปกตจดท าขนเพยงชดเดยวและเกบตนฉบบไวทผควบคมเอกสาร 1. โครงสรางคมอคณภาพควรประกอบดวยเนอหาดงตอไปน 1.1 สารบญ 1.2 บททวไปขอมลแนะน าองคกร (ระบประวตของบรษทผลตภณฑในองคกร ฯลฯ ) ไดแก 1.2.1 ผงโครงสรางขององคกร 1.2.2 ขอบเขตการใหบรการ 1.3 นโยบายขององคกร ไดแก 1.3.1 วสยทศน พนธะกจ ปรชญา แผนกลยทธ และนโยบายคณภาพ 1.3.2 ความสมพนธระหวางองคกร ผบรหาร ทมสหวชาชพ และการตดตามประเมนผล 1.3.3 นโยบายคณภาพดานตางๆ แบบฟอรมแผนปฏบตการรวมถงรายละเอยดของแตละกระบวนการหลกโดยสงเขป เอกสารคมอคณภาพสวนใหญจะมเนอหาตามทกลาวมาทงหมดอยประมาณ 30-50หนาขนอยกบจ านวนของกระบวนการภายในองคกรนนๆ 2. ประโยชนของคมอคณภาพ 2.1. เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน พนธะกจขององคกร จะท าใหบคลากรทกคนในองคกรทราบและเขาใจถงภาพรวมขององคกรทงหมดตงแตวทศนลงมาถงขนตอนการปฏบตงาน 2.2. ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางขององคกรท าใหเขาใจมากขนวาองคกรเราประกอบดวยอะไรบางและแตละหนวยงานมความรบผดชอบหลกๆอะไรบาง 2.3.เปนขนตอนพนฐานส าหรบผบรหารใชในการทบทวนและตดตามระบบบรหารคณภาพภายใน

14

ระดบท 2 : ระเบยบปฏบตงาน (Procedure) ระเบยบปฏบต หมายถง เอกสารทจดท าอยางมแบบแผนเปนระบบ และประกาศใชอยางเปนทางการ เพอใหรายละเอยดเกยวกบกจกรรม ขนตอนการไหลของงาน วธการด าเนนงานตางๆ 1. วตถประสงคในการจดท าระเบยบปฏบตงาน 1.1.เพอก าหนดแนวทางการปฏบตงานใหเปนไปตามมาตรฐานเดยวกน 1.2.เพอใหผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรท าอยางไร เมอใด กบใคร 1.3. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบวสยทศนพนธกจและเปาหมายขององคกร 1.4. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอนอยางเปนระบบ 1.5. เพอใชเปนเอกสารอางองกระบวนการท างาน 1.6. เพอใชเปนสอในการประสานงานองคกร 2. ระเบยบปฏบตงานประกอบดวยหวขอตางๆดงตอไปน 2.1.วตถประสงค 2.2. ขอบขาย 2.3. ค านยามศพท 2.4. เอกสารอางอง 2.5. ความรบผดชอบ 2.6. วธปฏบต 2.7 ภาคผนวก 3. ประโยชนของระเบยบปฏบตงาน 3.1. ชวยใหการปฏบตงานเปนมาตรฐานเดยวกน 3.2. ชวยในการออกแบบระบบงานและปรบปรงงานใหทนสมยอยเสมอ

15

ระดบท 3 : วธปฏบตงาน (Work Instruction) วธปฏบตงานเปนเอกสารทมรายละเอยดวธการปฏบตงานเปนขนตอนส าหรบการปฏบตงานเฉพาะอยาง 1. วธปฏบตงานประกอบดวยเนอหาดงตอไปน 1.1 ขนตอนการปฏบตงาน 1.2 เอกสารอางอง 1.3 แบบฟอรมทเกยวของ 2. ประโยชนของวธปฏบตงาน 2.1 ทราบรายละเอยดและการท างานทถกตอง 2.2 ทราบถงต าแหนงหนาทงานทรบผดชอบอยางชดเจน 2.3 วธการปฏบตงานอาจมการสอดแทรกเทคนคตางๆเพมเตมเพอใหการปฏบตงานรวดเรวและสะดวกขนหรอมประสทธภาพมากขน ระดบท 4 : บนทกคณภาพและเอกสารอนๆ (Record / From…ect.) เอกสารประเภทนจะไมมโครงสรางชดเจนเหมอนกบเอกสารประเภทอนสามารถเขยนไดหลายลกษณะตามความเหมาะสมของงาน เชน เปนขอความ เปนรปภาพ แผนภม แผนพบหรอสอเลกทรอนกสตางๆในระบบคอมพวเตอร เพอใชอางองในการปฏบตงาน ไดแก 1. เอกสารสนบสนน ใชประกอบการปฏบตงานใหมความสมบรณมากยงขน มกเปนเอกสารจากภายนอกองคกรเพอใชอางองในการปฏบตงาน เชน คมอการท างานของเครองมอหรอวสดอปกรณตางๆจากผขาย กฎหมายพระราชบญญตพระราชกฤษฎกา กฎระเบยบขอบงคบหนงสอบทความงานวจย เปนตน 2. แบบฟอรม การออกแบบแบบฟอรมทดควรแฝงขนตอนการท างานลงไปในแบบฟอรมเลยเพอเปนการบงคบใหผปฏบตงานปฏบตใหครบถวนตามขนตอนลงไปในตวปองกนไมใหผปฏบตงานท างานขามขนตอนหรอไมครบถวน 3. บนทก เปนหลกฐานทใชตรวจสอบอางองการปฏบตงานหรอเกบขอมลเพอใชประโยชนในอนาคต เชนน าไปใชในการวเคราะหคนหาสาเหตและปรบปรงการปฏบตงาน เชน บนทกขอรองเรยนของผใชบรการ บนทกการรายงานเหตการณส าคญ เปนตน

16

2.5 การก าหนดรหสเอกสารมดงน รหสเอกสาร XX-XXXX-00-00 ง) การแกไข ค) ล าดบท ข) หนวยงาน /แผนก /ต าแหนง ก) ระดบเอกสาร ก. ระดบเอกสารม ตวยอ 2-3 ตวอกษรและม 5 ระดบ คอ 1. QP หมายถง ระเบยบการปฏบตงาน (Quality Procedure) 2. WI หมายถง วธปฏบตงาน (Work Instruction ) 3. FM หมายถง แบบฟอรม (FORM) 4. HB หมายถง คมอปฏบตงาน (Hand Book ) 5. เอกสารอนๆ เชน OD หมายถง เอกสารภายนอก (Outside Document) CP หมายถง ใบอนญาตท าการผาตด (Consent Form) เปนตน ข. หนวยงาน/แผนก/ต าแหนง มตวยอตงแต 2–5 ตวอกษรตามทะเบยนรหสยอ ค. ล าดบท ประกอบดวยเลข 2 หลกมไวเพอบงชวาเปนเอกสารล าดบทเทาไหร ง. การแกไข ประกอบดวยเลข 2 หลกใชระบการแกไขครงทของเอกสาร

ประโยชนของการใชเอกสารอเลกทรอนกส 1. ลดปญหาการสนเปลองทรพยากรกระดาษเกนความจ าเปน และประหยดงบประมาณเกยวกบอปกรณส านกงาน 2. การจดการเอกสารอเลกทรอนกส ถกน ามาใชเพอเพมขดความสามารถในการแขงขนและเพมประสทธภาพในการสอสารของหนวยงาน 3. ลดขนตอนในการตดตอสอสารระหวางกนภายในองคกร ซงถายงไมมการจดการเอกสารแบบอเลกทรอนกส การถายทอดค าสงหรอขอความตางๆ ตองท าผานทางจดหมายเวยนทตองใชกระดาษ ท าใหเสยเวลา และมขนตอนมาก 4. เอกสารอเลกทรอนกสสามารถคนหา และเรยกดไดอยางรวดเรว 5. สามารถด าเนนการจดการเอกสารจากภายนอกเขามาในองคกรได เอกสารเรองหนงเปนกระดาษ เราสามารถสแกนแลวจดสงเวยนภายในองคกรได การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสท าได สะดวกขน อกทงระบบเอกสารอเลกทรอนกสยงลดการใชตเอกสารทกนเนอทและสนเปลอง ในปจจบนโรงพยาบาลส าโรงการแพทย ไดมการพฒนาทงดานงานบรการ และงานสารสนเทศใหมความสะดวก รวดเรวขน ทงนจะเหนไดวาเทคโนโลยสารสนเทศมบทบาททส าคญมากมายในการท างาน รวมไปถงการคนหาขอมลตางๆ เพอใหสอดคลองกบสถานการณในปจจบน

17

โครงงานการจดการระบบเอกสารคณภาพ จงถกน ามาชวยในการแกไขปญหาตางๆ จากการจดเกบเอกสารดวยมอมาเปนการจดเกบเอกสารแบบอเลกทรอนกสมการจดการเกยวกบ การปองกนความปลอดภยส าหรบเอกสารทส าคญ มการสงเอกสารตอไปใหผใชคนอนๆในระบบได และยงสามารถคนหาเอกสารไดจากขอมลทผใชเปนผก าหนด ซงชวยใหไดรบความสะดวกรวดเรว ในการคนหาและรบสงเอกสารระหวางกน

18

บทท 3

การออกแบบ 3.1. กลาวน า โครงงานนเปนการน าเอาระบบเทคโนโลยและสารสนเทศเขามาชวยในการปรบปรงกระบวนการท างาน และการจดเกบรวบรวมเอกสารตางๆ โดยการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ( Electronic Document Management System, EDMS ) มาใช 3.2 โครงสรางของระบบเดม แผนผงการไหลของขอมลระบบงานเดม มดงน 3.2.1. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพมกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ ดงน

. � � � �

�

�

�

� � �

� � � �

� �

� � �

� � �

� � � � � � � �

�

รปท 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ

19

จากรปท 3.1 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการขนทะเบยนเอกสารพรอมเอกสารแนบแลวเสนอหวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอขนทะเบยน 3. แผนกสงใบค ารองขอด าเนนการขนทะเบยนเอกสารพรอมเอกสารแนบตนฉบบใหเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการ โดยเจาหนาทจะท าการตรวจสอบค ารอง รายละเอยดของเอกสารและด าเนนการจดท าเอกสาร ถาขอมลไมสมบรณจะด าเนนการสงเอกสารคนหนวยงานใหแกไขกอน 4. เมอเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการจดท าเอกสารเสรจ จะสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนค ารองเพอตรวจสอบความถกตอง ถาเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทด าเนนการรองขอ จะสงเอกสารคนใหเจาหนาทฝายคณภาพแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณทางฝายคณภาพจะท าการขนทะเบยนเอกสารเพอสงใหผจดการฝายคณภาพตรวจสอบ 5. เมอผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทข นทะเบยนแลวพบความ บกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณจะรบรองเอกสารคณภาพ จากนนเสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขนทะเบยนเอกสาร เพอรบรองเอกสารและเอกสารทขอขนทะเบยนจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ 7. ฝายคณภาพจะด าเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคนใหแผนกทด าเนนการรองขอ

20

3.2.2. การขอแกไขเอกสารคณภาพมกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ ดงน

. � � � � �

� � �

� � � �

� � � � �

�

� � �

� � � �

� � � � � � � �

�

รปท 3.2 แผนผงกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ

21

จากรปท 3.2 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการแกไขเอกสารพรอมตนฉบบแลวเสนอหวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอแกไขเอกสาร 3. แผนกสงใบรองของด าเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบ ใหเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบค ารองและรายละเอยดของเอกสาร ถาขอมลไมสมบรณจะด าเนนการสงคนแผนกใหแกไข ถาขอมลสมบรณจะด าเนนการจดท าเอกสาร 4. เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการจดท าเอกสาร และสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนค ารอง เพอตรวจสอบความถกตองของเอกสาร ถาเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทด าเนนการรองขอจะสงคนใหเจาหนาทฝายคณภาพแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณทางฝายคณภาพจะท าการบนทกลงทะเบยนเอกสารแกไข โดยระบครงทแกไขจากนนจะสงใหผจดการฝายคณภาพในล าดบตอไป 5. ผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทขอแกไขหากพบความ บกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการแกไข หากเอกสารสมบรณจะรบรองเอกสาร คณภาพกอนประกาศใชในล าดบท 1 เพอเสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขอแกไขเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารท ขอแกไขจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ 7. ฝายคณภาพด าเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายเอกสารฉบบแกไข ใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคน ใหแผนกทด าเนนการรองขอ

22

3.2.3. การขอยกเลกเอกสารคณภาพมกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ ดงน

. � � � � � �

� � � � � �

� � � � � �

� � � �

� � �

� � � � � �

� � � � � � � � � �

รปท 3.3 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ

23

จากรปท 3.3 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการยกเลกเอกสารพรอมแนบตนฉบบแลวเสนอ หวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอแกไขเอกสาร 3. แผนกสงใบรองของด าเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบให เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการ โดยเจาหนาทจะท าการตรวจสอบค ารอง และรายละเอยดของเอกสาร เพอด าเนนการยกเลกเอกสาร 4. เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการขนทะเบยนยกเลกเอกสาร และประทบตายกเลกเอกสาร 5. ผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทขอยกเลกเอกสารคณภาพ หากพบความบกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพเพอทบทวนค ารอง หากอนมตจะด าเนนการ เสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขอยกเลกเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารทขอแกไขจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ. 7. ฝายคณภาพด าเนนการประกาศยกเลกการใชเอกสาร ใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคนใหแผนกทด าเนนการรองขอ

24

3.3 โครงสรางของระบบใหม

แผนผงการไหลของขอมลระบบใหม มดงน

รปท 3.4 แผนผงกระบวนการท างานของระบบใหม 3.3.1. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพระบบใหม จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ ไดดงน 1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองขอด าเนนการเพมเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการเพมเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและด าเนนการแกไข หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต 4. ผอ านวยการโรงพยาบาลท าการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย 5. เมอไฟลทขอด าเนนการขนทะเบยนเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได) 3.3.2 การขอแกไขเอกสารคณภาพระบบใหม จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองของด าเนนการแกไขเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการแกไขเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและด าเนนการแกไข หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต

25

4. ผอ านวยการโรงพยาบาลท าการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย 5. เมอไฟลทขอด าเนนการแกไขเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได) 3.3.3 การขอยกเลกเอกสารคณภาพระบบใหม

จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน

1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองขอด าเนนกายกเลกเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการยกเลกเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนไมอนมตระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบเพอทบทวนและระบสาเหตการยกเลก หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต 4. ผอ านวยการโรงพยาบาลเพอท าการอนมต ซงเปนขนตอสดทาย 3.4 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram จากการวเคราะหระบบงานเดมของฝายคณภาพ ทางโรงพยาบาลจงมแนวคดทจะน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในการจดการเอกสาร โดยผใชสามารถท าการตดตอกบระบบผานเครองคอมพวเตอร เพอตดตอกบระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซงใหบรการผานทางระบบอนทราเนตภายในโรงพยาบาล โดยจะตดตอมายงเซรฟเวอรแลวท าการตรวจสอบสทธการใชงานผานทางฐานขอมล เพอเขาสระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงระบบจะท าการแปลงไฟลเอกสารและอพโหลดไฟลเปนดอตพดเอฟ (.PDF) โดยผดแลระบบสามารถท าการบรหารจดการสทธ โดยการก าหนดผใชงานและรหสผานสทธในการเขาถงขอมลตางๆ

26

3.4.1 Context Diagram

��

0

Admin

User

Director

QualityManager

Manager

รปท 3.5 แผนภาพกระแสการไหลขอมลโดยรวม ( Context Diagram )

27

3.4.2 Data Flow Diagram Level 1

�

1.0

D1

D2

D3

D4

� �

2.0

D1

D3

� � �Manager

3.0

� � �Quality Manager

4.0

User

Admin

Quality

Manager

D2

D1

�

5.0

6.0

Quality

Manager

Manager

Director

D2

D3

D1

D3

D2

D3

D4

D4

�

�

� � �Director

Quality Manager

Director

Manager

Manager

Director

QM

D1

D2

รปท 3.6 Data Flow Diagram Level 1

28

3.4.3 Data Flow Diagram Level 2 Process 1

�

1.1

� D1

� �

1.2

�

1.3

D2

� �

1.4

�

1.5

D3

� �

1.6

D2 Admin

D2

รปท 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Process 1

29


� User

2.1 � � D1

� �

2.3

D1

2.4

ManagerManager

�

2.2

User

D2 �

D3

D4

�


30


Manager

�

3.2

D1

Manager

3.3

D2

D3

D4

Manager

�

3.1

3.4

D1 Quality Manager Quality

Manager


31


Quality

Manager

�

4.2

D1

Quality Manager

4.3

D2

D3

D4

Quality Manager

�

4.1

4.4

Director D1 Director


32


Director

�

5.2

Director

5.3

D1

D3

D4

Director

�

5.1


33


Quality

Manager

6.1

D2

6.2

6.3

D4

D1

D1

D4

D2

D1


34

3.5 Data Dictionary of Data flow Diagram

Data Dictionary of Data Flow of Process 1

ขอมลพนกงานใหม = EmpName + EmpLastName + Sex +

Address + Tel + Position + EmpStatus +

EmpPass + Bdate + DepName

ขอมลชอแผนก = DepID + DepName

ขอมลพนกงานลาสด = EmpID

ขอมลพนกงานเพมใหม = EmpID + EmpName + EmpLastName +

Sex + Address + Tel + Position +

EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID

แกไขขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +



ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +



ขอมลพนกงานทแกไข = EmpID + EmpName + EmpLastName +



ขอมลรายชอแผนก = DepID + DepName

ขอมลแผนกใหม = DepName

ขอมลแผนกลาสด = DepID

ขอมลแผนกเพมใหม = DepID + DepName

แกไขขอมลแผนก = DepID + DepName

ขอมลของรายชอแผนก = DepID + DepName

ขอมลแผนกทแกไข = DepID + DepName

ขอมลประเภทเอกสารใหม = DocTypeName + DocTypeStatus

ขอมลประเภทเอกสารลาสด = DocTypeID

ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus

35

แกไขขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus

ขอมลรายชอประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus

ขอมลประเภทเอกสารทแกไข = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus

36


ขอมลใบค ารอง = EmpID + DocTypeID + DocDetail +

Reason + Date + DocName + DocStatus

ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +



ขอมลแผนก = DepID + DepName

ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + DocTypeID + DocDetail +

Reason + Date + DocName + DocStatus +

DepID + DepName

ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID + DocTypeName

ขอมลรายชอประเภทเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID

ขอมลเอกสารลาสด = DocID

ขอมลเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID

ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail + Reason

Date + DocName + DocStatus + DepID

ขอมล Manager = EmpID + EmpName + EmpLastName +

EmpStatus + DepID + DepName + Position

ขอมลใบค ารองรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

37


ขอมลผลการอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName





DepID + DocID + DepName


ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลเอกสารรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลผลเอกสารอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมล Quality Manager = EmpID + EmpName + EmpLastName


ขอมลเอกสารรอผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

38


ขอมลการอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID


EmpStatus + DepID + DepName + Process








DepID + DocID

ขอมลเอกสารรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลผลเอกสารอนมตจาก QM = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลผลเอกสารอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมล Director = EmpID + EmpName + EmpLastName


ขอมลเอกสารทรอผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +

Reason + Date + DocName + DocStatus

DepID + DocID

39

Data Dictionary of Data Flow of Process5

ขอมลผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID









DepID + DocID

ขอมลเอกสารทรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Director = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

40

Data Dictionary of Data Flow of Process6

รายงานเอกสารใหม = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID




ขอมลเอกสารใหม = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

รายงานเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลของพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName


ขอมลของแผนก = DepID + DepName

รายงานเอกสารทยกเลก = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

ขอมลสวนแผนก = DepID + DepName

ขอมลสวนพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +


+ Position

ขอมลเอกสารทยกเลก = EmpID + DocTypeID + DocDetail +


DepID + DocID

41

3.6 Data Dictionary of Data Store

D1 ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +

Sex + Address + Tel + Position+

BDate + EmpPass + EmpStatus + DepID

D2 ขอมลแผนก = DepID + DepName

D3 ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus

D4 ขอมลเอกสาร = DocID+DocName+Docstatus+DocDetail

+DocReason + DocDate + EmpID +

DocTypeID

3.7 Process Specification

Number : 1.1

Name : เพมขอมลพนกงาน

Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของพนกงาน

Input data flow : ขอมลพนกงานใหม from External Entity Admin

ขอมลชอแผนก from Data Store D2

ขอมลพนกงานลาสด from Data Store D1

Output data flow : ขอมลพนกงานเพมใหม to Data Store D1

Type of process : Online Batch Manual

Process logic :

Begin

Get ขอมลพนกงานใหม

Load ขอมลชอแผนก , ขอมลพนกงานลาสด

If ( ถาตองการทจะเพมขอมลพนกงานใหม )

Move ขอมลพนกงานใหม to ขอมลพนกงานเพมใหม

End if

End

42

Number : 1.2

Name : แกไขขอมลพนกงาน

Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของพนกงาน

Input data flow : แกไขขอมลพนกงาน from External Entity Admin

ขอมลรายชอพนกงาน from Data Store D1

ขอมลรายชอแผนก from Data Store D2

Output data flow : ขอมลพนกงานทแกไข to Data Store D1


Process logic :

Begin

Get แกไขขอมลพนกงาน

Load ขอมลรายชอพนกงาน, ขอมลรายชอแผนก

If ( ถาตองการทจะแกไขขอมลพนกงาน )

Move แกไขขอมลพนกงาน to ขอมลพนกงานทแกไข

End if

End

43

Number : 1.3

Name : เพมขอมลของแผนก

Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของแผนกใหม

Input data flow : ขอมลแผนกใหม from External Entity Admin

ขอมลแผนกลาสด from Data Store D2

Output data flow : ขอมลแผนกเพมใหม to Data Store D2


Process logic :

Begin

Get ขอมลแผนกใหม

Load ขอมลแผนกลาสด

If ( ถาตองการทจะเพมขอมลแผนก )

Move ขอมลแผนกใหม to ขอมลแผนกเพมใหม

End if

End

44

Number : 1.4

Name : แกไขขอมลแผนก

Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของแผนก

Input data flow : แกไขขอมลแผนก from External Entity Admin

ขอมลรายชอแผนก from Data Store D2

Output data flow : Modify Department Data to Data Store D2


Process logic :

Begin

Get แกไขขอมลแผนก

Load ขอมลของรายชอแผนก

If ( ถาตองการแกไขขอมลแผนก )

Move แกไขขอมลแผนก to ขอมลแผนกทแกไข

End if

End

45

Number : 1.5

Name : เพมขอมลประเภทเอกสาร

Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของประเภทเอกสาร

Input data flow : ขอมลประเภทเอกสารใหม from External Entity Admin

ขอมลประเภทเอกสารลาสด from Data Store D3

Output data flow : ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม to Data Store D3


Process logic :

Begin

Get ขอมลประเภทเอกสารใหม

Load ขอมลประเภทเอกสารลาสด

If ( ถาตองการเพมขอมลประเภทเอกสารใหม )

Move ขอมลประเภทเอกสารใหม to ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม

End if

End

46

Number : 1.6

Name : แกไขขอมลประเภทเอกสาร

Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของประเภทเอกสาร

Input data flow : แกไขขอมลประเภทเอกสาร From External Entity Admin

ขอมลรายชอประเภทเอกสาร from Data Store D3

Output data flow : ขอมลประเภทเอกสารทแกไข to Data Store D3


Process logic :

Begin

Get แกไขขอมลประเภทเอกสาร

Load ขอมลรายชอประเภทเอกสาร

If ( ถาตองการแกไขขอมลประเภทเอกสาร )

Move แกไขขอมลประเภทเอกสาร to ขอมลประเภทเอกสารทแกไข

End if

End

47

Number : 2.1

Name : ตรวจสอบ User

Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของ User

Input data flow : ขอมลใบค ารอง from External Entity User

ขอมลพนกงาน from Data Store D1

ขอมลแผนก From Data Store D2

Output data flow : ขอมลรายชอพนกงาน to Process 2.2


Process logic :

Begin

Get ขอมลใบค ารอง

Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก

If ( ตรวจสอบพบขอมลUserตรงกบขอมลใบค ารอง )

Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลรายชอพนกงาน

End if

End

48

Number : 2.2

Name : ตรวจสอบประเภทเอกสาร

Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบประเภทของเอกสาร

Input data flow : ขอมลรายชอพนกงาน from Process 2.1

ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3

Output data flow : ขอมลรายชอประเภทเอกสาร to Process 2.3


Process logic :

Begin

Get ขอมลรายชอพนกงาน

Load ขอมลประเภทเอกสาร

If ( ตรวจสอบพบขอมลประเภทเอกสารตรงกบขอมลรายชอพนกงาน )

Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลรายชอประเภทเอกสาร

End if

End

49

Number : 2.3

Name : บนทกขอมลเอกสาร

Description : เปนกระบวนการทใชในการบนทกขอมลของเอกสาร

Input data flow : ขอมลรายชอประเภทเอกสาร from Process 2.2

ขอมลเอกสารลาสด from Data Store D4

Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Data Store D4

ขอมลเอกสารทรออนมต to Process 2.4


Process logic :

Begin

Get ขอมลรายชอประเภทเอกสาร

Load ขอมลเอกสารลาสด

If ( ขอมลเอกสารตรงกบใบค ารอง )

Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลเอกสารรออนมต

Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลเอกสารทรออนมต

End if

End

50

Number : 2.4

Name : ขออนมต

Description : เปนกระบวนการทใชในการขออนมต

Input data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต from Process 2.3

ขอมล Manager from Data Store D1

Output data flow : ขอมลใบค ารองรออนมต to External Entity Manager


Process logic :

Begin

Get ขอมลเอกสารทรออนมต

Load ขอมล Manager

If ( ขอมลเอกสารทรออนมตตรงกบ Manager ของแผนก )

Move ขอมลใบค ารอง to ขอมล ใบค ารองรออนมต

End if

End

51

Number : 3.1

Name : ตรวจสอบพนกงาน

Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของพนกงาน

Input data flow : ขอมลผลการอนมต from External Entity Manager


ขอมลแผนก from Data Store D2



Process logic :

Begin

Get ขอมลผลการอนมต


If ( ขอมลพนกงานตรงกบขอมลผลการอนมต )

Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน

End if

End

52

Number : 3.2

Name : ตรวจสอบเอกสาร

Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสาร



ขอมลเอกสารรออนมต from Data Store D4

Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Process 3.3


Process logic :

Begin


Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสารรออนมต

If ( ขอมลเอกสารตรงกบขอมลผลการอนมต )

Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลเอกสารรออนมต

End if

End

53

Number : 3.3

Name : อนมตโดย Manager

Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Manager

Input data flow : ขอมลเอกสารรออนมต from Process 3.2

Output data flow : ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager to Data Store D4

ขอมลผลเอกสารอนมต to Process 3.4


Process logic :

Begin

Get ขอมลเอกสารรออนมต

If ( Manager อนมต )

Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager

Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมต

End if

End

54

Number : 3.4


Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมต

Input data flow : ขอมลเอกสารอนมต from Process 3.3

ขอมล Quality Manager from Data Store D1

Output data flow : ขอมลเอกสารรอผลอนมต to External Entity Quality Manager


Process logic :

Begin

Get ขอมลผลเอกสารอนมต

Load ขอมล Quality Manager

If ( ขอมลผลการอนมตตรงกบ Quality Manager )

Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลเอกสารรอผลอนมต

End if

End

55

Number : 4.1



Input data flow : ขอมลการอนมต from External Entity Quality Manager





Process logic :

Begin

Get ขอมลการอนมต


If ( ขอมลพนกงานตรงกบขอมลการอนมต )

Move ขอมลการอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน

End if

End

56

Number : 4.2





ขอมลรอการอนมต from Data Store D4

Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Process 4.3


Process logic :

Begin


Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสาร

If (ขอมลเอกสารตรงกบขอมลการอนมต )

Move ขอมลการอนมต to ขอมลเอกสารรออนมต

End if

End

57

Number : 4.3

Name : อนมตโดย Quality Manager

Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Quality Manager

Input data flow : ขอมลเอกสารรออนมต from Process 4.2

Output data flow : ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Quality Manager to Data Store D4

ขอมลผลเอกสารอนมต to Process 4.4


Process logic :

Begin

Get ขอมลเอกสารรออนมต

Load -

If ( Quality Manager อนมตเอกสาร )

Move ขอมลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Quality

Manager

Move ขอมลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมต

End if

End

58

Number : 4.4


Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมต

Input data flow : ขอมลเอกสารอนมต from Process 4.3

ขอมล Director from Data Store D5

Output data flow : ขอมลเอกสารรอผลอนมต to External Entity Director


Process logic :

Begin

Get ขอมลเอกสาร

Load ขอมล Director

If ( ขอมลการอนมตตรงกบ Director )

Move ขอมลการอนมต to ขอมลเอกสารทรอผลอนมต

End if

End

59

Number : 5.1



Input data flow : ขอมลผลอนมต from External Entity Director




Process logic :

Begin

Get ขอมลผลการอนมต

Load ขอมลพนกงาน

If ( ตรวจสอบขอมลพนกงานตรงกบขอมลผลอนมต )

Move ขอมลผลอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน

End if

End

60

Number : 5.2



Input data flow : ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3

ขอมลเอกสารทรอผลอนมต from Data Store D4

Output data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต to Process 5.3


Process logic :

Begin


Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสารทรอผลอนมต

If ( ตรวจสอบเอกสารตรงกบขอมลผลอนมต )

Move ขอมลผลอนมต to ขอมลเอกสารทรออนมต

End if

End

61

Number : 5.3

Name : อนมตโดย Director

Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Director

Input data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต from Process 5.2

Output data flow : ขอมลเอกสารอนมตจาก Director to Data Store D4


Process logic :

Begin

Get ขอมลเอกสารทรออนมต

Load -

If ( Director อนมต )

Move ขอมลผลอนมต to ขอมลเอกสารอนมตจาก Director

End if

End

62

Number : 6.1

Name : ออกรายงานเอกสารใหม

Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารใหม

Input data flow : ขอมลพนกงาน from Data Store D1


ขอมลเอกสารใหม from Data Store D4

Output data flow : รายงานเอกสารใหม to External Entity Quality Manager


Process logic :

Begin

Get -

Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก, ขอมลเอกสารใหม

Move เอกสารใหม to รายงานเอกสารใหม

End

63

Number : 6.2

Name : ออกรายงานเอกสารทแกไข

Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารทแกไข

Input data flow : ขอมลเอกสารทแกไข from from Data Store D4

ขอมลของพนกงาน from Data Store D1

ขอมลของแผนก from Data Store D2

Output data flow : รายงานเอกสารทแกไข to External Entity Quality Manager


Process logic :

Begin

Get -

Load ขอมลเอกสารทแกไข, ขอมลของพนกงาน, ขอมลของแผนก

Move เอกสารทแกไข to รายงานเอกสารทแกไข

End

64

Number : 6.3

Name : ออกรายงานเอกสารทยกเลก

Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารทยกเลก

Input data flow : ขอมลสวนแผนก from Data Store D2

ขอมลสวนพนกงาน from Data Store D1

ขอมลเอกสารทยกเลก from Data Store D4

Output data flow : รายงานเอกสารทยกเลก to External Entity Quality Manager


Process logic :

Begin

Get -

Load ขอมลสวนแผนก, ขอมลสวนพนกงาน, ขอมลเอกสารทยกเลก

Move เอกสารทยกเลก to รายงานเอกสารทยกเลก

End

65

3.8 Entity Relationship Diagram ( ER – Diagram )

HAVEE

mp_N

am

e

Em

p_

ID

Em

p_

Sta

tus

Bd

ate

Te

l

Se

x

Em

p_

La

stN

am

e

Em

p_P

ass

Ad

dre

ss

Po

sitio

nE

mp

loye

e

Do

cu

me

nt

Do

cu

me

ntT

yp

e

De

pa

rtm

en

t

De

p_

IDD

ep

_N

am

e

DocT

ype_N

am

eD

ocT

ype_ID

Do

c_N

am

e

Do

c_ID

Do

c_

Sta

tus

HAVE

1 n

1n

1n

Do

c_

Re

aso

n

Do

c_

De

tail

De

p_

Sta

tus

Do

c_D

ate

DocT

ype

_S

tatu

s

1n

Do

cu

me

ntT

yp

eD

eta

il

Ap

pro

ve

HAVE

1n

HAVE

HAVE

HAVE

HAVE

HAVE

HAVE

HAVE

1

n

รปท 3.13 Entity Relationship Diagram

66

3.9 Mapping Entity-Relationship Diagram

Employee = Emp_ID, Emp_Name, Emp_LastName, Sex,

Address, Tel, Position, Bdate, Emp_Pass,

Emp_Status, Dep_ID(FK)

Department = Dep_ID, Dep_Name, Dep_Status

Approve = Emp_ID(FK), Doc_ID (FK), DocType_ID(FK)

DocumentType = DocType_ID, DocType_Name, DocType_Status

Document = Doc_ID, Doc_Name, Doc_Status, Doc_Reason,

Doc_Detail, Doc_Date, Emp_ID(FK)

DocumentTypeDetail = Doc_ID (FK), DocType_ID(FK)

67

3.10 Database Schema

ตารางท 3.1 Employee

Attribute Type Key Null Description Remark

Emp_ID varchar(10) PK No รหสพนกงาน

Emp_Name varchar(20)

No ชอพนกงาน

Emp_LastName varchar(20)

No นามสกลพนกงาน

Sex varchar(6)

No เพศ

Address nvarchar

No ทอย

Tel varchar(12)

Yes เบอรโทรศพท

Position varchar(12)

No ต าแหนงของพนกงาน

Bdate datetime

No วน เดอน ป

เกด

Emp_Pass varchar(12)

No รหสผานเขาใช

ระบบ

Emp_status char(1)

No สถานะพนกงาน

0=ท างานอย 1=ไมไดท างานอย

Dep_ID varchar(10) FK No รหสแผนก อางองจากตาราง Department

68

ตารางท 3.2 Department


Dep_ID varchar(10) PK No รหสแผนก

Dep_Name varchar(60)

No ชอแผนก

Dep_Status varchar(1)

No สถานะแผนก 0=มอย 1=ไมมอย

ตารางท 3.3 Approve


Emp_ID varchar(10) PK,FK No รหสพนกงาน อางองจากตารางEmployee

Doc_ID varchar(10) PK,FK No รหสเอกสาร อางองจากตาราง DocumentDetail

DocType_ID varchar(10) PK,FK No รหสประเภทเอกสาร

อางองจากตารางDocumentDetail

ตารางท 3.4 DocumentType


DocType_ID varchar(10) PK No รหสประเภทเอกสาร

DocType_Name varchar(50)

No

ชอประเภทเอกสาร

1=เอกสารใหม 2=เอกสารแกไข 3=เอกสารยกเลก

DocType_Status char(1)

No สถานะของประเภทเอกสาร

0=ใช 1=ไมใช

69

ตารางท 3.5 Document


Doc_ID varchar(10) PK No รหสเอกสาร

Doc_Name nvarchar

No ชอเอกสาร

Doc_Status char(30) No สถานะของเอกสาร

Doc_Reason nvarchar No

Doc_Detail nvarchar No

Doc_Date datetime No

Emp_ID varchar(10) FK No รหสพนกงาน อางองจากตาราง

Employee

ตารางท 3.6 DocumentTypeDetail


Doc_ID varchar(10) PK,FK No รหสเอกสาร อางองจากตาราง Document

DocType_ID varchar(10) PK,FK No รหสประเภทเอกสาร

อางองจากตารางDocumentType

70

บทท 4 การทดลอง

4.1 กลาวน า

ในบทนจะกลาวถงวธการด าเนนโครงการ ผลการพฒนาและทดสอบระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล ซงเปนขอมลทไดมาจากการออกแบบและด าเนนการสราง โดยมผลการด าเนนงานซงแสดงเปนล าดบ ดงน 4.2 ความตองการพนฐานในการพฒนา

4.3.1 Hardware Specification

1) CPU Intel(R) Core(TM) 2 DUO CPU E7600 @ 3.06 GHz 3.07 GHz

2) RAM 4 GB

3) Hard Disk SSD 120 GB

4.3.2 Operation System

1) Window XP

4.3.3 Database Management System

1) Microsoft SQL Server 2005

4.3.4 Programming Language

1) VB.net

4.3.5 Development Tools

1) Visual Studio 2008

71

4.3 ผลการด าเนนงาน การออกแบบหนาจอมวตถประสงคเพอใหงายตอการใชงาน และมความสอดคลองกบโครงสรางของระบบดงน 4.3.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ

หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ ประกอบดวย 1) ปม Login

หนาจอแสดงสวนเมนการจดการขอมล ประกอบดวย 1) ปมแผนก 2) ปมประเภทเอกสาร 3) ปมพนกงาน

4) ปมคนหา

รปท 4.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ

72

4.3.2 หนาจอเขาระบบ หนาจอการเขาสระบบเปนหนาจอส าหรบใหผใชงานท าการ Login เขาสระบบ โดยมชอง

ใสขอมลส าคญ 2 ชอง ไดแก 1) Username

2) Password การระบขอมลทง 2 ชองนเพอเปนการตรวจสอบวาบคคลนนเปนผใชงานจรง และไดรบอนญาต ใหสามารถเขามาใชงานระบบไดหรอไม

รปท 4.2 หนาจอการเขาระบบ

73

4.3.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน

เปนหนาจอทใชส าหรบท าการจดการขอมลของผใชงานระบบ โดยสามารถสามารถเพมขอมลผขอใชรายใหม แกไขขอมลเดม และยกเลกการใชงาน ดงน

การเพมขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Add” เพมขอมลพนกงาน

2) กรอกขอมลพนกงานใหครบทกชอง

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลพนกงาน

การแกไขขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Edit” เมอตองการแกไขขอมล

2) แกไขขอมลพนกงาน

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลพนกงาน

การลบขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Delete” หลงชอพนกงานทตองการลบขอมล

รปท 4.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน

74

4.3.4 หนาจอจดการขอมลแผนก

เปนหนาจอทใชส าหรบท าการจดการขอมลของผใชงานระบบ โดยสามารถสามารถเพมขอมลผขอใชรายใหม แกไขขอมลเดม และยกเลกการใชงาน ดงน

การเพมขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Add” เพมขอมลแผนก

2) กรอกขอมลแผนกใหครบทกชอง

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลแผนก

การแกไขขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน


2) แกไขขอมลแผนก

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลแผนก

การลบขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Delete” หลงแผนกทตองการลบขอมล

รปท 4.4 หนาจอจดการขอมลแผนก

75

4.3.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร

การเพมขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Add” เพมขอมลประเภทเอกสาร

2) กรอกขอมลชอประเภทเอกสาร

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลประเภทเอกสาร

การแกไขขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน


2) แกไขขอมลประเภทเอกสาร

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลประเภทเอกสาร

การลบขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Delete” หลงประเภทเอกสารทตองการลบขอมล

รปท 4.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร

76

4.3.6 หนาจอการสรางเอกสาร

การสรางเอกสารมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Add” เพมสรางเอกสาร

2) กรอกขอมลใหครบทกชอง

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลเอกสาร

การแกไขขอมลเอกสารมขนตอนดงตอไปน


2) แกไขขอมลเอกสาร

3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลเอกสาร

การลบขอมลเอกสารมขนตอนดงตอไปน

1) กดปม “Delete” เมอตองการลบขอมล

รปท 4.6 หนาจอการสรางเอกสาร

4.3.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager

77

การรออนมตเอกสารจากManager มข นตอนดงตอไปน

1) กดปม “Approve” เมอตองการอนมตเอกสาร

2) กดปม “Sent Back” เมอตองการใหตรวจสอบหรอแกไขเอกสาร

รปท 4.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager

78

4.3.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality การรออนมตเอกสารจากQuality มขนตอนดงตอไปน



รปท 4.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality

79

4.3.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector การรออนมตเอกสารจากDirector มขนตอนดงตอไปน



รปท 4.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector

80

4.3.10 หนาจอการคนหาขอมล

การคนหาเอกสาร

1) กรอกรหสเอกสาร ชอเอกสาร หรอเลอกประเภทเอกสาร

2) กดปม “Search” เมอตองการคนหาเอกสาร

รปท 4.10 หนาจอการคนหาขอมล

81

4.3.11 หนาจอการออกรายงาน

การออกรายงาน

1) เลอกชวงเวลาทจะออกรายงาน

2) เลอกประเภทเอกสาร หรอเลอกทงหมด

3) คลก Report เพอใหแสดงรายงาน

รปท 4.11 หนาจอการออกรายงาน

82

บทท 5

สรปผลการทดลอง

5.1 กลาวน า ในการด าเนนโครงการระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรง ได

พฒนาขนเพอชวยในการจดการเอกสารจากเดมทตองเกบใสแฟมเอกสารใหอยในรปของเอกสารอเลกทรอนกส จากผลการพฒนา สามารถสรปผลไดดงตอไปน

5.2 สรปผลการด าเนนโครงงาน จากการศกษาคนควาเรองการพฒนาการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของโรงพยาบาลส าโรงการแพทยนน ผศกษาไดพฒนาระบบเพอใหมโปรแกรมสนบสนนในดานการตดตอสอสาร ใหตรงกบความตองการของผใช ผลการทดลองใชงานระบบพบวา

5.2.1 สามารถจดการเอกสารไดสะดวกขน การปรบปรงและแกไขขอมลท าไดงาย รวมถงการตรวจสอบสถานะของเอกสารท าไดรวดเรว

5.2.2 การสบคนขอมลเอกสารสามารถท าไดสะดวกและรวดเรวมากยงขน เนองจากม ระบบการสบคนขอมลตางๆ ทงายและสามารถสบคนขอมลไดอยางสะดวกและรวดเรว

5.2.3 การจดเกบเอกสารมระบบเปนไปตามนโยบายขององคกรสงผลดในระยะยาว ชวย ลดระยะเวลาและขนตอนในการท างาน

5.2.4 ลดพนทในการจดเกบเอกสาร ประหยดทรพยากรกระดาษ เนองจากมการเกบ เอกสารในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส ชวยเพมประสทธภาพในการท างาน

5.2.5 ปองกนการสญหายของเอกสาร

5.3 ขอเสนอแนะ ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล เปนเพยงระบบตนแบบเพอทดลองใชงานภายใน หากตองการใชงานจรงตองพฒนาปรบปรงเพมเตมใหการท างานของระบบมประสทธภาพมความปลอดภยและรองรบการปฏบตงานอยางครบถวนมากขน

83

เอกสารอางอง [1] นงลกษณ ศรศลป, ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกสการบรหารจดการเอกสาร [2] ทพวรรณ วอทอง / นลน เลาหชยบณย / บศรนทร จตรอ าพน, พฒนาระบบการ จดการเอกสาร (Document management system) สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนคร เหนอ, 2539. [3] บหลน โคตรวงศ / ผดงเกยรต สนทนา, ระบบการจดการเอกสารผานเครอขายอนเตอรเนต (Document Management System on the Internet) สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ, 2544. [4] ร.อ. พลนทร สงขกร, บรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการกรมเสมยนตรากรมกลาโหม, 2549. [5] มนตร สภททธรรม, ระบบจดเกบเอกสารและการคนคน, 2543. [6] สทธศกด สลกค า, การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (ระบบออนไลน), 2551. http://web.schq.mi.th/ ~suttisak/html/dm.html. [7] นฤมล โชคอมสวรรณ, ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน (Electronic Document Management System Kasemrad Prachachuen Hospital)มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร, 2553.

electronic document management system somrong general …...

Documents