ekma4116 manajemen pertemuan ivb.pptx
TRANSCRIPT
EKMA4116 MANAJEMEN
Pertemuan IVModul V Pendelegasian dan PemberdayaanWahyono
PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain
namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)
Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)
Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya
Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan
Pemberian pelatihan dan pengalaman Terampil memecahkan masalah Awal tepat mempersiapkan pengganti
sementara dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)
Cara Efektif Pendelagasian Tugas
Delegasikan pekerjaan yang disukai
Delegasikan tugas secara bertanggung jawab
Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu
Percayalah kepada karyawan Tekankan pada sasaran bukan
prosedur
Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)
Sisi Atasan:• Belum ada waktu untuk melatih• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan
atasan• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa
bantuan orang lain• Meragukan Kemampuan Karyawan• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan
maka sama tidak punya pekerjaan• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )
Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)
Sisi Karyawan: Karyawan takut memikul tanggung
jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika
membuat kesalahan Ketidaktersedian waktu Kurangnya motivasi Kurang percaya diri
Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian
Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan didelegasikan
Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi
Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi
Membuat persetujauan dan mendelegasikan
Memantau pekerjaan yang didelegasikan
Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan Wewenang Adanya persetujuan antara kedua belah
pihak tentang hasil penyelesaian tugas Pengawasan tetap dilakukan oleh
atasan Kepercayaan pimpinan untuk
mendelegasikan harus ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas
Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?
• Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah jangka panjang
• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan
• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul
• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target
• Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar
Proses Pelaksanaan Delegasi
1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut
2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan
3. Pembinaan dan pelatihan4. Monitoring dan evaluasi
Peranan Pendelegasiaan (1)
1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.
Lima Peranan Karyawan(Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)
Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang.- Pelatihan yang unik- Memperluas keterampilan karyawan- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif- Meningkatan kepuasan kerja- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan- Sebagai Reward
Profil Karakteristik Pendelegasi (1)
OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya
pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan
Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya
untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.
Profil Karakteristik Pendelegasi (2)
Bebas Memberikan kebebasan yang besar
kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja
Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian
Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap
Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan
Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan
dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)
Pemberdayaan
DefinisiMemaksimalkan pemberian
wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)
Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan
Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah
Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.
Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan
Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan
Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi.
Nilai tambah: Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan
keputusan Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai
keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas
Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan manajemen
Kiat mewujudkan Pemberdayaan
Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri
Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas.
Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen.
Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)
Lingkungan kerja yang kondusif: Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan
karyawan Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core
belief, dan core value suatu perusahaan Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan
wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb
Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi
Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based reward)
Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi
Organisasi lebih datar Arus informasi bergerak dari arah
vertikal ke arah horizontal Tingkat kecepatan pemgambiln
keputusan Meminimalisasi distorsi Informasi Meningkatnya komitment
karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja
dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)
Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang
Mengidentifikasi kompetensi bawahan
Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan
Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga
Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:
- Penghormatan
- Mengakui keberadaan karyawan
- Penghargaan
Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan
Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk mencapai kinerja yang terbaik
Dengarkanlah mereka Ubah tindakan mereka, bukan
orangnya Tunjukan keteladanan kepada
Karyawan Perlakukan setiap orang berbeda dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)
EKMA4116 MANAJEMEN
Pertemuan IVModul VI PengawasanWahyono
PENGAWASAN
DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para
manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)
Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)
PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler)
Key Point:- Adanya standar kinerja- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan
rencana- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi
Mengapa Pengawasan penting? Perubahan Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenang Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)1. Pengawasan Pendahuluan
(Feedforward control) didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan
Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi
3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.
dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.
Proses PengawasanMenetapkan standard
prestasi & Metode pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi sesuai dengan
standar
Tidak ada Perubahan
Melakukan perbaikan-
perbaikan atau mengevaluasi
kembali standard prestasi dan
pengukurannya
TIDAK
YA
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
Fokus PengawasanFOKUS PENGAWASAN
DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas (Quantity)
Jumlah produk yang dihasilkan
Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja
2. Kualitas (Quality)
Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas
Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard
3. Ketepatan waktu (Timeliness)
Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa
Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu
4. Anggaran (Budget)
Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran
Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan
Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Lingkungan Organisasi
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan
Posisi dan Tingkat
Tinggi Banyak Kriteria
Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat Desentralisasi
Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah Pengurangan jumlah kendali
Budaya Organisasi
Terbuka dan mendukung
Informal, pengendalian mandiri
Mengancam
Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya suatu kegiatan
Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
DefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai
titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai.
1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area) aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.
2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat menyeluruh terhadap semua
aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
1. Management by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.
Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
2. Management by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah
3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai
informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat
Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan
Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;Manajemen Kualitas secara Total (TQM)Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty,
dan Morale
10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan
Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio
Metode Pengawasan KuantitaifAnggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang
sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu
Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independen dari luar
organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik
Metode Pengawasan KuantitaifAnalisa Break-Even:
Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi
Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja
keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis Intern
- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll
4 Pembelajaran dan Pertumbuhan
- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll
Modul 6 Hal 6.28
Karakteristik Pengawasan yang Efektif1. Akurat2. Tepat waktu3. Ekonomis4. Fleksibel5. Objektif dan bisa dipahami6. Kriteria yang masuk akal7. Penempatan yang Strategis8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur
organisasi9. Disesuaikan dengan Manajer10.Tindakan perbaikan
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati Fadia Dewanda