Einführung inMS Outlook

Am 1.6.06, VS Winzer-Iggensbach;

Ref.: Egon Planazs, FB

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Outlook-Kurs – Überblick

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Gliederung

Outlook Übersicht Die Programm-Module im Überblick.

Die e-Mail Funktion E-Mails erstellen, versenden, empfangen, filtern. Signaturen erstellen.

Arbeit mit Kontakten Kontakte erstellen, kategorisieren, importieren, exportieren.

Arbeit mit dem Kalender Termine erstellen, importieren, exportieren. Kalenderansichten.

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Gliederung -> Programm-Module von MS-Outlook

Outlook Heute E-Mail-Verwaltung Kontakte (Adressverwaltung) Kalender/Terminverwaltung Aufgaben Notizen

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Outlook Heute ist ein nützliches Hilfsmittel das einem eine Wochenübersicht bietet, in der man bequem für die aktuelle Woche alle anstehenden Termine, Aufgaben und einen mengenmäßigen Inhalt der E-Mail-Ordner sieht.Auf Wunsch kann man direkt per Mausklick zu den entsprechenden Elementen z.B. Termin wechseln. Termine und Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist, werden rot angezeigt.Ganztägige Ereignisse wie Feiertage, Geburtstage oder Ähnliches werden grün angezeigt.Outlook Heute erscheint, wenn man direkt auf den oberen "Persönlichen Ordner" bzw. bei Exchange auf "Postfach - <Ihre Name>" klickt. .

Übersicht -> Outlook Heute

Outlook Heute auf seine persönlichen Werte einstellen: Rechts oben auf "Outlook Heute anpassen ..." klicken

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E-Mails verwalten – Überblick: E-Mail-Konto einrichten E-Mails versenden und empfangen E-Mails zur „Nachverfolgung“ markieren E-Mails in Ordner einsortieren

Neuen Ordner anlegen E-Mails verschieben

per Menü: Extras - Organisieren per Regeln

E-Mails schreiben E-Mails nach best. Kriterien auflisten

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E-Mail-Konto einrichten (1)

(1) Menü Extras -> E-Mail-Konten

(2) Auswahl „Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen“, dann „Weiter“ klicken.

Art des E-Mail-Kontos auswählen (meistens POP3) (siehe auch: Liste 1, Liste 2).

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Im nächsten Fenster die Daten zum Emailkonto eintragen.

Hinweis: Durch Anklicken der Schaltfläche „Kontoeinstellungen testen“ können die Einstellungen zum Konto sofort getestet werden. Hierbei verschickt Outlook ein Testnachricht über und an das gerade erstellte Konto.

E-Mail-Konto einrichten (2)

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Manchmal benötigt das Konto noch folgende Einstellungen, die die Authentifizierung betreffen. Dazu auf „Weitere Einstellungen“ klicken.

Im folgenden Fenster kann auch der Name des Kontos geändert werden.

Beachten Sie die Karteireiter!

E-Mail-Konto einrichten (3)

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E-Mails versenden und empfangen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden/ Empfangen“

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E-Mails empfangen -> Nachverfolgung

Für einige E-Mails ist eine Aktion, z.B. eine Antwort, notwendig.Da man als Empfänger in der Regel aber zunächst alle neuen E-Mails lesen möchte, um sich einen Überblick zu verschaffen, kann man mit der Nach-verfolgungskennzeichnung sicherstellen, dass man keine Beantwortung vergisst.

E-Mails zur „Nachverfolgung“ markieren

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E-Mails in Ordner einsortierenNeuen Ordner unter dem Posteingang anlegen

Ein Rechtsklick auf den Ordner Posteingang.

Auf den Eintrag „Neuer Ordner“ klicken.

Im nächsten Fenster den Namen des neuen Ordners eingeben und gegebenenfalls einen anderen Ordner festlegen, unter dem dieser Unterordner erstellt werden soll.

Mit „OK“ bestätigen.

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E-Mails in Ordner sortieren –Zwei Möglichkeiten: Extras - Organisieren

Regel bzw. Filter

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Extras - Organisieren• Zuerst auf einen Ordner klicken, sonst ist der Menübefehl „Organisieren“ u.

U. nicht sichtbar.• Im Menü: Extras – Organisieren -> Das Organisieren-Fenster wird

eingeblendet.

(1) E-Mail-Nachricht(en) die verschoben werden soll(en), in der Ordneransicht markieren. (Ggf. Mehrfachauswahl mit gedrückter Shift- bzw. Strg-Taste)

(2) Den Ordner auswählen, in den hinein verschoben werden soll.

(3) „Verschieben“ anklicken.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(1) Regel formulierenEs soll eine Regel aufgestellt werden, bei der Folgendes gilt:

Alle e-Mails im Posteingang, die von der Firma „Pinnacle“ kommen, sollen in den Ordner „Test“ verschoben werden.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(2) Regel formulieren

Ein Doppelklick auf eine Pinnacle-E-Mail im Posteingang öffnet diese.Der Absender wird angezeigt.Wir merken uns davon das Wort „Pinnacle“.

Wir benötigen es später, um die Regel formulieren zu können.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(3) Funktion startenEntwederim Menü: „Regeln und Benachrichtigen“oderim Organisieren-Fenster„Regeln und Benachrichtigen“

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(4) Regel Assistent ausführenim Fenster „Regeln und Benachrichtigen“auf „Neue Regel…“ klicken

Das Fenster „Regel Assistent“ öffnet sich.Dort „Regel ohne Vorlage erstellen“ einstellen, dann …

... auf „Weiter“ klicken.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(5) Regel definieren - wasIm Regel Assistenten Folgendes auswählen: mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse

Dann auf den unterstrichenen Ausdruck klicken. Anschließend muss ein Wort eingetippt werden, das im Absender der e-Mail vorkommt. (Wir haben uns das Wort „Pinnacle“ gemerkt)

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(6) Regel definieren - wasWir tippen Pinnacle ein und klicken auf „Hinzufügen“, dann auf „Ok“.

Der erste Teil der Regel im Regel Assistenten hat sich geändert.

Wir klicken auf „Weiter“ und werden gleich gefragt, was mit der so ausgewählten e-Mail passieren soll.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(7) Regel definieren - wohinJetzt geben wir den Ordner an, in den die e-Mail(s) mit dem Wort „Pinnacle“ im Absender verschoben werden. Dazu wählen wir die erste hier angegebene Möglichkeit aus.

Wir klicken wieder auf das unterstrichene Wort Zielordner und wählen im Dateiauswahlfenster, das gleich darauf erscheint, den richtigen Ordner aus.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(8) Regel definieren - wohinIm Dateiauswahlfenster auf den Zielordner klicken, dann mit „Ok“ bestätigen.

Die Regel ist jetzt fertig, daher können wir auf den Schalter „Fertigstellen“ klicken.

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E-Mails einordnen mit einer „Regel“;(9) Regel anwendenDie Regel kann jetzt angewendet werden.

Nach dem Klicken des betreffenden Schalters wählen wir im Fenster „Regeln jetzt anwenden“ die Pinnacle-Regel aus und klicken auf „Jetzt ausführen“.

Ergebnis:Alle e-Mails von „Pinnacle“ werden verschoben in den Ordner „test“.

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E-Mails verwalten;Neue E-Mail schreiben (1)

Zum Posteingang wechseln und auf das Symbol „Neu“ klicken.

Alternative: TastenkombinationStrg + Shift + M

E-Mailadresse der betreffenden Person in das Feld „An“ eintippen.

Alternative: Wenn der Adressat schon in Outlook als Kontakt mit E-mail-Adresse angelegt ist, kann man auch den Namen der Person eingeben. Outlook erkennt die dazu gehörige E-Mail-Adresse automatisch.

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E-Mails verwalten;neue e-Mail schreiben (2)

Ergebnis: Die E-Mail wird im Ordner „Postausgang“ abgelegt, beim nächsten Sendevorgang verschickt und dann in den Ordner „Gesendete Objekte“ abgelegt.

(2) Betreff in das gleichnamige Feld eingeben.

(1) E-Mailadresse der betreffenden Person in das Feld „An“ eintippen.

(3) Nachrichtentext schreiben.

(4) Auf die Schaltfläche „Senden“ im E-Mail-Fenster klicken.

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E-Mails verwalten;neue e-Mail schreiben (3): Word als Editor

(1) Menü:Extras – Optionen …

(2) Reiter: E-Mail-Format

(3) Word als Editor auswählen

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E-Mails versenden

E-Mail an feststehenden Empfängerkreis senden: Verteilerliste einrichten (folgt später!!!)

Signatur als Word-Autotext

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E-Mails versenden;Signatur als MS-Word Autotext (1)(1) Neue e-Mail erzeugen

(2) Persönliche Daten ins Textfeld eintragen und markieren

(4) Autotext-Eintrag mit einem Namen versehen und „Ok“ (3) Menü: Einfügen –

Autotext – Neu…bzw. Tastenkomb. Alt-F3 erzeugt einen Autotext-Eintrag

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E-Mails versenden;Signatur als MS-Word Autotext (2)

(1) Die Taste F3 (bei neueren Versionen auch die Eingabe-Taste) ruft die Signatur ab und fügt sie ein.

(1) Die Bezeichnung der Signatur eintippen.

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E-Mails nach bestimmten Kriterien auflisten

Standardmäßig sind alle e-Mails im Posteingang nach Datum geordnet.

Andere Sortieransichten erhält man im Menü:

Ansicht – Anordnen nach - <Kriterium>

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Kontakte verwalten

Kontakt erfassen Kategorien Kontakte sortiert anzeigen Kontakte importieren

vCard MS Excel-Datei

Kontakte exportieren

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Kontakte (Adressen…) erfassen

Ein recht aufwändiges Erfassungsformular lässt die Speicherung umfangreicher Daten zu einem „Kontakt“ zu.

Man beachte die Reiter über und die zahlreichen Schalter im Formular.

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Kontakte erfassen - Kategorien

Um einen größeren Adressatenkreis in Untergruppen einteilen zu können, ist es vorteilhaft, jeden Kontakt einer Kategorie zuzuordnen.

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Kontakte sortieren – nach Kategorien

Um alle Kontakte nach Kategorien sortiert anzeigen zu lassen wählt man aus dem Menü:

Ansicht – Anordnen nach – Aktuelle Ansicht – Nach Kategorie

Ergebnis:

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Kontakte importieren – vCard(1) Menü:

Datei – Importieren/Exportieren.

(2) Import/Export-Assistent:

vCard (.vcf) importieren

(3) Die vcf-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Inhalt wird in den Kontakten gespeichert.

vCard ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Adressdaten. Outlook kann die Angaben einer vCard in die Kontakte importieren.

Aufbau einer vCard:

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Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (1)

Ich berücksichtige:

Jede Spaltenüberschrift in der Excel-Tabelle soll einem Feldnamen in Outlook entsprechen.

Was ich in Excel tun muss:

Outlook – Klick auf Name

Ausschnitt aus MS Excel-Tabelle

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Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (2)Weitere Voraussetzungen Excel-Tabelle:

Der zu importierende Bereich in der Excel-Tabelle muss einen Namen bekommen haben.

Dieser benannte Bereich wird später in Outlook importiert -> Namen merken!

Excel muss während des Import-Vorgangs geschlossen sein.

In Excel: Namen für Importbereich vergeben:

1) Importbereich markieren

2) In das Namenfeld links oben einen Bereichsnamen eintippen.

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Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3)Was ich in Outlook tun muss (1):

(1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren

(3) Nach dem Klick auf „Weiter“ Excel-Tabelle als Importtyp auswählen

(2) Im Fenster „Datei importieren“:

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Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3)Was ich in Outlook tun muss (2):

(4) Nach Klick auf „Weiter“ die Datei mit „Durchsuchen“ auf dem Datenträger suchen.In Optionen kann noch eingestellt werden, ob doppelte Adresseinträge erlaubt werden.

(5) Der Zielordner in Outlook ist „Kontakte“.

Ergebnis: Die Daten aus der Excel-Tabelle werden nach Outlook importiert.

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Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (4)Was ich in Outlook tun muss (3):

(6) Excel-Spaltenüberschriften und Outlook-Feldnamen lassen sich im nächsten Fenster zuordnen

(7) Ist die Zuordnung abgeschlossen, wird der Importvorgang mit Klick auf „Fertigstellen“ im Fenster „Datei importieren“ gestartet.

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Kontakte exportierenExport verläuft analog zum Import

(1) Export nach Excel mit dem Import/Export-Assistenten.

(2) Abspeichern eines Kontakte-Bereichs:

Menü:

Datei – Speichern Unter…

Der Dateityp ist „Nur Text“

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Verteilerliste erstellenE-Mails an einen feststehenden Adressatenkreis versenden

(1) In Kontakte: Neu - Verteilerliste.

(2) Die Verteilerliste erhält einen Namen, unter dem sie abgelegt wird.

(3) Über „Mitglieder auswählen“ kann man aus dem Kontakte-Ordner die Adressen zur Verteilerliste hinzufügen.

(4) Neue e-Mail erzeugen, auf den Schalter „An…“ klicken und aus dem Kontakte-Fenster die Verteilerliste auswählen, an deren Mitglieder die e-Mail gehen soll.

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Kalenderansichten

Kalender auf verschiedene Arten ansehen:

(1) Menü: Ansicht

(2) Kalender-Symbolleiste

(3) Menü: Ansicht - Anordnen nach - Aktuelle Ansicht

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Termine erfassen

Ein Erfassungsformular bietet nicht nur die Möglichkeit zur Erfassung von Einzelterminen, sondern auch die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Termine zu erfassen. Ordne ich Termine Kategorien zu, sind zu einem späteren Zeitraum umfangreiche Auswertungen, z.B. in Excel möglich.

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Termine importieren - iCalendar

Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten.

(1) Menü:

Datei – Importieren/Exportieren.

(2) Import/Export-Assistent:

vCalendar (.vcs) oder iCalendar (.ics) importieren

(3) Die ics-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Termin wird im Kalender gespeichert u. angezeigt.

iCalendar ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Kalenderdaten.

Aufbau iCalendar:

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Termine importieren – aus Exceldatei

Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten. Es gelten die gleichen Vorbereitungen:

(1) Spaltenüberschriften sollten den Feldnamen in Outlook entsprechen, ansonsten kann man Felder zuordnen.

(2) Der zu importierende Bereich muss in Excel mit einem Namen versehen werden.

(3) Excel muss während des Importes geschlossen sein.

Beispiel:

Import einer Termintabelle.

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Termine exportieren – iCalendar

Eine iCalendar-Datei erstellt man so:

(1) In der Kalenderansicht auf den zu speichernden Termin klicken

(2) Menü: Datei – Speichern unter…

(3) Speicherort bestimmen,Dateiname eintippen undals Dateityp iCalendar auswählen.

(4) „Speichern“klicken.

Aufbau einer iCalendar-Datei.