e-faktura w polsce - raport

marzec 2012 r.

Wstęp ________________________________________________________________________ 3

Czymjeste-faktura_____________________________________________________ 4

1. E-fakturawPolsce__________________________________________________ 5

1.1 KlienciwPolscewobece-faktury__________________ 5

1.2 PrzedsiębiorcywPolscewobece-faktury_________7

1.3 Konsekwencjezapóźnienia______________________________7

2. E-fakturawEuropie_____________________________________________ 8

3. Korzyścizwprowadzeniae-faktur________________________ 10

3.1 Korzyścidlaśrodowiska________________________________ 10

3.1.1Mniejszawycinkalasów_________________________ 10

3.1.2Oszczędnośćenergii______________________________ 11

3.1.3Oszczędnośćwody_________________________________ 11

3.1.4Inne______________________________________________________12

3.2 Korzyścidlaklientów______________________________________13

3.3Zyskidlaprzedsiębiorstw_______________________________15

3.3.1Redukcjakosztów_________________________________ 16

3.3.2Oszczędnośćczasu________________________________17

3.3.3Inne_____________________________________________________ 18

3.4Korzyścidlasektorapublicznego____________________19

4. Przeszkodywupowszechnieniue-faktury_____________ 20

4.1 Rozwiązaniaprawne_____________________________________ 20

4.2Opóźnieniawe-administracji_________________________ 22

4.3Wykluczeniecyfrowe____________________________________ 22

4.4 Inne_____________________________________________________________ 23

4.5Rozwójrynkue-faktur___________________________________ 24

Wnioski___________________________________________________________________ 25

Dobrepraktyki________________________________________________________ 26

SPISTREŚCI

e-fakturaw Polsce | 2

WSTĘPe-faktura w Polsce

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papie-rowefaktury–drukowaneiwysyłanepocztą.TakiwynikdajenamjednozostatnichmiejscwEuropie.Wyprzedzająnasnietylkozachodniegospodarki,aletakżeWęgry,CzechyczyLitwa.

8-11% to nie tyko statystyka. Liczby te przekładają się na kondycję polskich firm,e-państwa,ajakpokazujeraport,takżeśrodowiskanaturalnego.Wydajesię,żezwykłazadrukowana kartka papieru nie może być aż tak szkodliwa dla naszego otoczenia.Ajednak–gdybywszystkiefakturywPolscewysyłanebyłydrogąelektroniczną,uda-łobysięuratowaćodwycinki255tys.drzewrocznie.Zanieczyszczeniuuległobyteżponad6,5mldlitrówwodymniej.Dodatkowo,średniaemisjadwutlenkuwęglawpro-cesieprodukcjiiprzesyłaniapapierowejfakturyto50,ae-fakturytylko5gramów.

Badania pokazują, że także spora grupa klientów chciałaby korzystać z e-faktur.Dostrzegająoni,żeelektronicznerozliczanietowygodaioszczędnośćczasu.Ko-rzystanieztakiejformypozwalaunikaćkolejekdo„okienka”,wypisywaniadrukówprzelewuorazarchiwizowaniapapierowychpotwierdzeń.Brakszerokiejinformacjinatematzasadfunkcjonowaniae-fakturpowodujejednak,żedużagrupakonsu-mentówwogóleniezdajesobiesprawyzkorzyścijakieniesietakierozwiązanie.Bardziejzachowawczysątakżeprzedsiębiorcy,zwłaszczawłaścicielemniejszychfirmy. Duże przedsiębiorstwa potrafią już z reguły przeliczyć to rozwiązanie naoszczędnośćczasuipieniędzy,mniejszeniezawszedostrzegątezalety.Zniechę-cająrównieżczęstosprzeczneinterpretacjeprzepisów.

Choćod2011rokuweszływżycienowe,uproszczoneprzepisy,dotyczącestosowa-niae-fakturiliczbaichużytkownikówrośnie,toniezniknęłajednaznajważniejszychprzeszkódograniczającychrozwójtejformyrozliczeńwPolsce–rozbieżnościwin-terpretacjiprzepisówprawnych.

Wygodaikorzyścipłynącezestosowaniae-fakturwskazują,żepolskirynekbę-dziecorazszerzejakceptowałtorozwiązanie,podobniejakwinnychpaństwacheuropejskich.Startujemyjednakzniższegopoziomu.Potrzebujemyszybszegotempatejzmiany,abydogonićkraje,wktórychjesttonarzędziepowszechne.

Wstęp

Czym jest e-faktura?

System ERP wystawia fakturę i przekazuje plik do przetworzenia.Faktura jest automatycznie archiwizowana.

NADAWCA

ODBIORCA

INTERNET

Dane są przetwarzane do odpowiedniego formatu lub standardu i przekazywane do klienta.

Faktura jest dostarczana do odbiorcy, przetwarzana na format kompatybilny z oprogramowaniem odbiorcy i przekazywana do systemu ERP.

Faktury są kojarzone z danymi dotyczącymi klientów i zamówień, przetwarzane i automatycznie przekazywane do systemu ERP.

Faktura otrzymana jest automatycznie archiwizowana.

Plik jest przesyłany przez Internet

lub zamkniętą sieć

ERP

TŁUMACZ

TŁUMACZ

ERP

E-fakturatoelektronicznyodpowiednikfakturypapierowej,zawierającytesamedane.Jejno-śnikiemjestplikcyfrowy,anie–jakwprzypadkufakturytradycyjnej–papier.Możebyćonaprzekazywanae-mailem,wsystemachbankowościelektronicznejlubudostępniananaportaluinternetowym(wówczase-mailemprzesyłanejestsamopowiadomienieojejpojawieniusięnaportalu).Ze-fakturmogąkorzystaćwszyscy:biznes,sektorpubliczny,konsumenci.Takiedo-kumentyarchiwizowanesąrównieżwsposóbelektroniczny,elektroniczniemogąbyćteżopła-cane.Możnajerównieżwydrukowaćiwraziekoniecznościkorzystaćzwersjipapierowej.

Otrzymywanie e-faktury znacząco poprawia komfort korzystania z tego rodzaju usług.Klientkorzystającyzpapierowejfakturynajpierwwyciągalistzeskrzynkizfakturą,późniejidziedo„okienka”,czekawkolejce,płacigotówkąiwracadodomu.Popowrociedodomuwpinadowódwpłatyifakturędosegregatora.Cała„operacja”wprzypadkujednejfaktu-rymożezająćnawetkilkadziesiątminut.Oczywiście,papierowąfakturęteżmożnaopłacićprzelewemprzezInternet–pozostałekrokipozostająjednaktakiesame.Częstoklientmatakżekrótszyterminpłatności,ponieważwwielufirmach,fakturanajpierwjestwystawianaprzezoddział,potemtrafiadoksięgowościwcentraliistamtąddopierodoklienta.Doku-mentdoręczanyjestdoklientapoprostupóźniej.

Klientotrzymującye-fakturępoświęcajejkilkaminutikilkakliknięćmyszką.Fakturajestopłacana elektronicznie, potwierdzenie jest od razu archiwizowane na dysku. Niektórzyułatwiająsobieżyciejeszczebardziej,np.korzystajączpoleceniazapłatyczyusługiinvo-obill(dawniejBilix),któresprawiają,żefaktury„płacąsięsame”.Nietrzebaichdrukować–wprzypadkukoniecznościprzedstawieniafiskusowimożnajedostarczyćnadowolnymnośnikulubprzesłaće-mailem.


Źródło:raportEuropeanE-Invoicing,GuideforSMEs

Droga e-faktury od nadawcy do odbiorcy

Czymjeste-faktura

%8–11Zaledwie

W Polsce wystawia sięrocznie około

faktur

rachunkówjest przesyłanych

elektronicznie

Gospodarstwo domowemiesięcznie opłaca

średnio

4–5faktur

1,5mld

Co miesiąc do skrzynki pocztowej każdego mieszkańca Polskitrafia przynajmniej kilka papierowych rachunków, głównie odoperatorówtelefoniistacjonarnejikomórkowej,telewizjikablo-wychicyfrowych,dostawcówgazuczyenergii.Szacujesię,żegospodarstwodomoweopłacaśrednio4-5fakturmiesięcznie.1Niektóreznichlicząpokilkastron.Wciągurokuzbierasiętegoprzynajmniejkilkadziesiątstron,wymagającycharchiwizacji.

Jak wspomniano we wstępie, w Polsce wystawia się obecnieokoło 1,5 mld faktur rocznie.2 Zdecydowana większość z nichtonadal fakturypapierowe–drukowane,pakowanewkoper-ty i wysyłane pocztą. Możliwość rozliczania się za pomocąe-fakturypolskieprawodopuszczajużod2005r.icorazwięcejfirmusilnienamawiaswoichklientówdoprzejścianatęformęrozliczeń.Jednakszacujesię,żezaledwie8-11proc.rachunkówjest przesyłanych elektronicznie (w zależności od przeprowa-dzonychbadań).TakiwynikplasujenasnajednymzostatnichmiejscwEuropie.Wyprzedzająnasnietylkozachodniegospo-darki,aletakżeWęgry,CzechyczyLitwa.

1.1 Klienci w Polsce wobec e-faktury

Klienci dostrzegają wady faktury papierowej. Zgodnie z bada-niami opinii publicznej aż 69% osób ma do nich zastrzeżenia.Klienci zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na śro-dowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem orazopóźnieniawotrzymywaniufakturnaczas.

1 ARCRynekiOpinia,2009r.;TNSOBOP,2009

2 Źródło:KrajowaIzbaRozliczeniowa

1. E-faktura w Polsce


Zdrugiejstrony,klienciwykazujądużezain-teresowanie rozliczaniem elektronicznym.Część z nich wręcz oczekuje od firm, byte zrezygnowały z wysyłania papierowychdokumentów. Z badań przeprowadzonychw 2011 r. wynika, że ponad 60% klientówjestotwartanazmianyichętniezamieniłabytradycyjnefakturynaelektroniczne.

Polacypatrząnae-fakturęwsposóbprak-tyczny. W badaniach przeprowadzonychprzezTNSOBOPdlaGrupyTPklienciotrzy-mujący już e-fakturę zadeklarowali, że za-mawiając ją zwracali przede wszystkimuwagę na własne korzyści. Liczyły się dlanichgłówniebonusynp.dodatkowepakie-ty minut na rozmowy czy usługi. Ochronaśrodowiskabyłanadalszymplanieiniesta-nowiła głównego czynnika motywującego.Oszczędność papieru jest więc rozpatry-wanaraczejwkategoriachekonomicznych,a nie ekologicznych. Mimo to klienci samiprzyznawali, że e-faktura daje im poczuciesatysfakcji wynikającej z przyczynienia się,bezzbędnegowysiłku,doochronyśrodowi-skanaturalnego.

Dodatkowo,wciążrośnieliczbaosóbrealizu-jących płatności przez Internet. To dla niche-fakturysąnajwiększymułatwieniem.

Wady faktur papierowych według klientów

Czy Pan/Pani jako konsument chciałby/chciałaby otrzymywać faktury drogą elektroniczną?

Źródło:ARCRynekiOpinia,2009;TNSOBOP,2009

marnotrawstwopapieru 32%

23%

15%

6%

31%

trudność zprzechowywaniem

brak pewności dootrzymania

faktury na czas

możliwośćzagubienia

brakodpowiedzi

tak

nie

nie wiem

13%

26%61%

Aż40%Polakówopłacafakturynapoczcie–przedewszystkimosobypowyżej60.rokużyciaorazzwykształceniemzawodowym.Jednocześniejuż18%PolakówrealizujepłatnościprzezInternet.3

3 BadanieopiniiPolakównatematmasowychpłatności.TNSOBOPwewspółpracyzKrajowąIzbąRozliczeniowąS.A.,wrzesień2008r.

Źródło:MailPro


1.2 Przedsiębiorcy w Polsce wobec e-faktury

Polskieprzedsiębiorstwazazwyczajchętnieadaptujątechnologicznenowinki,jednakwspra-wiee-fakturnadalodstająodwzorcóweuropejskich.Oiledużefirmyszybciejwdrażajązmia-ny,otylemałyiśrednibiznesnienadążazanimi.

Przedsiębiorcyczęstonietylkonieplanujątakichzmianwrozliczeniach,alewręczniechcą,bytegotypuułatwieniawprowadziliichkontrahenci.Wbadaniachprzeprowadzonychjużpolibe-ralizacjiprzepisówdotyczącyche-faktury,jedynie13%ankietowanychprzedsiębiorcówchętniezrezygnowałobyzpapierowegoobiegudokumentównarzeczdokumentówwformaciePDF.

Pytanitłumaczyli,żespotykająsięzoporemkontrahentóworazbrakimwyszkolonegopersone-luiodpowiednichnarzędzi.Najczęściejjednakwskazywali,żezamałowiedząonowychprzepi-sachizasadachdziałaniae-faktur.Dlategoprzeszkodynaturyprawnejitechnicznejsądlanichnaraziekluczowe.Częstoniesątakżementalnieprzygotowaninategotypuzmianę.Wprzypad-kudużychprzedsiębiorstwdecyzjęoprzejściunae-fakturęułatwiakalkulacjafinansowa–wy-syłkaimagazynowanieogromnychilościpapierutokoszt,któregoe-fakturapomagauniknąć.

1.3 Konsekwencje zapóźnienia

Opóźnienia w upowszechnianiu e-fakturmają konsekwencje prawne. Wolno wdra-żając elektroniczne fakturowanie, Polskabowiem nie realizuje zaleceń Komisji Eu-ropejskiej. Zgodnie z raportem Komisjiz2009r.,dotyczącymusuwaniabarierbiu-rokratycznych, rozpowszechnienie używa-nia faktur elektronicznych ma być jednymz podstawowych zadań państw członkow-skich.4DocelowoKomisjachciałaby,abye-fakturystałysięgłównąformąfakturowa-nia w ramach Unii Europejskiej do 2020 r.Obecnie trwa stopniowa modyfikacja unij-negoprawawtymkierunku.

Pośrednio,zapóźnieniewewprowadzaniue-fakturwpływatakżenawypełnianieprzezPolskęprzepisówzwiązanychzprodukcjąC02.Szacujesię,żeśredniaemisjadwutlenkuwęglawpro-cesieprodukcjiiprzesyłaniapapierowejfakturyto50g,ae-fakturytylko5g!Biorącpoduwa-gę ogromną liczbę wysyłanych rocznie tego typu dokumentów, upowszechnienie e-fakturywpływanawypełnianieprzezPolskęunijnychprzepisównp.postanowieńpakietuenergetycz-no-klimatycznego.WefekcietakżenawysokośćkarpłaconychzaewentualneprzekroczeniedopuszczanychprzezKomisjęEuropejskąlimitówemisjidwutlenkuwęgla.

Brakstosowaniae-fakturmatakżekonsekwencjedlaśrodowiska,konsumentówczyadmini-stracji.Zostałyoneomówionewkolejnychrozdziałach.

4 FinalReportoftheExpertGroupone-Invoicing,DGInternationalMarketandServicesDGEnterpriseandIndustry,2009r.

Czy Państwa przedsiębiorstwo chciałoby otrzymywać faktury drogą elektroniczną?

Źródło:MailPro

tak

nie

nie wiem

13%

65%

22%


Liczba faktur wysyłanych w formie elektronicznej w Europie w latach 2005-2009 (w mln)

Tradycyjnametodawystawianiafaktur,wwięk-szości europejskich państw, odchodzi powolido lamusa.Szacowanawielkośćrynkuwszyst-kich faktur oraz rachunków wysyłanych doklientówwEuropiewynosiobecnieok.30mldsztuk rocznie. Dodatkowo wysyłanych jest ok.150 mld innych dokumentów rozliczeniowych–zamówień,potwierdzeńczywyciągówzkontbankowych.

Cowięcej,natympoluEuropaciągleprzyśpie-sza.Każdegodniaw2009r.,1200firmi11ty-sięcy konsumentów stawało się użytkowni-kami e-fakturowania.5 Według szacunkóww2011r.około4,9milionaeuropejskichprzed-siębiorstw i 75 mln konsumentów wymieniłołącznie ponad 3 miliardy faktur elektronicz-nych.Tonaprzestrzeniostatnichlatlawinowywzrost–oblisko150proc.konsumentówifirmwięcejniżw2008r.6

Lideramieuropejskiegorynkue-faktursą: kraje skandynawskie, Szwajca-ria, Słowenia i Estonia. Spoza Euro-pydotegogronazaliczasię jedynieBrazylia, gdzie e-fakturowanie jestpowszechne w sektorze publicz-nym.7

5 RaportE-Invoicing/E-BillinginEurope,2009r.

6 RaportE-Invoicing/E-BillinginEuropeandabroad,2011r.

7 Tieto,Thefutureofe-invocing,2009r.

2005 2006

faktury dla przedsiębiorstw (B2B)

faktury dla klientów indywidualnych (B2C) faktury dla przedsiębiorstw (B2B)

faktury dla klientów indywidualnych (B2C)

2007 2008

CAGR +41%

2009P

146264

421605

855339

512

728

1004

1354

193

248

307

399

499

2005 2006 2007 2008

CAGR +41%

2009P

146264

421605

855339

512

728

1004

1354

193

248

307

399

499

Konsumenci odbierający e-faktury

Źródło:Billentis

Źródło:KrajowaIzbaRozliczeniowa

2. E-faktura w Europie

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Dania

Norwegia

Estonia

Szwecja

Litwa

Finlandia

Łotwa

Austria

Niemcy

Wielka Brytania

Czechy

Rumunia

Węgry

Słowacja

Polska

Rosja


Przedsiębiorstwa wysyłające e-faktury

Wielka Brytania

Estonia

Dania

Niemcy

Austria

Finlandia

Łotwa

Litwa

Węgry

Rosja

Rumunia

Norwegia

Czechy

Szwecja

Słowacja

Polska

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Wśród europejskich przedsiębiorstww 2010 r. najczęściej i najchętniej z e-faktury korzystały korporacje. Aż 75proc.firmzatrudniającychpowyżej250osób posługiwało się nimi w obrociegospodarczym.Wśródzatrudniającychdo49osóbjużowielemniej,bojedy-nie20proc.Najgorzejmasięsytuacjaw małych firmach, gdzie pracuje niewięcej niż 9 osób – tylko co dziesiątakorzystałaze-fakturowania.

Szacujesię,żewEuropiefirmystosują-ce rozliczeniazapomocąe-fakturwy-pracowująrocznieoszczędnościrzęduponad240mldeuro.8Dodatkowo,dzię-kitemu,wsamymtylko2011r.,ocalałoponad12mlneuropejskichdrzew.

8 DanezaDeloitteToucheTohmatsu

3mldfakturelektronicznychwystawionoweuropejskimobrociegospodarczymw2010r.

80%redukcjikosztówfakturowaniapozwalauzyskaćwprowadzeniee-faktury

75%europejskichfirmzatrudniającychpowyżej250osóbkorzystaze-faktur

240mldeurorocznieoszczędzająeuropejskiefirmystosującee-faktury

E-fakturywEuropie(podsumowanie)

Źródło:KrajowaIzbaRozliczeniowa


3. Korzyści z wprowadzenia e-faktur

Stawiającnatradycyjnefakturytracąwszyscy–zarównoklienci, jakiprzedsiębiorcy.Pierwsirezygnujązwygody,oszczędnościczasuczybonusów,oferowanychprzezwystawcówe-faktur.Drudzytracąszansęnasporeoszczędnościczyułatwieniawobsłudzeksięgowej.Jestjeszczetrzeciuczestniktegoprocesu–środowisko,któreponosiogromnestraty.

3.1 Korzyści dla środowiska

Wydajesię,żezwykłyzadrukowanykawałekpapieruniemożebyćażtakszkodliwydlanaszegootoczenia.Jednaktradycyjnefaktury,poprzezswojąpowszech-ność,sądlaniegopoważnymobciążeniem.

Niestety, jak wskazują eksperci, ekologiczne argu-mentyprzyjmująsięwPolscebardzopowoli.Zbadańklientówrozliczającychsięelektroniczniewynika,żepatrząnae-fakturęwsposóbużytkowy.Mniejszawy-cinka drzew, czy ograniczenie zanieczyszczenia wody, nie są wystarczającymi argumentami,przekonującymidoprzejścianabardziejekologicznysposóbrozliczania.Samibadaniwskazująjednak,żeodczuwająsatysfakcjępłynącązprzyczynieniasiędoochronyśrodowiskanaturalne-go.Mawięctodlanichznaczenieiwartotępostawęumacniać.

WPolscewystawiasięrocznieok.1,5mldfaktur.Każdafakturawystawianajestwdwóchegzemplarzach(oryginałikopia).Todajeok. 3 mldkartekpapieru.

Ministerstwozdecydowałosięwtymrokupójśćnarękępodatnikom.DoMinistraFinansówtrafiłargument,żeekofakturyocaląodzagładywielehektarówlasów

WiesławaDróżdż,MinisterstwoFinansówkwiecień2011

3.1.1 Mniejsza wycinka lasów

Z jednejstrony,e-fakturaoznaczazmniejszonezapotrzebowanienapapier,acozatymidzieznaczniemniejsząwycinkędrzew.Szacujesię,żewysyłaniewszystkichfakturwPol-scewformieelektronicznej,pozwoliłobyzaoszczędzić255tys.drzewrocznie.Zdrugiejstrony,wielefirmześrodkówzaoszczędzonychnazmniejszonejliczbiedrukowanychfak-tur,sadzidrzewalubdbaozagrożonelasy.

› Dowydruku3mldegzemplarzyfakturpotrzeba15 000 ton papieru.

› Dowyprodukowania1tonypapierupotrzeba17 drzew.

› Najednymhektarzelasurośnieok.2000 drzew,nadającychsiędoprodukcjipapieru.

› DoprodukcjipapierunawystawianewPolscefakturypotrzebnychjestrocznieok.255 000 drzew.

› DoprodukcjipapierunawystawianewPolscefakturywycinasięok.127,5 hektarów lasu.


3.1.2 Oszczędność energii

Mniejsze zapotrzebowanie na papier powoduje także mniejsze zużycie energii, co jest oczy-wiście korzystne dla środowiska (szczególnie przy użyciu nieodnawialnych źródeł energii).Szacujesię,żedoprodukcjipapierunawystawianewPolscefakturyzużywasięok.120mlnkWhenergiirocznie.Odpowiadatorocznemuzużyciuenergiielektrycznejprzez60tys.gospo-darstwdomowych.9


› Doprodukcjijednejtonypapieruzużywasięok.8 tysięcy kWh energii.

› Doprodukcji3mldegzemplarzyfakturzużywasięok.120 milionów kWh energii(tyleilezużywa60tys.gosp.domowych).

9 Źródło:www.rwe.pl

3.1.3 Oszczędność wody

Mniejsze zużycie papieru to także mniej wody potrzebnej do jego produkcji. GdybywszystkiefakturywPolsceprzesyłanebyłydrogąelektroniczną,udałobysięzaoszczę-dzićponad6,5mldlitrówwody,czyliniemal3razywięcejniżkupujemyroczniewbu-telkach.10


› Przyprodukcjijednejtonypapieruzanieczyszczasięok. 440 000 litrów wody.

› PrzyprodukcjipapierunawystawianewPolsceroczniefakturyzanieczyszczasięok.6,6 miliardów litrów wody.

10 Źródło:EuromonitorInternational


3.1.4 Inne

Duże,choćtrudnedooszacowania,sąrównieżskutkiekologicznezwiązanezemisjąspa-lin,jakiepowstająpodczastransportutradycyjnychfakturmiędzywystawcą,aichodbior-cą.Przyjmujesię,żeśredniaemisjadwutlenkuwęglawprocesieprodukcji iprzesyłaniapapierowejfakturyto50,ae-fakturytylko5g.

50 gramów CO2emitowanychjestwprocesie

wytworzeniaiprzesłaniapapierowejfaktury.

Fakturypapierowezatruwajątakżeśrodowiskopoprzezśrodkidoichdrukowania.Toneryczykartridżezatramentemdodrukarektopozużyciuodpadytoksyczne,niebezpieczneitrudnedozutylizowania.Powodujątozawartewnichsilnietoksycznesubstancje,takiejakżywiceakryloweczyzwiązkiwęgla.

1. Minimalizacjazużyciapapieru

2. Redukcjaodpadów

3. Mniejszezużyciewody

4. Oszczędnośćenergii

5. MniejszaemisjaCO2

6. Mniejszezużycietrudnychdozutylizowaniakartridżyitonerów

Korzyścize-fakturydlaśrodowiska


3.2 Korzyści dla klientów

E-faktury i elektroniczne obrazy faktury11 to spore ułatwienie i wygoda także dla klientów.Nietrzebasprawdzaćskrzynkipocztowejwoczekiwaniunarachunek,aopóźnieniapocztyniemająjużwpływunaterminowośćpłatności.Ryzykoutratyczyzagubieniadokumentujestzde-cydowaniemniejszeniżwprzypadkupapierowychdokumentów.Decydującsięnaotrzymywa-niefakturdrogąelektronicznąklientdostajeinformacjęopłatnościnatychmiastpowystawieniurachunku.Madoniegodostępwkażdejchwili,zdowolnegomiejscazdostępemdoInternetu.Nabieratoznaczeniadlaosóbdużopodróżujących,nieposiadającychstałegomiejscazamiesz-kania,anawetdlawybierającychsięnadłuższewakacje.E-fakturyznacznieupraszczająteżar-chiwizację,możnagromadzićjenadyskukomputera,pamięciprzenośnejczypłytachCD.

E-faktura to także oszczędność czasu, można ją wygodnie opłacić bez wychodzenia z domu.Papierową fakturę również, jednak wielu jej użytkowników wybiera wciąż tzw. „okienko”. Je-śli dodatkowo skorzystamy z polecenia zapłaty lub usługi invoobill, możemy na zawsze zapo-mniećopłaceniufakturwtzw.„okienku”.Wystarczywyrażeniezgodynaaktywacjętakiejusłu-gi,awprzypadkuinvoobillaaktywacjanastępujewbankowościelektronicznejklientaiwymagaprzekazaniaspecjalnegokodudowierzyciela–całyprocesmożnaprzeprowadzićelektroniczniewczasiejednejminuty.

Innąopcją,pozwalającąnaoszczędnośćczasu,sąaplikacjedoelektronicznychpłatnoście-faktur.Pozwalająoneuniknąćnietylkowypełnianiapapierowegoprzelewu,aletakżeformatkiprzelewuinternetowego.Linkzamieszczonywe-fakturzeprowadziprostodoserwisupłatnościelektronicz-nej,gdzieklientwybierającswójbanklogujesiędokontaosobistego.Niemusiwówczaswpisywaćnumerukontaczykwoty.Minimalizujetoryzykobłęduioszczędzaczas.Jeszczewiększymułatwie-niemdlaklientajestwykorzystanierozwiązaniatypuEBPP(elektronicznejprezentacjiipłatnościrachunków),ponieważpozwalanagromadzeniefakturodwieludostawcówirealizacjępłatnościzadostarczoneusługiwjednymmiejscu,np.wsystemachbankowościelektronicznej.Usługątegotypujestinvoobill,którejoperatoremjestKrajowaIzbaRozliczeniowaSA.Zasadajejdziałaniajestprosta:dostawca (operator telekomunikacyjny, telewizyjny,dostawca gazu,prądu, etc.)przesyłafakturęwformieelektronicznejdobankuklienta.Klient,pozalogowaniudosystemubankowościelektronicznej, widzi swoje faktury, a także informacje na temat ich statusu – czy są opłacone,czydozapłacenia.Jeżelizaakceptujewysokośćfaktury,wystarczyjednokliknięcie,adane(odbior-ca,tytułprzelewu,kwota)automatyczniezostanąskopiowanedoszablonuprzelewu.Dorealizacjipłatności wystarczy jedynie autoryzacja transakcji. Usługa invoobill jest już dostępna dla ponad90%użytkownikówbankowościelektronicznejwPolsce,którzyposiadająkontawPKOBankuPol-skimS.A.(Inteligo,iPKO),PekaoS.A.,mBanku,MultiBanku,BankuMillenniumS.A.,CityHandlowym,INGBankuŚląskim,RaiffeisenBankPolska,BZWBKS.A.orazwkilkubankachspółdzielczych.

11 Elektronicznyobrazfakturyjestwyłącznieskanemfakturyiwodróżnieniuode-fakturyniejestwydawanynapodstawieRozporządzeniaMinistraFinansówzdnia17grudnia2010rokuwsprawieprzesyłaniafakturwformieelektronicznej,zasadichprzechowywaniaoraztrybuudostępnianiaorganowipodatkowemuluborganowikontroliskarbowej.


Niektórebankinapolskimrynkuoferująswoimklientomtakżeusługęzarzą-dzania e-fakturami z wykorzystaniem systemów bankowości internetowej.Klientotrzymuje informację (e-mail,sms),żewsystemiebankowości interne-towejczekadozapłaceniafaktura.Możnająuregulowaćpozalogowaniusiędosystemu,wktórymdodatkowoznajdujesięarchiwumwszystkichzapłaconychfaktur.

E-faktury dają także większe bezpieczeństwo ochrony danych. Nie można ichzgubić lub wyrzucić przez przypadek. Nie trafią pod zły adres przez błąd do-ręczyciela.Elektronicznafakturadostępnanaosobistymkonciee-maillub/inaportalu operatora, jest zabezpieczona hasłem. W przypadku konieczności jejzniszczenia(np.usunięciezpocztyelektronicznej)wystarczykliknięciemyszką.Druktradycyjnytrzebazniszczyćwsposóbzapewniającyodpowiedniąochronę.

Wielefirmoferujeklientomtakżebonusyzaprzejścienae-fakturę.Mogątobyćm.in.nagrodywloteriach,konkursach,usługigratis(np.pakietyminutprzyzna-waneprzezfirmytelekomunikacyjne,czyobniżeniepłatnościzaproduktpod-stawowy). Korzystanie z e-faktury ma także swój aspekt psychologiczny. Jakwspomnieliśmy,kliencidecydującysięnatomająsatysfakcjęzprzyczynieniasiędoochronyśrodowiskanaturalnego.

1. Pewnośćotrzymaniafakturynaczas

2. Znacznaoszczędnośćczasu

3. Dostępdofakturywkażdymmiejscuiczasie

4. Mniejszeryzykozgubienia

5. Łatwiejszeprzechowywanie

6. Bezpieczeństwodanych

7. Bonusyodusługodawców

Zyskiklientówwybierającyche-fakturę


3.3 Zyski dla przedsiębiorstw

Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne,niżtradycyjnaformarozliczenia.Zbadańprzeprowadzonychw2008r.wśródkilkusetfirmwtrzechpaństwachUniiEuropejskiejwynika,żezupowszechnieniae-fakturywobrociego-spodarczymwynikająlicznezyski;zarównodlaichnadawcówjakiodbiorców.Trzynajważ-niejszeto:redukcjakosztów,większaefektywnośćiszybszerealizowaniepłatności.

Jakie są potencjalne korzyści z e-faktury dla wystawcy? (w proc.)

Austria Włochy Hiszpania

Redukcjakosztów 83 84,5 94

Większaefektywność 78 86 64

Szybciejrealizowanepłatności 44 24 45,5

Źródło: RaportEuropeanE-Invoicing,GuideforSMEs,opracowanym.in.przezEuropejską UnięRzemieślnikóworazMałychiŚrednichPrzedsiębiorstw(UEAPME)

Jakie są potencjalne korzyści z e-faktury dla odbiorcy? (w proc.)

Austria Włochy Hiszpania

Redukcjakosztów 64 66 56

Większaefektywność 78 93 78Mniejnieporozumieńzkontrahentem 14 32 41

Źródło: RaportEuropeanE-Invoicing,GuideforSMEs,opracowanym.in.przezEuropejską UnięRzemieślnikóworazMałychiŚrednichPrzedsiębiorstw(UEAPME)

Z kolei z badań przeprowadzonychw Polsce wynika, że przedsiębiorcykorzystający z elektronicznego ob-rotu fakturami cenią sobie przedewszystkim: oszczędności, krótszyczas dostarczenia faktury oraz lep-sząkontrolęnaddokumentami.

oszczędnośćpieniędzy

87%

krótki czas dostarczenia

faktury

53%

lepsza kontrola nad dokumentami

35%

oszczędność czasu

pracowników

27%

ochronaśrodowiska

19%

wizerunek nowoczesnej

firmy

15%

Jakie korzyści osiąga / zamierza osiągnąć Państwa firma z wdrożenia e-faktur?

(możliwość wielokrotnego wyboru)

Źródło:MailPro


3.3.1 Redukcja kosztów

Spółki obsługujące dużą liczbę klientów mogą dzięki e-fakturom zaoszczędzićdużesumy.Kosztwydrukuiwysyłkifakturywynosi–wzależnościodszacunków– od 1,5 zł do 1-2 euro. Dodatkowe oszczędności uzyskuje się na przetwarzaniufaktury,księgowaniuisprawdzaniudanych.Wdrożeniee-fakturypozwalazredu-kowaćogólnekosztycałegoprocesuook.80%.12

Szacujesię,żeśredniaeuropejskafirmaoszczędzanatymrozwiązaniuokoło150tys.eurorocznie,afirmaduża(wystawiającamiesięcznieokoło20tys.faktur)3mlneuro.13Wprzełożeniunapolskiewarunki,przedsiębiorstwowysyłającemie-sięcznie1000fakturzaoszczędziok.2tys.złotych,wystawiającok.20tys.fakturmiesięczniezaoszczędzi40tys.zł.

Miesięcznykoszt1000faktur:

papierowa 2600złelektroniczna 560zł

różnica 2040zł14

Dużefirmyoszczędzajątakżeznaczącekwotynabrakukoniecznościmagazynowa-niafakturwwersjipapierowej.Zdarzałysiębowiemprzypadki,gdyprzedsiębior-stważądałyodwystawcyponoszeniakosztówichprzechowywania.Wprzypadkurosnącycharchiwówfakturpapierowychwydatkitemogąbyćdotkliwe.

12 Źródło:danezaDeloitteToucheTohmatsu

13 Tamże

14 Tamże


3.3.2 Oszczędność czasu

E-faktury pozwalają przedsiębiorcomrównież na oszczędność czasu. Procesfakturowaniaorazpłatnościtrwaod19do40dni–średniook.30dniodmo-mentu zakończenia cyklu bilingowego.Skutkujetoniższymiprzychodamizin-westycji (np. lokaty) lub zwiększonymikosztami obsługi zadłużenia. Obliczo-no,żedlaśredniejwielkościoperatoratelekomunikacyjnego skrócenie cykluspływu wszystkich należności o poło-wę może oznaczać korzyści finansowew wysokości ponad 630 tys. zł w skalimiesiąca,codajeok.7,6mlnzłrocznie.

Obecniedostępnerozwiązaniarynkowedla e-faktury, jak np. invoobill umoż-liwiają dostawcom usług masowychredukcję kosztów wydruku i wysyłkifaktur oraz innych materiałów o nawet65%, jak również znacząco skracajączasrealizacjipłatności (zdanychudo-stępnionych przez KIR SA dla systemuinvoobillwynika,żeśredniczasodmo-mentuzapoznaniasięzfakturądoreali-zacjipłatnościwynosiśrednio1,3dnia).

dostarczenie płatności0-2 dni

realizacja płatności10-20 dni

dystrybucja5 dni

transport1-2 dni

kopertowanie1-2 dni

drukowanie2-3 dni

przetwarzanie0-6 dni

∑ 19-40 dni

Średni czas trwania procesu fakturowania oraz płatności w firmie telekomunikacyjnej

Źródło:RolandBerger


3.3.3 Inne

Wysyłkafakturpapierowychwiążesięnietylkozwysokimikosztamiobsługi.Zdarzasiętakże,żeprzesyłka–przezbłądnadawcylubpocz-ty–nietrafiadoadresata.Wprzypadkutradycyjnychsposobówreali-zacjipłatności,istniejetakżeryzykozwiązanezbłędnymrozliczaniemwpłatodklientów(m.in.wynikającezpomyłekklientówwwypełnia-niuprzelewów).Dlaśredniejwielkościoperatoratelekomunikacyjne-gorocznekosztyzwiązanezbłędnymrozliczaniemwpłatmogąsię-gaćnawet1,7mlnzł.

1. Oszczędnośćczasu

2. Oszczędnościfinansowenaznaczkachipapierze

3. Automatyzacjaprocesuwystawieniafaktury

4. Bezpiecznaiznacznietańszaarchiwizacja

5. Krótkiczaswysyłaniaidostarczeniafakturyelektronicznej

6. Automatyczneprzesyłaniewrazzpotwierdzeniemdostarczenia

7. Możliwośćdokonaniaszybkiejkorektyfaktury

8. Budowaniewizerunkufirmyprzyjaznejśrodowisku

Zyskize-fakturydlaprzedsiębiorstw


3.4 Sektor publiczny

Na wprowadzeniu e-faktur zyskuje także sektor publiczny. Jego korzyścisąpodobnedotych,osiąganychprzezprzedsiębiorstwa,decydującesięnaprzesyłaniefakturdrogąelektroniczną.

Europejskim prekursorem e-faktur w sektorze publicznym jest Dania. Od2005r.istniejetamobowiązeke-fakturowania,jeśliodbiorcąusługjestin-stytucjasektorapublicznego.WprowadzenietegosystemuwDaniiprzyno-sipaństwuroczneoszczędnościwwysokości100-134mlneuro.15

PodobnerozwiązaniawdrażająteżFinlandia,Szwecja,HiszpaniaiWłochy.16W2005r.szwedzkainstytucjaodpowiedzialnazakoordynacjęzaopatrze-niaagencjirządowych(SwedishNationalFinancialManagementAuthority)oszacowała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elek-troniczne do 2008 r., całe państwo mogłoby zaoszczędzić 3,9 mld koronszwedzkich(365mlneuro)wciągupierwszychpięciulat.

WprzypadkuPolski,wprowadzenieobowiązkuelektronicznegofakturowa-niawrelacjachzsektorempublicznym,przyniosłobypaństwuzpewnościąowielewyższeoszczędności.Wystarczyporównaćliczbęobywateliifirm:Dania to niespełna 6 mln obywateli i 300 tysięcy firm, Polska to 40 mlnmieszkańcówi3,7mlnfirm.17

15 EuropeanElectronicInvoicingFinalReport,wydanyprzezEuropeanCommissionInformalTaskForceone-Invoicing.

16 RaportEuropeanE-Invoicing,GuideforSMEs,opracowanym.in.przezEuropejskąUnięRzemieślnikóworazMałychiŚrednichPrzedsiębiorstw(UEAPME).

17 Źródło:własneobliczenia

WprowadzeniewDaniie-fakturowaniawsektorzepublicznymprzynosipaństwuoszczędnościwwysokości100-134mlneurorocznie.


4. Przeszkody w upowszechnieniu e-faktury

Mimołatwychdowyliczeniazyskówizainteresowaniaklientówelektronicznąformąrozlicza-niasię,przedsiębiorcydośćniechętniepodchodządotychzmian.Blisko60%konsumentówchętniezamieniłobypapiernadokumentelektroniczny,podczasgdytylko40%firmplanujewdrożenie e-faktur. Jakie są więc przeszkody, dla których polscy przedsiębiorcy rezygnujązpotencjalnychzysków,któredodatkowosąkorzystnetakżedlaklientów?

4.1 Rozwiązania prawne

Do 1 stycznia 2011 r. polskie przepisy raczej znie-chęcały do nowego sposobu fakturowania. Był topewnego rodzaju ewenement na tle innych państwUnii Europejskiej. Przedsiębiorców powstrzymywałyprzede wszystkim utrudnienia w rozliczaniu fakturikoniecznośćposiadaniapodpisuelektronicznegolubzapewnienie wymiany danych elektronicznych (EDI)(zgodnie z umową w sprawie europejskiego modeluwymianydanychelektronicznych).Firmyobawiałysięe-faktury,boniewiedziałyczyurzędyskarbowebędąjehonorować,aklienciprywatniczybędąmoglisko-rzystaćzulginaInternet.

Sytuacjataprowadziładoszereguabsurdów.Podatnicymieliproblemywprzypadkufakturdo-starczanychdrogąelektroniczną.Resortfinansówutrzymywał,żezulgiza Internetniemogąskorzystać podatnicy, którzy otrzymują obraz faktury e-mailem lub pobierający go ze stronyinternetowej operatora (tzw. elektroniczny obraz faktury). W 2010 r. głośno było o mężczyź-nie,któremupodczaskontroliUrządSkarbowyodmówiłprzyjęciafakturzapisanychnapłycieCD.Podatnikzszedłpiętroniżej,wydrukowałdokumentywpunkciekseroizakilkaminutznówprzedstawiłjepracownikowiUSwformiepapierowej.Tymrazemurzędnikniezakwestionowałdokumentów.

Zgodniezobowiązującymiwówczasprzepisami,podatnikmusiałprzedstawićoryginałyfakturzmiejscazawarciaumowy.Dlaurzędnikówjednaknieważnebyłoskąddokumentypochodzą,ajakąmająformę.Jeślinapapierowymwydrukuwidniałnapis„oryginał”niktniesprawdzał,czytafakturawysłanazostałapocztą,czyzostałaprzedchwiląwydrukowana.Towłaśniedlategowtymczasiepopularnestałosiędrukowaniefakturelektronicznychizginaniewydrukówtak,abywyglądałynaprzysłanewkoperciepocztą.

Barierąsąprzestarzałeprzepisyiarchaicznepodejścieurzędników.Unijnadyrektywawprzypadkue-fakturpozwalanabardziejliberalnepodejście

posełAdamSzejnfeldb.wiceministergospodarki,marzec2010


Wefekcieklienciniewiedzieliwjakiejformiepowinniprzechowywaće-fakturyielektroniczneobrazyfaktur.Częstopoprostujedrukowali,cobyłocałkowitymzaprzeczeniemichekologicznegowymiaru.Znacznieogra-niczałototakżewygodęichstosowania.

W2011r.weszływżycienoweregulacje.ZgodniezwytycznymiRozporządzeniaMinistraFinansów18od1stycznia2011r.fakturymogąbyćprzesyłane,wtymudostępniane,wformieelektronicznej,wdowolnymformacieelektro-nicznym,poddwomawarunkami.Pierwszymjestzapewnienieautentycznościpochodzeniaiintegralnościtreścifaktury.Drugim,uzyskaniezgodyodbiorcyfakturynatakąformędystrybucji.Możnajejudzielićzarównowformiepisemnej,jakielektronicznej.Jakotechnologiespełnieniapierwszegozwarunków,wrozporządzeniuwymienio-nezostałypodpiselektronicznyiEDI.Niemniejjednakdopuszczasięinne–niewymienionewprostwrozporzą-dzeniu–rozwiązania,którezapewniąautentycznośćiintegralnośćdokumentu.CzęśćpodatnikówstosujezatempowszechniestosowanyformatPDF,wysyłanye-mailem.Toznacząceuproszczeniedlawystawcówiodbiorców.Ponadto,zprzepisówunijnych(Dyrektywa2006/112/WE)iorzecznictwapolskichsądówadministracyjnychwyni-ka,żeniemaobowiązkuprzechowywaniaprzezwystawcęe-fakturywyłączniewformieelektronicznej,czyliniemożnauzależniaćsposobuprzesyłaniae-fakturodsposobuichprzechowywaniaprzezodbiorcę.

Podstawowymwarunkiemstosowaniae-faktur jestuzyskanieakceptacjiododbiorcy.Elektronicznewysta-wianieiprzesyłaniemożnarozpocząćnatychmiastpojejotrzymaniu.Wprzypadkucofnięciazgody,wystawcatraciprawodoprzesyłaniae-fakturjużodnastępnegodniapootrzymaniupowiadomienia(chyba,żestronyuzgodniąinaczej,terminniemożebyćjednakdłuższyniż30dni).Wartopostaraćsięozgodęokreślającątech-nologięlubkilkatechnologiiwystawianiae-faktur,m.in.potoabyodbiorcaniezostałnarażonynatrudnościzobsługąformatuczytechnologiistworzeniadokumentuinieutrudnićmujegoodczytuczyprzechowywania.

Fakturyelektronicznemożnakorygowaćiwystawiać ichduplikaty.Od1stycznia2011r.korekty iduplikatymogąbyćwystawianezarównowwersjielektronicznej,jakipapierowej.Cowięcej,fakturępapierowąmożnatakżeskorygowaće-fakturąkorygującą.

Fakturywysłanewformieelektronicznejmożnaprzechowywaćwdowolnysposóbwpodzialenaokresyrozliczeniowe,zapewniając:

• autentycznośćpochodzenia,integralnośćtreściiichczytelnośćodmomentuwystawieniadoczasuupływuterminuprzedawnieniazobowiązaniapodatkowego,

• łatwośćichwyszukiwania,

• bezzwłocznydostępdonichorganowipodatkowemuluborganowikontroliskarbowejnażądanie,zgodniezodrębnymiprzepisami.

Zarchiwizowanefakturymogąbyćdostarczanedourzęduskarbowegonakażdymprzenośnymnośnikuda-nych,np.dyskuCDczypendrivie.Niemajużkoniecznościsporządzaniawydruków.

Mimozdecydowaniepozytywnejopiniionowychrozwiązaniach,pojawiałysięjednakgłosy,żeniesąonena-daljasne.Stądw2011r.prowadzonebyłydalszepracenadichudoskonaleniem.Firmy,próbującsięodnaleźćwtejniejasnejsytuacji,stosująróżnesposobyzapewnieniawymaganejautentycznościiintegralnościdoku-mentu.Niemająjednakpewności,żetakaformazostaniezaakceptowanaprzezkontrolęskarbową.Niektórzyprzedsiębiorcypozostaliprzystosowaniupodpisuelektronicznegosądząc,żenadaljestwymagany.Wtakiejsytuacjikliencimogąobawiaćsięe-faktury,którauróżnychwierzycieliwyglądainaczej,jestinaczejzabezpie-czonaiinnejestuzasadnieniestosowaniawybranejmetodyzabezpieczania.

18 RozporządzenieMinistraFinansówzdnia17grudnia2010r.wsprawieprzesyłaniafakturwformieelektronicznej,zasadichprzechowywaniaoraztrybuudostępnianiaorganowipodatkowemuluborganowikontroliskarbowe


4.2 Opóźnienia w e-administracji

Upowszechnienie faktur elektronicznychutrudniała też postawa samych urzędów.Biurokracja i „kult pieczątki” wciąż ha-mują rozwój tego rozwiązania. E-fakturapadła więc ofiarą ogólnego zapóźnieniaPolski na polu e-administracji. Jest jed-naknadzieja,żeponowelizacjiprzepisówz 1 stycznia 2011 r. sytuacja ta będzie sięszybkopoprawiać.

4.3 Wykluczenie cyfrowe

DlaczęściklientówproblememjesttakżebrakdostępudoInternetu.Niemająoniswoichadresówemailowych,niekorzystajązportaliinternetowych–niemogąwięcotrzymywaće-faktur. Skazani są na rozwiązania tradycyjne. Wykluczeni cyfrowo nie mogą korzystaćrównieżzinnychudogodnieńnp.bankowościinternetowejczydostępudoelektronicznejadministracjiiurzędów.

Drugąprzeszkodąwupowszechnieniue-faktur,związanąztechnologią,jestbrakumiejęt-nościobsłużeniaInternetuisamegokomputera.Odpowiedźnapytanie:dlaczegoe-fakturatakwolnoupowszechniasięwPolsce,dajeraport„WorldInternetProject2011”,stworzonydziękiwspółpracyAgoryiGrupyTP.Jednymzjegonajważniejszychprzesłańjestwniosek,żeponad1/3Polakówpowyżej15.rokużycianiekorzystazInternetu–jakogłównypowódpodającbrakzainteresowania.Cowięcej,większośćznichniemapoczuciastratyiniepla-nujerozpoczęciakorzystaniazsieci.

Z drugiej strony, według tego raportu 40% cyfrowo wykluczonych korzysta z Internetuprzypomocyinnychosób,którewyszukujązanichinformacje.Oznaczato,żebrakzainte-resowaniazawartościąsieci jesttylkopozorny.Wrzeczywistościzapotrzebowanienain-ternetoweusługijestwiększe,niżumiejętnośćichpraktycznegowykorzystania.

Wtensamnurtwpisywaćsięmożetakżee-faktura.Klienciniewidząułatwień,jakieniosązesobąrozliczeniaelektroniczne(zwłaszczawpołączeniuzelektronicznymipłatnościami).Niewidząichdlatego,żenieposiadająumiejętnościichwykorzystania.Problemtendotykazresztątakżeprzedsiębiorców,którzywbadaniachwskazywalinabrakmożliwościzaadap-towaniae-faktury,bobrakimprzeszkolonychpracowników.

Polskapotrzebujeupraszczaniaprzepisówdotyczącyche-faktur.Papierowedokumentyodchodząwprzeszłośćipaństwopowinnosprzyjaćtemuprocesowi.

mec.KatarzynaUrbańskadyrektorDepartamentuPrawnegoPKPPLewiatan


4.4 Inne

Istotnąrolęwblokowaniurozwojue-fakturywPolscezajmująrównieżzłena-wyki.Łamanieschematówniejestłatweizajmujesporoczasu.Przyzwyczajeniedo „starych, dobrych” papierowych dokumentów, obecnych od wielu lat i do-brzeznanych,trwanietylkowśródurzędników.Przodująwnimzwłaszczaosobystarsze, dla których kluczowy jest sformalizowany sposób dokonywania opłat.Trudnojestimpokonaćnieufnośćdorozliczeńelektronicznych–nowoczesnychibezpiecznych,alenaruszającychwieloletnieprzyzwyczajenia.

E-faktura jest stosunkowonowymrozwiązaniem,więcwciąż jestdoskonalona.Stądproces„docierania”nadaltrwaiwdrażaneproceduryniezawszesąidealne.Interfejsyportaliinternetowych,naktórychdostępnesąe-faktury,niezawszesąodpowiednioprzejrzyste.Czasemodstraszaćmożeobecnośćwieluzabezpiecza-jącychhasełiskomplikowanaproceduradotarciadodokumentu.

1. Niejasneinterpretacjeprawne

2. Zapóźnieniawe-administracjii„kultpieczątki”

3. BrakdostępudoInternetu

4. Brakumiejętnościobsługikomputeraijegoaplikacji

5. Przyzwyczajeniedopapierowychdokumentów

Przeszkodywupowszechnieniue-fakturwPolsce


4.5 Rozwój rynku e-faktur

Raport pokazuje, że polski rynek rozwija się zgodnie z trendem europej-skim.E-fakturastopniowozyskujepopularność–jestniązainteresowanychcoraz więcej klientów i przedsiębiorców. Jednakże z uwagi na opóźnieniaiograniczenia legislacyjneoraztechnologiczne jesteśmymniejzaawanso-waniniżinnekrajeeuropejskie.Startujemyzniższegopoziomu.

Abydogonićinneeuropejskiekrajenależyrozważyćdziałaniaszybkorozwi-jającerynek.Pomócmogąwspólneakcjepromocyjnewszystkichpotencjal-nych beneficjentów, skierowane na większą popularność elektronicznegoobiegu dokumentów np. telekomów, banków, towarzystw ubezpieczenio-wych, dostawców energii i gazu itp. Jednym z elementów promocji mogąbyćtakżewspólneformularzezgódnaotrzymywaniee-faktur.

Kluczowa jest takżepostawapaństwa i rozwóje-administracji.Wrazzniązwiększaćbędziesiętakżeliczbae-faktur.Momentemprzełomowymmo-głobybyćtakżewprowadzeniewymoguwymianyfakturpomiędzypodmio-tamiadministracjipublicznejwpostacielektronicznej–takjaknp.wDanii,któraoszczędzaztegotytułu100-134mlneurorocznie.


WNIOSKI

CzyPolskamaszansędogonićliderówEuropypodwzględemstopniarozwojue-fakturowania?

Podstawowym warunkiem są dobre przepisy prawne – czytelne i precyzyjne.Odpoczątku2011r.przepisyzostałyuproszczone,alewymagająnadalichdopre-cyzowania.Wątpliwościwzbudzająm.in.zapisydotycząceobowiązkuzachowaniaintegralnościorazautentycznościfakturyorazsposobówudzielaniaprzezklientazgodynaotrzymywaniee-faktury.

Wartobraćprzykładzrozwiązań,którestosująpaństwaznajdującesięwczołów-ce Europy pod względem rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Wiele z nichwprowadziłoobowiązeke-fakturowaniadlainstytucjisektorapublicznego.Dziękitemurocznieoszczędzająsetkimilionóweuro.

Jakprzekonaćdoe-fakturyprzysłowiowegoKowalskiego?Potrzebnajestprzedewszystkimedukacja.Zpewnościądużąbarierąsąprzyzwyczajeniado„starych,dobrych”papierowychdokumentów ipieczątek. Jejprzełamanienie jest łatwe.Szeregkampaniiedukacyjnychprzeprowadziłyprywatnefirmy,zachęcająoneteżklientówdowyborue-fakturywzamianzaróżnebonusy,nagrodywkonkursachiloteriach.

Dodatkowym wyzwaniem jest edukacja wprowadzających e-faktury – zarównoprzedsiębiorców,jakipracującychwsektorzepublicznym.Byćmożenastępnymkrokiempowinnobyćpołączeniesiłistworzeniejaknajszerszejkoalicjiprzedsię-biorcówiadministracjipaństwowej,wceluwspólnegopromowaniategorozwią-zania,najeszczeszersząskalę.

Państwopowinnoznaczniejsilniejpromowaćelektronicznerozliczenia,poprzezprzyjazneregulacje,ułatwiającestosowanieelektronicznegoobiegudokumentówiwprowadzanienawiększąskalęmożliwościelektronicznegokontaktuobywatelizurzędami.

Naturalnymsprzymierzeńcemwakcjipropagująceje-fakturępowinnybyćorgani-zacjeproekologiczne,ponieważelektronicznyobiegdokumentówznaczącoogra-niczawycinkęlasówiilośćodpadów,którepóźniejtrzebautylizować

e-fakturaw Polsce | 25Wnioski

W ciągu czterech lat od jej wprowadzenia Grupa TP przeprowadziła kampaniem.in.reklamoweispołeczneorazakcjemarketingowewceluupowszechnianiatej

formyfakturynarynku.Ichistotnymelementembyłaspektedukacyjny–informo-wanieklientówozasadachdziałaniae-fakturyijejwpływienaśrodowisko.

Firma postawiła na przekonywanie do e-faktury wieloma kanałami. Docieradoklientówz informacjamioe-fakturzem.in.przez:komunikacjęmailingową,wy-

syłkę SMS-ów, witryny TP i Orange, banery na portalach informacyjnych czy rewersy pa-pierowychfaktur.Wkażdymzkomunikatówstawianonaaspektekologicznyiedukacyjny.Powstałm.in.filminformującyotymjakdziałae-faktura,zamieszczonypóźniejnaportaluYouTube.GrupaTPuruchomiłateżspecjalnyprofilnaportaluspołecznościowymFacebook–„Zyskajzefakturą”www.facebook.com/zyszkjazefaktura).Poto,bypropagowaćtęformęrozliczeniaiintegrowaćjejzwolenników.

Wcześniej do rezygnacji z tradycyjnej papierowej faktury– a tym samym chronienia lasów – namawiali ich mieszkań-cy:Ryś,Wiewiórka iJeż.Napotrzebykampaniiuruchomionospecjalnyserwiswww.naturatp.pl iprofilnaturatpnaportaluspołecznościowymFacebook.Wszyscyinternaucimogliwziąćudział w wyborach ekoambasadora e-faktury i oddać głosna jedno z trzech zwierząt. Do pomocy w popularyzowaniue-fakturyzostałytakżezaangażowanecieszącesiędużąpopu-larnością,postacieSercaiRozumu.Specjalnyekologicznyspotzostałumieszczonym.in.naportaluYouTube.

Aby nadać rozgłos kwestii elektronicznych faktur Grupa TPprzeznacza także środki na dostępną dla wszystkich prze-strzeń. W 2010 r. Grupa TP prowadziła akcję sadzenia drzewnatrenachpogórniczychwmiejscowościKnurównaŚląsku–pieniądzenajejrealizacjępochodziłyześrodkówzaoszczędzo-nychnadrukowaniufaktur.Posadzonoponad27tys.drzew.

Przestrzeńpublicznazyskałatakżedziękiakcjipromująceje-fakturęwśródpracow-nikówGrupyTP.Wramachakcji„e-fakturadlaśrodowiska”każdyznichmógłzgłosićzaniedbanezielonemiejsceznajbliższegootoczenia.Trzyznichdziękiwygranejpie-niężnejzostałozmienionewzielonąiprzy-jaznąwypoczynkowiprzestrzeń.

e-fakturaw Polsce | 26Dobrepraktyki

ReklamazudziałemSercaiRozumupromującae-fakturę:

Źródło:GrupaTP

Kampaniapromującae-fakturę

Źródło:GrupaTP

Pieniądze z oszczędności na wydruku faktur posłużyły szczytnym celom także przyokazjikampanii„Fakturawsieci@książkidladzieci”.Klientrezygnującztradycyjnego

papierowegorachunku,narzeczfakturyelektronicznej,fundowałwtensposóblekturędzieciomprzebywającymwszpitalach.Dzieciotrzymywałyksiążkiopowiadająceoekolo-

giiiucząceprostychzasaddbaniaośrodowiskoorazzachowańproekologicznych.Wszyst-kotowatrakcyjnejformiekolorowanek,rebusóworazgiersłownychirysunkowych.Łącz-

nierozdanodzieciom40tys.książeczek.

Abyzachęcićklientówdoprzejścianae-fakturęGrupaTPoferuje teżbezpośredniebonusysamymklientom.Wloterii„Czasnarodzinnechwile”możnabyłowygraćgryplanszoweiro-dzinne wycieczki do Disneylandu, w eko-konkursie nagrodami były sprzęty do aktywnegospędzaniaczasuwolnego:rowery,rolkiizestawydonordicwalking,awkonkursie„Podróżujze-fakturą”nagrodypieniężnenawyprawkępodróżnika.W2011r.wramachkampanii„Zyskajze-fakturą”,stworzonyzostałspecjalnyserwiswww.zyskajzefaktura.pl.poprzezktórykliencidecydującysięnarozliczanieelektronicznesami,przywypełnianiue-zgodymogąwybraćbo-nus,którynajbardziejimodpowiada.Dowyborusąm.in.darmoweminuty,NEONETBOOKza1zł,niższaopłataaktywacyjnazaNeostradę,bezpłatnaprenumeratae-wydańWprost,punktywprogramiePAYBACKorazbonyrabatowedoróżnychusługodawców.

KlientGrupyTPdecydującysięnaprzejścienae-fakturęmoże ją aktywować na kilka dogodnych sposobów.Możejązamówićprzezwypełnienieon-lineformularzae-zgodynaportalachinternetowychTP/Orangeiwser-wisiewww.zyskajzefaktua.pl,poprzezwysłaniebezpłat-negoSMS-a,osobistykontaktzdoradcątelefonicznymlubsprzedawcąwsaloniesprzedaży–przypodpisywa-niuumowynazamawianąusługęlubniezależnie.

GrupaTPjesttakżejednązfirm,któreproponująklien-tom korzystającym z e-faktury bezpłatną aplikacjęułatwiającą i przyśpieszającą dokonywanie płatności(http://www.tp.pl/prt/pl/klienci_ind/obsluga_klien-ta/669020/e_platnosc_tp/). Pozwala ona uniknąć nietylko wypełniania papierowego przelewu, ale takżeformatki przelewu internetowego. W przypadku elek-tronicznejpłatnościtpmożliwejestopłaceniefaktury,bezpośredniozjejpoziomu-dziękispecjalnemulinko-wi.Minimalizujetoryzykobłęduioszczędzaczas.Po-nadto klienci Orange otrzymują powiadomienia SMS,gdy faktura zostanie wystawiona (wraz z terminempłatności) oraz gdy płatność zostanie zaksięgowananakoncieoperatora.KlienciTPdostająpowiadomieniawrazzfakturąnawskazanekontoe-mail.


BonusydlaklientówGrupyTPprzechodzącychnae-fakturę

Źródło:GrupaTP

Wlatach2010-2011,Netiaprzeprowadziłaok.15różnychakcjizachęcających klientów do skorzystania początkowo z elek-

tronicznego obrazu faktury a następnie z e-faktury. Jednazinicjatywzakładaławysyłkęserii,powiązanychzesobąmery-

torycznie listówodreprezentantówróżnychgrupzawodowych.StylizowanenaodręczniepisanelistyodDoręczycielaprzesyłek,

PracownikaSłużbOczyszczaniaMiastaczyLeśnika,załączanebyłydofakturwysyłanychpocztąwnastępującychposobiemiesiącach.

Założeniem kampanii było m.in kształ-towanie wśród klientów poziomu świa-domościistnieniaimożliwościwykorzy-stywania e-faktur, jako równoprawnychdokumentów, a przez to kreowanie po-stawproekologicznych.


List1–Doręczyciel

Źródło:Netia


List2-PracownikSłużbOczyszczaniaMiasta

List3–Leśnik

Źródło:Netia

Źródło:Netia

Polska Telefonia Cyfrowa, operator sieciT-Mobile, udostępnia swoim klientom indy-widualnym oraz biznesowym faktury w po-staciplikuPDFw internetowymserwisiesa-moobsługowymlubjakozałącznikdowiadomoście-mail.ProponowaneprzezOperatorarozwiązaniadoceniłojużkilkasettysięcyklientów,wtymkilkadziesiąttysięcyfirm.Otrzy-mywanie faktury e-mailem jest szybsze, wygodniejsze i bezpieczniejsze od tradycyjnejformypapierowej.W2011T-Mobileudostępniłswoimklientomłącznieprawie10mlnfak-turwformieelektronicznej.

Zgodynae-fakturykliencimogąskładaćwielomakanałamikontaktuzOperatoremm.in.winternetowychserwisachsamoobsługowych,SMS-em,przezIVR,wpunktachsprze-daży,e-mailemlubpisemnie.E-fakturajestrównieżelementemofertpromocyjnychinaprzedłużenieumowydlaklientówindywidualnych–odpowiedniainformacjajestzawar-tawregulaminiedanejoferty,akonsultantprezentującyofertęmaobowiązekupewnićsię,żeklientakceptujeelektronicznąformędostarczaniafaktury.Jeżeliklientpreferujepapierową,konsultantnażyczeniemodyfikujeofertę.

W ramach działań promujących e-fakturę, T-Mobile przyznaje klientom indywidualnympakiety dodatkowych minut, a przede wszystkim drugi rok z rzędu prowadzi cykl bez-płatnychkonkursówSMS-owychonazwie„F@ktura:zmieńpapierowąna internetową”.Wroku2012dlaosóbdecydującychsięnaelektronicznąformęfakturywramachkonkur-suprzygotowanoatrakcyjnecomiesięcznenagrody:netbooki,iPady,iPhone’yorazsamo-chódjakofinałowąnagrodęroczną.Kliencinieponoszążadnychopłatzaudziałwkonkur-sie,jedynymwarunkiemudziałuiszansynawygranienagrodyjestkorzystanieze-faktury.

KlientT-Mobilemożewdowolnymmomencietrwaniaumowyibezżadnychkonsekwencji(pozautratąprzywilejówzae-fakturę,jakdodatkowebezpłatneminuty,udziałwkonkur-sieznagrodami)zmienićformęfak-turyzelektronicznejnapapierową.

Klientprzechodzącynae-fakturęmaautomatycznie włączany bezpłatnyserwis SMS-owy z comiesięczną in-formacjąowystawieniufaktury,ter-miniepłatnościikwociedozapłaty.Ułatwia to klientowi kontrolowaniei realizowanie płatności. Z serwisumożnaoczywiściebezpłatniezrezy-gnować.


UPC Polska prowadzi od lipca 2006 roku działania na rzecz promocjie-faktury wśród nowych i dotychczasowych klientów. W pierwszym etapieprowadzonokampanięedukacyjno–informacyjnąskierowanądowszystkichdotychczasowychklientów.Wykorzystywanowtymceluwszelkiedostępnekanałykomunikacji–mailingi,wysyłkęulotekinotesów,informacjewlokal-nychBiurachObsługiKlienta,komunikatywsystemieIVR–czyliinformacjegłosowe,któreklientmożeuzyskaćdzwoniącdoTelefonicznegoBiuraOb-sługiKlienta.We-BOK-uosobalogującasiędosystemuotrzymywałainfor-macjęomożliwościdokonaniatakiegozlecenia.Wszystkieinformacjekiero-wanedoklientówwskazywałynakorzyścidlaklientaalerównieżśrodowiskanaturalnego,jakiewynikajązestosowaniatakichrozwiązań.Natomiastjeśliklient zdecyduje się na ofertę promocyjną usług (w tym usługi interneto-wej)automatycznieotrzymujemożliwośćkorzystaniaze-faktur.Oczywiściewkażdejchwilimożezrezygnowaćze-fakturynarzeczpapierowej,alejeżelijestwokresiezobowiązaniatotraciwarunkipromocyjne.Pookresiezobo-wiązaniamożedowolnierezygnowaćze-fakturynarzeczpapieruiodwrot-nie.Wkażdej chwili każdyklientmoże teżzrezygnowaćzpapierowych ra-chunkównarzeczelektronicznych.

Tym, co wpływa korzystnie na ocenęklientów UPC jest również prosty do-stęp do e-faktury. Aby proces zmianyz papierowej faktury na elektronicznąprzebiegał w sposób dla klienta naj-bardziej dogodny po podjęciu przezklientadecyzjioprzejściunae-fakturęwpierwszymmiesiącuklientotrzymu-je jeszcze jeden papierowy rachunekz informacją, że jest on ostatnim wy-stawianymwtensposób.Skutecznośćdziałań pokazują statystyki, wedługktórych UPC Polska zajmuje 1 miejscewPolscepodwzględemprocentowegoudziałue-faktur,zktórychkorzystapo-nadpółmilionaklientów.


Koalicja “Wybieram e-fakturę”

Patroni

Koalicja „Wybieram e-fakturę” została powołana przez Polską Konfederację Pracodawców Prywatnych Lewiatan. Jest ona otwarta dla wszystkich rm i podmiotów, zainteresowanych promowaniem nowoczesnych form rozliczeń, które nie wymagają obrotu dokumentami papierowymi. Jesteśmy przekonani, że dzięki współpracy możemy dotrzeć do szerszej grupy odbiorców i szybciej doprowadzić do zmiany. Obok działań informacyjnych, działamy również na rzecz zmian systemowych, by przepisy prawa również sprzyjały stosowaniu e-faktur.

e-faktura w polsce - raport

Documents