documentacion del sistema de gestion de calidad de …

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS EXPUESTOS EN LOS NUMERALES 4, 5 Y 6 DE LA

NORMA ISO 9001:2015 PARA LA EMPRESA MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR

DIANA MARCELA MONTEALEGRE TOVAR

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

NEIVA 2019

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS EXPUESTOS EN LOS NUMERALES 4, 5 Y 6 DE LA

NORMA ISO 9001:2015 PARA LA EMPRESA MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR

Informe final de Seminario de Profundización aplicado a la Empresa Mantenimiento y Suministros del Sur como opción de grado para optar al

título de Ingeniero (a) Industrial

DIANA MARCELA MONTEALEGRE TOVAR

Asesor Mg. CARLOS WILMER OVIEDO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2019

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NOTA DE ACEPTACIÓN.

Presidente del Jurado.

Jurado.

Tutor.

Neiva, Abril de 2019.

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DEDICATORIA

Este como los tantos otros logros que he alcanzado y aquellos que vendrán con el paso del tiempo lo dedico a mis padres JOSE MONTEALEGRE y MARIA EUGENIA TOVAR, quienes con su gran amor, perseverancia, confianza y apoyo incondicional han sido la pieza fundamental en mi vida y en cada uno de los proyectos que he comenzado, todo lo que soy hoy es gracias a ellos. A mis hermanos por brindarme su tiempo y dedicación durante el transcurso de mi carrera universitaria. Y a todas aquellas que personas que me acompañaron en este camino lleno de vivencias inigualables y aprendizajes duraderos.

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AGRADECIMIENTO

Agradezco a los profesores de la universidad COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE NEIVA, quienes fueron guía y apoyo para el desarrollo personal y en la formación académica adquirida a lo largo de los años. A mi familia, por enseñarnos la importancia de la perseverancia en la consecución de nuestros objetivos. A la empresa, MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, por permitirme aprender aplicando los conocimientos adquiridos en el diplomado realizado en su organización. En general a todos los que se vieron involucrados con este trabajo de grado, les agradezco profundamente por su apoyo y compromiso. También agradezco principalmente a mi familia en especial a mis padres que me brindaron apoyo incondicional durante el transcurso de toda mi carrera universitaria, a mis compañeros que fueron un aporte muy significativo en el aprendizaje adquirido. A mi docente guía el Mg. Carlos Wilmer Oviedo por su paciencia y disposición a la hora de ofrecerme sus conocimientos, para el desarrollo de mi trabajo de grado del Diplomado realizado en la Universidad y a todos aquellos profesores que hicieron parte de mi proceso educativo. Gracias.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 13 1. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 15 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 16 2.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA .................................................................... 16 2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .................................................................. 17 3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 18 3.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................... 18 3.2 OBJETIVO ESPECIFICO ................................................................................. 18 4. MARCO TEORICO ............................................................................................ 19 5. DISEÑO METODOLOGICO PRELIMINAR ........................................................ 20 6. DESARROLLO DEL TRABAJO ......................................................................... 21 6.1 DOCUMENTACIÒN DE LA NORMA NTC ISO 9001 VERSION 2015 .............. 21 6.1.1 Considerar las cuestiones internas y externas .............................................. 23 6.1.2 Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas. ...... 24 6.1.3 Establecimiento del alcance del sistema de gestión de calidad……………..26 6.1.4 Sistema de Gestiòn de la Calidad y sus Procesos ........................................ 26 6.1.5 Liderazgo y Compromiso. ............................................................................. 29

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6.1.6 Política del sistema de gestión de calidad……………………………………...29 6.1.7. Roles y responsabilidades y autoridades en la organizaciòn ........................... 31 6.2. MATRIZ DE RIESGO .................................................................................... ..45 6.2.1 Objetivos de calidad y planificaciòn .............................................................. 46 6.4 PROCESOS ..................................................................................................... 51 6.4.1 Proceso gerencial. ........................................................................................ 51 6.4.2 Proceso Misionales. ...................................................................................... 52 6.4.2 Proceso Apoyo .............................................................................................. 52 7. PRESUPUESTO ................................................................................................ 52 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .................................................................. 53 9. CONCLUSIONES .............................................................................................. 54 RECOMENDACIONES .......................................................................................... 56 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 57 ANEXOS

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LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Probabilidad ............................................................................................. 48 Tabla 2. Impacto .................................................................................................... 49 Tabla 3. Convenciones .......................................................................................... 49 Tabla 4. Descripción del procedimiento de riesgos ................................................ 50 Tabla 5. Rangos de calificación de los controles ................................................... 51 Tabla 6. Presupuesto ............................................................................................. 52 Tabla 7. Cronograma de actividades ..................................................................... 53

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LISTA DE FIGURAS

Pág

Figura 1. Mapa de procesos .................................................................................. 27

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LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Documento Matriz DOFA ................................................................. 21

Anexo B. Documento Matriz de Partes Interesadas ........................................ 24

Anexo C. Documento Matriz de Riesgo ............................................................ 24 Anexo D. Documento Organigrama de la organización .................................... 23

Anexo E. Procedimiento para abordar riesgos y oportunidades………………...24

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GLOSARIO

CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o

un servicio, destinado a esa persona u organización o requerido por ella. ISO 9001:2015: Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. RIESGO: Efecto de Incertidumbre SISTEMA DE GESTIÓN: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos. RIESGO: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos, considerando que un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos; y también que los objetivos pueden tener aspectos diferentes (por ejemplo, financieros, salud y seguridad, y metas ambientales) y se pueden aplicar en niveles diferentes (estratégico, en toda la organización, en proyectos, productos y procesos). INCERTIDUMBRE: Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información

relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. GESTIÓN DEL RIESGO: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organización con respecto al riesgo. MARCO DE REFERENCIA PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO: Conjunto de componentes que brindan las bases y las disposiciones de la organización para diseñar, implementar, monitorear, revisar y mejorar continuamente la gestión del riesgo a través de toda la organización. Las bases incluyen la política, los objetivos, el comando y el compromiso para gestionar el riesgo, en tanto que las disposiciones incluyen planes, relaciones, rendición de cuentas (Accountability), recursos, procesos y actividades. POLÍTICA PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO: Declaración de la dirección y las intenciones generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo. Actitud hacia el riesgo. Enfoque de la organización para evaluar y eventualmente buscar, retener, tomar o alejarse del riesgo. PLAN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO: Esquema dentro del marco de referencia para la gestión del riesgo que especifica el enfoque, los componentes y

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los recursos de la gestión que se van a aplicar a la gestión del riesgo. Los componentes de la gestión comúnmente incluyen procedimientos, prácticas, asignación de responsabilidades, secuencia y oportunidad de las actividades. PROPIETARIO DEL RIESGO: Persona o entidad con la responsabilidad de rendir

cuentas y la autoridad para gestionar un riesgo. PROCESO PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO: Aplicación sistemática de las políticas, los procedimientos y las prácticas de gestión a las actividades de comunicación, consulta, establecimiento del contexto, y de identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y revisión del riesgo. ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO: Definición de los parámetros internos y

externos que se han de tomar en consideración cuando se gestiona el riesgo, y establecimiento del alcance y los criterios del riesgo para la política para la gestión del riesgo. CONTEXTO EXTERNO: Ambiente externo en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, y puede incluir el ambiente cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local; impulsores clave y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organización; y relaciones con las partes involucradas y sus percepciones y valores. CONTEXTO INTERNO: Ambiente interno en el cual la organización busca

alcanzar sus objetivos, y puede incluir el gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades; políticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlos; las capacidades, entendidas en términos de recursos y conocimiento (por ejemplo capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías); sistemas de información, flujos de información y procesos para la toma de decisiones (tanto formales como informales); relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y valores; la cultura de la organización; normas, directrices y modelos adoptados por la organización; y forma y extensión de las relaciones contractuales.

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INTRODUCCIÓN

MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR es una empresa dedicada a la

producción, fabricación y comercialización de producto elaborados a base de plástico reciclado. Entre la variedad de productos fabricados por la empresa encontramos postes, bancas y sillas, estibas, bloques, soportes para tuberías, tablas, todos a base de plástico reciclado.

El presente trabajo contiene el desarrollo de la documentación de los numerales 4, 5 y 6 de la NTC ISO 9001 versión 2015 cuya versión incluye el sistema de gestión del riesgo, este involucra a la alta dirección en mayor compromiso en los procesos de la organización, además de esto también se pide tener en cuenta las partes interesadas ya sean internas como externas. MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, no cuenta con la certificación de la Norma Técnica Colombiana ISO 9001. Teniendo en cuenta lo anterior y apoyando el desarrollo de este trabajo con líderes de cada proceso de trabajo dentro de la organización y basados en las normatividades que la empresa maneja se determina la manera de implementar medidas para disminuir el riesgo en algunos procesos de la organización que pueda verse afectado y así proponer acciones correctivas para poder cumplir con los objetivos de la empresa, en donde se pretende adoptar acciones preventivas que se identifican como resultado de la administración de los riesgos tanto correctivas que afectan los procesos y que afecten de manera considerable los objetivos de la empresa MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR

La administración de riesgo inicia desde los directivos de la empresa, la administración y el personal de la entidad. Es aplicado en la empresa mediante estrategias desarrolladas, diseñada para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la entidad como a las partes interesadas, los cuáles se ven plasmados por medio de una matriz de riesgos para tener un esquema más específico de cada uno de ellos, conociendo cuáles son los más potenciales para así actuar de manera inmediata y hacer un seguimiento de estas en un periodo designado para estudiar su avance y determinar si dichas acciones son eficaces y suficientes para no permitir la materialización de los riesgos o la minimización del impacto, para proporcionar seguridad e integridad razonable referente al logro de objetivos. Por otro lado, el contexto externo contiene las condiciones nacionales que se relacionan con la empresa; para esto se debe tener en cuenta elementos específicos que pueden brindar a la empresa amenazas y oportunidades las cuáles contribuyen a la mejora continua y a tener un mejor enfoque en los posibles riesgos que presenta el ambiente externo para el cumplimiento de los objetivos,

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entre ellos se encuentra la apertura hacia los nuevos mercados, el panorama económico y político del país, las catástrofes naturales, la cultura de las regiones, la variación periódica de los precios del petróleo que en los últimos años ha disminuido al punto que las industrias se han afectado económicamente al punto de reducir su personal, operaciones y proyectos. Finalmente para poder realizar la gestión del riesgo de la organización se parte de la base en la NTC ISO 31000 como guía para el desarrollo de la GESTION DEL RIESGO y la NTC 9001 versión 2015 en especial los numerales 4, que hacen parte del numeral Contexto de la organización, el numeral 5 Liderazgo y el nùmeral 6 que conforma el sistema de gestión del riesgo. Al desarrollar los numerales se puede realizar la matriz de Gestión del Riesgo, donde se incluye un adecuado análisis de cada uno de los riesgos tanto externos como internos y que sean inherentes y puedan afectar a los procesos de MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR.

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1. JUSTIFICACIÓN

Este trabajo posibilita la documentación de los numerales 4, 5 y 6 previstos en la NTC – ISO 9001 – 2015, en la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur

aún no se encuentra desarrollando el sistema de gestión del riesgos y tampoco está abordando las eventualidades más comunes presentadas, se indicó a la organización la necesidad e importancia de tener en cuenta las partes interesadas, sus requerimientos y limitaciones todo esto enlazado a la organización con la finalidad de identificar los posibles riesgos tanto internos como externos. Normalmente los riesgos se han tratado de forma no organizada, mediante soluciones puntuales tomadas como acción correctiva o preventivas a los riesgos que se encuentran inmersos en los procesos de la empresa, el sistema de Gestión del riesgo es un conjunto de técnicas y herramientas de apoyo y ayuda para tomar las decisiones apropiadas, de una forma lógica, teniendo en cuenta la incertidumbre, pero que al estar identificados tiene como objeto la prevención de los riesgos en lugar de la corrección y la mitigación de daños una vez que éstos se han materializado, ya que al formalizar los daños estos se ven reflejados en pérdidas para la organización, por lo que resulta claramente ventajoso que adopten y pongan en uso herramientas y mecanismos para una adecuada Gestión de riesgos. De este modo se podrá obtener una buena prestación de sus servicios y alcanzar la satisfacción de los clientes. La vinculación del sistema de gestión del Riesgos en la norma ISO 9001:2015 (en el Numeral “6. Planificación”) implica que cuándo las empresas implementen a futuro sus sistemas de gestión basados en la norma del 2015, deberán incluir métodos o procedimientos para la evaluación, administración, eliminación o reducción de los riesgos.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La empresa Mantenimientos y Suministros del Sur brinda sus servicios en la producción, fabricación y comercialización de producto elaborados a base de plástico reciclado. Entre la variedad de productos fabricados por la empresa encontramos postes, bancas y sillas, estibas, bloques, soportes para tuberías, tablas, todos a base de plástico reciclado. Opera en una región donde sus servicios son demandados y a la vez existe ofertantes cuyo mercado permite que si haya diferencias considerables lo cual genera al momento de licitar una oferta por prestación de servicios una alta competencia ya que estas cuentan con SISTEMAS DE GESTION DE RIESGOS, que les permite ofrecer confianza en sus clientes y a su vez ser eficientes en sus actividades. Cabe resaltar que la empresa presta sus servicios de ingeniería civil a grandes organizaciones del sector de hidrocarburos como de la construcción tales como; ECOPETROL S.A, VARISUR, PACIFIC RUBIALES S.A, entre otras, donde estas empresas cuentan con un alto estándar en el manejo de sistemas de gestión de calidad garantizando la prestación del servicio, la seguridad de los trabajadores y de los contratistas y la preservación y cuidado del medio ambiente por lo que se ve la importancia de que la organización Mantenimientos y Suministros del Sur inicie su documentación de los numérales 4, 5 y 6 de la NTC ISO 9001 2015 ya que las grandes organizaciones en su momento exigirán su certificación de cada una de las mismas. La planificación, gestión y control de los procesos, riesgos y oportunidades de mejora en el servicio, se convierten en temas necesarios como otros factores que puedan afectar la adecuada prestación del servicio. Por lo anterior es de importancia realizar el plan para la gestión del riesgo en Mantenimientos y Suministros del Sur.

La documentación de un Sistema de Gestión de Riesgos en la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur Propone una serie de ventajas adicionales para la empresa:

Favorece la identificación de amenazas y oportunidades.

Aumenta las posibilidades de alcanzar los objetivos, los procesos que tengan más seguimiento y control tienden a ser más exitosos.

Impulsa la pro actividad incorporada la labor de gestión de riesgos, los jefes de ingeniería y los empleados en general asumen una actitud más dinámica para la consecución de objetivos.

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Mejora las labores de administración de una empresa.

La empresa mejora su eficacia en la asignación de recursos para la gestión del riesgo, es decir, ya no es un gasto que se efectúa de manera improvisada. Lo más común es que se destine una pequeña parte del presupuesto.

Mejora la adaptación de la empresa al entorno social externo y económico al que pertenece. Identificar los riesgos permite acercarse al contexto.

Potencia la confianza de las partes de interesadas.

Facilita la toma de decisiones.

Fomenta la capacidad de transformación de la empresa. 2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo lograr la documentación de los numerales 4, 5 y 6 de la Norma técnica colombiana ISO 9001 Versión 2015 en la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur?

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Documentar los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica Colombiana “NTC ISO 9001: 2015” para la organización Mantenimientos y Suministros del Sur.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar los riesgos que afectan el normal desarrollo de las actividades para la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur.

Identificar los contextos internos y externos mediante una matriz DOFA en la organización Mantenimientos y Suministros del Sur.

Identificar las partes interesadas mediante una Matriz, que permitan determinar sus necesidades y expectativas.

Delimitar el alcance del sistema de gestión de la calidad que involucra los procesos además de las partes interesadas.

Reconocer los procesos de la empresa y su respectiva medición y si estos están cumpliendo con los objetivos de la Norma Técnica Colombiana “NTC ISO 9001: 2015”.

Modificar la política de calidad y que esta a su vez sea apropiada al propósito y contexto de la organización Mantenimientos y Suministros del Sur.

Conocer los roles establecidos por medio del Organigrama de la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur y tener conocimiento del personal que ha destinado la alta dirección para responder por la documentación realizada en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica Colombiana “NTC ISO 9001: 2015”.

Identificar los riesgos y oportunidades de la organización mediante una Matriz de Riesgo.

Identificar los objetivos de calidad para el Sistema de Gestión y que estos sean afines a la política de calidad de la organización.

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4. MARCO TEORICO

Para desarrollar el numeral 6 de la NTC – ISO 9001 versión 2015 que es básicamente la gestión del riesgo en la organización previamente debía documentarse los numerales 4 en especial los numerales 4.1, 4.2 y 4.3 del numeral 5 en especial el 5.2 y 5.3 ya que para el numeral 6.2 de la norma la organización debe establecer los objetivos de calidad y estos deben estar acordes a la política de calidad, para el numeral 6.1 que es el numeral que transmite gran parte de lo que quiere establecer la norma ISO 9001 2015 y es que la organización tiene como objetivo asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad funcione de forma adecuada por lo que para la elaboración de la gestión del riesgo se incluía que la organizaciones debía disponer de responsabilidades y autoridades enfocado a la gestión del riesgo y para la elaboración del riesgo, la norma no exige pero si sugiere algunas guías para abordar los riesgos entre ellas se encuentra la ISO 31000 que se encarga de capacitar todas las tareas de estrategia y gestión de la empresa cuya norma establece los principios de diseño además de implementar la gestión de los riesgos de forma sistematizada en cualquier contexto en el que se pueda presentar. Al realizar el ANÁLISIS DE RIESGO que es el uso sistemático de la información para identificar las fuentes y estimar el riesgo, con el fin de prever o corregir las vulnerabilidades que se presentan y la EVALUACIÓN DEL RIESGO que es el Proceso de comparar el riesgo estimado contra ciertos criterios para determinar la capacidad de la organización en la atención de esos riesgos, por último se estructura la DIRECTRIZ (Descripción que aclara lo que se debería hacer y cómo hacerlo, para alcanzar los objetivos establecidos en las políticas) para la GESTIÓN DEL RIESGO que son las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en relación con el riesgo. El MODELO DE GESTIÓN que es el esquema o marco de referencia para la administración de una entidad, las POLÍTICAS y los OBJETIVOS deben de estar relacionados, a partir de los procesos de la organización se determina los riesgos inherentes que puedan afectar ya sean los mismos procesos o que afecte a la calidad en la prestación del servicio, después del CONTROL se espera que el riesgo residual haya disminuido.

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5. DISEÑO METODOLOGICO PRELIMINAR

El diseño es un tipo de investigación correlacional donde se estudiaron e identificaron las variables y manera en las que la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur se desempeñaban luego de realizar una recolección de documentos y estudio de todas las variables que pudieran estar disponibles. Al utilizar el método de investigación teórico se puede observar, analizar aspectos de la empresa y llegar a la conclusión de cuáles eran los variables que se estaban excluyendo, las que eran ausentes, las falencias que podían proporcionar convergiendo en errores en los que podía incurrir la empresa, todo esto por medio de documentos suministrados y situaciones analizadas en el estudio a partir de toda la información es que se establece el diagnóstico de lo que se tiene y de lo que se necesita implementar en la organización enfocando los objetivos previstos, desarrollando cada uno de ellos con el fin de mejorar de forma periódica como lo indica la norma, en esta oportunidad se enfoca la empresa a documentar los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica Colombiana “NTC ISO 9001: 2015” una norma que ha sido reformada con el fin de poder integrarse a las otras que existen además de los cambios de fondo que se deben implementar en la organización en este caso en Mantenimientos y Suministros del Sur con el fin de fortalecer los

aspectos tanto internos como externos así como lo indica la norma que podría acobijar los elementos suficientes y así poder aumentar la satisfacción a los clientes pues es uno de los elementos principales de los objetivos que tiene la organización.

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6. DESARROLLO DEL TRABAJO

DOCUMENTACION DE LOS NUMERALES 4, 5 Y 6 DE LA NORMA NTC ISO 9001 VERSION 2015.

6.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Para establecer la planeación estratégica Mantenimientos y Suministros del Sur se toma en cuenta cada uno de sus procesos, con el propósito de implementar el direccionamiento requerido para el logro del objetivo final en función de la participación en el mercado, determinando como proceso principal la producción y fabricación de productos a base de material plástico reciclado. A partir de este resultado se identificaron los elementos que complementan su razón de ser y garantizan la proyección de la organización. De acuerdo a lo anterior, se realizó la matriz DOFA, con la cuál se evidenció los

factores internos y externos de la empresa correspondiente a las fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas que se presenta actualmente (Ver anexo A). Matriz Dofa

MATRIZ DOFA FECHA DE EMISIÓN: DICIEMBRE 2018

VERSIÓN: 01

CÓDIGO: ANEXO A

FORTALEZA DEBILIDADES

Ejecutar los servicios de acuerdo a lo planificado en cada producto, cumpliendo con las

especificaciones del cliente.

No actualización de los sistemas de gestión los cuàles rigen a

la organización.

Ofrecer productos innovadores amigables con el medio ambiente. Pocos proveedores de materia prima.

Productos propios. Falta de promoción de los productos.

Productos elaborados con material plàstico reciclable. Cambio constante de personal.

Más de 15 años de experiencia y reconocimiento en la región . Falta de capacitación a los empleados.

Recononocimiento a nivel internacional a través de las exportaciones. Falta de comunicación entre departamentos.

Fabricación de productos de calidad. Incapacidad para cumplir con trabajos de gran envergadura

por la capacidad de la organización.

Evaluar de la satisfacción de los clientes, permitiendo conocer opiniones sobre la labor

realizada.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Crecimiento a nivel nacional. Situación político-económica.

Crecimiento a nivel internacional. Entradas de nuevas empresa en la region.

Crear nuevas líneas de productos.Insatisfacción de los clientes en la prestación de los

servicios.

Aumento de oportunidades en la contratación del producto para el sector público.Multas o infracciones estipuladas por posibles errores a

la hora de prestar los servicios.

Crecimiento de los ingresos operaciones de la organización por el crecimiento en la

demanda de los servicios.

Mala realización de los procesos por parte del personal

de la organización.

Crecimiento del patrimonio de la organización No pago de los servicios prestados.

INTERNAS

EXTERNAS

MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR

Fuente: Autor

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Matriz Dofa

ESTRATEGIAS DE MAXIMIZACION F/O ESTRATEGIA DEFENSIVAS F/A


A. Realizar investigación de nuevos productos que ayuden

a fortalecer el mercado actual.

B. Selección de proveedores competentes que generen

valor agregado a los productos que realiza la organización.

C. Certificar nuevos productos que ayuden a mejorar las

condiciones del tratamiento de agua para el consumo

humano y residual.

A. Poner en funcionamiento la experiencia de la organización y

generar valor agregado a las empresas de sector hidrocarburos y

acuedcutos.

B. Fortalecer la selección de proveedores para materias primas sin

importar la situación socioeconómica por la que pasa el país.

C. Aumentar los controles de pérdidas a fin de evitar gastos en la

producción de productos.

ESTRATEGIAS DE REORIENTACION D/O ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA D/A.


A. Capacitar a los trabajadores en líneas de investigación.

B. Generar mayor estabilidad laboral y evitar rotación.

C. Realizar mayor mercadeo a través de técnicas de

ventas a otros sectores.

A. Mantener los procesos de producción de los productos que

mantienen salida constante.

B. Capacitar a los trabajadores de la línea de producción y evitar

rotación.

C. Incentivar a los trabajadores para evitar pérdidas dentro de la

organización.

Fuente: Autor Luego de realizar la matriz DOFA de la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur se procedió a realizar una matriz de contexto interno y externo de la organización en la cuál se pudiera verificar el estado de la organización frente a varios factores para luego proceder para conocer sus oportunidades y amenazas.

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Análisis de Contexto Interno y Externo

SUBSISTEMA

DE GESTIÓN

TIPO DE

CONTEXTO

TIPO DE

FACTORALCANCE

DESCRIPCIÓN DEL

FACTOR

TIPO DE

IMPACTO EN

OBJETIVOS

CALIFICACIÓN

DOFA

JUSTIFICACIÓN

Calidad EXTERNOPolítico

Regional Reciclaje en la Zona Muy Positivo Oportunidad

A partir de las buenas prácticas del reciclaje en la

empresa MANTENIMIENTO Y SUMIISTROS

DEL SUR orientan los servicios y garantizamos

pertinencia, calidad y oportunidad con el fin de generar

conciencia entre las personas externas que apoyan esta

labor.

Calidad INTERNOTalento Humano

Regional Rotación de personal Muy Negativo DebilidadAfecta la productivada laboral y el cumplimiento de los

objetivos.

Ambiental EXTERNO Ambiental Regional Disponibilidad del recurso hidrido Negativo AmenazaBajo nivel de caudales y los rios, represas y quebradas,

afecta la producción

Ambiental INTERNOInfraestructura

RegionalAusencia sistema de tratamiento de

aguas residuales Negativo Debilidad

Ausencia del sistema de tramiento que permita tratar las

aguas residuales que actualmente se vierten infiltrando

al suelo y que por escorrentia contamina la fente

Hidrica que Abastece el corregimiento de fortalecillas

donde actualmente esta ubicada la empresa

MANTENIMIENTOS Y SUMIISTROS DEL SUR.

Calidad INTERNOTalento Humano

Regional falta de conciencia Negativo DebilidadAusencia de personal encargado del talento humano de

la organización

Ambiental INTERNO Cultura Regional Falta de conciencia ambiental Negativo Debilidad Falta de conciencia ambiental limita la posibilidad

Ambiental EXTERNO Tecnológico Regional Carencia de equipos tecnológicos Negativo Amenazafalta de tecnologías que permitan medir el rendimiento

en la producción diaria de la Empresa.

Calidad INTERNOInfraestructura

Regional Puestos de trabajo Negativo Debilidadlimitación de puestos de trabajo por espacio reducido

al interior del Centro de Formación

Ambiental EXTERNO Legal Regional

Construcción de nuevas sedes de

la Empresa MANTENIMIENTO

Y SUMIISTROS DEL SUR

Negativo Amenaza Escases de recursos económicos

Ambiental INTERNOInfraestructura

Regional Carencia de equipos tecnológicos Negativo Debilidad Falta de conciencia ambiental limita la posibilidad

Ambiental INTERNO Cultura Regional

Manejo inadecuado del transito

vehicular dentro o cerca a la

población vecina.

Negativo Debilidad

Falta cultura en el campo de seguridad y autocuidado

por cada uno de los integrantes de la Empresa

MANTENIMIENTO Y SUMIISTROS DEL SUR.

ANÁLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO

Fuente: Autor 6.1.1 Considerar las cuestiones internas y externas. La Gerencia de Empresa Mantenimientos y Suministros del Sur debe determinar la planeación

estratégica en donde se evalúan cuestiones externas e internas de la organización pertinentes para su propósito, a las cuáles se le deben realizar revisión y seguimiento de la información. Las cuestiones internas de la organización están relacionadas con debilidades y las fortalezas, las cuáles nos llevan al cumplimiento de los objetivos, determinando

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también las partes interesadas de la empresa, y las cuestiones externas son aquellas que no llevan a determinar las oportunidades y amenazas (Ver anexo E). Esto se realizará por medio de una matriz DOFA permitiendo conocer dichas cuestiones las cuáles nos ayudarán a conocer en qué aspectos se encuentran fuertes y en cuáles se encuentran débiles, así desarrollar un plan de mejora. Para establecer la planeación estratégica Mantenimientos y Suministros del Sur se toma en cuenta cada uno de sus procesos, con el propósito de

implementar el direccionamiento requerido para el logro del objetivo final en función de la participación en el mercado, determinando como proceso principal la producción y fabricación de productos a base de material plástico reciclado. A partir de este resultado se identificaron los elementos que complementan su razón de ser y garantizan la proyección de la organización. De acuerdo a lo anterior, se realizó la matriz DOFA, con la cual se evidenció los factores internos y externos de la empresa correspondiente a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se presenta actualmente. 6.1.2 Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La empresa debe determinar las partes interesadas como son los clientes, empresas contratistas, veedurías ciudadanas, empleados, contratistas los cuales son pertinentes al sistema de gestión de la calidad y los requisitos de las partes interesadas. La organización debe determinar: a) Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la

calidad;

b) Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad.

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes. La empresa Mantenimientos y Suministros del Sur identifico las partes interesadas que son pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad, además de los requisitos de las mismas (Ver anexo B). Para la realización de la matriz se tuvo en cuenta las partes interesadas En la cuál se asumió que si esta era pertinente o no para el Sistema de Gestión de la Calidad; el grado de afectación a la empresa bajo tres criterios que son: satisfacción al cliente, sistema de gestión y relaciones legales; para cada uno de

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estos criterios se aplica una calificación de 1, 3 y 5 siendo 1 la menor y 5 la mayor afectación, luego obtenemos el promedio de la misma. Por medio de estos resultados se obtiene las necesidades de las partes interesadas; las expectativas de las partes interesadas y por último como la empresa cumple con estas necesidades y expectativas. Matriz de necesidades y expectativas de las partes interesadas

No. PARTES INTERESADAS

Invitación a eventos de

interés que se realicen.

Recibir invitaciones de los

eventos que la entidad realiza.Promoción de eventos Gerencia

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

MATRIZ DE PARTES INTERESADAS

Inclusión en jornadas

extracurriculares (recreación,

cultura, deporte)

Ejecutar programa de bienestar laboral y

realizar actividades deportivas.Gerencia

4

Gerencia

Capacitaciones acorde a las

necesidades de cada cargo

Capacitar al personal, acorde a las

exigencias de cada cargo en materia de

innovacion para asegurar que sea

competente en dicha función.

Gerencia

UNIVERSIDADESLas universidades de la

Región

Realización de eventos

dentro de las

Universidades

Eventos de integración de

estudiantes y directivos sobre

temas de interés colectivo.

Cronográma de proyectos y actividades Gerencia

Gerencia

3 TRABAJADORES

Todo personal con contrato a

termino fijo, termino indefinido

y por prestación de servicios.

Pago oportuno del sueldo y

garantias laborales

Buen clima laboralCapacitación e Incentivar valores éticos y los

valores corporativos en la Empresa Gerencia

Estabilidad laboralRealizar pruebas de desempeño y evitar

rotación.

Gerencia

2 PROVEEDORES

Empresa que suministran

materias primas según listado

de proveedores.

Cumplimiento de terminos

acordados relacionados

con bienes y servicios

Pago oportuno en las fechas

establecidas

Cumplir los términos del acuerdo comercial

con los proveedores en especial en el pago

en las fechas estipuladas

Gerencia

Estabilidad de la relación

comercial

Evaluar los proveedores con criterios que

establezca la empresa y determinar si la

relación con el proveedor es beneficiosa para

la organización

Gerencia

Que Cumpla con los requisitos y

especificaciones de los

productos y servicio

Cumplir a cabalidad los requisitos que el

cliente exija de acuerdo a su necesidad frente

a los diferentes servicios ofrecidos por la

organización.

Gerencia

Asegurar la calidad de los

productos, la puntualidad y

garantia en la prestación del

servicio

Entregar fichas tecnica de los productos

suminstrados y Disponer de la

documentación del personal y la coordinacion

para la prestación del servicio

Gerencia

1 CLIENTES

Empresas privadas y públicas

de los diferentes Municipios y

Departamentos

Adquirir productos y

servicio integral

Portafolio de servicios detallado Restructurar la forma de hacer mercadeo.

Descuentos por fidelidad hacia la

empresa

Incentivar a los clientes con descuentos

cuando se evidencie la fidelidad hacia la

empresa (La organización determinará los

términos y condiciones), adicional tiempo de

amortización.

FECHA DE EMISIÓN: DICIEMBRE 2018

VERSIÓN: 01

CÓDIGO: ANEXO D

ESTRATEGIAS A ABORDAR

FACTORES NECESIDADES EXPECTATIVAS ACCIONES RESPONSABLE

Fuente: Autor

26

6.1.3 Establecimiento del alcance del sistema de gestión de calidad. Para el

desarrollo del alcance del sistema se tiene en cuenta la matriz DOFA de la organización y la matriz de las partes interesadas tal como lo exige la norma según el numeral 4.1 y 4.2 sin embargo la norma pide que la organización determine el alcance que se tiene de acuerdo a la producción tanto de productos como servicios. En la Organización de Mantenimientos y Suministros del Sur las actividades que se encuentran comprendidas dentro del alcance del Sistema de Gestión corresponden a los servicios de brinda sus servicios en la producción, fabricación y comercialización de producto elaborados a base de plástico reciclado. Entre la variedad de productos fabricados por la empresa encontramos postes, bancas y sillas, estibas, bloques, soportes para tuberías, tablas, todos a base de plástico reciclado. ALCANCE

La empresa MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, produce y fabrica

productos a base de plástico reciclable, los cuáles son:

Maquinaria.

Postes plásticos.

Sillas plásticas.

Estibas plásticas.

Bloque plástico.

Soporte para tuberías.

Tablas plásticas.

Postes en concreto.

6.1.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos. Mantenimientos y Suministros del Sur debe establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión de la Calidad a futuro, manteniendo la información documentada con el objetivo de apoyar la operación de sus procesos. En busca de la mejora continua y de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, ha determinado los procesos necesarios para el buen funcionamiento del sistema de calidad y su aplicación a través de la empresa mediante la realización del mapa de procesos identificado con el (Ver anexo F).

27

Determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas por cada proceso.

Determinar la secuencia e interacción de cada proceso.

Determinar y aplicar los criterios y métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores de desempeño para así asegurar control sobre estos procesos).

Determinar los recursos necesarios para cada proceso y asegurarse de su disponibilidad.

Asignar responsabilidades y autoridades para cada proceso.

Abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos.

Evaluar los procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logren los resultados esperados.

Mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad.

28

Anexo F: MAPA DE PROCESOS MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR

Fuente: Autor 6.1.5 Liderazgo y compromiso La alta dirección debe establecer la metodología a seguir para realizar la revisión del Sistema de Gestión por parte de la Gerencia, con el fin de verificar su adecuación, implementación y mejora. Este procedimiento se aplica a todos los procesos que intervienen en la gestión del sistema de gestión integral en Mantenimientos y Suministros del Sur. La Gerencia de la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur, es la

principal responsable en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, así como de la mejora continua del mismo. Para asegurar esto, la dirección comunica a todos los empleados, mediante los canales establecidos, las tareas de satisfacer, determinar y cumplir las necesidades de las asociadas. La Dirección es responsable de asignar y gestionar los recursos necesarios para implantar este Sistema de Gestión de Calidad y de revisarlo periódicamente para

29

verificar si se están alcanzando los objetivos y la política de calidad, además del buen funcionamiento del mismo. Enfoque al cliente. La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de que: a) Se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del

cliente y los legales y reglamentarios aplicables.

b) Se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente.

c) Se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente. La Gerencia de la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur, propende siempre por una oportuna y adecuada atención a clientes, incluyendo a las partes interesadas. 6.1.6 Política del sistema de gestión de calidad.

Para Mantenimientos y Suministros del Sur, el cumplimiento de sus objetivos

requiere un compromiso leal y honesto en la ejecución de todas las labores de ingeniería especializada en construcción montaje y mantenimiento de obras mecánicas, civiles y eléctrica de baja tensión, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativa de los clientes, teniendo como prioridad “La integridad y conservación del recurso humano y el medio ambiente” como los activos más importantes para la compañía. Por esta razón se promueve la capacitación, formación y el entrenamiento continuo al personal en la identificación de los peligros a los que están expuestos, con el fin de desarrollar las habilidades necesarias para poder evaluar y controlar los riesgos que puedan Generar incidentes, lesiones personales y enfermedades laboral; generando un ambiente confiable, limpio, mitigando al máximo los daños a la propiedad o a la comunidad involucrada cumpliendo con los requisitos legales vigentes y aplicables en seguridad, salud en el trabajo ambiente y calidad, además de fomentar la responsabilidad social con los grupos de interés. Nos enfocamos en el mejoramiento continuo para lograr una amplia aceptación como uno de los mejores proveedores de servicios de ingeniería, preservando el medio ambiente previniendo la contaminación y mitigando posibles impactos socio ambiental generado por nuestras operaciones.

30

La Gerencia de la empresa Mantenimientos y Suministros del Sur está a cargo del Sr. Álvaro Polanco Patiño quién es el que garantiza los recursos técnicos, humanos y financieros adecuados para el desarrollo de las actividades, asegurando la calidad en los procesos y aplicando los estándares nacionales e internacionales vigentes que permitan satisfacer las exigencias y requisitos de nuestros clientes y partes interesadas. Establecimiento de la política de la calidad de Mantenimientos y Suministros del Sur: Identificación de estrategias encaminadas a garantizar el propósito de la

organización.

Figura 4. Matriz de Correlación

Fuente: Autor Política de la calidad de Mantenimientos y Suministros del Sur. La Gerencia de Mantenimientos y Suministros del Sur, se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, mediante la Producción y fabricación de productos a base de material plástico reciclado. Buscando permanentemente consolidar nuevas oportunidades de negocio que incrementen la participación en el mercado, dando cumplimiento a la normatividad que rige su oficio y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

El objetivo para todos los que forman parte de Mantenimientos y Suministros del Sur, es que el Sistema de Gestión de la Calidad sea una herramienta para alcanzar los mejores resultados, que son la mejora continua de nuestros servicios y la satisfacción de nuestros Clientes y para alcanzar dichos objetivos proporciona una infraestructura adecuada, el Recurso humano competente y los proveedores calificados, con una apropiada gestión de los recursos económicos.

31

Mantenimientos y Suministros del Sur, da cumplimiento a la presente política a

través de los objetivos integrales los cuales se establecen y se revisan conforme a las metas propuestas en calidad, seguridad salud en el trabajo y ambiente. Comunicación de la política de la calidad: La Gerencia General de la Empresa Mantenimientos y Suministros del Sur, encabezada por el señor Álvaro Polanco Patiño, asume el compromiso de difundir esta política de calidad a todo

su personal, mediante la distribución de este Manual de Calidad y en los siguientes medios:

Portal Web.

Cartelera de la empresa

Material físico del S.G.C. 6.1.7 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización.

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) Asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los

requisitos de esta Norma Internacional;

b) Asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas;

c) Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de

gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora;

d) Asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;

e) Asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

La Gerencia General de Mantenimientos y Suministros del Sur ha establecido

las relaciones del personal las cuáles se encuentran estipuladas en el Organigrama. Los roles y las responsabilidades de cada funcionario, se encuentran definidas en la descripción de los cargos y de los Perfiles de cargos y responsabilidades.

32

Figura 4. Organigrama MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR

Fuente: Autor La Gerencia General de Mantenimientos y Suministros del Sur es la única con la facultad y autoridad para poner en práctica permanentemente la documentación de los requisitos 4, 5, y 6 de la Norma ISO 09001:2015 (Ver anexo D).

Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.

Dar seguimiento al programa de auditorías internas de calidad.

Asegurar la resolución a tiempo de las acciones correctivas y preventivas.

Propiciar la toma de acciones para abordar riesgos y oportunidades.

Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos de las asociadas en todos los niveles de la asociación.

33

PERFILES DE CARGOS Y RESPONSABILIDADES DE MANTENIMIENTOS Y

SUMINISTROS DEL SUR

MANUAL

FECHA DE EMISIÓN: Diciembre 2018

VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES DEL

GERENTE GENERAL MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

DEL SUR

CÓDIGO: PR - 01

CARGO: GERENTE GENERAL

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Registrar el perfil y las responsabilidades del GERENTE GENERAL, con el fin de comprender el alcance y la importancia del mismo y definir los requisitos correspondientes de la persona que lo desarrolle. 1. ALCANCE

Definir la posición jerárquica de cargo, los requisitos y las actividades a desarrollar. 2. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN

Nombre del cargo: Gerente General

Área: Ejecutiva

Nivel jerárquico: Directivo

3. REQUISITOS MINIMOS Educación:

34

Título que acredite formación universitaria o profesional en disciplinas como Administración de Empresas, Administración Financiera, Ingeniería Industrial o economía.

MANUAL


VERSIÓN: 01



DEL SUR

CÓDIGO: PR - 01

Experiencia:

Dos (2) años de experiencia profesional en cargos del nivel directivo. 4. FUNCIÓN GENÉRICA Representar, dirigir, coordinar y controlar la adopción de las políticas, objetivos, programas y proyectos fijados, velando por su eficaz cumplimiento, para la buena marcha y funcionamiento de MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS

6.1. Llevar la representación y la vocería de MANTENIMIENTO Y

SUMINISTROS DEL SUR, ante las entidades o personas de carácter público y privado, con el fin de cumplir las políticas y objetivos de la empresa.

6.2. Dirigir, coordinar y ejecutar las funciones administrativas de MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR.

6.3. Efectuar toda clase de contratos y actos que impliquen adquirir derechos y contraer obligaciones para la entidad, con personas naturales o jurídicas de carácter oficial o privado.

6.4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos de la empresa. 6.5. Coordinar y dirigir las actividades y eventos de la empresa. 6.6. Nombrar y contratar libremente a los empleados de la empresa y determinar

sus salarios, dentro de los límites fijados y tipo de contrato. 6.7. Coordinar todas las actividades contables de la empresa, cumpliendo con lo

exigido por el Estado. 6.8. Coordinar con la Revisoría Fiscal, los programas a ejecutar sobre los

controles internos que deban aplicarse en la entidad.

35

MANUAL


VERSIÓN: 01



DEL SUR

CÓDIGO: PR - 01

6. HABILIDADES Y DESTREZAS

El desempeño del cargo requiere características individuales tales como:

alto grado de capacidad para la resolución de problemas, capacidad de

autocontrol, capacidad para la negociación, estabilidad emocional y

capacidad de análisis y síntesis, comprensión verbal y asertividad.

El desempeño del cargo requiere de alta iniciativa, concentración,

capacidad perceptiva, tolerancia a la frustración, concentración mental,

espíritu crítico y Creativo, inteligencia y extroversión, dinamismo y

liderazgo, adaptabilidad y toma de decisiones.

36

MANUAL


VERSIÓN: 01


OPERADOR DE SOLDADURA SMAW MANTENIMIENTO Y

SUMINISTROS DEL SUR

CÓDIGO: PR - 02


Registrar el perfil y las responsabilidades del OPERADOR DE SOLDADURA SMAW, con el fin de comprender el alcance y la importancia del mismo y definir los requisitos correspondientes de la persona que lo desarrolle. 2. ALCANCE


Nombre del cargo: Operador de Soldadura SMAW

Área: Operativa

Nivel jerárquico: Directivo

4. REQUISITOS MINIMOS Educación: Bachiller Académico, Técnico o Tecnólogo en Soldadura. Experiencia: Dos (2) años de experiencia en cargos del nivel Técnico.

37

MANUAL


VERSIÓN: 01


OPERADOR DE SOLDADURA SMAW MANTENIMIENTO Y

SUMINISTROS DEL SUR

CÓDIGO: PR - 02

5. FUNCIÓN GENÉRICA Sus actividades se refieren básicamente a Apoyar el proceso de soldadura SMAW, asegurando su continuidad operativa para la buena marcha y funcionamiento de MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR.

6. FUNCIONES ESPECIFICAS

Soldar piezas de metal en distintas posiciones, de acuerdo a lo que esté

establecido en el diseño:

Analizar y comprender los planos antes de comenzar a soldar.

Comprender las propiedades y cualidades del tipo de metal a ser

Determinar las herramientas y técnicas necesarias para soldar el metal a

trabajar.

Examinar las piezas metálicas y verificar que no tengan abolladuras u otros

defectos.

Posicionar, alinear y asegurar las piezas de metal según la distribución del

diseño antes de soldar.

Preparar las herramientas requeridas tras seleccionar y encender el soplete

y equipo de soldadura adecuados para el tipo de metal.

Utilizar las herramientas y técnicas necesarias para fundir y fusionar dos o

más piezas de metal.

Monitorear el equipo y los metales que estén siendo soldados para evitar

que se recalienten, dañen o para protegerlos de cualquier amenaza

potencial.

38

Utilizar herramientas y maquinaria especializada para sostener, doblar,

cortar o modificar la forma, tamaño y posición de los metales para proceder

a soldarlos.

MANUAL

FECHA DE

EMISIÓN:

Diciembre 2018

VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y

RESPONSABILIDADES DEL

OPERADOR DE SOLDADURA

SMAW MANTENIMIENTO Y

SUMINISTROS DEL SUR

CÓDIGO: PR - 02

Seguir los procedimientos y protocolos de seguridad para evitar cualquier riesgo a

su integridad personal:

Utilizar el equipo de seguridad obligatorio (casco de soldadura, guantes y traje de

seguridad).

Utilizar el equipo de soldadura atendiendo a los procedimientos y medidas de

seguridad. 7. HABILIDADES Y DESTREZAS

Habilidades Para elaborar estructuras metálicas. Destrezas En el manejo de las herramientas y equipos de soldadura. En la confección de sillas, puertas, etc.

39

MANUAL


VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES

TÉCNICO EN SOLDADURA DE MANTENIMIENTO EN


CÓDIGO: PR - 03


Registrar el perfil y las responsabilidades del TÉCNICO EN SOLDADURA DE MANTENIMIENTO, con el fin de comprender el alcance y la importancia del mismo y definir los requisitos correspondientes de la persona que lo desarrolle. 2. ALCANCE Definir la posición jerárquica de cargo, los requisitos y las actividades a desarrollar. 3. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN

Nombre del cargo: Técnico en Soldadura

Área: Operaciones

Nivel jerárquico: Operativo


Título que acredite formación universitaria o profesional en disciplinas como Administración de Empresas, Administración Financiera, Ingeniería Industrial o economía. Experiencia:

Dos (2) años de experiencia profesional en cargos de nivel técnico.

40

MANUAL


VERSIÓN: 01




CÓDIGO: PR - 03

5. FUNCIÓN GENÉRICA

Representar, dirigir, coordinar y controlar la adopción de las políticas, objetivos, programas y proyectos fijados, velando por su eficaz cumplimiento, para la buena marcha y funcionamiento de MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR.

6. FUNCIONES ESPECIFICAS

Soldar piezas de metal en distintas posiciones, de acuerdo a lo que esté establecido en el diseño: Analizar y comprender los planos antes de comenzar a soldar. Determinar las herramientas y técnicas necesarias para soldar el metal a trabajar. Examinar las piezas metálicas y verificar que no tengan abolladuras u otros defectos. Posicionar, alinear y asegurar las piezas de metal según la distribución del diseño antes de soldar. Preparar las herramientas requeridas tras seleccionar y encender el soplete y equipo de soldadura adecuados para el tipo de metal. Utilizar las herramientas y técnicas necesarias para fundir y fusionar dos o más piezas de metal. Monitorear el equipo y los metales que estén siendo soldados para evitar que se recalienten, dañen o para protegerlos de cualquier amenaza potencial. Utilizar herramientas y maquinaria especializada para sostener, doblar, cortar o modificar la forma, tamaño y posición de los metales para proceder a soldarlos. Seguir los procedimientos y protocolos de seguridad para evitar cualquier riesgo a su integridad personal. Utilizar el equipo de seguridad obligatorio (casco de soldadura, guantes y traje de seguridad).

41

MANUAL


VERSIÓN: 01




CÓDIGO: PR - 03


Establecer relaciones interpersonales. Captar y seguir instrucciones en forma verbal y/o escrita. Estimar tiempo y materiales de trabajo. Visual y manual. DESTREZAS EN: Uso y manejo de equipos, herramientas y materiales de herrería.

42

MANUAL


VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES DE OPERADORES TÉCNICOS


CÓDIGO: PR - 04


Registrar el perfil y las responsabilidades del OPERADORES TÉCNICOS, con el fin de comprender el alcance y la importancia del mismo y definir los requisitos correspondientes de la persona que lo desarrolle. 2. ALCANCE


Nombre del cargo:

OPERADORES TÉCNICOS

Área: Operativo

Nivel jerárquico: Auxiliar 4. REQUISITOS MINIMOS Educación: Título que acredite formación técnica o tecnológica en áreas de operación en mantenimientos. Experiencia: Uno o dos (2) años de experiencia relacionada.

43

MANUAL


VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES DE OPERADORES TÉCNICOS


CÓDIGO: PR - 04

5. FUNCIÓN GENÉRICA

Desarrollar en la empresa el cargo de Operador Técnico el cuál realiza el desarrollo de sus funciones en cuanto a la operación técnica de máquinas, herramientas, velando por su eficaz cumplimiento, para la buena marcha y funcionamiento de MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR. 6. FUNCIONES ESPECÍFICAS

Realizar las operaciones internas y externas a los proveedores de la Compañía. 7. HABILIDADES Y DESTREZAS

El desempeño del cargo requiere de alta iniciativa, concentración,

capacidad perceptiva, tolerancia a la frustración, concentración mental,

espíritu crítico y creativo, inteligencia y extroversión, dinamismo y liderazgo,

adaptabilidad y toma de decisiones.

El desempeño del cargo requiere características individuales tales como:

alto grado de capacidad para la resolución de problemas y capacidad de

autocontrol.

44

MANUAL


VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES DE LOS

AUXILIARES MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DEL SUR

CÓDIGO: PR - 05


Registrar el perfil y las responsabilidades de los AUXILIARES, con el fin de comprender el alcance y la importancia del mismo y definir los requisitos correspondientes de la persona que lo desarrolle.

2. ALCANCE

Definir la posición jerárquica de cargo, los requisitos y las actividades a desarrollar.

3. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN

Nombre del cargo: AUXILIARES MANTENIMIENTO

Área: Mantenimiento

Nivel jerárquico: Operativo


Título que acredite formación como técnico en mantenimiento. Experiencia:

Uno o Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

45

MANUAL


VERSIÓN: 01

PERFIL DE CARGO Y RESPONSABILIDADES DE LOS

AUXILIARES MANTENIMIENTO Y

SUMINISTROS DEL SUR

CÓDIGO: PR - 05

5. FUNCIÓN GENÉRICA Realizar el mantenimiento de los equipos, máquinas, tuberías y demás que se dispongan para el desarrollo de su labor. 6. FUNCIONES ESPECÍFICAS

Realizar las operaciones internas y externas a los proveedores de la Compañía.


El desempeño del cargo requiere de alta iniciativa, concentración, capacidad

perceptiva, tolerancia a la frustración, concentración mental, espíritu crítico y

creativo, inteligencia y extroversión, dinamismo y liderazgo, adaptabilidad y

toma de decisiones.

El desempeño del cargo requiere características individuales tales como: alto

grado de capacidad para la resolución de problemas, capacidad de

autocontrol, capacidad para la negociación, estabilidad emocional y capacidad

de análisis y síntesis, comprensión verbal y asertividad.

6.2 MATRIZ DE RIESGO El mapa de riesgo o matriz de riesgo es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Para realizar la matriz de riesgos se tiene en cuenta el mapa de procesos Mantenimientos y Suministros del Sur, cada uno de estos procesos se hace

46

una matriz de riesgos para identificar los posibles acontecimientos afectando así

el cumplimento de los objetivos propuestos. En el presente trabajo se desarrollan la matriz de los procesos (Ver anexo C).

Figura 1. Mapa de procesos Mantenimientos y Suministros del Sur:

Fuente: Autor

El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias, el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar; se debe tener en cuenta que el análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase de identificación de riesgos. Para identificar los posibles riesgos se deben hacer unas preguntas claves para la identificación del riesgo, como: ¿Qué puede suceder? y ¿Cómo puede suceder? 6.2.1 Objetivos de calidad y planificación.

Mantenimientos y Suministros del Sur debe establecer objetivos de la calidad

que estén acordes a la Política de calidad, puedan ser comunicados, además de tener un objeto de seguimiento. La organización debe mantener esta información documentada.

47

Dar cumplimiento a los requisitos legales, técnicos, de calidad aplicables a los servicios prestados y exigidos por nuestros clientes y demás partes interesadas, buscando lograr su plena satisfacción y procurando exceder siempre sus expectativas.

Capacitación de todo el personal de la organización que permita tener un personal idóneo que cumpla con las expectativas y satisfacción del cliente.

Establecer mejora continua adaptándolo a las nuevas necesidades que surjan con el tiempo.

Garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios, para la eficacia del Sistema de Gestión de calidad.

Tabla 1. Objetivos de Calidad de Mantenimientos y Suministros del Sur:

Fuente: Autor

48

6.3 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS.

Determinar probabilidad

Determinar consecuencias

Estimar el nivel del riesgo 6.3.1 Determinar probabilidad. Se entiende como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado. 6.3.2 Impacto. Se entienden las consecuencias que pueden ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: calificación del riesgo y evaluación del riesgo. a. Calificación del riesgo: Se logra a través de la estimación de la probabilidad

de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. Bajo el criterio de probabilidad, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

Tabla 1. Probabilidad

VALOR DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN FRECUENCIA

1 Improbable Sucede ocasionalmente Se presenta 1 vez de 3

a 5 años

2 Menos

probable Sucede en ciertos casos

Se presenta 1 vez de 2 a 3 años

3 Posible Puede suceder Se presenta cada 2

años

4 Probable Sucederá en cualquier

momento Se presenta 1 vez al

año

5 Casi seguro Sucede en cualquier

momento Se presenta más de 1

vez cada 6 meses

Fuente: Autor

Bajo el criterio de impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

49

Tabla 2. Impacto

Fuente: Autor

b. Evaluación del riesgo: Permite comparar los resultados de la calificación del

riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al mismo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Para facilitar la calificación y evaluación a los riesgos, a continuación, se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo, para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia.

Tabla 3. Convenciones

Fuente: Autor

Evitar el riesgo: Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de

50

los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad, como el impacto.

Compartir o transferir el riesgo: Reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, permitiendo distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido.

Asumir un riesgo: En este se elaboran planes de contingencia para su manejo. Tabla 4. Descripción del procedimiento de riesgos

Fuente: Autor

PROCEDIMIENTO DESCRIPCION

DETECCIÓN Y REGISTRO

La notificación inicial ingresa. Se recopilan datos relevantes. La notificación se clasifica (tipifica) y registra

ESTUDIO Y DIAGNOSTICO

El incidente se analiza y se especifican, programan y registran las actividades para proveer una solución. Se informa al usuario

SOLUCIÓN Y RECUPERACIÓN

Se ejecutan las actividades para la provisión de la solución o atención al requerimiento. Se registran todas las acciones ejecutadas

CIERRE

Se verifica si el usuario está o no satisfecho. Se registran y verifican las actividades realizadas y la causa real del incidente. Se revisa la clasificación (tipificación). Se cierra el incidente en la herramienta.

51

Tabla 5. Valoración de controles

Fuente: Autor

Tabla 6. Rangos de calificación de los controles

Fuente: Autor

6.4 PROCESOS

6.4.1 Proceso gerencial. a. Proceso de direccionamiento estratégico: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA Definen todos los lineamientos y pautas a seguir para la

formulación, desarrollo y seguimiento de los Planes de Acción. Adicionalmente

52

se establece y se desarrollan los Planes de Mejoramiento Institucional y por procesos, así como el Sistema de Comunicaciones Internas y Externas.

6.4.2 Proceso misionales. Se estableció cinco Procesos Misionales de la Empresa, los cuáles son: La Fabricación de Productos de material plástico reciclado, Gestión de la Infraestructura, Fabricación de artículos de hormigón, cemento y yeso, Fabricación de otros tipos de maquinaria, Gestión de ventas. 6.4.3 Proceso de apoyo.

a. Gestión de Compras: Están relacionados con los temas compras de insumos

en la empresa. b. Gestión de Mantenimiento: En este se reflejan los mantenimientos que se

deben ejecutar. c. Gestión de Recursos Físicos y Financieros: Incluyen los temas relacionados

con el presupuesto de la compañía.

7. PRESUPUESTO

Tabla 7. Presupuesto

PRESUPUESTO

Papelería $ 60.000

Parqueadero $ 30.000

Gasolina $ 40.000

Hidratación $ 30.000

Refrigerios $ 40.000

TOTAL: $200.000

Fuente: Autor

53

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla 8. Cronográma de actividades

Fuente: Autor

54

9. CONCLUSIONES

Se identificaron a partir del análisis del contexto interno y externo de la Empresa MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, donde se pudo elaborar la matriz DOFA que permitió observar las fortalezas como: rapidez

y amabilidad en la atención del servicio, amenazas las cuáles se encuentran la inestabilidad social o la situación económica y política del país, dentro de las debilidades están que la Compañía no cuenta con un Sistema de Gestión el cuál le ha disminuido notoriamente de licitar en el mercado ya que su mercado potencial es el campo petrolero y oportunidades como ingresos a nuevos mercados con posibilidad de esparcimiento, todos estos son elementos básicos que han permitido determinar la elaboración de estrategias que mitiguen el impacto de las amenazas reduciendo las debilidades, haciendo uso de las fortalezas y aprovechando oportunidades.

Para dar cumplimiento de las expectativas de todas las partes interesadas cuyos beneficios traen una mejor gestión del riesgo se realizó una matriz de partes interesadas que permite una mejor comprensión del contexto de la organización de la Empresa MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, en esta se faculta la elaboración de la matriz de partes interesadas para lo cuál proporciona conocer los requerimientos de la norma llevando la empresa en su camino de un crecimiento continuo en cuanto a la documentación de esta importante norma en los numerales 4, 5, y 6 como lo es la NTC ISO 9001 versión 2015.

En La Empresa MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, se apoyó en la identificación del alcance del sistema de gestión que son Las actividades que corresponden a los servicios de comercialización de producto elaborados a base de plástico reciclado. Entre la variedad de productos fabricados por la empresa encontramos postes, bancas y sillas, estibas, bloques, soportes para tuberías, tablas, todos a base de plástico reciclado.

Se identificaron los procesos que en MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, se realizaban entre los que se encontraron en los Procesos Estratégicos: La Gestión Administrativa y Financiera, se estableció cinco Procesos Misionales los cuáles son: La Fabricación de Productos de material plástico reciclado, Gestión de la Infraestructura, Fabricación de artículos de hormigón, cemento y yeso, Fabricación de otros tipos de maquinaria, Gestión de ventas. y dos Procesos de Apoyo en los que se encuentran Gestión de Compras, Gestión de Mantenimiento y Gestión de

55

Recursos Físicos y Financieros. Se documentó en la Empresa el ciclo PHVA y los riesgos involucrados.

Se realizó apoyo en la política de calidad de la Empresa de MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, la cual está

estrechamente relacionada a los propósitos de la alta dirección la cuál debe cumplir como lo exige la norma en cuanto a comunicación, disponibilidad, documentación y mejora continua.

La alta dirección de la Empresa de MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, tiene evidenciado a través de un organigrama de la Empresa la

asignación de responsabilidades en cada uno de los procesos, este se ajustó a los requerimientos de la norma, el cuál busca promover el enfoque al cliente, además de abordar las oportunidades de mejora que fueran pertinentes.

Se realizó el análisis correspondiente para identificar los riesgos y oportunidades que debe adoptar en la documentación del Sistema de Gestión del riesgo a partir de la elaboración de la Matriz que involucraba todos los procesos ya que a partir de estos se determinarían los riesgos que podrían afectar el correcto funcionamiento, a su vez se definirían los controles que se realizarían para ser evaluados y determinar el tratamiento y las acciones de mejoramiento.

La organización no había identificado los objetivos de calidad que están estrechamente relacionados a la política de calidad, los cuáles permiten garantizar la satisfacción de las partes interesadas que fue la matriz que se realizó siendo coherentes y medibles con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en la norma.

La planificación y control que se deben establecer al abordar los riesgos de la organización consignados en la Matriz de riesgo, cumplen con la norma en el sentido de que al riesgo, después de ser evaluado hay que darle un seguimiento tan eficaz ha sido el tratamiento que se ha realizado ya que el sistema de gestión debe cumplir con uno de sus requisitos que es el mejoramiento continúo.

56

RECOMENDACIONES

MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, debe buscar la manera de realizar la documentación completa de todos los numerales de la norma de calidad ISO 9001: 2015 y posteriormente realizar la certificación ante un ente Certificador, lo cuál le permitirá el ingreso a nuevos mercados y le ayudará enormemente a consolidarse como una gran empresa sólida en el mercado.

Continuar retroalimentado la matriz de riesgo que le permitirá a la organización MANTENIMIENTOS Y SUMINISTROS DEL SUR, la facilitación de los servicios

de comercialización de productos elaborados a base de plástico reciclado. Entre la variedad de productos fabricados por la empresa encontramos postes, bancas y sillas, estibas, bloques, soportes para tuberías, tablas, todos a base de plástico reciclado. Con lo que pueden lograr evidenciar cambios y mejoras en sus procesos.

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documentacion del sistema de gestion de calidad de …

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