DOCUMENTACION DOCUMENTACION COMERCIAL BSICA

Documentacin Comercial Bsica

Contenidos que abordaremos:

IntroduccinConcepto de documento.

Clasificacin.

Documentos Comerciales

Relacionados con la compra venta.

Relacionados con el pago.

INTRODUCCININTRODUCCIN

Documentacin Comercial Bsica

Qu son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales son

todos los comprobantes

En los que se deja constancia de las operaciones que

de acuerdo con los usos y costumbres

generalizadas y comprobantes extendidos por

escrito

operaciones que se realizan en la

actividad mercantil

generalizadas y las disposiciones

de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un

apropiado control de todas las acciones que se

realizan en una compaa o empresa.

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Misin que cumplen los documentos comerciales

Veamos a continuacin porqu son importantes estos documentos!

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin,

o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio .Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio .

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los

asientos de contabilidad.

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Cmo se clasifican los documentos contables?

Desde el punto de

vista de quin recibe

o emite la

documentacin

ExternaSon las copias que conserva el comerciante de documentos que

enva a otras personas y de los que utiliza dentro de su propia

empresa para una mejor organizacin y control

o emite la

documentacin

Interna Son los comprobantes recibidos de otras personas

Documentacin Comercial Bsica

Desde el punto de

vista de

documentacin

Documentos que se archivan y

generan registracin

Factura

Nota de Dbito

Nota de Crdito

Ticket

Recibo

Cmo se clasifican los documentos contables?

documentacin

que se registra y

archiva:

Documentos que slo se archivan

Orden de Compra

Nota de Venta

Remito

Resumen de Cuenta

Pagar

Cheque

Nota de Crdito Bancaria

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Adems de los documentos comerciales se registran:

Slo se registran los documentos comerciales?

Los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y

privados (contratos de arrendamiento, depsito).

Y cualquier comprobante que sea respaldo de una

registracin contable, es fuente de informacin (planillas

de sueldos, informes, etc.).

DOCUMENTOS DOCUMENTOS COMERCIALES

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Cules son los documentos comerciales relacionados con la compra venta?

En las siguientes placas se detallan las caractersticas de cada uno!

Nota de Venta

Resumen de CuentaRemito

Factura

Nota de Crdito

Orden de Compra o Nota

de Pedido

Nota de Dbito

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Orden de Compra

Concepto

Se utiliza para recibir pedidos de los clientes.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin

y debern extenderse como mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que

lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor.

Quin lo confecciona? Comprador.

Para quin es el Original? Vendedor.

Para quin es el Duplicado? Comprador.

Modelo: Para ver el modelo te invitamos a descargarlo desde el material interactivo.

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Nota de Venta

Concepto

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las

mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de

entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin, por la que toma a su

cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la misma, y el

comprador se obliga a recibirlas.

Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en losEste documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los

trminos establecidos.

Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el

comprador) y este documento no origina registros contables.

Quin lo confecciona? Vendedor

Para quin es el Original? Vendedor

Para quin es el Duplicado? Comprador

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Remito

Concepto

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos.

En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda

concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.

Sirve de base para la preparacin de la factura.

El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente;

el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en

poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin para que proceda a la emisin de la

factura.factura.

Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito para constancia de las mercaderas

salidas. Se extiende, como mnimo, por duplicado; aunque es prctica generalizada hacerlo por

triplicado para que al transportista tambin le quede una constancia de la operacin realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin

valores.

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador (puede haber un triplicado para el transportista) .

Para quin es el Duplicado? Vendedor (luego de la firma por parte del comprador).

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Factura

Concepto

Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha

vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para

el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su

compromiso de pago.

Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador

y el duplicado queda para el vendedor y con l se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada

y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

En primera instancia, el tipo de factura a utilizar en cada transaccin depender de la condicin

ante el IVA del emisor y del receptor:

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador.

Para quin es el Duplicado? Vendedor.

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Nota de Dbito

Concepto

Es la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber

cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que

la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la

facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.

Por ejemplo el vendedor comunica al comprador que adeuda intereses.

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador.

Para quin es el Duplicado? Vendedor.

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Nota de crdito

Concepto

Es el documento que el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la

acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la

misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios,

devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.

Ejemplo: el comprador devuelve mercaderas y en lugar de devolverle el dinero tieneEjemplo: el comprador devuelve mercaderas y en lugar de devolverle el dinero tiene

un crdito a favor.

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador.

Para quin es el Duplicado? Vendedor.

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Resumen de cuenta

Concepto

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la

finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen

de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador.

Para quin es el Duplicado? El vendedor se queda con la ficha de los deudores

porque el resumen de cuenta no tiene duplicado.

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Cules son los documentos comerciales relacionados con el pago?

En las siguientes placas se detallan las caractersticas de cada uno!

ChequeRecibo Boleta de DepsitoPagar

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Recibo

Concepto

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el

que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la

deuda.

Este documento tiene importancia:

Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

Contable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos, yContable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos, y

para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Quin lo confecciona? El que cobra.

Para quin es el Original? El que paga.

Para quin es el Duplicado? El que cobra.

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Pagar

Concepto

Refleja una promesa escrita de pago por la cual una persona (emisor) se compromete

a pagar a otra persona (el beneficiario) una cierta suma de dinero en una fecha

acordada.

Los pagares pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir

a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.

Quin lo confecciona? El que debe pagar (deudor).

Para quin es el Original? Acreedor.

Para quin es el Duplicado? Deudor.

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Boleta de depsito

Concepto

Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido

dinero, cheques u otros valores en calidad de depsito en cuenta corriente.

Quin lo confecciona? El depositante en el formulario que otorga el banco.

Para quin es el Original? Banco.

Para quin es el Duplicado? El que deposita.

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Cheque

Concepto

Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos

depositados a su orden en cuenta corriente o autorizacin para girar en descubierto.

Qu significa autorizacin para girar en descubierto?

Significa librar cheques sin tener los fondos suficientes, previa autorizacin del banco.

Quin lo confecciona? El que paga.

Para quin es el Original? El beneficiario quien lo entrega o deposita en el banco

para su cobro.

Para quin es el Duplicado? El firmante tiene un taln que especifica el nmero de

cheque y a quien se lo entrega.

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Antes de finalizar, te proponemos unos ejercicios para que practiques lo

que has visto

Ejercitacin

Mucha suerte!

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1 - El jefe de Anala le recuerda que durante su ausencia deber controlar la

mercadera que ingrese y deber dejarse una constancia del documento que

firme.

Podras ayudar a Anala e indicar cul es este documento?

Remito.

Factura.

Pagar.

Nota de Crdito.

2 Le han encargado a Jorge emitir un documento escrito, para entregar al

proveedor de insumos informticos, en el cul se comprometen a pagarle el

saldo en un plazo de 60 das.

Podras indicarle a Jorge que documento debe confeccionar?

Remito.

Factura.

Pagar.

Nota de Crdito.

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3 - Cul es el principal documento de la operacin de compraventa con el

cul queda concretada y concluida la operacin?

Remito.

Factura.

Pagar.

Nota de Crdito.

4 El jefe de Gerardo le ha encargado devolver un celular que adquiri el fin

de semana ya que no funciona y solicitar la documentacin necesaria para

elegir otro celular en otro momento. Qu documento deber solicitar

Gerardo?

Remito.

Factura.

Pagar.

Nota de Crdito.

Documentacin Comercial Bsica

Hemos llegado al final de ste recorrido, donde hemos conocido

qu son los documentos comerciales, cmo se clasifican, los

distintos documentos que existen as como las caractersticas de

cada uno de ellos.

Hasta pronto!