docflow synergy appr: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento
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Docflow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi. Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo composizione della pratica acquisti elettronica e tracciatura dei principali passi del processo.TRANSCRIPT
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SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
LA FUNZIONE ACQUISTI LA FUNZIONE ACQUISTI NELLNELL’’ EPOCA DEL DOCUMENTO EPOCA DEL DOCUMENTO INFORMATICOINFORMATICO
La gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento
Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director
DOCFLOWDOCFLOW
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Agenda
•• Il Il ““DigitalDigital AccountingAccounting””– Documenti e Processi Amministrativi Elettronici
•• LL’’ufficio Acquistiufficio Acquisti– I Processi ed i Documenti
•• LL’’applicazioneapplicazione– Docflow Synergy per gli Acquisti
•• ConclusioniConclusioni– Benefici
– Estensioni
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IL DIGITAL ACCOUNTINGIL DIGITAL ACCOUNTINGDocumenti e Processi Amministrativi elettronici
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L’amministrazione ed i documenti
• I processi documentali presenti presso l’ufficio amministrazione delle aziende non hanno avuto sostanziali modifiche negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e gli investimenti fatti) nell’information technology.
• Il documento cartaceo continua a svolgere un ruolo di rilievo individuando in esso il contenitore in grado di descrivere compiutamente qualsiasi transazione aziendale.
• Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto amministrativo : molto veloce ed efficiente la parte transazionale, sostanzialmente lenta e e costosa la parte documentale
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La “nuova amministrazione digitale”
• La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni una completa ridefinizione dei processi documentali:
– La diffusione di internet che consente la facile condivisione di dati e documenti
– Lo sviluppo della tecnologia di document management
– La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello europeo
• E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che inizia con l’ordine e termina con il pagamento passando per l’emissione (o la ricezione) della fattura.
• Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi processi di business diventano elettronici
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LL’’UFFICIO ACQUISTIUFFICIO ACQUISTII processi e i documenti
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Un processo di Acquisto
Analisi prelim
. e assegn. Buyer
Analisi Richiesta di
Acquisto
Formalizzazione pratica acquisto
Preparazione pre‐selezione
Individuazione Fornitori
Formalizzazione Rich. di
Offerta
Analisi e V
alutaz. Offerte
Fornitori
Formal. Proposta
Aggiudicazione
PROCESSO DECISIONALEPROCESSO DECISIONALEPROCESSO DECISIONALE
PROCESSO DOCUMENTALEPROCESSO DOCUMENTALEPROCESSO DOCUMENTALE
Creazione Ordine di
Acquisto
Approvazione ed Invio al
fornitore
Conferma di O
rdine di Acquisto
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Quando agire
• Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM (Supplier Relationship Management)
• Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo documentale viene totalmente ignorato per:
– Archiviazione e protocollazione dei documenti
– Distribuzione da e per il fornitore
– Accesso e Ricerca storico
– Tematiche di Compliance e Governance
• Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non è percorribile per:
– Change Management
– Tecnologia
– Costi
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La Soluzione Docflow
DocFlow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi
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La Pratica di Acquisto
Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo:
– composizione della Pratica Acquisti Elettronica
– Tracciatura dei principali passi del processo.
Richiesta di Acquisto
Richiesta/e di Offerta
Specifiche tecniche
Offerta/e Fornitori
Lettera di assegnazione
Lettera di accettazione
Ordine/i
Corrispondenza Ufficiale Entrante
Corrispondenza Ufficiale Uscita
Bandi Gara
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LL’’APPLICAZIONEAPPLICAZIONEDocFlow Synergy per gli Acquisti
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Funzionalità di Synergy APPR• Archiviazione Documenti
– Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati
– Immagini da Fax Server
– Elettronici da posta elettronica o PC
– Automatici e manuali da sistema gestionale
• Gestione Documenti– Raggruppamento per pratica acquisti
– Registrazione del protocollo
– Riconciliazione automatica via BarCode
– Conservazione Sostitutiva
• Distribuzione Documenti– Invio automatico documenti al fornitore via email e fax
– “Portalino” fornitori
• Ricerca e Navigazione– Ricerca per i dati gestionali della pratica
– Ricerca a testo libero sul contenuto
– Viste personalizzabili e navigabili
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Archiviazione e Protocollazione Documenti
Synergy/APPRI documenti emessi dal gestionale vengono catturati in PDF ed archiviati insime ai dati necessari per la ricerca e la catalogazione
I documenti che necessitano di essere prodotti in carta vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati
1
2
I documenti in ingresso ed uscita vengono protocollati con un BarCode stampato “al momento” e acquisiti con scanner multi‐funzione o dedicato
3
I documenti direttamente generati dagli utenti con applicazioni di produttivitàpersonale come Office vengono automaticamente archiviati e protocollati in Synergydirettamente nella pratica relativa
4
Le eMail ed I documenti allegati vengono archiviati e protocollati in Synergy direttamente dal client Outlook/Notes e posti nella pratica relativa
4
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Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti
Synergy/APPR
Utenti ERPUtenti ERP SAP Utenti Web interni Clienti/Fornitori
Gestionale
Il modulo dispatcher si occuperà di inviare le fatture secondo i diversi canali attivati per lo specifico cliente
1
Operatore Conservazione
AipaDocsAipaDocs..
Dispatcher
Dispatcher
Un operatore, dotato di smart card Poste, effettueràquindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti conservati a norme CNIPA
5
Gli utenti Web disporranno di un’applicazione Web in grado di effettuare qualsiasi ricerca/operazione sui documenti archiviati
I clienti/fornitori disporranno di un un’applicazione Web in grado di ricercare, mostrare e stampare i propri documenti.
3 4I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli documenti ed alla pratica completadirettamente dalle transazioni/mappe relative
2
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CONCLUSIONICONCLUSIONI•Caratteristiche e benefici•Estensioni
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Caratteristiche
• A differenza di altri approcci informatici minimizza l’effort (spesso nullo) legato all’archiviazione dei documenti
• Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client
• Implementabile in tempi brevi (tipicamente in produzione in due mesi dall’avvio)
• Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del sistema e non di sviluppo
• Scalabile per ambienti complessi multi‐site e multi‐societari. Anche in versione “alta disponibilità”
• Certificazione SAP per moduli specifici
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Benefici tangibili
• Automazione dell’invio dei documenti (dispatching) con conseguente risparmio di “FTE” dedicate
• Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla conservazione sostitutiva e, dove necessario, spostato in magazzino o remotizzato
• Aderenza a normative di Compliance & Governancecollegate ai processi di approvvigionamento
• Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue attività “core” (qualità delle forniture, trattative) grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche gestite.
• Le altre funzioni aziendali possono accedere facilmente alla base documentale e ricercare documenti per i loro scopi
• Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione elettronica degli interscambi documentali (email e portale)
Costi/ Efficenza
Agilità del Business
Compliance & Governance
Ricavi
SoddisfazioneDipendenti
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Estensioni possibili
• Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP:– Richiesta d’Acquisto
– Approvazione ordini
• Applicazione per la gestione dei documenti e dei processi legati alla “Qualifica dei Fornitori”
• Estensione delle funzionalità del portale fornitori per tutti i processi aziendali
• Tecniche di crittografia dei documenti (archiviazione e riservatezza nelle comunicazioni)
• Tecniche di firma digitale qualificata per minimizzare la gestione dei documenti cartacei
Claims Processing Workflow
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