desarrollo de proyecto, tecmilenio

IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES

DEL ÁREA COMERCIAL

EN UN BUSINESS INTELLIGENCE DE

GRUPO INMOBILIARIA CONSTRUCTORA

Juan Carlos Gutierrez Quevedo

Matricula: Al02710348

Veracruz, Ver. Mexico

INTRODUCCIÓN

Industria de Construcción de Vivienda en México en

Consolidación del Mercado.

Clientes con enfoque de análisis de calidad, precio,

servicios sociales, de transportación y de seguridad.

Empresas en busca de parámetros de tendencia de

clientes y competencia en el mercado

Uso Sistemas de ERP, de CRM y de SCM

Business Intelligence (BI) para establecer toma de

decisiones en base a indicadores que permitan el logro

de objetivos de fortaleza y crecimiento en sur del País

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Cliente del Proyecto

•Grupo Inmobiliario Constructora (GIC)

•Implementación de Indicadores Del Área Comercial en un Business Intelligence de Grupo Inmobiliaria Constructora

• Interesado Patrocinador y Objetivo

•Ing. Armando Sanchez Director General

Definir la estructura de información del área comercial a nivel corporativo que permita un análisis consolidado para tener una visión rápida del estatus que guarda GIC soportado con indicadores particulares para cada escenario

Director de Proyecto

•Ing. Juan Carlos Gutierrez Q.

•Se considera Tiempo Completo del Director, La Dirección General otorga facultades para tener autoridad de Disponibilidad de Recursos de la empresa, bajo programación de actividades

• Principales Actividades•Administración del Proyecto desde su Inicio, Planeación Ejecución y Control , hasta el cierre.

Riesgos de Alto Nivel

•Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos

•Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones

•Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información

•Falta de tiempo de los Directores de Área por Múltiples Compromisos

REGISTRO DE INTERESADOS

IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS GIC - INTERNOS

NOMBRE PUESTO (ROL)

Ing. Armando Sanchez (AS) Directo General

Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director Comercial

CP. Agustin Lopez (AL) Director Administrativo

Ing. Juan Martinez (JM) Director Construcción

Ing. Gonzalo Meza (GM) Gerente TI- Coordinador Proyecto

Luisa Solano (LS) Jefa área de ventas Mérida

IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS EXTERNOS

NOMBRE PUESTO (ROL)

Ing. Juan Carlos Gutierrez Q. Director de Proyecto

Analista 1 (A1) Analista de Sistemas

Analista 2 (A2) Analista de Sistemas

Programador 1 (P1)| Programador BI

Programador 2 (P2) Programador BI

Técnico Externo (TE) Técnico Servidores y Comunicación

Soporte Externo (ES) Soporte por Contratar

PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOSNOMBRE PUESTO

(ROL)

Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre

los Interesados

Ing. Armando Sanchez

(AS)

Directo

General

999-9949567 [email protected] Se Considera que el

proyecto permita ser

estratégico no solo en

el ritmo de

construcción también

en los prototipos de

vivienda

Se cumplan con los

tiempo y sobre todo

con el presupuesto

proyectado

Tiene toda la

Autoridad para

exigir el

cumplimiento de

compromiso por

parte de los

involucrados

Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director

Comercial

999-9949568 [email protected] Identificar el ritmo de

viviendas vendidas y

escrituradas permitirá

establecer diversas

estrategias como

descuentos, campañas

publicitarias etc.

Considera que se ha

dejado mucho

tiempo para obtener

los indicadores, por

lo cual la urgencia

es total

Su influencia es

sobre el personal

del área comercial.

CP. Agustin Lopez (AL) Director

Administrativo

999-9949564 [email protected] Muestra poco interés,

pero comenta que

requiere indicadores

sobre su area

Considera que las

tomas de decisiones

basadas en

indicadores permitirá

una mejor

administración y

resultados en GIC

Poca influencia

NOMBRE PUESTO

(ROL)


los Interesados

NOMBRE PUESTO

(ROL)


los InteresadosNOMBRE PUESTO

(ROL)


los Interesados

NOMBRE PUESTO

(ROL)


los Interesados

NOMBRE PUESTO

(ROL)


los InteresadosNOMBRE PUESTO

(ROL)


los Interesados

NOMBRE PUESTO

(ROL)


los Interesados

mailto:[email protected]



DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ

DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS

INFORMACIÓN GENERAL

Versión: 1.0 Solicitante:

Identificador requerimiento:

Nombre del requerimiento:

Tipo de requerimiento:

Desarrollo de funciones

Estado:

Lista de Avance

Estado Fecha

Recibido Incluir Fecha en que fue recibido

DetalladoIncluir Fecha en que se detallo elrequerimiento

AprobadoIncluir la fecha en que elrequerimiento fue aprobado.

RechazadoIncluir la fecha en el requerimientofue rechazado, en caso de sernecesario.

En ejecuciónIncluir la fecha en que elrequerimiento inicia su ejecución.

EntregadoIncluir la fecha en que se entrega asatisfacción el requerimiento.

Identificador del proyecto:

Nombre del proyecto:

Responsable:

DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ

DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Implementar Indicadores del área comercial, que permitan realizarel análisis comparativo a través de información pronosticadacomparándola con la información real operativa, en los niveles quecorrespondan, en periodos mensuales y acumulados por ejercicio,para el apoyo en la toma de decisiones del Comité Directivo, quefortalezca las ventajas competitivas para el crecimiento del Grupode Empresas de Grupo Inmobiliaria Constructora GIC que integranel proyecto; se desarrollara a través de un equipo multidisciplinario,analizando los requerimientos de información, el proyecto sedesarrollara en un ciclo de procesos de inicio, planeación,ejecución, control y seguimiento y cierre, un periodo no mayor a 5meses, tomando como base la metodológica PMI dentro de GrupoInmobiliaria Constructora.

El presupuesto inicial asignado es de $900,000 para el desarrollo del proyecto, integrándose los honorarios y viáticos del personal externo.

• Aprobado por la Dirección General

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO

EDT

*Resumen de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General

DICCIONARIO DE LA EDT / LÍNEA BASE DEL

ALCANCE

*Diccionario de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General

Se Establece Línea Base del Alcance*

CRONOGRAMA / LÍNEAS BASE DEL

CRONOGRAMA

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS

DE CALIDAD

GIC es responsable de las siguientes tareas y acuerdos

La entrega e identificación de procesos operativos entre losdistintos departamentos del área de comercial

La identificación de tiempos y responsables dentro de losprocesos operativos

El otorgamiento de información de la infraestructura de hardwarecon la que se cuente actualmente y que esté relacionada ointegrada directa o indirectamente para el logro del proyecto

El otorgamiento de información técnica y de datos utilizada porlos sistemas de información de GIC, así como los niveles deautorización de acceso a los servicios de bases de datos ybases de datos que permitan la lectura de datos necesarios parael desarrollo del proyecto

Apoyar en la disposición de los tiempos del personal que seránnecesarios para el análisis, diseño, implementación y cierre delproyecto

Validar y analizar el seguimiento, medición e indicadores decalidad entregados

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS

DE CALIDAD

Equipo Externo es responsable de las siguientes tareas yacuerdos

Servicios Contratados: Contrato Firmado Incluyeespecificaciones detalladas y claras en tiempo y forma delSoporte

Capacitación Operativa y Administrativa: Check List de temasfirmado por empleado, de la capacitación recibida

Pruebas Piloto de Funcionalidad: Documento de Pruebasrealizadas y resultados obtenidos

Pruebas Integrales de Funcionalidad Software / Hardware:Documento de Pruebas realizadas y resultados obtenidos

Entrevistas de Grado de Satisfacción: Informe de Resultado deGrado de Satisfacción

Control y ejecución del presupuesto vs costos ejercidos duranteel proyecto, se permita identificar de manera anticipada cualquierdesviación que corresponda a un incremento en los costos delproyecto.

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Director General: Ing. Armando

Sánchez.

Director Comercial: Lic.

Alvaro Ruiz

Jefatura Area de Ventas Mérida: Luisa Solano

Director de Construcción: CP

Agustin Lopez

Gerente de TI: Ing. Gonzalo

Meza

Soporte Administrativo

Director del Proyecto: Juan

Carlos Gutierrez Q.

Programador 1 Programador 2

Analista 1 Analista 2

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONESNOMBRE PUESTO

(ROL)

Teléfono E-Mail Tipo Información Medio de

Comunicación

Influencia

sobre los

Interesados

Ing. Armando Sanchez

(AS)

Directo

General

999-9949567 [email protected] Resumen

Directivo, eliminar

el detalle excesivo

y volumen de

hojas, puntualizar

avances o

retrasos,

seguimiento a

entregables.

Solo reuniones, pero

se deberá copiar en

lo correos que se

considere la

dirección deba estar

informada como

compromisos

establecidos y

fechas de entregas

Tiene toda la

Autoridad para

exigir el

cumplimiento

de

compromiso

por parte de

los

involucrados

Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director

Comercial

999-9949568 [email protected] Nivel medio a

directivo, eliminar

detalles técnicos o

de requerimientos

de hardware y

software, enfocar

a funcionalidad y

flujos operativos.

Solicita envió de

cualquier

información por

correo electrónico y

se copie e incluya

en las reuniones y

definiciones que se

realicen

Su influencia

es sobre el

personal del

área

comercial.

CP. Agustin Lopez (AL) Director

Administrativo

999-9949564 [email protected] Todo los niveles

de información

directiva, gerencial

y operativa

Solicita envió de

cualquier

información por

correo electrónico y

se copie e incluya

en las reuniones y

definiciones que se

realicen

Poca

influencia




PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta Perio

dicidadQue se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica? Como se retroalimenta?

Preliminares

Identificación de Información General


Reuniones Presenciales

Conforme al Plan de Actividades

Directores, Gerentes, Jefe de Area

Elaboración de carpeta de información solicitada

1 Semana Iniciando

Análisis

Identificación de deRequerimientos , Consolidación, Requerimientos Técnicos y Detalles para Capacitación


Reuniones Presenciales, telefónica, Conferencias Virtuales



Elaboración de requerimientos conforme a lo solicitado

Solo por 2 Semanas

AnálisisContratación Soporte Técnico


Reuniones Presenciales, telefónica, Conferencias Virtuales


Directo General y Gerente de TI

Elaboración de informe Consolidación de Información

Solo por 3 días consecutivos

Desarrollo

Entrega de Manuales de Usuario

Director de Proyecto Reunión Presencial

Solo un día pero separado por niveles

Un Día a Directores, otro a Gerentes y Otro a Usuarios Por correo electrónico

Solo por 3 días consecutivos

DesarrolloManuales Operativos

Director de Proyecto Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día

Desarrollo

Reporte Técnico de Instalación Proveedor Externo (Hardware)

Director de Proyecto, Técnico Externo Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día

FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta

Periodicidad

Que se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica?Como se retroalimenta?

Desarrollo Capacitación EjercidaDirector de Proyecto Correo electrónico Cada 3 días


Por correo electrónico 2 Semanas

Control y Seguimiento

Resultado de Pruebas piloto de funcionalidad y de Integridad

Director de Proyecto Correo electrónico Solo un día


Por correo electrónico 1 día

Control y Seguimiento

Resultado de Grado de Satisfacción de la Capacitación

Director de Proyecto Correo electrónico Solo un dia Directores


Implementación

Carta de Liberación, Informe de Cifras de control de carga de información, acceso a Usuarios

Director de Proyecto Correo electrónico Semanal Directores, Gerentes

Por correo electrónico

Solo por dos Semanas

Implementación

Reporte técnico de rendimiento y procesos en servidores

Director de Proyecto, Técnico Externo Reunión Presencial Solo un dia Gerente de TI


CierreEntrega de Carpeta Final

Director de Proyecto Reuniones Presenciales Solo un dia

Director General, Gerente de Ti En futuros proyectos 1 día

Todo el Proyecto

Dudas, observaciones, comentarios u aclaraciones que correspondan

Director de Proyecto, Analistas

Correo electrónico, Telefónico, Verbal Cuando se requiera Todos los Involucrados

Por correo electrónico documental cuando sea necesario

Durante el Ciclo de Vida del Proyecto

Todo el ProyectoAvance del Proyecto de Implementación

Director de Proyecto Reuniones Presenciales

Cada 2 Semanas, los Viernes a las 10:00 am 1 hora de duración

Director General y Director de Área

Elaboración de minutas se acuerdos y seguimiento de cada reunión

Durante el Ciclo de Vida del Proyecto

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Análisis Cuantitativo de Riesgos (Por Prioridad De Resultado)

Clave Riesgo

Probabilidad Ocurrencia (P)

Impacto Monetario (I)

Resultado (Pesos)

2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos 80% $150,000.00 $120,000.00

5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones 70% $140,000.00 $98,000.00

3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información 60% $100,000.00 $60,000.00

1 Falta de tiempo de los Directores de Area por Múltiples Compromisos 50% $90,000.00 $45,000.00

6 Ausencia de la Dirección General en las reuniones de Seguimiento 50% $70,000.00 $35,000.00

14 Incumplimiento de Compromisos de Pago a Proveedores 50% $40,000.00 $20,000.00

$ 378,000.00

Análisis Cualitativo de Riesgos

Clave RiesgoProbabilidad

Ocurrencia (P)Impacto

Potencial (I) Resultado

1Falta de tiempo de los Directores de Area por Múltiples Compromisos 50% 9 4.5

2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos 80% 9 7.2

3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información 60% 5 3

4 Rotación del Recurso Humano 20% 7 1.4

5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones 70% 10 7

6Ausencia de la Dirección General en las reuniones de Seguimiento 50% 7 3.5

7 Falta de compromisos de los usuarios operarios en entregas de información 40% 5 2

8Desfase en la entrega de los requerimientos desarrollados 40% 4 1.6

9Suspensión de actividades por fallas en la energía eléctrica 20% 6 1.2

12Extensión del proyecto incrementado costos directos y viáticos 40% 7 2.8

13Incumplimiento en el pago vs el avance del proyecto 30% 7 2.1

14Incumplimiento de Compromisos de Pago a Proveedores 50% 8 4

15Falta de Licencias Administrativas del Software de Desarrollo del BI 30% 5 1.5

Clave Resultado (EMV)

2 $120,000.00

5 $98,000.00

3 $60,000.00

1 $45,000.00

6 $35,000.00

14 $20,000.00

Reserva de Dinero $378,000.00

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES/ENUNCIADO

DEL TRABAJO RELATIVO A ADQUISICIONES / CRITERIOS DE

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Plan

Para la contratación del Outsourcing se establecerá un contrato de

precio fijo mas honorarios con incentivos, pero se establece que en

caso de modificar los requerimientos este contrato podrá modificarse

las veces que se requiera y en común acuerdo con la dirección

general de GIC:

Para la contratación de los servicios de Soporte se establecerá un

contrato de precio fijo cerrado anualizado y este podrá renovarse

realizando las actualizaciones correspondientes pero siempre siendo

la decisión del GIC de renovar y continuar con dicha contratación.

La compra de los dispositivos internos para los servidores se realizara

a través de una orden de compra, realizando la presentación de la

cotización de al menos 2 proveedores, vigilando el precio, la garantía y

las condiciones de pago, haciendo distinción entre anticipo y días de

crédito

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO /

LÍNEAS BASE

LÍNEAS BASE DE DESEMPEÑO DE COSTOS /

REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

Resumen de Costos de Proyecto

Director de Proyecto (LP) USD Pesos

Analista 1 (A1) $11,100.00 $133,200.00

Analista 2 (A2) $19,359.93 $232,319.10

Programador 1 (P1) $6,484.08 $77,808.90

Programador 2 (P2) $13,475.80 $161,709.60

$11,422.13 $137,065.50

Total del Recurso Humano $742,103.10

Viáticos del Proyecto $ 160,000.00

Total del Recurso Humano + Viáticos $902,103.10

Posibles Necesidades Tecnológicas $ 35,000.00

Contratación de Servicio Soporte P/Mes $ 20,000.00

Total Otros Servicios $ 55,000.00

Total del Proyecto $957,103.10

Acuerdo de Pagos

Año 2014 2014 2014 2015

Mes 10 11 12 1

Proyecto $ 239,275.78 $ 239,275.78 $ 239,275.78 $239,275.78

IVA 16% $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12

Total $ 277,559.90 $ 277,559.90 $ 277,559.90 $277,559.90

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