contoh user manual.doc

[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]

Buku Panduan Administrator

Office Automation System

Perum Peruri

< Snapshot Menu Persuratan Perum Peruri>

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109

Versi 1.0 ● 1 November 2009


Hak Cipta©

Hak Cipta © eBdesk Limited

Hak cipta dilindungi Undang-Undang. Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

PerwakilanPT. eBdesk Indonesia, Kantor PemasaranMenara Sudirman lantai 19Jl. Jend. Sudirman Kav 60Jakarta, Indonesia 12190Phone +62-21-5270669Fax +62-21-5204438Email: [email protected]

Pusat TeknologieBdesk CorporationJl. Raden Patah 21Bandung, Jawa Barat, Indonesia 40132Phone +62-22-2502423Fax +62-22-2533792Visit: http://www.ebdesk.com

Layanan Online Home http://www.ebdesk.com/E-mail [email protected]

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | i

mailto:[email protected]

http://www.ebdesk.com/

mailto:[email protected]


DAFTAR ISI

Hak Cipta©.................................................................................................................................iPerwakilan...........................................................................................................................iPusat Teknologi.................................................................................................................iLayanan Online.................................................................................................................i

DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii1 Pendahuluan..................................................................................................................1

1.1 Login Office Automation System Perum Peruri........................................................11.2 Logout Office Automation System Perum Peruri......................................................1

2 Sub Menu Surat Masuk..............................................................................................22.1 Mencatat Surat Masuk dan Meneruskan Surat Masuk..............................................22.2 Menerima Surat Masuk.............................................................................................62.3 Menerima Disposisi Surat Masuk.............................................................................8

3 Sub Menu Surat Keluar............................................................................................103.1 Surat Keluar Umum.................................................................................................11

3.1.1 Membuat Konsep Surat Keluar Umum...............................................................113.1.2 Draft Surat Keluar Umum...................................................................................143.1.3 Inbox Surat Keluar Umum..................................................................................20

3.1.3.1 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper..............203.1.3.1.1 Kirim ke Pengorektor.............................................................................223.1.3.1.2 Kirim Surat.............................................................................................233.1.3.1.3 Edit Surat................................................................................................243.1.3.1.4 Pengarsipan Surat..................................................................................24

3.1.3.2 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper25

3.1.3.2.1 Tombol Koreksi......................................................................................253.1.3.2.2 Tombol Approve Surat...........................................................................263.1.3.2.3 Tombol Surat Diteruskan.......................................................................27

3.2 Surat Kuasa..............................................................................................................283.2.1 Draft Konsep Surat Kuasa....................................................................................30

3.2.1.1 Draft Surat Kuasa untur User TU / Rokominper........................................303.2.1.2 Draft Surat Kuasa untur User Non TU / Non Rokominper........................30

3.3 Surat Keterangan......................................................................................................313.3.1 Membuat Konsep Surat Keterangan...................................................................31

4 Sub Menu Pembuatan Konsep Surat..................................................................354.1 Pemilihan Jenis Konsep Surat..................................................................................354.2 Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)....................................................................37

4.2.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal).............................................374.2.2 Tampilan Keputusan............................................................................................434.2.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan...............................................................44

4.2.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan.....................................................................454.2.3.2 Tampilan Draft Konsep Keputusan............................................................474.2.3.3 Pengecekan Hasil Koreksi..........................................................................474.2.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox Konseptor........................................................47

4.2.3.4.1 Melihat Tampilan Keputusan.................................................................484.2.3.4.2 Melihat Hasil Koreksi Keputusan..........................................................484.2.3.4.3 Edit Keputusan.......................................................................................494.2.3.4.4 Update Nomor Surat...............................................................................50

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | ii


4.2.3.4.5 Pengiriman Keputusan Ke Penandatangan.............................................504.2.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep Keputusan..................................................514.2.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi Surat..........................................514.2.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi.................................................524.2.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil Koreksi...............................................524.2.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan...................................................................53

4.2.3.4.6 Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi.............................534.3 Konsep Keputusan Tipe 2 (Pasal)............................................................................55

4.3.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Pasal).....................................................554.3.2 Tampilan Keputusan............................................................................................614.3.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan...............................................................62

4.3.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan.....................................................................634.3.3.2 Tampilan Draft Konsep Keputusan............................................................654.3.3.3 Pengecekan Hasil Koreksi..........................................................................654.3.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox Konseptor........................................................65

4.3.3.4.1 Melihat Tampilan Keputusan.................................................................664.3.3.4.2 Melihat Hasil Koreksi Keputusan..........................................................664.3.3.4.3 Edit Keputusan.......................................................................................674.3.3.4.4 Update Nomor Surat...............................................................................684.3.3.4.5 Pengiriman Keputusan Ke Penandatangan.............................................68

4.3.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep Keputusan..................................................694.3.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi Surat..........................................694.3.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi.................................................704.3.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil Koreksi...............................................704.3.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan...................................................................71

4.3.3.4.6 Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi.............................714.4 Konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)....................................................73

4.4.1 Pembuatan Konsep SPPD....................................................................................744.4.2 Draft SPPD...........................................................................................................81

4.4.2.1 Draft SPPD user TU / Rokominpers...........................................................814.4.2.1.1 Kirim ke Pengoreksi...............................................................................824.4.2.1.2 Update ke Inbox.....................................................................................834.4.2.1.3 Edit Surat................................................................................................84

4.4.2.2 Draft SPPD user Non TU / Non Rokominpers...........................................844.4.2.2.1 Kirim ke Pengoreksi...............................................................................85

4.4.2.2.1.1 Koreksi Surat...................................................................................874.4.2.2.1.2 Pengesahan Surat.............................................................................884.4.2.2.1.3 Surat Diteruskan..............................................................................89

4.4.2.2.2 Kirim Ke TU...........................................................................................904.4.2.2.3 Edit Surat................................................................................................93

4.4.2.3 Inbox SPPD................................................................................................944.4.2.4 Inbox SPPD User TU / Rokominpers.........................................................94

4.4.2.4.1 Tombol Kirim Surat...............................................................................964.4.2.4.2 Tombol Edit Surat..................................................................................964.4.2.4.3 Tombol Pengarsipan Surat.....................................................................96

4.5 Konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB).........................................................974.6 Konsep Surat Perintah............................................................................................100

4.6.1 Pembuatan Konsep Surat Perintah.....................................................................1004.6.2 Folder Draft Non TU..........................................................................................106

4.6.2.1 Kirim Surat Ke Pengoreksi.......................................................................107

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | iii


4.6.2.2 Kirim Surat Ke TU...................................................................................1084.6.3 Folder Inbox User TU........................................................................................109

4.6.3.1 Pengiriman Surat dari Inbox User TU.....................................................1114.6.3.2 Pengubahan (Editing) Surat......................................................................1124.6.3.3 Pengarsipan Surat.....................................................................................112

4.6.4 Inbox Non TU....................................................................................................1124.7 Konsep Surat Instruksi...........................................................................................1144.8 Konsep Surat Pengumuman..................................................................................1154.9 Konsep Surat Telefax Versi Inggris.......................................................................1164.10 Konsep Surat Telefax Versi Indonesia...................................................................1174.11 Konsep Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal ).......................................................1184.12 Konsep Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )...............................................................1194.13 Konsep Surat Perjanjian.........................................................................................120

5 Sub Menu Disposisi.................................................................................................1216 Sub Menu Surat Masuk..........................................................................................1227 Sub Menu Surat Keluar..........................................................................................1238 Sub Menu Nota Dinas.............................................................................................124

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | iv


DAFTAR GAMBAR

Gambar A.1-1 Pembuatan Konsep Surat................................................................................26Gambar A.1-2 Menu Pilihan Jenis Surat.................................................................................27Gambar A.2-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU.............................27Gambar A.2-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU....................................27Gambar A.2-3 Form Konsep Keputusan Tipe 1.....................................................................28Gambar A.2-4 – Pilihan Jenis Nomor Surat............................................................................28Gambar A.2-5 – Tampilan Ikon Kalender..............................................................................29Gambar A.2-6 Tampilan Pop-up Kalender.............................................................................29Gambar 2.2-7 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa..........................................29Gambar 2.2-8 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date..................................29Gambar 2.2-9 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan...............................................30Gambar A.2-10 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN...............................................................................................................31Gambar A.2-11 Tampilan Daftar Produk Hukum...................................................................31Gambar A.2-12 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan.......................................................31Gambar A.2-13 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai............................................................32Gambar A.2-14 Tampilan Konsep Keputusan........................................................................34Gambar A.2-15 Tampilan Folder Draft Konseptor TU..........................................................35Gambar A.2-16 Form Perubahan Konsep Keputusan.............................................................36Gambar A.2-17 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft.............37Gambar A.2-18 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi........................................37Gambar A.2-19 Tampilan Inbox Konseptor TU.....................................................................38Gambar A.2-18 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox......................38Gambar A.2-21 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi.............................................................39Gambar A.2-22 Tampilan Catatan Hasil Koreksi...................................................................39Gambar A.2-23 Tampilan Pembuatan Nomor Surat...............................................................40Gambar A.2-24 Tampilan Inbox Penandatangan....................................................................41Gambar A.2-25 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan.......................41Gambar A.2-26 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi....................................................42Gambar A.2-27 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan...................................43Gambar A.2-28 Tampilan Folder Archive Konseptor............................................................43Gambar A.2-29 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi...............................................................44Gambar A.3-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU.............................45Gambar A.3-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU....................................45Gambar A.3-3 Form Konsep Keputusan Tipe 2.....................................................................46Gambar A.3-4 – Pilihan Jenis Nomor Surat............................................................................46Gambar A.3-5 – Tampilan Ikon Kalender..............................................................................47Gambar A.3-6 Tampilan Pop-up Kalender.............................................................................47Gambar A.3-7 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa.........................................47Gambar A.3-8 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date.................................47Gambar A.3-9 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan..............................................48Gambar A.3-10 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN...............................................................................................................49Gambar A.3-11 Tampilan Daftar Produk Hukum...................................................................49Gambar A.3-12 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan.......................................................49Gambar A.3-13 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai............................................................50Gambar A.3-14 Tampilan Konsep Keputusan........................................................................52Gambar A.3-15 Tampilan Folder Draft Konseptor TU..........................................................53 No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | v


Gambar A.3-16 Form Perubahan Konsep Keputusan.............................................................54Gambar A.3-17 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft.............55Gambar A.3-18 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi........................................55Gambar A.3-19 Tampilan Inbox Konseptor TU.....................................................................56Gambar A.3-18 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox......................56Gambar A.3-21 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi.............................................................57Gambar A.3-22 Tampilan Catatan Hasil Koreksi...................................................................57Gambar A.3-23 Tampilan Pembuatan Nomor Surat...............................................................58Gambar A.3-24 Tampilan Inbox Penandatangan....................................................................59Gambar A.3-25 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan.......................59Gambar A.3-26 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi....................................................60Gambar A.3-27 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan...................................61Gambar A.3-28 Tampilan Folder Archive Konseptor............................................................61Gambar A.3-29 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi...............................................................62Gambar A.4-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh non-TU.......................63Gambar A.4-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh TU..............................63Gambar A.4-3 Tampilan Form Pembuatan Konsep SPPD.....................................................64Gambar A.4-4 Tampilan Pilihan Jenis Nomor SPPD.............................................................65Gambar A.4-5 Tampilan Ikon Kalender.................................................................................65Gambar A.4-6 Tampilan Jenis Pilihan SPPD.........................................................................65Gambar A.4-7 Tampilan Daftar Produk Hukum.....................................................................66Gambar A.4-8 Tampilan Daftar Pegawai................................................................................67Gambar A.4-9 Tampilan Daftar Jenis Kendaraan...................................................................68Gambar A.4-10 Tampilan Data Perjalanan Dinas...................................................................69Gambar A.4-11 Contoh Preview Surat Perintah Perjalanan Dinas.........................................70Gambar A.4-12 Pesan Proses Penyimpanan Kedalam Folder Draft.......................................71Gambar A.4-13 Tampilan Menu Draft User TU.....................................................................71Gambar A.4-14 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................72Gambar A.4-15 Tampilan Lembar Koreksi............................................................................72Gambar A.4-16 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi..................................................73Gambar A.4-17 Pesan Pengiriman ke Inbox Konseptor.........................................................73Gambar A.4-18 Tampilan Menu Inbox Konseptor.................................................................74Gambar A.4-19 Tampilan Menu Draft User Non TU.............................................................74Gambar A.4-20 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................75Gambar A.4-21 Tampilan Lembar Koreksi............................................................................75Gambar A.4-22 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi..................................................76Gambar A.4-23 Menu Pesan Pengiriman ke Pengoreksi........................................................76Gambar A.4-24 Tampilan Menu Inbox Pengoreksi................................................................77Gambar A.4-24 Tampilan Menu Catatan Pengoreksi.............................................................77Gambar A.4-26 Menu Pesan Pengiriman Hasil Koreksi ke Konseptor..................................78Gambar A.4-27 Pesan Proses Pengesahan Konsep SPPD......................................................78Gambar A.4-28 Contoh Lembar Koreksi................................................................................79Gambar A.4-29 Contoh Menu untuk Meneruskan Surat........................................................79Gambar A.4-30 Pesan Pengiriman Surat yang Berhasil Diteruskan.......................................80Gambar A.4-31 Tampilan Menu Pengiriman Surat ke TU oleh Konseptor Non TU.............80Gambar A.4-32 Tampilan Pesan Proses Pengiriman ke TU oleh Konseptor Non TU...........81Gambar A.4-33 Tampilan Inbox TU.......................................................................................81Gambar A.4-34 Contoh Preview SPPD dengan Lampiran....................................................82Gambar A.4-35 Contoh Lampiran SPPD................................................................................83Gambar A.4-36 Tampilan Menu Inbox User TU....................................................................84

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | vi


Gambar A.4-37 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................84Gambar A.4-38 Fasilitas Pembuatan Nomor SPPD................................................................85Gambar A.4-39 Fasilitas Pengambilan Nomor BackDate......................................................85Gambar A.4-40 Pesan Pembuatan dan Pemakaian Nomor SPPD..........................................86Gambar A.4-41 Pesan Pengiriman SPPD ke Tujuan Surat.....................................................86Gambar A.6-1 Tampilan Form Konsep Surat Perintah...........................................................90Gambar A.6-2 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan Biasa..........................................91Gambar A.6-3 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan a.n..............................................92Gambar A.6-4 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan u.b..............................................92Gambar A.6-5 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan Biasa...........................................93Gambar A.6-6 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan a.n...............................................94Gambar A.6-7 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan u.b...............................................95Gambar A.6-8 Pesan Proses Penyimpanan Surat Perintah.....................................................96Gambar A.6-9 Tampilan Folder Draft User Non TU..............................................................96Gambar A.6-10 Contoh Lembar Koreksi................................................................................97Gambar A.6-11 Contoh Isian Lembar Koreksi.......................................................................97Gambar A.6-12 Contoh Isian Lembar Koreksi.......................................................................98Gambar A.6-13 Pesan Proses Pengiriman Surat ke Pengoreksi.............................................98Gambar A.6-14 Tampilan Menu Pengiriman ke TU..............................................................99Gambar A.6-15 Pesan Proses Pengiriman Surat ke TU..........................................................99Gambar A.6-16 Tampilan Inbox User TU............................................................................100Gambar A.6-17 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor Biasa....................100Gambar A.6-18 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor BackDate..............101Gambar A.6-19 Pesan Proses Pembuatan Nomor Surat.......................................................101

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | vii


1 Pendahuluan

1.1 Login Office Automation System Perum Peruri

1.2 Logout Office Automation System Perum Peruri

No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 1


2 Sub Menu Surat Masuk

Sub Menu SUrat masuk berfungsi untuk mencatat surat – surat yang masuk ke Rokominper

atau TU Peruri, User dapat memasukkan data-data surat masuk tersebut dan meneruskan ke

pejabat Unit Kerja Terkait. Sub Menu surat Masuk hanya bisa diakses oleh user dari

Rokominper atau TU Peruri.

2.1 Mencatat Surat Masuk dan Meneruskan Surat Masuk

Pada Sub Menu Surat Masuk ini, user dapat mencatat surat masuk yang diterima oleh Unit

Kerja Rokominper atau TU Peruri. Tampilan awal pada Sub Menu Surat Masuk dapat

ditampilkan pada gambar di bawah ini :



Langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh user pada sub menu Surat Masuk ini antara

lain :

1. Pilih Jenis Agenda, klik tombol Drop Down List , terdiri dari jenis Agenda Masuk

Eksternal (M), Agenda Masuk Internal (IN), Agenda Telefax (FAX)

2. Tekan tombol , maka otomatis system akan memberikan nomor surat

sesuai dengan jenis Agenda yang dipilih.

3. Isi Indeks dengan menekan tombol maka akan tampil daftar Indeks seperti berikut :

4. Pilih Kategori Indeks atau Jenis Indeks atau pilih Langsung jenis indeks yang dimaksud

dengan menekan tombol radio button ( ).

5. Tekan tombol untuk melihat daftar indeks di halaman berikutnya dan tekan

tombol untuk melihat daftar Indeks di halaman sebelumnya.

6. Tekan tombol untuk menambahkan Indeks Surat, tekan tombol

untuk menutup layar daftar Indeks.

7. Setelah memiih Jenis Indeks, maka otomatis akan muncul Kode Indeksnya.

8. Pilih Tanggal Terima Surat dengan menekan tombol Icon Calendar ( )

akan muncul gambar pilihan kalender seperti berikut :



Klik salah satu tanggal , maka otomatis akan muncul di field tanggal terima sesuai

tanggal yang dipilih.

9. Pilih Sifat Surat, tekan tombol drop down list , maka akan muncul list SIfat Surat yang

terdiri dari : Biasa, Segera, Penting dan Rahasia sebagai berikut :

10. Isi Field Surat dari dengan nama asal surat

11. Isi Field Nomor Surat dengan nomor surat yang diterima

12. Isi Tanggal Surat dengan menekan tombol Icon Calendar ( ) kemudian

pilih tanggal surat sesuai tanggal surat yang tertera pada surat yang diterima.

13. Isi Field Perihal surat yang diterima

14. Isi Field Surat Diteruskan dengan menekan tombol untuk menampilkan Nama,

Jabatan dan Unit kerja penerima surat seperti pada tampilan berikut :



15. Isi Lampiran berupa softcopy file dari local harddisk, tekan tombol untuk

menampilkan daftar file di local harddisk computer anda, lalu pilih file yang akan

dilampirkan , tekan tombol jika akan menambah file lampiran.

16. Tekan tombol untuk menampilkan lembar disposisi surat masuk, seperti

pada tampilan berikut :



17. Tekan tombol untuk mengirimkan/ meneruskan Surat Masuk ke Pejabat

Unit Kerja Terkait sesuai dengan pilihan Surat Diteruskan.

2.2 Menerima Surat Masuk

Pejabat unit kerja terkait setelah menerima surat masuk, langkah – langkah yang harus

dilakukan adalah :

1. Login portal eBdesk

2. Masuk ke main menu Meja Kerja Pilih Surat Dinas

3. Pilih Tab Persuratan

4. Pilih folder Inbox Surat Masuk, seperti pada gambar di bawah ini :

5. Dari tampilan diatas, pilih surat masuk yang baru diterima dengan menekan tombol

radio button ( ), penerima surat masuk dapat melihat lampiran surat dengan menekan

nama lampiran pada kolom lampiran surat masuk tersebut dan penerima surat masuk

juga dapat melihat lembar disposisi dengan menekan tombol di sebelang paling

kanan surat masuk tersebut maka akan muncul lembar status disposisi surat masuk

sebagai berikut :



Lembar disposisi ini berfungsi untuk melihat sampai sejauh mana surat masuk itu didisposisikan

6. Pejabat Unit Kerja penerima surat masuk dapat mendisposisikan surat masuk tersebut

dengan menekan tombol , maka akan mucul kotak dialog sebagai berikut :

Dari layar ini masukkan nama tujuan disposisi surat masuk, dengan menekan tombol

maka akan muncul Kotak layar Daftar Pegawai, pilih nama pejabat dan unit kerja

penerima disposisi surat masuk, maka otomatis Jabatan Tujuan Disposisi dan Unit

Tujuan Disposisi akan otomatis terisi. Isi field Isi Disposisi yang biasanya berupa

pesan yang harus dilaksanakan oleh penerima Disposisi seperti berikut ini :



Kemudian tekan tombol ., maka akan muncul pesan dalam kotak dialog

sebagai berikut :

tekan OK maka system mengirim surat masuk ke Tujuan Disposisi.

2.3 Menerima Disposisi Surat Masuk

Pejabat unit kerja penerima Disposisi setelah menerima Disposisi surat masuk, dapat

melakukan langkah – langkah sebagai berikut :

1. Login portal eBdesk

2. Masuk ke main Menu Meja Kerja Surat Dinas

3. Pilih Tab Persuratan

4. Pilih Folder Inbox Surat Masuk, tampilan layar sebagai berikut :



5. Untuk melihat lampiran dan Lembar Disposisi langkah sama dengan Unit Kerja

Penerima Surat Masuk yang pertama, namun ketika membuka lembar disposisi akan

muncul pesan baru di lembar disposisi seperti berikut ini :

Dari tampilan diatas terlihat pesan pada kolom Isi Disposisi yang diberikan oleh

pemberi Disposisi Surat Masuk.

6. Untuk mengirim dan menerima Disposisi ke pejabat Unit Kerja Terkait langkahnya

sama dengan ketika Pihak pertama Menerima dan Mendisposisikan Surat Masuk.



3 Sub Menu Surat Keluar

Pada sub Menu Surat Keluar ini, user dapat membuat dan mengirim surat berjenis surat

keluar. Surat yang termasuk jenis Surat Keluar , yaitu :

1. Surat Keluar Umum

2. Surat Kuasa

3. Surat Keterangan

4. Berita Acara.

Keempat jenis Surat Keluar mempunyai system penomoran yang sama.

Menu ini dapat diakses melalui pilihan menu Meja Kerja > Surat Dinas > Surat Keluar,

maka akan muncul tampilan sebagai berikut :



Dari tampilan layar diatas user dapat memilih salah satu jenis Surat Keluar yang akan dibuat

Konsepnya. Default tampilan adalah Jenis Surat Keluar Umum.

3.1 Surat Keluar Umum

Surat Keluar Umum merupakan surat keluar yang ditujukan pada pihak luar Peruri atau

internal Peruri yang bersifat umum. Pembuatan konsep Surat Keluar Umum dapat dilakukan

oleh user dari TU / Rokominper maupun user Non TU / Non Rokominper. Pada form

pembuatan Konsep Surat Keluar Umum terdapat perbedaan, user TU dapat member nomor

langsung pada form konsep pembuatan Surat Keluar Umum, sedangkan user Non TU tidak

dapat langsung memberi nomor, karena penomoran ditugaskan kepada unit kerja TU /

Rokominper.

3.1.1 Membuat Konsep Surat Keluar Umum

Terdapat 2 macam form pembuatan Konsep Surat Keluar Umum, form untuk user TU /

Rokominper dan form untuk user Non TU / Non Rokominper.

Perbedaan terletak pada penomoran, gambar di bawah ini adalah form pembuatan konsep

untuk User Non TU / Non Rokominper :

Sedangkan form pembuatan konsep Surat Keluar Umum untuk user TU adalah sebagai

berikut :



Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam membuat Konsep Surat Keluar Umum

adalah :

1. Pilih Jenis Bahasa Konsep Surat Keluar Umum yang akan dibuat dengan menekan

tombol pilihan radio button , ada 2 pilihan bahasa yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa

Inggris.

2. Pilih Jenis Nomor Surat dengan menekan tombol drop down list Jenis Nomor

Surat yang terdiri dari : Nomor Biasa dan Back Date, seperti berikut :

3. Isi Nomor Surat dengan menekan tombol , otomatis system akan

memberi nomor sesuai jenis nomor yang dipilih (Biasa atau Back Date)

4. Pilih Sifat Surat dengan menekan tombol drop down list Sifat Surat yang terdiri dari

Jenis Surat : Penting, Biasa, Segera, Rahasia seperti berikut :



5. Isi field Lampiran

6. Isi Perihal Surat Keluar

7. Isi field Kepada (tujuan surat keluar umum)

8. Isi field Isi Surat

9. Tentukan Jenis Tandatangan Biasa, a.n atau u.b, tekan tombol radio button untuk

memilih.

10. Tentukan nama penandatangan dengan menekan tombol untuk menampilkan

Daftar Pegawai.

11. Setelah memilih Nama Pejabat Penandatangan , maka otomatis akan muncul Jabatan

Penandatangan dan Unit Penandatangan akan terisi.

12. Isi Pejabat dan Unit Kerja Tembusan dengan menekan tombol untuk

menampilkan Daftar Pegawai.

13. Tekan tombol untuk menambah Pejabat dan Unit Kerja Tembusan.

14. Isi nama Inisial pengetik atau pembuat konsep surat.

15. Tekan tombol untuk menampilkan preview Konsep Surat Keluar , maka

akan muncul tampilan preview Konsep Surat Keluar seperti contoh berikut ini :



16. Dari form pembuatan Konsep Surat keluar, tekan tombol untuk

menyimpan Konsep Surat Keluar di Persuratan Folder Draft.

3.1.2 Draft Surat Keluar Umum

3.1.2.1. Draft Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper

Folder Draft berfungsi untuk menyimpan Konsep surat tujuannya adalah seorang Konseptor

dapat sewaktu-waktu melakukan perubahan / edit pada Konsep Surat sebelum dikirim ke

Pengoreksi. Untuk membuka Konsep surat di folder Draft , maka langkah – langkah yang

harus dilakukan adalah :

1. Masuk ke menu Surat Dinas Persuratan, ke folder Draft pilih Surat Keluar Umum,

di layar muncul tampilan layar seperti contoh berikut :



2. Dari tampilan layar ini muncul Konsep Surat yang disimpan di folder Draft , Untuk

melihat Konsep Surat Keluar Umum, langkah – langkahnya adalah :

a. Tekan tombol Radio Button untuk memilih salah satu Konsep

Surat Keluar Umum.

b. Di kolom Lihat Surat tekan untuk melihat Preview Konsep

Surat Keluar.

c. Di ujung sebelah kanan surat terdapat tombol untuk melihat

lembar Koreksi seperti contoh berikut ini :

Lembar Koreksi berfungsi untuk mendapatkan catatan koreksi dari pengoreksi

Konsep Surat.

3.1.2.1.1. Kirim ke Pengoreksi di Folder Draft

Pada Folder Draft untuk mengirim ke Pengoreksi , tekan tombol , maka

akan muncul tampilan seperti berikut :



Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

a. Isi Tujuan Kirim ke pengoreksi dengan menekan tombol untuk

menampilkan daftar pegawai dan memilih pejabat dan unit kerja Pengoreksi seperti berikut

ini :

b. Setelah memilih Nama dan Jabatan serta Unit Kerja Pengoreksi, tekan tombol

, otomatis Konsep Surat akan terkirim ke Pengoreksi.

3.1.2.1.2. Update ke Inbox

Pada Folder Draft untuk User dari Rokominpers/ TU maka terdapat tombol

untuk memindahkan konsep surat ke folder Inbox Konseptor. Tujuannya

adalah agar konsep surat dapat diproses selanjutnya di folder Inbox untuk diberi nomor atau

dikirim ke Pejabat unit terkait.



Dengan menekan tombol maka konsep surat dikirim ke folder Inbox

Konseptor TU sendiri.

3.1.2.1.3. Edit Surat di Folder Draft

Pada folder Draft user atau seorang Konseptor dapat melakukan edit surat sebelum dikirim

atau sesudah mendapat koreksi dari Pengoreksi Konsep Surat Keluar Umum. Untuk

melakukan edit Konsep Surat langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada Folder Draft Tekan tombol radio button untuk memilih salah satu jenis surat

Keluar Umum

2. Tekan tombol untuk melakukan edit Konsep Surat , otomatis system akan

menampilkan layar form pembuatan konsep surat dengan data-data yang sudah ada

sebelumnya.

3. Lakukan editing Konsep Surat.

4. Simpan di Draft dengan menekan tombol .

5. Kemudian buka folder Draft di menu Persuratan Draft Surat Keluar Umum, dari

layar tersebut tekan untuk melihat hasil edit Konsep Surat.

3.1.2.2. Draft Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper

Setelah konsep Surat Keluar Umum dibuat oleh user Non TU / Non Rokominpers kemudian

disimpan pada folder Draft, untuk membuka surat di folder Draft maka langkah langkah yang

harus dilakukan adalah :

1. Masuk ke menu Persuratan Draft akan muncul tampilan seperti berikut ini :



2. Dari tampilan layar ini muncul Konsep Surat yang disimpan di folder Draft , Untuk

melihat Konsep Surat Keluar Umum, langkah – langkahnya adalah :

a. Tekan tombol Radio Button untuk memilih salah satu Konsep

Surat Keluar Umum.

b. Di kolom Lihat Surat tekan untuk melihat Preview Konsep

Surat Keluar.

c. Di ujung sebelah kanan surat terdapat tombol untuk melihat

lembar Koreksi seperti contoh berikut ini :

3.1.2.2.1. Kirim ke Pengoreksi

Tombol Kirim ke pengoreksi berfungsi untuk seorang konseptor dari Unit Kerja selain dari

TU/Rokominpers mengirim konsep surat ke pejabat pengoreksi di unit kerja itu sendiri.

Langkah – langkah yang dilakukan adalah :

1. Pilih salah satu surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button

2. Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut :



1. Dari tampilan ini isikan Tujuan Kirim ke Pengoreksi dengan menekan tombol

untuk menampilkan dan memilih Unit Kerja dan Jabatan Pengoreksi pada Daftar

Pegawai. Tanggal Kirim akan terisi otomatis dengan Tanggal hari ini.

2. Tekan tombol untuk mengirim ke Pengoreksi, maka akan muncul

pesan seperti berikut :

, tekan OK

3.1.2.2.2. Kirim ke TU

Tombol Kirim ke TU berfungsi untuk melakukan pengiriman Konsep Surat ke TU untuk

diproses oleh TU selanjutnya. Langkah yang harus dilakukan :


2. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat Unit Kerja di

TU/Rokominpers, maka akan muncul tampilan seperti berikut :

3. Tanggal kirim akan terisi tanggal hari ini, untuk mengisi Tujuan Kirim tekan tombol

untuk memilih pejabat di Unit TU

4. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat dan Unit Kerja TU /

Rokominper.

3.1.2.2.3. Edit Surat Keluar Umum



Tombol Edit Surat di Draft Surat Keluar Umum berfungsi untuk melakukan edit Konsep

Surat Keluar Umum. Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pilih salah satu jenis surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button

2. Tekan tombol untuk melakukan edit Konsep Surat Keluar Umum, maka

system akan menampilkan form Edit konsep Surat Keluar Umum dengan data – data

yang sudah ada sebelumnya

3. Lakukan pengeditan

4. Tekan untuk menyimpan hasil edit ke folder Draft.

3.1.3 Inbox Surat Keluar Umum

3.1.3.1 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper

Folder Inbox untuk user TU / Rokominpers dapat dilihat pada tampilan sebagai berikut :

Pada Folder Inbox Surat Keluar Umum user dapat melakukan hal – hal sebagai berikut :

1. Untuk melihat preview surat tekan pada kolom Lihat Surat

2. Tombol untuk menampilkan Lembar Monitor seperti berikut ini :



Lembar monitor ini berfungsi untuk memonitor perjalanan koreksi surat Keluar Umum.

3. Jika ditemukan ada satu atau beberapa surat yang belum diberi nomor, maka pada

kolom Nomor Surat akan muncul artinya surat tersebut harus diberi nomor

oleh TU / Rokominpers , langkah yang harus dilakukan untuk memberi nomor surat

adalah :

a. Pada kolom Nomor surat tekan untuk

memberikan nomor surat, akan tampil kotak dialog sebagai berikut :

b. Dari tampilan tersebut pilih jenis nomor surat yang akan

digunakan, yaitu Biasa atau Nomor Back Date dengan menekan tombol drop down

list Jenis Nomor.Untuk Nomor Biasa akan otomatis terisi tanggal hari ini.

c. Untuk memilih nomor Back Date (nomor mundur),

maka akan muncul kotak dialog seperti berikut : No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 21


d. Setelah memilih Nomor Back Date , tekan icon

Kalender untuk memilih tanggal mundur

e. Tekan tombol untuk mengambil nomor

mundur yang ada cadangannya.

f. Tekan tombol untuk melakukan Update

Nomor. Akan muncul kotak dialog seperti berikut :

g. Tekan Ok. Maka otomatis nomor Surat Keluar Umum

akan terupdate di Inbox.

3.1.3.1.1 Kirim ke Pengorektor

Tombol Kirim ke Pengorektor berfungsi untuk mengirimkan ke Pengoreksi surat Keluar

Umum di Unit Kerja Non TU / Rokominpers. Langkah – langkah yang harus dilakukan

adalah :

1. Pilih salah satu jenis Surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button

2. Tekan tombol , maka akan muncul layar seperti berikut :



Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

a. Pilih salah satu Surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button .

b. Tekan tombol , maka user harus memilih pejabat dan

Unit Kerja Pengorektor di luar TU / Rokominpers, dengan menekan tombol maka

akan muncul daftar pegawai, tekan tombol untuk menambah pejabat dan

Unit Kerja Pengorektor.

c. Tekan tombol untuk mengirim ke pengorektor, akan muncul kotak

dialog seperti berikut :

, Tekan OK

3.1.3.1.2 Kirim Surat

Tombol berfungsi untuk mengirim surat ke Tujuan Surat, setelah menekan

tombol tersebut muncul kotak dialog seperti berikut :

Tekan tombol OK jika yakin akan mengirim ke Tujuan Surat, maka akan muncul kotak

dialog seperti berikut :

Jika tekan Cancel user membatalkan pengiriman, akan muncul kotak dialog seperti berikut :



Tekan OK untuk kembali ke Layar Inbox Surat Keluar Umum.

3.1.3.1.3 Edit Surat

Tombol Edit Surat berfungsi untuk mengedit surat , langkah – langkah yang harus dilakukan

adalah :

1. Pilih salah satu Surat Keluar Umum yang akan di edit dengan menekan tombol Radio

Button

2. Tekan tombol , maka akan tampil form Surat Keluar Umum yang sudah

ada data – datanya dan user dapat melakukan edit di form tersebut

3. Tekan tombol untuk menyimpan kembali Konsep Surat yang sudah

diedit , hasil edit dilihat di folder Draft .

3.1.3.1.4 Pengarsipan Surat

Tombol ini berfungsi untuk mengarsipkan surat yang sudah dikirim ke Tujuan Surat,

kemudian User dari TU / Rokominpers bertugas mengarsipkan surat tersebut. Langkah –

langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pilih salah satu Surat Keluar Umum yang ada diarsipkan dengan menekan tombol

radion button

2. Tekan tombol untuk mengarsipkan surat, maka akan muncul kotak

dialog seperti berikut ini :

Tekan OK untuk mengarsipkan, otomatis surat akan diarsipkan dan dapat dilihat di folder

Persuratan Archive Surat Keluar.

Jika Surat Keluar Umum tersebut belum dikirim ke tujuan surat, ketika menekan tombol

maka akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :



3.1.3.2 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper

Inbox untuk non TU / Rokominpers berisi surat – surat yang hasus dilakukan Koreksi,

Approve atau Diteruskan. Tampilan layar sebagai berikut :

Dari tampilan ini user non TU yang bertindak sebagai Pengoreksi dapat melakukan hal – hal

sebagai berikut :

1. Tekan tombol radio button untuk memilih salah satu jenis Surat Keluar Umum.

2. Tekan tombol untuk menampilkan preview surat Keluar Umum.

3.1.3.2.1 Tombol Koreksi

Penerima Surat Keluar Umum dapat melakukan Koreksi pada Surat yang diterima. Tombol

Koreksi berfungsi untuk memberikan catatan koreksi pada Surat Keluar Umum Langkah –

langkah yang harus dilakukan untuk mengirim catatan koreksi adalah sebagai berikut :




2. Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut :

3. Dari tampilan ini Tanggal Koreksi akan terisi otomatis tanggal hari ini.

4. Isikan Catatan Koreksi

5. Tekan tombol untuk mengirim catatan koreksi ke Konseptor.

6. Tekan OK untuk, kotak dialog tertutup, catatan koreksi terkirim ke konseptor.

3.1.3.2.2 Tombol Approve Surat

Tombol Approve Surat berfungsi untuk melakukan persetujuan / Approve terhadap surat

Keluar Umum tersebut, setelah Approve maka otomatis surat akan terkirim ke Inbox Surat

Keluar user TU . Tekan tombol maka akan muncul kotak dialog seperti

berikut :

Jika menekan Cancel maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :



Jika menekan OK maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Maka surat yang sudah di approve terkirim ke Inbox Surat Keluar Umum User

TU/Rokominpers. Status surat akan bertambah pada kolom Status Surat , seperti berikut ini :

3.1.3.2.3 Tombol Surat Diteruskan

Tombol Surat Diteruskan berfungsi untuk meneruskan surat agar dikoreksi oleh Pejabat dan

Unit Kerja lain. Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pilih salah satu surat Keluar umum dengan menekan tombol radio button

2. Tekan tombol untuk meneruskan ke Unit kerja dan Pejabat

pengoreksi berikutnya. Maka akan muncul tampilan seperti berikut :

3. Isi Tujuan Diteruskan dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar

Pegawai. Pilih Pejabat Unit Kerja yang akan menerima koreksi surat Keluar Umum.

4. Tekan tombol untuk mengirim ke Tujuan Diteruskan Surat Keluar Umum.



3.2 Surat Kuasa

Form pembuatan Konsep Surat Kuasa terdapat 2 macam, yaitu : form untuk user TU /

Rokominper dan Non TU / Non Rokominper. Perbedaan terletak pada pemberian nomor,

User TU dapat langsung memberikan nomor, sedangkan user Non TU harus mengirimkan ke

Unit Kerja TU / Rokominper untuk diberi nomor setelah konsep selesai dibuat dan dikoreksi.

Untuk membuat konsep Surat Kuasa , langkah- langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pilih jenis nomor surat Kuasa , tekan tombol drop down list Jenis Nomor yang

terdiri dari : Nomor Biasa dan Back date. Default tampilan adalah terisi Tanggal hari ini.

Nomor Surat Kuasa akan terisi otomatis.

2. Jika memilih Nomor Back Date, tekan tombol icon kalender untuk memilih

tanggal mundur.

3. Tekan tombol untuk mengambil nomor Back Date, otomatis nomor

surat Kuasa akan terisi.

4. Isi Pemberi Kuasa dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai

untuk memilih Pejabat dan Unit Kerja Pemberi Kuasa.

5. Isi Penerima Kuasa dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai

untuk memilih Pejabat dan Unit Kerja Penerima Kuasa.

6. Isi Organisasi Pemberi Kuasa

7. Isi Alamat Organisasi Pemberi Kuasa

8. Isi Organisasi Penerima Kuasa

9. Isi Alamat Organisasi Penerima Kuasa

10. Isi Hal/ Tugas yang akan dilimpahkan ke penerima kuasa

11. Isi Rincian Tugas untuk penerima kuasa

12. Isi Penutup Surat Kuasa

13. Isi Initial Pengetik

14. Tekan tombol untuk menampilkan preview Surat Kuasa, seperti tampilan

berikut ini :



15. Dari form pembuatan Konsep Surat Kuasa tekan tombol untuk

menyimpan Konsep Surat Kuasa di folder Draft. Akan muncul kotak dialog seperti

berikut ini :

Tekan OK , system akan menyimpan Konsep Surat Kuasa di Persuratan Folder

Draft Konseptor.



3.2.1 Draft Konsep Surat Kuasa

Folder Draft Surat Kuasa berfungsi untuk menyimpan Surat Kuasa yang sudah dibuat oleh

Konseptor. Untuk mengakses Draft Surat Kuasa masuk ke Menu Surat Dinas Persuratan

Draft Surat Kuasa.

Untuk Draft Surat Kuasa juga terdapat 2 macam :

1. Draft Surat Kuasa User TU / Rokominpers

2. Draft Surat Kuasa User Non TU / Non Rokominper

3.2.1.1 Draft Surat Kuasa untur User TU / Rokominper

Draft Surat Kuasa untuk User TU / Rokominpers berisi tombol – tombol :

1. Kirim ke Pengoreksi

2. Update ke Inbox

3. Edit Surat

Ketiga tombol diatas penjelasan untuk langkah – langkah penggunaan sama dengan yang

terdapat pada proses Draft untuk Surat Keluar Umum.

3.2.1.2 Draft Surat Kuasa untur User Non TU / Non Rokominper

Pada Draft Konsep Surat Kuasa untuk User non TU / Non Rokominpers fungsinya untuk

menyimpan Konsep Surat Kuasa , terdapat 3 tombol yaitu :

1. Kirim ke Pengoreksi

2. Kirim ke TU

3. Edit Surat

Ketiga tombol diatas penjelasan untuk langkah – langkah penggunaan sama dengan yang

terdapat pada proses Draft untuk Surat Keluar Umum.



3.3 Surat Keterangan

Surat Keterangan adalah salah satu jenis kelompok Surat Keluar, yang mempunyai

penomoran yang sejenis dengan Surat Keluar lainnya seperti Surat Keluar Umum, Berita

Acara dan Surat Kuasa. Konsep Surat Keterangan dapat dibuat oleh user TU / Rokominper

dan User Non TU / Non Rokominper. Perbedaan terletak pada penomoran dimana user TU /

Rokominper dapat langsung memberikan nomor surat Keterangan, sedangkan user Non TU /

Rokominper tidak.

3.3.1 Membuat Konsep Surat Keterangan

Untuk mengakses Form Surat Keterangan , pilih Menu Surat Dinas Pilih Surat Keluar

Pilih Surat Keterangan, seperti berikut ini :

maka akan muncul tampilan form Pembuatan Konsep Surat Keterangan sebagai berikut :



Langkah – langkah pembuatan Konsep Surat Keterangan adalah sebagai berikut :

1. Field Jenis Penomoran ,isi jenis penomoran jika akan diberi nomor surat sekarang,

Pilihan Jenis Penomoran adalah Biasa dan Back Date. Jika memilih Jenis Penomoran

Biasa maka tekan tombol , maka nomor akan terisi otomatis. Jika memilih

Jenis Penomoran Back Date maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Untuk memasukkan Nomor Back Date, tekan icon Kalender, double click tanggal

mundur yang dipilih ,tekan tombol jika cadangan nomor sudah habis

maka muncul pesan sebagai berikut : No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 32


Jika tidak ada pesan tersebut maka nomor otomatis akan terisi.

2. Field Jenis Penomoran ,isi jenis penomoran jika akan diberi nomor surat sekarang,

3. Masukkan field Ditetapkan Di, berisi Nama tempat ditetapkan Surat Keterangan

tersebut.

4. Isi Surat Keterangan dengan mengetik seperti biasa pada tempat yang telah

disediakan.

5. Pilih Jenis TandaTangan ,pilihan terdiri dari jenis tanda tangan Bisa, a.n (atas nama)

atau u.b (untuk beliau). Pilih salah satu jenis tanda tangan dengan menekan tombol radio

button .

6. Isi field Nama Penandatangan, dengan menekan tombol untuk menampilkan

Daftar Pegawai, pilih Nama, Jabatan dan Unit Kerja.

7. Field Jabatan Penandatangan terisi otomatis setelah memilih Nama Penandatangan

pada Daftar Pegawai.

8. Field Unit Penandatangan terisi otomatis setelah memilih Nama Penandatangan

pada Daftar Pegawai.

9. Isi field Tembusan Kepada Yth dengan menekan tombol untuk menampilkan

Daftar Pegawai, pilih Pejabat yang akan mendapat tembusan Surat Keterangan. Tekan

tombol untuk menambah Pejabat yang mendapat Tembusan Surat

Keterangan.

10. Isi field Inisial Pengetik dengan inisial nama pembuat konsep Surat Keterangan.

11. Tekan tombol untuk menampilkan preview Surat Keterangan, maka

akan muncul tampilan preview seperti contoh berikut :



12. Tekan tombol untuk menyimpan konsep Surat Keterangan pada folder

Draft.



4 Sub Menu Pembuatan Konsep Surat

4.1 Pemilihan Jenis Konsep Surat

Pada sub Menu BuatKonsepSurat user dapat membuat konsep dari suatu surat yang akan

dikirim. Menu ini dapat diakses melalui pilihan menu Meja Kerja > Surat Dinas >

BuatKonsepSurat (Gambar A.1-1).

Gambar 4.1-1 Pembuatan Konsep Surat

Pilih jenis surat yang akan dibuat pada dropdown PILIH jenis konsep surat seperti

ditunjukkan pada Gambar A.1-2. Jenis surat yang dapat dibuat adalah surat :



Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )

Keputusan Tipe 2 ( Pasal )

SPPD

SPTB

Surat Perintah

Surat Instruksi

Surat Pengumuman

Telefax Versi Indonesia

Telefax Versi Inggris

Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )

Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )

Surat Perjanjian

Gambar 4.1-2 Menu Pilihan Jenis Surat

4.2 Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)

Proses penanganan pembuatan Keputusan ini berdasarkan pada alur proses yang ditunjukkan

pada Gambar A.2-1 untuk pembuatan konsep keputusan oleh non TU dan Gambar A.2-2

untuk pembuatan konsep keputusan oleh TU.

Gambar 4.2-3 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU


Admin, 11/01/09,

Lengkapi


Gambar 4.2-4 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU

4.2.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)Pembuatan konsep keputusan yang tidak menggunakan pasal dapat dilakukan dengan

memilih form isian Keputusan Tipe 1 (Non Pasal). Gambar A.2-3 menunjukkan tampilan dari

form pembuatan konsep keputusan tipe 1.

Gambar 4.2-5 Form Konsep Keputusan Tipe 1

a) Pada bagian Pilih Jenis Nomor, terdapat dua pilihan yaitu Biasa dan Nomor Back

Date (Gambar A.2-4). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi


Admin, 11/01/09,

Lengkapi


tanggal sebelum tanggal pembuatan konsep surat. Nomor Biasa dipilih jika tanggal

konsep surat adalah tanggal saat konsep surat dibuat.

Gambar 4.2-6 – Pilihan Jenis Nomor Surat

b) Jika konsep yang dibuat akan bernomor Back Date, Isi bagian Pada Tanggal dengan

tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar A.2-

5) yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar A.2-6)

Gambar 4.2-7 – Tampilan Ikon Kalender

Gambar 4.2-8 Tampilan Pop-up Kalender

c) Pengisian bagian Nomor Surat dilakukan dengan memilih tombol Nomor Biasa

(Gambar A.2-7) atau Nomor Back Date (Gambar A.2-8). Jika penomoran surat tidak

dilakukan pada saat pembuatan konsep, maka penomoran surat akan diberikan oleh

Tata Usaha /Rokominpers.



Gambar 4.2-9 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa

Gambar 4.2-10 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date

d) Perihal keputusan yang akan dibuat, ditulis pada bagian yang ditunjukkan pada

Gambar A.2-9.

Gambar 4.2-11 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan

e) Pada bagian MENIMBANG, jika terdapat lebih dari satu bahan pertimbangan,

gunakan tombol Tambah (Gambar A.2-10) untuk menambah bagian text penulisan

pertimbangan tersebut.

f) Pada bagian MENGINGAT dan MEMPERHATIKAN, gunakan tombol Daftar

Produk Hukum (Gambar A.2-11) untuk melakukan pemilihan produk hukum yang

menjadi dasar keputusan.

a. Pilih jenis produk hukum kemudian pilih tombol Add untuk menambahkan

produk hukum tersebut pada draft keputusan.

b. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar produk hukum.

Gunakan tombol Tambah untuk menambah bagian text untuk penulisan.



Gambar 4.2-12 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN

Gambar 4.2-13 Tampilan Daftar Produk Hukum

g) Pada bagian MENETAPKAN, isi bagian text penulisan dengan isi ketetapan untuk

draft keputusan (Gambar A.2-12).

h) Isi pada bagian Ditetapkan Di dengan nama lokasi/kota tempat dibuatnya keputusan.

i) Isi bagian Nama Penandatangan dengan memilih ikon untuk menampilkan

daftar pegawai beserta jabatannya (Gambar A.2-13). Tampilan daftar pegawai dapat

dipilih berdasarkan Nama, Jabatan, maupun Unit Kerja.



Gambar 4.2-14 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan

Gambar 4.2-15 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai

a. Tulis nama pegawai yang akan menandatangani konsep keputusan tersebut

pada bagian Nama.

b. Atau, pilih jabatan maupun unit kerja yang akan ditampilkan masing-masing

pada bagian Jabatan dan Unit Kerja.

c. Pilih tombol Search untuk menjalankan pencarian.

d. Pilih tombol Default untuk menghapus isian yang telah ada sebelumnya.

e. Tekan tombol untuk memilih nama pegawai yang akan menandatangani

konsep keputusan. Pilih tombol Add untuk menambahkan nama tersebut pada

draft keputusan.

f. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar nama karyawan

j) Bagian Jabatan Penandatangan beserta unit kerjanya akan secara otomatis terisi

pada saat nama penandatangan sudah diisi.



k) Pilih Nama Pengontrol dengan langkah yang sama dengan bagian pengisian Nama

Penandatangan.

l) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep keputusan tipe

1 tersebut.

m) Isi Lampiran dengan menekan tombol Browse untuk menampilkan file dari lokal

hard disk. Pilih file yang akan dilampirkan. Gunakan tombol Tambah untuk

melampirkan file lebih dari satu.

n) Setelah form konsep keputusan terisi, terdapat tiga (3) pilihan tombol untuk

melanjutkan proses terhadap form tersebut.

a. Pilih tombol Save Draft jika form tersebut akan disimpan terlebih dahulu

pada folder Draft.

b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep keputusan yang akan

dibuat.

c. Pilih tombol Kirim untuk melanjutkan proses pembuatan keputusan tipe 1.

Draft konsep ini akan kemudian dikirim ke nama pengontrol.

Masing-masing pilihan tombol dijelaskan dibagian selanjutnya dibawah ini.

4.2.2 Tampilan Keputusan Setelah tombol Tampilan pada form yang ditampilkan pada Gambar A.2-12 dipilih maka

konsep keputusan yang telah dibuat akan ditampilkan dilayar. Contoh tampilan pembuatan

konsep keputusan ditunjukkan pada Gambar A.2-14.



Gambar 4.2-16 Tampilan Konsep Keputusan

4.2.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan Setelah tombol Save Draft pada form yang ditampilkan pada Gambar A.2-12 dipilih, maka

konsep keputusan yang telah dibuat akan disimpan pada folder Draft Konseptor. Contoh

tampilan folder Draft Konseptor ditunjukkan pada Gambar A.2-15.



Gambar 4.2-17 Tampilan Folder Draft Konseptor TU

Bagian selanjutnya menerangkan langkah-langkah yang dapat dilakukan pada draft konsep

keputusan di folder Draft.

4.2.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan Perubahan terhadap isi draft konsep masih dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit

Surat pada contoh Gambar A.2-15 setelah memilih tombol radio button pada pilihan draft

konsep yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan pada Gambar A.2-

16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian A.2.1



Gambar 4.2-18 Form Perubahan Konsep Keputusan



4.2.3.2 Tampilan Draft Konsep KeputusanUntuk melihat tampilan draft konsep keputusan pada folder draft, pilih link Lihat untuk draft

konsep yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-17). Contoh tampilan draft

konsep seperti ditunjukkan pada Gambar A.2-14.

Gambar 4.2-19 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft

4.2.3.3 Pengecekan Hasil KoreksiUntuk melihat catatan dari pengoreksi, ada notifikasi yang ditulis di bagian kanan daftar surat

(Gambar A.2-18). Pilih View pada kolom surat yang akan dilihat isi koreksinya. pilih … ?

Gambar 4.2-20 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi

4.2.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox KonseptorPada saat konseptor memutuskan bahwa draft keputusan yang dibuat tersebut sudah siap

untuk disebarkan, maka draft konsep tersebut penyimpanan nya dapat dipindahkan kedalam

folder Inbox sebagai konsep keputusan dengan memilih tombol Masukkan ke Inbox pada No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 47

Admin, 11/01/09,

??

Admin, 11/01/09,

Tambahkan


contoh Gambar A.2-18. Contoh tampilan pada Inbox konseptor ditunjukkan pada Gambar

A.2-19.

Gambar 4.2-21 Tampilan Inbox Konseptor TU

4.2.3.4.1Melihat Tampilan Keputusan Untuk melihat tampilan konsep keputusan pada folder Inbox, pilih link View Surat untuk

konsep keputusan yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-20). Contoh

tampilan konsep keputusan seperti ditunjukkan pada Gambar A.2-14.

Gambar 4.2-22 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox

4.2.3.4.2Melihat Hasil Koreksi Keputusan Untuk melihat catatan dari pengoreksi, pilih View pada kolom Lihat Koreksian seperti

ditunjukkan pada Gambar A.2-21. Contoh tampilan catatan hasil koreksi konsep keputusan

oleh Pengoreksi dapat dilihat pada Gambar A.2-22. Pada bagian ini, … ? No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 48

Admin, 11/01/09,

Tambahkan


Gambar 4.2-23 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi

Gambar 4.2-24 Tampilan Catatan Hasil Koreksi

4.2.3.4.3Edit Keputusan Perubahan terhadap isi konsep keputusan masih dapat dilakukan dengan memilih tombol

Edit Surat pada contoh Gambar A.2-21 setelah memilih tombol radio button pada pilihan

konsep keputusan yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan seperti

pada Gambar A.2-16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian

A.2.3.1



4.2.3.4.4Update Nomor Surat Pada saat pembuatan konsep keputusan, nomor surat bisa saja masih dikosongkan oleh

konseptor. Setelah surat selesai dikoreksi, surat bisa dikirimkan ke bagian TU/Rokominpers

untuk mendapatkan nomor surat. Pembuatan nomor surat ini dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut :

1) Pilih link Update No pada contoh tampilan A.2-21. Tampilan pembuatan nomor surat

ditunjukkan pada Gambar A.2-23.

2) Pilih tombol Update Nomor untuk mendapatkan nomor surat yang akan ditampilkan

pada bagian Nomor Surat pada Gambar A.2-23.

3) Tutup tampilan pembuatan nomor surat dengan memilih ikon di bagian kanan atas

tampilan tersebut.

Gambar 4.2-25 Tampilan Pembuatan Nomor Surat

4.2.3.4.5Pengiriman Keputusan Ke PenandatanganSetelah proses koreksi surat selesai dilakukan, surat akan dikirimkan ke penandatangan. Pada

contoh tampilan A.2-21, pilih tombol Kirim Surat ke Penandatangan. Selanjutnya surat

akan dikirim ke dalam Inbox pejabat penandatangan surat tersebut. Pada Inbox

Penandatangan, akan terlihat tampilan seperti contoh Gambar A.2-24.



Gambar 4.2-26 Tampilan Inbox Penandatangan

Selanjutnya berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox

Penandatangan.

4.2.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep KeputusanUntuk melihat isi surat yang akan ditandatangani, penandatangan dapat memilih link Lihat

Surat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-24). Contoh tampilan surat sama seperti yang


4.2.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi SuratJika penandatangan ingin memberi catatan untuk perbaikan surat yang akan ditandatangani

tersebut sebelum ditandatangani, pilih tombol Beri Note Koreksi.

Gambar 4.2-27 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan

Berikut langkah-langkah pengisian dan pengiriman koreksi surat tersebut :

1) Isi catatan koreksi surat pada bagian Isi Koreksi. No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 51


2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim catatan koreksi ke dalam Inbox Konseptor.

3) Setelah proses pengiriman berhasil dilakukan, tampilan Inbox akan kembali seperti

pada contoh Gambar A.2-24.

4.2.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi Jika untuk melakukan koreksi dipandang perlu untuk meminta saran pengoreksi lain, surat

dapat diteruskan kepada yang bersangkutan untuk dikoreksi dengan memilih tombol Surat

Diteruskan (Gambar A.2-26).

Gambar 4.2-28 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi

Berikut langkah-langkah pengiriman surat ke Pengoreksi lain :

1) Isi alamat surat Pengoreksi pada bagian Tujuan Pengoreksi dengan memilih ikon

.

2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim surat tersebut ke dalam Inbox Pengoreksi.

3) Langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox Pengoreksi untuk surat tersebut

sama seperti dijelaskan di bagian …..



4.2.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil KoreksiSetelah penandatangan menyetujui surat yang akan ditandatanganinya, secara sistem

persetujuan ini dilakukan dengan memilih tombol Approve Koreksian Surat pada contoh


Admin, 11/01/09,

Inbox Pengoreksi TU dan non TU


tampilan A.2-24. Setelah proses persetujuan secara sistem dilakukan, pengecekan hasil

persetujuan dilakukan dengan cara : …

Gambar 4.2-29 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan

4.2.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan Setelah proses penandatanganan surat selesai dilakukan, selanjutnya surat akan diarsipkan

terlebih dahulu sebelum disebarkan. Untuk mengarsipkan surat, pilih tombol Pengarsipan

Surat pada contoh Gambar A.2-21. Selanjutnya surat akan di kirim kedalam folder Archive

dari Konseptor (Gambar A.2-28)

Gambar 4.2-30 Tampilan Folder Archive Konseptor

4.2.3.4.6Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi Draft konsep surat yang dikirim Konseptor untuk Pengoreksi akan dikirim kedalam Inbox

Pengoreksi (Gambar A.2-29). Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menindaklanjuti

surat yang dikirim, sama seperti yang telah dijelaskan di bagian A.2.3.4.5.


Admin, 11/01/09,


Gambar 4.2-31 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi



4.3 Konsep Keputusan Tipe 2 (Pasal)

Proses penanganan pembuatan Keputusan ini berdasarkan pada alur proses yang ditunjukkan

pada Gambar A.3-1 untuk pembuatan konsep keputusan oleh non TU dan Gambar A.3-2

untuk pembuatan konsep keputusan oleh TU.

Gambar 4.3-32 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU

Gambar 4.3-33 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU

4.3.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Pasal)Pembuatan konsep keputusan yang menggunakan pasal dapat dilakukan dengan memilih

form isian Keputusan Tipe 2 (Pasal). Gambar A.3-3 menunjukkan tampilan dari form

pembuatan konsep keputusan tipe 2.


Admin, 11/01/09,

Lengkapi

Admin, 11/01/09,

Lengkapi


Gambar 4.3-34 Form Konsep Keputusan Tipe 2


Date (Gambar A.3-4). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi



Gambar 4.3-35 – Pilihan Jenis Nomor Surat


tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar A.3-

5) yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar A.3-6)



Gambar 4.3-36 – Tampilan Ikon Kalender

Gambar 4.3-37 Tampilan Pop-up Kalender


(Gambar A.3-7) atau Nomor Back Date (Gambar A.3-8). Jika penomoran surat tidak

dilakukan pada saat pembuatan konsep, maka penomoran surat akan diberikan oleh

Tata Usaha /Rokominpers.

Gambar 4.3-38 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa

Gambar 4.3-39 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date

d) Perihal keputusan yang akan dibuat, ditulis pada bagian yang ditunjukkan pada

Gambar A.3-9.



Gambar 4.3-40 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan

e) Pada bagian MENIMBANG, jika terdapat lebih dari satu bahan pertimbangan,

gunakan tombol Tambah (Gambar A.3-10) untuk menambah bagian text penulisan

pertimbangan tersebut.

f) Pada bagian MENGINGAT dan MEMPERHATIKAN, gunakan tombol Daftar

Produk Hukum (Gambar A.3-11) untuk melakukan pemilihan produk hukum yang

menjadi dasar keputusan.

a. Pilih jenis produk hukum kemudian pilih tombol Add untuk menambahkan

produk hukum tersebut pada draft keputusan.

b. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar produk hukum.

Gunakan tombol Tambah untuk menambah bagian text untuk penulisan.



Gambar 4.3-41 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN


g) Pada bagian MENETAPKAN, isi bagian text penulisan dengan isi ketetapan untuk

draft keputusan (Gambar A.3-12).

h) Isi pada bagian Ditetapkan Di dengan nama lokasi/kota tempat dibuatnya keputusan.

i) Isi bagian Nama Penandatangan dengan memilih ikon untuk menampilkan

daftar pegawai beserta jabatannya (Gambar A.3-13). Tampilan daftar pegawai dapat

dipilih berdasarkan Nama, Jabatan, maupun Unit Kerja.

Gambar 4.3-43 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan



Gambar 4.3-44 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai

a. Tulis nama pegawai yang akan menandatangani konsep keputusan tersebut

pada bagian Nama.

b. Atau, pilih jabatan maupun unit kerja yang akan ditampilkan masing-masing

pada bagian Jabatan dan Unit Kerja.

c. Pilih tombol Search untuk menjalankan pencarian.

d. Pilih tombol Default untuk menghapus isian yang telah ada sebelumnya.

e. Tekan tombol untuk memilih nama pegawai yang akan menandatangani

konsep keputusan. Pilih tombol Add untuk menambahkan nama tersebut pada

draft keputusan.

f. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar nama karyawan

j) Bagian Jabatan Penandatangan beserta unit kerjanya akan secara otomatis terisi

pada saat nama penandatangan sudah diisi.

k) Pilih Nama Pengontrol dengan langkah yang sama dengan bagian pengisian Nama

Penandatangan.

l) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep keputusan tipe

2 tersebut.

m) Isi Lampiran dengan menekan tombol Browse untuk menampilkan file dari lokal

hard disk. Pilih file yang akan dilampirkan. Gunakan tombol Tambah untuk

melampirkan file lebih dari satu.

n) Setelah form konsep keputusan terisi, terdapat tiga (3) pilihan tombol untuk

melanjutkan proses terhadap form tersebut.


pada folder Draft.



b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep keputusan yang akan

dibuat.

c. Pilih tombol Kirim untuk melanjutkan proses pembuatan keputusan tipe 2.

Draft konsep ini akan kemudian dikirim ke nama pengontrol.

Masing-masing pilihan tombol dijelaskan dibagian selanjutnya dibawah ini.

4.3.2 Tampilan Keputusan Setelah tombol Tampilan pada form yang ditampilkan pada Gambar A.3-12 dipilih maka

konsep keputusan yang telah dibuat akan ditampilkan dilayar. Contoh tampilan pembuatan

konsep keputusan ditunjukkan pada Gambar A.3-14.



Gambar 4.3-45 Tampilan Konsep Keputusan

4.3.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan Setelah tombol Save Draft pada form yang ditampilkan pada Gambar A.3-12 dipilih, maka

konsep keputusan yang telah dibuat akan disimpan pada folder Draft Konseptor. Contoh

tampilan folder Draft Konseptor ditunjukkan pada Gambar A.3-15.



Gambar 4.3-46 Tampilan Folder Draft Konseptor TU

Bagian selanjutnya menerangkan langkah-langkah yang dapat dilakukan pada draft konsep

keputusan di folder Draft.

4.3.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan Perubahan terhadap isi draft konsep masih dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit

Surat pada contoh Gambar A.3-15 setelah memilih tombol radio button pada pilihan draft

konsep yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan pada Gambar A.3-

16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian A.3.1



Gambar 4.3-47 Form Perubahan Konsep Keputusan



4.3.3.2 Tampilan Draft Konsep KeputusanUntuk melihat tampilan draft konsep keputusan pada folder draft, pilih link Lihat untuk draft

konsep yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-17). Contoh tampilan draft

konsep seperti ditunjukkan pada Gambar A.3-14.

Gambar 4.3-48 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft

4.3.3.3 Pengecekan Hasil KoreksiUntuk melihat catatan dari pengoreksi, ada notifikasi yang ditulis di bagian kanan daftar surat

(Gambar A.3-18). Pilih View pada kolom surat yang akan dilihat isi koreksinya. pilih … ?

Gambar 4.3-49 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi

4.3.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox KonseptorPada saat konseptor memutuskan bahwa draft keputusan yang dibuat tersebut sudah siap

untuk disebarkan, maka draft konsep tersebut penyimpanan nya dapat dipindahkan kedalam

folder Inbox sebagai konsep keputusan dengan memilih tombol Masukkan ke Inbox pada No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 65

Admin, 11/01/09,

??

Admin, 11/01/09,

Tambahkan


contoh Gambar A.3-18. Contoh tampilan pada Inbox konseptor ditunjukkan pada Gambar

A.3-19.

Gambar 4.3-50 Tampilan Inbox Konseptor TU

4.3.3.4.1Melihat Tampilan Keputusan Untuk melihat tampilan konsep keputusan pada folder Inbox, pilih link View Surat untuk

konsep keputusan yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-20). Contoh

tampilan konsep keputusan seperti ditunjukkan pada Gambar A.3-14.

Gambar 4.3-51 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox

4.3.3.4.2Melihat Hasil Koreksi Keputusan Untuk melihat catatan dari pengoreksi, pilih View pada kolom Lihat Koreksian seperti

ditunjukkan pada Gambar A.3-21. Contoh tampilan catatan hasil koreksi konsep keputusan

oleh Pengoreksi dapat dilihat pada Gambar A.3-22. Pada bagian ini, … ? No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 66

Admin, 11/01/09,

Tambahkan


Gambar 4.3-52 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi

Gambar 4.3-53 Tampilan Catatan Hasil Koreksi

4.3.3.4.3Edit Keputusan Perubahan terhadap isi konsep keputusan masih dapat dilakukan dengan memilih tombol

Edit Surat pada contoh Gambar A.3-21 setelah memilih tombol radio button pada pilihan

konsep keputusan yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan seperti

pada Gambar A.3-16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian

A.3.3.1



4.3.3.4.4Update Nomor Surat Pada saat pembuatan konsep keputusan, nomor surat bisa saja masih dikosongkan oleh

konseptor. Setelah surat selesai dikoreksi, surat bisa dikirimkan ke bagian TU/Rokominpers

untuk mendapatkan nomor surat. Pembuatan nomor surat ini dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut :

1) Pilih link Update No pada contoh tampilan A.3-21. Tampilan pembuatan nomor surat


2) Pilih tombol Update Nomor untuk mendapatkan nomor surat yang akan ditampilkan

pada bagian Nomor Surat pada Gambar A.3-23.

3) Tutup tampilan pembuatan nomor surat dengan memilih ikon di bagian kanan atas

tampilan tersebut.

Gambar 4.3-54 Tampilan Pembuatan Nomor Surat

4.3.3.4.5Pengiriman Keputusan Ke PenandatanganSetelah proses koreksi surat selesai dilakukan, surat akan dikirimkan ke penandatangan. Pada

contoh tampilan A.3-21, pilih tombol Kirim Surat ke Penandatangan. Selanjutnya surat

akan dikirim ke dalam Inbox pejabat penandatangan surat tersebut. Pada Inbox

Penandatangan, akan terlihat tampilan seperti contoh Gambar A.3-24.



Gambar 4.3-55 Tampilan Inbox Penandatangan

Selanjutnya berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox

Penandatangan.

4.3.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep KeputusanUntuk melihat isi surat yang akan ditandatangani, penandatangan dapat memilih link Lihat

Surat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-24). Contoh tampilan surat sama seperti yang


4.3.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi SuratJika penandatangan ingin memberi catatan untuk perbaikan surat yang akan ditandatangani

tersebut sebelum ditandatangani, pilih tombol Beri Note Koreksi.

Gambar 4.3-56 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan

Berikut langkah-langkah pengisian dan pengiriman koreksi surat tersebut :

1) Isi catatan koreksi surat pada bagian Isi Koreksi. No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 69


2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim catatan koreksi ke dalam Inbox Konseptor.



4.3.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi Jika untuk melakukan koreksi dipandang perlu untuk meminta saran pengoreksi lain, surat

dapat diteruskan kepada yang bersangkutan untuk dikoreksi dengan memilih tombol Surat

Diteruskan (Gambar A.3-26).

Gambar 4.3-57 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi

Berikut langkah-langkah pengiriman surat ke Pengoreksi lain :

1) Isi alamat surat Pengoreksi pada bagian Tujuan Pengoreksi dengan memilih ikon

.

2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim surat tersebut ke dalam Inbox Pengoreksi.

3) Langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox Pengoreksi untuk surat tersebut

sama seperti dijelaskan di bagian …..



4.3.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil KoreksiSetelah penandatangan menyetujui surat yang akan ditandatanganinya, secara sistem

persetujuan ini dilakukan dengan memilih tombol Approve Koreksian Surat pada contoh


Admin, 11/01/09,

Inbox Pengoreksi TU dan non TU


tampilan A.3-24. Setelah proses persetujuan secara sistem dilakukan, pengecekan hasil

persetujuan dilakukan dengan cara : …

Gambar 4.3-58 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan

4.3.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan Setelah proses penandatanganan surat selesai dilakukan, selanjutnya surat akan diarsipkan

terlebih dahulu sebelum disebarkan. Untuk mengarsipkan surat, pilih tombol Pengarsipan

Surat pada contoh Gambar A.3-21. Selanjutnya surat akan di kirim kedalam folder Archive

dari Konseptor (Gambar A.3-28)

Gambar 4.3-59 Tampilan Folder Archive Konseptor

4.3.3.4.6Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi Draft konsep surat yang dikirim Konseptor untuk Pengoreksi akan dikirim kedalam Inbox

Pengoreksi (Gambar A.3-29). Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menindaklanjuti

surat yang dikirim, sama seperti yang telah dijelaskan di bagian A.3.3.4.5.


Admin, 11/01/09,


Gambar 4.3-60 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi



4.4 Konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Proses penanganan pembuatan konsep SPPD ini berdasarkan pada alur proses yang

ditunjukkan pada Gambar A.4-1 untuk pembuatan konsep surat oleh non TU dan Gambar

A.4-2 untuk pembuatan konsep surat oleh TU.

Gambar 4.4-61 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh non-TU

Gambar 4.4-62 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh TU


Admin, 11/01/09,

Lengkapi

Admin, 11/01/09,

Lengkapi

Admin, 11/01/09,

START SPPD (Ref.Emma)


4.4.1 Pembuatan Konsep SPPD

Pembuatan konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dapat dilakukan dengan

memilih form isian SPPD. Gambar A.4-3 menunjukkan tampilan dari form pembuatan

konsep surat perintah perjalanan dinas.

Gambar 4.4-63 Tampilan Form Pembuatan Konsep SPPD

Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan SPPD :



1. Field Jenis Nomor : Pilih jenis nomor SPPD : Biasa atau Back Date (nomor

mundur), tekan drop down list Jenis Nomor SPPD, maka muncul tampilan jenis

nomor seperti berikut :

Gambar 4.4-64 Tampilan Pilihan Jenis Nomor SPPD

2. Field Tanggal Surat : Jika memilih jenis nomor Biasa maka akan muncul tanggal

hari ini, jika memilih jenis nomor Back Date, maka pilih tanggal pada ikon kalender

seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini :

Gambar 4.4-65 Tampilan Ikon Kalender

Pilih tanggal mundur yang akan digunakan, double click tanggal tersebut. Tekan

tombol .

3. Field Nomor Surat : akan muncul otomatis setelah user memilih jenis nomor Biasa

atau Back Date.

4. Pilih Jenis SPPD : tekan tombol drop down list Jenis SPPD yang terdiri dari pilihan

Dalam Negeri dan Luar Negeri seperti tampilan berikut ini :

Gambar 4.4-66 Tampilan Jenis Pilihan SPPD



5. Field Dasar Hukum : Tekan tombol untuk memasukkan dasar hukum SPPD

tersebut. Akan muncul daftar dasar hukum sebagai berikut :


Tekan tombol untu menambah point dasar hukum berikutnya.

6. Field Dasar Beban Biaya / Kode Anggaran : diisi dengan kode anggaran untuk

perjalanan dinas tersebut.

7. Field Tujuan Dinas : Masukkan tujuan atau pencapaian yang diharapkan dari adanya

pemberian perjalanan dinas tersebut.

8. Masukkan Tanggal Berangkat dengan menekan tombol ikon kalender, kemudian

double click tanggal yang dipilih.

9. Masukkan tanggal Tiba di Perusahaan dengan menekan tombol ikon kalender,

kemudian double click tanggal yang dipilih.



10. Masukkan data pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas pada bagian Pegawai

yang Ikut. Tekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai seperti

ditunjukkan berikut ini :

Gambar 4.4-68 Tampilan Daftar Pegawai



Pada tampilan ini user dapat memasukkan salah satu jenis kategori pencarian .

Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk mencari pegawai yang akan

dimasukkan kedalam daftar SPPD adalah sebagai berikut :

a. Masukkan nama pada bagian Nama sebagai salah satu jenis kategori pencarian, jika

diperlukan.

b. Pilih Jabatan atau pilih Unit Kerja.

c. Tekan tombol untuk menambahkan data pegawai, tekan tombol

untuk menutup layar daftar pegawai.

11. Isi instansi yang dituju, pada bagian Instansi yang Dituju.

12. Maksud, atau hal-hal yang akan dilakukan, dari adanya perjalanan dinas tersebut

diisikan pada bagian Maksud Perjalanan Dinas.

13. Isi data lokasi kota pemberangkatan pada bagian Berangkat dari.

14. Pilih jenis kendaraan yang akan digunakan dengan menekan tombol drop down daftar

jenis Kendaraan, sehingga muncul daftar seperti berikut :

Gambar 4.4-69 Tampilan Daftar Jenis Kendaraan

15. Isi fasilitas penginapan yang diberikan pada bagian Fasilitas Penginapan.

16. Tekan tombol untuk menambah data pegawai berikutnya. Pada layar

akan muncul data pegawai yang telah dimasukkan sebelumnya , seperti pada gambar

berikut :



Gambar 4.4-70 Tampilan Data Perjalanan Dinas

17. Isi Tempat Keluar Surat dengan tempat dibuatnya surat perintah tersebut, misalnya

diisi : Jakarta

18. Tentukan jenis tandatangan dengan memberi pilihan pada bagian Jenis

Tandatangan. Tekan tombol radio button ( ) untuk jenis tanda tangan yang akan

digunakan, yaitu : Biasa, a.n (atas nama) atau u.b (untuk beliau)

19. Isi Jabatan Penandatangan dan Penandatangan dengan menekan tombol

untuk menampilkan daftar Pegawai. Pilih nama Pejabat Penandatangan dari daftar

yang ditampilkan.

20. Isi Tembusan jika ada. Tekan tombol untuk menampilkan daftar Pegawai. Pilih

pejabat unit kerja tembusan dengan menekan tombol untuk

menampilkan daftar pejabat unit kerja tembusan.

21. Isi bagian Inisial Pengetik.

22. Tekan tombol (Lampiran ) jika pegawai yang dicantumkan pada SPPD lebih

dari 5 orang.

23. Tekan untuk menampilkan preview SPPD seperti ditunjukkan pada

contoh preview berikut :



Gambar 4.4-71 Contoh Preview Surat Perintah Perjalanan Dinas

24. Tekan Save Draft untuk menyimpan Konsep SPPD ke dalam folder Draft konseptor.

Pesan proses penyimpanan yang dilakukan akan ditampilkan di layar seperti contoh

berikut :



Gambar 4.4-72 Pesan Proses Penyimpanan Kedalam Folder Draft

4.4.2 Draft SPPD

4.4.2.1 Draft SPPD user TU / Rokominpers

Tampilan folder Draft untuk user TU dicontohkan pada gambar berikut ini :

Gambar 4.4-73 Tampilan Menu Draft User TU

Pada menu draft ini user dapat melakukan hal – hal berikut ini :

1. Pilih salah satu SPPD dengan menekan tombol radio button dibagian kiri baris daftar

SPPD.

2. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD

3. Tekan tombol pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan lampiran SPPD, jika

ada. Berikut contoh pesan proses yang menunjukkan bahwa SPPD tersebut tidak

mempunyai lampiran.



Gambar 4.4-74 Pesan Mengenai Lampiran SPPD

4. Pada kolom Koreksi tekan tombol untuk menampilkan Lembar Koreksi , seperti

berikut :

Gambar 4.4-75 Tampilan Lembar Koreksi

4.4.2.1.1 Kirim ke Pengoreksi

Tombol Kirim ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim konsep surat ke user yang berhak

mengoreksi draft SPPD. Tekan tombol untuk menampilkan menu

seperti dicontohkan berikut :



Gambar 4.4-76 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi

1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses koreksi dilakukan (current

date).

2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai.

Pilih Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim yang akan ditampilkan jabatannya pada bagian

Tujuan Kirim.

3. Tekan tombol untuk mengirim draft SPPD kepada pengoreksi.

4.4.2.1.2Update ke Inbox

Tombol hanya ada di folder Draft untuk user TU / Rokominpers. Tombol

ini berfungsi untuk memindahkan konsep surat ke folder Inbox konseptor. Tujuannya adalah

agar konseptor TU dapat memberi nomor surat dan mengirim surat ke tujuan surat. Setelah

menekan tombol tersebut maka akan muncul message box seperti berikut :

Gambar 4.4-77 Pesan Pengiriman ke Inbox Konseptor

Setelah konsep surat berpindah ke folder inbox, user TU masuk ke menu Persuratan

Folder Inbox SPPD untuk melakukan pengecekan. Contoh tampilan ditunjukkan pada

gambar berikut :

Gambar 4.4-78 Tampilan Menu Inbox Konseptor



4.4.2.1.3Edit Surat

Tombol berfungsi untuk melakukan editing pada konsep surat. Tekan tombol

maka akan muncul form Konsep SPPD yang sudah terisi data sebelumnya. User

dapat melakukan perubahan pada bagian ini.

4.4.2.2 Draft SPPD user Non TU / Non Rokominpers

Tampilan folder Draft untuk user Non TU dicontohkan pada gambar berikut ini :

Gambar 4.4-79 Tampilan Menu Draft User Non TU

Pada menu draft ini user dapat melakukan hal – hal berikut ini :

1. Pilih salah satu SPPD dengan menekan tombol radio button dibagian kiri baris daftar

SPPD.

2. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD

3. Tekan tombol pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan lampiran SPPD, jika

ada. Berikut contoh pesan proses yang menunjukkan bahwa SPPD tersebut tidak

mempunyai lampiran.




4. Pada kolom Koreksi tekan tombol untuk menampilkan Lembar Koreksi , seperti

berikut :

Gambar 4.4-81 Tampilan Lembar Koreksi

4.4.2.2.1Kirim ke Pengoreksi

Tombol Kirim ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim konsep surat ke user yang berhak

mengoreksi draft SPPD. Tekan tombol untuk menampilkan menu

seperti dicontohkan berikut :

Gambar 4.4-82 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi


date).



2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai.

Pilih Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim yang akan ditampilkan jabatannya pada bagian

Tujuan Kirim.

3. Tekan tombol untuk mengirim draft SPPD kepada pengoreksi.

Jika proses berhasil dilakukan maka pesan proses akan ditampilkan dilayar seperti

berikut :

Gambar 4.4-83 Menu Pesan Pengiriman ke Pengoreksi

Setelah konsep surat berpindah ke folder inbox pengoreksi, user masuk ke menu Persuratan

Folder Inbox SPPD untuk melakukan pengecekan. Contoh tampilan ditunjukkan pada

gambar berikut :

Gambar 4.4-84 Tampilan Menu Inbox Pengoreksi

4.4.2.2.1.1 Koreksi Surat



Tombol berfungsi untuk memberikan catatan koreksi untuk konsep surat yang

diterima. Tekan tombol untuk menampilkan catatan seperti yang ditunjukkan pada

gambar berikut :

Gambar 4.4-85 Tampilan Menu Catatan Pengoreksi


date).

2. Tekan tombol untuk mengirim catatan koreksi kepada konseptor. Jika proses

berhasil dilakukan maka pesan proses akan ditampilkan dilayar seperti berikut :

Gambar 4.4-86 Menu Pesan Pengiriman Hasil Koreksi ke Konseptor

4.4.2.2.1.2 Pengesahan Surat No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 87


Tombol berfungsi untuk memberikan pengesahan konsep SPPD yang

diterima oleh pengoreksi. Pesan untuk proses pengesahan setelah tombol

ditekan ditunjukkan pada contoh gambar berikut ini :

Gambar 4.4-87 Pesan Proses Pengesahan Konsep SPPD

Konsep SPPD yang telah disahkan dapat dilihat oleh konseptor pada folder draft nya. Berikut

contoh tampilan lembar koreksi dari konsep SPPD yang telah dikoreksi dan disetujui.

Gambar 4.4-88 Contoh Lembar Koreksi

4.4.2.2.1.3 Surat Diteruskan

Tombol berfungsi untuk meneruskan koreksi surat ke pejabat lainnya.

Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:



Gambar 4.4-89 Contoh Menu untuk Meneruskan Surat

1. Tanggal Kirim : ?

2. Isi Tujuan Pengoreksi dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar

pegawai.

3. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat Pengoreksi. Jika pengiriman surat

berhasil dilakukan, maka akan muncul pesan seperti berikut :

Gambar 4.4-90 Pesan Pengiriman Surat yang Berhasil Diteruskan

4. Tekan OK, maka konsep telah diteruskan ke Pejabat Pengoreksi.

4.4.2.2.2Kirim Ke TU



Tombol berfungsi untuk meneruskan surat ke Inbox bagian TU. Tampilan di

layar akan terlihat seperti contoh berikut :

Gambar 4.4-91 Tampilan Menu Pengiriman Surat ke TU oleh Konseptor Non TU

1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses pengiriman ke TU dilakukan

(current date).

2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar

pegawai.

3. Tekan tombol untuk mengirim ke bagian TU. Jika pengiriman surat

berhasil dilakukan, maka akan muncul pesan seperti berikut :

Gambar 4.4-92 Tampilan Pesan Proses Pengiriman ke TU oleh Konseptor Non TU

4. Pada Folder Inbox User TU akan terlihat tampilan seperti contoh berikut :



Gambar 4.4-93 Tampilan Inbox TU

5. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD seperti

pada contoh tampilan berikut :



Gambar 4.4-94 Contoh Preview SPPD dengan Lampiran

6. Pada kolom Lihat Surat, tekan tombol untuk menampilkan lampiran SPPD. Jika

terdapat lampiran maka akan muncul preview seperti contoh berikut :



Gambar 4.4-95 Contoh Lampiran SPPD

4.4.2.2.3Edit Surat

Tombol berfungsi untuk melakukan editing pada konsep surat. Tekan tombol

maka akan muncul form Konsep SPPD yang sudah terisi data sebelumnya. User

dapat melakukan perubahan pada bagian ini.



4.4.2.3 Inbox SPPD

4.4.2.4 Inbox SPPD User TU / Rokominpers

Gambar 4.4-96 Tampilan Menu Inbox User TU

Pada menu Inbox user TU / Rokominpers terdapat beberapa fasilitas berikut :

7. Tekan tombol radio button di bagian kiri baris daftar SPPD untuk memilih salah satu

SPPD.

8. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD.

9. Pada kolom Lihat Surat, tekan tombol untuk menampilkan lampiran SPPD. Jika

tidak terdapat lampiran maka akan muncul pesan seperti berikut :


10. Pada kolom Nomor Surat, tekan untuk mendapatkan nomor surat pada

tampilan seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut :



Gambar 4.4-98 Fasilitas Pembuatan Nomor SPPD

11. Dari layar ini pilih jenis nomor yang akan digunakan. Pilih Nomor Biasa jika akan

memilih nomor dengan tanggal hari ini, Pilih Jenis Nomor Back Date jika akan

memberi nomor mundur untuk SPPD.

Jika memilih nomor Back Date akan muncul ikon kalender, double click tanggal yang

dipilih lalu tekan tombol untuk mengambil nomor mundur. Jika

memilih nomor mundur maka tampilan akan terlihat seperti contoh berikut ini :

Gambar 4.4-99 Fasilitas Pengambilan Nomor BackDate

Tekan tombol Update Nomor untuk menyimpan nomor tersebut pada SPPD yang

dibuat. Jika proses berhasil dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut :



Gambar 4.4-100 Pesan Pembuatan dan Pemakaian Nomor SPPD

4.4.2.4.1Tombol Kirim Surat

Tombol berfungsi untuk mengirim SPPD ke Tujuan SPPD. Tekan tombol

, maka akan muncul pesan seperti berikut jika proses pengiriman berhasil

dilakukan :

Gambar 4.4-101 Pesan Pengiriman SPPD ke Tujuan Surat

4.4.2.4.2Tombol Edit Surat

Tombol berfungsi untuk melakukan edit konsep SPPD. Tekan tombol

maka akan muncul layar form konsep surat yang sudah terisi data sebelumnya

kemudian user dapat melakukan perubahan / editing pada konsep SPPD.

4.4.2.4.3Tombol Pengarsipan Surat

Tombol berfungsi untuk menyimpan surat ke folder Arsip. [ Gambar

folder Arsip yang telah diisi (?) ]


Admin, 11/01/09,

END SPPD (Ref. Emma)


4.5 Konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB)

Pembuatan konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB) dapat dilakukan dengan memilih

form isian SPTB. Gambar .. menunjukkan tampilan dari form pembuatan konsep surat

perintah tugas belajar.


Date ( Gambar .. ). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi






tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar .. )

yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar..)


(Gambar ..) atau Nomor Back Date (Gambar..) .

d) Jenis SPTB dapat dipilih pada bagian isian Jenis SPTB, yaitu ….

e) Pengisian bagian Dasar Hukum dilakukan untuk memberi dasar atas perintah tugas

belajar yang diberikan kepada karyawan.

a. Tombol Tambah dapat digunakan untuk mengisi dasar hukum lebih dari satu.

b. Ikon digunakan untuk …

f) Bagian Beban Biaya/Kode Anggaran diisi dengan nomor kode anggaran untuk tugas

belajar yang akan dilakukan.

g) Menu : … No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 98


h) Tuliskan rencana tugas belajar pada bagian Tujuan Dinas.

i) Tanggal keberangkatan dan kembali dari tugas belajar masing-masing dituliskan pada

bagian Berangkat Tanggal dan Tiba di Perusahaan. Pengisian tanggal dapat

dilakukan dengan bantuan ikon .

j) Bagian Pegawai yang Ikut diisi dengan nama karyawan yang ditugaskan untuk tugas

belajar. Isi nama karyawan dengan memilih ikon . Tombol Tambah digunakan

untuk mencatat lebih dari satu (1) karyawan yang akan melakukan tugas belajar.

k) Bagian Instansi yang Dituju diisi dengan nama tempat untuk tugas belajar.

l) Bagian Maksud Tugas Belajar diisi dengan tujuan perjalanan.

m) Bagian Berangkat Dari diisi dengan nama tempat pemberangkatan.

n) Jenis pilihan kendaraan yang akan digunakan untuk perjalanan dinas dipilih pada

bagian Kendaraan.

o) Bagian Fasilitas Penginapan diisi dengan fasilitas minimum yang disyaratkan

sebagai tempat penginapan pada saat melakukan perjalanan dinas. Tombol Tambah

digunakan untuk …

p) Bagian Tempat Keluar Surat diisi dengan .. ?

q) Pada bagian isian Jenis Tandatangan, tekan tombol radio button untuk memilih

jenis tandatangan, yaitu biasa, a.n, u.b.

r) Jabatan Penandatangan.. ?

s) Bagian Penandatangan dan Tembusan diisi dengan memilih ikon untuk memilih

nama karyawan yang berhak menandatangani surat SPPD yang akan dibuat atau yang

akan menerima tembusan SPPD tersebut.

t) Tombol Tambah pada bagian Tembusan digunakan untuk menyimpan lebih dari

satu nama karyawan yang akan menerima tembusan SPPD.

u) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep SPPD.

v) Setelah isi dari form konsep SPPD selesai dilengkapi, terdapat tiga (3) pilihan tombol

untuk melanjutkan proses terhadap form tersebut.


pada folder Draft.

b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep SPPD yang sedang

dalam pengerjaan tersebut.

c. Pilih ikon untuk …



4.6 Konsep Surat Perintah

4.6.1 Pembuatan Konsep Surat Perintah

Untuk membuat Surat Perintah langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Login portal, masukkan user name dan password

2. Pilih Menu Surat Dinas

3. Pilih Sub Menu Buat Konsep Surat

4. Pilih Surat Perintah pada drop down list Jenis Surat yang akan dibuat konsepnya. Form

Konsep Surat Perintah akan ditampilkan seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.6-102 Tampilan Form Konsep Surat Perintah

Untuk mengisi form Konsep Surat Perintah , langkah – langkah yang harus dilakukan

adalah :


Admin, 11/01/09,

START SP (Ref. Emma)


1. Isi Dasar Hukum dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Dasar Hukum.

Tekan tombol untuk menambah Dasar Hukum yang akan ditampilkan di

Surat Perintah.

2. Isi Pegawai yang mendapat surat perintah dengan menekan tombol untuk

menampilkan tampilan Daftar pegawai. Tekan tombol untuk menambah data

pegawai yang akan dimasukkan ke dalam Surat Perintah.

3. Isi Rincian Tugas untuk pegawai yang diberi Surat Perintah.

4. Isi bagian Penandatangan Surat Perintah dengan memilih ikon . Jabatan

Penandatangan akan otomatis terisi setelah bagian Penandatangan dipilih dari daftar

pegawai yang ditampilkan.

5. Isi Tempat Keluar Surat dengan nama tempat dimana surat tersebut dibuat.

6. Isi Jenis tanda tangan dengan pilihan jenis tanda tangan, yaitu Biasa, a.n atau u.b.

Jika user memilih jenis tanda tangan Biasa, maka user hanya mengisi nama dan jabatan

penandatangan Surat Perintah, seperti contoh berikut :

Gambar 4.6-103 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan Biasa

Jika user memilih jenis tanda tangan a.n (atas nama) maka user dapat mengisi field Atas

Nama Penandatangan Surat Perintah, seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini :



Gambar 4.6-104 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan a.n

Jika user memilih jenis tanda tangan u.b (untuk beliau) maka user dapat mengisi field Atas Nama

dan u.b dari Jabatan seperti berikut ini :

Gambar 4.6-105 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan u.b

7. Pilih tombol untuk melihat tampilan konsep surat perintah seperti ditunjukkan

pada contoh berikut :



Gambar 4.6-106 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan Biasa



Gambar 4.6-107 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan a.n



Gambar 4.6-108 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan u.b

8. Pilih tombol untuk menyimpan konsep surat kedalam folder draft. Jika

penyimpanan surat berhasil dilakukan maka akan tampil pesan proses seperti berikut ini :

9. Tekan tombol OK untuk menyelesaikan proses penyimpanan surat kedalam folder Draft.



Gambar 4.6-109 Pesan Proses Penyimpanan Surat Perintah

4.6.2 Folder Draft Non TU

Jika konseptor adalah user Non TU, maka pada saat penyimpanan kedalam folder draft

tampilannya akan seperti contoh berikut :

Gambar 4.6-110 Tampilan Folder Draft User Non TU

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan pada folder tersebut :

1. Tekan tombol radio button ( )untuk memilih salah satu surat Perintah

2. Tekan pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan preview Surat Perintah

3. Tekan pada kolom Koreksi untuk menampilkan lembar Koreksi, seperti contoh

berikut ini:



Gambar 4.6-111 Contoh Lembar Koreksi

Lembar Koreksi ini masih dalam keadaan kosong karena belum dikirim ke Pengoreksi Surat

Perintah. Contoh Lembar koreksi yang sudah terisi dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.6-112 Contoh Isian Lembar Koreksi

4.6.2.1 Kirim Surat Ke Pengoreksi

Tombol Kirim Ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim surat ke Pengoreksi Surat

Perintah, Tekan tombol untuk mengirim ke Pengoreksi, maka akan

muncul tampilan sebagai berikut :



Gambar 4.6-113 Contoh Isian Lembar Koreksi

1. Tanggal Kirim akan terisi otomatis dengan tanggal sekarang.

2. Isi Tujuan Kirim dengan Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim Pengoreksi dengan

menekan tombol .

3. Tekan tombol untuk mengirimkan surat tersebut. Jika proses

pengiriman berhasil dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut:

Gambar 4.6-114 Pesan Proses Pengiriman Surat ke Pengoreksi

4. Tekan OK untuk penyelesaikan proses pengiriman surat ke Pengoreksi.

4.6.2.2 Kirim Surat Ke TU

Tombol ini berfungsi untuk mengirim surat ke TU untuk diberi nomor.



Gambar 4.6-115 Tampilan Menu Pengiriman ke TU

1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal sekarang

2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai

yang akan menjadi tujuan pengiriman surat.

3. Tekan tombol untuk mengirim ke user TU. Jika pengiriman berhasil

dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut :

Gambar 4.6-116 Pesan Proses Pengiriman Surat ke TU

4. Tekan OK untuk penyelesaikan proses pengiriman surat ke TU.

4.6.3 Folder Inbox User TU

Setelah surat di terima oleh User TU, berikut adalah contoh tampilan folder Inbox untuk

user TU.



Gambar 4.6-117 Tampilan Inbox User TU

Pada folder Inbox, User TU dapat melakukan hal-hal berikut :

1. Update Nomor Surat : Untuk memberi nomor surat tekan pada kolom

Nomor Surat dan pada baris surat yang akan dinomori. Tampilan berikut akan

muncul pada layar :

Gambar 4.6-118 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor Biasa

2. Pilih Jenis No Biasa untuk membuat nomor Surat Perintah dengan nomor hari ini.

Pilih Back Date untuk membuat Nomor Mundur kemudian pilih tanggal nomor

mundur nya.



Gambar 4.6-119 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor BackDate

3. Tekan tombol untuk mengambil Nomor Mundur.

4. Tekan tombol untuk memberi nomor Surat Perintah. Jika proses

pembuatan nomor berhasil dilakukan, berikut pesan yang akan muncul:

Gambar 4.6-120 Pesan Proses Pembuatan Nomor Surat

5. Tekan OK, maka nomor akan muncul pada Surat Perintah tersebut.

6. Pada tampilan Inbox, tekan pada kolom Lihat Surat untuk melihat preview

Surat Perintah.

4.6.3.1 Pengiriman Surat dari Inbox User TU

Untuk mengirim surat ke alamat tujuan surat, pilih tombol Untuk mengirim ke tujuan surat Perintah

JIka tdk jadi kirim



4.6.3.2 Pengubahan (Editing) Surat 2. Edit surat mengedit konsep surat perintahAkan masuk ke form konsep surat yang sudah terisi data sebelumnya

4.6.3.3 Pengarsipan Surat 3. PengarsipanUntuk mengarsipkan surat Perintah setelah semua proses selesai, tekan tombol

maka Surat Perintah akan diarsipkan.

4.6.4 Inbox Non TU

Inbox Non TuPengoreksi menerima surat yg harus dikoreksi

1. Koreksi



Tekan kirim, muncul pesan :

Tekan Ok

4.7 Konsep Surat Instruksi

1. Pembuatan Konsep Surat Instruksi



4.8 Konsep Surat Pengumuman

2. Pembuatan Konsep Surat Pengumuman



4.9 Konsep Surat Telefax Versi Inggris

3. Pembuatan Konsep Telefax Versi Inggris



4.10 Konsep Surat Telefax Versi Indonesia

4. Pembuatan Konsep Telefax Versi Indonesia



4.11 Konsep Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )

5. Pembuatan Konsep Surat Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)



4.12 Konsep Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )

6. Pembuatan Konsep Surat Keputusan Tipe 2 (Pasal)



4.13 Konsep Surat Perjanjian

7. Pembuatan Konsep Surat Perjanjian



5 Sub Menu Disposisi



6 Sub Menu Surat Masuk



7 Sub Menu Surat Keluar



8 Sub Menu Nota Dinas


contoh user manual.doc

Documents