Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcLý thuyết & Thiết kế tổ chức

THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨCTHIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

XÁC ĐỊNH CẤU TRÚCXÁC ĐỊNH CẤU TRÚC

Các bộ phận hình thành cấu trúc

Các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ

thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị (phạm vi,

tầm hạn quản trị)

Cách nhóm gộp các cá nhân thành những phòng ban và cơ chế

phối hợp giữa chúng

Cách thiết kế hệ thống đảm bảo về thông tin liên lạc, sự phối hợp

thống nhất trong tổ chức

HỆ THỐNG THÔNG TINHỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến)

Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc Quy định các quy trình, thủ tục phục vụ cho thực hiện công việc Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp trên Thiết lập kênh thông tin dọc

Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp) Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dưới dạng văn bản giữa các

phòng ban Trao đổi trực tiếp qua lại để giải quyết những vấn đề liên quan Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân nhất định trong việc liên lạc giữa các phòng

ban với bộ phận sản xuất Thiết lập các nhóm “đặc nhiệm” bao gồm các chuyên gia đến từ nhiều phòng

ban khác nhau Bổ nhiệm người tổng điều hành Hình thành các đội (nhóm: work group) đa chức năng

Các cấp bậc của hệ thống “dọc”Các cấp bậc của hệ thống “dọc”Cao

ThấpThấp Cao

Yêu cầu về cấp độ điều hành

và hợp tác

Dung lượng thông tin của hệ thống

Sự chỉ dẫn theo cấp bậc

Các quy tắc theo cấp bậc

Phân bổ thêm nhiệm vụ

Hệ thống thông tin dọc

Các cấp bậc của hệ thống “ngang”Các cấp bậc của hệ thống “ngang”Cao

ThấpThấp Cao

Yêu cầu về cấp độ điều hành

và hợp tác

Dung lượng thông tin của hệ thống

Quy định bằng văn bản

Liên hệ trực tiếp

Cử người liên lạc

Hình thành nhóm “đặc nhiệm”

Người tổng phụ trách

Đội (nhóm) làm việc

QUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨCQUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC Xác định các công việc

Xác định theo tầm hạn Xác định theo chức năng Xác định theo nhiệm vụ Xác định theo khu vực địa lý

Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến) Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền) Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên)

Hình thành các phòng ban chức năng (Quan hệ chức năng) Theo chức năng Theo sản phẩm Theo địa lý Ma trận

CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNGCẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG

Tổng giám đốc

Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Cấu trúc chức năng: Bối cảnhCấu trúc chức năng: Bối cảnh

Môi trường: Ổn định, ít biến động

Công nghệ: Theo thủ tục, sự phụ

thuộc lẫn nhau thấp

Quy mô: Từ nhỏ đến vừa

Mục đích: Gia tăng hiệu quả nội bộ

nhờ phát huy vai trò chuyên môn

hóa nhân viên quản lý

Cấu trúc chức năng: Bên trongCấu trúc chức năng: Bên trong

Mục đích thực hiện: Nhấn mạnh mục

tiêu chức năng

Kế hoạch và ngân sách: Phản ánh

chi phí nguồn lực sử dụng ở mỗi

phòng ban

Quyền hành chính thức: Thuộc về

các nhà quản trị chức năng

Cấu trúc chức năng: Ưu điểmCấu trúc chức năng: Ưu điểm

Tính kinh tế ở quy mô phòng ban

chức năng

Cho phép phát triển kỹ năng chuyên

môn sâu

Cho phép tổ chức đạt được mục

tiêu chức năng

Hiệu quả đối với tổ chức có quy mô

nhỏ và vừa

Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản

xuất 01 hoặc ít sản phẩm

Cấu trúc chức năng: Nhược điểmCấu trúc chức năng: Nhược điểm

Phản ứng chậm khi môi trường thay

đổi

Các quyết định đều tập trung ở cấp

trên gây quá tải

Liên kết, hợp tác giữa các phòng

ban kém

Tổ chức ít có sự sáng tạo

Tầm nhìn hạn chế đối với mục tiêu

chung của tổ chức

CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨMCẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM

Tổng giám đốc

Sản xuất thép

Đóng tàu biển

Đại lý tàu biển

Du lịch lữ hành

Cấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnhCấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnh

Môi trường: Tính không ổn định từ

trung bình đến cao, hay thay đổi

Công nghệ: Không theo thủ tục;

tương tác cao giữa các phòng ban

Quy mô: Lớn

Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,

thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo sản phẩm: Nội bộCấu trúc theo sản phẩm: Nội bộ

Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh

dòng sản phẩm

Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm

là lợi nhuận, chi phí và doanh thu

Quyền hành chính thức: Giám đốc

sản xuất

Cấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểmCấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểm Phù hợp với môi trường không ổn

định, hay thay đổi Sự hài lòng của khách hàng vì trách

nhiệm sản phẩm rõ ràng, giao tiếp tăng lên không có trở ngại

Cần có sự hợp tác cao giữa các chức năng

Cho phép các đơn vị thích ứng với những biến đổi về sản phẩm, địa bàn, khách hàng

Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều sản phẩm

Phân quyền ra quyết định

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểmCấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm

Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ

chức tăng

Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa

các dòng sản phẩm

Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên

môn hóa kỹ thuật

Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa

giữa các dòng sản phẩm khó khăn

CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝCẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ

Tổng giám đốc

Khu vực miền Nam

Khu vực miền Bắc

Khu vực miền Đông

Khu vực miền Tây

Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Cấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnhCấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnh

Môi trường: Tính không ổn định từ

trung bình đến cao, hay thay đổi

Công nghệ: Không theo thủ tục;

tương tác cao giữa các phòng ban

Quy mô: Lớn, phạm vi kinh doanh

trải rộng, khách hàng đa dạng

Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,

thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo địa lý: Nội bộCấu trúc theo địa lý: Nội bộ

Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh

đến các khu vực thị trường

Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm

là lợi nhuận, chi phí và doanh thu

Quyền hành chính thức: Giám đốc

khu vực

Cấu trúc theo địa lý: Ưu điểmCấu trúc theo địa lý: Ưu điểm Phù hợp với môi trường không ổn

định, hay thay đổi Tăng sự hài lòng của khách hàng

nhờ trách nhiệm rõ ràng, khả năng giao tiếp với khách hàng cao

Thúc đẩy sự hợp tác cao giữa các chức năng

Cho phép các đơn vị thích ứng với thay đổi về nhu cầu khách hàng trên từng địa bàn, khách hàng

Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều khu vực thị trường

Phân quyền ra quyết định

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểmCấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm

Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ

chức tăng

Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa

các khu vực

Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên

môn hóa kỹ thuật

Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa

giữa các khu vực, các đối tượng

khách hàng khó khăn hơn

CẤU TRÚC HỖN HỢP (1)CẤU TRÚC HỖN HỢP (1)

Tổng giám đốc

Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Sản xuất thép

Đóng tàu biển

Đại lý tàu biển

Du lịch lữ hành

CẤU TRÚC HỖN HỢP (2)CẤU TRÚC HỖN HỢP (2)

Tổng giám đốc

Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Khu vực miền Nam

Khu vực miền Bắc

Khu vực miền Đông

Khu vực miền Tây

Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnhCấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh

Môi trường: Không chắc chắn từ

trung bình đến cao; nhu cầu khách

hàng thay đổi nhanh chóng

Công nghệ: Theo thủ tục hoặc

không; có mối quan hệ qua lại về

mặt chức năng

Quy mô: Lớn

Mục tiêu: Vừa đạt hiệu quả bên

ngoài; vừa đạt hiệu quả bên trong

những chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Nội bộCấu trúc hỗn hợp: Nội bộ

Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh

dòng sản phẩm (hoặc thị trường) và

một số chức năng quan trọng

Kế hoạch và ngân sách: Lợi nhuận

của các đơn vị kinh doanh; chi phí

cho các chức năng cơ bản

Quyết định chính thức: Có sự phân

quyền giữa nhà quản trị trực tuyến

và nhà quản trị chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Ưu đểmCấu trúc hỗn hợp: Ưu đểm

Cho phép tổ chức thích nghi và hợp

tác (theo sản phẩm, theo khu vực)

Dẫn đến kết hợp tốt hơn mục tiêu

của các đơn vị thành viên với công

ty mẹ

Đạt được sự kết hợp giữa và trong

các dòng sản phẩm (các khu vực

địa lý)

Cấu trúc hỗn hợp: Nhược điểmCấu trúc hỗn hợp: Nhược điểm

Tiềm ẩn nguy cơ tăng quá mức về

chi phí cho quản lý chung

Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các

đơn vị bên dưới và công ty mẹ

Phụ tráchdự án A

Trưởng phòng Thiết kế

Trưởng phòng Giám sát

Trưởng phòng Vật tư

Phụ tráchdự án B

Phụ tráchdự án C

Mục tiêudự án A

Mục tiêudự án B

Mục tiêudự án C

Mục tiêu của các phòng chức năng

CẤU TRÚC MA TRẬNCẤU TRÚC MA TRẬN

Điều kiện áp dụng cấu trúc ma trậnĐiều kiện áp dụng cấu trúc ma trận

Buộc phải phân bố nguồn lực chung

khan hiếm cho nhiều hoạt động khác

nhau

Điều kiện hoạt động đòi hỏi phải cân

bằng cùng lúc cho nhiều yếu tố đầu

ra

Môi trường hoạt động của tổ chức

vừa phức tạp, vừa thay đổi nhanh

chóng

Cấu trúc ma trận: Ngữ cảnhCấu trúc ma trận: Ngữ cảnh

Môi trường: Có nhiều biến đổi

Công nghệ: Linh hoạt và có quan hệ

tác động qua lại với nhau

Quy mô: Trung bình, có vài dòng

sản phẩm

Mục tiêu: Sự chuyên môn hóa về

mặt kỹ thuật và sáng tạo trong dòng

sản phẩm kép

Cấu trúc ma trận: Nội bộCấu trúc ma trận: Nội bộ

Mục tiêu hoạt động: Chú trọng vào

sản phẩm và chức năng ngang nhau

Kế hoạch và ngân sách: Hệ thống

kép, chức năng và sản phẩm phối

hợp hài hòa

Quyền hành chính thức: Đầu mối

giữa nhà quản trị chức năng và nhà

quản trị theo sản phẩm (dự án)

Cấu trúc ma trận: Ưu điểmCấu trúc ma trận: Ưu điểm

Tạo ra sự phối hợp cần thiết để thỏa mãn những đòi hỏi kép của

môi trường

Có sự phân phối linh hoạt về nguồn lực con người giữa các đơn

vị dự án

Rất hiệu quả khi doanh nghiệp đòi hỏi có nhiều quyết định thích

ứng kịp thời trong điều kiện môi trường luôn biến động

Tạo cơ hội cho phát triển khả năng theo chức năng và theo sản

phẩm

Hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có quy mô trung bình và có

nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc (nhiều sản phẩm)

Cấu trúc ma trận: Nhược điểmCấu trúc ma trận: Nhược điểm

Cấu trúc quyền hành kép này làm cho các nhân viên thường

xuyên phải cân nhắc và hay mắc phải sai lầm

Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp rộng rãi, được đào

tạo bao quát

Tiêu tốn nhiều thời gian cho những cuộc họp và những quyết

định bất đồng nhau

Chỉ hoạt động hiệu quả trong các đơn vị hiểu rõ về câu strucs và

chấp nhận quan hệ báo cáo “ngang quyền” thay cho hệ thống

cấp bậc chiều dọc

Cần phải có áp lực kép từ bên ngoài để duy trì nguồn lực

DẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢDẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢ

Việc ra quyết định bị trì hoãn hoặc

kém chất lượng

Phẩn ứng kém linh hoạt trước

những tác dộng thay đổi từ môi

trường

Có nhiều mâu thuẫn, xung đột

Thiết kế cấu trúc tổ chứcThiết kế cấu trúc tổ chức

The EndThe End