Download - C7 - THIET KE CAU TRUC TO CHUC
Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcLý thuyết & Thiết kế tổ chức
THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨCTHIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC
XÁC ĐỊNH CẤU TRÚCXÁC ĐỊNH CẤU TRÚC
Các bộ phận hình thành cấu trúc
Các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ
thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị (phạm vi,
tầm hạn quản trị)
Cách nhóm gộp các cá nhân thành những phòng ban và cơ chế
phối hợp giữa chúng
Cách thiết kế hệ thống đảm bảo về thông tin liên lạc, sự phối hợp
thống nhất trong tổ chức
HỆ THỐNG THÔNG TINHỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến)
Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc Quy định các quy trình, thủ tục phục vụ cho thực hiện công việc Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp trên Thiết lập kênh thông tin dọc
Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp) Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dưới dạng văn bản giữa các
phòng ban Trao đổi trực tiếp qua lại để giải quyết những vấn đề liên quan Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân nhất định trong việc liên lạc giữa các phòng
ban với bộ phận sản xuất Thiết lập các nhóm “đặc nhiệm” bao gồm các chuyên gia đến từ nhiều phòng
ban khác nhau Bổ nhiệm người tổng điều hành Hình thành các đội (nhóm: work group) đa chức năng
Các cấp bậc của hệ thống “dọc”Các cấp bậc của hệ thống “dọc”Cao
ThấpThấp Cao
Yêu cầu về cấp độ điều hành
và hợp tác
Dung lượng thông tin của hệ thống
Sự chỉ dẫn theo cấp bậc
Các quy tắc theo cấp bậc
Phân bổ thêm nhiệm vụ
Hệ thống thông tin dọc
Các cấp bậc của hệ thống “ngang”Các cấp bậc của hệ thống “ngang”Cao
ThấpThấp Cao
Yêu cầu về cấp độ điều hành
và hợp tác
Dung lượng thông tin của hệ thống
Quy định bằng văn bản
Liên hệ trực tiếp
Cử người liên lạc
Hình thành nhóm “đặc nhiệm”
Người tổng phụ trách
Đội (nhóm) làm việc
QUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨCQUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC Xác định các công việc
Xác định theo tầm hạn Xác định theo chức năng Xác định theo nhiệm vụ Xác định theo khu vực địa lý
Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến) Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền) Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên)
Hình thành các phòng ban chức năng (Quan hệ chức năng) Theo chức năng Theo sản phẩm Theo địa lý Ma trận
CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNGCẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG
Tổng giám đốc
Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing
Cấu trúc chức năng: Bối cảnhCấu trúc chức năng: Bối cảnh
Môi trường: Ổn định, ít biến động
Công nghệ: Theo thủ tục, sự phụ
thuộc lẫn nhau thấp
Quy mô: Từ nhỏ đến vừa
Mục đích: Gia tăng hiệu quả nội bộ
nhờ phát huy vai trò chuyên môn
hóa nhân viên quản lý
Cấu trúc chức năng: Bên trongCấu trúc chức năng: Bên trong
Mục đích thực hiện: Nhấn mạnh mục
tiêu chức năng
Kế hoạch và ngân sách: Phản ánh
chi phí nguồn lực sử dụng ở mỗi
phòng ban
Quyền hành chính thức: Thuộc về
các nhà quản trị chức năng
Cấu trúc chức năng: Ưu điểmCấu trúc chức năng: Ưu điểm
Tính kinh tế ở quy mô phòng ban
chức năng
Cho phép phát triển kỹ năng chuyên
môn sâu
Cho phép tổ chức đạt được mục
tiêu chức năng
Hiệu quả đối với tổ chức có quy mô
nhỏ và vừa
Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản
xuất 01 hoặc ít sản phẩm
Cấu trúc chức năng: Nhược điểmCấu trúc chức năng: Nhược điểm
Phản ứng chậm khi môi trường thay
đổi
Các quyết định đều tập trung ở cấp
trên gây quá tải
Liên kết, hợp tác giữa các phòng
ban kém
Tổ chức ít có sự sáng tạo
Tầm nhìn hạn chế đối với mục tiêu
chung của tổ chức
CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨMCẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM
Tổng giám đốc
Sản xuất thép
Đóng tàu biển
Đại lý tàu biển
Du lịch lữ hành
Cấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnhCấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnh
Môi trường: Tính không ổn định từ
trung bình đến cao, hay thay đổi
Công nghệ: Không theo thủ tục;
tương tác cao giữa các phòng ban
Quy mô: Lớn
Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,
thích nghi, hài lòng của khách hàng
Cấu trúc theo sản phẩm: Nội bộCấu trúc theo sản phẩm: Nội bộ
Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh
dòng sản phẩm
Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm
là lợi nhuận, chi phí và doanh thu
Quyền hành chính thức: Giám đốc
sản xuất
Cấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểmCấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểm Phù hợp với môi trường không ổn
định, hay thay đổi Sự hài lòng của khách hàng vì trách
nhiệm sản phẩm rõ ràng, giao tiếp tăng lên không có trở ngại
Cần có sự hợp tác cao giữa các chức năng
Cho phép các đơn vị thích ứng với những biến đổi về sản phẩm, địa bàn, khách hàng
Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều sản phẩm
Phân quyền ra quyết định
Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểmCấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm
Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ
chức tăng
Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa
các dòng sản phẩm
Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên
môn hóa kỹ thuật
Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa
giữa các dòng sản phẩm khó khăn
CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝCẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ
Tổng giám đốc
Khu vực miền Nam
Khu vực miền Bắc
Khu vực miền Đông
Khu vực miền Tây
Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing
Cấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnhCấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnh
Môi trường: Tính không ổn định từ
trung bình đến cao, hay thay đổi
Công nghệ: Không theo thủ tục;
tương tác cao giữa các phòng ban
Quy mô: Lớn, phạm vi kinh doanh
trải rộng, khách hàng đa dạng
Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,
thích nghi, hài lòng của khách hàng
Cấu trúc theo địa lý: Nội bộCấu trúc theo địa lý: Nội bộ
Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh
đến các khu vực thị trường
Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm
là lợi nhuận, chi phí và doanh thu
Quyền hành chính thức: Giám đốc
khu vực
Cấu trúc theo địa lý: Ưu điểmCấu trúc theo địa lý: Ưu điểm Phù hợp với môi trường không ổn
định, hay thay đổi Tăng sự hài lòng của khách hàng
nhờ trách nhiệm rõ ràng, khả năng giao tiếp với khách hàng cao
Thúc đẩy sự hợp tác cao giữa các chức năng
Cho phép các đơn vị thích ứng với thay đổi về nhu cầu khách hàng trên từng địa bàn, khách hàng
Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều khu vực thị trường
Phân quyền ra quyết định
Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểmCấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm
Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ
chức tăng
Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa
các khu vực
Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên
môn hóa kỹ thuật
Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa
giữa các khu vực, các đối tượng
khách hàng khó khăn hơn
CẤU TRÚC HỖN HỢP (1)CẤU TRÚC HỖN HỢP (1)
Tổng giám đốc
Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing
Sản xuất thép
Đóng tàu biển
Đại lý tàu biển
Du lịch lữ hành
CẤU TRÚC HỖN HỢP (2)CẤU TRÚC HỖN HỢP (2)
Tổng giám đốc
Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing
Khu vực miền Nam
Khu vực miền Bắc
Khu vực miền Đông
Khu vực miền Tây
Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnhCấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh
Môi trường: Không chắc chắn từ
trung bình đến cao; nhu cầu khách
hàng thay đổi nhanh chóng
Công nghệ: Theo thủ tục hoặc
không; có mối quan hệ qua lại về
mặt chức năng
Quy mô: Lớn
Mục tiêu: Vừa đạt hiệu quả bên
ngoài; vừa đạt hiệu quả bên trong
những chức năng
Cấu trúc hỗn hợp: Nội bộCấu trúc hỗn hợp: Nội bộ
Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh
dòng sản phẩm (hoặc thị trường) và
một số chức năng quan trọng
Kế hoạch và ngân sách: Lợi nhuận
của các đơn vị kinh doanh; chi phí
cho các chức năng cơ bản
Quyết định chính thức: Có sự phân
quyền giữa nhà quản trị trực tuyến
và nhà quản trị chức năng
Cấu trúc hỗn hợp: Ưu đểmCấu trúc hỗn hợp: Ưu đểm
Cho phép tổ chức thích nghi và hợp
tác (theo sản phẩm, theo khu vực)
Dẫn đến kết hợp tốt hơn mục tiêu
của các đơn vị thành viên với công
ty mẹ
Đạt được sự kết hợp giữa và trong
các dòng sản phẩm (các khu vực
địa lý)
Cấu trúc hỗn hợp: Nhược điểmCấu trúc hỗn hợp: Nhược điểm
Tiềm ẩn nguy cơ tăng quá mức về
chi phí cho quản lý chung
Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các
đơn vị bên dưới và công ty mẹ
Phụ tráchdự án A
Trưởng phòng Thiết kế
Trưởng phòng Giám sát
Trưởng phòng Vật tư
Phụ tráchdự án B
Phụ tráchdự án C
Mục tiêudự án A
Mục tiêudự án B
Mục tiêudự án C
Mục tiêu của các phòng chức năng
CẤU TRÚC MA TRẬNCẤU TRÚC MA TRẬN
Điều kiện áp dụng cấu trúc ma trậnĐiều kiện áp dụng cấu trúc ma trận
Buộc phải phân bố nguồn lực chung
khan hiếm cho nhiều hoạt động khác
nhau
Điều kiện hoạt động đòi hỏi phải cân
bằng cùng lúc cho nhiều yếu tố đầu
ra
Môi trường hoạt động của tổ chức
vừa phức tạp, vừa thay đổi nhanh
chóng
Cấu trúc ma trận: Ngữ cảnhCấu trúc ma trận: Ngữ cảnh
Môi trường: Có nhiều biến đổi
Công nghệ: Linh hoạt và có quan hệ
tác động qua lại với nhau
Quy mô: Trung bình, có vài dòng
sản phẩm
Mục tiêu: Sự chuyên môn hóa về
mặt kỹ thuật và sáng tạo trong dòng
sản phẩm kép
Cấu trúc ma trận: Nội bộCấu trúc ma trận: Nội bộ
Mục tiêu hoạt động: Chú trọng vào
sản phẩm và chức năng ngang nhau
Kế hoạch và ngân sách: Hệ thống
kép, chức năng và sản phẩm phối
hợp hài hòa
Quyền hành chính thức: Đầu mối
giữa nhà quản trị chức năng và nhà
quản trị theo sản phẩm (dự án)
Cấu trúc ma trận: Ưu điểmCấu trúc ma trận: Ưu điểm
Tạo ra sự phối hợp cần thiết để thỏa mãn những đòi hỏi kép của
môi trường
Có sự phân phối linh hoạt về nguồn lực con người giữa các đơn
vị dự án
Rất hiệu quả khi doanh nghiệp đòi hỏi có nhiều quyết định thích
ứng kịp thời trong điều kiện môi trường luôn biến động
Tạo cơ hội cho phát triển khả năng theo chức năng và theo sản
phẩm
Hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có quy mô trung bình và có
nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc (nhiều sản phẩm)
Cấu trúc ma trận: Nhược điểmCấu trúc ma trận: Nhược điểm
Cấu trúc quyền hành kép này làm cho các nhân viên thường
xuyên phải cân nhắc và hay mắc phải sai lầm
Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp rộng rãi, được đào
tạo bao quát
Tiêu tốn nhiều thời gian cho những cuộc họp và những quyết
định bất đồng nhau
Chỉ hoạt động hiệu quả trong các đơn vị hiểu rõ về câu strucs và
chấp nhận quan hệ báo cáo “ngang quyền” thay cho hệ thống
cấp bậc chiều dọc
Cần phải có áp lực kép từ bên ngoài để duy trì nguồn lực
DẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢDẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢ
Việc ra quyết định bị trì hoãn hoặc
kém chất lượng
Phẩn ứng kém linh hoạt trước
những tác dộng thay đổi từ môi
trường
Có nhiều mâu thuẫn, xung đột
Thiết kế cấu trúc tổ chứcThiết kế cấu trúc tổ chức
The EndThe End