bmp para proyectos en base al pmbok

UTILIZANDOBPMPARAIMPLEMENTARMETODOLOGIADEGESTIONDEPROYECTOS

ENBASEALPMBOK

Ing. Juan Carlos Torres Vela, PMP, CBAP, ITIL Global Project Management

Acerca del Autor Ing. Sistemas UNI, miembro CIP (Colegio Ingenieros del Per) certificado PMP (Project Management Profesional) del PMI (Project Management Institute), certificado Certified Business Analysis Professional (CBAP) del IIBA (International Institute of Business Analysis) Certificado con ITIL f v3, miembro de ISACA, implementador COBIT, auditor ISO 9001:2008, con 21 aos de experiencia exitosa en Tecnologas de la Informacin. Director Gerente de Global Project Management, organizacin que capacita y da consultora en las mejores prcticas en gestin de proyectos y gobernabilidad TI.

Ing. Juan Carlos Torres Vela, PMP,CBAP, ITIL v3

Director Global Project Management

Agenda

Introduccin. Revisin del PMBOK y BPM Implementacin PMBOK con BPM KPIs para PMBOK Propuesta de BPM sobre PMBOK Lecciones aprendidas Conclusiones

Revisin PMBOK

La Gua del PMBOK es coherente?Tenemos un proceso del grupo de procesos de

planeamiento, Determinar el presupuesto, que recibe dos entradas que son salidas de procesos del grupo de ejecucin, Adquirir el equipo de proyecto (calendario de recursos) y efectuar la Adquisicin (contratos)

Revisin PMBOK

Por qu proceso empiezo para mi proyecto?Un proceso del grupo de iniciacin, identificacin

de Interesados, recibe una entrada que es una salida de un proceso de planificacin como son los documentos de adquisicin del proceso de planificar la adquisicin.

Revisin PMBOK De otro lado, el entorno complejo, cambiante y muy

competitivo de la actualidad hace que el Valor buscado por los mltiples interesados de un proyecto cambie durante el tiempo de ejecucin del proyecto. Motivo por el que no podemos centrarnos exclusivamente en el tiempo, costos y alcance (o calidad), definidos en la lnea base como nicos criterios de valor de xito del proyecto a su conclusin. Debemos considerar el valor que aportara el proyecto al negocio al trmino.

El xito no necesariamente se logra al completar el proyecto dentro de la triple restriccin. El xito se da cuando el valor de negocio previsto se logra dentro de las restricciones y suposiciones impuestas (1).

Value

Revisin PMBOK

(1) H. Kerzner & F. Saladis.ValueDriven Project Management, 2009, J. Wiley & Sons and IIL Publishers

Gestionamos nuestros negocios a travs de proyectos. Es por esto que la gestin de proyectos ha evolucionado hasta llegar a ser un proceso de negocio ms que solo un proceso de gestin de proyectos.

Value

Revisin PMBOK

Los gerentes de proyecto se transformarn en gerentes de negocio para poder lograr el xito del proyecto y el xito empresarial, apoyndose en la direccin del proyecto en base al Valor.

Value

Revisin PMBOK

Revisin BPM

Frederick Taylor vio el trabajo como un proceso que puede ser mejorado sobre el trabajo manual y los procesos de produccin.

Shewart, Deming, Juran desarrollaron la gestin de procesos involucrando las mediciones y en limitar la variacin del proceso as como entregar poder de los trabajadores para mejorar sus propios procesos.

Reingenieras Reducciones de personal Six Sigma Control estadstico Se apoyan empleados en

cinturones negros para mejorar trabajo Lean Sistema de produccin de Toyota

Revisin BPM

Una disciplina de gestin centrada en la mejora del desempeo empresarial mediante la gestin de los procesos de negocio (Paul Harmon, Business Process Trends).

BPM es: Ms que un software Ms que mejorar o realizar la reingeniera de sus

procesos tambin se ocupa de la gestin Ms que hacer modelos se trata tambin de la

implementar los procesos, requiere el anlisis

Revisin BPM John Jeston and Johan Nelis en "Business Process Management"

plantea los siguientes 10 pasos para implementar un BPM

Revisin BPM 1. Estrategia Organizacional. Esta fase permite a la empresa

para reafirmar su visin, misin y objetivos, y cules son los mtodos que el negocio va a utilizar para alcanzar sus objetivos todos los cuales se incluyen en un caso de negocio. Esto es importante porque en las fases posteriores los procesos que sern (re) diseados debe alinearse con la estrategia del negocio.

Revisin BPM 2. Proceso de Arquitectura. Esta fase establece un marco de

proceso que est alineado con la estrategia organizacional. Adems, en esta fase la compaa deber identificar todos los procesos. Se puede tomar modelos de referencia de procesos de mejores prcticas, tales como ITIL para la entrega de servicios de TI y para gestin de proyectos PMBOK.

Revisin BPM 3. Plataforma de Despegue. Esta fase se determina que

interesados han de participar en la ejecucin de proyectos, una lista priorizada de los procesos y una estrategia de implementacin acordada. Aspectos clave es el alcance del proyecto, que puede variar desde una pequea mejora departamental, hasta el rediseo de la cadena de valor de la industria.

Revisin BPM 4. Comprender. Esta fase permite al equipo debe comprender la

situacin actual ("asis") de todos los procesos empresariales en base al alcance definido en el paso anterior de modo que permita continuar con la fase de Innovar. Es esencial que al menos mtricas de procesos bsicos estn determinados para permitir determinar la situacin inicial de proceso para futuros fines comparativos. La situacin ideal es que se identifiquen oportunidades que permitan unas mejoras rpidas (quick wins)

Revisin BPM 5. Innovar. Esta es la fase donde los procesos se han

rediseado o creado ("tobe") para que estn alineados con la salida de la Estrategia Organizacional. Un anlisis de las brechas (gaps) se completa en esta fase para mostrar las diferencias a implementar. Es importante destacar que las futuras mediciones de proceso se proyectan y se debe validar su viabilidad.

Revisin BPM 6. Personas. Esta fase se alinea gente del negocio con los

procesos nuevos o modificados. Se trata de analizar las habilidades necesarias, el cambio potencial de la estructura organizacional y el anlisis de necesidades de formacin

Revisin BPM 7. Desarrollo. Esta fase abarca la automatizacin de los

procesos de negocio a travs de una mejor tecnologa. Se trata de un paso opcional, como un proyecto de BPM puede tener xito sin un cambio de tecnologa.

Revisin BPM 8. Implementar. Es el fase todos los aspectos del proyecto

(puesta en marcha de los nuevos procesos, implantacin de las descripciones de funciones nuevas, gestin de rendimiento y medidas y capacitacin) tienen lugar. Los planes de implementacin son cruciales, como tambin los planes de contingencia.

Revisin BPM 9. Realizar el Valor. Parte clave del xito de los

proyectos de BPM es asegurar que los beneficios identificados en el modelo de negocio en la lnea base se ha logrado.

Revisin BPM 10.Rendimiento Sostenible. Mediante la evaluacin de

los resultados, asegura que los beneficios (son sostenibles) siguen dndose y que estas medidas se integran en la gestin de gobierno a travs del proceso.

Implementacin PMBOK con BPM

Se deber seguir lo esencial de este tipo de proyectos basados en: Liderazgo Gestin del cambio de Personas Gestin de Proyectos!

KPIs para PMBOK

El fin ltimo de las mtricas y cuadros de mando (dashboards) no es proporcionar ms informacin, sino proporcionar la informacin correcta a la persona correcta en el momento adecuado, utilizando el medio correcto y de una manera efectiva en costo.

KPIs para PMBOK

Atributos de un KPI para la identificacin y seleccin de los indicadores clave de rendimiento.

Predictivo: capaz de predecir el futuro de esta tendencia Medibles: se puede expresar cuantitativamente Accionable: desencadena cambios que sean necesarios Relevantes: el KPI est directamente relacionada con el

xito o el fracaso del proyecto Automatizado: informes minimiza la posibilidad de errores

humanos Pocos en nmero: slo lo necesario

Propuesta de BPM sobre PMBOK

1. Estrategia Organizacional. Se Tendr que entender la estrategia de la organizacin y alinear los procesos de gestin de proyectos a ella para la priorizacin de los proyectos y que el seguimiento se realice en base a no solo la triple restriccin sino tambin por el valor que dar el resultado del proyecto a la organizacin.

2. Proceso de Arquitectura. Se deber establecer un macro proceso de la gestin de proyectos alineado con la estrategia organizacional tomando como modelo de referencia la gua del PMBOK.

3. Plataforma de Despegue. Esta fase determina el alcance de la implementacin de la metodologa de gestin de proyectos si es toda la organizacin o si el alcance es de una divisin.


4. Comprender. Si ya existe una metodologa de gestin de Proyectos en la organizacin deber revisarse y de ser posible identificar oportunidades que permitan unas mejoras rpidas (quick wins)

5. Innovar. Dependiendo del tamao de la organizacin se puede dividir todos los proyectos en 2 partes: La primera es un proyecto de estudio de factibilidad donde el

entregable final es la definicin del proyecto que se convertir en el acta de constitucin del Proyecto en firme. Incluir la definicin de requerimientos, planificacin de adquisicin y Efectuar la adquisicin.


ProyectodeEstudiodeFactibilidad


ProyectoenFirme


6. Personas. Esta fase se alinea la gente con los procesos nuevos o modificados. Se trata de analizar las habilidades necesarias, el cambio potencial de la estructura organizacional y el anlisis de necesidades de capacitacin en los nuevos procesos.

7. Desarrollo. Se deber evaluar el implementar software que facilite la gestin de proyecto dependiendo de la madurez de la organizacin.

8. Implementar. Es el fase todos los aspectos del proyecto (puesta en marcha de los nuevos procesos, implantacin de las descripciones de funciones nuevas, gestin de rendimiento y capacitacin) tienen lugar. Los planes de implementacin son cruciales, como tambin los planes de contingencia.


9. Realizar el Valor. Parte clave del xito de los proyectos de BPM es asegurar que los beneficios identificados en el modelo de negocio en la lnea base se ha logrado. Se logra mayor xito en la gestin de proyectos?

10.Rendimiento Sostenible. Esta fase el proyecto mediante la evaluacin de los resultados, asegura que los beneficios (son sostenibles) siguen dndose y que estas medidas se integran en la gestin de gobierno a travs del proceso. Nos podemos apoyar en la creacin y seguimiento de un rea de aseguramiento de la calidad

Lecciones aprendidas

1. Si bien la introduccin de la tecnologa puede ser un factor til para muchas organizaciones, no siempre se necesita tecnologa para tener xito. Es mucho ms importante definir correctamente los procesos antes de examinar la aplicacin de la tecnologa. La mayora de las mejoras a corto plazo se puede lograr sin automatizacin.

2. La informacin histrica de proyectos BPM es beneficiosa para nuevos proyectos y deben ser revisados y analizados preferiblemente al inicio de cada fase.

3. Se debe promover una cultura organizacional permanente para documentar lecciones aprendidas, la cual debe ser revisada y debe contar con un mtodo formal para hacerlo.

Lecciones aprendidas

4. Es la institucionalizacin de la mejora de procesos la clave para la implementacin del BPM y esto no puede lograrse efectivamente sin la capacidad para gestionar los procesos de manera proactiva y predictiva.

5. Un marco BPM riguroso y flexible es esencial para facilitar la mejora de los procesos de negocio. El cambio ideal es el impulsado por personas que operan dentro de una organizacin donde la visin y objetivos del proceso son claramente establecidos, as como las funciones, la organizacin, la rendicin de cuentas son transparentes. Y los sistemas, procesos y tecnologas son un apoyo al propsito de la organizacin.

Conclusiones

Los Beneficios de aplicar BPM en implementacin de la Gestin de Proyectos son:

1. Se convierte en un instrumento fundamental para el logro de la Formulacin Estratgica de la Organizacin.

2. Presenta una visin sistmica de la organizacin y sus procesos, lo que facilita y mejora su gestin y gobernabilidad.

3. Mejora la relacin con los interesados y satisface sus requerimientos

Conclusiones

4. Permite a la organizacin a diferenciarse y posicionarse competitivamente creando procesos con un know how nico y sostenible en el tiempo.

5. Permite agilidad para adaptarse a los cambios del mercado y el entorno.

6. Integra y articula los Sistemas de Gestin con la Estructura de Procesos.

7. Facilita y propicia la medicin, evaluacin y control de los procesos identificando los puntos crticos y soluciones que se traducen en mejoramiento continuo.

Conclusiones

8. Permite gestionar adecuadamente los recursos, acorde con los requerimientos de los procesos.

9. Apoya en la determinacin e implementacin de los requerimientos tecnolgicos y organizacionales para ejecutar procesos segn los objetivos estratgicos.

10.Genera procesos independientes de las personas que los manejan y ejecutan, dando objetividad, solidez, y continuidad.

11.Propicia y facilita el camino hacia la automatizacin.

Informacin de contacto

Nombre: Juan Carlos Torres Vela

Compaa: Global Project Management

Telfono: 993568704

Email: [email protected]

Sesin: Gestin de Proyectos

Preguntas y respuestas

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