basware invoiceready version 9.50.3.0 uudet …€¦ · 3.5.2019 2 (15) basware corporation |...

3.5.2019 1 (15)

Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.basware.com

BASWARE INVOICEREADY VERSION 9.50.3.0 UUDET OMINAISUUDET

1 Raportit toiminto – uusia raportteja ...................................................................................................................... 1

Käyttäjien toimenpiteet - trendi ................................................................................................................... 2

Täsmäytyksen yhteenveto - trendi ............................................................................................................. 3

2 Parannuksia eri toimintoihin ................................................................................................................................. 4

GDPR kehitystä – käyttäjän poisto ............................................................................................................. 4

Käyttäjien hallinta – käyttäjän aktiivisuus ................................................................................................... 5

SSO käyttöönotto – uusi asetus ................................................................................................................. 8

Ostolaskut – verkkolaskujen sisäänluku .................................................................................................... 8

2.4.1 Lisälogiikkaa verokoodin päättelyyn................................................................................................. 8

2.4.2 Tiliöinti perustuen vain verkkolaskun tiliöintiin ................................................................................. 9

Toimittajarekisteri ..................................................................................................................................... 10

2.5.1 Mahdollisuus päivittää rekisteriin oletusarvoja ............................................................................... 10

2.5.2 Toimittajien sisäänluku – toiminnon tehostamismahdollisuus ....................................................... 11

2.5.3 Toimittajadatan uloskirjoitukseen lisää tietoja ................................................................................ 12

Valuuttakurssien luku – kurssin laskeminen ............................................................................................ 13

Avoin arkisto – Finvoice myyntilaskut – SOAP kehyksen käsittely .......................................................... 14

3 Testatut selaimet ................................................................................................................................................ 14

4 InvoiceReady palvelukuvaus ............................................................................................................................. 15

SaaS-palvelun (Software as a Service) asiakkaat: Joidenkin uusien piirteiden käyttöönotto saattaa edellyttää konsultin tekemää käyttöönottotyötä.

Lisenssiasiakkaat: Joidenkin uusien piirteiden käyttöönotto saattaa edellyttää lisenssinlaajennusta ja/tai konsultin tekemää käyttöönottotyötä.

Tarvittaessa ota yhteys asiakastukeen, mikäli tarvitse apua uusien piirteiden käyttöönottamisessa.

1 Raportit toiminto – uusia raportteja

InvoiceReady sisältää raportointipiirteen, jolla asiakas saa keskeisiä tietoja kierron tapahtumista. Tämä piirre löytyy kierrätys-valikon alta. Jotta piirrettä voi käyttää täytyy muutamat edellytykset toteutua:

• Lisenssiasiakkaalla lisenssin pitää sisältää raportointi-piirre. SaaS palvelua käyttävillä asiakkailla lisenssi ei ole merkityksellinen asia, koska SaaS palvelussa lisenssi on rajoittamaton.

• käyttäjäprofiilissa pitää olla raportointi toiminto sallittuna

Mikäli et pääse käyttämään raportit toimintoa on syynä yllämainitut syyt. Tarvittaessa ota yhteys asiakastukeen.

3.5.2019 2 (15)


Tässä versiossa julkaisemme kaksi uutta raporttia.

Käyttäjien toimenpiteet - trendi

Käyttäjien toimenpiteet raportti esiteltiin versiossa 9.50.2.0 tammikuussa 2019. Raportin käyttötarkoitus on tuottaa numeraalista tietoa kuinka organisaatiossa ihmiset työskentelevät kun ostolaskuja käsitellään kierrossa.

Tämä lisäys laajentaa tätä raporttia lisäämällä nähtäväksi kehityksen – trendin. Tämä antaa asiakkaalle mahdollisuuden nähdä kuinka käyttäjien toimenpiteet muuttuvat ajankuluessa ja kuinka prosessin tehostamistoimenpiteet tehoavat.

Trendi kattaa viimeisen vuoden. Trendi graafi on valinnainen aiemmin nähtävän graafin kanssa. Valintanapilla käyttäjä voi valita kumpi graafi on nähtävissä.

Trenditieto on generoitu kuluvan ajankohdan perusteella, joten valintaan annetulla päivärajauksella ei ole merkitystä. Trendi näytetään edelliseltä 12:sta kuukaudelta. Toimet on kuvattu kuukausi kerrallaan. Vanhin kuukausi on näkymässä vasemmalla ja tuorein oikealla. Kategorioissa käytety värit ovat samat yhtenevät molemmissa graafeissa.

Yllä yleisnäkymä.

3.5.2019 3 (15)


Yllä trendi graafi.

Musta viiva näyttää miten tulos on (oikean reunan skaala) kehittynyt kuukausien aikana. Pylväät (vasemman reunan skaala) kertoo vastaavasti miten eri toimenpiteiden keskinäinen jakauma on muuttunut ajan kuluessa.

Täsmäytyksen yhteenveto - trendi

Täsmäytyksen yhteenveto raportti julkaistiin versioon 9.50.2.0 tammikuussa 2019. Tämä raportti on suunniteltu antamaan yleisnäkymä järjestelmässä tapahtuvasta täsmäytyksestä. InvoiceReadyssä täsmäytys voi tapahtua kolmeen eri kohteeseen: ulkoiseen ostotilaukseen, sisäiseen ostotilaukseen tai sopimukseen. Tämä versio lisää nyt tähän raporttiin uutta informaatiota.

Raportti on nyt jaettu eri välilehdille. Välilehtiä on kolme kappaletta.

Trendi tieto on nyt tarjolla kaikille kolmelle raportille. Kukin raportti sisältää kaksi graafia. Trendi graafi kertoo miten mitattu tieto on muuttunut 12:sta edellisen kuukauden kuluessa. Trenditieto on generoitu kuluvan ajankohdan perusteella, joten valintaan annetulla päivärajauksella ei ole merkitystä.

Yllä. Raportin välilehdet.

3.5.2019 4 (15)


Yllä. Raportin yleisnäkymä.

Yllä. Trendi tieto.

2 Parannuksia eri toimintoihin

GDPR kehitystä – käyttäjän poisto

GDPR =General Data Protection Regulation (European Union)

Nyt käyttäjä voidaan poistaa järjestelmästä pysyvästi. Aikaisemmin käyttäjä voitiin merkitä poistetuksi. Tällainen käyttäjä oli mahdollista palauttaa mutta toisaalta ei ollut mahdollista poistaa käyttäjää kokonaan.

Nyt kehitetyllä toiminnolla käyttäjän poistossa on kaksi vaihtoehtoa. Käyttäjä voidaan poistaa tilapäisesti (mahdollisuus palautukseen) tai poistaa pysyvästi. Käyttäjän poistossa pääkäyttäjä saa seuraavan dialogin, jossa annetut valinnat ratkaisevat miten käyttäjä poistetaan.

3.5.2019 5 (15)


Yllä. Valitsemalla Kyllä käyttäjä poistetaan toistaiseksi ja voidaan palauttaa myöhemmin. Valitsemalla Ei käyttäjä poistetaan pysyvästi. Tällä valinnalla ei ole enää mahdollista palauttaa myöhemmin käyttäjää.

Yllä. Kun on valittu Ei pääkäyttäjä saa varmistuskysymyksen. Valitsemalla Kyllä käyttäjä poistetaan pysyvästi. Huomaa, että tämä toimenpide on peruuttamaton! Käyttäjää ei voi enää palauttaa tämän jälkeen.

Mikäli käyttäjä poistetaan pysyvästi tämä ei poistu kaikista InvoiceReadyn tiedoista. Esimerkiksi tapahtumat, jotka poistettu käyttäjä on käsitellyt näkyvät edelleen arkistossa vanhoilla tiedoilla. Niistä näkee kuka kyseiset tapahtumat on aikoinaan käsitellyt. Pysyvästi poistettu käyttäjä häviää erityisesti käyttäjähallinnasta.

Käyttäjien hallinta – käyttäjän aktiivisuus

Toisinaan asiakkailla on suuri määrä InvoiceReady käyttäjiä. Tällöin on tarpeen ylläpitää käyttäjätietoja ja mahdollisesti poistaa poistuneita käyttäjiä tai nähdä mitä ja milloin käyttäjätunnuksia on käytetty. Tätä käyttötarkoitusta varten InvoiceReady tallentaa nyt perustietoja perustetuista käyttäjistä ja tunnuksiin liittyvistä aktiviteeteista.

Käyttäjät ikkunaan on nyt lisätty uusi toiminto – Aktiivisuus.

3.5.2019 6 (15)


Yllä. Uusi aktiivisuus toiminto.

Kun käyttäjä on valittu nyt on mahdollista nähdä käyttäjään liittyvää aktiivisuutta. Seuraavat tiedot tallennetaan sen jälkeen kun InvoiceReady järjestelmä on päivitetty versioon 9.50.3.0.

• Lisätty = käyttäjän luontiaika

• Lisääjä = käyttäjän luonut käyttäjä

• Viimeisin kirjautuminen = viimeisin kirjautumiskerta

• Viimeisin kirjautumistapa = tekniikka, jolla viimeisin kirjautuminen on tehty

• Viimeisin työlista lähetetty = viimeisin työlista sähköpostin lähetysaika

3.5.2019 7 (15)


Yllä. Tallennetut aktiivisuus tiedot.

Tämä uusi informaatio voidaan myös siirtää ulos järjestelmästä. Aikaisemmin oli mahdollista tulostaa lista käyttäjistä nyt mahdolliseks on tullut myös Exceliin vienti. Tämä toiminto löytyy valitsemalla käyttäjät ikkunasta tulosta vaihtoehto.

Yllä – uusi tulostus vaihtoehto – Vie Exceliin

Exceliin vienti sisältää seuraavat tiedot. Otsikoita ei käännetä käyttäjän kielelle:

• User Name = Käyttäjä nimi

• Surname = sukunimi

• First Name = etunimi

• E-mail Address = sähköpostiosoite

• Personnel Number = henkilönumero

• Language = kieli

• User Level = käyttäjätaso

• Bank Account Number = pankkitili

• BIC-Code = BIC

• Locked (FALSE/TRUE) = käyttäjätunnus lukittu

• Absence Start Date = poissaolon alkamispäivämäärä

3.5.2019 8 (15)


• Absense End Date = poissaolon päättymispäivä

• User Profile = käyttäjäprofiili

• Identification Method = käytössä oleva kirjautumismenetelmä

• Tenant ID = SSO kirjautumiseen käytetty tenant tietoa

• Last Logon Date = viimeinen kirjautumispäivä

• Last Logon Method = viimeinen kirjautumistekniikka

• Last Sent Email = viimeinen työlista sähköpostin lähetys

• Creator = käyttäjän luoja

• Creation Date = käyttäjän luontiaika

SSO käyttöönotto – uusi asetus

Single Sign On (SSO) on yhä useamman InvoiceReady asiakkaan käytössä. Kun asiakas siirtyy muusta kirjautumistavasta SSO:n käyttäjäksi on tarpeen käydä kaikki käyttäjät läpi ja päivittää käyttälle tieto käytetystä kirjautumistavasta. Aikaisemmin tämä oli mahdollista tehdä vain manuaalisesti käyttäjähallinnassa. Tässä saattoi olla iso työ mikäli asiakkaalla oli paljon InvoiceReady käyttäjiä.

Nyt kehitetyllä toiminnolla on mahdollista konfiguroida InvoiceReady SSO siten, että käytetty kirjautumistapa-tieto päivittyy käyttäjän tietoihin automaattisesti SSO:ksi kun käyttäjä yrittää ja onnistuu kirjautumaan SSO mekaniikalla järjestelmään. Tämä säästää merkittävästi työtä kun käyttäjiä ei tarvise käsin päivittää. Huom! SSO teknologia pitää olla konfiguroitu käyttöön, jotta SSO:n käyttö on mahdollista.

Ostolaskut – verkkolaskujen sisäänluku

2.4.1 Lisälogiikkaa verokoodin päättelyyn

Nyt on mahdollista määritellä mitä verokoodia käytetään verkkolaskujen sisäänluvussa. Tämä on tilanteessa, jossa samalle veroprosentille on olemassa useita vaihtoehtoisia verokoodeja. Aikaisemmin ei ollut määritellä näistä oletusverokoodia.

3.5.2019 9 (15)


Yllä. Uusi asetus verokoodeissa

2.4.2 Tiliöinti perustuen vain verkkolaskun tiliöintiin

Verkkolaskun sisäänluku: Uusi asetus “Vain verkkolaskun oletustiliöinti” on lisätty mahdollisiin verkkolaskun tiliöintisääntöihin. Tällä uudella vaihtoehdolla laskun tiliöinti voidaan määritellä tapahtumaan pelkästään verkkolaskulla tulevan tiliöinnin perusteella.

3.5.2019 10 (15)


Yllä. Uusi tiliöintisääntö: Vain verkkolaskun oletustiliöinti.

Toimittajarekisteri

2.5.1 Mahdollisuus päivittää rekisteriin oletusarvoja

Toisinaan on tarve päivittää toimittajille oletusarvoja. Esimerkiksi kun asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmä muuttuu tarvitaan toimittajille uusi tieto maksatusjärjestelmästä. Nyt tämä tieto voidaan kätevästi päivittää kaikille toimittajille. Toinen mahdollinen käyttötarkoitus toiminnolle on oletusarvon poistaminen.

Uusi toiminto ‘Oletusarvot’ on lisätty toimittajarekisteri näytölle. Tämän toiminnon avulla seuraavat arvot voidaan päivittää:

• Organisaatioyksikkö

• Maksuehto

• Maksatusjärjestelmä

• Tiliöitävä summa

3.5.2019 11 (15)


Yllä. Uusi oletusarvot toiminto

Yllä. Mahdolliset arvot, jotka voi asettaa toiminnolla.

2.5.2 Toimittajien sisäänluku – toiminnon tehostamismahdollisuus

3.5.2019 12 (15)


Toisinaan toimittajanluku saattaa kestää poikkeuksellisen pitkään johtuen luvun kannalta haasteellisesta tiedostoformaatista. Tällöin uusi asetus antaa mahdollisesti merkittävästi enemmän nopeutta toiminnon suorittamiseen. Yleensä toimittajien luku kestää vain minuutteja. Mikäli toimittajarekisterin sisäänluku kestää epätavallisen pitkään, voit koittaa tehostaa toimintoa tällä uudella asetuksella.

Yllä. Uusi lisäasetus toimittajien sisäänlukuun – Aineiston optimointi.

2.5.3 Toimittajadatan uloskirjoitukseen lisää tietoja

Nyt InvoiceReady pitää tallessa tiedon milloin toimittajalta on viimeksi tullut lasku ja mistä lähteestä tämä lasku on tullut. Tämä voi olla hyödyllistä tietoa esimerkiksi silloin kun asiakas suunnittelee laskunkäsittelyyn liittyviä prosesseja ja tavoittelee toiminnan tehostamista. Nyt on esimerkiksi helppo saada lista kaikista toimittajista, jotka lähettävät paperilaskuja. Toisaalta tätä tietoa voi myös käyttää toimittajarekisterin ylläpidossa ja poistaa toimittajia, jotka eivät ole enää aktiivisia.

3.5.2019 13 (15)


Yllä. Toimittajan aktiivisuus tieto.

Nämä uudet tiedot voidaan myös kirjoittaa tiedostoon koko toimittajarekisteristä. Aikaisemminkin toimittajarekisterin saattoi kirjoittaa ulos joko tulostamalla tai tiedostoon kirjoittamalla. Tämä toiminto löytyy: Asetukset|Toimittajatiedot|Toimittajaluettelot.

Yllä. Tulostusvaihtoehdot toimittajaluettelot toiminnosta.

Vie exceliin data on nyt laajennettu lisäämällä tiedostoon seuraavat tiedot: Ostolaskun tyyppi ja viimeisin laskun tallennuspäivä. Nämä tiedot on lisätty tiedoston loppuun. Laskun tyyppi tieto otetaan viimeisimmästä tallennetusta laskusta.

Valuuttakurssien luku – kurssin laskeminen

InvoiceReady mahdollistaa valuuttalaskujen kurssauksen joko epäsuoralla tai suoralla kurssauksella. Valittu kurssaus menetelmä on tähän asti edellyttänyt sitä, että asiakkaalla on ollut käytettävissä kyseisen kurssauksen mukainen kurssidata, joka on voitu ladata järjestelmään. Toisinaan kuitenkin näin ei ole ollut asian laita eikä asiakkaalla ole ollut käytettävissä oikeaa kurssidataa.

3.5.2019 14 (15)


Nyt InvoiceReady mahdollistaa tarvitun kurssin laskemisen käytettävissä olevasta kurssimateriaalista. Nyt voit siis lukea InvoiceReadyyn suoran kurssauksen kurssit ja antaa InvoiceReadyn laskea tästä aineistosta tarvittavat kurssit epäsuoraan kurssaukseen tai päinvastoin.

Liittymätyökaluun on nyt lisätty uusia avainsanoja:

• Laske: Epäsuora noteeraus Suoraksi

• Laske: Suora noteeraus Epäsuoraksi

Avoin arkisto – Finvoice myyntilaskut – SOAP kehyksen käsittely

Nyt on mahdollista arkistoida Finvoice myyntilaskuja InvoiceReadyyn siten, että aineistosta poistetaan arkistoidessa SOAP kehys. Aikaisemmin SOAP kehyksen poistoa ei voitu määritellä yritystasolle perustetulle aineistotyypille. Tämä oli ongelma kun tarve oli ottaa käyttöön yrityskohtainen määrittely.

Yllä. Uusi asetus SOAP kehyksen poistamiseksi.

3 Testatut selaimet

InvoiceReady on testattu ja voidaan käyttää seuraavilla selaimilla:

• Chrome 74 versio Microsoft Windows ja Apple Mac OS X työasemilla

• Firefox 66 versio Microsoft Windows ja Apple Mac OS X työasemilla Apple Mac OS X työasemilla suositellaan käytettäväksi pdf selain laajennusta kuten esimerkiksi PDF.js Mozilla Labsilta.

• Microsoft Edge 38.14393.1066.0 Microsoft Windows 10 työasemilla

• Internet Explorer 11 Microsoft Windows työasemilla

3.5.2019 15 (15)


4 InvoiceReady palvelukuvaus

InvoiceReady on SaaS palvelu, jota kehitetään aktiivisesti. Tästä johtuen InvoiceReady palvelu muuttuu ajan kuluessa. Voit lukea uusimman palvelukuvauksen täältä.

https://invoicereadyeurtest.basware-saas.com/Documents/Basware%20InvoiceReady%20SaaS%20-palvelun%20kuvaus.pdf