“E-Facturen ontvangen van 1000+ leveranciers met Basware Connectivity”

Case study: Internationale Papierproducent

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware 1

Agenda

• Over Basware

• Case introductie

• Uitdagingen en doelstellingen

• Selectieproces

• Gekozen oplossing

• Leveranciers activeren

• Resultaten

• Q&A

Topics

Wie is Basware?

Basware

• Internationaal software ontwikkelaar

• Oplossingen inkoop & factuurverwerking

• 1.400 klanten, 800.000 eindgebruikers

• Opgericht in 1985 (Nasdaq/OMX), 750+ werknemers

• Partnernetwerk: Ricoh, I Creative, Simac

Connectivity

• Elektronische uitwisseling Facturen, Orders, Leveringsbevestiging, Catalogie

• Oplossingen voor leveranciers en ontvangers

Procurement

SourcingContractmanagement

Inkoop

Procurement

SourcingContractmanagement

Inkoop

Invoice Automation

FactuurverwerkingOrder matching

KPI

Invoice Automation

FactuurverwerkingOrder matching

KPI

Connectivity

E-Facturen, E-Orders, E-Catalogs

Connectivity

E-Facturen, E-Orders, E-Catalogs

Case introductie

• Onze klant is:

- Internationale papierproducent

- €10 miljard + omzet

- Actief 40+ landen

• De klant wil:

- Ontvangen elektronische facturen wereldwijd

• 10.000+ leveranciers

• En is op zoek naar:

- Oplossing voor elektronisch ontvangen facturen

- Partner voor aansluiten leveranciers

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware 4

Klant heeftBuying Power

Project doelstelling

• Doelstelling klant

- 100% E-Facturen ontvangen

- Internationale roll-out alle units in fasen

- 10.000+ leveranciers

- Geen outsourced scanning als tussenfase

• Uitgangspunt project

- 2 jaar na 1e communicatie geen papier meer

- Macht in de keten

- Flexibel zijn naar leverancier wat betreft aansluiten

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware 5

De keuze

• Selectie proces 2008

- 11 leveranciers – 6 internationaal- Prijs, Internationale dekking, Functionaliteit- Keuze zomer 2008 voor Basware

• Basware

- Locale roll-out teams in alle landen- Oplossing compliant alle locaties klant (EU+US)- Multi-channel oplossing- Ondersteuning locale E-Factuur formaten- Bewezen model aansluiten leveranciers- Interconnectie met andere platformen

• Oplossing

- Basware Business Transactions platform- Basware Supplier Portal- Basware Supplier Activation Services

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware 6

Invoice AutomationInvoice Automation

WorkflowMatching

Archivering

WorkflowMatching

Archivering

BaswareBusiness Transactions

BaswareBusiness Transactions

De oplossing: Basware Connectivity

Small Suppliers

Small Suppliers

SAPSAPINVOER VIA WEB

SuppliersSuppliers

BaswareSupplier Portal

BaswareSupplier Portal

SuppliersSuppliers

SuppliersSuppliers

Leveranciers(Factuurverzenders)

Basware BT (internet) Basware klant (Factuurontvanger)

FTP CONNECTIE

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware 7

• Strategie

- Standaard in nieuwe inkoopcontracten

- Huidige leveranciers via campagne

• Campagne

- Gefaseerde roll-out

- Fase 1: UK, Frankrijk, USA, Finland, Duitsland

- 73 legale entiteiten

- 12 maanden per campagne

- Leverancierskit

- Telemarketing

• Communicatie

- Geen papieren na 2 jaar

- Terugsturen

Campagne

\

Activeren en aansluiten leveranciers

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul jonker, Basware 8

Notificatie brief

Enforcementbrief

Email Campagne 1

Email Campagne 2

Status en resultaten

• Campagne resultaten

- 600 leveranciers per augustus 2008

- 1100+ leveranciers per mei 2009

- Facturen voor 73 legale entiteiten

- Adoptie per fabriek 20-60%

• Basware Telemarketing

- Frankrijk en Duitsland

• Supplier Portal cruciale succesfactor

- Direct starten

• Digitale handtekening en compliance OK

- Tussenfase

Factuurcongres 11 mei 2009 Jeanpaul Jonker, Basware

E-FacturenverzendenE-Facturenverzenden

E-FacturenontvangenE-Facturenontvangen

Interne factuurverwerking

Interne factuurverwerking

Voor meer informatie of vragen Jeanpaul.jonker@basware.com of www.basware.nl