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Bogotá, D.C. Marzo 16 de 2011

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

En mi calidad de Administradora del Conjunto Residencial Puerto Bahía, en uso de las facultades legales que me confiere la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001, me permito CONVOCARLOS A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS que se realizará el:

FECHA : Jueves 31 de Marzo de 2011 HORA : 8:00 p.m. LUGAR : Salones sociales ORDEN DEL DIA 1. Llamado a lista y verificación del Quórum 2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea 3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea. 4. Lectura y Aprobación del Orden del Día. 5. Validación de la Comisión verificadora del acta anterior. 6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta 7. Elección del Comité de Escrutinio. 8. Informes de gestión 8.1. Administración 8.2. Revisoría Fiscal 8.3. Consejo de Administración 9. Arreglo Fachadas 10. Aprobación Estados Financieros año 2010 11. Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2011 12. Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia 2011. 13. Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período 2011. 14. Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período

2011 - 2012 15. Proposiciones y varios. 16. Cierre. Si no se puede sesionar por falta de quórum reglamentario (51%) del total de coeficientes de las unidades, se convocará a una nueva reunión de segunda convocatoria que se realizará el tercer día hábil siguiente, para este caso el martes 5 de Abril de 2011 a las 8:00 p.m. en el mismo lugar, artículo 41 de la Ley 675/01, la cual sesionara válidamente con un número plural de copropietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representados (art. 22 del reglamento de propiedad horizontal). El registro de asistencia se realizará a partir de las 7:00 p.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente

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NOTAS PARA TENER ENCUENTA.

El registro de asistencia se realizará a partir de las 7:00 p.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente; Se dará un tiempo de espera hasta las 8:15 p.m.; momento en el cual se hará una verificación del quórum deliberatorio; en caso de no reunirlo, se procederá a levantar la sesión, cobrando la multa correspondiente a los ausentes (1 Cuota de Administración mensual plena) y se realizará la reunión el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (Art 41. Ley 675 de 2001).

Debido a la situación presentada en relación con las anomalías detectadas en la contabilidad, los anexos correspondientes a esta citación se estarán enviando el día 23 de Marzo de 2011 y serán publicados en la página web www.pbahia.com el día 20 de marzo de 2011.

Favor enviar por escrito las proposiciones y varios antes de la Asamblea a la Administración, a más el 26 de Marzo de 2011.

Recuerde señor Copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la Asamblea obligan a: Presentes, Ausentes y Disidentes.

La no asistencia a la Asamblea conlleva a una multa equivalente a una cuota de administración vigente al momento de la reunión (art. 55/07 reforma reglamento de propiedad horizontal).

Los propietarios podrán actuar en la Asamblea directamente ó por sus representados, mediante poder de delegación hecho por comunicación escrita (el cual se envía adjunto). Los miembros de la Administración no están autorizados para recibir ningún tipo de poder para representar a Terceros en la Asamblea.

Ningún propietario podrá tener más de dos poderes adicionales al propio. Se solicita a los arrendatarios informar, a los propietarios ó a las inmobiliarias, de

la Asamblea a realizarse. Los propietarios que estén interesados en formar parte del Consejo de

Administración, favor acercarse a la oficina de Administración a más tardar el día viernes 29 de marzo de 2011.

La presente convocatoria se hace en los términos que la Ley 675 de 2001 régimen al que está sometido el Conjunto. CONSTANCIA Se ha convocado con la anticipación estatutaria de 15 días fijando la Convocatoria en las Carteleras del Conjunto y Copia de la misma que se entregará a cada apartamento.

ANDREA PAOLA NIETO Administradora

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REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

1. No se permitirá la entrada a menores de edad.

2. Verificación del Quórum: Esta actividad será a cargo del Consejo de Administración, a

partir del momento de cierre de las mesas de control de asistencia no se aceptarán más inscripciones para votar en Asamblea.

3. Elección del Presidente de la Asamblea: Se hará por aclamación o por aprobación

oral de proposición presentada en tal sentido.

4. Duración estimada de la Asamblea: La Asamblea tendrá una duración estimada de (4) horas (o los asambleístas podrán proponer la duración).

5. Sanción: Establecido y aprobado el tiempo de duración quien no permanezca en el

recinto de reunión hasta su terminación será considerado como no asistente de la Asamblea, hecho que representará el cobro de una sanción equivalente a 1 cuota de Administración plena.

6. Intervenciones: Quien desee intervenir en cada una de las discusiones deberá pedir

la palabra levantando la mano e inscribirse en la mesa directiva, cada intervención tendrá una duración MAXIMA de (3) TRES MINUTOS, las intervenciones deben hacerse con respeto, en forma clara, breve y sobre el tema especifico que se esté tratando en ese momento, evitando discusiones de tipo personal; el Presidente de la Asamblea nombrara un auxiliar quien le colaborara con el control del tiempo e indicara al participante cuando le falte (1) UN MINUTO para terminar cada intervención, cuando se agote el tiempo este hará una señal al Presidente indicándole que el tiempo se ha terminado.

7. Facultades del Presidente de la Asamblea: Serán facultades del Presidente de la

Asamblea las siguientes:

a. Uso de la palabra: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder el uso de la palabra.

b. Interpelaciones: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder interpelaciones. Dicha interpelación tendrá una duración MAXIMA de (2) MINUTOS.

c. Expulsión: El Presidente podrá expulsar de la Asamblea, previo aviso de llamado de atención (por una sola vez), al asistente que no respete el uso de la palabra, use palabras descorteses, o muestre desacato al presente reglamento.

d. Moción de Orden, Aclaraciones, Declaratoria de suficiente ilustración y aviso de reiteración temática: Serán de exclusiva discrecionalidad del Presidente de la Asamblea.

e. Auxiliares de la Asamblea: Los nombrara el Presidente y pueden ser: El Presidente del Consejo, El Administrador, El Contador, o los escrutadores.

8. Identificación: Quien haga uso de la palabra, deberá expresar en voz alta, su nombre,

apellidos, hacer referencia al apartamento que está representando.

9. Voz y voto: de acuerdo a la sentencia C-522/02 el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico, para las demás decisiones se tendrá en cuenta el voto por mayoría simple de los asistentes de la asamblea.

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10. No podrán participar en los órganos de dirección:

a. Personas procesadas judicialmente. b. Personas con antecedentes negativos de convivencia. c. Personas no propietarias (Art. 56 del Reglamento de P.H.) d. Propietarios en mora con las cuotas del conjunto desde una (1) cuota de

Administración. 11. En cuanto a los Estados Financieros, el Presupuesto y Revisor fiscal se aprobaran

mediante voto en la urna cuando lo estime el presidente.

12. Escrutinios: Los escrutadores tendrán las siguientes funciones: a. De ser por conteo, o voto, los escrutadores serán quienes cumplan esta función. b. Se debe verificar que se encuentra vacía la urna antes de iniciar las votaciones y

vigilar que solo se deposite un solo voto de acuerdo a las instrucciones que de él Presidente de la Asamblea.

c. Terminada la votación deben abrir la urna, contar el número de votos, verificar que corresponda al número de votantes, los votos que sobren se deben anular al azar.

d. La lectura y conteo de votos se debe hacer en voz alta y se llevará la cuenta en un tablero en lugar visible.

13. Informes: Los informes de: Administrador, Consejo de Administración, Comité de

Convivencia, Revisor Fiscal y Contador serán enviados con ocho (8) días de anterioridad a cada uno de los propietarios junto con el presupuesto y estados financieros; con el fin que en la Asamblea solo se discutan o aclaren las inquietudes que se puedan presentar en relación con dichos informes, de igual manera estos informes serán aclarados en la oficina de la Administración.

Para lograr el buen desarrollo de nuestra reunión se pondrá en consideración el presente reglamento junto con el orden del día. Cordialmente,

ANDREA PAOLA NIETO R. Administradora

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INFORME DE GESTIÓN - ADMINISTRACIÒN

Octubre 1 de 2010 a Marzo 16 de 2011 En relación con el Informe de Gestión de Administración correspondiente a los meses de Octubre de 2010 a Marzo de 2011, relaciono continuación los hechos más destacados de la gestión realizada: Obra Arreglo de Piscina Se inicio la obra de cambio de la membrana de la piscina con la compañía Restrepo Herrán Ltda y como Interventora la Arquitecta Leonor Medina. De acuerdo con el estado lamentable de la piscina en general y el informe presentado por la Arquitecta Leonor Medina a la Administración y al Consejo de Administración, la arquitecta detecto que el piso de la playa se encontraba totalmente hueco y presentaba bastantes fallas a nivel de filtraciones y alistado; se comenzaron los trabajos de reparación de la piscina, entre los cuales se encontraban el cambio de todo el piso de la playa con su correspondiente alistado, cambio del piso de la rampa y la plazoleta, el sellamiento de la cubierta con su respectivo lavado, emboquillado de los pisos del baño, y la suspensión de las materas entre otras; se realizo un seguimiento constante y se programo la inauguración de la piscina para el día 7 de Diciembre de 2010, aprovechando la celebración del día de las velitas, para esta inauguración realizamos un mantenimiento general de la caldera, la compra de insumos y elementos para el aseo y tratamiento inicial del agua, de igual manera se instalo un calentador para el agua de las duchas. La apertura al público fue el 8 de Diciembre en el horario habitual. Se adquirieron muebles y accesorios para la piscina, con el fin que toda la comunidad de Puerto Bahía pueda disfrutar de un espacio cálido y confortable. Convocatoria Obra arreglo de fachadas Se realizo la convocatoria para el arreglo de las fachadas, la Arquitecta Leonor Medina interventora, realizo los pliegos correspondientes, se publicó el respetivo cronograma de actividades, llevándose a cabo en su totalidad a corte Noviembre 30 de 2010, cabe resaltar que es una convocatoria abierta la cual ha sido publicada en todas las carteleras del conjunto. De acuerdo con la convocatoria para el arreglo de las fachadas, se recibieron las siguientes propuestas: CONCREACABADOS $494.761.673 PLAZO 120 DIAS SIMCOC S.A.S $592.065.662 PLAZO 150 DIAS SIKONS $337.343.077 PLAZO 120 DIAS CREANDO ESPACIOS $337.437.069 PLAZO 120 DÍAS RESTREPO HERRÁN LTDA $780.263.975 PLAZO 120 DIAS

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EDUARDO BAQUERO $716.221.491 PLAZO 120 DIAS Se procedió a realizar la verificación y estudio de las propuestas por parte de la Administración y la Arquitecta Leonor Medina, interventora de la misma, resultado de este estudio se obtuvo lo siguiente: Como es claro el dinero presupuestado no alcanza para la ejecución de la obra. Las propuestas más económicas no van a ser tomadas en cuenta ya que al realizar un estudio detallado de la información financiera, referencias de contratación y análisis de precios unitarios, se observó que los rendimientos de los materiales y las referencias no generan ningún tipo de confianza y que no tienen bases sustentadas de la información suministrada. Se tomaron en cuenta las propuestas que están en los puntos intermedios y se realizó una reunión con cada uno de los proponentes con el fin de llegar al algún descuento sobre lo que presentaron, lamentablemente ninguno de los oferentes presento un descuento significativo. Cabe resaltar que este es un tema que debe ser tratado en la Asamblea por los altos costos de la obra, es muy importante realizar una obra responsable y de excelente calidad. Mantenimiento áreas comunes Parques Infantiles: Se pintaron los parques y se contrato el cambio de la grama sintética con la compañía Lu & San Ltda, para hacer esta adecuación debido al mal estado del piso, la compañía nos solicito la nivelación del piso para poder dar la garantía correspondiente, se realizó la nivelación respectiva con cemento y Pva para darle consistencia al piso y se procedió a la instalación de la grama. Carteleras Sótanos: Se adquirieron 13 bolsillos dobles en acrílico con el logo del Puerto Bahía, los cuales se colocaron al lado de cada llamado de los ascensores. Gimnasio: Se realizaron los mantenimientos generales a los equipos del gimnasio, se rebobinaron los motores de las tres (3) caminadoras. Tuberías colgantes y sifones: Se contrato el mantenimiento de lavado, sondeo y desinfección de tuberías, cajas de inspección, sifones pozos eyectores de todo el Conjunto y se finaliza a satisfacción el mantenimiento, junto con el respectivo informe técnico y registro fílmico y fotográfico del trabajo realizado, es importante tener en cuenta que de acuerdo con los hallazgos encontrados se debe presupuestar los arreglos y así evitar problemas en el sistema hidrosanitario del conjunto. Recepción: Se cambio el piso ya que se encontraba totalmente deteriorado y roto, se instalo un piso porcelanato para tráfico pesado, el cual tiene una garantía de 10 años y es especial para este tipo de espacios.

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De igual manera se pinto toda la recepción y se hizo un veneciano en algunas paredes para dar un contraste más elegante. Arreglos de ornamentación: Para el arreglo de la recepción, se hizo necesario habilitar la reja continua a la recepción para la entrada de los residentes. Decoración Halloween y Navidad: Se decoraron las entradas de las trece torres, la recepción y la administración, de igual manera desde el mes de noviembre se trabajo en la decoración navideña general de las entradas de las torres y la portería por parte del personal de mantenimiento, fue novedoso ya que en los años del conjunto nunca se había realizado esta actividad. Iluminación Navideña: Se colocaron el total 115 figuras distribuidas en la parte superior de cada una de las torres, los jardines, los alrededores, la torreta social y la entrada vehicular del conjunto, se contrato la reparación general, la instalación y el desmonte de todas las figuras. En general se realizaron todos los mantenimientos programados sin novedad alguna. Actividades Administrativas Actualización de datos residentes De acuerdo con la hoja de actualización de residentes entregada en la Asamblea y la actualización que debe realizarse para tener al día el libro de residentes, se realizo un barrido general y a la fecha se realizo la respectiva actualización de acuerdo con la información que reposa en la Administración. Maquina de Coca Cola, Cream helado y Snacks Con el ánimo de prestar un buen servicio y comodidad a todos los residentes, se adquirieron en comodato las siguientes maquinas:

MAQUINA FECHA DE INICIO INGRESO A DICIEMBRE

DE 2010

COCA COLA MAYO 15 DE 2010 $ 7.029.395

NOVAVENTA JUNIO DE 2010 $ 1.552.967

CREAM HELADO AGOSTO 15 DE 2010 $ 1.683.565

TOTAL INGRESO $ 10.265.927 De igual manera se negoció con Coca Cola el obsequio de 120 pacas de mega, de las cuales ya entregaron 60 pacas en el mes de noviembre y se encuentran pendiente 60 pacas que entregaran en el mes de abril e 2011. De igual manera Cream Helado obsequió la suma de $150.000 en producto, esta actividad se realizo con el fin de dar a todos los residentes comodidad y con el ánimo de generar ingresos adicionales para la Copropiedad.

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Actividades de Integración y bienestar Celebración Día de los niños y la Familia Puerto Bahía: Esta celebración se realizo el día 24 de Octubre, teníamos claro que queríamos realizar una actividad para los niños, pero que también involucrara a toda la familia, por esta razón fueron contratados inflables para todas las edades y la feria de pueblo, en la cual principalmente participaron los adultos. Contamos con la donación de Coca Cola equivalente a 5 carpas y 4 pacas de mega, la cual se dio a los niños con el refrigerio, así mismo Cream Helado nos obsequio 300 Globos que fueron entregados a los niños con las sorpresas. Se recibieron más de quince cotizaciones de las cuales se preseleccionaron tres (3) y se contrato con la empresa Saltarines JR, lideres en el mercado, quienes nos ofrecieron un mejor precio y cuentan con la respectiva póliza de responsabilidad civil. Celebración día de las velitas: Se realizo la tradicional celebración del día de las velitas, con el fin de hacer partícipe a toda la comunidad de Puerto Bahía, se realizó una procesión por todo el conjunto, encabezada por niños del conjunto, quienes ofrecieron a participar disfrazándose de los personajes de la navidad, se realizó una lunada, se le ofreció a todos los residentes canelazo, buñuelo y natilla y se contrato música y luces para toda la comunidad. Novena de Aguinaldos: Se realizo la programación de la novena de aguinaldos para todos los resientes del conjunto, se llevo a cabo en el salón social No. 1, la novena de la administración, el consejo y el comité de convivencia se celebro el 20 de diciembre, asistieron alrededor de 200 personas, se les ofreció un refrigerio y fueron rifados 30 regalos entre los niños asistentes. Celebración equipo de mantenimiento y seguridad: Se realizó un pequeño homenaje a todos los colaboradores, recibimos un aporte de Universal de Limpieza por valor de $145.000.00 con el cual le ofrecimos a cada uno de nuestros colaboradores tamal, pan y gaseosa, de igual manera y dando cumplimiento a lo aprobado por la Asamblea con los $2.500.000.00 se dio un bono en efectivo a cada unos de nuestros colaboradores. Quiero destacar el desempeño del personal de mantenimiento, quienes mostraron nuevamente su actitud de servicio al colaborar con todas las actividades, de igual reconocer el trabajo del equipo de seguridad ya que contamos con la suerte de no reportar ni un solo siniestro en la temporada de navidad y vacaciones. Cartera Recibí la Administración el 1° de Octubre con una cartera de $61.271.448.00, y a Diciembre 31 de 2010 cerro en $62.693.538.00, cabe resaltar que se incremento en $1.422.090, valor que se ve reflejado en la cartera de los apartamentos con mora mayor a 90 días los cuales se encuentran en procesos jurídicos, gracias a los acuerdos de pago realizados y la gestión de cobro de cartera, la mora flotante

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equivalente a la mora de 0 a 60 días no tuvo incrementos significativos. A Marzo 16 de 2011, la cartera se encuentra en $64.171.016.00.

Anomalía Contable Se detectaron anomalías en la contabilidad, en relación con dineros en efectivo recibidos por concepto de acuerdos de pago, cuotas de administración y maquina de Snacks, los cuales se encontraban registrados en el programa contable Daytona, pero el dinero no se encontraba abonado en el banco, se realizo una revisión detallada, la cual arrojo un resultado de un faltante por valor de $12.863.607, con base en el cual se realizo un proceso de conciliación que ha garantizado que el dinero vuelva a las arcas del conjunto. Esta problemática me llevo a tomar la decisión de separar a la contadora de su cargo; Esta situación será aclarada y soportada debidamente en la reunión de Asamblea. Cordialmente,

ANDREA PAOLA NIETO R. Administradora

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Oct-10Nov-10

Dic-10

0-30

31-60

61-90

MAS DE 90

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INFORME DE GESTIÓN – CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Abril 2010 – Marzo 2011 A continuación presentamos los hechos más relevantes de la gestión realizada en el período Abril 2010 – Marzo 2011; teniendo como objetivo buscar calidad de vida para los residentes del Conjunto, entendiendo esta como seguridad, tranquilidad y un ambiente de sana convivencia para todos: Administración: Durante el período se trabajo con Jorge Guillermo Sarmiento y posteriormente con Andrea Paola Nieto quienes fueron seleccionados teniendo en cuenta no sólo la experiencia y formación inherente al cargo sino considerando aspectos tales como conocimiento de la problemática, sentido de pertenencia y deseo de trabajar en equipo en pos del beneficio integral de los residentes e infraestructura del conjunto. En la parte administrativa se puede destacar el alto porcentaje de ejecución presupuestal, el manejo de los procesos administrativos y la buena relación humana con los residentes del conjunto. Procesos legales: En la pasada Asamblea se identificaron dos temas que requerían una gestión legal, siendo estos la obra desarrollada en la piscina la cual no cumplía con las expectativas y por otro lado la insatisfacción de numerosos propietarios con la Constructora Cusezar S.A. por el deterioro tanto al interior de los apartamentos como en distintas áreas y estructuras de zonas comunes. Estos procesos han sido bastante extensos debido a las consultas previas realizadas con profesionales expertos en cada uno de los temas; y posterior recopilación de pruebas y documentación que permitiera iniciar un proceso conciliatorio como lo ordena la ley. Para esto se hizo necesaria la contratación de profesionales expertos en el tema que apoyaron en la elaboración de un diagnóstico técnico debidamente soportado y establecimiento de unos ítems puntuales sobre los cuales se harían las respectivas reclamaciones. En la actualidad estos procesos se encuentran en una fase de reuniones de conciliación en las cuales se expondrán las reclamaciones del conjunto y será esta la oportunidad para llegar a una negociación ó continuar con el debido proceso establecido por la ley. Arreglo Piscina. En la Asamblea desarrollada en 2010 se aprobó una cuota extraordinaria cuya finalidad era el arreglo de la piscina, el cual fue ejecutado durante los meses de Octubre y Noviembre; con la asesoría y acompañamiento de la Arquitecta Leonor Medina; profesional con amplia experiencia y quien orientó la planeación, contratación y ejecución de esta obra tan necesaria para nuestro conjunto.

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Arreglo fachadas Para el proceso de arreglo de las fachadas; tema en el cual hemos contado también con total asesoría de la Arq. Leonor Medina; se diagnosticó que las cotizaciones con las que se contaban inicialmente no estaban acordes con lo que requiere el Conjunto puesto que cada proveedor de obra plasmaba lo que consideraba, sin que existiera una referencia sobre la cual fuera posible evaluar en igualdad de condiciones las distintas propuestas. Se llevo a cabo un “proceso de licitación” para garantizar la transparencia del proceso, suministrando a cada uno de los proveedores interesados unos términos de referencia claros y sobre los cuales deberían presentar sus respectivas propuestas. Estos términos incluían parámetros técnicos, legales, financieros, constitución de pólizas, garantías, entre otros. Sobre el particular se dará mayor ilustración en la Asamblea; aclarando y justificando la decisión tomada conjuntamente con la Administración de no contratar e iniciar una obra que no cumpla la totalidad de necesidades del Conjunto. Celebraciones Se llevaron a cabo las celebraciones del día de Halloween, (para la cual se gestionaron donaciones por parte de los principales proveedores del Conjunto), día de las velitas y novenas de aguinaldos en el mes de Diciembre; estos eventos permiten compartir y crear comunidad. Vale resaltar la numerosa participación de residentes en estos eventos.

Agradecemos la confianza depositada en nosotros para ejercer la dirección del Conjunto Residencial Puerto Bahía y esperamos contar con una participación de todos los propietarios en la próxima Asamblea. Cordialmente,

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CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H. NIT 900.035.283-9

INFORMES DE REVISORIA FISCAL

BOGOTA D.C. MARZO 18 DEL 2011 Señores propietarios y representantes a la: ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H.

MARCO LEGAL PARA EL DICTAMEN DE REVISORIA FISCAL Y LOS INFORMES DE GESTIÓN EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

LEY 43 DE DICIEMBRE 13 DE 1990 DECRETOS 2649 y 2650 de 1993. DECRETOS 2852 y 2894 de 1994. ARTICULO 28 LEY 222 DE 1995. DECRETO 2116 de 1996. SENTENCIA C-530 DEL 10 DE JUNIO DEL 2000. LEY 675 DE AGOSTO 3 del 2001.

DICTAMEN DE REVISORIA FISCAL

1. De acuerdo a la anterior normatividad, he auditado el Balance General del 01 de

Enero al 31 de Diciembre del 2010, y el Estado de Ingresos y Egresos a 31 de

Diciembre del 2010. Esta información Financiera, es responsabilidad de la

administración del CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H., con representación

legal de la señora PAOLA NIETO. Fueron procesados contablemente y firmados por la

señora GUISELLE ADRIANA ALVAREZ, GARAVITO, profesional de la Contaduría con

tarjeta profesional No. 88573 –T. Corresponde a mis funciones y responsabilidad

legal, con relación a los estados financieros, expresar una opinión con base en la

auditoría practicada.

2. El trabajo de auditoria se ejecutó, desde normas legalmente aceptadas en Colombia.

La metodología se diseñó con planeación y ejecución de técnicas de auditoria, desde

las cuales verifiqué que los estados financieros no presentaban errores. El proceso de

auditoria se ejecutó, sobre una base material selectiva, de la evidencia que soporta

las cifras y las revelaciones en los estados financieros. También se revisaron los

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principios de contabilidad usados y de las estimaciones contables significativas hechas

por la administración y de la presentación de los estados financieros en su conjunto,

verificando su cumplimiento. De esta forma certifico, excepto por lo expuesto en

el siguiente párrafo que mis auditorias proveen una base razonable para la opinión

que expreso,

Se registró una manipulación del programa contable DAYTONA y de ingreso de

dineros a las arcas del conjunto; dicha manipulación consistió en recibir dinero en

efectivo, práctica por demás prohibida y advertida por esta revisoría, sin que este

recaudo se llevara a las cuentas del conjunto. Sobre el dinero recaudado a los

residentes por diferentes conceptos, como cuotas de administración, acuerdos de

pago y otros, se expidió inicialmente recibos de caja manuales y provisionales,

firmados por la señora GUISELLE ADRIANA ALVAREZ GARAVITO, contadora del

conjunto, la señora LUZ ANDREA FORERO MARTINEZ asistente de administración y

la señora PAOLA NIETO ADMINISTRADORA DEL CONJUNTO, que posteriormente

fueron registrados en el sistema contable DAYTONA. El proceso para el registro de

recibos de caja, en el sistema contable, solamente tenia la responsabilidad y clave de

acceso asignada a la contadora señora GUSELLE ADRIANA ALVAREZ GARAVITO.

3. Con base en la auditoria realizada, excepto por los efectos, si los hubiere, por lo

mencionado en el anterior párrafo anteriormente detallados, es mi opinión:

Los estados financieros anteriormente mencionados y auditados por mí en

el CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H., que fueron fielmente

tomados de la información sistematizada y libros oficiales, presentan

razonablemente la situación financiera de Enero 01 al 31 de Diciembre del

2010, en orden a lo establecido en las normas de contabilidad, legalmente

aceptadas en Colombia, en procesos y registros uniformemente aplicados.

4. De igual forma y con base en los procesos y documentos auditados, conceptúo que

durante el año del 2010, excepto por lo mencionado en el párrafo que revela una

salvedad, la contabilidad del CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H., se

registró conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones

registradas corresponden al reglamento y a las decisiones de la Asamblea General, a

partir de lo establecido en los registros ; la correspondencia, los comprobantes de

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ingresos y egresos, y demás cuentas propias de la administración de un conjunto

residencial, se llevaron y conservaron debidamente; y se observaron medidas

adecuadas de control interno y de conservación y custodia de los bienes del Conjunto

y de terceros en su poder. Todos los oficios, de residentes, consejo, administración y

agentes externos con destino a esta Revisoría, fueron oportunamente respondidos. Se

ha procedido a implementar los procesos legales, sobre el régimen de propiedad

horizontal, así como también se han tenido en cuenta las orientaciones del Consejo

Técnico de la contaduría.

5. El informe administrativo de gestión, correspondiente al período terminado en 31 de

Diciembre del 2010 ha sido preparado por la administración del Conjunto para dar

cumplimiento a disposiciones legales y no forma parte integral de los Estados

Financieros auditados por mí. También he verificado que la información financiera que

contiene el citado informe de gestión concuerda con la de los Estados Financieros

correspondientes al período terminado el 31 de Diciembre del 2010. Mi trabajo como

Revisor Fiscal se limitó a verificar que dicho informe de gestión contenga las

directrices exigidas por la ley y a constatar su concordancia con los estados

financieros; en consecuencia, no incluyó la revisión de información distinta de la

contenida en los registros contables del Conjunto.

ORIGINAL FIRMADO

NELSON ORTIZ OVALLE REVISOR FISCAL TP. 23158-T

CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA

EL INFORME SOBRE EL COMPORTAMIENTO DE LAS DISTINTAS AREAS OPERATIVAS Y FINANCIERAS DEL CONJUNTO SE EXPONDRAN EN LA SESION DE

LA ASAMBLEA GENERAL

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NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

NOTA 1. IDENTIFICACION DEL ENTE ECONOMICO El Conjunto Residencial Puerto Bahía P. H., entidad sin ánimo de lucro, se rige de acuerdo con la Ley 675 de agosto de 2001, siendo su objeto el de administrar los recursos del Conjunto. NOTA 2. RESUMEN DE POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES Políticas de Contabilidad Para sus registros contables y para la preparación de sus Estados Financieros el Conjunto Residencial Puerto Bahía P. H., se rige de acuerdo con las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia. La contabilidad se registró utilizando el sistema de causación. NOTA 3. DISPONIBLE Representa los dineros que se poseían a 31 de diciembre de 2010, existe una caja Menor que sirve para solventar los gastos pequeños que se presenten, una Caja General que corresponde al dinero recibido por concepto de ventas de los productos de la maquina de snacks, la nevera de helados de Cream helado y los Productos de Coca Cola, además la cuenta corriente y la cuenta de ahorros del banco colmena.

CONCEPTO 2010 2009

Caja Menor $ 500.000 $ 500.000 Caja General $ 5.921.290 $ 0 Davivienda Ahorros cta 001900145283 $ 0 $ 45.309.266 Colmena Ahorros cta 24516289955 $ 24.132.717 $ 9.649.998 Colmena Cta Cta 21500274067 $ 3.305.665 $ 6.483.432

TOTAL $ 33.859.672 $ 61.942.696 NOTA 4. INVERSIONES Este rubro está representado por las inversiones que ha realizado el Conjunto en CDTS y un encargo fiduciario y ascienden a la suma de $ 241.708.308

CDT No. ENTIDAD VENCIMIENTO VALOR

0156608 CONFINANCIERA 28/03/2011 45.106.518

13873 COLMENA BCSC ABIERTO CDT DIA 5.392.285

13791 COLMENA BCSC ABIERTO CDT DIA 78.417.698

13792 COLMENA BCSC ABIERTO CDT DIA 78.417.697

FUDUCIA ENTIDAD VENCIMIENTO VALOR

107173 FIDUAGRARIA ABIERTO $ 34.374.110

TOTAL INVERSIONES $ 241.708.308

NIT. 900.055.283-9

La distribución de los mismos es: Cuota Extraordinaria 2007 y 2008: $ 14.572.923 Cuota Extraordinaria 2010 $ 215.107.462 Fondo de Imprevistos $ 12.027.923 NOTA 5. DEUDORES En este concepto se agrupan todas las deudas contraídas por los Copropietarios por los diferentes conceptos con la Unidad Residencial y que se encuentran pendientes de pago al cierre del ejercicio, a saber:

CONCEPTO 2010 2009 Cuotas de Administración $ 48.648.799 $ 32.169.656 Cuotas Extraordinarias 2007 $ 829.457 $ 829.457 Cuotas Extraordinarias 2008 $ 801.128 $ 984.179 Cuotas Extraordinarias 2010 $ 8.522.538 $ 0 Sanciones $ 2.567.616 $ 1.849.000 Aprovechamiento de área común $ 1.324.000 $ 694.000 Deudores Varios $ 7.662.463 $ 240.840 Reclamaciones $ 378.721 $ 280.650 Retenciones sobre contratos $ 0 $ 450.000

TOTAL $ 70.734.722 $ 37.497.782 El valor registrado como deudores en el modulo de cartera incluye además de los valores aquí detallados, el rubro de intereses de mora que se encuentran en las cuentas de orden. La cuenta de deudores varios esta representada por dos valores

1. Otros por valor de $ 177.071 que corresponden a dineros por cobrar a cargo de los apartamentos 7-301 8-904 7-1003 6 – 104 5 -1004 por gastos jurídicos

2. Una vez conciliada las cuentas del conjunto y comprobada la razonabilidad de las mismas se determina que existe un faltante al 31 de diciembre de $ 7.485.392 cuya responsabilidad quedo a cargo de la señora ADRIANA ALVAREZ

La cuenta de reclamaciones tiene un saldo de $ 378.721 que corresponde a gastos cobro jurídico de los inmuebles 7-301 La cuenta de retención sobre contratos se reclasifico al gasto debido a que el saldo lo adeudaba un propietario que a la fecha vendió el apartamento NOTA 6. INVENTARIOS MCIAS NO FABRICADAS

CONCEPTO 2010 2009 Productos Coca Cola $ 55.580 $ 0 Productos Cream Helado $ 312.152 $ 0 Productos Maquina Snack $ 522.966 $ 0 TOTAL $ 890.698 $ 0

NIT. 900.055.283-9

NOTA 7. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Representa los bienes adquiridos por el Conjunto Residencial para el desarrollo de sus labores, tanto administrativas como operativas; además el método de Depreciación es por Línea Recta,

CONCEPTO 2010 2009 Maquinaria y Equipo $ 3.628.636 $ 3.628.636 Muebles y enceres $ 58.645.290 $ 46.411.393 Equipo de computación y comunicación $ 19.036.530 $ 16.836.730 Depreciación Maquinaria y Equipo ($ 5.078.409) ($ 3.712.053) Depreciación Muebles y enseres ($ 24.992.436) ($ 15.909.144) Depreciación Equipo de Computación ( $ 13.330.203) ($ 9.823.683)

TOTAL $ 37.909.408 $ 37.431.879 NOTA 8 ACTIVOS DIFERIDOS Esta cuenta refleja el saldo del valor cancelado como prima de seguros, por zonas comunes y los equipos muebles y Enseres. En Diciembre se modifico la vigencia para que el seguro comience el 1ro de enero y finaliza el 31 de diciembre. El valor amortizado de seguro durante el año 2010 ascendió a la suma $ 59.798.951

CONCEPTO 2010 2009 Seguros de zonas comunes $ 44.888.998 $ 44.473.494

TOTAL $ 44.888.998 $ 44.473.494 NOTA 9. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR En este rubro se encuentran contabilizados los dineros que debe el Conjunto Residencial por los diferentes conceptos. El valor de los servicios de gastos por pagar corresponde a las facturas de diciembre de 2010 que quedan causadas pero que su pago se realiza en enero de 2011.

CONCEPTO 2010 2009 Honorarios $ 473.400 $ 1.211.400 Proveedores $ 54.409.488 $ 2.883.890 Servicios Públicos $ 0 $ 2.603.430 Retenciones de nomina $ 1.007.358 $ 0 Cuotas Extraordinarias 2007 $ 1.523.675 $ 15.070.439 Cuotas Extraordinarias 2008 $ 13.049.248 $ 26.895.518 Cuotas Extraordinarias 2010 $ 223.630.000 $ 0 Retención en la Fuente $ 1.472.892 $ 1.331.297 Cheques girados no cobrados $ 0 $ 47.319.626

TOTAL $ 295.566.061 $ 97.315.600

NIT. 900.055.283-9

La cuenta de proveedores esta discriminada así:

CONCEPTO BENEFICIARIO VALOR

Mtto calderas piscina Alvaro Ruiz $ 485.980

Servicio Mtto Piscina Luis Hernando Ricaurte $ 242.519

Arreglos Ornamentales Eduardo Suarez $ 70.030

Análisis Agua Constanza Castillo $ 347.600

Obra Piscina Leonor Medina $ 4.166.244

Caja Menor Paola Nieto $ 490.045

Fumigación Lady Martínez $ 1.004.300

Mtto Pararrayos Alejandro Rodriguez $ 399.500

Ingeniero Sistemas Juan Manuel Caro $ 30.821

Mtto Plomería Nelson Melo $ 2.200.000

Fotocopias Cano Shopping $ 67.640

Iluminación Navideña Alfredo Marentes $ 107.200

Insumos Aseo Uniproductos $ 22.528

Citofonia Hersa Ltda $ 266.800

Ascensores Gram ltda $ 2.711.159

Vigilancia Seguridad Atlas $ 36.470.602

Insumos Piscina Star Quimicos $ 563.002

Estudios Tecnicos Hi Tec Ingenieria $ 3.246.875

Obra Piscina Restrepo Herrán $ 1.516.643

$ 54.409.488,00 NOTA 10. OBLIGACIONES LABORALES

Corresponde al saldo de las prestaciones sociales de las personas que laboran en la administración y que poseen contrato por nomina:

CONCEPTO 2010 2009 Cesantías $ 215.284 $ 0 Intereses a las Cesantías $ 25.845 $ 0 Vacaciones $ 100.619 $ 0

TOTAL $ 341.748 $ 0 NOTA 11. INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Corresponde a los pagos realizados en forma anticipada por algunos copropietarios, los saldos se aplicaran en el mes de enero y se detallan así:

CONCEPTO 2010 2009 Anticipos cuotas ordinarias $ 703.256 $ 2.270.412

TOTAL $ 703.256 $ 2.270.412

NIT. 900.055.283-9

NOTA 12. OTROS PASIVOS El fondo de Imprevistos corresponde al 1% del valor del presupuesto. Al 31 de diciembre del 2009 su saldo era $ 32.649.590 mas la apropiación del año 2010 que fue de $ 10.124.357 para un total de $ 42.773.947. En la Asamblea celebrada el 23 de Mayo de 2010 los asambleístas autorizaron apropiar la sema de $ 20.000.000 para disminuir el cobro de la cuota extraordinaria de este año, quedando finalmente un saldo de $ 22.773.947. Se encuentra constituido un encargo fiduciario por valor de $ 12.027.923 y su saldo se encuentra en la cuenta recaudadora.

CONCEPTO 2010 2009 Fondo de Imprevistos $ 22.773.947 $ 32.649.590

TOTAL $ 22.773.947 $ 32.649.590 NOTA 13. PATRIMONIO FONDO SOCIAL Este rubro está representado por los resultados obtenidos por el Conjunto Residencial durante el año. Los resultados de ejercicios anteriores se ven disminuidos debido a que por aprobación de la Asamblea de Mayo de 2010 se autorizo apropiar $ 38.000.000

CONCEPTO 2010 2009 Resultados de Ejercicios anteriores $ 86.694.982 $ 126.093.159 Resultados de Ejercicios $ 23.911.812 ($ 1.398.177)

TOTAL $ 110.606.794 $ 124.694.982 NOTA 14. INGRESOS Refleja los ingresos causados durante el período contable (Enero 01 – Diciembre 31), los cuales se encuentran debidamente detallados en el Estado de Ingresos y Egresos. NOTA 15. EGRESOS En este rubro se registran todos los gastos en que incurrió el Conjunto Residencial durante el año para su normal funcionamiento, los cuales están discriminados en el Estado de Ingresos y Egresos. A continuación detallamos la cuenta de Imprevistos que ascienden a la suma de $ 3.421.760

CONCEPTO 2010 2009 Alquiler Motobomba $ 52.000 $ 0 Pago Daños a residentes $ 1.745.760 $ 0

Baterías Planta Eléctrica $ 1.624.000 $ 0

TOTAL $ 3.421.760 $ 0

NIT. 900.055.283-9

NOTA 16. CUENTAS DE ORDEN Estas cuentas son de registro y control, por consiguiente se presentan por fuera del Balance General y su saldo corresponde a

CONCEPTO 2010 2009 Equipo de seguridad Electrónica $ 216.191.059 $ 216.191.059 Equipos de Gimnasio $ 31.600.795 $ 31.600.795

Puertas recepción, tapetes $ 28.286.537 $ 28.286.537

Sanciones de Asamblea $ 171.051 $ 2.806.966

Intereses de Mora sobre Cuotas de Administración $ 9.446.497 $ 4.175.629

Bienes y valores recibidos – Valores Inmobiliarios $ 2.800.000 $ 2.800.000 TOTAL $ 288.437.588 $ 283.225.071