DISEÑO Y DESARROLLO DE UN SISTEMA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

INVESTIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL SINU SECCIONAL CARTAGENA

Cristian David Escorcia Espitia, Antonio quintana Barbosa, Manuel esteban Pinto Álvarez

RESUMENLa gran cantidad de proyectos de investigación desarrollados en la Universidad del Sinú, ha demandado en la actualidad una forma óptima de gestionarlos que permita a la institución realizar una planificación, coordinación, organización y control de los proyectos de investigación y de esta manera, poder contar con una base de conocimientos que sea el punto de partida de nuevas y mejorados productos tecnológicos, empresariales y científicos.

Por tal razón, la innovación tecnológica planteada en el presente documento es una solución informática que permite gestionar el proceso de, aprobación, seguimiento y evaluación de los proyectos de investigación generados al interior de la institución, cuyo desarrollo se realizó bajo la filosofía de software libre.

INTRODUCCIONLa dirección de investigación es una dependencia de la Universidad del Sinú con una planeación estratégica que se encarga de revisar y dar las directrices para procesos de investigación formativa y estricta que se desarrollan en cada uno de los programas académicos. Su estructura organizacional está conformada por un director de investigación, la secretaría de la dependencia y un

grupo de Coordinadores de Investigación. En esta dependencia se evidencia aún el mantenimiento de la información de sus procesos de forma manual, con soportes físicos en papel, lo que genera una gran cantidad de documentación impresa, y que puede producir errores y omisiones o retardo en el flujo de la información entre el personal. Por otra parte, existe información en archivos de Excel que no están normalizados que impiden la generación de generar los reportes estadísticos que permitan obtener los indicadores que favorecen la medición de los procesos misionales y en la toma de decisiones por parte del personal directivo. La ejecución del proceso de investigación de forma manual también impiden el monitoreo y evaluación de las actividades que se realizan en cada uno de los programas académicos, convirtiéndose en islas o unidades independientes de información. La información sobre el comportamiento de las actividades de investigación en cada programa académico no se tiene disponible en el momento en que se requiere ya que su procesamiento requiere de gran cantidad de tiempo. En la Dirección de Investigación es necesario diseñar una estrategia que involucre el uso de la Tecnología Informática y de Comunicaciones

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TIC’S, donde el Director de Investigación tenga la absoluta seguridad de que la solución propuesta se acoplan en un ciento por ciento a las necesidades, requerimientos, objetivos estratégicos planteados y al cumplimiento de los compromisos adquiridos en su Plan de Desarrollo y Planes de Mejoramiento de cada uno de los programas.Esta estrategia consistirá en el análisis, diseño y desarrollo de un Sistema de Gestión que permitirá capturar la información normalizada relacionada a los productos de investigación como trabajos de grado, y proyectos de investigación de docentes y semilleros en cada uno de los programas académicos, de tal forma que se pueda hacer el seguimiento a los indicadores de cada proyecto.Esta solución también garantizará la participación de todos los actores involucrados en los procesos misionales de investigación como Director de Investigación, Coordinadores de Investigación, Docentes y Estudiantes, garantizando su participación activa en el procesamiento y consulta de información en línea de las actividades bajo su responsabilidad, lo que posibilita tener la información consolidada y disponible en línea en el momento en que se requiera 1. DESCRIPCION DEL PROBLEMALa formulación y seguimiento de los proyectos de Investigación que abarcan los proyectos de semilleros, proyecto de docentes investigadores y proyecto de grado que se realizan en cada programa académico que

son presentados a la Dirección de Investigación en formatos de archivos creados por herramientas de oficina.Luego sigue una tarea tediosa que es la consolidación de esta información que cada programa mantiene en un formato particular, se gasta un tiempo considerable en la realización de cuadros comparativos, resúmenes generales y diseño de gráficos para poder presentar la información en un formato deseado para la toma de decisiones. Por otra parte la información generada es almacenada en el disco duro de los equipos de los directivos y asistente de esta dependencia, al cual solo tienen acceso solo ellos.La única forma de divulgar la información consolidada a la comunidad académica es a través de informes, que solo se entregan de carácter personalizado cuando es solicitado por los actores interesados, por otra parte no se generan ni se divulgan los indicadores que permitan medir el impacto de estos el cual es una de las funciones principales de la institución universitaria.

2. ESTADO DEL ARTEDurante el proceso de búsqueda de proyectos relacionados con la problemática planteada se encontraron los siguientes trabajos:

Software para la gestión de proyectos de investigación formativaLa gran cantidad de proyectos de aula y de grado desarrollados en la Fundación Universitaria Tecnológico COMFENALCO desde el año 2001(fecha en la que se inició el desarrollo de la estrategia de

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proyectos de aula) hasta la fecha, ha demandado en la actualidad una forma óptima de gestionarlos que permita a la institución realizar una planificación, coordinación, organización y control de los proyectos y productos presentados por los estudiantes en cada semestre, y de esta manera, poder contar con una base de conocimientos que sea el punto de partida de nuevas y mejorados productos tecnológicos, empresariales y científicos.

Por tal razón, la innovación tecnológica planteada en el presente documento es una solución informática que permite gestionar el proceso de inscripción, aprobación, seguimiento y evaluación de los proyectos de aula y de grado generados al interior de la institución, cuyo desarrollo se realizó bajo la filosofía de software libre y soportada en una arquitectura cliente - servidor.

Desarrollo e implantación del sistema de seguimiento de proyectos de investigación y vinculación para la escuela politécnica nacional

El presente proyecto de titulación tiene como objetivo el Desarrollo e Implantación del sistema que permita el registro y seguimiento de los proyectos de que se realizan en la Escuela Politécnica Nacional, al cual se lo denominó Sistema de Registro y Seguimiento de Proyectos de la EPN.

La Escuela Politécnica Nacional tiene una gran fortaleza frente a otras universidades en el campo de la Investigación, con grupos importantes

de investigación en los departamentos, el Vicerrectorado de Investigación yProyección Social es el responsable de gestionar todo lo referente a investigación y vinculación con la colectividad. Para esto tiene a su cargo a la Comisión de Investigación y Extensión (COMIEX) ente responsable de coordinar dichos temas. Actualmente Se están realizando esfuerzos por articular políticas, procesos y procedimientos en ambos campos. Es allí donde surge la necesidad de crear un sistema que automatice estos procesos y procedimientos.

Sistema de Publicación Electrónica de Trabajos Especiales de Grado - TEGProyecto desarrollado en la Universidad de los Andes de Venezuela. Este sistema TEG permite la automatización de los procedimientos de publicación electrónica de trabajos especiales de Grado (TEG), incorporando de manera cooperativa los actores principales del proceso de publicación de un trabajo especial de grado, tales como los autores, las escuelas o departamentos y las bibliotecas.El Sistema TEG fue construido en módulos que poseen funciones específicas para cada etapa del proceso de publicación electrónica de un trabajo especial de grado (TEG). La versión actual está compuesta por los siguientes módulos:• Busca • Autor • Escuela/Departamento • Biblioteca • Administración

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• Contacto El sistema exige que estos módulos sean ejecutados en la secuencia aquí presentada, para permitir a cada operador del sistema involucrado en el proceso de publicación desempeñar su papel y para que el proceso sea concluido y viabilice la disponibilidad del TEG para el acceso público. Con excepción de los módulos Autor, y Busca, los módulos Administración, Escuela/Departamento, Biblioteca y Contacto deben tener operadores habilitados por la institución para ejecutarlo.

Sistema de registro, control y seguimiento de tesis en arquitectura cliente-servidor bajo tecnología de Internet. (2000)[5]

Este proyecto fue desarrollado por Adriana Isela Quintana Castilla de la Universidad Simón Bolívar de México, el objetivo principal fue el Diseño e implementación de un sistema de información que automatiza los procesos de captura, consulta, registro y seguimiento de los trabajos de tesis de la Universidad Simón Bolívar, a través de la aplicación de una estrategia que implemente un modelo de desarrollo de tres capas; diagnosticando la estrategia actual, analizando la plataforma tecnológica de la USB y diseñando una interface rápida y flexible a las necesidades del usuario.Diseño de una Herramienta de Integración basada en Sistema de Información Gerencial y de Indicadores de Gestión para la Evaluación y Control de Proyectos en CANTV

Presentado en la Universidad de los Andes. Esta se expone en forma de resumen a continuación:Los sistemas de información gerencial constituyen una herramienta de gestión y control fundamental dentro de cualquier organización. Este tipo de sistemas es propuesto dentro de la gerencia de gestión de programas y proyectos de la compañía anónima nacional teléfono de Venezuela (CANTV). Aborda este tema mediante el análisis y revisión de procesos, actividades y la metodología de trabajo de la gerencia y que apunta a la mejora de estos a través de futura incorporación de un sistema de información gerencial. Se muestra un estudio descriptivo de sus procesos y las posibles soluciones de tecnología de información mostrando a la gerencia los puntos más importantes a fin de mejorar los métodos de trabajo.Para hablar de software también se tiene que hablar del proceso y calidad de los mismos, por eso en el trabajo realizado Maggioorani (2007) en su trabajo de grado titulado “Diseño de los Procesos de Desarrollo de software en la Dependencia de Sistema de información Administrativos en la Universidad de los Andes Utilizando el Modelo de Capacidad y Madurez para mejorar su Producción” presentado en el instituto Universitario Santiago Mariño expresa lo siguiente:La falta de procesos bien definidos y estructurados en la producción de software dentro de una organización generadora de este tipo de servicios acarrea que la calidad sea baja y que el margen de errores en la producción

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sea muy alta, por ello se hizo necesario mejorar los procesos que involucran la fabricación de software a través de la aplicación de una herramienta estándar, como lo es la metodología del método de madurez, para con ello mejorar los procesos de producción y elevar no solo la calidad del software que se produce sino también la competitividad de la organización, la metodología aplicada fue de modalidad proyecto factible apoyada en una investigación de campo y documental para la recolección de datos y la ubicación del problema así como su solución, obteniendo nuevos procesos para la producción de software. Se concluyó con los resultados obtenidos de los métodos de recolección de datos los cuales dieron como resultado la desorganización, de igual forma dio la ubicación según la metodología empleada, la cual es el nivel más bajo o de poca madurez. Con la propuesta se encontró una mejor forma de trabajar y así como la corrección de errores y el rendimiento en la producción, por lo cual se recomendó se aplicación de los nuevos procesos en la creación de software.Un estudio importante y que sirve como antecedente a esta investigación es el trabajo de campo donde se analizan las necesidades de la producción global de software lo representa la investigación realizada por Araya (2005), en su trabajo titulado "Necesidades de las Productoras de Software" donde expone e elementos como por ejemplo:

• Mejor performance • Más eficiencia

• Evitar pérdidas de mercado • Productos que faciliten la integración de diferentes tecnologías.

Si se visualizan éstos puntos de una manera más general podría afirmarse que la industria tiene una fuerte necesidad de optimización de todas las facetas del desarrollo de productos, reforzando ésta afirmación es hoy mundialmente aceptado que la calidad del proceso utilizado para desarrollar un determinado producto impacta fuertemente en la calidad final de éste. Por lo tanto, el mejoramiento de los procesos de desarrollo deja de ser una posible opción para convertirse en una estrategia de supervivencia.Muchos modelos de mejoras han sido desarrollados para facilitar programas de mejoramiento del proceso de desarrollo de software, en general cada uno de estos modelos posee estrategias y guías que facilitan la optimización del proceso produciendo resultados de retorno.

El autor concluye en el estudio que de estas acciones no radica solamente en el mejoramiento de la calidad de los productos que realizan éstas empresas sino que actúe como incentivo a otras empresas para implementar normas o modelos de calidad en la producción de software. Este estudio se puede aplicar a la DSIA ya que al mejorar los procesos de producción de software y cubrir las necesidades para el alcance de la calidad logra a motivación de otras dependencias que también prestan servicio como parte de su misión.

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3. OBJETIVOS DEL PROYECTO3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar y desarrollar un Sistema para optimizar los procesos de formulación y seguimiento de proyectos para el departamento de investigaciones de la Universidad del Sinú Seccional Cartagena..

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Realizar el levantamiento y

análisis de los requerimientos y la ingeniería de requisitos para el proceso de investigación.

Diseñar un módulo para el ingreso de Anteproyectos

Diseñar un módulo para la evaluación y aprobación de los anteproyectos.

Diseñar un módulo para el seguimiento de actividades de proyecto en curso.

Generar reportes sobre la información capturada de la formulación y seguimiento de los Proyectos de Investigación.

4. METODOLOGIAEste proyecto se basa en el diagrama de procesos de la figura 1, el cual fue elaborado con base a la entrevista realizada al coordinador de investigaciones de ingeniería. En este diagrama se determina lo siguiente:

El docente solo debe ver lo referente a la faculta de ingeniería que pertenece

El coordinador solo debe ver lo referente a su facultad

El director si puede ver toda la información de todas las facultades

El coordinador de proyecto si puede ver toda la información de todas las facultades

Figura 1 Diagrama de Funcionamiento

En cuanto a la metodología de desarrollo de software adoptada se decidió por La arquitectura de MVC (Modelo Vista Controlador) es un patrón que define la organización independiente del Modelo (Objetos de Negocio), la Vista (interfaz con el usuario u otro sistema) y el Controlador (controlador del workflow de la aplicación).De esta forma, dividimos el sistema en tres capas donde, como explicaremos más adelante, tenemos la encapsulación de los datos, la interfaz o vista por otro y por último la lógica interna o controlador.

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Figura 2 Diagrama MVC

5. RESULTADOS

Durante la etapa de especificación de requerimientos se desarrollaron entrevistas con directores de programas, coordinadores de investigación y docentes de investigación, observación directa de los procesos llevados a cabo en la actualidad y revisión de documentos y registros existentes sobre el desarrollo de las actividades de seguimientos de los proyectos de investigación, con el fin de identificar los requisitos y necesidades del personal involucrado en la problemática.

Como producto de esta primera fase se obtuvieron un conjunto de diagramas de casos de uso que expresan los requerimientos funcionales del software.A partir de la identificación de los requerimientos se determinaron los módulos que conformarían el software, con el fin de facilitar el desarrollo incremental del mismo. Está compuesto por 3 módulos a

saber: Anteproyectos, Seguimiento y reportes.

El módulo de anteproyectos permite al docente investigador de cada programa registrar en línea su anteproyecto, consultar el estado de anteproyecto (aprobada, aplazada, rechazada).

Grafica 1 Interface Inicio de Sesión

Grafica 2 Modulo Registro de Anteproyectos

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El módulo de Seguimiento permite registrar los avances de las actividades relacionadas en cada uno de los objetivos específicos registrados en el anteproyecto.

El módulo de reporte permite revisar el comportamiento de los proyectos a los proyectos aprobados, programas y líneas de investigación

CONCLUSIONESGracias al desarrollo de este sistema se contribuirá a manejar con mayor eficiencia el proceso de registro y seguimiento de proyectos dentro de la Universidad del Sinú, brindando alta disponibilidad de la información que se relaciona con dicho proceso.

También se espera tener muy pronto resultados cuantificables de la forma que optimiza la labor de los docentes y directivos con relación a la gestión de los proyectos de investigación, del valor agregado que aporta a la institución en su proceso de gestión del conocimiento.

Se hizo una prueba previa con datos ficticios para analizar los comportamientos de los módulos, se realizara una prueba piloto con datos reales para el primer periodo del 2015, donde se espera optimizar el proceso del departamento de investigaciones.

BIBLIOGRAFIA

[1] Rodriguez A., Araujo A., Urrutia j., La gestión del conocimiento científico-técnico en la universidad: un caso y un proyecto Universidad del País Vasco (UPV/EHU), Cuadernos de Gestión Vol. 1. N.º 1, Febrero de 2001. Consultado en

http://www.ehu.es/cuadernosdegestion/documentos/111.pdf

[2] Cerda, G. Hugo. Cómo Elaborar proyectos. Cooperativa Editorial Magisterio, Bogotá, 2001.

[3] Fundación Instituto Tecnológico Comfenalco, Proyecto Educativo del Programa de Tecnología en Sistemas de Información, p. 49

[4] Sistema de Publicación Electrónica de Trabajos Especiales de Grado – TEG. Consultado en http://tesispre.serbi.ula.ve/index.php el día 27 de marzo de 2006

[5] Sistema de registro, control y seguimiento de tesis en arquitectura cliente-servidor bajo tecnología de Internet. Consultado en http://www.usb.edu.mx/Instalaciones/biblioteca/SITIO/TSCI.pdf el día 27 de Marzo de 2005

[6] Weitzenfeld, A., Ingeniería De Software Orientada a Objetos Teoría y Práctica con Uml Y Java, Prentice Hall, 2002, p. 16.

[7] Ministerio de Administraciones Públicas. Secretaría de Estado para la AdministraciónPública. Consejo Superior de Informática. «MÉTRICA versión 3». Ed. MAP, 1ª edición,2001. p 7

[8] Bruegge, R., Dutoit, A., Ingeniería de Software Orientada a Objetos, Prentice Hall, 2002, p. 39

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