presentación cómo organizar un archivo documental ucacue

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

ING. HUMBERTO SALAMEA CARPIO

2016

UNA GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS

META DE LA PROPUESTA

• ARCHIVO

• TRAZABILIDADtrazabilidad (RAE).

producto en cada una de sus etapas.• DOCUMENTO

• EMPÍRICO

VOCABULARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTÓRICO

CULTURA DE EVIDENCIA

EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

DE LAS UNIVERSIDADES

Y ESCUELAS POLITÉCNICAS

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE APRENDIZAJE,

CARRERAS Y PROGRAMAS

INFORMACIÓN PARA LA

EVALUACIÓN

CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ALGUNOS INDICADORES PROPUESTOS PARA LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL EN LO REFERENTE A DOCUMENTOS

1RA EDAD

ARCHIVO OFICINA

• DOCUMENTOS EN TRÁMITE

• DOCUMENTOS RECIBIDOS AL AÑO

• DOC. FINALIZADOS AÑOS, CONSULTAS Y VALOR ADMINISTRATIVO

2DA EDAD

ARCHIVO INTERMEDIO

• DOCUMENTOS SIN VIGENCIA ADMINISTRATIVA

• CONSULTA FRECUENTE (ADMINISTRATIVOS-CIUDADANÍA)

• DOCUMENTOS CON VIGENCIA FISCAL O LEGAL

3RA EDAD

HISTÓRICOS

• DOCUMENTOS CON VALOR CULTURAL O INVESTIGACIÓN CON MÁS DE 30 AÑOS

Archivo

Central

Archivo

HistóricoArchivo de

Gestión

Transferencias

primarias

Transferencias

secundarias

CICLO VITAL DEL

DOCUMENTO

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

VALORACIÓNPRIMARIA

VALORACIÓNSECUNDARIA

VALORES

PRIMARIOS

ADMINISTRATIVOS

LEGALES

FISCALES

ACADÉMICOS

VALORES

SECUNDARIOS

CULTURALES

CIENTÍFICOS

HISTÓRICOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

RESPONSABILIDADES

REQUISITOS

RECURSOS

INSTRUMENTOS

MEJORA

PROCESO RECOMENDADO PARA SU APLICACIÓN

SECRETARÍA GENERAL

RECTORADO

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

VICERRECTORADO ACADÉMICO

DEPENDENCIASADMINISTRATIVAS

DEPENDENCIAS ACADÉMICAS

UNIDADES ACADÉMICAS

FLUJO DE INFORMACIÓN

OTRAS DEPENDENCIAS

ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL

VICERRECTORADO ACADÉMICO

SECRETARIA

VINCULACIÓN

INVESTIGACIÓN

BIENESTAR ESTUDIANTIL

COORDINACIÓNSEGUIMIENTO A

GRADUADOS

AUTORIDADES DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS

La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

D o c u m e n t o s d e f a x o i m p r e s i o n e s d e c o r r e o e l e c t r ó n i c o s i nv a l o r l e g a l , s o n i n s t r u m e n t o s d e c o m u n i c a c i ó n e m p l e a d o s p a r ao p t i m i z a r t i e m p o s y a g i l i z a r t r á m i t e s ; q u e n o e x c l u y e n e lt r á m i t e d e r e c e p c i ó n o e n v í o d e l d o c u m e n t o o r i g i n a l y s ó l os e r á n m a t e r i a d e a r c h i v o t e m p o r a l h a s t a q u e s e r e c i b a n l o so r i g i n a l e s .

Desde la aparición de la norma ISO 15489, otras normas publicadas por ISO han venido a completar el abanico de normas sobre gestión de documentos:

- ISO 15489-1:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades - ISO/TR 15489-2:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2:

Guía de aplicación - ISO 23081-1:2006 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos –

Metadatos para documentos - Parte 1: Principios - ISO 22310:2006 Información y documentación – Guía de aplicación para la redacción de

normas en relación a los requisitos de gestión de documentos en dichas normas - ISO/TS 23081-2:2007 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos

– Metadatos para documentos - Parte 2: Normas conceptuales y para su implantación.

NORMAS ISO 15489-ARCHIVOS

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

• FASE I.-

• FASE II.-

• FASE III.-

• FASE IV.-

• FASE V.-

• FASE VI.-

• FASE VII.-

EJEMPLO DE TABLAS DE REGISTROS PARA DOCUMENTOS

DEPENDENCIA EMISORA

NÚMERO DE

OFICIO/FECHA CONTENIDO PLAZO DE TRÁMITE UBICACIÓN FÍSICA OBSERVACIONES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAREGISTRO DOCUMENTAL RECIBIDO Nro

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

REGISTRO DOCUMENTAL GENERADO Nro

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DATOS DE RECEPCIÓN

DESTINATARIO

REFERENCIA DEL

DOCUMENTO

NÚMERO DE

OFICIO/ FECHA

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAVICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

REGISTRO DOCUMENTAL TRAMITADO Nro

DESTINATARIO

REFERENCIA DEL

DOCUMENTO

NÚMERO DE

OFICIO/ FECHA

DATOS DE RECEPCIÓN

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

FORMULÓ: RECIBIÓ: FECHA:

RECOMENDACIÓN PARA GUARDAR ARCHIVOS“GOOGLE DRIVE”

DEL DESORDEN Y EL CAOS…

A LA ORGANIZACIÓN Y EL ORDEN…!!!

VISIÓN DISTORSIONADA VISIÓN REAL

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

• Alonso, José; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa. (s/f). Marco Sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

• Diccionario de la real Academia de la Lengua Española, versión digital

• CES. (2016). Primer encuentro Nacional de Archivos Universitarios, Quito, Ecuador.

• UNESCO. (2008). Manual de gestión documental.

• www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/.../gestión_documental_capacitación_2014.p.

• www.salud.df.gob.mx/ssdf/transparencia_portal/presentaciones/admdoc.pptx