ALCAUlIAMAYOROEBOGOTAD.c.

CULTURA, RECREACION v DEPORTEInstituto Olstrital de Recreaclón 'f Departe

I I1l111I11111l11111111I11111111111111ll11111111ll\lllIlllllllmll111111\1111\1Consulte enhttp://orreo.ldrd.lov.co/orr •• -3.8.0iconsul!a WebSu Radicado No. 20162100001672

IDRD Fecha Rad: 2016-01-05 15:04Radlcador: CARLOS.CAMACHODe.l.: OOclna Atesora de D1recc

Remllellte: CARLOS HERNAN HERMIDA________ -.- •••• -- ••••• ~-_ ••• ;" ••••• 4 •••• _ ~~._ •••••••• _•••• _~~

u,aIANA'fOR¡."",ue.t;ur~~1'-...

Bogotá. D.C

DoctorOrlando MolanoDirector General IDRDCiudad

1 .'Asunto: InfOrme de Gestión y entrega al cargo de Secretario General del Instituto,?istritalde.,Recreación y Deporte desde 17 julio'de 2014 hasta 4 de enero de 2015.'

Cordial saludo.

En cumplimiento de lo ordenado en le Ley 951 de 2005, en el Articulo 11 del mismo año y laResolución orgánica 5674 de la Contraloría General de la República; me permito entregar el Informe deGestión relacionado de la suscrita renuncia en el cargo de Secretario General.

Se entrega Informe ,anexando por Archivo y Correspondencia veinticuatro (24) folios útiles y por PQRQuejas y Reclames 'siete (7) folios útiles.

Copia 'ControllntemoOficina Asesora de Planeaci6n

Calle 63 No. 59A - 06TeJ: 660 54 00wwwJdrd.gov.CoInfo.: Unea 195

BOGOTÁHU<1ANA

Acta de Informe de Gestión - Dr, Carlas Hernán Hermida Issa

ACTA OEINFORME DE GESTION(Ley 951 de marzo 31 de 2005)

. ~.:".

1. DATOS GENERALES

A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO, RESPONSABLE QUE ENTREGA

B. CARGO

C. ~NTIDAD (RAZON SOCIAL)

D. CIUDAD Y FECHA,

E. FECHA DE INICIO DE LA GESTiÓN

F. CONDICiÓN DE LA PRESENTACiÓN

, ~.

G.'F'ÉCHA DE RETIRO DEL CARGo'

, CARtOS HERNAN HERMIDA ISSA. ,

SECRETARIO GENERAL

I.D.R.D,

Bogotá D.C. - 4 de Enero de 2016

14 de Julio de 2014

RETIRO

. ,SEPARACIÓN,:

.RATIFICACiÓN DEL CARGr

.' 4 de 'Enero dé 2016; ,f, '

2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTION

'"

.' .~ . ,._,' -'

'.

. ~} .

Carlos Hernán Hermida Issa, ha liderado y consolidado los avances en materia de gestióndocumental, dando como resultado la organización, conservación, así como de la prestación de losservicios archivísticos del área de Archivo y Correspondencia. A continuación se presenta elInforme ejecutivo de la gestión del Dr. Carlos Hernán Hermida Issa en el periodo comprendidoentre el14 de Julio de 2014 y el 31de Diciembre de 2015.

, .2.1 Procesos de la gestión documental:

Los procesos de la Gestión documental se establecieron en el Artículo 2,8.2.5.9 del Decreto 1080de 2015, y se fundamentan en las fases de archivo del ciclo vital de los documentos establecidosen la Ley 594 del 2000, los cuales comprenden los siguientes:

a) Planeación.b) Producción.c) Gestión y trámite.d) Organización.e) Transferencia.f) Disposición de documentos.g) Preservación a largo plazo.h) Valoración, . - ~

El desarrollo de los procesos de Gestión Documental se encuentran ampliamente documentados a J \través de procedimientos, formatos, e instructivos, los cuales podrán consultarse en el aplicativoISOLUCIÓN.

1

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

a) Planeación:

~a Planeación es un proceso transversal en la entidad, y además es el primer proceso' paraImplementar la función archivística,EI área de Archivo y Correspondencia elaboró un cronograma acorto plazo con descripción de las actividades a desarrollar, y sus respectivas metas (ubicado enISOLUCIÓN). . .. - '

Así mismo, se incluyeron los avances realizados con respecto al plan de acción que contempló laimplementación dé las políticas y líneas de acción para la preservación e integridad de ladocumentación considerando como indicador de cumplimiento la elaboración de los Cuadros de .Clasificación, las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración Documental, elInventario Docümental del Archivo Central, y la Implementación del Sistema Integrado deConservación. . .

b) Producción:

El proceso de producción documental se define como la generación de-documentos en' lasentidades en cumplimiento de sus funciones misionales y administrativas. El Instituto tiene enfuncionamiento desde el 2009 el aplicativo ORFEO, el cual gestiona las comunicaciones oficiales

,queson enviadas o recibidas; .cónforme a los lin.eamiel}tos est~):>lecidos en el Acuerdo 060 de2001: recepción, distribución, seguimiento, consulta y conservació~ de los documentos .

. e) Gestión y Trámite:

El Área de Archivo y Correspondencia cuenta Gon persona(capacitado para. el desarrollo de losprocedimientos de gestión de las comunicaciones oficiales. De igual forma, cuenta con recursoseconómicos, físicos y tecnológicos, que permiten ser oportunos y eficientes en el trámite de lascomunicaciones de carácter oficial. Existe un contrato de servició de mensajería postal con RedexS.A para la distribución. y entrega de' las comunicaciones oficiales producidas por las áreas de laentidad, el cual facilita la atención oportuna de las solicitudes presentadas por los ciudadanos.

Respecto a la radicación de las comunicaciones oficiales, se encuentra establecido elprocedimiento denominado "Administración d,e Correspondencia", y un instructivo que proporcionalineamientos para la administración de las comunicaciones en el Sistema de Gestión DocumentalORFEO. De igual forma, se cuenta con planillas y formatos para llevar el control del trámite de losdocumentos generados y recibidos por .Ia entidad.

Para el desarrollo de las actividades de administración de las comunicaciones oficiales, el lORDcuenta cón tres (3) espacios distribuidos de la siguiente forma: Una Ventanilla Externa ubicada allado de la puerta principal deIIDRD, donde radican y digitalizan las comunicaciones que ingresanpara trámite en la entidad; una Ventanilla Interna ubicada en el primer piso, donde se radican losmemorandos, y se radica la correspondencia enviada, conformando los cQnsecutivos generados enel aplicativo ORFEO.

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Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermidolssa

main-title

50000

40000

30000

20000

10000

o

43113

Memorandos

163211579815847 .

Comunicacionés Enviadas

33944 31793-"..,....25555

Comunicaciones Recibid~s

-2013• 2014

2015

Gráfico 1. Radicación dé Comunicaciones años 2013,2014 Y 2015.

En mayo de 2015 se creó la Ventanilla Única de Apoyo a la Contratación, con el fin de obviar elpaso de reclamar los documentos originales en la Ventanilla de Archivo y Correspondencia. Sereciben todos los documentos relacionados con los procesos de contratación.

Con relación a la administración de las comunicaciones oficiales recibidas, el área de Archivo yCorrespondencia realiza la distribución electrónica de estas comunicaciones a cada una de lasdependencias a través del Sistema ORFEO para su respectivo trámite. Sin embargo, el área no hadefinido el procedimiento de distribución física de las comunicaciones oficiales recibidas, de ahíque se publicó la Circular "Entrega de Comunicaciones Oficiales", y se presenta como unaoportunidad de mejora (ver matriz DOFA). '

El área de Arc.hivo y Correspondencia cuenta con un procedimiento para el acceso a losdocumentos de archivo denominado "Prestamo de los documentos del archivos de. gestión ycentral". Así mismo, existe el formato "Control de préstamos -fotocopias-consulta dé documentos",normalizado por el Sistema de Gestión de Calidad. D,esde enero 5 hasta noviembre 26 de 2015 setramitaron 631 servicios de préstamo de documentos; 30 consultas en sala; y solicitud de 20fotocopias.

d) Organización

Este proceso hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación ydescripción de los documentos como parte integral de los procesos archivísticos. .

Archivo de Gestión:

Las actividades de organización de los Archivos de Gestión se están realizando con la aplicaciónde las Tablas de Retención Documental "TRD", las. cuales fueron convalidadas por el Consejo XDistrital de Archivos según Acta 02 del 29 de Abril del 2015 y publicadas tanto en la página web delInstituto, como en el aplicativo ISOLUCIÓN. Este instrumento archivístico le sirve al IDRD paraorganizar sus archivos de gestión en cada una de las áreas, cón el fin que se pueda garantizar elacceso a la información pública de forma oportuna, y lo más importante propender por laconservación del patrimonio documental del Instituto. EI16 de septiembre de 2015 se expidió laResolución 697 "por la cual se adoptan las Tablas de Retención documental TRD en el

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Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlas Hernón Hermida Issa

lORO". Actualmente se está trabajando en la inscripción de las series y' subseries documentalesen el Formato Único Series documentales del Archivo General de la Nación, para realizar dichoregistro, y dar cumplimiento al Acuerdo 004 del 2013. '

Implementación de Tablas deRetención Documental

o Capacitación de áreas en TRD2015

n Capacitación de áreas en TRD ..2016

'l.

Gráfico 2. Avances en la Implementación de Tablas de Retención Documental,

Las dependencias que iniciaron el proceso de organización fueron capacitadas en laimplementación del instrumento archivístico:Hasta la fecha se han capacitado quince (15)dependencias, y para la vigencia 2016 se capacitarán veinticinco (?5).

Por otro lado el Área de orchivo y Correspondencia capacitó a los funcionarios del área de Apoyo ala contratación en la socialización del "Instructivo para organizar y Conservar los Archivoscontractuales".

Archivo Central:

El Archivo Central es la "Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos,una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos d~ gestión de laEntidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias yparticulares en general". La entidad cuenta con los 'siguientes depósitos: depósito 1; depósito 2, yla Planoteca. Adicionalmente cuenta con dos espacios que forman parte del Fondo documentalacumulado, el depósito CEAD; y el depósito Parqueadero. " "

El área de Archivo y Correspondencia ha unido esfuerzos a1'l'a'Vés del equipo de auxiliares dearchivo para adelantar los inventarios documentales de todos los depósitos que conforman elArchivo Central del lORD. A continuación se presenta la medición en metros lineales' de losdepósitos, y los avances en la elaboración de inventarios a corte de 10 de diciembre de 2015:

4

Acta de fnforme de Gestión - Dr. Carlos Hern6n Hermida fssa

1600,00

140000

120000

1000,00

BaO. 00

200,00

0.00

1373,25

Depósito 1

1135,90

Depósito 2

10~Ü5

239,50 2.39.50_.- '-'~'-'-'---'" -".'....•.. _ -0,00 26,25 26,25

, ..~"~. ,--"'"' - - -".

Depósito CEAD Depósito Parqueadero Parques

• Metros Line;• Inventariado

Gráfico 3. Avances de Inventarios a corte de 10 de diciembre de 2015.

Los Inventarios Documentales iniciaron a partir del 15 de septiembre de 2015 con cinco Auxilares(5): cuatro (4) de planta y uno (1) contratista. Este inventario comprende la descripciónpormenorizada de las unidades de conservación (carpetas), y ubicación topográfica en el mobiliarioarchivístico de los depósitos.

Hasta el 10 de diciembre de 20'15, se presenta un avance en la elaboración de inventariosdocumentales del. 30%.

Cabe aclarar que las unidades documentales de la planoteca no se miden en metros tineales,deah í que se presenta en cantidades lo existente en éste depósito:

Cantidad253317761241962101296199151365

259•• g68~1

fecha deTra nsferencia orimaria

20102010201120112012201220122013

DescriociónDocllmentos de oran formato: PlanosDocumentos de oran. formato: PlanosDocumentos de oran formato: PlanosDocumentos de oran formato: PlanosDocumentos de c¡ran formato: PlanosDocumentos de oran.formato: PlanosDocumentos de oran formato: PlanosDocumentos de oran formato: Planos

Documentos de gran formato: Nómina (1977-". 19'94\, TOTAL PLANOS SEGUN INVENTARIOS

Cuadró 1. Relación de unidades documentales en Planoteca

En éste depósito, se debe actualizar los inventarios documen.tales con la ubicación topográfica delmobiliario archivístico, ya que la adquisición de las ,p,lanotecas se realizó a mediados del 2015.

A continuación se présenta la relación en metros lineales los documentos que están pendientes porinventariar a corte de 10 de diciembre de 2015:. .

5

I

+

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

Dímósitos de Archivos Central Metros Líneales Pendiente P'~f Inventariar ObselvacionesDepósito 1 1373,25 593,85Depósito 2 1135,90 920,00Depósito CEAD 1091,15 1091,15Depósito Parqueadero 239,5 'OParques 26,25 OPlanoteca 19682 (Plano¡sv NóminafTOTAL 3839,8 2678,15

Cuadro 2. Unidades documentales pendiente por inventariar a Corte de 10 de diciembre de 2015

De igual forma, se presenta en unidades de conservación (carpetas y cajas) correspondientes a losmetros lineales, y lo que está pendiente por inventariar:

Depó,itos de Archivo> Central y Fondo Pendientes por Total UnIdades dePendientes por 1

AcumlltadaTota! Cajas Inventarlar (Cajas} Conservación 5uf:ltas

Inventariar Observacione,. IUnklade,}

Deljósito 1 4705 2285.~

197ü 1226~-~

Depósito 2 2946 2148 3994 3830Depósito CEAD 3151 3151 6068 Gü68DelJósito Paroueadero 721 O 1850 O

Se debe actualizar el InventarioDepósito Planoteca G O G {} con la Ubicación Topográfica

lQ6.B2 (planos y nomina)

-ques 31 O 143 ÜSe están digitando las Inventarios

I

ya que están en Físico

TOTAL 11523 7534 14Cl25 11124

Cuadro 3. Unidades Documentales en proceso de .Inventarios Documentale.s

El Archivo Central cuenta aproximadamente con un 20% de procesos técnicos de organización enla clasificación de los depósitos por dependencias, series o asuntos, señalización del mobiliarioarchivístico, ordenación interna de las unidades de conservación, foliación, depuración, embalaje(carpetas y cajas), identificación (rotulación) de las carpetas y cajas, y el inventario documental.

Por otro lado, en el área de la Contratación se realizaron procesos de organización a partir del 10de enero hasta el 15 de septiembre del año 2015. Se organizaron 2339 Contratos del año 2014con siete (7) auxiliares. Este proceso comprendió la clasificación, ordenación, depuración,inserción de documentos o unificación de expedientes, alistamiento de carpetas y cajas, rotulaciónde estas, y elaboración de inventarios documentales. Al final se entregaron 260 cajascorrespondientes a la organización de los contratos ..

e)Transferencia

La transferencia documental es el proceso de remisión de documentos del archivo de Gestión alCentral, y de este al archivo Histórico, conforme a los tiempos de retención y la disposición finalestablecida en las Tablas de Retención y las Tablas dé Valoración Documental. Al respecto,' elInstituto cuenta con un Instructivo para efectuar las transferencias documentales, y el formatodenominado "Control de entrega y ~ecibo de transferencias primarias al archivo central",debidamente aprobados por el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

No obstante, debido a que en el presente año se aprobaron las tablas de retención documental,cada una de las áreas debe organizar sus archivos de acuerdo con la tabla aprobada y convalidadapara procede~ a realizar las transferencias documentales.

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)Y..i.l'.1)

Acta de Informe de Gestión. - Dr. Carlos Hernón Hermida Issa

f) Disposición de documentos

Es una decisión resultante de la valoración realizada en cualquier etapa. del ciclo vital de losdocumentos, registrada en las Tablas de Retención o en las Tablas de Valoración Documental, conmiras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Las TRD fueron convalidasen la presente vigencia, y contemplan la disposición final de los documentos para ser aplicada enel Archivo Central cuando se realicen las transferencias documentales.

Por otro lado, se están elaborando las Tablas de Valoración Documental hasta la fecha, cumpliendocoh el Plan Operativo en la entrega de los siguientes productos:

2. Recopilación de información institucional (actos administrativos de creación,reestructuraciones administrativas, etc.).

3. Periodos institucionales para la valoración de los documentos.4. Cuadro de Evolución Orgánico: descripción de las funciones, cambios organizacionales,

conforme a las normas.5. Graficación de organigramas de cada periodo institucional.6. Diligenciamiento de 35 Fichas de Valoración Documental Secundaria, con el análisis de

la Archivista, la Restauradora, la Abogada y la Historiadora. .. ~.'-

Al final se entregarán los Cuabros de Clasificación Documentaf y las Tablas de Valora6ión 'cenjosinsumos descritos, para aprob'ación por el Comité Interno de Archivo, y luego para la convalidaciónpor el Consejo Distrital de Archivos, y así aplicar la disposición final de los documentos en elArchivo Central.

e) Preservación a largo piazo

Este proceso de la gestión documental comprende las acciones que garantizan su conservación enel tiempo, independientemente de su medio, forma de registro o almacenamiento. El lORD, ejecutay planea acciones encaminadas a la conservación de los documentos, según lo establecido en elarticulo 46 de la Ley 594 de 2000, dichas acciones se desarrollan a partir de los programas deconservación preventiva que conforman el Sistema Integrado de Conservación -SIC-:

1• .capacitación y sensibilización: Dentro de este programa se desarrolló una charla dirigida alequipo de auxiliares del área de Archivo y Correspondencia sobre la salud y seguridad en eltrabajo, haciendo énfasis en la importancia del uso de los elementos de dotación (batas, guantes,tapabocas), teniendo en cuenta que las características estructurales del papel favorecen elcrecimiento de microorganismos, los cuales a través del contacto pueden ser transportados a lostrabajadores.

2. Saneamiento ambiental en los depósitos del Archivo Central: La metodología del Archivo deBogotá para la realización del Saneamiento ambiental de los depósitos de archivo establece laTealización de una visita de reconocimiento de los espacios a sanear, con el fin de dar el vistobueno a la entidad solicitante, esta visita fue realizada al lORD el día 30 de junio, obteniendo comoresultado el visto bueno para realizar el procedimiento en los siguientes espacios:

o Archivo Central - depósito 1o Archivo central - depósito 2o Planotecao Depósito UEL

El día 24 de julio los funcionarios del Archivo de Bogotá realizaron tomas de muestras de carga demicroorganismos en los ambientes de los cuatro espacios señalados, tomaron medidas deintensidad luminica, instalaron equipos de medición de temperatura y humedad y realizaron la

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Acta de Informe de Gestión - Dr, Carlos Hernón Hermida Issa

nebulización respectiva a cada espacio, Así mismo, el 27 de junio se realizaron las muestrasambientales post saneamientó.

Según informe recibido eJ 18 de noviembre, durante los meses agosto, septiembre y octubre serealizó la evaluación de los datos microbiológicos y se realizó el informe técnico.

3. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas:comprende limpiezas periódicas, control de roedores, y fumigaciones, Adicionalmente, laadquisición de planotecas, -

En relación a las jornadas de limpieza, se tiene establecido el siguiente cronograma, cuyoseguimiento semanal se hace mediante el diHgenciamiento del formato de Control deMantenimiento y Limpieza Locativas: -

, ~.. --_----------~~-c-------------------i PROGRAMACION .LIMPIEZA AREASDE ARCHIVO y CORRESPONDENCIA lORDi

~'.'~..',.

Cuadro 4. Programa de Limpieza• .., ~ '..r ._ •

-Actualmente se está elaborando en colaboración del área de Planeación un formato para elseguimiento y control de las instalaciones locativas, el cual deberá ser diligenciadotrimestralmente. - '-

4. Monitoreo y control de condiciones ambientales: Este programa está establecido para elseguimiento ge las condiciones ambientales de las áreas de archivo: en el año 2013seadquirieron cuatro equiposdatalogger, los cuales han venido ubicándose en los depósitos"'deArchivo central 1 y 2 Y en la planoteca, el cuarto equipo a'partir del mes de agosto de 2015 se haubicado de manera itinerante en diferentes espacios (Correspondencia, UEL, depósito delParqueadero, CEAD, Centro de Documentación), cambiando cada mes,

Debido a la necesidad de implementar este programa en la totalidad de los espacios de archivoincluyendo los archivos de 'gestión, tal como lo dicta el Acuerdo 006 de 2014, el instituto adquiriócuatro equipos más los cuales fueron ubicados en espacios diferentes, La siguiente tabla indicala identificación y ubicación de cada equipo:

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_o -

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernón Hermida Issa

Ubicación ActualIdentífícación de Equipo

~i

Fecha deAdquisición-----.~-----,-~--'"--~i, -----"---.------.---~-----

9940711 2013¡ . _. . -.-_ ..---- ~ - -_._-~------_._.- -- ._--------_.- _.._.. --_._--- -,----_ .. _-----_ .._------_ _----_ .._._-------- _._-------- .

:._ .._._ ___~~~~~9_~__..-oo-------l .______________._ ,. __ 1--------- .~_~9l:.~u~~~Vid~io) _ _9940685 i - I Planoteca

¡------ . - -----------_ ..._-----_._j ....._._--_._---_.--'_.---.--,-..--~--------_._----_._.~.~-- -_._----_..-¡ 9940671 l. I AC1 (Corredor Amarillo) ,

150516545 _12015 CEAD, .__. .__._ _ ...1--------_. --~------.-----

i 150105552 I CEAD

150516539 Área Técnica de Construcciones ----~.-.150516538 . Apoyo a la Contratación

Cuadro 5. Adquisición de Equipos

Cada año se contrata el servicio de calibración de los equipos de medición de la entidad, deconformidad con las características técnicas exigidas. De igual forma, para continuar garantizandolas condiyiones ambientales idóneas en la totalidad de los espacios del Archivo Central de laentidad, ~n la presente vigencia se adquirieron cuatro (4) dataloggers con su respectivacalibracióh.

5. Almacenamiento y realmacenamiento: En cuanto el almacenamiento de la documentación, sehan adquirido estantes metálicos y mobiliario para documentos de gran formato (Planotecas),atendiendo las características técnicas de los soportes documentales, y considerando los aspectosque trata él artículo tecero (3) del Acuerdo 49 de 2000.

La necesidad de almacenamiento de la planoteca responde a la recepción de transferenciasprimarias recibidas del área técnica de construcciones, la siguiente tabla muestra el crecimientodocumental de la planoteca en los últimos años. '

Cantidad de PlanosFechaTransferenciai.,

! 2010 19 de julio 2010 2533

, 2010 30 de diciembre de 2010 -- 1776 .1.. ----- .- _._- ------------------ -------------~ ---_._~..__ ._-----_ .._-~._------------.•.._._-i 2011 29 de Noviembre de 2011 1241

I 2011 25 de Abril de 2011 962

! . 2012 7 de Septiembre 2012 1012'._~._ .._----------- ----_. - --"---~,

2012 28 de noviembre 2012 9619

2012 17 de septiembre de 2012 915

2013 1365

L_____ 1'OIAL~ '19423

"-~"--~-""- ~--- -"------"----- ------~--~

Cuadro 6. Transferencias a Planoteca

Teniendo en cuenta que la capacidad de almacenamiento de cada planoteca es de 2400 planos(200 por cada bandeja), se requiere adquirir 8 muebles para finalizar el proceso dealmacenamiento de los planos que se encuentran en la actualidad dispuestos sobre las mesas.Adicionalmente se prevee que el almacenamiento de los planos de localidades, parquesmetropolitanos y escenarios se concluya con el mobiliario que está en proceso de adquisición.

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Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hern6n Hermida Issa

Las siguientes tablas indican las actividades desarrolladas durante el año 2015 en relación alalmacenamiento de nóminas, planos clasificados por localidades,' parques metropolitanos yescenarios:

--7(-- --. ~ r _ _'"~ __ "' 4.

~~~ --- ---_.- •tIVIDAS !tGU DA í~¡rm!lUlmtJr =-. . . _ ... __o ••• • • - •

Año Cantidad Folios Desagregación

X'X

Clasiflcación

XX

ProcesosPrimerosAuxilios

(Recuperaci6n depllnoy unión de

r.-pclJr.1

Elaboración deUnidades de

Almacenamiento

Disposicióh Físicaen Unidades deAlmacenamiento

X

Identificación

X

¡--- ._~ --- . -~."----- ~------ ._._...-..

...~ __ ~w ~~. "L __- - _....._- IVI3ADES'EtlEGUTADA "::EBREROOO1

Cantidad Procesos Primeros Elaboración de .Disposición FísicaAño. Folios

Desagregación ClasifiCllción Auxilios (Récupe""iónde.plano Unidades de en Unidades de Identificacióny unión de rupduras) Almacenamiento Almacenamiento

X X X 5 X XX X

XX

Identifica clón

XX

XX

XX

xX

g:CT!1I~ID~A¡fO~ES~E~JE~CªU~T[lA¡fDA~'~S~CM~A~EN~~E~;:rOg'rnP.ra~~~fl¡~RZO¡j.;Q' ~ol1l6.1il••••••••••• 1IDisposición Flsica en Disposición Flsica Elaboración de

Clasificación Organización Unidades de Unidades de'. Almacenamiento en Planoteca Almacenamiento

318829

(.. .. - _. .-""- ~_._--~ -- . - -_ .••.

Procesos Priñ"e ros Aulcilios Elaboración de DI,posIciónFr,leaenMo Cllnttd.d Folio, Oesaereead6n Claslficación (Rec;:u~t'JClónd.p:",oy U'\iande Unld.de,de .Unldade,de Identificación. .:raspdurasl Almacenamiento Almacenamiento

DupliodadNóminos1993 316 X XOTA' 16"

-- ~. - - -- ~- -.•.~ -. -~ --= ------ -, -

Año

'P.M. 818L10TECA EL TINTAL'P.M. EL TUNAL"p M. T:MIZA

.P.M. TUNALYT1MlZA'P.M. CAVETANO CANIZARES• P.M. MUNDO AVENTURA

lit OTA

cantidad Folios

489

318194232214

claslficación

XX

X

X

X

X

Oreanizac:i6n

X

XX

XXX

DIsi>09rnnFí,1caenUnidad•• Di,po,lciónFlsltoende 'pJmacenamiente Planoteca

XXX

X

XX

Saboración deUnidades de

Almacenamiento

31161011

32

1dentiftcaci6n

IDABESlEJE(:'IrtAr AS UÁynoo1 'iliNIIDINA

Cantidad Procesos Pñmeros Elabomci6n de Disposición FíslCl'lAño Folios Desagregación Clasifictlción Auxilios (R.,uP@'l"Itiándeplano Unidades de en Unidades de Identificación. v unión de n,.-sdumt Almacenamiento Almacenamiento

uuplicídad Nominas 1~~ 284 X X.;-:'~-~)-J¡¡~- ~&~~.r4, ~.'2U4'aúri"

E JUl MINAS

PROCESOS DISPOSICiÓNPRIMEROS ELABORACIÓN DE _

FISICA EN

AÑO CANT1llAD FOLIOS DESAGREGACIÓN ClASIfiCACIÓN AUXILIOS UNIDADESOEU MOAOESDE IDENTIfiCACIÓN

{Rt-CUJMRd6n AlMAC£NAMIENl' ALMACENAMIENT. deptaftOy unión DOdi!.ntpdur.uJ

NOMINA 1993 <3D X X

NOMINA 1994 158 X X

DUPLICIDADES 148 X X~. TOTAL " .t~1.i736.~

10

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernón Hermida Issa

XXX

Identificación

16

"Elaboradón deUnidades de

AlmltCenamlento112S

XXX

Xi<X

X

XX

X

Oreanizadón

~~~t~ADisposición Física en Ul1lcm~des Oi~posfd6.;Física~'

de AJmacenalJ'iento Planoteca

'xXXX

Clasificación

723851454

cantidad FoliosAño"E.S.S.B. PALACIO DE LOS DEPORTES"E.S.S.B. "P.D. LOS NOVIOSE.S.S.B. PLAZA DE LOS ARTESANOSDUPLICIDAD

IdentificaáónOr&anizaci6n

X

X

aaslf.aiciófl

2001SC

Cantidad FolioAño

• ESCENARIO.UNIDAD DEPORTIVA ELSALITRE* ESCENARIO PARQUE DEPORTIVO SALITRE

1I1!i111•• IiIiIiIi ••• i!!Iiiliii.iiiii"iliiliiillfl~~!;!A~m~EC~'!í!!J~s¡¡¡'-[i1MA!!fCEN~'¡¡¡'AM~'~IOlTQ~.~'~~!.9imll~:mo?llJ!~~"'Iii!IIIiiIl.IIIi.~.I.!"i!ilIlli••• ii!.~Oisposici6n ~ísieaen Elaboradón de01sP~S:~~:~a~~:::ades. Planoteca AI=~:I~~t~.'

x WX r

17

-:--==-.~_~~~.:-.~~. -w,----~-~__-.~--=.•...--_.---.--_. oo. .---~-----~__ o .. -

CAN11DADPROCES05 PRIMEROS ElABORACIÓN DE DISPOSIC16N F1SlCA

AÑO DESAGREGA06N ClASIFlCA06N AUXlUOS (Recupel'K~ón de plano UNIDADESDE ENUNIDADESDE IDEN11FlCACIÓNFOLIOS y unión de ~duras) ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO

NOMINAS 199' 347 X X

DUPLICIDAD S65TA~ .9iz.al

• IdentificaciónClasffieaci6n

x

Oesa¡;re¡ad6n

420.114S14

cantidad FoliosAño

NOMINAS AÑo 1994

OUUPUClDAO NOMINAS

l!'iliillliil!!l.li!iii.li\!liiI.iI!!!iiliill¡l.IIII!iII!I~~~~~lJEC~-~'~~~~~.~:A~~~!B~~~fI!!I!I~~.~.iI!I!IliI!I.~.I!!.~."•• IIiIil.~ProcesosPrlmer'osAuxilios ftaboradón de DisposidónFísicaen(Rocuper~tiónd.planoy unl&n.d. .unldades de . Únidadesde

r'Upduraq . Almacen miento Atmacenanlento

Cantidad Folios De<agregaciónAño

NOMINAS 1994DUPLICIDAD

OTA

474

200~7::4

X

Clasiflcadón'

x

Procesos Prmeros PlJxi lio s(Recupenw:lónde pI';noy 'mloo de"

nsp4um¡

Elaboraaón de- Unldade. deAlmacenamiento

Oisposidón .Ffsica en-. Unidades deAlmaaenamlento

Identifi.,..ción

Xx

X

X

X

x

C1asiflcad6n

X

X

XX

.1i1!!~-~il>~~~~UT~~A~~~~~!!!]]Nf?Q]Ml~~'I!ii••••••••• II.II.' •• II.1IiilProcesos Pm,eros AlJxilios Elaboradón de Disposición FlsI", en

(Recupenciónde ~anoy ""Iónde Unldsdts de' Unldades d! _ 1dentiflcaóón. nspduraJ) Almacenemiento Alm8~namiento

X X X X

Cantidad Folios Desa¡¡regadón

. 84

147

314

'7"JijIS92

Año

NÓMINAS 1993.DUPLICIDAD NÓMINAS 1993

N MINAS 1994DUPLICIDAD NÓMINA51994

OA

n__ ~~ ~r- ~ ••..•~ __~ ._~_T-- -~ ~ -- . . - -- -~ ~

Año cantidad Folios .Clasificadón

"E.S.S.B. PARQUE SALITRE M GICO 152 xDUPLICIDAD 4 X

E.S.S.B. PARQUE VIRGllIO BARCO 135 X

DUPLICIDAD '6 X

OrA .-a17

organliadón

xX

X

X

Dtsp~lk¡;n flslca enUnidades Disposición flsic:a ende AJmacenatnlento planoteca

X

E1abóradón deUnidades de

Almacenamie:nto7

14

Identificación .

x

11

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

La siguiente tabla muestra de manera resumida las cantidades almacenadas durante el año:

Il ~~92 :~~-~------ ..-t---------------j';--- ---o ~~~-~---.--~M~NAC¡()NAL------.-.-------~t --\[~=-~_--~-=-_-P.M. TERCER MILE-NIO¡- 7 . '-11 P.M. SAN CRISTOBAL . L 147 ~:.-~-~:~_~-=~~~--~~=.~~~~~~p._~~iiy..9-~~r~-~~-~~~9-------------L-------77._.J, P.M. LA ARBOLEDA ¡ 28 ¡

-••..-.--.=..._=-- ••}~-~:~~;~:-.-----..._- •• -=~--r-.:~3¿f~~••--.1P.M. BIBLIOTECA EL TINTAL ¡ 48 I

, •• __ '. - ••• __ • o., _ ..• _ _ __ • ••• - ,_ •. • •. _. __.•.• .- ••-- .• --.- - ._._- -- _._-- • .1-------- .... --"-- -_... -----.- -_ ..__ ...- .... __.. -..-!

, P.M. TIMIZA ¡ . 318 j!.. __ .. ------_. __ .- .---- ..... ,_._ .... --' --------._-------------------_ .. ---_ .. -_._. +---_._-_.__._--jL.... P~.M.TUNAL Y TIMIZA .J. 194 -. . :

f .~---~~-~1~';Á~.E~~~~~:RE~-----------~----~ .. i~---.--l[=-==-~-P.M. SIMÓN BoLlvAR -----1 308 :1.11' . P.M. CALLE 26/ PARQUE CEMEN.TERIO . 83 ~I: . . CENTRAL ".. . .. _' . ... ~ . _.__ . ~ ~_~ . . ' - ---------- ..---- .. --1

: ._,, " ~_~~9~_~~~~~~RL~S_______ . ---~~-----.-Jtp---=--.~.-~~~~~r~~':~~~6~DEL()::Ef'ORTES ~- _-:-~.4h-=-•.~_ ¡

i -- -- -- -:~~~Aüi~~~~;~~~~c~1uTRE--------r------ --158~O-------:: - -- --- -- -- -SALlTRE--MÁGICO----.------ --.-- ---------1--- ---- -132'-------------¡

.-- - --------- . --- -SECTOR -VIRGILIO-SARCO-----------.------------r------------135- o_o I__ . .•• __ .o_ .•o.. .• _ ••..•.•.••• •.. __ •. __ •.•• .1.. . ... ... \

UNIDAD DEPORTIVA EL SALITRE I 200 '.. ,---- - -_._-_ ..- ---- --~ ._-"------- ~----_..__ .._---_ .. _ ..._---_._-~-- ---_ .. ---_.-...---_. __ ._---~-----_._---------

Para un total de 3.357 Planos; 447 duplicidades; y 6242 nóminas.

f) Valoración documental:

el~~~:~~~~c~ó~~~~~:~i~~1 de: ~~ p~~~~:e~~~;a~~~~~o~:~~~~n~e~~u~:Ssp~~i~~~~m~~~~ ~~~I~~~~~~ };{eliminación, reprografía, y conservación total). Como se mencionó en el proceso Disposición Final, \;actualmente se está adelantando la elaboración de las Tablas de Valoración Documental con apoyodel equipo de profesionales que ordena el Acuerdo 004 de 2013 del Consejo Directivo del ArchivoGeneral de la Nación, y la Circular 002 de 2013 de la Dirección del Archivo de Bogotá.

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Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

2.2 Comité Interno de Archivo

En cumplimiento de la Resolución No. 772 de 2006, que reglamentó el Comité Interno de Archivodel lORD, modificada luego por la Resolución No. 765 de 2013, se realizaron cuatro (4) sesionesdel Comité Interno de archivo, donde se mostraron los avances en el desarrollo de los instrumentosarchivísticos, y además se trataron temas relacionados con la función archivística.

2.3 Procedimientos incorporados al Sistema Integrado de Gestión

La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos,con el fin de dar cumplimiento de manera articulada a los requerimientos de la Norma Técnica NTDSIG 001 :2011 ya los fundamentos normativos archivísticos en la que se establece que los registroso documentos de archivo son de gran importancia ya que permiten evidenciar la planeación,operación y control eficaz de los procesos, así como los resultados previstos por la entidad.

Actualmente se están elaborando los Cuadros de Caracterización, como listado maestro dedocumentos. Estos cuadros se están levantando en las áreas misionales con la colaboración deun equipo de trabajo conformado por integrantes de diferentes disciplinas:

Líder del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) o archivista asignadoProfesional designado por la dependencia de Planeación que lidera la implementación delSubsistema de Gestión de la CalidadResponsable del equipo operativo del proceso (del área)

Por otro lado, se actualizaron los siguientes procedimientos: "Control de documentos y registros";"Control de equipos de Medición-Docum~ntación". Actualmente se está actualizando el de Gestiónde Archivos.

Se creó el formato de: "Instructivo para la eliminación de documentos del Instituto Distrital deRecreación y Deporte" "Instructivo para la Recepción, radicación, y asignación de lascomunicaciones en los CRL". Fue modificado el instructivo "Organización y conservación delmaterial planimétrico". Se creó el formato: "Acta de eliminación de documentos" "Hoja de vida delequipo". Se actualizó el formato "Listado de asistencial Registro divulgación", y "Tabla de Retencióndocumental".

2.4 Activos de Información

El .presente lineamiento tiene como objetivo entregar una metodología para la identificación yclasificación de los activos de información en las entidades distritales, que contemple los aspectos,orientaciones y lineamientos existentes en materia de seguridad de la información, gestióndocumental, gestión de calidad y control interno, en el marco de la implementación del SistemaIntegrado de Gestión en las entidades y organismos distritales.

El Decreto 103 de 2015 define el Registro de Activos de Información como "el inventario de lainformación pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en sucalidad de tal". En este sentido, el Registro de Activos de Información se centraría sólo en losactivos de información de tipo datos o información. Adicionalmente, el mencionado Decreto ~establece en su Artículo 38 - Componentes del Registro de Activos de Información, que dichoregistro debe contener, como mínimo, los siguientes componentes: 1) "Todas las categorías deinformación del sujeto obligado; 2) Todo registro publicado; 3) Todo registro disponible para sersolicitado por el público". En relación con este Decreto el área de Archivo y Correspondencialevantó los activos de información para la documentación electrónica, registrando estos

13

Acta de Informe de Gestión - Dr, Carlas Hernán Hermidó Issa

documentos en el formato suministrado por el área de Sistemas.

2.5 Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

~. ~ .., ,

No hay una ruta parala realización de losprocesos de gestióndocumental.

o',~.~tt,J~.~2;'"'oSe detectó que no seformula unaplaneación para larealización de todoslos procesos degestión documental alcomenzar el año.

Directiva No se.ha Crear, estrategia Altos costos enPresidencial 04 de implementado la para implementar la recursos como papel,2012 política Cero Papel; política de Cero toner, energía, entre

se identificó la Papel con apoyo del otros,ausencia de factores área de Tecnología,de medición para y del programa queevaluar el consumo impulsa buenasde papel, y otros de prácticas en mediqrecurso enla entidad. ambiente.

Acuerdo 060 de Se identificó que en la Sensibilizar sobre el *Altos costos en2001 vigencia 2015 se uso del correo recursos como papel,

produjeron 41.134 electrónico para toner, energía, entrememorandos, es decir informar y otros. *Subutilizacióncomunicaciones comunicar entre las del correo electrónico.internas entre las dependencias de ladependencias. Esta entidad.cantidad supera la deaños anteriores.

Acuerdo 060 de . Se identificó que las *Sensibilizar sobre *EI incumplimiento de2001 áreas no reclaman los el buen manejo del la Ley 594 del 2000,

originales de las sistema ORFEO Acuerdo 060 del 2001.comunicaciones para consulta y *Conformación deoficiales, incluyendo trámite de las expedientes conlos anexos. . comunicaciones copias que conllevan a

oficiales. a la desintegración,*Establecer la dispersión y falta defunción del va~r .patinador para la probatorio,integridad ydistribución de las autenticidad de loscomunicaciones expedientes. *Seoficiales en eIIDRD. incrementa el volumen

de documentos sinclasificar y organizaren el área de Archivo yCorrespondencia. *Nocontribuir a la políticacero a el.

Las dependencias del Fortalecer el plan de *Incumplimiento con laInstituto, se resisten a capacitación y Ley 594 de 2000, eldoptar las TRD . sensibilización sobre Acuerdo 042 de 2002,

convalidadas por el implementación de Acuerdo 002 de 2014Conse'o Distrital de TRD. lo ue eneraría un

Gestión yTrámite

Producción

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Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

Archivos y publicadas hallazgo de los entesen la página web de la de control.*Seentidad, puesto que pondría en riesgo ,elestán obligadas a patrimonioorganizar sus archivos documental, dado quede gestión, conforme no se estaríana la nueva aplicando losestructuración de procedimientos deseries y suoseries. - '

organización quecorresoonden.

Se identificó que los Actualizar Organización deprocedimientos, proced,imientos, archivos coninstructivos y formatos instructivos y diferentes, criterios.para fortalecer el formatos necesarios,

. proceso de para normalizar lasorganización tanto en actividades delos archivos de organización de los.~estión, y el Archivo archivos de Gestión

.. Central falta y Central.actualizarlos conforme

, -a la normatividad "

viQente.' .. - .c••

o,

Organización Ley 594 de' 2000; *EI Archivo Central Fortalecer el equipo ~Dificultades en laAcuerdo '042 de" ,tiene de trabajo para la .. cónsulta y acceso a la

~ 2002; Acuerdo 004 aproximadamente un elaboración del información pública.,de 2013; Acuerdo' 20% en Inventario *Incumplimiento con la002 de 2014. procedimientos de Documental. realización de los

organización. *EI instrumentosArchivo Central está archivísticos.aproximadamente enun 30% inventariado.

Acuerdo 042 de *Las dependencias Elaborar un Incumplimiento con la2002; Acuerdo 002 realizan Diagnóstico Integral Ley 594 de 2000,de 2014 transferencias al ' de Archivos que

Archivo Central, sin evalue espacios detener en cuenta los aimace'namiento,tiempos de retención capacidad yen el Arch ivo de condiciones.Gestión, debido a lafalta de espacio físicopara elalmacenamiento desu información, *LaInstitución superó lacapacidad dealmacenamiento físicodel Archivo Central.

Acuerdo 042 de Se identificó que no Crear plan de *1ncremento en el2002 se ha aplicado la trabajo para aplicar volumen documental.. disposición final de los lasTRO en el ?llmacenado en el

documentos conforme Archivo Central. Archivo Central, cuyosa la TRD en el Archivo depósitos superaron laCentral. capacidad.

Tranferencia Acuerdo 042 de Se detectó que los *Contratar un *Incumplimiento con el2002; Acuerdo 002 integrantes del equipo profesional Plan de Mejoramientode 2014 interdisciplianario Archivista adicional, establecido por el

15

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlas Hernán Hermida Issa

permanecieron ""para que se dedique Archivo de Bogotá.ocupados en otras a los demás *lncremento en ellabores de la gestión procesos de gestión volumen do¡:;umentaldocumental, se documental, y un almacenado en elrequiere de una mejor Ingeniero Industrial Archivo Central, cuyosdisponibilidad de para el apoyo a depósitos superaron latiempo para sacar todas las capacidad. *No seeste instrumento. actividades de garantiza el acceso aarchivistico. gestión documental la información pública.

.. y del Sistema *Se pone .en.riesgo la .integrado de información.gestión. y así dar *Se corre el riesgo deprioridad en la no organizar el Fondovigencia 2016 a la Documentalelaboración de las Acumulado, con loTablas de Valoración cual estaríamosDocumental. expuest9s a una

sanción.*Dificultades en laconsulta de losdocumentos por losusuarios.*Se corre el riesgo deno completarlaelaboración de la TVD,debido a que losinventariosdocumentales son elinsumo para suelaboración-.

Disposición deAcuerdo 004 de Se identificó que el *Contratar personaldocumentos 2013 personal operativo del para las labores de

Archivo Central lo inventarios .asignaron a clasificar documentales.e intervenir los *Priorizar dentro delArchivos de Gestión Plan Operativo lade otras áreas (Apoyo realización dela la Contratación), . Inventariorazón por la cual el documental delavance en la' . Archivo Central.elaboración de losinventarios fue inferiora lo.establecidooriginalmente.*recurso humanoasignado fueron cinco(5) personas, que no_suple el volumen delArchivo pendiente porinventariar.

IAcuerdo 004 de ¡El personal operativo ¡Capacitar a los _ I*Se pueden eliminar12013 ¡no tiene conocimiento ~un?ion.~rios sobre la!d¡ocument~s que no

¡Sobre la lapllcaclon de las han cumplido los.' !implementación de las;TRD en el Archivo ~iempos de retención

h-RD. ¡Central. ¡establecidos en la! . .. ._ ..L ~ ... .----JI!31L . _jOeficiencia de fAdquisición de IDeterioro físico de~spacios de archivo y ¡mobiliario ~oportes yimobiliario adecuado lespecializado para r,onsecuente pérdida¡para garantizar la lel almacenamiento '¡dela información.:Conservación Ide planos,~ocumental. estanterías rodantes l'

I para archivos deI gestión y estanterías¡: fijas para archivo II .'centr~ 1 _

¡Dificultad en el . ¡Programación lDeterioro físico_. .... , .E~g..Ylmiento de.!as __-.-1emana~ __ Jquímico de los

16

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernón Hermidalssa

................__.~.1:~~fz~~~r~A~.5:~:::~~:toy ~~~~~;l:'~~~didal.¡seguimiento a las I

Iactividades de I

Ilimpieza del material I !¡documental del FDA., i

pr~~;~:~Z~a2;~~;el~~~~~~~b~~~~~~~~i:n~~~~:~~~~e:e.~-t~U~~:~~~~~~:~tala¡de 2014 ¡realizado por el ~¡stemas de eterioro biológico de I

~rchivo de Bogotá, se entilación los soportes y ,jd~tectó que los . ade~u~da para los I ons~cuente ~érdida i¡niveles de matenal deposltos de ¡de la información. Iparticulado en los archivo. .' .' I¡depósitos de archivo Programación de ..' Iléxcedelos permitidos 'omadas de limpieza I¡para garantizar la extraordinarias con .conservación una periodicidad ;~ocumental. bimensual dirigidas I

¡specíficamente a la . I

limpieza del material '

1

ocumental I. '. . (unidades de J

I almacenamiento). --------.-.- - ------- .. --- -----.-----.-------,~~~~~~:,i~~me ;~TC~~~~edn~oa la T~~í~~~~~=~:~

I niveles de radiación instalación de .1 ~oportes y laj UV en los depósitos ¡ películas con filtros I consecuente pérdidá,de archivo, UVen las ventanas ¡ de la información.i especificamente en la de 16sdepósitos de ¡ .,planoteca. Planoteca, I .

Depósito 2 ~C, I

, patqueadero y.' !CEAD. i. ..!

__ _ . .J.. +~----------.------------+------------- ..--------- --;: Dificultad en la I Iniciación del l' Acumulación de ¡identificación efectiva I proceso de material sin ¡del material- de I identificación 'de identificación fuera de !duplicidad de este material las unidades de !planoteca. I mediante el uso de I almacenamiento 1

una mesa de luz. I adecuada~ ,para la I

Iconservaclon y suconsecuente I

. ¡deterioro físico !¡'i .. l. . I

__ o. ' •• .o"'_ • .._ •• .L ~. L ... .._L . .__ J..<:l~~ICO: . . J

17

Acta de Informe de.Gestión - Dr. Carlas Hernán Hermida Issa

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III

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201tJun Jul Ago S epi Oct __ ~

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Ago Sept Oct I Nov I 51"C Ene Feb MllIrz Abt MllIY

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L

2.6 Programa vigencia 2016 v 2017

~

,', . 2016PROCESOS DE GES116N DOCUMENTA~2016 • I~ne fe. IMar. Abr M.y ',Jun I Jul

TAIÍLA'So-r-RYTENCION bOCUME'NTAL' _., I! CaoacltaciOn Impfementaci6n lRD .I APllcedon labias de He1enci6nDocumerta en e Archivo entral, ActuallzaclOn 8btas ce Ketenci6n Documenta -lRD

¡ Regl.S.lra.r18S.".8btes de. RetenCI6no.ocumental e.n e.1Registro Único de series .'¡documentales "RUSO- . •

."-Carga deSeries-:s~erl-esY¡¡~sdocumeñt8Ies en el apliCatIVOOrfeo I I'1 Seguimienlo".lesér<asenlaapl..iceci~.?~I~~'?;._ - __ -~ - J. I I . l. - ITRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. • ,

Reallzacl6n de las trans(erencias documenl.ales de scuerdo con las lRD I 1 ,:}:~'~'.-:':'-'~,,' ::-:;~.~.~~,' ..~- :~~ l"'.'.!;'-~',',~'I~~'.', i

1 convalid8dasporelconsejoDlstritaldeArchivos ,.~,::. ;'.c;...,I'.,;"' .-{:.'

!A5_~~::a~~~~;os~~~aclOnflsicedelérea.qUeli~relaCi&lconlas :J-~1J-' " "-l 11

- 1 '1"; series y subseries levantadas en la Tabla de Retención documentallRD • Ir_ :-[~~~ si lalnformacl6n es pUblica, pública clasificada o pública _ -, ~ o _ _ _._ _. ,_ __ __'..' ._.

¡TAe-LAS DE VALORACiÓN DOCUMENTAC'lVÓ - ----.- I '

1 Elaboraci&l de Achas de VeJoracl&l Documental Secunderlaporequipo _~~'l' ..; '~- I: ~=C:~":~uadroSdeclaslficacl6nDOCument81 ::....:.._._f_-_ ~,:,__"~~,,,,~L. --;;._,_::.. , _~__ --1- _ ••• _

: Elaboración y estructuración de las TablB.sde Valoración Documentel ~r-!'NS~v¥:.~~s~:&,~~~~~l1f~~oteritiaC YFOnd~~cum;;rado":CE'Ab-' ' I I: ~::::-:~~:~t:l:,~t:~~~~~~~~g.. ~-~. - -~~-~-~-=:=.=~-_.~.. -~..~~:.-=~~-=I ~MOdelodeRequlsltos. para le GestlOn de Documentos e'lectrónlcós, I I• - eiñcOTerrninoi'6Qlco de Serie'S,'sübséries y-liPOSDOCüñl9rite¡es---- I I

i..."Mapa;-de. p-~~;os.-,.A~o.~~~ai;; •.y-la.o;S~Pdónd~lasFunclones l.J--¡1 de las Unidades Administlllllv8S de la Entidad, " .•DÍ'LANDE.C-ONS-EIiVACi6N.DO.CUME-NTAl.:----- --'-. :T T --~-!C, f~~;~:=~~a~lt~~~~~:~!~~~Vo-de~é):-:-~-=~---c---- -- ::.

Socializacion morutoreo ambiental de espacios de archivo

Incidencia del uso indiscriminado del papel en la efectividad de laconservación cbcumental

P rogram •• de Inspección y m antenim lento de slstem as det alm ac:enam lento e instalaciones fisicas _

Adqtrisici&l demobiliario (8 p1anotecas)1;~aci~6~ de ;is;;;;~ ;~;ntilaci6n adec~;eb;;~ los ctep6';itosde AC1 2. parqueadoro.CEAD y PIBnoteca

P rogram a de S ••neam ento am lenta! Saneamlanto ambianta1 Oesrat.uciOMI Desonsectaci6nr-p rogram a de Monitoreo y control de condiciones am bientQles

MOnetoreoae COf'ICJlClonesde Hurre<laa Kelatlva y HumedadAnálisis de oatos arroJados porecp.Jlpos

.1 nsta1aclonde equipoS en deDOsitosde atcnlvo, Calibraci6n de equiposI Jomada extrBOltinana de Impleza Oimpleza de documemaciOil)! P rogr.m a de ¡1m acenam lento y realm acenam lentoI ."' AiñlaC:enamento de-mafenal p1~-preexiSieflte a transferencias

A macenarriento ce malenal p1anoQl"B1lcoproveOlentede tmns erenClasAdecuacion carpetas para nOminasFoUaciOncarpetas de nóminas011 genciamiento paro cerpetes de n6m na 8 partir de 1994 ..•

1,- pr=I:~:~~~~~~de~~;ift~~~~~~:o:;ccosastresiCEIlmo OE OOcUMENTACli

Disef\o de bese de datos¡ 'taielOgaci6n def"iñaterfa; - ... - -- --- - -_. .-MIgmcIOn e a, orml!l:cOn e VIdeos onnato vigente

l Emitir aclo administrativo para remitirles memorias de los eventos telesI como congresos,foros, Fortalecimiento de la memor1elnstltucional

Fortatecer los seMcios del Centro de Oocumc~aclón: consulte Web,Bibliotcce virtuBl, orientaciOn y referencia, consulte en sale, consultalefef6nice, prestamo i nterbibllotecl'Jl10,elena de publicaciones

lSISTEMA J r, j~' '\

Actul!lllución de los proc~dímlentos. Instructivos y fonnatos de le GesllOnDocumental

18

..~. . ..•....

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida Issa

3. SITUACiÓN DE LOS RECURSOS:

A. Bienes .Muebles e Inmuebles

CONCEPTO VALOR (Millones de Pesos)'Vigencia Fiscal Año 2014 comprendida entre el 14 de Julio y el 31 de Diciembre

Terrenos - -EdificacionesConstrucciones en cursoMaquinaria y'equipo 2.091.183,86

Equipo de transporte, tracción y elevaciónEquipo de Comunicación 1.124.988,74

Equipo de Computo 177.399.860,46

Muebles Enseres y Equipos de Oficina 160.199.279,25

Bienes Muebles en bodegaRedes, Líneas y cables I

Plantas, Duetos y Túneles...I

Otros concepto's (otros muebles y enseres) 792.810,12

CONCEPTO VALOR (Millones de Pesos)Vigencia Fiscal Año 2015 comprendida entre el1 de Enero y el 31 de Diciembre

Terrenos .

Edificaciones.

Construcciones en cursoMaquinaria y equipo 2.091.1"83,86

Equipo de transporte, tracción y elevaciónEquipo de Comunicación 1.124.988,74

Equipo de Computo - .... _- 177.399.860,46

Muebles Enseres y Equipos de Oficina 160.199.279,25

Bienes Muebles en bodegaRedes, Líneas y cablesPlantas, Duetos y TúnelesOtros conceptos (o.tras muebles y enseres) 792.810,12

4. PLANTA DE PERSONAL:

A continuación se presenta la planta de personal del Área Archivo y Correspondencia con corte a30 de Diciembre de 2015.

- "•.. '"

CONCEPTOTotal cargosde planta

Número decargos provistos

Número decargos vacantes

Cargos de Libre nombramiento y remoción

A la fecha de inicio de la gestión(Julio 14 de 2014)

o o o

19

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermida ISso

a la fecha de retiro del cargo O O O(Diciembre 30 de 2015)

VariaCión porcentual 0% 0% 0%

Cargos de Carrera Administrativa

A la fecha de inicio de la gestión O O O(Ju/io 14 de 2014) -a la fecha de retiro del cargo -. ..

(Diciembre 30 de 2015)O O' 0-

Variación porcentual 0% 0% - 0%

Otros:

, ~~~~ta-T.~0p~r~~u.~_-==-_~:'~_=-=--=~~= __-_-.I-~_.~~"=_~.'..._..__~ .__u ~

. ¡ Planta Provisional . j 4 i, •.•• • .. '~ .. - ," .. ,. - '_'_r'_' _.- ; .•,- -~"7'_.;;' -::-"':r:---'--'-~-":_~._ -~-. ._-!-- - -_.. --- ..- - - -----.-.,.---- ._ _- .__._~--.__ . - ., _-_+ -----~-----.---~

: Planta Trabajador Oficial. .' ¡ 1 1 ..••••• •• •••••••••• '_"'_' .u. ,~"""_,_,;-_,_" __ ,_~,_,,,~._._",_,,~,,_,, _ •••••••• __ •••••••• _ ----- •• -- u __ • • - ># ... ~------- .•

: "¡.,--~ '. . f...•.' ..5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:

El Área de Arch'ivo y Correspondencia es una dependencia que desarrolla proceses de apoyo parael cumplimiento de la misión institucional del lORD, por esta razón no ejecuta programas, estudiosy proyectos misionales.

6. OBRAS PÚBLICAS:

La Secretaría General del lORD no ejecuta obras públicas.

7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES:

A continuación se relaciona por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre lavigencia y el de de, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el porcentaje deejecución.

INGRESOS (Millones de Pesos)CONC~PTO DEL VALOR VALOR PORCENTAJE DE

INGRESO PRESUPUESTADO RECAUDADO RECAUDOViqencia Fiscal Año comprendida entre el de vel de

Tasas, multas'ycontribucionesExcedentes financieros deentidades descentralizadasRendimientos financierosOtros recursos de capitalRecuperación de carteraReintegros y otros recursosno apropiadosEnajenación de activos

TOTAL N/A N/A '. N/A

20

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlas Hernón Hermida Issa

A continuación se relaciona por cada una de las vigencias fiscales cubiertas entre la vigencia 2014 .de Julio 14 y el 31 de Diciembre de 2015, los valores presupuestados, los efectivam~nte gastadosy el porcentaje de ejecución. .

GASTOSVALOR VALOR PORCENTAJE DE

CONCEPTO DEL GASTO PRESUPUESTADO EJECUTADO(Millones de $) (Millones' de $)

EJECUCiÓN'

Vigencia Fiscal Año 2014 comprendida. entre el14 de Julio y el 31 de Diciembre

Funcionamiento

Inversión 382,568 382,568

TOTAL 382,568 382,568 100,00%

GASTOS' tVALOR VALOR . ~ORCENTAJE DE

CONCEPTO DEL GASTO PRESUPUESTADO ~. EJECUTADO(Millones. de $) (Millones de $)

EJECUCiÓN

Vigencia Fiscal Año 2015 comprendida entre el1 de Enero y el 31 de Diciembre

Funcionamiento.

Inversión

TOTAL 495 475 97,00%

8. CONTRATACiÓN:

A continuación se relaciona" por cada una de las vigencias fiscales cubiertas entre el14 de Julio de2014 y el 30 de Diciembre de 2015, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdocon los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro,.mantenimiento, asesorías, consultarías, concesiones, Fiducias, etc.) y modalidades decontratación.

" . - Procesó~ de.contr~tación~'v¡génd~2014' I ., Objeto coritra'ct0a.1 . _''"No; ContratoS Valor ejecutado:Modalidad de.

ContrataciónProcesos Licitatorios

Procesos Licitatorios

1. Prestación deservicios postales,correspondientes alEnvío deCorrespondencia y. de .MensajeríaExoresa2. Compra deelementos deprotección personalIpara' los servidores

1466-14

2144-14

$38,195.082

$2.025.713

Estado

En trámite,liquidación

Liquidado

21. .

dE

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernán Hermido 1550

públicos del lORDque realizanac~vidadesrelacionados con elque hace,archivístico.

Procesos Licitatorios 3. Compra de cajas 2297-14 $4.700.000 Liquidadoy carpetas para elalmacenamiento dedocumentos dearchivo que sonproducidos yrecibidos por lasdistintas .. ..

dependencias del.'

lORDProcesos Licitatorios 4. Suministro e 2147-14 $42.383.832 .Liquidado

instalación de 223estantes metálicos'

/.'

livianos en lasinstalaciones del {IOHO. r

Procesos Licitatorios 5.. Servicio de 2178-14 $1.392.000 Liquidadocalibración . decuatro (4)Oataloggers

.. (reg istradores dedatos de humedad ytemperatura),

-

modelo 42280EXTECH)

Procesos Licitatorios 6. Compra de dos 2298-14 $13.999.998 Liquidado(2) Planotecas _construidas en Ca IdRolled, compuestas - ,-

por veinticuatro (24)bandejas, paraorganizar, custodiar,conservar, clasificar, ..ordenar, inventariary 'catalogar el '.

material ..

planimetrico del ,.

lORD.Contratación Directa Prestación de $ 384.516 Liquidados

Servicios.. _. 0'-::' -............~:Í'océsos d~.contráta~JÓr1-.:vlgenci~201-5:.- .' - .''¡- ..--.....: ...< -, •• ~'; ...'-,- ,

Modalidad de Objeto Contractual No. Contratos Valor ejecutado EstadoContratación y/o

DresuDuestado:Procesos Lieitatorios 1. Servicio postal a (Proceso Subasta $33.506.131 En ejecución

~. nivel urbano, lnversa lORD - SAF-nacional eSAS-004-20 15)internacional.

Procesos Licitatorios 2. Compra de cajas 3493-15 $8.999.301 Liquidado

22

Acta de Informe de Gestión - Dr. Carlos Hernón Hermido 1550

-------"y carpetas para el

apropiadoalmacenamiento ymanipulación de losdocumentosproducidos yrecibidos en el '.

lORD.Procesos Licitatorios 3. Compra y 3724-15 $4.509.697 En .trámite de pago

calibración decuatro (4) .Dataloggers .

,(registradores . 'de ' .,

datos de humedad-y..

temperatura), para .,ubicarlos en los

. esoacios del lORD ~Procesos Licitatorios 4. Prestáción de 3812-15 $1.140.000 En trámite de pago

servicio dec.alibración de '.

cuatro (4) lDataloggers I(reg istradores dedatos de humedad ytemperatura),modelo 42280

. EXTECH .Procesos lieitatorios 5. Compra de dos 3815-15 $17.689.000 En ejecución

, (2) Planotecas "

construidas en Cold-

Rolled, compuesta -

cada una porveinticuatro (24)bandeias.

Contratación Directa 6. Prestación de ' $ 384.516 Ejecutados ,.

Servicios

9. REGLAMENTOS Y MANUALES:

Se relaciona a continuación los reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientosvigentes en la entidad con corte a Diciembre 30 de 2015.

DENOMINACIONDEl MECANISMO DE W DE ACTO FECHA DE

REGlAMENT DESCRIPCION ADOPCION y ADMINISTRAT ADOPCION OOy/o VIGENCIA IVO VIGENCIA

MANUAL

Manual de Estructura Orgánica del Resolución Junta13 de

funciones por lORD donde se determinan Directiva002 Septiembre

Dependencia las funciones por de 2005dependencias

23

Acta de Informe de Gestión - Dr.' Carlos Hernán Hermida Issa

..o •

. ' .

Establecer la metodología

"Control de para controlar los equipos

equipos dede medición de condicionesambientales utilizados en los

Medición- .espacios de . archivo del SGC VersiónDocumentación

"lORD, mecliante actividadesde mantenimiento,verificación v calibración .

..

ProcedimientoEstablecer . las actividades

administrar..

lasAd ministración

para .

decomunicaciones producidas SGC Versión 5

Correspondeny recibidas por el Instituto.

'.Establecer las actividadespara la administración de los

Gestión de archivos de ge1ión.y el

ArchivoArchivo Central Histórico SGC Versión 5del Instituto DistritaJ para la '.

.Recreación y el Deporte.

Préstamo dela Establecer las actividades

documentación para realizar el préstamo y .

de Archivo decontrol de los documentos SGC Versión 3

. en los archivos de gestión y _.gestión y central-histórico.Central

..En el aplicativo ISOLÜCION se encuentran el Listado maestro de Documentos, el cual contiene larelación de los manuales de funciones y los procedimientos, el Manual de Calidad v las normaspertinentes a cada uno de los procesos del lORD. "

10. CONCEPTO GENERAL:

La gestión de Carlos Hernán Hermida lssa durante año y medio fue muy positiva para la institución.Estuvo' durante este tiempo muy involucrado en la gestión documental y en cada uno de susprocedimientos; siempre apoyando, colaborando y exponiendo en el Comité Interno de Archivo losavances en las diferentes actividades ejecutadas por área de Archivo y Corfespondencia.

11. Firma

días del mes de Enero del año 2016

24 .