pewujudan dan penawanan rekodreg.upm.edu.my/reg/doc/nota_latihan/pewujudan dan...kandungan tajuk -...

PEWUJUDAN

DAN

PENAWANAN REKOD

SKOP TAKLIMAT

Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan

Pengurusan E-Mel

Pengurusan Borang

Pengurusan Laporan

Pengurusan Fotokopi

Pengurusan Rekod Penting

Pembukaan Fail

Penutupan Fail

2

OBJEKTIF DI AKHIR SESI:

Mengenalpasti jenis-jenis suratan rasmi

Mengenalpasti tatacara urusan surat kerajaan

yang betul berdasarkan Bahagian VI, PP Bil 5

Tahun 2007

Menyenaraikan cara / kriteria pembukaan &

penutupan fail

3

SURATAN RASMI KERAJAAN

Surat-menyurat yang dihasilkan oleh mana-mana

pejabat awam mengikut standard yang telah

ditetapkan dari segi struktur dan kandungannya

Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh sesebuah

Jabatan

4

JENIS-JENIS SURATAN RASMI

Surat

Memo

Borang

Laporan, kertas cadangan, minit mesyuarat

E-mail

5

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT

Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan

dalam :

- Bahagian VI – Urusan Surat Kerajaan.

6

Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5 Tahun 2007

Panduan Pengurusan Pejabat

7

PENYEDIAAN

ELEMEN:

1. Alamat pengirim

2. Alamat penerima

3. Nombor rujukan

4. Tarikh surat

5. Tajuk surat

6. Pembukaan & pengakhiran surat

7. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran

8

PENYEDIAAN SURAT RASMI KERAJAAN -

KAEDAH

Struktur:

- Menggunakan kertas rasmi Kerajaan

- Nombor rujukan fail dan tarikh

- Penerima & alamat

- Ketua Jabatan

- Memulakan surat dengan tuan/puan/gelaran

rasmi sahaja

- Pembukaan rencana “Dengan hormatnya saya diarah……”Saya diarah memaklumkan…”, “ Saya diarah merujuk…” (mana-mana yang bersesuaian)

- Penutup rencana “Saya yang menurut perintah” dan diikuti oleh tandatangan

9

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT (SAMB.)

Surat keluar :

Disediakan dalam :

Perlu direkodkan dalam

Kertas minit fail

Buku daftar surat keluar

10

3 salinan

Salinan asal -

Penerima

Salinan kedua - Fail

Salinan ketiga –

Fail timbul

PENYEDIAAN SURAT RASMI

KERAJAAN - KAEDAH(SAMB.)

Kandungan

Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan isi surat

Perenggan surat mestilah diberi nombor

Dihadkan kepada satu perkara sahaja

Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan

keselamatan (Panduan keselamatan)

11

SURAT RASMI KERAJAAN – PENGENDALIAN

(SAMB.)

Surat masuk :

Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk

Dicop/ditulis tarikh diterima

Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu

Surat segera (u.p En.……) hendaklah diberi terus kepada Pegawai yang bertanggungjawab

Perlu diberi akuan terima

Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan pegawai bertanggungjawab

Surat keluar :

Perlu direkodkan dalam

• Kertas minit fail

• Buku daftar surat keluar

12

TARAF KESELAMATAN

Memperakukan kepada pegawai pengelas

untuk tentukan taraf keslematan surat

samada terbuka atau terperingkat

Kod keselamatan – dicatatkan sebagai

sebahagian drp nombor rujukan fail

13

Surat kepada Ketua / Timbalan Ketua

Jabatan - Pembantu Khas (tanpa dibuka)

Dialamatkan kepada Ketua Jabatan – u:p

pegawai hendaklah diserahkan kepada

pegawai yang bertanggungjawab

menguruskan surat jabatan.

Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

SEBELUM DIEDARKAN

Tindakan segera memasukkan surat ke

dalam fail yang berkenaan mengikut cara

seperti yang dinyatakan dalam BAHAGIAN VII

– Pengurusan Fail.

Semua surat yang diterima hendaklah

diambil tindakan SEGERA.

Semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap

Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan

• Tarikh

• Nombor rujukan fail

• Alamat yang betul dan tepat

• Lampiran (jika ada)

• Tandatangan

Penghantaran melalui mesin faksimili surat asal hendaklah disusuli segera.

Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel.

Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi.

21

Kertas Minit No. Helaian No.

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

CONTOH MENGKANDUNGKAN SURAT

Ditebuk 1 inci dari bucu & diikat dengan tali hijau

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT

Surat yang diterima & dihantar

Dikawal dengan selamat menerusi

pendaftaran rahsia

Menerima – memproses –menyimpan – menghantar

(ARAHAN KESELAMATAN)

23

JENIS-JENIS KULIT FAIL

TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin 1/80)

TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop terhad

SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)

RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah depan dan belakang (Am 437)

RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning, berpalang merah depan dan belakang (Am 438)

24

CONTOH KULIT FAIL

25

27

PENGURUSAN E-MEL

Perlu ada peraturan yang mana mengambil kira isu-isu perundangan dan pelupusan rekod

Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara e-mel perlu diambil tindakan sebagaimana surat yang di pos atau di “despatch”

Mesti di failkan bersama surat-surat yang lain yang dikepilkan (attachment) kedalam fail yang berkaitan samada bentuk elektronik atau konvensional

PENGURUSAN BORANG

Perlu ada ketetapan/peraturan bagi aktiviti pewujudan borang

Perlu ada kawalan :

Buku daftar

Menggunakan nombor turutan dan susunan mengikut kronologi

Format mestilah mudah/senang digunakan

Cara penyimpanan samada boleh difail atau tidak, contoh:

Borang cuti tidak perlu dalam fail putih

Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan memadai disimpan dalam doket tebal

29

PENGURUSAN LAPORAN

Perlu ada panduan/peraturan

Kawalan

• Pewujudan – edisi yang keberapa?

• Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan –contoh mailing list

Penyimpanan laporan • Laporan bercetak tidak perlu disimpan dalam fail

• Laporan bercetak yang diterima : Perlu dikeluarkan dari fail dan simpan di Pusat Sumber

Sediakan borang gantian dengan menyatakan maklumat dimana laporan berkenaan disimpan

Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan fail

31

PENGURUSAN FOTOKOPI

Perlu ada panduan/peraturan

Kawalan

Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu dibuat pendua?

Jumlah bilangan

Penyimpanan

Perlukah dikandungkan dalam fail?

Pengedaran

Salinan fotokopi– tulisan mudah pudar dan tak tahan lama – kehilangan maklumat

33

PENGURUSAN REKOD PENTING

Rekod penting ditafsirkan sebagai

rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi

meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi

Contoh perjanjian, geran tanah,kad pengenalan

35

PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.)

Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut

lebih awal

Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang

siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab

Membuat salinan pendua samada dalam bentuk

mikrofilem atau digital

Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang

bencana/kelalaian manusia dan sebagainya.

36

PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.)

Menyediakan manual Pelan Tindakan Bencana

Satu pelan untuk bersedia menghadapi bencana,

menangani bencana dan menyelamat rekod selepas

bencana:

Langkah-Langkah Pencegahan (Prevention)

Langkah-Langkah Persediaan (Preparedness)

Tindakbalas Terhadap Masalah (Response)

Langkah-Langkah Pemulihan (Recovery)

37

PEMBUKAAN FAIL

Peralatan

Jenis-jenis Kulit Fail

Kaedah

Tajuk fail

Nombor rujukan

Mengkandungkan surat menyurat

38

PERALATAN

Kulit fail

Tali hijau

Penebuk lubang

Kertas minit

39

KAEDAH

Maklumkan kepada Registri

(samada dengan mengisi borang atau lain-lain cara bertulis)

Kerani Registri perlu menyemak buku daftar fail untuk memastikan fail belum dibuka

Pilih fail mengikut taraf keselamatan surat yang hendak dikandungkan

40

TAJUK FAIL

Mesti ringkas, padat dan melambangkan isi

kandungan fail

Berdasarkan katakunci tesaurus manual klasifikasi

Fail terbuka – tajuk diatas kulit luar fail

Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah dalam

fail

41

NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL)

Kod fail adalah ganti nama kepada tajuk fail

Kegunaan kod adalah untuk:

Mudah mengingati perkara fail

Memudahkan penyusunan fail dalam tempat

simpanan

42

NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL)

Kod fail menggunakan kaedah blok nombor,

contoh:

Pentadbiran - 100

Bangunan dan tanah- 200

Aset (Bekalan dan Kelengkapan) - 300

Kewangan - 400

Sumber Manusia - 500

43

44

Lampiran SF 1 Contoh Kulit Fail Yang Lengkap

(AM 455-Pin.1/80)

ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH)

Kertas- Kertas Yang Berhubung ANM 300 – 1 / 6

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

SEWAAN DAN SERVIS MESIN FOTOSTAT P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama …………………

Tarikh Kandungan Akhir ……………

ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL

(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…

atau apabila mengandungi 100

lampiran yang mana lebih awal PTA 1 18.11.95

F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun

Selepas Penutupan Pada

……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah -

kan/Dimusnahkan :

………………………………………………

(Potong mana yang tiada berkenaan.

Satu senarai hendaklah dibuat

untuk persetuju- an Arkib Negara

Malaysia bagi memusnah kan atau

memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn.

…………………………..…………………..

Dihantar

kepada

Tarikh dihantar

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

MENGKANDUNGKAN SURAT MENYURAT

Terletak di sebelah kanan fail

Rekod mestilah diberi nombor seturut

Nombor turutan hendaklah ditulis dan dikandungkan dalam bulatan ditepi sebelah kanan surat

Semua kertas minit dan surat yang dimasukkan hendaklah ditebuk ditepinya (1 inci dari bucu) dan diikat dengan tali hijau

45

PENUTUPAN FAIL

Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang terdahulu)

Palangkan fail dengan dakwat merah

Dicatat “DITUTUP PADA….JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru atau hitam,

Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod

Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail

Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3 bulan)

46

47

(AM 455-Pin.1/80)

ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH)

Kertas- Kertas Yang Berhubung

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama …………………

Tarikh Kandungan Akhir ……………

ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL

(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…

atau apabila mengandungi 100

lampiran yang mana lebih awal PTA 1 18.11.95

F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun

Selepas Penutupan Pada

……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah -

kan/Dimusnahkan :

………………………………………………

(Potong mana yang tiada berkenaan.

Satu senarai hendaklah dibuat

untuk persetuju- an Arkib Negara

Malaysia bagi memusnah kan atau

memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn.

…………………………..…………………..

Dihantar

kepada

Tarikh dihantar APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

ANM.600-2

3/2

ANM.600 – 23 / 2/1

SEKIAN

TERIMA KASIH

48