pewujudan dan penawanan rekodreg.upm.edu.my/reg/doc/nota_latihan/pewujudan dan...kandungan tajuk -...
TRANSCRIPT
PEWUJUDAN
DAN
PENAWANAN REKOD
SKOP TAKLIMAT
Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan
Pengurusan E-Mel
Pengurusan Borang
Pengurusan Laporan
Pengurusan Fotokopi
Pengurusan Rekod Penting
Pembukaan Fail
Penutupan Fail
2
OBJEKTIF DI AKHIR SESI:
Mengenalpasti jenis-jenis suratan rasmi
Mengenalpasti tatacara urusan surat kerajaan
yang betul berdasarkan Bahagian VI, PP Bil 5
Tahun 2007
Menyenaraikan cara / kriteria pembukaan &
penutupan fail
3
SURATAN RASMI KERAJAAN
Surat-menyurat yang dihasilkan oleh mana-mana
pejabat awam mengikut standard yang telah
ditetapkan dari segi struktur dan kandungannya
Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh sesebuah
Jabatan
4
JENIS-JENIS SURATAN RASMI
Surat
Memo
Borang
Laporan, kertas cadangan, minit mesyuarat
5
PENGURUSAN SURAT-MENYURAT
Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan
dalam :
- Bahagian VI – Urusan Surat Kerajaan.
6
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 Tahun 2007
Panduan Pengurusan Pejabat
7
PENYEDIAAN
ELEMEN:
1. Alamat pengirim
2. Alamat penerima
3. Nombor rujukan
4. Tarikh surat
5. Tajuk surat
6. Pembukaan & pengakhiran surat
7. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran
8
PENYEDIAAN SURAT RASMI KERAJAAN -
KAEDAH
Struktur:
- Menggunakan kertas rasmi Kerajaan
- Nombor rujukan fail dan tarikh
- Penerima & alamat
- Ketua Jabatan
- Memulakan surat dengan tuan/puan/gelaran
rasmi sahaja
- Pembukaan rencana “Dengan hormatnya saya diarah……”Saya diarah memaklumkan…”, “ Saya diarah merujuk…” (mana-mana yang bersesuaian)
- Penutup rencana “Saya yang menurut perintah” dan diikuti oleh tandatangan
9
PENGURUSAN SURAT-MENYURAT (SAMB.)
Surat keluar :
Disediakan dalam :
Perlu direkodkan dalam
Kertas minit fail
Buku daftar surat keluar
10
3 salinan
Salinan asal -
Penerima
Salinan kedua - Fail
Salinan ketiga –
Fail timbul
PENYEDIAAN SURAT RASMI
KERAJAAN - KAEDAH(SAMB.)
Kandungan
Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan isi surat
Perenggan surat mestilah diberi nombor
Dihadkan kepada satu perkara sahaja
Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan
keselamatan (Panduan keselamatan)
11
SURAT RASMI KERAJAAN – PENGENDALIAN
(SAMB.)
Surat masuk :
Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk
Dicop/ditulis tarikh diterima
Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu
Surat segera (u.p En.……) hendaklah diberi terus kepada Pegawai yang bertanggungjawab
Perlu diberi akuan terima
Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan pegawai bertanggungjawab
Surat keluar :
Perlu direkodkan dalam
• Kertas minit fail
• Buku daftar surat keluar
12
TARAF KESELAMATAN
Memperakukan kepada pegawai pengelas
untuk tentukan taraf keslematan surat
samada terbuka atau terperingkat
Kod keselamatan – dicatatkan sebagai
sebahagian drp nombor rujukan fail
13
Surat kepada Ketua / Timbalan Ketua
Jabatan - Pembantu Khas (tanpa dibuka)
Dialamatkan kepada Ketua Jabatan – u:p
pegawai hendaklah diserahkan kepada
pegawai yang bertanggungjawab
menguruskan surat jabatan.
Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.
SEBELUM DIEDARKAN
Tindakan segera memasukkan surat ke
dalam fail yang berkenaan mengikut cara
seperti yang dinyatakan dalam BAHAGIAN VII
– Pengurusan Fail.
Semua surat yang diterima hendaklah
diambil tindakan SEGERA.
Semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap
Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan
• Tarikh
• Nombor rujukan fail
• Alamat yang betul dan tepat
• Lampiran (jika ada)
• Tandatangan
Penghantaran melalui mesin faksimili surat asal hendaklah disusuli segera.
Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel.
Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi.
21
Kertas Minit No. Helaian No.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CONTOH MENGKANDUNGKAN SURAT
Ditebuk 1 inci dari bucu & diikat dengan tali hijau
PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT
Surat yang diterima & dihantar
Dikawal dengan selamat menerusi
pendaftaran rahsia
Menerima – memproses –menyimpan – menghantar
(ARAHAN KESELAMATAN)
23
JENIS-JENIS KULIT FAIL
TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin 1/80)
TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop terhad
SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)
RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah depan dan belakang (Am 437)
RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning, berpalang merah depan dan belakang (Am 438)
24
CONTOH KULIT FAIL
25
27
PENGURUSAN E-MEL
Perlu ada peraturan yang mana mengambil kira isu-isu perundangan dan pelupusan rekod
Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara e-mel perlu diambil tindakan sebagaimana surat yang di pos atau di “despatch”
Mesti di failkan bersama surat-surat yang lain yang dikepilkan (attachment) kedalam fail yang berkaitan samada bentuk elektronik atau konvensional
PENGURUSAN BORANG
Perlu ada ketetapan/peraturan bagi aktiviti pewujudan borang
Perlu ada kawalan :
Buku daftar
Menggunakan nombor turutan dan susunan mengikut kronologi
Format mestilah mudah/senang digunakan
Cara penyimpanan samada boleh difail atau tidak, contoh:
Borang cuti tidak perlu dalam fail putih
Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan memadai disimpan dalam doket tebal
29
PENGURUSAN LAPORAN
Perlu ada panduan/peraturan
Kawalan
• Pewujudan – edisi yang keberapa?
• Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan –contoh mailing list
Penyimpanan laporan • Laporan bercetak tidak perlu disimpan dalam fail
• Laporan bercetak yang diterima : Perlu dikeluarkan dari fail dan simpan di Pusat Sumber
Sediakan borang gantian dengan menyatakan maklumat dimana laporan berkenaan disimpan
Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan fail
31
PENGURUSAN FOTOKOPI
Perlu ada panduan/peraturan
Kawalan
Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu dibuat pendua?
Jumlah bilangan
Penyimpanan
Perlukah dikandungkan dalam fail?
Pengedaran
Salinan fotokopi– tulisan mudah pudar dan tak tahan lama – kehilangan maklumat
33
PENGURUSAN REKOD PENTING
Rekod penting ditafsirkan sebagai
rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi
meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi
Contoh perjanjian, geran tanah,kad pengenalan
35
PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.)
Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut
lebih awal
Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang
siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab
Membuat salinan pendua samada dalam bentuk
mikrofilem atau digital
Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang
bencana/kelalaian manusia dan sebagainya.
36
PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.)
Menyediakan manual Pelan Tindakan Bencana
Satu pelan untuk bersedia menghadapi bencana,
menangani bencana dan menyelamat rekod selepas
bencana:
Langkah-Langkah Pencegahan (Prevention)
Langkah-Langkah Persediaan (Preparedness)
Tindakbalas Terhadap Masalah (Response)
Langkah-Langkah Pemulihan (Recovery)
37
PEMBUKAAN FAIL
Peralatan
Jenis-jenis Kulit Fail
Kaedah
Tajuk fail
Nombor rujukan
Mengkandungkan surat menyurat
38
PERALATAN
Kulit fail
Tali hijau
Penebuk lubang
Kertas minit
39
KAEDAH
Maklumkan kepada Registri
(samada dengan mengisi borang atau lain-lain cara bertulis)
Kerani Registri perlu menyemak buku daftar fail untuk memastikan fail belum dibuka
Pilih fail mengikut taraf keselamatan surat yang hendak dikandungkan
40
TAJUK FAIL
Mesti ringkas, padat dan melambangkan isi
kandungan fail
Berdasarkan katakunci tesaurus manual klasifikasi
Fail terbuka – tajuk diatas kulit luar fail
Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah dalam
fail
41
NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL)
Kod fail adalah ganti nama kepada tajuk fail
Kegunaan kod adalah untuk:
Mudah mengingati perkara fail
Memudahkan penyusunan fail dalam tempat
simpanan
42
NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL)
Kod fail menggunakan kaedah blok nombor,
contoh:
Pentadbiran - 100
Bangunan dan tanah- 200
Aset (Bekalan dan Kelengkapan) - 300
Kewangan - 400
Sumber Manusia - 500
43
44
Lampiran SF 1 Contoh Kulit Fail Yang Lengkap
(AM 455-Pin.1/80)
ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH)
Kertas- Kertas Yang Berhubung ANM 300 – 1 / 6
Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA
SEWAAN DAN SERVIS MESIN FOTOSTAT P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Pertama …………………
Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal PTA 1 18.11.95
F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada
……..……………………………..
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada berkenaan.
Satu senarai hendaklah dibuat
untuk persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
MENGKANDUNGKAN SURAT MENYURAT
Terletak di sebelah kanan fail
Rekod mestilah diberi nombor seturut
Nombor turutan hendaklah ditulis dan dikandungkan dalam bulatan ditepi sebelah kanan surat
Semua kertas minit dan surat yang dimasukkan hendaklah ditebuk ditepinya (1 inci dari bucu) dan diikat dengan tali hijau
45
PENUTUPAN FAIL
Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang terdahulu)
Palangkan fail dengan dakwat merah
Dicatat “DITUTUP PADA….JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru atau hitam,
Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod
Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail
Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3 bulan)
46
47
(AM 455-Pin.1/80)
ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH)
Kertas- Kertas Yang Berhubung
Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA
KURSUS PENGURUSAN REKOD P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Pertama …………………
Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal PTA 1 18.11.95
F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada
……..……………………………..
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada berkenaan.
Satu senarai hendaklah dibuat
untuk persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
ANM.600-2
3/2
ANM.600 – 23 / 2/1
SEKIAN
TERIMA KASIH
48