digitaal facturen verwerken zonder investering in it-middelen · volledige ontzorging van aanschaf,...
Post on 17-May-2018
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Waarom Ricoh?
Niet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied
van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen.
Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang effi ciënter,
duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt
u kosten besparen en beter beheersen.
Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en
trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u
al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter
beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten.
Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete
oplossingen. imagine. change.
3 Opslag
De digitale factuur is al vanaf de dag van binnenkomst naar de
centrale ReadSoft Online opslag geleid en, zowel gedurende het
hele proces als ook achteraf, als één digitaal bestand beveiligd
toegankelijk. De status van afhandeling is evenals alle factuur-
informatie 100% inzichtelijk. Overal en altijd, online. Omdat wij
fl exibiliteit en productiviteit van uw medewerkers belangrijk
vinden. De snelle online toegankelijkheid is een uitkomst als u,
op welke werkplek dan ook, aan het budgetteren bent, nieuwe
offertes wilt opvragen of uw gegevens aan derden wilt overleggen.
Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:
• Snelle online toegang vanaf elke werkplek;
• Afname opslag- en papierkosten;
• Snellere betaling: kans op leverancierskortingen;
• Factuurstatus 100% inzichtelijk;
• Financiële informatie snel uitwisselbaar.
Cloud/SaaS-voordelen
Naast de procesvoordelen van digitale factuurverwerking biedt
ReadSoft Online Factuurverwerking specifi eke cloudgebaseerde
voordelen. Dit zijn:
• Geen investering in hardware, software en server;
• Geen zorgen over onderhoud en beheer;
• Geen IT-randvoorwaarden;
• Snelle implementatie;
• Snelle online toegang vanaf elke werkplek.
www.ricoh.nl
Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specifi caties en uiterlijke vormgeving
kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.
Copyright © 2013 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze brochure, de inhoud en/of layout ervan mag niet
worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder
de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.
Digitaal facturen verwerken zonder investering in IT-middelen
ReadSoft Online Factuurverwerking
Ricoh Nederland B.V.Magistratenlaan 2, 5223 MD ‘s-Hertogenbosch
Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 - 645 3636
E-mail: info@ricoh.nl
RIRSINVOICE4NLN
RIC0039-00 Productfolder Readsoft A4 002.indd 1-2 11-06-13 12:15
Volledige ontzorging van aanschaf, beheer
en onderhoud
ReadSoft Online Factuurverwerking is een cloudgebaseerde
oplossing. Het voordeel hiervan is dat wij u volledig ontzorgen
op het gebied van aanschaf, beheer en onderhoud, zoals de
uitvoering van automatische back-ups en updates. Zonder dat
u hoeft te investeren in IT-middelen hebben uw medewerkers
op elke werkplek en op elk gewenst moment een snelle en
beveiligde online toegang tot alle inkomende facturen. Het enige
dat u nodig heeft, is een internetverbinding en een eenvoudige
multifunctionele printer of scanner om uw papieren facturen te
scannen. De implementatie is eenvoudig en kent een snelle
terugverdientijd.
Oplossing verdient zich snel terug, ook al bij jaarlijks
1.000 facturen
In tegenstelling tot de gangbare factuurverwerkingsoplossingen
verdient ReadSoft Online Factuurverwerking van Ricoh zich
ook bij kleine aantallen te verwerken facturen snel terug.
Dat betekent dat digitale factuurverwerking hiermee ook
interessant wordt voor decentrale afdelingen, vestigingen en
de bedrijven die jaarlijks 1.000 tot 10.000 facturen verwerken.
Actueel inzicht in uw fi nanciële ruimte
Met ReadSoft Online beschikt u op elk moment over een helder
actueel en betrouwbaar inzicht in uw fi nanciële ruimte, waardoor
u in staat bent nauwkeurig te budgetteren. Ook heeft u een
streepje voor bij uw leveranciers. Want u betaalt altijd op tijd.
Dit leidt in veel gevallen tot interessante leverancierskortingen.
Hoe werk het?
1 Scanning en herkenning
Elke factuur die op papier binnenkomt, wordt direct gescand en
door ReadSoft automatisch herkend op basis van vastgelegde
factuurdata als bijvoorbeeld klantnaam of banknummer.
Scanning kan plaatsvinden op de centrale crediteuren-
administratie, maar ook op eventuele vestigingen. Het is de start
van het centrale verwerkingsproces, dat verder online verloopt.
Want direct na scanning is de factuur beschikbaar in de beveiligde
ReadSoft Online website voor verifi catie. De digitaal binnen-
gekomen factuur vervolgt vanaf het moment van aankomst op
de beveiligde website hetzelfde traject als de papieren factuur.
Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:
• Minimalisering van handmatige arbeid;
• Eenduidige vastlegging van factuurgegevens;
• Snellere start van de verwerking;
• Interne post overbodig.
2 Elektronische verifi catie, goedkeuring
en betaalbaarstelling
In de verifi catiefase wordt elke factuur gecontroleerd op datum,
bedrag en leveranciergegevens. Zijn alle gegevens gecheckt en
akkoord, dan gaat de factuur de goedkeuringsworkfl ow in.
Na binnenkomst van de laatste benodigde goedkeuring, wordt
de factuur met alle relevante factuurdata beschikbaar gesteld
voor uw ERP-/fi nanciële systeem. Daar wordt de betalings-
blokkade opgeheven en de factuur betaalbaar gesteld.
Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:
• Elektronische controle van factuurgegevens;
• Snellere goedkeuring;
• Factuur automatisch naar fi nancieel systeem;
• Nooit meer te laat betalen.
Ideaal voor bedrijven met jaarlijks 1.000-10.000 te verwerken inkoopfacturen
Altijd en overal toegang voor elke betrokken medewerker
Handmatig facturen verwerken kost veel tijd en is erg foutgevoelig. Met digitale factuur-
verwerking kan dit veel effi ciënter, sneller en maar liefst 30% goedkoper. Met ReadSoft Online
van Ricoh benut u alle voordelen van digitale factuurverwerking, zonder dat u zelf hoeft te
investeren in apparatuur, software, onderhoud en beheer. Het factuurverwerkingsproces verloopt
namelijk online. U sluit een abonnement af, dat gebaseerd is op het jaarlijks te verwerken aantal
facturen. Het aantal medewerkers dat gebruik kan maken van de oplossing is ongelimiteerd!
RIC0039-00 Productfolder Readsoft A4 002.indd 3-4 11-06-13 12:15
top related