Administrative medarbejdere i DSB- hvem er de?

- hvilke behov?

v. Benedicte Due, Usability specialist hos DSB IT

Temadag om personasInfinit 2. maj 2012

Baggrund

Cost/benefit-analyse viser at der kan spares enorme summer på tværgående HR-workflows (ansættelse, kurser, fravær, løn)

• forbedre lederportal • medarbejderportal

SAP allerede valgt som platform Hvilke ønsker er der til indhold og funktionalitet? Hvem er lederne og medarbejderne? Hvad er deres situation, behov og holdninger?

Personas

Personas sammen med Lene NielsenHele processen tog 21 dage

Tidsforbrug for 2 personer:Formøder: 1½ dagDatagennemgang: 1 dagData indsamling: 2½ dagPersonasbeskrivelser: 1 dagWorkshop: 1 dag

Personas data

Gennemgik eksisterende materiale• Personas beskrivelser• 150 interviews med medarbejdere i DSB

Nyt fokus: hvad er kravene til HR området

Indsamlede nye data• Korte interviews med 10 personer (chefer, personale, mellemledere)• Telefoninterviews med 5 sekretærer

Analysen viste

At chefer ikke vil bruge portalen At sekretærer ikke udfører chefernes arbejde (det gør HR) At der var forskel på den måde ledere tilgår data. Vi introducerede begreberne: kikkertsyn og helikopterblik

At 2 af de tidligere personas beskrivelser var brugbare

Personasbeskrivelser v. Lene med fokus på HR

1 dags workshop med projektdeltagere

Formål At få deltagerne til at forstå og acceptere personas beskrivelserne At få deltagerne til at bruge beskrivelserne i use cases

Metode: Lene’s use case skabelon

Brugte Lene’s use case skabelon:

Erfaringer

Mine erfaringer Hypoteser blev skrottet (bl.a. om topledelsen)Use cases inkl. personas meget bedre

• hvad er brugerens situation, hvem er de og deres behov (”3D”)• hvad kan gå galt og hvordan kan det løses (realistisk)

• projektets havde førhen kun brugt ”solskinsscenarier”SAP-udviklere begejstrede

Projektets erfaringerPersonas og use cases i indledende faseMen tidspres og manglende modenhed med metoderne...

Fremover: coaches i længere tid

Usabilitytest

MetodeKlassisk tænke-højt testSammen med Elisabeth Landbo, SnitkergroupPersonas som rekrutteringskriterie

Erfaringer fra prototype test af portalenØjenåbner: Brugertestene beviste hvor værdifuldt det er at brugerteste en prototype af et system inden det implementeres!

Portalen understøttede overordnet set ikke de arbejdsgange og behov som medarbejdere og ledere har i deres hverdag

Derfor oplevede medarbejdere og ledere, at prototypen ikke fremstod som det ”effektive og nyttige daglige værktøj” som det var tiltænkt at portalen skulle være

Ledere

Eksempel på resultat fra testForsiden burde give direkte adgang til ledernes værktøjer Forsiden var teksttung og statisk

Lederne er forskellige og har forskellige behov: ønsker individuel tilpasning

Eksempel på anbefalingUdarbejd forsiden med direkte indgange til de emner lederne efterspørger (se trackingdata fra den eksisterende portal)

Giv mulighed for at lederne selv kan tilpasse (individualisere) forsiden, som ’Mine favoritter’-feature (f.eks. har en leder med fakturerende konsulenter behov for at se forbrugt tid)

Medarbejdere

Eksempel på resultat fra testMedarbejderne vurderede, at forsiden rummede alt for mange funktioner som man ganske sjældent vil have brug for

Derved opleves portalen som kompleks og svær at bruge

Eksempel på anbefaling Overvej at liste en top 10 med de mest benyttede funktioner (vha. tracking-data) og lad hvert link kun indeholde én handling/nøgleord f.eks.:

Jeg skal melde mig syg Jeg skal raskmelde mig Jeg har barns første/anden sygedag Jeg skal til lægen/tandlægen/jordemoder Min flexsaldo Min optjente ferie

Spørgsmål?