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Primera Escuela de Gerencia Pblica en el Per

Gestin de Proyectos Chimbote 2012

Gestin del Presupuesto

y Aseguramiento de la Calidad

Paul Villacorta Chvez, PMPChimbote, 10 de Noviembre 2012

Sesin 7

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Plan temtico de la Sesin 7

Casos en proyectos reales: Presupuesto

Planificacin: Plan de RRHH

Ejecucin: Reporte de proyectos menores

1. Presupuesto

del proyecto

Gestin de

costos

2. Aseguramiento

y control de

calidad

Gestin de la

calidad

3. Control de

cambios

4. Sistema de

registro y

actualizacin

de informacindel proyecto

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Presupuesto del Proyecto

1

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Plan de gestin de costos

Nivel de exactitud

Unidades de medida

Enlaces con los procedimientos de la organizacin

Umbrales de control

Reglas para la medicin del desempeo (EVM)

Formatos y frecuencia de los informes

Descripciones de los procesos

7.1

Estimar los

Costos

7.2

Determinar el

Presupuesto

7.3

Controlar los

Costos

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7.1

Estimarlos Costos

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7.1

Estimar

los Costos Herramientas y Tcnicas

.1 Juicio de

Expertos

.2 Estimacin

Anloga

.3 Estimacin

Paramtrica

.4 Estimacin

Ascendente

.5 Estimacin por

Tres Valores

1. Ms probable (CM)

2. Optimista (Co)

3. Pesimista (Cp)

WBS

E1 E2 E3

.6 Anlisis de

Reserva

.7 Costo de la

Calidad

.8 Software de

estimacin de

costos

.9 Anlisis de

Propuestas para

Licitaciones

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7.2

Determinarel

Presupuesto

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7.2

Determinar

elPresupuesto Herramientas y Tcnicas

.1 Suma de

Costos

.5 Conciliacindel Lmite del

Financiamiento

WBS

E1 E2 E3

.2 Anlisis de

Reserva

.3 Juicio de

Expertos

.4 Relaciones

Histricas

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7.2

Determinarel

Presupuesto

Salidas

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7.3Controlar los

Costos
http://4.bp.blogspot.com/_LhaW6FrB6no/TEeTEcg9nWI/AAAAAAAAAEg/iX-o1V4SBNY/s1600/tiempo_es_dinero.jpg

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7.3Controlar los

Costos
http://4.bp.blogspot.com/_LhaW6FrB6no/TEeTEcg9nWI/AAAAAAAAAEg/iX-o1V4SBNY/s1600/tiempo_es_dinero.jpg

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Aseguramiento y Control de Calidad

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Gestin de la calidad del proyectoObjetivo: Determinar responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin

de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

8.1

Planificar la

Calidad

8.2

Realizar el

Aseguramiento

de Calidad

8.3

Realizar el

Control de

Calidad

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CalidadPrevenir errores y defectos

Evitar re-trabajos

Tener un cliente satisfecho

El grado que un proyecto cumple con

los requisitos

American Society for Quality

Disear, producir y mantener un

producto que sea el ms econmico , el

ms til y siempre satisfactorio para el

consumidor

Dr. Kaoru Ishikawa

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Qu tiene ms calidad?

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Exactitud vs. Precisin

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Deming

(1900-1993)

Juran

(1904-2008)

Ishikawa

(1915-1989)

Crosby

(1926-2001)

Tericos de la calidad
http://compraloaquialdia.com/wp-content/uploads/2010/08/Camino-al-%C3%A9xito-La-Calidad-24ago.jpg

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8.1Planificar la

Calidad

Requisitos de calidad

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8.1

Planificarla Calidad Herramientas y tcnicas

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8.1

Planificarla Calidad

Herramientas y tcnicas

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8.2

Realizar el

Aseguramiento

de Calidad
http://directordecompras.es/wp-content/uploads/2010/11/291010Las7HerramientasBsicasdelaCalidadDiagramadeFlujoyListadeVerificacin.jpg

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8.3

Realizar el

Control de

Calidad

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Control de Cambios

3

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Se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusin.

Es necesario. Raramente se desarrollan exactamente segn el

plan.Incluye las actividades siguientes:

Identificar que debe producirse o ya se produjo un cambio.

Confirmar que slo se implementen los cambios aprobados.

Gestionar los cambios aprobados, regulando su flujo.

Mantener la integridad de las lneas base Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas.

Controlar y actualizar los requerimientos mediante la coordinacin de cambios

durante todo el proyecto.

Control Integrado de Cambios (CIC)

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Entradas

1. Plan para la Direccin del

Proyecto

2. Informacin sobre el

desempeo del trabajo

3. Solicitud de cambio

4. Factores ambientales de la

Empresa

5. Activo de los Procesos de laorganizacin

Herramientas y

tcnicas

1. Juicio de Expertos

2. Reuniones de Control de

Cambios

Salidas

1. Actualizaciones al

Estado de las Solicitudes

de Cambio

2. Actualizaciones al Plan

para la Direccin del

Proyecto

3. Actualizaciones a los

documentos del proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

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Control

Integrado deCambios

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Control Integrado de Cambios

5.4

Verifique

el Alcance

5.5

Control de

Alcance

Gestin de Alcance

de Proyecto

12.3

Administrela

consecucin

Gestin de Ejecucin

de Proyecto

10.5

Informe de

funcionamiento

Gestin de Comunicacin

de Proyecto

11.6

Monitor y

Control deRiesgos

Gestin de Riesgos

de Proyecto

8.3

Realice el

Control deCalidad

Gestin de Calidad

de Proyecto

7.3

Control de

Costos

Gestin de Costos

de Proyecto6.6

Control de

Cronograma

Gestin de Tiempo

de Proyecto

4.4

Control y

Supervisin

del trabajo del

proyecto

4.5

Realice el

Control de

Cambios

integrado

Gestin Integral

de Proyecto

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Es recomendable poner especial atencin al iniciodel

proyecto, de tal forma que los cambios necesarios puedan ser

manejadosde forma efectiva cuando se presenten.

Para enfrentar los problemas que puedan surgir de cambios

no planificados, es importante conocer qu significa el

cambioy sus posibles efectos.

Por qu planear los cambios?

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Nada es constante, excepto...los cambios.

El cambio es toda desviacinde la forma en que un

proyecto estuvo planeado, presupuestado oprogramado. (Thomas, 2002)

El cambio es un hecho necesarioen todo proyecto a lo

largo de su ciclo de vida.

Los proyectos deben ser capaces de adaptarsea los

cambios.

Qu es el Cambio?

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- En una obra civil... cambiar una ventana del lado

sur al lado este.

Ejemplos de cambio en un proyecto

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Cambios en estndares y normas

... cualquier desviacin.

Avances

Tecnolgicos

Ejemplos de cambio en un proyecto

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Cualquiera sea el momento en que uncambio ocurra.... El gerente de proyecto debe

analizarel cambio, planearsu ejecucin,

considerar minimizarlo, evaluarsu impacto y

comunicarloal cliente.FUENTE: Managing Projects

Project Changes: Kenneth Cooper

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El cambio puede llevar a un proyecto fuera de

control.

La respuesta al cambio (de alcance, costo,

tiempos, etc) de cada actor, puede llevar a la

creacin de conflictos.

Efectos del Cambio

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Se crea para identificar, analizary controlarlos cambios en un

proyecto.

Tareas:

Identificar cambios desde el alcance preliminar

Presupuestar costo e impacto en otros entregables y el tiempo

requerido para absorber el efecto.

Analizar el cambio y tomar una decisin

Resaltarlos ante el Comit de Gestin (Decisores)Plantear un sistema de resolucin de disputas minimizando el

conflicto

Verificar que los cambios han sido efectuados.

Sistema de Gestin de Cambios

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FUENTE:PROJECT CHANGE

MANAGEMENT SYSTEM-Ibbs-2001

Principios:

Promueva una cultura balanceada del cambio

Aprenda a reconocer e identificar el cambio

Evale el cambio

Implemente el cambio

Continuamente mejore las lecciones aprendidas

Prcticas que conducen a la excelencia

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Sistema de registro y

actualizacin de informacin del proyecto

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El Sistema de Informacin del Proyecto (PMIS en InglsProject

Management Information System) contiene la informacin

esencial para iniciar, planificar, ejecutar, controlar, y cerrar unproyecto.

Para los gerentes de proyectos, un PMIS puede tener un rol

crtico mostrando una imagen completa de todos los proyectos

en tu organizacin a travs de todas las fases del proyecto.

Tomar Decisiones

Sistema de Informacin de Gestin del Proyecto-PMIS

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INICIO CIERRE

INICIO CIERRE

PMIS

INICIO CIERRE

INICIO CIERRE

PMIS en la organizacin

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Metodologa

Coleccionar

Organizar

Guardar

Procesar

Comunicar

EstadodelProyecto

(Costo, Tiempo ,

Alcance y Calidad)

Contribucin a la Organizacin

Metodologa del PMIS

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PMIS

Personas

Procedimientos y Polticas

Sistema

Formal e Informal INICIO CIERREManual y Automtico

PMIS componentes

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INICIO CIERRE

Presupuesto Preliminar

Cronograma Preliminar

Acta de

Constitucin

del Proyecto

PMIS inicio

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INICIO CIERRE

Cronograma Detallado

Planificacin de Gestin del Costo

Planificacin de Recursos

Plan del

Proyecto

y Lneade Base

PMIS Planificacin

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INICIO CIERRE

Gestin de Materiales

Coleccin de Costo

Medicin de Desempeo

Gestin de Registros

Reportes

Reporte

de Valor

Ganado

PMIS Ejecucin, Seguimiento y Control

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Documents