2.2 definición de objetivos · 6 aspectos clave de la definición de objetivos (i) debe...

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2.2 Definición de objetivos

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”

Peter Drucker(1909-2005)

La selección de proyectos dentro del PMP

Correspondería, fundamentalmente, a la primera etapa:

1. Identificar y poner en contexto del problema (u oportunidad)

Elaboración de un pliego de condiciones o documento de requerimientos (PPT)

¡Atención al solution-jumping!

Muchas veces corresponde también a esta fase la formación/selección delequipo de proyecto

155 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13

La definición de objetivos conduce, en el fondo, a la definición del propioproyecto.

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Project Management Process (PMP)El ciclo de vida de un proyecto

Definición de objetivosDiagrama de flujo

PrecedenciasND

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Análisis de alternativasIdentificación de soluciones

Identificaciónde tareas

WBSEstimación de

tiempos

CronogramaCamino critico

Gestión de Recursos

Materiales

Recursoshumanos

Presupuesto

Control

Relación con el Entorno

Comunicación

ConclusiónDocumentación


Gestión de riesgos

Fase de definición Fase de planificación

Plan de calidad

Fase de ejecución Fase de conclusión

Información

EL CASO ÁLVARO

Contexto del problema u oportunidad

Álvaro es un arquitecto que sueñañcon montar una pequeña empresa

promotora

Hace tiempo que heredó de un tíosuyo una vieja casa y desdeentonces ha tenido en mentedemolerla y construir una promociónnueva

Nunca encuentra el momento de


ponerse al tema pero le han tocado300.000 € en la loto y ya no puederetrasarlo más, la burbujainmobiliaria tocará techo pronto y esposible que los precios empiecen acaer. (¡¡Estamos en 2005!!).

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¿Cómo deben ser / no ser los objetivos de un proyecto?

Generalmente un proyecto, salvo que sea muy simple, no tiene un únicobj iobjetivo:

Existen diferentes niveles de objetivos, tanto más limitados cuánto más sedesciende de nivel

El mayor objetivo es el “propósito último del proyecto”

Los objetivos del proyecto deben incorporar las razones que justificandichos objetivos

La justificación de objetivos, debe hacerse en términos medibles (dinero,magnitudes físicas, etc.)


Los objetivos deben incluir también información sobre su ámbito

¡Atención a las hidden agendas!.

Todo objetivo bien definido en un proyecto ha de ser

S Specific Concreto

M Measurable Medible

A Achievable Alcanzable

R Relevant Pertinente

T Trackable Trazable InsanityInsanity

Are we SMART today?


Concept Dev’t Design Impl’n Accept Operation ConceptOptimism Comp’cy Panic Anger Hate Disapp’t Optimism

y

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Los cuatro pasos básicos para la correcta definición de un proyecto

Comprender completamente el problema (o la oportunidad)

Identificar la solución óptima al problema (esto puede incluir todo loque vimos en el Capítulo de selección de proyectos)

Desarrollar completamente la implementación de la solución y elaborarun plan preliminar de trabajos

Lanzar (formalmente) el proyecto (Kick-off meeting).


Preparando el pliego de condiciones de un proyecto

Algunos de los apartados que, sin duda, debería contener:

Descripción del problema y/o la oportunidad

Impacto o efectos esperados sobre el problema (y/o la oportunidad)

Identificación de los stakeholders

Consecuencias de ignorar el problema (y/o la oportunidad)

Efectos (outcome) deseados

Beneficio (en sentido general) esperado en el caso de alcanzar los resultadosesperados

Compatibilidad estratégica


Integración en la compañía

Incertidumbres y factores desconocidos

Hipótesis y asunciones clave

Restricciones / limitaciones

Consideraciones sobre el entorno

Información de soporte y antecedentes.

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Definir un proyecto significa …

Dotarlo de un nombre Establecer los i i ( j l

Determinar el/los objetivos

¿Qué es? Y ¿Qué no es?

Analizar los stakeholders presentes

Definir el criterio de éxito

Riesgos

requerimientos (por ejemplo de plazo)

Identificar las restriccionesen términos de recursos y costes

Determinar las necesidades de seguimiento (control) e información


Seleccionar el núcleo duro del equipo de proyecto

información

Identificar las restricciones organizacionales y sus prioridades

Elaborar (y aprobar) el pliego de condiciones (PPT).

Algunos “comentarios” de la definición de un proyecto


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Aspectos clave de la definición de objetivos (I)

Debe entenderse/conocerse…

Cuál es su propósito, problema a resolver u oportunidad

Debería poderse escribir en una frase corta (<30 palabras)

Cuáles son los objetivos del proyecto, en el sentido de los detalles del proyecto,y en el alcance concreto del mismo

La lista de deliverables al final del proyecto

La lista de deliverables internos del proyecto

Use una tabla de tipo “Es/no es”.Deliverable: un elemento

medible tangible y


medible, tangible y verificable que debe ser

llevado a cabo para completar el proyecto

Considere la posibilidad de establecer un periodo de graciaen el que el pensamiento naïf y las cuestiones “estúpidas” están

permitidas

Aspectos clave de la definición de objetivos (II)

Tablas “Es/no es”:

Deliverable: Diseño del curso de ProMa

ES NO ES

Lista de los capítulos más importantes

Calendario de sesiones

Lista del material a distribuir

Bibliografía complementaria

Impartir las clases

Buscar los ponentes

Comercializar el curso

Elaborar el presupuesto


Requerimientos de infraestructura

…

…

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Un apunte sobre el análisis de los stakeholders


Mitchell, 1997

Identificando stakeholders

PROYECTO


EscuelasUniversidades

Ejemplo: stakeholders en la reforma de la Ley de Bosques

1Fuerzas seguridad

Autoridades

Comerciomaderero

Consumidoresagrícolas

Trabajadoresagrícolas

Propietariosagrícolas

Consumidoresp. ganaderos

Temporeros

Industriaconglomerados

Empresasturísticas

Cámaras decomercio

Escuelas

Habitantesbosque

Empresas deconstrucción

Empresasexplotaciónmaderera

Consumidoresagua

FabricantesFabricantes

corchos

Reforma Ley de Bosques

ONGs

Campamentos deVerano

Alojamientosrurales

Políticoslocales

Fauna y flora


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1Fuerzas seguridadimplicadas

Comerciantesresinas

Exportadorespapel

Fabricantes demuebles

SeguridadSocial

Institutos investigaciónagrícola

Turistas

Part. políticoscon sponsorsconstrucción

resinas

Exportadores decorcho

Habitanteszonas adyacentes

Mercado devalores

Fabricantes productos sustitutivos

Ciudadanosconcienciados

Medio Ambiente

Part. políticoscon valoresecologistas3

Definiendo el criterio de éxito

Pensad en algún “proyecto” en el que os hayáis visto involucrado, comoP j M li i b d l i i d lProject Manager, cliente, miembro del equipo, prestatario de personal o,simplemente, como observador. Completad la frase:

“ Mi idea de éxito en este proyecto se caracteriza por ….”

¡El éxito depende de quien lo evalúa!

Logical Framework Method.


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Un clásico en la identificación de requerimientos

El método QFD (Quality Function Deployment)

3. Establezca los hows. Defina las características y

propiedades del

4. Identifique las interacciones entre los hows: sinergias, trade-

offs, spot problems

2 Ordénelos según su

1. Recoja los requerimientos del

cliente. Entiéndalos. Eso son los wants


http://www.isixsigma.com

proyecto/producto

5. Pida al cliente que categorice cada how en función de cada want

2. Ordénelos según su importancia

Ejemplo: diseñando un nuevo bolígrafo


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Identificando las restricciones que proporciona el entorno


Preparando la propuesta de aprobación de un proyecto

Algunos de los apartados que, sin duda, debería contener:

Descripción (breve) de porqué es

necesario

Antecedentes

Acción recomendada

Beneficios

Riesgos-de-hacer

Riesgos-de-no-hacer

Costes

Colaboraciones necesarias

Liasion

Impacto en terceros

Sponsorship

Factores críticos para el éxito.


Ahorros

Calendario

Métrica y criterios

Incertidumbres y factores desconocidos

Hipótesis y asunciones

Restricciones / limitaciones

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El checklist de una buena definición de proyecto

¿Están bien definidos los límites del proyecto?

¿Cuándo debe finalizar el proyecto?

¿Qué recursos le han sido asignados?

¿Los objetivos son SMART?

¿El proyecto es financieramente viable?

¿Han sido identificados los clientes?

¿Quiénes son los stakeholders del proyecto? ¿Cuál es su posición frente a él?¿Cuál debe ser la estrategia de comunicación?

¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? El criterio de calidad


j (p g )¿está también correctamente definido?

¿Existe un criterio de éxito adecuadamente definido?

¿Se conocen los principales riesgos?

¿Están correctamente identificados aquéllos aspectos que son críticos, aquéllosque son necesarios y aquéllos que serían deseables?.

Seis reglas de oro

Identificar las necesidades reales del usuario/destinatario

Los criterios financieros son los que mejor resultado dan a la hora deseleccionar proyectos (al final los proyectos siempre acaban suponiendo unainversión de dinero)

La mejor estrategia es combinar criterios de selección financieros con otrosque no lo sean

Los dos documentos indispensables en este estadio del proyecto son eldocumento de requerimientos (que define el problema o la necesidad) y eldocumento de definición del proyecto (que define la solución). Vale la penainvertir tiempo en prepararlos

O i ió d l i t b d i li


Organizar una reunión de lanzamiento es una muy buena manera de visualizarque todo comienza

Hay que comprobar (una vez y otra más) el ambiente político de la organizacióny estar atento al impacto sobre el proyecto de la cultura y la política.

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EL CASO ÁLVARO

¿Tiene Álvaro un objetivo?

¿Es concreto?

¿PROYECTO?

¿objetivos?¿Es concreto?

¿Es alcanzable?

¿Es beneficioso para él?

¿Es medible?

¿Tiene trazabilidad?

¿Cuándo podrá decir que lo ha alcanzado?.


EL CASO ÁLVARO

¿Tiene Álvaro un proyecto?

FINANCIACIÓN

FINANCIACIÓNVENTAS

FINANCIACIÓN

FINANCIACIÓN


PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN

VENTAS

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Muchas veces se habla (equivocadamente) de “proyectos futbolísticos”.A li l Fl i Pé d l d 2011 2012

Ejercicio 4: Definiendo proyectos y objetivos

Analicemos el proyecto Florentino Pérez de la temporada 2011-2012

Formad grupos de tres personas y

Usad el checklist de la página anterior. Plantead unos objetivos a priori(¿ganar la liga?, ¿ganar la champions?, ¿ganarlo “todo”? ¿ganar alBarça?)

Una vez hayáis seleccionado un conjunto de objetivos juzgue si, con lainformación de la que dispone, el proyecto ha sido bien definido o no


¿Cuáles son vuestras conclusiones?.

En grupos, seleccionad un proyecto:

Ejercicio 5(I). Definiendo objetivos

Presupuestos Generales del Estado. Año 20013

F.C. Barcelona, temporada 2013-2014: una nueva imagen corporativa

Mi carrera profesional en …..?

Conexión entre Europa y África

Proyecto: ganemos las elecciones

Promoción de una zona turística: una ruta en bicicleta

El “objetivo” consiste en definir, de manera razonada, los objetivos, a


vuestro juicio correctos, que forman parte esencial del proyecto escogido

Necesitamos tener un nombre para cada proyecto, así como una brevefrase que lo describa sin ambigüedad.

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Con los mismos proyectos que hemos definido, nos tocará defenderlosdi i

Ejercicio 5(II). Presentando el proyecto

ante una audiencia:

¿Están bien definidos los límites del proyecto?

¿Cuándo debe finalizar el proyecto? ¿Qué recursos le han sido asignados?

¿Los objetivos son SMART?

¿El proyecto es financieramente viable?

¿Han sido identificados los clientes?

¿Quiénes son los stakeholders del proyecto? ¿Cuál es su posición frente a él?¿Cuál debe ser la estrategia de comunicación?

¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? ¿Existe un criterio


¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? ¿Existe un criteriode éxito adecuadamente definido?

¿Se conocen los principales riesgos?

¿Están correctamente identificados aquéllos aspectos que son críticos, aquéllosque son necesarios y aquéllos que serían deseables?

El “objetivo” ahora consiste en obtener una subvención. Cada grupo va arepartir 1.000.000€ entre el resto… si le convencen.

Los ciegos y el elefante (historia india) (I)

El CASO INDIO


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Los ciegos y el elefante (historia india) (II)

It was six men of Indostan To learning much inclined

The Third approached the animal, And happening to take

The Sixth no sooner had begun About the beast to grope

El CASO INDIO

To learning much inclined,Who went to see the Elephant

(Though all of them were blind),That each by observation

Might satisfy his mind

The First approached the Elephant, And happening to fall

Against his broad and sturdy side, At once began to bawl:

“God bless me! but the Elephant I lik ll!”

And happening to takeThe squirming trunk within his hands,

Thus boldly up and spake:“I see,” quoth he, “the Elephant

Is very like a snake!”

The Fourth reached out an eager hand, And felt about the knee.

“What most this wondrous beast is like Is mighty plain,” quoth he;

“ ‘Tis clear enough the Elephant I lik t !”

About the beast to grope,Than, seizing on the swinging tail

That fell within his scope,“I see,” quoth he, “the Elephant

Is very like a rope!”

And so these men of Indostan Disputed loud and long,

Each in his own opinion Exceeding stiff and strong,

Though each was partly in the right, A d ll i th !


Is very like a wall!”

The Second, feeling of the tusk, Cried, “Ho! what have we here

So very round and smooth and sharp? To me ’tis mighty clear

This wonder of an Elephant Is very like a spear!”

Is very like a tree!”

The Fifth, who chanced to touch the ear, Said: “E’en the blindest man

Can tell what this resembles most; Deny the fact who can

This marvel of an Elephant Is very like a fan!”

And all were in the wrong!

So oft in theologic wars, The disputants, I ween,

Rail on in utter ignorance Of what each other mean,

And prate about an Elephant Not one of them has seen!

John Godfrey Saxe (1816-1887)

2.2 definición de objetivos · 6 aspectos clave de la definición de objetivos (i) debe...

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