2013 satem süreç yönetimi egitimi

İş SüreçleriGereksinimlerden Teknolojiye

STEPS – Süreç Yönetimi

A. Nusret GüçlüSATEM Eğitim Dizisi, 2004-2013

[email protected]@metu.edu.tr

ANG/TNS, 2004-2013 İş Süreçleri, Gereksinimlerden Teknolojiye : STEPS 2/166

Eğitimin Hedefi

Kurumsal varlık ve süreklilik için Bilgi Yönetimi ve iş-teknoloji uyumluluğu (business-IT alignment)

İş-teknoloji uyumluluğunda Süreç Tasarımı’nın rolü ve Değişim Yönetimi


İçerik

1. Kavramsal Çerçeve: Değer, Süreç2. Süreç Yönetimi: Süreç Tasarımı,

Modelleme, Süreç İyileştirme 3. STEPS Metodoloji Genel Çerçevesi4. Kamu Yönetimi: Performans

Yönetimi, İç Kontrol ve Süreç Yönetimi ilişkisi, DPT

5. İlgili Standartlar6. Başarı için


Hangisi ?


Kavramsal Çerçeve

DeğerSüreç

Örnekler: Amazon, SGK, Arçelik


Ortak Nokta

Dünya: önce mutfağı düzenle, sonra elektronik ortama aktar (önce süreçler)

Türkiye: mevcut olanı elektronik ortama aktar “otomasyon” Ne verirsek müşteri alır Mutfağa dokunmadan vitrini düzeltme İnternet her şeydir “Ben de” Bir kere yaptık mı, tamam


Bazı rakamlar

2011 BT: 3.6 trilyon USD (Gartner, 2011) BT projelerinin %85’i başarısız (Schware, WB, 2004) Başarısızlığın maliyeti 81 milyar USD (Standish Group,

2005) 30 milyar € potansiyel tasarruf (Gershon Review, UK,

2008) TR - Net Readiness Index – 43./69; 5.34/10.00 (EIU,

2009) TR – 69. - 0.478 (BM eDevlet Araştırması, 2010) TR - Corruption Perception Index – 56. - 4.4 (TI,

2010) Türkiye’de 15,000 bitirilmemiş kamu projesi (DPT,

2004)

Yatırımların sonuçlarını gösterememe (BT teşvikleri ?)


Projelerin başarısızlık nedenleri

Net olarak ifade edilmemiş proje hedefleri

Proje ekibi yapısıProje yönetim ve kontrol eksikliğiÜst düzey yönetimin ilgisizliği

Başarısız BT projelerindeki genel özellik : teknoloji projesi olarak yönetilmiş olması


Başarısızlık aşaması

Problemin kavranması, başlangıç : %55

Gereksinim analizi : %20Çözüm geliştirme : %5Test : %15Uygulama ve sürdürme : %5

İş ile Uyumlu BT


İŞ = DEĞER

DeneyimKatma değerli hizmetlerÜrünün ayırt edici özellikleriMal - ürün

Toplam Değer= Ürün/servis değeri + katma değer

= f(Süre, Maliyet, Kalite, Servis, Statü)

Sizin düşündüğünüz değil, müşterinin algıladığı (uçak)


Kurumsal BeklentiPerformans ve Rekabet Avantajını Geliştirmek

Maliyeti ve Süreyi Düşürmek Riski minimize ederek varlığını (gelişerek)

sürdürmek

Üretime doğrudan katkısı olmayan giderler

Temel(Çekirdek

)Süreç

Dolaylı gider

TemelSüreç

Dolaylı gider

TemelSüreç

Zaman


İş Süreci

İş SüreciTLMateryalİnsanBilgi

ÜrünServisBilgi

Kar/zarar StatüKredibiliteYapı...

GİRDİ ÇIKTI SONUÇ(OUTCOME)

Bir değer olarak bilgiDoğru, güncel, tam ve anında erişilebilir

DEĞER


İş Süreci

Ölçülebilir iş aktivitelerinin bir başlangıç ve sona sahip olacak şekilde, net olarak tanımlanmış girdi ve çıktılarla, belirli bir sıralama, zaman ve yer bütünlüğü içinde yapılanması (Hammer)

Bir veya birden fazla girdi alarak, müşteri/yararlanıcı açısından değer ifade eden çıktılar yaratan aktivitelerin toplamı (Davenport)

“Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı.” (TS-EN-ISO 9001:2000)


Tipik bir iş süreci

Yazılım Geliştirme

Eğ

itim

ve

Uyg

ula

ma

Geliş

tirm

e

İş A

naliz

i ve

Modelle

me

İş G

ere

ksin

imi

Pro

je T

ale

bi

İş H

edefleri

yle

Uyum

lu Y

azı

lım


Bir örnek daha...

MAL VE HİZMET TEDARİĞİTES

LİM

AT

TEM

İN

PR

OJE

LEN

DİR

ME

Tale

p

İhti

yacı

n k

arş

ılan

ması

ÖD

EM

E


Süreçler genelde birden fazla kurumu kapsar....

Nusret Güçlü taşınıyor Muhtar Banka ...

Bir şirket taşınıyor Muhtar Banka Vergi Dairesi Ticari Sicil ...


Kamudaki süreçler daha karmaşık

Emekli SandığıSSK

Bağ Kur

Özel SağlıkOYAK

MERNİS

Nusret GüçlüSoru : Toplam hizmet sürem ?

Entegratör = vatandaş


Ya da biz karmaşık yaklaşıyoruz...

Emekli SandığıSSK

Bağ Kur

Özel SağlıkOYAK

MERNİS

Alt süreç1 : toplam hizmet

Servis Masası (!?)

Teknoloji mevcut, örn XMLYa süreç ??? Entegratör = SÜREÇ


Üretim firması iş süreçleri

Operasyonel

Ürün geliştirme

Müşteri temini

Müşteri gereksinimleri belirleme

Üretim

Entegre lojistik

Sipariş

Satış sonrası servis

Yönetim/Destek

Performans izleme

Bilgi yönetimi

Varlık yönetimi

İnsan kaynakları yönetimi

Planlama ve kaynak ayırma

IBM : 18 (1980 : 14)

Xerox : 14


Sorunlar

Standardizasyon80,000 satırdan fazla (süreç X iş adımı)5N1K

Ne Ne zaman Nerede Nasıl Neden Kim


Farklı Bir Bakış Açısı (850 hizmet)


Stratejik Hedef 3. Mali disiplini ve sürdürülebilir büyümeyi gözeterek kaynak tahsis ve kullanım süreçlerini etkinleştirmek

… Bakanlıkta ölçülebilir,

analiz edilebilir ve kontrol edilebilir bir yönetim yapısı geliştirilmesi kapsamında, süreç temelli, risk odaklı iç kontrol yönetim modeli oluşturulacak, …

Maliye Bakanlığı


Klasik Yaklaşım

Alan BTaşınmaz

C

B

A

E

D

Alan CMuhasebe

C

B

A

E

D

GİRDİ

ÇIKTI

Alan ABütçe

C

B

A

E

D

Fonksiyonlar

MEOP Say2000ieBütçe


Yatay Entegrasyon – Süreç...

Alan ABütçe

Alan BTaşınmaz

Alan CMuhasebe

Mali süreç #1

Harcama süreci #2

C

B

A

E

D

C

B

A

E

D

C

B

A

E

D

Fonksiyonlar

GİRDİ ÇIKTI

PFMISDEĞER


Process Innovation (yeniden yapılanma)Continuous Process Improvement (TKY)

Kurumsal olgunluk seviyesi

zaman

İyileştirme

YenilikçilikYaratıcılık


Değişimde 4 Temel Öge

1. Stratejiler2. Süreçler

Kurum-içi değil, paydaş gereksinimleri ile belirlenen

Organizasyonel birimlerden fonksiyonlar arası süreçlere

Görev optimizasyonu yerine süreç optimizasyonu

3. Teknoloji (iyileştirici değil, olası kılıcı BT)4. İnsan : en kritik öge

DEĞİŞİM BİR PROJEDİR !!!


Süreç Yönetimi

Süreç TasarımıSüreç ModellemeSüreç İyileştirme


Süreç Yönetimi

Kurumsal faaliyetlerin etkin olarak yürütülmesini ve ürünlerin/servislerin müşteri beklentilerini karşılayan kalitede sunulmasını destekleyen (kurumsal hedeflere ulaşılmasını sağlayacak) süreçlerin1. belirlenmesi, (FARKINDALIK)2. tanımlanması, (MODELLEME)3. uygulanması, ve (İŞLETİM)4. ölçümler ile sürekli iyileştirme sağlanması

(İYİLEŞTİRME)


STEPS Metodoloji

Betimleyici Seviyelerİş yönetimi ile ilgili

problemİhtiyaçlarTasarımGerçekleştirme

Problem

Gerçekleştirim

İş Kavramları

E.T. Kavramları

E.T.

Çözüm

BT Kavramları


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon2. İş Kavramları Seviyesinde

Tanımlama Alana özgü bilgi, Referans Model

3. Süreç Mühendisliği AS-IS, TO-BE, Geçiş

4. Sistem ve Yazılım Mühendisliği Teknoloji Kavramları

Seviyesinde Tanımlama ve Gerçekleştirim (ISO)

5. Sürdürme, İyileştirme


Süreçleri Tanımsız ve Tanımlı Proje Yaşam Döngüsü

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Düzeltme Faaliyetleri

Süreç Faaliyetleri

Üretken Zaman

%0

%20

%40

%60

%80

%100

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Üretken Zaman

Süreç Faaliyetleri

Düzeltme Faaliyetleri


Neden ? Hedefler, Stratejiler

Vizyon

Anahtar stratejiler• Bilgi ve iş süreçleri• Sistem yapısı• Mimari• Organizasyon

Nasıl = strateji

Planlar ve Aktiviteler

Ne =Ufuk hedef

Neden = bugün ile vizyon arasındaki fark

Buradayız(Bugün)

Strateji : değişim tanımlamasıne tür bir değişim gerekecekrekabet avantajını sağlayacak değişim derecesiorganizasyonun değişim fayda/maliyeti


Stratejik Planlama Piramidi

Vizyon

NicelikselHedefler

Stratejiler

Politi

kala

rReg

ülas

yonl

ar

Çalışanların BakışıRegülasyonların niceliksel hedefleri nasıl etkilediğini anlamak

RegülasyonPolitikaların uygulama düzeyine yansıması

Yönetici BakışıNiceliksel hedefleri koyarak vizyonun tutarlı bir şekilde aşağı katmanlara iletilmesi

PolitikalarÜst Düzey kişileri ve kurumsal karar verme prosesini yönlendiren planlanmış iş yapma biçimi


Stratejik Plan – Süreç Bağlantısı

Vizyon

Stratejiler

Regülasyon

Politikalar

ÖlçülebilirHedefler

yönlendirir (guide)

tanımlar (identifies)

M:1

1:M

geliştirir (develop)

M:1

M:1

1:M

1:M

zorlar (enforce)

gerektirir (require)

etkiler (influence)

Fonksiyon

İş Akış Görevi

AktiviteM:1

M:1

1:M

1:M

1:M

M:1

1:M

yaratır (creates/empowers)

bileşiminden oluşur (is composed of)

tanımlar/kontrol eder(define/control)

zorunlu kılar(enforce)

yönlendirir (guide)

yönlendirir (guide)yönetir (mandate/direct)

tarafından tamamlanır(is completed by)

1:M


Ontoloji


Nesne Modeli


Referans Model Kavramı

Temel düşünce : bir kez oluştur, bir çok kez kullan Yazılım geliştirme açısından kazanç Optimize edilmiş ve entegre iş süreci, veri,

aktivite ve organizasyonel referans model : ÇEKİRDEK MODEL

Genel amaçlı önceden tasarlanmış ve endüstriye (alana) özgün

Kurumun/firmanın özgün yapısına yönelik detayları içermeyen : genişletilebilir

Kurumsal iyileştirme alanları (analiz : iş proseslerindeki zayıf halkalar)


STEPS Metodoloji




4. Sistem ve Yazılım Mühendisliği

Teknoloji Kavramları Seviyesinde Tanımlama ve Gerçekleştirim (ISO)



Süreç Modellemesi

Tanımlama ve Betimleme


Mühendislik : Modelleme

Sorulması gereken sorular Girdi, Çıktılar (raporlar, dosyalar,

uygulamalar, mevzuat, planlar, araştırmalar ..)

Sahibi, Roller (birimler, sorumlular ...)

Aktiviteler (faaliyetlerin her biri ) Akış (işlem sırası ve olasılıklar)

2.AŞAMA

İŞ ADIMLARININÇIKARILMASI

3.AŞAMA

SÜREÇ NOTASYONUNUNUYGULANMASI

1.AŞAMA

MEVZUATIN VE MEVCUTDURUMUN İNCELENMESİ

Kim

Ne

Nasıl

Kaynaklar

Teknoloji

SÜREÇZİNCİRİ


Sorular

İlgili mevzuatlar nedir? İlgili aktivite nedir? Niçin yapılır? Bu aktivite

yapılmazsa ne olur? İşi kim yapıyor? Bu işi niçin o kişi yapıyor? Bu işi

daha iyi yapan bir kişi var mı? İş nerede yapılıyor? O iş niçin orada yapılıyor?

Başka bir yerde daha ucuza yapılabilir mi? İş ne zaman yapılıyor? Niçin o zamanda yapılıyor?

Başka bir zaman da daha iyi olur mu? Aktivite nasıl yapılıyor? Niçin bu şekilde yapılıyor?

Başka bir aktivite ile birlikte yapılamaz mı?


Mevcut Durum Modeli (as-is)

Etkinlikler Farklı bakışlarla entegre süreç modelleri geliştirme. Organizasyonel,

Fonksiyonel, Veri ve Proses/Kontrol Bakışı; Çıktı Bakışı Mevcut kurumsal yapı, problemler, yetersizlikler Performans göstergeleri Varlıklar; mevcut envanter (insan, materyal) Personelin değişim açısından sosyolojik ve psikolojik yapısının

incelenmesi Personelin eğitim durumları

Girdi Yönetici zamanı (katılım ve destek) Çalışma grubu zamanı

Çıktı : AS-IS Model Raporu Süreç, yapıdaki ve varlıklardaki değişimleri izleme mekanizması Performans Göstergeleri Tıkanma noktaları Karar mekanizmaları Personelin değişime tepkisi


Hedef Modeli (to-be)

Etkinlikler Raporlama ve yönetim ihtiyacının geliştirilmesi Bilgi akış haritaları Organizasyon, veri, fonksiyon, proses/kontrol bakışlarının revize

edilmesi veya yeniden tasarlanması Süreçlere uygun organizasyonel yapı, iş/görev tanımları Uluslararası standartlar ve eniyi iş yapma biçimleri temelinde

değerlendirme Girdi

Aktif katılım ve karar verme; Çalışma ortamı Çıktı : TO-BE Model Raporu

Hedeflenen süreçler; Fonksiyonel Spesifikasyonlar Org, HR, Performans sistemi Eğitim Stratejileri, Halkla ilişkiler stratejileri Bilgi yönetimi stratejileri, karar süreçleri mekanizmaları MIS mimarisi; Güvenlik Gereksinimleri Fiziksel Altyapı Gereksinimleri; Envanter ihtiyacı Kalite sistemi; Mevzuat Değişiklik Gereksinimleri Standartlar : Performans, Kalite, Karar süreçleri, Süreçler


Fark Analizi ve Geçiş Planlaması Etkinlikler

Dönüşüm adımları Malzeme ve insan kapasitesini arttırma Eleman ve eğitim gereksinimleri ve çözümleri Fiziksel altyapı, yazılım, donanım gereksinimleri Pilot uygulama süreç(ler)i Bütçeleme ve alım stratejileri Değişimin sosyolojik ve psikolojik etkileri, çözümler Taslak mevzuat

Girdi Aktif katılım ve karar verme Değişim ihtiyacının promosyonu, yönetime sunumu

Çıktı : Sistem Gereksinim Belgesi Organizasyonel Geçiş Planı Eleman ve eğitim ihtiyacı, eğitim müfredatı ICT Stratejik Planı Yaygınlaştırma ve operasyon planları Fiziksel altyapı oluşturma/yenileme/geliştirme Taslak Mevzuat Pilot uygulama : organizasyonel değil, süreç temelli


TanımlamaTasnif

Süreç Haritası

BetimlemeModelleme

Modelleme Nasıl Yapılacak?


Süreçlerin Sınıflandırması ve Hiyerarşisi

Yapılarına Göre Operasyonel (çekirdek, temel)

(MB: gelirlerin toplanması, merkezi yönetim bütçesinin oluşturulması, kamu taşınmazlarının yönetilmesi, ...)

Yönetsel ve Destek(personel yönetimi, idari ve mali işler,

bilgisayar altyapısının yönetilmesi, ...)


Süreçlerin Sınıflandırması ve Hiyerarşisi

Hiyerarşik Temel (misyon gereği, dış müşteri)

(MB: bütçenin -belirlenmiş maliye politikaları gözetilerek- hazırlanması veya devlet mallarının yönetimi)

Alt ve DetayDestek ve altyapı faaliyetleri, iç

müşterilerin (çalışanların) ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan


Kamu: MevzuatÖzel: Kuruluş SözleşmesiKamu ve Özel: Stratejik Hedefler

1. Kurum/Kuruluşun Varlık Nedeni2. Yönetim3. Destek

Süreç Haritası


Çekirdek süreçler dahil olmak üzere Kurumsal Süreç Haritası

Ana Süreçler

Süreçler

Süreç Adımları

Core businessprocesses 1

P 1 P2 P 3

Mevcutmüşterikontrolü

Akrobat

MBB

Business unit /division

Rol Tipi

Belge

MBB

Belge

Mevcutmüşterikontrolü

Akrobat

MBB

Business unit /division

Rol Tipi

Belge

MBB

Belge

Function

Function

Function

Function

Function


Bir Örnek

Kurumsal Süreç Haritası – Ana Süreçler

Des

tek

Sü

reçl

erT

emel

Hiz

met

Sü

reçl

eri

Yö

net

sel S

üre

çler

İzleme ve Değerlendirme

Koordinasyon ve Danışmanlık

Bilgi Yönetimi

Doğa Koruma Faaliyetleri

Planlama

Çevre Kirliliği Yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi

Bilgi Teknolojisi Hizmetleri

Danışmanlık Hizmetleri

İdari ve Mali İşler



De

ste

k S

üre

çle

rH

izm

et

Sü

reç

leri

Yö

ne

tse

l S

üre

çle

r

Proje Yönetimi

Atık YönetimiAtık Su Yönetimi

Plan ve Proje Hizmetleri

Su Temin İşleri ve

Hizmetleri

Araştırma ve İnceleme

Koruma ve İzleme

Çevre Tanzimi

Kaynak Yönetimi (İdari ve Mali Süreçler)

Bilgi Teknolojisi Hizmetleri

Hukukİnsan Kaynakları

Yönetimi

Bilgi YönetimiPlanlama Koordinasyon ve

Danışmanlıkİzleme ve

Değerlendirme


Bir Örnek Daha

Temel süreç: Devlet mallarının yönetimi Alt süreçleri: Satış, kiralama, ecrimisil,

trampa v.s.Satış işlemi için detay süreçler:Bedel

belirleme, ihale hazırlığı, taleplerin kabulü, ihalenin yapılması v.s.


eEPC

Süreç Modelleme


Notasyon

Olay Tetikli İş Zincirleri - EPC (Event Driven Process Chain)

Olay

İşlevler

Olay

İşlevler

EPC(Yalın eEPC)

eEPCgenişletilmiş EPC

İnsan Kaynakları

Bilgi Kaynakları

İnsan Kaynakları

Bilgi Kaynakları


Visio Stencil


Modelleme Elemanları

Olay

İşlev

Ana süreç

OLAY

İŞLEV

Ana İşlev(İhale öncesi

işlemler)

İ h a l e Ö n c e s i İ ş l e m le r i n

G e r ç e k le ş t i r i lm e s i

Ö n G ö r e v le n d ir m e

le r in Y a p ı lm a s ı

Ö n T e r m in P la n ın ı n

H a z ı r la n m a s ıM S P R O J E C Tİ lg ili B ir im

İ lg ili K o m is y o n la r ın O lu ş tu r u lm a s ı

B a ş k a n lı k M a k a m ı

M a k a m O lu r u n u n A lı n m a s ı

R e v iz e T a le b i Y o k

X O R

R e v iz e T a le b i V a r

X O R

T e k n ik Ş a r t n a m e n in H a z ı r la n m a s ı

İ lg ili B İ r imT e k n ik Ş a r t n a m e

Y a k la ş ı k M a liy e t in

B e lir le n m e s i İ M İ Dİ lg ili B ir im

O lu r u n A lı n m a s ı

H a r c a m a Y e t k ilis i

İ h a le Ö n c e s i

İ h a le Ö n c e s i İ ş le m le r

T a m a m la n d ı

İH A L E Ö N C E S İ İŞ L E M L E R İ

H a r c a m a Y e t k ilis i





Sistem KontrolManuel Kontrol

ORGANİZASYON BİRİMİ YAPAN

BİLGİDış Birim

BELGEBilgi Yumağı

UYGULAMASİSTEMİ

DOSYA



Değer zinciri

Mantıksal operatörler

Sayfa bağlacı

Gönderen sayfa başvurusu

V

V XOR

A

Katma Değer Zinciri


Farklı Açılardan Bakış

Organizasyon Bakışı

Veri Bakışı

Fonksiyon Bakışı

Olay

Çevresel

veri

Org. Birim

Olay

Çalışan

Fonksiyon . . .Fonksiyon

İş süreçlerinin karmaşıklığı, farklı bakışları oluşturarak ve entegre ederek azaltılabilir.


Süreç Zincir Diyagramı

OlayİşlevVeriUygulamaOrg.


Kurallar

Her iş zinciri bir OLAY ile başlar, bir veya birden fazla olay ile biter.

OLAY’lar arasında direkt bağlantı mümkün değildir.

Bir mantıksal bağlaç ile ayrım yapıldığı zaman birleştirme aynı bağlaç ile olmalıdır.


Bağlantı Olasılıkları

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

Olay

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function>

Olay

Olay

Function

x

Olay

Function

>

Olay

Function

Function

>

Olay

Function

Function

x

Olay

Function

Olay

Function>

Function

Yok

Yok

Olay İşlev

Tekli Çoklu Tekli Çoklu

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

OlayOlay

Function

x

Olay

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function>

OlayOlay

Function>

Olay

Olay

Function

x

OlayOlay

Function

x

Olay

Function

>

Olay

FunctionFunction

>

Olay

Function

Function

>

Olay

FunctionFunction

>

Olay

Function

Function

x

Olay

FunctionFunction

x

Olay

Function

Olay

Function>

Function

Olay

Function>

Function

Yok

Yok

Olay İşlev

Tekli Çoklu Tekli Çoklu

VV

XOR


Süreç Modeli Örneği

Belgelerin ibrazı

Görevlendirme yazısı

XOR

Kurs katılım belgesi

Fatura düzenlendi

Fatura düzenlenemed

i

Faturanın ibrazı

Katılım ücretini

gösteren belgenin ibrazı

faturaKatılım ücreti

belgesi

İlgili Personel

İlgili Personel

İlgili Personel

Kurs ve Toplantıya

Katılım İhtiyacı Doğdu

Görevlendirm Yazısının

Düzenlenmesi

yöneticiGörevlendirme

yazısı

İlgili Personel

Görev yerine varış

toplantıya katılım

XOR

Ödeme emri belgesinin

düzenlenmesi

Kurs ve toplantı Giderleri ödendi

Kuruluş birimi

Kuruluş birimi

Kurs katılım Belgesi İlgili Personel

Kuruluş birimi



De

ste

k S

üre

çle

rT

em

el

Hiz

me

t S

üre

çle

riY

ön

ets

el

Sü

reç

ler


Koordinasyon ve Danışmanlık

Bilgi Yönetimi

Doğa Koruma Faaliyetleri

Planlama

Çevre Kirliliği Yönetimi

HukukBilgi Teknolojisi

Hizmetleriİnsan Kaynakları

YönetimiKaynak Yönetimi

(İdari ve Mali Süreçler)


ID_01. İzleme ve Değerlendirme

*Hedef Durum – (To Be)

ID_01.01.İç Kontrol


MHB

ID_01.01.01Ön Mali Kontrol

ID_01.01.02Hedef Performans

Yönetimi (İzleme ve Değerlendirme)


ID_01.01.03Koordinasyon ve

Danışmanlık*Hedef Durum – (To Be)

MHB


İhale dopsyasının göderimesi

Dosyanın incelenmesi

ID_01.01.01.Ön Mali Kontrol

İhale Yapıldı

HarcamaBirimleri / İMİD

MHB

4734, 4735 sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler

Kurum Bütçesi

Görüşün Hazırlanması

Görüş Yazısı

Olumlu görüş Olumsuz görüş

Gönderilmesi İllgili Birim / İMİD Gönderilmesi

İllgili Birim / İMİD

Kurum BAşkanıGörüş Yazısı

Görüş Yazısı

İhale sürecine geçildi

Yatırım Programı

XOR

XOR


Bir Örnek Daha

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Madde 36 Kurs ve Toplantılara Katılım Giderleri


Mevzuat

Madde 36.Kamu Kurum ve kurluşları ile meslek teşekküleri,dernekve vakıflar tarafında düzenlenen kurs ve toplantılara katılma giderlerinin ödenmesinde Görevlendirme yazısı Fatura,fatura düzenlenemeyen hallerde

katılma ücretini gösteren belge, Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin

belge,

ödeme belgesine bağlanır.


İş Adımları

1. Kurs ve toplantıya katılma ihtiyacının doğması

2. İlgili makam tarafından görevlendirme yazısının yazılması

3. Kurs ve toplantıya bir nakil vasıtası ile gidilmesi ve katılım

4. Varsa fatura, yoksa fatura kurs ve toplantıya katıldığına ilişkin belgelerin ibrazı

5. Ödeme Emri Belgesinin Düzenlenmesi6. Kurs ve toplantı giderleri ödendi


Maliye – Harcama Süreçleri


Ödeme Emri

İç Kontrol


Ödeme Emri – Fonksiyon Özellikleri


Belgeleme – Süreç Kartı


Süreç Kartı Alanları

<<Süreç Kodu>> - <<Süreç Adı>> Süreci; <<Alt Süreç Kodu>> - <<Alt Süreç Adı>>; Süreç Tanımı

Sorumluluklar: Görev / Unvan, Süreç Sahibi, Uygulama Sorumlusu, Danışmanlık, Bilgilendirilir, Koordinasyon

Girdiler: Girdi Adı: Bilgi / belge adı, kodu, standardı, numarası vb., Sağlayıcısı, Sağlanma Ortamı

Çıktılar: Çıktı Adı, Kullanıcısı, Sağlanma Ortamı İlgili Mevzuat Performans Kriterleri, İlgili Gösterge/Değerler ve Dayanakları Maliyet Unsurları, Çevrim Süresi İş Akış Diyagramı; İş Akış Diyagramındaki Aktiviteler, Aktivite

Kodu ve Adı, Aktivite Tanımı İç Kontrol: Risk ve Kontrol Envanteri, Kontrol Kodu, Kontrol Tanımı Diyagramda Gösterilmemiş İş Kuralları Süreç Kartı Hazırlama Bilgileri, Revizyon tarihçesi


Süreç Kartı (Trafik Cezası)

Dikkatinizi çeken bir nokta var mı ?


VisioARIS, ARIS ExpressOracle, IBM, ….Visual Paradigm, ….….Excel

Süreç Modelleme Araçları

Mali SüreçlerKalkinma Bakanligi

TRGM - Kredilendirme

TRGM - Projelendirme


KOD TÜR Faaliyet → Alt Faaliyet → Alt Faaliyet Detayı ROLLER: Gerçekleştiren, Kontrol Eden, Danışmanlık ve

Koordinasyon, Onaylayan, Bilgilendirilen, Görevlendirilen Girdi, Çıktı, Evrak BT Sistem İlgili Mevzuat maddesi Kontrol / Risk Toplam Efor, Çevrim Sıklığı (Yıl) İş Adımları Açıklama Süreç Modeli

Excel’de Süreç Bilgisi Süreç Kartı


Bu Çerçevede Kamu Hizmet Envanteri


Süreç Tanımıİş Tanımı (Birim, Faaliyet,

Girdi/Çıktı, BT, Mevzuat)Faaliyet/Birim İlişkisi (Roller)RACI MatrisleriSüreç Modelleri

Süreç El Kitabı

Süreç KartiSGK - Hizmet

BirlestirmeSGK - Emeklilik

Tahsis

TRGM - Toplulastirma


STEPS Metodoloji








Süreç Temelinde Teknoloji Yaşam Döngüsü - Sistem

Süreçler Formal (sistematik) bir biçimde tanımlı

iş yapma biçimi Model : iş mantığı ve kurallar,

prosedürler, formatlarİnsanTeknoloji

Yazılım, Donanım Hizmet


Sistem Mühendisliği

Geliştirilmiş her sistem ögesinin hedeflere, stratejilere ve vizyona izlenebilirliği

ISO 15288ISO 12207

GeliştirmeTedarik YönetimiEntegrasyon


ProjectCommencement

Prepare Plans

PlansApproved

JR of Plans

ToR

SyDP

SyQP

SyCP

Draft PlansSubmitted with Bid

SyDP

SyQP

SyCP

SyDDP

SyRMP

SyRS

SyRS

SyRMP

SyDDP

SyTP

SyTrP

Supplier

Client

Supplier

IV&V Team

IV&V

Client Representative

SoftwareDevelopment

PlansApproved

DevelopSoftware

Plans

ProjectCommencement

SMP

SQP

SCP

SystemDesign

SyDD

SyDP

SyTD/TC

SyQP

SyTP

SyCP

SyTrP

SyDDP

SyRMP

SoftwareDeveloped3 phases

EstablishStating Facility

PrepareSystems

Deploy Sites

Install CentralSystems

SoftwareReady

Subsystems 1 &2

IV&V Team

Supplier

Supplier

Software PlansReady

Training

TrainingCompleted

For Phases I and II

IV&V


BETAAcceptance

SyTR

SyOP

Acceptance

System Ready& Operational


SystemsInstalled ALPHA

Acceptance ALPHAAccepted

ConsultantFirm

IV&V Team

SecurityAudit

ALPHAAccepted

Security AuditTeam

ApprovedSecurity Policy

TrainingCompleted

SoftwareDevelopment

PlansApproved

DevelopSoftware

Plans

ProjectCommencement

SMP

SQP

SCP

SystemDesign

SyDD

SyDP

SyTD/TC

SyQP

SyTP

SyCP

SyTrP

SyDDP

SyRMP

SoftwareDeveloped3 phases

EstablishStating Facility

PrepareSystems

Deploy Sites


SoftwareReady

Subsystems 1 &2

IV&V Team

Supplier

Supplier

Software PlansReady

Training

TrainingCompleted

For Phases I and II

IV&V


Gereksinim Analizi

Yazılım GereksinimBelgesi(YGB)

Use Case formuKullanıcı Arayüz formu

YGBFormu

Test CaseTasarımı

Use Case test formuArayüz Tasarım/Test formu

YTeB formu

Üst Düzey veDetay Tasarım

Yazılım TestBelgesi(YTeB)

Kodlama

Test

BASELINEYazılım Tasarım

Belgesi(YTaB)

YTaB formu

Kodlama Standardı

Kod

DEĞİŞİKLİK

B#

OYAK BSMYAZILIM GELİŞTİRME YAŞAM DÖNGÜSÜ

A

TK

T

B1B2B3

A

TK

T

B1B2B3


Modelin işletimi

Nusret Güçlü

SGK

SSK

E.S.

Süre

Süre

Cevap

Cevap

Konsolidasyon

Hizmet Sürem

Toplam Süre


Yani...

İş Süreci YönetimiTanımlar, Modeller, Kurallar, Standartlar

Entegrasyon Yazılımı

SSK ES BağKur KPS

Modelleme

...

Ortak DilHizmet

KitaplığıSüreç

Kitaplığı

eGovernment is more about government than about “e”. OECD


Süreç Yönetimi Standartları

oasis-open.org (yapısal bilgi ve e-iş standartları)

WS-BPELbpmi.org (BPML) omg.org (BPMN)


BPEL Süreç Metamodeli


BPEL4WS<partners>

<partner name="customer“ serviceLinkType="lns:loanApproveLinkType“ myRole="approver"/>

<partner name="approver“ serviceLinkType="lns:loanApprovalLinkType“ partnerRole="approver"/>

</partners>

<containers>

<container name="request" messageType="loandef:CreditInformationMessage"/>

<container name="approvalInfo" messageType="apns:approvalMessage"/>

</containers>

<sequence>

<receive name="receive1" partner="customer“ portType="apns:loanApprovalPT“ operation="approve" container="request“ createInstance="yes"></receive>

<invoke name="invokeapprover“ partner="approver“portType="apns:loanApprovalPT“ operation="approve“

inputContainer="request“outputContainer="approvalInfo"></invoke>

<reply name="reply" partner="customer" portType="apns:loanApprovalPT“operation="approve" container="approvalInfo"></reply>

</sequence>

“kalıcılık” bilgisi

Süreç içindeki paydaşlar,

roller

Sırasalakış

Web servisinin

çalıştırılması

Talebi al

cevap


BPMN


Servis Temelli Mimari - SOA


Orkestra - koreografi

Web servis işlem ve etkileşim sırası

Süreç akışıSüreç kontrolü tek

yerden

Mesaj sırasını izlemeMesaj değişimi,

süreç değil

webservice

webservice

webservice

webservice

webservice

webservice

işbirliğiİş süreci


STEPS Metodoloji



3. Süreç Mühendisliği AS-IS, TO-BE, Geçiş (Süreç

İyileştirme)4. Sistem ve Yazılım

Mühendisliği Teknoloji Kavramları

Seviyesinde Tanımlama ve Gerçekleştirim (ISO)



Süreç Performansı

İlişki Hedef Hizmet Kurum/Birim

ZamanMaliyet

Ölçme ve Değerlendirme

Performans

İş Performansı

(Program, Süreç, Hizmet)

İş Performansı

(Program, Süreç, Hizmet)

Kurum Performansı

Kurum Performansı

Çalışan Perform

ansı

Çalışan Perform

ansı


Sİ Çalışmasını Oluşturacak Organizasyonel Yapının Tanımlanması

Süreçlerin BelirlenmesiSüreçlerin Tanımlanması

Süreç Haritasının Oluşturulması Süreç Modellerinin Oluşturulması Süreç Mevzuat İlişkisinin Belirlenmesi

İyileştirmede Öncelikli Kritik Sürecin Belirlenmesi (Hedefler Doğrultusunda)

Süreç Performans Kriterlerinin Belirlenmesi

Süreç İyileştirme


Süreç Katma Değer Analizi (faaliyetlerin, org. birimlerin/rollerin)

Süreç Performans Analizleri (Performans Kriterlerine göre Maliyet Süre analizleri….)

Süreç Gözlem ve Süreç Adımları Analizi – Mevzuat İlişkisi (faaliyeti ve nesneleri sorgulama ör:faaliyet amacı nedir, neden yapılıyor yapılmazsa ne olur, kim yapıyor, daha iyi biri yapabilir mi v.s. )

Paydaş Görüşmeleri Pareto Analizi Beyin Fırtınası Balık Kılçığı

Süreç İyileştirme - Analiz


Sadeleştirme Karar Noktalarının Değiştirilmesi Kontrol Noktaları ekleme/çıkarma/değiştirme Paralel Çalışma Basitleştirme Dış Kaynak Kullanımı Yetkilendirme, Rotasyon İş etüdü Sistemsel İyileştirme/Bilişim

Süreç İyileştirme - Araçlar


1. İyileştirilecek sürecin seçilmesi ve süreç iyileştirme amacının belirlenmesi

2. Süreç iyileştirme ekibinin oluşturulması3. Sürecin iş akış şemasının hazırlanması4. Sürecin basitleştirilmesi ve gerekli değişikliklerin yapılması5. Veri toplama planının geliştirilmesi ve veri toplanması6. Sürecin Mevzuat gereksinimlerinin analizi

(değişiklik/ekleme/çıkarma) 7. Sürecin yeterli olup olmadığının analizi8. Yetersizliğin ana nedenlerinin tanımlanması9. Süreç değişikliği uygulama planı10. Gerektiğinde veri toplama planının revize edilmesi11. Değişikliğin test edilmesi ve veri toplanması12. Düzeltilmiş sürecin kararlı olup olmadığının analizi13. Değişikliğin süreci iyileştirip, iyileştirmediğinin

değerlendirilmesi14. Sürecin standartlaştırılması ve veri toplama sıklığının

azaltılması

Süreç İyileştirme - Yöntem


Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Other

Org

aniz

atio

nal e

lem

ents

& ..

..

Sİ Uzmanları

Yönetim

Sİ için motivasyonortaya çıktı

Süreç iyileştirmehedeflerini belirle

İş hedefleri

Sİ Hedefleri

Referans model

Üst seviye takvim

Sİ Kapsamı

Personeli Süreç Analizi,Modelleme ve

İyileştirme KonularındaEğit

Sİ Kapsamı

Sİ Uzmanları

Mevcut durumudeğerlendir

Değerlendirmetakvimi

Mevcut durumanalizi

sonuçları

Sİ Proje Planıgeliştir

SİUzmanları Yönetim

SYG Sİ Grupları

Sİ Proje Planı

SYG ve Sİgrupları

Sİ projesiplanlandı

Süreç alanları içinçalıştaylar yap

Mevcut durumanalizi

sonuçları

Örnek süreçvarlıkları

Süreç alanı planı

Sİ faaliyetlerinigerçekleştir

Sİ Uzmanları

Süreç varlıklarına içgözden geçirme uygula

Yeni/güncellenmişsüreç varlıkları

Süreç varlıklarına dışgözden geçirme uygula

Referans model

Pilot uygulamalarıyürüt

Süreç varlıklarınıgüncelle

Dayanaklandırılmışsüreç varlıkları

Seçilen pilotuygulama alanları

Yineleme için Sİfaaliyetleri tamamlandı

Sİ yinelemeleritamamlandı

Sİ yinelemeleridevam ediyor

Sİ projesini izle

Sİ Proje Planı

Sİ Hedefleri

Kurumsal gelişmeraporu

Danışman durumraporu

İyileştirmeleriyaygınlaştır

Sİ projesini kapat

Dayanaklandırılmışsüreç varlıkları

Sİ Kapsamı

Sİ projesitamamlandı

Sİ kapanış raporu

SİUzmanları SYG

Sİ Grupları SYG Sİ Grupları

Sİ Aktivitelerini Uygula


Sürdürme/İyileştirme

Amaç Stratejik Planın son haline getirilmesi Hareket Planının uygulanma aşamalarını gözlemek ve denetlemek

Etkinlikler Konsolidasyon, revizyon ve sunum Sürekli denetleme, yönetim seviyesinde önerilerde bulunma Değişen durumlara göre Hareket Planı revizyonu Performans izleme, sürekli iyileştirme

Girdi Revizyon ve kabul sırasında aktif katılım Çalışma gruplarının aktif olarak görevlerini sürdürmesi Önerilerin değerlendirilerek uygulanması Hareket Planının takibi Yönetim katkısı

Çıktı Revize Uygulama ve Operasyon planlarını da içeren Stratejik Plan (Varsa) revize edilmiş Hareket Planı, Risk Analizi dokümanı, toplantı

raporları


Kurumsal Sistem ve Performans

İnsan Süreç

Teknoloji

Performans

HARİCİ ÇEVREPolitikalarMüşteri İhtiyaçlarıRekabetRegülasyonlar

OPERASYON ORTAMIMisyon, Vizyon, HedeflerBütçe KısıtlamalarıPerformans İhtiyaçları

• Belirlenmiş bir hedef veya standart değer ile karşılaştırılarak elde edilen ve proses/aktivitelerin kalite, maliyet, süre özelliklerini değerlendirmeye yarayan indikatör.

• Organizasyon içindeki değişim hızını da tutarlı bir şekilde ölçmeye yarar.


Performans ölçümü

Ölçülen iş yapılır.Sonuçları ölçmezseniz, başarı ile

başarısızlığı ayırt edemezsiniz.Başarıyı belirleyemezseniz,

ödüllendiremezsiniz.Başarıyı ödüllendiremezseniz, büyük

olasılıkla başarısızlığı ödüllendiriyorsunuz demektir.

Başarıyı göremezseniz, ondan öğrenemezsiniz.

Başarısızlığı göremezseniz, düzeltemezsiniz.

Sonuçları gösterebilirseniz, destek bulursunuz.


PG - Performans Göstergeleri (KPI)

Başarılı olduğumuzu nasıl anlayacağız ?Özel rakamsal değerler : müşteri şikayet

adedi.Yüzdeler : paydada maliyet, zaman, …

Örnekler Niceliksel : iş yükü, üretim, transaction, kayıt,

kullanılma oranı, tüketim, sıklık. Niteliksel : zamanındalık, servis dışı kalma,

hata oranları, stok doluluğu, bakım/tamir aralıkları

Verimlilik : göreceli transaction veya üretim maliyetleri

Finansal : tahsilat, vb. oranları


PG Kategorileri

GİRDİ - $, eleman zamanı, ... ÇIKTI - bir proses sonucu üretilen ürün/servis

İç/dış müşteriler OPERASYONEL : denetlenen kuruluşlar, teslim edilen posta,

… ARA ÇIKTILAR : imzalanan sözleşmeler, işleme konan

sigorta talepleri DESTEK HİZMETLERİ : güncellenen hesaplar, bakımı

yapılan cihazlar SONUÇ - Amaca erişimdeki gelişme

Kalite ve Müşteri memnuniyeti Oldu mu, olmadı mı ? Nereye kadar gerçekleşti ? Nihai Sonuçlar - Doğrudan MİSYON ile ilgili / Ara Sonuçlar

Verimlilik (I/O) ve Üretkenlik (O/I)


Neden PG kullanırız ?

Kurumsal hedeflere ulaşmada performansı izlemek Başarı/başarısızlık durumlarını saptayarak (nerede,

hangi koşullar altında) performansı iyileştirmek

Karar vericilerin politika belirleme sürecini iyileştirme Bütçe. Sınırlı kaynakları nerede kullanalım ?

Yasal zorunluluklar İşin değerini ortaklara ve müşterilere iletmek

Sonuçları raporlayarak güveni arttırmak Elemanlara erişilmek istenen sonuçların açıklanabilmesi


Metrik nedir ?

Belirli bir alanda performansı ölçmek için kullanılan standart kriter

İş hedeflerinizi ve müşteri taleplerini yerine getirebilecek misiniz ?

Müşteri odaklı iş süreci yönetimiSürekli iyileştirme


PG için Metrikler...

Akıllı hedefler [SMART]Spesifik (Specific)Ölçülebilir (Measurable)Uygulanabilir (Applicable) - KISSİlgili (Reasonable)Zamanlıca (Timely)Kendinizi ölçmeye dahili olarak değil harici

olarak (müşteri odaklı) başlayın.


Performans İzleme


Süreç üzerinde risk noktalarıRiske bağlı kontrol listeleriOlası kontroller

1.Performans göstergelerinin belirlenmesi ve takibi

2.Performans gözden geçirme; üst düzey; fonksiyonel/aktivite seviyesi

3.BT yatırımları4.Yetki ve sorumlulukların ayrıştırılması5.İşlemlerin doğru ve zamanında kaydı6.Kim ne yapmış kayıtlarına erişim7.Kaynak ve bilgilere erişim kısıtlamaları

Risk Yönetimi ve Kontrol


Örnek: Doğrudan Temin Yöntemiyle Satın Alma

1. Yaklaşık Maliyet2. Onay Belgesi3. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı4. Fatura5. Taşınır İşlem Fişi6. Ödeme Emri

Risk varsa kontrol noktası

Süreç Olası riskler

Risk değerlendirme (1)

Kontrol Kontrol değerlendirme (2)

İlgili kontrol nasıl geliştirilebilir?

(1) olasılık, etki (2) geçerli mi? uygulanıyor mu? etkili mi (planlandığı gibi yürüyor mu)? etkin mi (sonuçlarını görüyor musunuz)?


Özetlersek…








Belirleme/Tanımlama

Kurumsal Çekirdek süreçler: iş hedefleri ile doğrudan ilişkili Destek süreçleri: etkin çalışma ortamı için destek

Modelleme Girdi, Çıktı Sahibi, Roller Aktiviteler Akış Süreç performans ölçümleri

Hangi süreçler: İş hedeflerine ulaşılmasını sağlayan Ürün/servis kalitesini sağlayan Kurumsal faaliyetlerin etkin yürütülmesini sağlayan

Bütünleşik süreçler


Uygulama

Tüm kurumsal faaliyetlerinin tanımlı süreçler esaslı gerçekleştirilmesi Projelerde uyarlama yöntemleri de

tanımlı Kriz anında (süre, para vs) bir kenara

atılmamalı Uygulamalar sırasında ölçümleme

yapılmalı


Ölçme, Değerlendirme, İyileştirme

Ölçümlere dayalı İş hedefleri doğrultusundaSürekli

Varolan süreç İyileşen süreç

Daha kötü: zaman, maliyet, güvenilirlik

İyileştirme yaklaşımları (TQM, ...)

Daha iyi: zaman, maliyet, güvenilirlik

Bir sonraki iyileştirme döngüsü

MEVCUT (AS-IS) HEDEF (TO-BE)


İyileştirme

PLAN

DO

CHECK

ACT

Uygulamanın durumunun kontrol edilmesi

Planlanan iyileştirmelerin uygulanması

İyileştirme adımlarının planlanması

Ölçümlere göre iyileştirme alanlarının belirlenmesi

GİRİŞ NOKTASI

DEMING DÖNGÜSÜ

STEPS v3.1


Süreç Yönetiminin YararlarıSüreç Yönetiminin ZararlarıBiraz da kamudan…

Neden?


Neden Süreç Yönetimi

Mevzuat Stratejik Yönetim, Performans yönetimi, Risk Yönetimi, İç

Kontrol (5018, 5436, DPT) İç Kontrol: İdarenin amaçlarına belirlenmiş politikalara

ve mevzuata uygun olarak Faaliyetlerin etkili ekonomik ve verimli bir şekilde

yürütülmesini Varlık ve kaynakların korunmasını Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir

olarak üretilmesinisağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.


İç Kontrol

Ön malî kontrol (12. Madde)Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur.

Standart 7: Kontrol stratejileri ve yöntemleri7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.


COSO – Kurumsal Risk Yönetimi

Internal Control – Integrated Framework, COSO

İş S

üre

çle

ri

İş Süreçleri

İş S

üreç

leri

Amaçların Oluşturulması

İç Çevre

Riske Cevap Verme

Kontrol Faaliyetleri

Bilgi & İletişim

İzleme

Durum Tanımlaması

Risk Değerlendirmesi

Ku

rum

S

eviy

esi

Bölü

m S

eviy

esi

İş B

irim

i seviy

esi

Tali (

Bayi)

Seviy

e

Stra

tejik

Ope

rasy

onel

Rap

orla

ma

Uyu

m


Farklı Bir Örnek – Bozuk TV

Tamam tamam, rahatlayabilirsin.Tamirci televizyonu çalıştırabileceğini söyledi.

Televizyonumuz yarına kadar tamirde.Kanal değiştirebilir miyim ?


Yanıtlanması Gereken Sorular

İşi yapış şeklimiz standart mı? Yoksa herkesin kendine göre bir yoğurt yiyişi mi var?

Yeni giren elemanı nasıl eğiteceğiz? İş nerede tıkanıyor? Problemleri görmek için mutlaka yıl sonunu beklememiz mi

gerekiyor? Yetki ve görev karmaşası var mı? Sorumlusu belli olmayan alanlar var mı? Taşra ile merkez arasında iletişim var mı? İşimiz başımızdan aşkın? Gerçekten öyle mi? Kriter var mı? Ayrıntılarla boğuşurken bütünü gözden kaçırıyor muyuz? Gündelik işlerin telaşından kurtulup da planlama

yapamayacak mıyız? İşleri hızlandırabilir miyiz? Hatalı, gereksiz, fazla işlerimiz

yok mu? İşe uygun eleman mı, yoksa elemana uygun iş mi, nasıl

bileceğiz?


Sorular Bitmiyor...

Aynı kaynakla daha fazla iş üretebilir miyiz? Gerekli bilgiye istediğimiz zaman erişebiliyor muyuz? Problemleri nasıl çözeriz? Kurum hedeflerine ulaşabilecek miyiz? Ulaşamazsak ne olur? Risk var mı? Nasıl kontrol edeceğiz? Kalite bizim için önemli mi? Tedarik edeceğimiz teknoloji gerçekten iş hedeflerimizle

uyumlu mu ? Müteahhitlere işimizi doğru tarif edebiliyor muyuz? Bizim

dilimizi anlıyorlar mı? Yoksa anlamadıkları için fiyatları şişiriyorlar mı?

Kamudan aldığımız kaynakları gerçekten kamu yararına kullanabiliyor muyuz? Bunun matemetiksel temeli var mı?

Yarın birisi (örneğin Sayıştay) niye yaptın yerine niye yapmadın diye hesap sorar mı ?


Neden Süreç Yönetimi ?

Kurumsal farkındalık, kendini tanımaKurumsal iyileştirme; hataların,

gereksiz/fazla adımların görülmesi; simülasyon

Risk ögelerinin belirlenmesiKontrol noktalarının belirlenmesiİşe uygun organizasyon; norm kadroSüreç maliyetlerinin (dolayısı ile hedef

maliyetlerinin) hesaplanması



Kalite Yönetimi Standardizasyon Kalite El kitabı

Eğitim Modellenen süreçlerden kurum el kitabı üretilmesi (yeni

başlayan personelin eğitimi amacıyla) Süreç ve Prosedürlerin intranetten yayınlanarak referans

amacıyla her an erişilebilir hale getirilmesi BT planlamasında kullanılması, BT stratejik Planı

Teknik Altyapı Yeni süreçleri işletecek yazılım vb teknik altyapı

gereksinimlerinin belirlenmesi Teknik şartname, ürün/hizmet seçimi Tekliflerin sağlıklı ve doğru fiyatta gelmesi Yazılım uygulama ve optimizasyonu



Performans yönetimi Süreç (müşteri/yararlanıcı - hizmet) Kurumsal (hedef – hizmet – süreç) İK (iş – rol – kişi) Mevzuat (5018, 5436, 5216, 5272, DPT)


Süreç Yönetiminin Faydaları (El Kitabı)

Katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırıldığı ve işlerin bütününün yani tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale gelir.

Artık, fonksiyonlar değil süreçler yani işlerin bütünü önemli olduğundan, birimlerin değil süreçlerin amaçlarına odaklanılmıştır. Bu sayede de kurum amaçlarına odaklanılmıştır.

Gereksiz olabilecek karar ve onaylar kaldırıldığı için hızlı karar alma avantajı yakalanmış olur.

Fonksiyonel yönetimde, sorumlulukların parçalanması sonucu oluşmuş sorumlusu belli olmayan alanlar (gri alanlar) ortadan kalkmış olur.

Bilgiye ulaşım kolaylığı sağlanmış olur.


Neden Süreç Yönetimi Değil ?

İnisiyatifin daralmasıBilgi silolarının ve (dolayısı ile)

dükalıklarının kaybolmasıAlışkanlıklarÖlçme ve değerlendirmeden korkuDeğişimden korku


Süreç Yönetimi Uygulama Alanları

Bilgi Yönetimi Performans Yönetimi Süreç/İş Akış Yönetimi Ürün Yaşam Döngüsü

Yönetimi (Stratejik) Kurumsal

Planlama ve Yönetim Kurumsal İyileştirme Kalite sistemi, Kalite

Yönetimi, TKY Olgunluk Modelleri,

CMM Servis Yönetimi, ITIL

E-iş Hizmet ve Çözümleri Finans Yönetimi Müşteri İlişkileri Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi Tedarik Zinciri Yönetimi, e-

satınalma Ürün/hizmet seçimi İGB (BRS), teknik

spesifikasyonlar, şartname Yazılım Geliştirme, YGB (SRS) Yazılım Uygulama ve

Optimizasyonu


eGovernment


Kamu Yararı = Değer

Ne kadar harcıyoruz?

Ne için ?

Ne üretiyoruz?

Ne elde ediyoruz?

Toplumsal yansıma?

Ekonomiklik Verimlilik Etkililik


SÜREÇLER

Kaynakların karşığı ve performansTanımlılık = açıklık = şeffaflık = hesap verebilirlik

HİZMETLER

Girdiler Aktiviteler Çıktılar Sonuçlar Etki


Kaynakların Amaca Uygun Kullanımı

KaynaklarınKarşılığı(Performans)

Sonuçlar

Çıktılar

İşlemler

Girdiler

Maliyetler

Etkililik

Verimlilik

Ekonomiklik


Bütçe uygulama - harcamalar

Ülke

Genelindeki

Sistemler

SGB

Harcamacı

Birim

SGB.Net Kullanıcısı

KPS

Microsoft OracleÇözüm

Web Servisleri


Entegrasyon olmadığı durumda

Ülke

Genelindeki

Sistemler

SGB

Harcamacı

Birim

Say200ikullanıcısı

KPS

KPSkullanıcısı

eBütçekullanıcısı

SGB.Net kullanıcısı


Süreç Yönetimi

Daha az eforla daha çok kontrolSilo yaklaşımı

Kendi başına değil etkileşimli dönen çarklarEski iş yapma tarzınızla yeni vizyonunuza ulaşamazsınız.


Performans Yönetimi - İndirgeme


Stratejik Yönetim Modeli

Bilgi Yönetimi

İç Kontrol

Operasyonel Süreç

SP > PP > FR


Stratejik Yönetim

KurumsalHedefler

???Önceliklendirme Projelendirme

Bütçeleme???

???Önceliklendirme Projelendirme

Bütçeleme???

Uygulama

Değer

Raporlama

İzleme, Ölçme, DeğerlendirmeKontrol

DenetimEx-ante ex-post

SÜREÇBİLGİİNSAN


Farklı Bir Bakışla

Mevcut Durum Değerlendirm

e

Stratejik PlanAmaç ve Hedefler

Sunulan Hizmetler

Hizmet Üretme ve

Sunma Süreci

İzleme ve Değerlendirm

ePerformans

Hesap VermeFaaliyet Raporu

Kamu Yararı= Değer


Mevzuat

5018, 54365302, 5272, 5216Performans Esaslı Bütçelemeİç Kontrol, Risk Yönetimi, SayıştayDPT Birlikte Çalışabilirlik Rehberi


Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi

Kurumlar arası süreç ve veri entegrasyonu Kamu çekirdek süreçlerin modellenmesi

Süreç Tanımlama Standardının Oluşturulması

Süreçlerin Tanımlanması (mevcut durum, stratejik plan, hedef durum, geçiş)

Süreçlerde Kullanılan Verilerin Belirlenerek Tanımlanması

Sahiplik ve yetkilerin düzenlenmesi Entegrasyon

BÇER


BÇER - Standartlara Referans

Süreç Modelleme: PCD + UMLSüreç uygulama: BPELSüreç tanımlama: ebXMLSüreçlerin çağırılması: ASAPWeb servisi istemi: SOAPWeb servisi istem kaydı: UDDIWeb servisi tanımlama: WSDL


Kısaca - İlgili Standartlar

ISO 9001:2000 COBIT CMMI ISO 15504 ISO 12207 ISO 15288 ISO 20000 ISO 27001 SixSigma Karşılaştırma


COBIT Olgunluk Değerlendirme

Mevcut değil

Başlangıç

Tekrarlanabilir

Tanımlı

Yönetilen

İyileşen

Var olan durum

Sektörde en iyiuygulamaların durumu

Tavsiye edilensektör standardı

Stratejik hedef

Her BT süreci için kıyaslama


Olgunluk Modeli (Sefer Usta)

Seviye 1Başlangıç

Tutarsızyönetim

Seviye 2Tekrarlanabilir

Projeyönetimi

Seviye 3Tanımlı

Süreçyönetimi

Seviye 4Yönetilen

Kapasiteyönetimi

Seviye 5İyileşen

Sürekli iyileştirme

Tanımlı süreçler yok, araçlar entegre değil

Geçmiş başarılar benzer kişiler ile tekrarlanır

Süreçler belgelendirilir vetutarlı olarak uygulanır

Süreçler ölçümler esas alınarak anlaşılır

Süreçler süreç verilerini esas alarak sürekli iyileştirilir

Temel yönetim kontrolü (proje/departman esaslı)

Süreç tanımı (kurumsal yaygınlaştırma)

Tanımlı süreçlerin getirdiği yeteneklerin kullanılması

Süreç kontrolü


0

1

2

3

4

5


ITIL Servis Yönetimi Çerçevesi

Planning to Implement Service Management

Service Management

ServiceSupport

ServiceDelivery

The

Business

The Business

Perspective

Applications Management

ICTInfrastructureManagement

The

Technology

Security Management


ITIL Süreç Yapısı

IT CustomerRelationshipManagement

Release Management

Change Management

Configuration Management

Service Level Management

Incident Management

Problem Management

Service Delivery

Service Support

Service Desk

Capacity Management

IT ServiceContinuity Management

Availability Management

Security Management

Financial Managementfor IT Services


ITIL – Süreç Temelli Servis Yönetimi (ISO 20000)

DeğişiklikYönetimi

KonfigürasyonYönetimi

SürümYönetimi

OlayYönetimi

ProblemYönetimi

değerlendirme uygulama

PLAN

DOCHECK

ACT

DeğişiklikTalebi


Bilgi Güvenliği ISO 27001

Bir kurumun en önemli varlıklarından biri olan “bilgi”yi korumak amacıyla kurumsal kontrollerin ve altyapının (stratejiler, süreçler,insanlar yazılım, donanım) sağlaması gereken gereksinimleri tanımlar

Bilgi güvenliğinin üç temel kriteri Confidentiality: bilgi sadece ulaşmasına yetki verilen

kişilere açık Integrity: bilginin ve bilgiyi işleyen yöntemlerin

doğruluğunu ve tamlığını korumak Availability: yetkilendirilmiş kullanıcıların ihtiyaç

duyduklarında bilgiye ve ilgili varlıklara ulaşmalarını garantilemek


BT Süreç Modelleri: Karşılaştırma

CMMI

ITIL, ISO 20000, BS15000

ISO9001

ISO 15504

COBITISO 15288

BS7799ISO 27001

ISO 12207

TEMEL NOKTA:Çelişkili gereksinimler yokmodeller yaklaşım ve gereksinim olarak uyumlu


Karşılaştırma

İş gereksinimi

İş hedefleri

İş gereksinim

leri

Sistem gereksinimleri

Yazılım te

darik/geliştirm

e

Donanım te

darik/geliştirm

e

Operasyona alma

Servis/Bakım

devreden çıkarma

CMM / ISO 12207/ ISO 15504

CMMI / ISO 15288

BS 15000

ITIL/ISO 20000

ISO 17799-27001 / ISO 9001 / COBIT


Başarı için...


Süreç İyileştirme: Neden Zor?

Süreç iyileştirme birçok durumda kurumsal değişim gerektirir Kör noktalar Var olan süreçler değişime karşı savaşabilir

Daha önceki başarılar bu değişimi zorlayabilir Var olan kurumsal yapı değişime karşı direnebilir

Değişim yönetimi Teknik değil sosyal bir olgu Çalışmaların insan boyutu

‘İnsanlar daima daha tanıdık şeyleri daha rahat şeylere tercih ederler’ Direnç, eskiye bağımlılık, yeniliğin getirdiği korku ve kuşku,

Nedenlerinin ve ölçülebilir hedeflerinin tanımlanması ve bilinmesi Üst yönetimin katılımı Kaynakların ayrılması Mucizevi çözümler yoktur, her kurum kendi içerisinde farklı

uygulamalar yapmak durumunda kalır Otomasyonunun veya araçların desteği çok sınırlıdır

Dikkatli izleme


Değişime Tepki

zaman

Mutluluk ve üretkenlik İyi yönetilen

değişim süreci

İyileştirme çalışmalarıbu noktada kalabilir

12

3 4

5

1 : red etme,2 : kızgınlık3 : pazarlık4 : depresyon5 : kabul


Metodoloji - Proje

Metodoloji parçalarının toplamından büyüktür !

Değişim, sürekli değişim ve değişim yönetimi

Yönetim : Vizyon, ölçülebilir hedefler ve stratejilerin dokümante edilmesi

Çalışanlar ile paylaşılmasıModelleme, simülasyonTeknoloji, Bilgi Sistemleri, sistem mimarisiKademeli geçiş planı

Kendini tanı, önce planla sonra uygula, sonuçları görerek ilerle


Başarı...

Öncelik sırası Vizyona uygun ölçülebilir hedefler Hedeflere uygun stratejiler Vizyona götürecek başarılı teknoloji yatırımları

% 10 : teknoloji % 90 : planlama, yönetim, teknikler, ARGE, test, doğrulama,

eğitim, kalite, ... Başarı kriterleri

Yönetim taahhütü, desteği, zamanı Ortak çalışma (Kurum içi ve dışı) Proje planı / yönetimi / ekibi Bilgi erişimi, paylaşımı, çoğaltımı : bilgi yönetimi Doğru ve amaca uygun teknoloji ve sağlayıcı (hedef > kriter >

seçim) İnsan... Çalışanlar... Diğer birimler...


Alınan Dersler – Hedeflerle Uyumluluk

İş hedefleri ve stratejileri ile uyumlu süreçler

Net amaç ve hedefler, Stratejik Plan bağlantısı

Yönetim taahhütü, desteği, zamanıStandartlardan ve modellerden en iyi

şekilde yararlanmakModelin/standardın tüm gereksinimlerini

karşılamak olası değilSürekli iletişim, gerçekçi bilgi aktarımı,

“boşa kürek sallamak”Bütün cephelerin farkında olalım, ama bir

cephede savaşalım !


Alınan Dersler - Proje Yaklaşımı

Proje yönetimi ile değişiklik yönetimiPlanlama ve izlemeKaynakların ayrılması (maddi ve özellikle

insan)İş hedefleri ile uyumlu proje hedefleriProjenin çok yakından izlenmesi ve gerekli

ölçümlerKendi kaynaklarımıza göre adım adım,

planlı, acele etmeden ilerlemek Düzenli ve sürekli iletişim/bilgi paylaşımıOperasyonel sistem (beyni gözünde

olanlar için)


Alınan Dersler

Seçilmiş proje ekibi (çoklu-disiplin) ve motivasyon

Alan uzmanlığı, süreç uzmanlığı

Doğru ve amaca uygun esnek teknoloji (hedef > kriter > seçim)

Teknolojiyi uygulayacak uzman ekip

Program/Proje Ofisi İnsan... Reklam ve nema !!! Mükemmel iyinin

düşmanıdır !


Son söz

Hedefe uygun araç (teknoloji seçimi)

Yeni çağda var olmak ya da olmamak !!!

2013 satem süreç yönetimi egitimi

Education