10 KÄYTÄNNÖN NIKSIÄ AJANHALLINTAAN

22.8.2016

Jenni Rissanen

3

Työn tuottavuuden parantamisen keskiössä pitäisi

olla työn sujuvuus ja sisältö

ja mittareina tulisi olla työn tulokset,

ei aika.

Työtehoseura

TAVOITTEET

• Antaa vinkkejä ajanhallinnan suunnitteluun ja seurantaan

• Antaa vinkkejä keskittymiseen ja tavoitteelliseen työskentelyyn

• Antaa vinkkejä viestintään ja ryhmätyöhön

4

10 VINKKIÄ AJANHALLINTAAN

Häiriöt 1 2 3

Suunnittelu 4 5 6

Viestintä 7 8 9

Tauot 10

5

MICROSOFT O365

• https://portal.office.com

• Outlook (sähköposti, kalenteri, henkilöt eli osoitekirja, tehtävät)

• Word, Excel, PowerPoint, OneNote (ns. toimisto-ohjelmat)

• OneDrive, Sivustot, Delve (dokumenttien tallennus, jakaminen ja haku, intra)

• Sway (esitykset)

• Yammer (yhteistyöalusta)

6

VINKKIEN HYÖDYNTÄMINEN

• Tässä ei käydä yksityiskohtaisesti läpi ohjelmia ja niiden käyttöä

• Kalvojen kuvissa ja teksteissä on käytetty sanastoa, jonka avulla voit tarvittaessa itse hakea tarkempia ohjeita

• Hyödynnä ohjelmien omaa ohjetta

• Hae ohjeita ja lisävinkkejä hakukoneella

7

HARJOITTELE

• Mieti, mitkä ovat omat kehityskohteesi

• Valitse sopiva vinkki tai kaksi, harjoittele niitä vähintään pari viikkoa sitkeästi

• Valitse sen jälkeen seuraavat vinkit ja harjoittele

9

HÄIRIÖT: TUOTTAVUUSKYYKKY

• Tutkimuksen mukaan keskeytykset vievät 20-30% toimihenkilön työpäivästä.

• Puolet keskeytyksistä oli häiriöitä, jotka eivät edistä työtä.

• Häiriöitä vähentämällä on mahdollisuus lisätä tehollista työaikaa.

10

• Tehokas ja tuottava työ on tehottoman ja tuottamattoman työn vastakohta.

• Tehoton työ on ponnistelua ilman tuloksia eli resurssien tuhlausta.

#1 VÄHENNÄ HÄIRIÖITÄ

• Ota hälytykset ja merkkiäänet pois käytöstä

• Sähköposti, pikaviestimet, sosiaalinen media

• Käytä pikaviestimen eri tiloja

• Kerro milloin olet tavoitettavissa ja milloin haluat olla rauhassa

• Kunnioita työkaverin työrauhaa

• Sopikaa työyhteisössä säännöt esimerkiksi avokonttorissa puheluille tai pikapalavereille

11

Häiriöt

12

Outlook: Tiedosto > Asetukset >

Sähköposti

File > Options > Mail > Message Arrival

Skype for Business: Ratas > Työkalut >

Asetukset > Soittoäänet ja äänet

Tools > Options > Ringtones and Sounds

13

Aivot huijaavat meitä luulemaan, että monen asian tekeminen yhtä

aikaa on tehokasta ja palkitsevaa. Todellisuudessa moniajo

(multitasking) alentaa ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokykyä.

Vaikutukset vastaavat huonosti nukuttua yötä.

Vaikutukset aivoihin voivat olla pysyviä.

#2 VARAA TYÖAIKAA KALENTERIIN

• Älä anna palavereiden täyttää kaikkea työaikaa, varaa kalenteriin työaikaa erilaisten tehtävien valmisteluun ja viimeistelyyn

• Keskity saamaan valmiiksi tavoittelemasi tehtävät

• Missä tilassa ja olosuhteissa keskityt parhaiten?

• Voitko valita paikan, missä työskentelet?

14

Häiriöt

15

#3 KÄSITTELE SÄHKÖPOSTEJA

• Joiden tutkimuksien mukaan jo moniajon (multitasking) mahdollisuus, esimerkiksi ajatus siitä, että inboxissa on uusia sähköposteja; vähentää älykkyysosamäärää 10 pisteellä

• McKinseyn tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät 28% työviikostaan sähköpostien lukemiseen ja käsittelyyn

• Varaa päivästä tietyt ajat sähköpostin käsittelyyn

• Panosta otsikkoon, kirjoita napakasti, tee selväksi mitä odotat, mieti kelle lähetät

• Luo sääntöjä, jotka vievät sähköposteja tiettyyn kansioon, esimerkiksi uutiskirjeet tai viestit, jotka eivät vaadi reagointia (nice to know) tai viestit, joissa olet cc:-kentässä

• Kansiot käsiteltäville viesteille

• Deletoi viestit, joihin ei tarvitse reagoida

16

Häiriöt

17

Säännöt > Luo Sääntö > Ok tai

Lisäasetukset > Valmis

Rules > Create Rule

#4 HYÖDYNNÄ VIRKEÄ AIKA

Työpäivä

Virkeä aika (flow)

Tärkeimmät tehtävät ja päätökset

Tärkeimmät tapaamiset

Vähemmän virkeä aika

Rutiinitehtävät

Tauot Älä unohda!

18

Suunnittelu

#5 TEHTÄVÄLISTAT

• Ruutuvihko, muistilaput tai Outlookin tehtävälista pitää asiat muistissa, jotta voit keskittyä muuhun

• Käytä erilaisia tehtävälistoja

• Vuoden / kuukauden / viikon 3 tärkeintä tavoitetta – panosta näihin!

• Juoksevien tehtävien tehtävälista – tee muutama pois, kun on hetki aikaa

• Epämieluisat tehtävät – varaa tälle oma aika kalenterista ja neuvottele itsesi kanssa sopiva palkkio

19

Suunnittelu

20

Outlookin tehtävälistalle voi poimia

muistettavia asioita eri tavoin

- Sähköposti, kalenterimerkintä

- OneNote-muistikirja

OneNote > Outlook-tehtävät

OneNote > Outlook-tasks

Tehtävät tulevat näkyviin Outlookin

sähköposti- ja kalenterinäkymiin

haluamallasi tavalla

21

Sähköposti: Näytä >

Tehtävät-palkki >

Tehtävät

View > To-Do Pane > Tasks

Kalenteri: Näytä >

Päivittäinen

tehtäväluettelo >

Normaali

View > Daily Task List >

Normal

#6 SUUNNITTELE JA SEURAA

• Mihin käytät työaikasi?

• Kohtaako ajankäyttö, tavoitteet ja tulokset?

• Milloin ja miten saat parhaiten tuloksia aikaan?

• Ajankäytön seurantaan on erilaisia tapoja

• Nopean, visuaalisen näkymän saa käyttämällä kategorioita kalenterimerkinnöissä

• Myynti, asiakasprojektit, sisäinen työ

• Opetus, tutkimus, hankkeet, hallinto

22

Suunnittelu

23

Kalenterimerkintä

Luokittele > Valitse

luokka tai Kaikki luokat

Categorize > Category or

All Categories

24

AGENDA

• Valmistautuminen: lähetä materiaalia, pyydä materiaalia

• Puheenvuorot: kuka, miten pitkään

• Ollaanko päättämässä, tiedottamassa, keskustelemassa vai ideoimassa?

• Ketä kutsutaan?

• Kokoushuone, skype vai kävelykokous?

• Tule ajallaan, lähde ajallaan

• Keskity, kuuntele, kunnioita

• Kuka tekee ja jakelee muistion?

• Miten seurataan tehtäviä?

• Varaa aikaa siirtymiin palaverista toiseen

PELISÄÄNNÖT

25

#7 TEHOKAS PALAVERI

Viestintä

#8 ONENOTE YHTEISTYÖN TUKENA

• OneNote tukee muistiinpanojen tekemistä, tiedon jakamista ja työstämistä

• Ryhmittele eri asiakokonaisuuksia

• Muistikirja – välilehti - sivut

• Ei tarvetta avata erillisiä tiedostoja eri kansioista –kaikki ovat yhdessä paikassa

• Visuaalisuus ja monipuolisuus

• Korosta tehtävät, tärkeät tai avoimet asiat

• Liitä kuvia, videoita, taulukoita, linkkejä

• Henkilökohtainen käyttö

• Jaettu käyttö

• Muistikirjojen jakaminen

• Yhteinen asioiden valmistelu

• Näe mitä muut ovat kirjoittaneet

26

Viestintä

27

Muistikirjaan kuuluu

Ajanhallintakoulutuksen

välilehti

Ajanhallintakoulutukseen

liittyvät sivut

Erilaiset korostustavat

Muistikirja

nimeltä Paju

OneNote

#9 DELVE: OMAT JA MUIDEN TYÖT

• https://portal.office.com

• Delve näyttää omat sekä verkostosi viimeisimmät käsitellyt dokumentit sekä keskustelut

• Hyvät haku- ja filtteröintimahdollisuudet

• Toimii parhaiten organisaatioissa, joissa aktiivisesti käytetään tiedostojen jakamista ja yhteiskäyttöä

28

Viestintä

23.8.2016 www.pajuconsulting.fi | @Pajuconsulting 29

Jos ihminen ei malta levätä välillä, ensimmäinen asia,

joka rupeaa rapautumaan, on luova ongelmanratkaisu.

Neurologi Kiti Müller

#10 TAUKO

• Pidä taukoja

• Juo vettä

• Hengitä

• Jaloittele, venyttele

• Tee jotain kivaa

30

Tauot

YHTEENVETO

Häiriöt 1 2 3

Suunnittelu 4 5 6

Viestintä 7 8 9

Tauot 10

• Ajanhallinnan tavoitteena on tukea suunnittelua ja viestintää niin, että voit keskittyä paremmin, työskennellä sujuvasti ja saada aikaan keskeiset tulokset

• Käytä tärkeimpiin tehtäviin hyväksi ne vuorokauden ajat, kun olet virkeä, keskittynyt ja innostunut.

• Harjoittele ajanhallintaa itsesi ja työyhteisön kanssa

• Aina ei voi eikä tarvitse olla tehokas.

• Pidä taukoja.

31

LÄHTEITÄ

• Tuominen, Saku ja Pohjakallio, Pekka. Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet. WSOY 2012.

• Multitasking is killing your brain http://observer.com/2016/02/multitasking-is-killing-your-brain/

• http://yle.fi/uutiset/onko_tyokaverisi_muuttunut_joustamattomaksi_kyynikoksi_han_voi_olla_ylirasittunut/8730610

• http://www.kauppalehti.fi/uutiset/tehoja-tyohon--keskeytykset-pois---tuottavuushyppy-syntyy-helposti/LvYfmMQ8

32

OTA YHTEYT TÄ

Je nn i R i s s ane n

j e n n i . r i ssan en @p aju con su l t in g .f i+ 358 400 910 300

w w w. p a ju con sul t in g .f i@Je nnirR is s ane n

f i . l in ke d in . com/ in / je nn i r i ssane n