1 pmbok 5ª edição capítulo 2 influências organizacionais e o ciclo de vida do projeto

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PMBOK 5ª EdiçãoCapítulo 2

Influências organizacionais Influências organizacionais e o ciclo de vida do projetoe o ciclo de vida do projeto

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PMBOK 5ª EdiçãoI Os projetos são geridos num ambiente que os extrapola – a organização influencia os métodos de contratar pessoas e recursos,

gerenciar e executar.A considerar a influência dos demais

participantes da empreitada!

Influências Organizacionais e Ciclo de Vida do Projeto

2.1 Influências organizacionais no

gerenciamento de projetos

2.2 Parceiros interessados / envolvidos

2.3 Equipe do projeto

2.4 O Ciclo de vida do projeto

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2.1 Influências organizacionais no 2.1 Influências organizacionais no gerenciamento de projetosgerenciamento de projetos

Parcerias Cultura

Estilo

EstruturaBurocracia

Processos internos

Outras entidades

Maturidade

Tolerância a risco

Ambiente operacional

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Cada nível examina, abre a caixa preta do processo, inclui observadores e medições.

N

Í

V

E

I

S

In Out2

In Out3

In Out4

In Out5

1 OutIn

E

N

T

R

A

D

A

S

S

A

Í

D

A

S

Maturidade da organização

Cultura e estilo da organizaçãoCultura e estilo da organização

Experiências comuns dos membros da organização...

Visão, missão, valores, crenças e expectativas compartilhadas;Regulamentos, políticas, métodos e procedimentos;Sistema de motivação e recompensa;Tolerância a risco;Relacionamentos de liderança, hierarquia, autoridade;Código de conduta, ética, ambiente operacional...

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Comunicações e estrutura organizacional Comunicações e estrutura organizacional

Uso de comunicação eletrônicaEstruturas de comando funcional / por projeto / matricial / mista ...Identifica, documenta e designa os papéis, as responsabilidades e os relacionamentos de reporte, formais ou não, entre as diversas funções e pessoas no empreendimento.

Significa estabelecer linhas de comunicação entre o pessoal administrativo e técnico.

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Formas de Organização de ProjetosFormas de Organização de Projetos

Por Funçãoe o objetivo?

Por Projetoe a excelência?

Matriciale os conflitos?

Redese a gestão?

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A comunicação passa pelos A comunicação passa pelos gerentes funcionaisgerentes funcionais

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Formas de Organização de Projetos Formas de Organização de Projetos

Organização por função (departamentos)

Privilegia a qualidade do produtoCompromete os prazosNão tem um responsávelPode ter problemas na passagem de bastão

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Formas de Organização de ProjetosPor funçãoFormas de Organização de ProjetosPor função

Formas de Organização de Projetos Por funçãoFormas de Organização de Projetos Por função

As organizações com estrutura funcional também têm projetos, mas o seu comprometimento está limitado às fronteiras da função:

o departamento de engenharia numa organização com estrutura funcional executa seu trabalho independente do departamento de manufatura ou de marketing.


Organização por Projeto

Privilegia o objetivo e o problemaPersegue prazosTem um responsávelCompromete a qualidadeNo longo prazo, na prática, elimina a

vantagem

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Formas de Organização de ProjetosPor projetoFormas de Organização de ProjetosPor projeto Diretor

Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D

Marketing Marketing

Adm pessoal

Outros

Engenharia

Adm pessoal

Marketing

Outros

Segurança

Adm pessoal

Fabricação

Adm pessoal

Engenharia Engenharia

Outros

Canais de comunicação dentro dos projetos

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O rg an izaçã o p or P ro je to

P ro je to 1 P ro je to 2 P ro je to 3

Á rea d e D esen vo lvim en to d e S is tem as


A organização por projetos atribui ao Gerente

do Projeto autoridade e responsabilidade total

pela sua realização

Algumas funções podem ser duplicadas na empresa,

geralmente terceirizadas, pois nesta estrutura, cada

projeto pode contratar interna ou externamente seus

serviços, eventualmente criando ociosidades em

algumas áreas da empresa, enquanto as suas

funções estão sendo adquiridas no mercado.


Organização MatricialTeoricamente a melhorIncorpora qualidades e defeitos das outras duasProblemas

Muito chefeComportamento - colisãoConflito entre qualidade e atingir objetivos nos

prazos

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Formas de Organização de ProjetosMatricialFormas de Organização de ProjetosMatricial

Gerência de Projetos Gerência de Desenvolvimento de Sistemas

Métodos Programação Análise Segurança

Projeto 1 Equipe 1 Luiz Equipe 2 Leila

Projeto 2 Equipe 1 ???? Leila

Marcos (em curso)

Projeto M Fernando

Projeto N MariaJoão

RenatoJorge

Equipe 2 Leila

Pedidos José (férias) A contratar


A organização matricial, agregando vantagens e desvantagens de ambas, é muito adotada.

No início, caso se sobressaírem seus benefícios, a organização a mantém até que surjam com muita intensidade os defeitos, gerando mudanças.

Se estas vantagens não aparecem logo, a organização resiste, tende a voltar ao que era, através de canais informais, que mantém a empresa funcionando.

RedesO projeto é desenvolvido por meio de trabalho em conjunto, com diretrizes e objetivos, gerenciado e patrocinado.

A participação de cada pessoa envolvida em determinado projeto pode ser vista como colaboração ou cooperação.

O foco é a união de esforços entre os participantes, mas há diferenças no empenho dos participantes para cada situação.

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RedesA colaboração foca no processo de trabalho em conjunto permitindo a autonomia entre seus participantes enquanto a cooperação foca no resultado produzido, com uma visão centralizadora.

A produção social é um fenômeno em crescimento, que reúne vários colaboradores para um fim comum e pode ocorrer pela colaboração ou pela cooperação.

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RedesO resultado dessa união de conhecimentos e experiências forma a inteligência coletiva, ou seja, contribuições de várias fontes que reunindo opiniões e experiências de pessoas e lugares distintos podem gerar um novo conhecimento ou desenvolvimento de projeto.

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RedesExemplo – SourceForgeÉ um software de controle de desenvolvimento

colaborativo. Oferece uma interface para o ciclo de vida no

desenvolvimento de softwares e integra com um grande número de aplicações de código aberto (como PostgreSQL e CVS).

www.sourceforge.net

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Redes sociais ou profissionais com Redes sociais ou profissionais com interesses ou projetos em comuminteresses ou projetos em comum

Conflitos entre as estruturas de organização Conflitos entre as estruturas de organização de projetos ou funcionalde projetos ou funcional

A fronteira entre os gerentes pode ser estabelecida pelas perguntas

Funções do Gerente do projeto O que deve ser feito? Quando a tarefa será feita? Por que ela deve ser feita? Qual o orçamento da tarefa? Desempenho do projeto?

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Conflitos entre as estruturas de organização Conflitos entre as estruturas de organização de projetos ou funcionalde projetos ou funcional

A fronteira entre os gerentes pode ser estabelecida pelas perguntas

Funções do Gerente funcional Quem vai fazer a tarefa? Onde será feita? Como será feita a tarefa? A especificação recebida está de acordo com as

normas?

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Influências organizacionaisA maturidade da organização em relação ao seu sistema de gerenciamento de projetos, sua cultura, seu estilo, sua estrutura organizacional e seu escritório de projetos influencia o projeto.Estruturas funcionais, por projeto, matriciais e outras híbridas estabelecem limites para a autoridade, responsabilidade, comunicação e outros fatores que facilitam ou não a gestão do projeto.

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Planejamento organizacionalProcessos administrativos

procuram facilitar e medir a fluidez do atendimento da empresa aos requisitos do seu mercado

Processos técnicos descrevem como criar ou fabricar os produtos oferecidos pela empresa.

Novos produtos – estrutura voltada para a realização do projeto

Outro projeto não será igual, então não faz sentido eternizá-la...Produto estabilizado – processo repetitivo de produção, manutenção de padrões com indicadores de desempenho.

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Base de conhecimento corporativaBase de conhecimento corporativaPlanos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos.Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreasRequisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos.Bases de conhecimento contendo versões dos documentos da entidade e fontes para consulta.

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Fatores ambientais da empresaFatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa referem-se tanto aos internos quanto externos que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto. Podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e podem ter uma influência positiva ou negativa no resultado. São considerados como entradas na maioria dos processos de planejamento.

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Fatores ambientais da empresaFatores ambientais da empresaCondições fora do controle da equipe que influenciam positiva ou negativamente, limitam ou dirigem o projeto.

Distribuição geográfica das instalaçõesPadrões governamentais ou da indústriaCapacitação dos recursos humanosSistemas de autorização da empresa ou governoCondições de mercadoTolerância a risco de investidores, gestores...Clima políticoSistema de informação para gerência de projetos...

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Os fatores ambientais da empresa incluem mas não se limitam a...

• Cultura, estrutura e processos organizacionais;• Padrões ou normas governamentais ou do setor

(regulamentos de agências reguladoras, códigos de conduta, padrões de produto, padrões de qualidade e padrões de mão-de-obra);

• Infraestrutura (equipamentos e instalações existentes);• Recursos humanos existentes (habilidades, disciplinas e

conhecimento, tais como projeto, desenvolvimento, departamento jurídico, contratação e compras);

• Sistemas de autorização do projeto na empresa;

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Os fatores ambientais da empresa incluem mas não se limitam a...

• Canais de comunicação estabelecidos da organização;• Bancos de dados comerciais (dados padronizados de estimativa de

custos, informações sobre estudos de risco do setor e bancos de dados de riscos)

• Administração de pessoal (por exemplo, diretrizes de recrutamento, retenção, demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento, política de horas extras e controle do tempo);

• Sistemas de informações do gerenciamento de projetos (uma ferramenta, como software para elaboração de cronogramas, sistema de gerenciamento de configuração, sistema de coleta e distribuição de informações ou interfaces Web para outros sistemas online automatizados).

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2.2 Participantes interessados e governança2.2 Participantes interessados e governançaPartes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto.Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.Stakeholder interveniente, interessado, envolvido,

participante veja stakeholders.docx35/48

Parceiros interessados no projetoParceiros interessados no projetoGerente de projetos, clientes, usuários

Patrocinador

Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios

Escritório de Projetos (PMO)

Gerentes funcionais e de operações

Organização executora e órgãos de fiscalização

Membros da equipe do projeto

Equipe de gerenciamento de projetos

Influenciadores diversos

Fornecedores, parceiros comerciais

Vendedores...36/48

Gerenciamento das expectativas das Gerenciamento das expectativas das Partes interessadas no projetoPartes interessadas no projeto

Pode ser difícil pois elas em geral têm objetivos muito diferentes ou conflitantes. Por exemplo:O gerente de um departamento que solicitou um novo sistema de informações de gerenciamento, pode desejar baixo custo, o arquiteto do sistema pode enfatizar a excelência técnica e a empresa de programação contratada pode estar mais interessada em maximizar seu lucro...

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Gerenciamento das expectativas das Gerenciamento das expectativas das Partes interessadas no projetoPartes interessadas no projeto

Parte ZInteresses de zExpectativas z

Gerente do Projeto

Parte XInteresses de xExpectativas x

Parte WInteresses de wExpectativas w

Parte YInteresses de yExpectativas y

Solu

ções

Cliente

Gerenciar as expectativas das partes

envolvidas pode ser uma tarefa difícil, devido

aos interesses individuais de cada

parte. Os interesses, objetivos das diversas

partes podem entrar em conflito.

Encontrar soluções apropriadas para tais

divergência é um desafio para o

gerente.

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Governança no projetoGovernança no projetoAlinhada ao modelo de governança da empresaFornece a estrutura, processos, modelos de tomada de decisão, ferramentas para gestão do projetoCritérios de aceitação e sucesso de projetoRelacionamento com entidades externasOrientação para alinhar o projeto à estratégia empresarialProcedimentos para revisão e aprovação de mudanças em orçamento, prazo, qualidade fora da competência do gerente

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2.3 Equipe do projeto2.3 Equipe do projetoGerenteFunções administrativas como orçamento, pagamentos, reportes, obtenção de materiais, infraestrutura, relacionamento com a administração empresarialSuporte técnicoRepresentantes dos clientesMembros de parceiros do negócioEquipe própriaTerceirizados

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2.4 O Ciclo de vida do projeto 2.4 O Ciclo de vida do projeto A organização ou os gerentes de projetos podem dividir projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial com ligações adequadas com as operações em andamento da organização executora.

Coletivamente, essas fases são conhecidas como o ciclo de vida do projeto.

Muitas organizações identificam um conjunto específico de ciclos de vida para serem usados em todos os seus projetos.

Em geral, é composto por

Começar o projeto

Organizar e preparar

Executar

Entregar e fechar

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O ciclo de vida do projeto

A metodologia trata de:Trabalho técnico a ser realizado em cada fase

Quem deve estar envolvido em cada fase.

Fase Trabalho

Fase Partes Envolvidas

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Características do ciclo de vida do projeto

Os ciclos de vida do projeto definem

Que trabalho técnico deve ser realizado na fase;

exemplo: em qual fase deve ser realizado o trabalho do arquiteto?

Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada entrega é revisada, verificada e validada;

Quem está envolvido em cada fase;

exemplo: a engenharia simultânea exige que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto

Como controlar e aprovar cada fase.43/48

Sequência típica de fases no ciclo de Sequência típica de fases no ciclo de vida de um projetovida de um projeto

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Relação entre o produto e os ciclos Relação entre o produto e os ciclos de vida do projetode vida do projeto

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Ciclo de vida “em cascata” / tradicionalRequisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto / Projeto funcional Planejamento Construção Teste Ajustes Instalação Próxima versão

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Ciclo de vida incremental / iterativoRepetição de atividades enquanto cresce o entendimento da equipe a respeito das necessidades do produto.Há uma visão de alto nível para a empreitada, mas os passos detalhados são elaborados um passo de cada vez.Usado para projetos cuja definição é instável ou dependente dos resultados anteriores.

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Ciclo de vida adaptativo ou ágilLevados pelas mudanças ou ágeisRequer participação ativa dos clientesCiclos de 2 a 4 semanasTrabalho executado sobre uma lista de pendênciasAplicados em ambientes mutáveis.

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