zusammenfassung swl-orga

5/13/2018 Zusammenfassung SWL-Orga - slidepdf.com

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Z u s a m m e n f a s s u n g S W L

O r g a n i s a t i o n

1.) Grundlagen der Organisation und Arbeitsabläufe

a) Organisationsgrundsätze

Organisation:

dauerhafte Regelungen und Strukturen um Ziele effizient erreichen

Teilbereiche werden in geregelte Beziehungen zueinander gebracht

optimale Regelungsdichte = organisatorisches Gleichgewicht

Regeln erleichtern das Zusammenwirken von Menschen, zu viele Regeln engen den eigenverant-wortlichen Entscheidungsspielraum und die Flexibilität der Menschen ein

Effiziente Organisation = Ziele sollen

wirtschaftlich

pünktlich

bürgerfreundlich und

rechtlich einwandfrei erreicht werden

b) Organisationspläne

Aufgabengliederungsplan: Einzelaufgaben (Auflistung aller Aufgaben einer Kommune)

Aufgabengruppen (Zusammenfassung aller Aufgaben)

Aufgabenhauptgruppe (Bildung von Ämtern)

aus dem Aufgabengliederungsplan bildet sich der Verwaltungsgliederungsplan

Verwaltungsgliederungsplan:

Darstellung der Organisationseinheiten einer Gemeinde/Verwaltung

tabellarische Übersicht über den inneren Aufbau einer Gemeinde

Geschäftsverteilungsplan:

Zuordnung der einzelnen Tätigkeiten zu den Organisationseinheiten und deren Mitarbeitern

enthält interne Verwaltungsvorschriften (keine Außenwirkung)

Ziele des Geschäftsverteilungsplans:

Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche klare Kompetenzen

Schaffung klarer Hierarchien

Auslastung der Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten



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klare Vertretungsregelungen

c) Aufbauorganisation

1.) Einliniensystem

klarer Anweisungsweg von oben nach unten

Informationsweg von unten nach oben

Vorteile Nachteile

Verantwortung klar geregelt

Anweisungen kommen nur jeweils von einerPerson

Kommunikationsweg sehr lange

Hierarchie muss eingehalten werden

System ist nicht flexibel

2.) Stabliniensystem

Vorteile Nachteile

Amtsinhaber (Leitung) wird entlastet

Entscheidungen sind bereits vorbereitet

zusätzliche Aspekte und Meinungen

Stab trägt keine Verantwortung; keine weitreichende Kompetenzen

mögl. Konflikte zw. Amtsinhaber und Stab-mitarbeiter

Stabstelle dient zur Be-ratung; selbst keine

Entscheidungsbefugnis



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3.) Mehrliniensystem

Vorteile Nachteile

Instanzenweg wird verkürzt

Kommunikation beschleunigt

widersprüchliche Anweisungen möglich

Übersichtlichkeit im System kann verlorengehen

4.) Teamorganisation

Teammitglieder sind gleichgestellt

wenn Sachverstand verschiedener Spezialisten benötigt

wenn schöpferische Elemente notwendig sind

wenn vielschichtige Informationen zu verarbeiten sind

5.) Informelle Organisation

ungeschriebene zwischenmenschliche Kontakte

über mehrere Abteilungen netzwerkartige Beziehungen

Vorteile Nachteile

Schwächen der formellen Organisation kön-nen ausgeglichen werden (langer Instanz-weg)

Arbeitnehmer hat bessere Identifikation mitseiner Tätigkeit

Organisationsabläufe können blockiert wer-den

Kontrollen können unterlaufen werden

Mobbing möglich

Sachbearbeiterkann von mehrerenVorgesetzen Anwei-sungen bekommen



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2.) Führungsstile

a) autoritärer oder hierarchischer Führungsstil

Merkmale unumschränkte Alleinherrschaft

Mitarbeiter werden an Entscheidungen nicht beteiligt

streng hierarchisch

unbedingter Gehorsam und Disziplin

dominante, strenge, uneinsichtige Führungsperson

duldet keine Fehler

Vorteile klare Hierarchie

schnelle Bearbeitung von Aufgaben

korrekte, einwandfreie Arbeitsergebnisse

Ziele werden planmäßig umgesetzt

Nachteile schlechtes Arbeitsklima

hoher Leistungsdruck

kein Aufkommen von Kreativität bzw. Eigeninitiative oder Vertrauen

Stagnation der Unternehmensentwicklung

unmotivierte Mitarbeiter

hoher Arbeitsaufwand durch Überwachung

Wo einsetzbar? in leistungsorientierter Abteilung, in der keine Fehler gemacht werden dürfen, da sichdiese sonst auf das ganze Unternehmen auswirken können

Bsp.: Buchhaltung, Rechtsabteilung

b) Laisser-faire-Führungsstil

Merkmale Mitarbeiter haben viel Freiraum

Führungsperson übernimmt wenig eigene Verantwortung

fordert viel Eigeninitiative der Mitarbeiter

Aussagen und Instruktionen oft unklar

Mitarbeiter sind sich selbst überlassen

Vorteile kein Leistungsdruck gutes Arbeitsklima durch nicht vorhandenen Kontrollen und viel Freiraum der Mit-

arbeiter

komplett selbstständige Aufgabenbearbeitung

Nachteile keine klare Richtlinie/Struktur/Hierarchie

jeder Mitarbeiter "kocht sein eigenes Süppchen"

Arbeitsqualität leidet, da keine Kontrollen

Führungsperson nicht vorhanden

Führungsperson wird nicht ernt genommen

Wo einsetzbar? in kreativen Abteilungen in denen keine exakten und zeitabhängigen Ergebnisse abge-liefert werden müssen

Bsp.: Design-Abteilung, Vertreter, Marketing



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c) Kooperativer oder demokratischer Führungsstil

Merkmale Vorbild für Mitarbeiter

kümmert sich um Mitarbeiter und setzt sich mit Problemen auseinander

offene Kommunikation

Zulassen von Ideen und Kritik

Mitsprache- und Entscheidungsmöglichkeit der Mitarbeiter

gegenseitiger Respekt

Vorteile wenig Leistungsdruck durch Schaffung einer "Team-Atmosphäre"

gute Organisation

fördert Schwächen/Stärken der Mitarbeiter

viel Eigeninitiative der Mitarbeiter

schnellere und gemeinsame Erarbeitung und Verbesserungen von Zielen

Nachteile weniger Freiraum als beim Laisser-faire-Stil

mehr Fehler als beim autoritären Stil, da weniger Kontrolle

gemeinsame Entscheidungen können langwierig sein

Mitarbeiter müssen kritikfähig sein

Wo einsetzbar? nicht an bestimmte Rahmenbedingungen gebunden, daher überall einsetzbar

3.) Führungsmethoden

management by delegation

(Führung durch Verantwortungs-

übergabe)

management by exception

(Führung im Ausnahme-

fall)

management by objectives

(Führung mithilfe von Ziel-

vorgaben)

M e r k m a l e

Aufgaben werden an Mitar-beiter übertragen

Ziele werden vorher verein-bart

innerhalb des Aufgabenberei-ches völlige Entscheidungs-freiheit

jeder Mitarbeiter hatgenau festgelegten

Aufgabenbereich Mitarbeiter verwalten

Aufgabenbereichselbstständig

bei wichtigen Ent-scheidungen wird derAbteilungsleiter hinzu-gezogen

Qualität der Aufgabenerfül-lung wird durch zuvor festge-

legte Ziele überwacht

Ziele:

bestimmte Produktion

niedrige Produktionskos-ten (wenig Ausschuss)

geringer Energiever-brauch

bestimmter Umsatz



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management by delegation

(Führung durch Verantwor-

tungsübergabe)

management by exception

(Führung im Ausnahmefall)

management by objectives

(Führung mithilfe von Ziel-

vorgaben)

V o r t e i l e

völlige Entscheidungsfrei-heit

Entlastung des Abteilungs-leiters

schnellere Abwicklung derAbläufe

selbstständigere und moti-viertere Mitarbeiter

selbstständige Arbeits-weise möglich

motivierend für Mitarbei-ter

bei wichtigen Entschei-dungen nicht alleinigeVerantwortung des Mit-arbeiters

viel Eigeninitiative derMitarbeiter

Entlastung des Abtei-lungsleiters

Qualität der Arbeit wirddurch Zielvereinbarun-gen kontrolliert

hohe Teamfähigkeiterforderlich

Mitarbeiter kontrollie-ren sich gegenseitig

größere Motivationdurch Ziele

N a c h t e i l e

Überforderung der Mitarbeiter

Mitarbeiter fühlen sich alleine gelassen

Arbeitsleistung kann sinken

Abteilungsleiter wird zu wenig einbezogen

keine Kontrolle der Arbeitsergebnisse

Fehler fallen auf Abteilungsleiter zurück

zu wenig Einbeziehungder Abteilungsleiter

höherer Leistungsdruck

Qualitätsverlust durchzu hohe Zielvereinba-rungen

4.) Stellenbeschreibung

a) Inhalte

Berufsbezeichnung / Sachgebiet

Wochenarbeitszeit/ Beschäftigungsum-fang

Qualifikation / Anforderungen

Vergütungsanspruch/ EG

Aufgabenaufschlüsselung / Ziele (prozen-tual)

Stellvertretung

Arbeitsmittel

Entscheidungsbefugnisse / Kompetenzen

Vorgesetzte/r / Hierarchie

Rechtskenntnisse

b) Formale Anforderungen

Stellenbeschreibungen müssen auf dem neuesten Stand sein

verbindlich, einheitlich & schriftlich

muss vom Vorgesetzten und vom Stelleninhaber unterschrieben werden



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c) Vorteile

Erfolgskontrolle möglich

Stelleninhaber weiß genau über Anforderungen bescheid

leichtere Einarbeitung in neue Aufgabengebiete bei Stellenwechsel möglich

Vermeidung von Doppelarbeit

Stellenausschreibung und Stellenbesetzung wird erleichtert

Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeitern

gezielte Ausbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen möglich

d) Ziele

Verbesserung der Organisationsstruktur Verbesserung der Situation des Mitarbeiters

Verbesserung der Informationslage

Verbesserung der Transparenz

Entlastung der Führungskräfte

Möglichkeiten des zwischenbehördlichenVergleichs

klarer Verantwortungsbereich

mehr Selbstkontrolle, da Ziele vorgegebenwerden

besseres Verständnis für den Sinn des eige-nen Beitrages zur Gesamtaufgabe

5.) Materialbeschaffung

a) Beschaffungsziele

kostengünstige bzw. wirtschaftliche Be-schaffung

Service und Kundendienst des Produkteszufrieden stellend

Leistung / Funktionen des Produktes

Bedürfnisse des einzelnen Nutzer befrie-digen

Qualität des Produktes zufrieden stellend

rechtzeitige Beschaffung muss möglichsein

ökologische Aspekte berücksichtigen

b) Bedarfsermittlung

plangesteuerte/ bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung: Bedarf wird anhand von Plänen oder Anforderungen der Abteilungen genau ermittelt

verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung: Verbrauchswerte der Vergangenheit sind Richtlinien für zukünftigen Bedarf

Warenwirtschaftssystem:

laufende Feststellung von Beständen und Bedarf bestimmter Artikel (bspw. durch Scanner-Systeme; Medikamente im öffentlichen Krankenhaus)



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c) Bezugsquellen

außerbetrieblich

o Internet

o Fachzeitschriften

o Gelbe Seiten

o Messen

innerbetrieblich

o Liefererkartei

o Erfahrungsberichte von Mitarbei-tern

o Korrespondenz

d) Ausschreibungswesen

öffentliche

Ausschreibungbeschränkte Ausschreibung freihändige Vergabe

Regelfall

Aufforderung an alleUnternehmen zur Ein-reichung von Angebo-ten

teilweise muss euro-paweit ausgeschrie-ben werden

öffentliche Auftragge-ber müssen öffentlich

ausschreiben!

Gründe: Korruption vor-beugen und günstigesAngebot ermitteln

begrenzter Kreis von Unternehmen(3 - 7)wird zur Angebotsabgabe auf-gefordert

Voraussetzung: gute Kenntnisse desBeschaffungsmarktes

kommt in Betracht, wenn nur be-stimmte Unternehmen die Leistunganbieten oder eine öffentl. Aus-schreibung unverhältnismäßig wäre

erfolgt ohne förmlichemVerfahren

nur bei geringwertigen Gü-tern oder besonderer Dring-lichkeit

Merkmale:

o Angebote bleibengeheim

o keine Nachverhand-lungen

o bei gleicher Qualitätimmer das günstige-re Angebot



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e) Vergaberecht

VOB Verdingungsordnung für Bauleistungen

Bsp.: Renovierung

VOB/A Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe; regelt das Verfahren bis zum Vertragsabschluss

Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen

VOB/B Allgemeine Bestimmungen für die Ausführungen

Bsp.: Bau, Installationen

VOB/C Allgemeine technische Vorschriften

VOL Verdingungsordnung für Leistungen

(nicht Bauleistungen)

VOL/A Vergabe der Aufträge

Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen

VOL/B Ausführung von Lieferung und Leistung

Bsp.: Aufstellen von Kopierern, Erklären der Geräte)

VOF Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen

Bsp.: Journalist für neue Image-Broschüre

f) Angebotsvergleich

Ware A Ware B

Listeneinkaufspreis pro Einheit 1,05 € 1,25 €

* Menge 1.500

Listeneinkaufspreis gesamt 1.575 € 1.875 €

- Lieferrabatt 30 % 472,50 € 35 % 656,26 €

= Zieleinkaufspreis 1.102,50 € 1.218,75 €

- Lieferskonto 3 % 33,08 € 0 % 0 €

= Bareinkaufspreis 1.069,43 € 1.218,75 €

+ Bezugskosten

(zum Beispiel Versand)4 % 42,78 € 2 % 24,38 €

= Bezugspreis

(Einstandspreis)1.112,20 € 1.243,13 €

: Menge 1.500

Bezugspreis je Stück 0,74 € 0,83 €

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