Sveuilite Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuOdjel za matematikuSveuilini nastavniki studij matematike i informatike

Seminarski rad iz predmetaUredsko poslovanje

Naslov rada:Virtualni ured

Studenti:Miroslav Damjanovi, broj indeksa: 989, gr:ADino Dumani, broj indeksa: 993, gr:A

Osijek, sijeanj 2013.

Sadraj:

1. UVOD.........................................................................................................32. E-URED......................................................................................................43. VIRTUALNI URED (V-URED)................................................................43.1. PREDNOSTI V-UREDA.................................................................53.2. NEDOSTATCI V-UREDA..............................................................54. VIRTUALNI POMONICI.......................................................................65. VIRTUALNA ORGANIZACIJA...............................................................66. PRIMJER V-UREDA U HRVATSKOJ.....................................................77. ZAKLJUAK.............................................................................................88. LITERATURA............................................................................................9

1. UVOD Ured je fiziki prostor, sastavni dio strukture poduzea, u kojemu se zbiva poslovna aktivnost i donose poslovne aktivnosti i donose poslovne odluke (A, Kliment, B.Kneevi, V. Sria, 2003.). Zaeci ureda se veu uz zaetke trgovine te se razvijaju usporedno od razdoblja trgovake epohe sve do danas (12.-18.st). Sama svrha ureda je ostala ista, meutim razvijanjem tehnologije i uvoenjem iste u urede bitno se promijenio nain poslovanja te brzina obavljanja poslova. Benedikt Kotruljevi je u svom djelu O trgovini i savrenu trgovcu iz 1458. godine obradio materiju ureda i uredskog poslovanja, te izmeu ostalog naveo ''Mora takoer drati u redu svoju pisarnu te oznaiti na svim primljenim pismima odozgo odakle su dola, te godinu, mjesec i dan primitka... Pismeni dokumenti ne samo to uvaju i odravaju u uspomeni ono o emu se raspravljalo, ve se njihovim postojanjem izbjegavaju mnoge svae, prepirke i skandali... Trgovac mora biti marljiv i u pisanju, koliko u knjienju svojih poslova, toliko u odgovaranju na pisma.''. U njegovom radu vidimo kako je koncept ureda i uredskog poslovanja ostao isti sve do danas. Pojavom ENIAC-a 1946. godine podaci se poinju elektroniki obraivati. Razvoj ureaja za elektroniku obradu podataka naglo je porastao, njihova uinkovitost i brzina se narednih godina poveavala, te je tako omoguen bri pristup podacima, laka razmjena podataka te je uvoenje takvih tehnologija u urede bilo neminovno. Logino bi bilo misliti kako e takve tehnologije zamijeniti uporabu papira u uredima. Meutim, zanimljivo je da je uporaba papira u uredima i dalje puno zastupljenija nego to je to sluaj s elektronikom pohranom podataka. Tako Bill Gates istie da se uporaba papira udvostruuje svake etiri godine, te da je, primjerice u SAD-u, oko 95% svih informacija pohranjeno na papiru, a samo 1% se uva elektroniki.

Slika 1. Ured

2. E-URED Elektroniki ured, poznat kao i e-ured, je pojam koji se odnosi na bilo koje uredsko okruenje koje znaajno koristi raunalnu tehnologiju u svome radu. Elektroniko uredsko poslovanje obuhvaa tri komponente:1) Digitalni ured (D-ured)2) Mobilni ured (M-ured)3) Virtualni ured (V-ured)Pojam digitalnog uredskog poslovanja odnosi se na digitalnu izradu, obradu, prijenos i pohranu poslovnih informacija. Tehnologijama za izgradnju digitalnog ureda nastoji se poveati uinkovitost i brzina izvoenja klasinih uredskih poslova, te omoguiti ostvarenje breg i jeftinijeg protoka informacija unutar poduzea, te izmeu poduzea i okoline (A, Kliment, B.Kneevi, V. Sria, 2003.). On je temelj za ostvarenje mobilnog i virtualnog ureda. Mobilni nain poslovanja uvodi se zbog brojnih pogreaka koje nastaju prilikom unosa podataka izmeu mjesta nastanka i mjesta unosa podataka koje znaju biti veoma udaljene. Takoer, ako je u izradu i obradu poslovne dokumentacije ukljuen vei broj osoba broj pogreaka prilikom unosa podataka u sustav e biti vea. U mobilnom poslovanju fizika lokacija ovjeka vie nije bitna, bitno je to je i gdje nastaje poslovna promjena. O mobilnom uredu govorimo onda kada svaki zaposlenik moe, ovisno o dodijeljenim pravima, putem bilo kojega ureaja pristupiti posluitelju poduzea.

3. VIRTUALNI URED (V-URED) Virtualni ured je ured koji funkcionira kao udaljeni ured gdje zaposlenici, timovi ili grupe izvravaju svoje zadatke i razmjenjuju znanja koristei Internet tehnologije, bez obzira na vrijeme, vremensku zonu ili lokaciju gdje se nalaze, te on nije odreen fizikim prostorom. Koncept virtualnog ureda razvio se na ideji: Osoba ne treba biti u uredu, nego obaviti posao! (A, Kliment, B.Kneevi, V. Sria, 2003.). Virtualni ured omoguuje zaposlenicima puno vie vremena za obavljanje poslovnih zadataka, omoguuje slobodu kretanja te su im svi potrebni podaci dostupni sa svakog radnog mjesta ili lokacije. Temeljni dio virtualnog ureda je virtualni zaposlenik. On koristi raunalne sustave i programe za obradu poslovnih procesa te se pomou komunikacijskih mrea povezuje s drugim virtualnim zaposlenicima u virtualne timove, koji se okupljaju radi rjeavanja nekog poslovnog problema. Ovakav oblik rada omoguava organizacijama zapoljavanje najkvalificiranijih ljudi bez obzira na mjesto stanovanja. Pripadnici virtualnog tima komuniciraju elektronskim putem, to znai da se moda nikada niti ne vide ili upoznaju. Meutim, uredske poslove mogu virtualno obavljati i osobe koje nisu stalni zaposlenici. Oni se angairaju prema potrebi i nazivaju se virtualni pomonici. Virtualni pomonici sami osiguravaju svoj radni prostor i opremu na kojoj e raditi, a uredske poslove obavljaju posredovanjem informacijsko-komunikacijske tehnologije iz vlastitog radnog prostora. Slika 2. Virtualni ured

3.1. PREDNOSTI V-UREDA U dananje vrijeme, kada je cijeli svijet meusobno povezan, uvoenje virtualnog ureda je bilo neizbjeno. Kako poduzea ne bi morala izdvajati popriline koliine novca samo na opremanje poslovnih prostora, koji znaju biti jako skupi, odluuju se na angairanje virtualnih pomonika. To donosi brojne pogodnosti, kako za poduzee, tako i za zaposlene kao virtualni pomonici. Poduzee ostvaruje znatne utede vremena jer zaposlenici ne trebaju putovati na posao tokom velikih prometnih guvi. To donosi zadovoljstvo zaposlenicima jer ne moraju putovati na posao, a sa zadovoljstvom se poveava njihova produktivnost. Poduzea mogu angairati virtualne pomonike iz svih krajeva svijeta, a rad se moe izvoditi tijekom puna 24 sata, 7 dana u tjednu. Zaposlenici imaju vie slobodnog vremena, prilagouju si radni prostor vlastitim potrebama u vlastitoj kui to moe biti vie oputajue nego kada rade u uredima, slobodno si formiraju radno vrijeme, a takav posao mogu raditi i osobe s invalitetom ili osobe koje imaju malu djecu.

3.2. NEDOSTATCI V-UREDA Jedan od najveih problema poslovanja u virtualnom uredu je nedostatak socijalnog kontakta meu zaposlenicima, te kao posljedica toga vlada slabo povjerenje meu zaposlenicima. Neki zaposlenici imaju strah od tehnologija, dok neki nisu iskusni u radu s takvim tehnologijama. Zaposlenici mogu biti pod velikim stresom kada rade u velikim timovima i na opsenim projektima. Postoji i problem kako kontrolirati rade li zaposlenici, koliko rade te jesu li uope kod kue. A ako zaposlenici naiu na neki problem, preputeni su sami sebi, dok bi se u uredu to puno lake rijeilo u suradnji s ostalim kolegama.

4. VIRTUALNI POMONICI Uvoenjem virtualnog naina poslovanja razvija se kategorija virtualnih pomonika koji nude radnu snagu osobno putem vlastitih Web stranica ili putem Web stranica poduzea specijaliziranih za posredovanje pri zapoljavanju virtualnih pomonika. Prvotno je virtualni pomonik obavljao poslove kojima se inae bave tajnice, poput korekture raznih tekstova i dokumenata, obavljanje telefonskih razgovora, rukovoenje bazama podataka i sl. Danas virtualni pomonici nude usluge marketinga, grafikog i web dizajna, pravnog savjetovanja, pisanja pisama i memoranduma, izraivanja poslovnih prezentacija, upravljanja bazama podataka, itd. Poslovi koje budu oni obavljali zahtijevat e odreena tehnika znanja i specifina znanja o poduzeu traitelju usluge. Virtualni pomonici sa svojim klijentima komuniciraju putem telefona, faxa, e-mailova ili instant messangera, tj. direktnom izmjenom poruka preko Interneta, ime je virtualnom pomoniku omogueno da radi za odreenog klijenta iako je moda i stotinama kilometara udaljen od njega.

Slika 3. Suradnja izmeu virtualnih zaposlenika Prednosti ovog posla prilino su jasne. Roditelji mogu ostajati doma sa svojom djecom, a ujedno i biti zaposleni, te tako pronai kompromis izmeu obiteljskog ivota i karijere. Zapoljavanje virtualnog pomonika takoer nosi brojne prednosti. Kao prvo, isplativo je. Virtualni pomonik sam osigurava svoj radni prostor i opremu na kojoj e raditi, a i sam plaa zdravstveno i mirovinsko osiguranje. Takvi pomonici dostupni su kada su potrebni. Iako ovakav posao nudi brojne prednosti, svatko tko se eli upustiti u voenje vlastitog posla koji nudi navedene usluge trebao bi si postaviti odreena pitanja. Prije svega koje su to usluge koje moete ponuditi, zatim koliko ste vremena i energije spremni uloiti u posao i da li ete raditi puno radno vrijeme ili samo honorarno.

5. VIRTUALNA ORGANIZACIJA Virtualna organizacija je specifian oblik mrene organizacije ije postojanje omoguava suvremena informacijska i komunikacijska tehnologija olakavajui poslovnu suradnju izmeu poduzetnika i poduzea kroz prostor, vrijeme i organizacijske granice. Virtualna organizacija moe biti definirana kao grupa poduzea, dijelova poduzea ili samostalnih poduzetnika koji se meusobno povezuju radi obavljanja privremene ili trajne poslovne aktivnosti. Njene osnovne karakteristike su prilagodljivost, brzo reagiranje na zahtjeve okoline i modularnost. Virtualna organizacija je nehijerarhijska organizacija i nema stvarnu strukturu, ve kako to samo ime kae, virtualnu, prividnu, i ponekad nije posve jasno tko to stvarno radi i tko doista upravlja nekim poslom. Kljuna prednost virtualne organizacije je smanjivanje ulaganja u razvoj novih proizvoda to smanjuje jedininu cijenu i oslobaa kapital za ulaganje u ono to organizacija radi najbolje. Za ulazak u virtualnu organizaciju tvrtka mora demonstrirati svoje srne kompetencije i imati jedinstvene vjetine i znanja, kreirati viziju o tome to tvrtka moe dati organizaciji, biti spremna na diobu rizika, odravati svoja obeanja, biti umreena (osobno i elektroniki) s partnerima, dobavljaima, kupcima. Tvrtka ne treba ulaziti u virtualnu organizaciju kada posjeduje kompetencije i vjetine da sama zadovolji trite, kada to odvlai tvrtku od strategije rasta, kada je rizik prema moguoj dobiti prevelik, ili kada je sposobnost tvrtke da proizvede kvalitetan proizvod ili uslugu upitna. Kao najpoznatiji primjeri virtualne organizacije u kojoj aktivno sudjeluju i hrvatska poduzea mogu se navesti Benneton i IKEA. Benneton je isti primjer virtualne organizacije s mrenom organizacijskom strukturom koja pokriva itav lanac stvaranja vrijednosti; od proizvoaa sirovina do krajnjeg potroaa. Proizvodne se operacije izvode eksternalizirano u brojnim partnerskim tvrtkama irom svijeta. Benneton kao liderska tvrtka dizajnira nove proizvode, organizira i optimizira lanac stvaranja vrijednosti te svojim imenom garantira kvalitetu i trini plasman proizvoda proizvedenih irom Europe. Pod nazivom IKEA potroai prepoznaju poznatog vedskog proizvoaa namjetaja koji svoj uspjeh zasniva na relativno jeftinom i modernom namjetaju te brzoj distribuciji i dostavi. Meutim, IKEA je samo liderska tvrtka koja unatrag nekoliko desetljea uope nije imala proizvodnih kapaciteta, a i danas ih u svojem vlasnitvu ima samo nekoliko. Iako potroai to ne primjeuju, IKEA predstavlja samo posrednika izmeu proizvoaa i potroaa .

6. PRIMJER V-UREDA U HRVATSKOJ Kao primjer virtualnog ureda u Hrvatskoj navodimo tvrtku Infoarena koja je organizator brojnih konferencija, kongresa i seminara te vodea grupa u kreiranju poslovnih sadraja, proizvoda i usluga. Navedena tvrtka je meu prvim tvrtkama u Hrvatskoj koja je odluila organizirati svoje poslovanje na modelu virtualnog ureda gdje njezini djelatnici rade iz okruenja svog doma. Na ideju da postanu virtualni ured zaposlenici Infoarene su najprije reagirali peticijom 'protiv'. Meutim, 2007. godine tvrtka je odluila napustit koncept klasinog ureda prebacivi poslovanje u domove zaposlenika otvaranjem virtualnih ureda, zbog ega je samo izravne trokove (reije, najam prostora i slino) smanjila za 22%. Tako, danas ih 17 radi kod svoje kue, dok ih je u uredu ostalo samo dvoje ljudi.

7. ZAKLJUAK Razvoj komunikacijskih i informatikih tehnologija omoguava sve veem broju ljudi da, umjesto u uredu, rade u toplini svog doma. Prednosti ovakvog rada su brojne: izbjegava se putovanje na posao u vrijeme najveih guvi, ostvaruje se vie slobodnog vremena, radno vrijeme se slobodno formira, radni prostor se prilagoava vlastitim potrebama u vlastitoj kui. Virtualni uredi i drugi virtualni oblici danas su uobiajene pojave poslovanja suvremenih poduzea. Koristei prednosti razvijene komunikacijske infrastrukture, virtualni nain poslovanja definira nove principe poslovanja ija efikasnost rui tradicionalni nain poslovanja koji se zasniva na koritenju strukturiranih papirnih dokumenata u dobro definiranoj i opeprihvaenoj komunikaciji izmeu suradnika u procesu poslovanja. Prednosti virtualnog naina poslovanja su poveanje fleksibilnosti poslovanja, poveanje konkurentske sposobnosti, poveanje kvalitete poslovne komunikacije, smanjenje trokova poslovanja, itd. i ovakav nain poslovanja moe postati znaajna komparativna prednost poduzeu na sve veem globaliziranom tritu.

Literatura:

1. A. Kliment, B. Kneevi, V. Sria, Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.2. http://hr.wikipedia.org/wiki/Virtualni_tim, 12.01.2013.3. http://burza.com.hr/novac/ideje/2005/07/050707-virtualni-pomocnik/, 12.01.2013.4. http://web.efzg.hr/dok/pds/Strat_pod/Koncept.pdf, 12.01.2013.

2