FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

UVOD

Virtualna organizacija (VO) predstavlja specifičnu organizacionu formu kojoj kroz proces organizacionih promjena, savremene organizacije teže, sa ciljem unapređenja fleksibilnosti, odnosno održanja i poboljšanja sopstvene konkurentske pozicije. Osnovnu ćeliju virtualne organizacije čini virtualni tim (VT). Cilj ovog rada je da nakon determinisanja virtualnog tima, istaknu njegove osnovne karakteristike, sa posebnim osvrtom na ključna pitanja kreiranja virtualnih timova, probleme vezane za način njihovog funkcionisanja.

Koncept virtualnih timova nije potpuno jasno definiran i često se preklapa sa objašnjenjima umrežene organizacije, virtualnih zajednica, elektroničkog poslovanja i tele-poslova. Kada gledamo na ovaj način, virtualni timovi su način da se prevladaju razlike u vremenu i prostoru kroz oblikovanje suprisutnosti kroz primjenu tehnologije, s ciljem zajedničkog poslovanja i prevladavanje frikcija vremena i prostora. Problem komunikacije može biti tehnološki fenomen, ali može biti i problem koji potjeće od slabih komunikacijskih vještina članova tima. Virtualni timovi često ne postižu svoje ciljeve zato što članovi tima ne komuniciraju međusobno na odgovarajući način.

Virtualnost1, danas je svugdje oko nas. Virtualna stvarnost, virtualni prijatelji, virtualna biblioteka izrazi su koji se ne susreću samo u informatičkim krugovima, pa tako je logično da se došlo i do pojma virtualne organizacijske strukture o kojoj se danas sve više govori. Virtualno znači prividno, pa tako organizacije stvarajući virtualne organizacijske strukture, preduzeća, tvornice i timove, prividno stvaraju nove strukture kombinirajući dijelove postojećih.

1 riječ koju je ne tako davno uveo Marshal McLuhan

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

VIRTUALNA ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

Koncept virtualne organizacijske strukture (organizacije bez granice, imaginarne ili čak hologramske organizacije) vjerojatno je najrasprostranjeniji u današnjoj stručnoj literaturi, a ta rasprostranjenost donosi sa sobom mnoge nesuglasice i nedoumice. Virtualna se organizacijska struktura često poistovjećuje s različitim konceptima novih načina oblikovanja organizacije. Nekada je nekoliko znanje svijeta bilo koncentrirano u drevnoj Aleksandrijskoj biblioteci. Nažalost, većina dragocjenih znanja, koja su sakupili veliki umovi drevnoga svijeta, nepovratno su nestala u pepelu. Danas bi čitav fond drevne biblioteke stao na jedan CD-ROM ili u najboljem slučaju na jedan DVD. U toj drevnoj organizaciji znanja, danas se veliki umovi više ne bave proučavanjem svemira, već turistički vodiči ukazuju na velika djela poput onih Eratostena2 koji je samo pomoću štapova izračunao opseg zemlje. Je li to možda ukazuje na budućnost naših organizacija? Da njihove zgrade postanu muzeji za posjetitelje, a njihov rad bude spašen na kompaktni disk?

Neće se to dogoditi tako drastično, ali kako stvari danas stoje, organizacije sve više teže dislociranošću. Danas imamo mnogo primjera virtualnih organizacijskih struktura. Možda toga i nismo svjesni, ali one su svuda oko nas. Najbolji primjer je mreža kućnih proizvođača koja je vrlo rasprostranjena u nas. U svakom oglasniku možete naći oglas za samostalan rad kod kuće pri čemu, ako se prijavite dobijete materijal i sastavljate ukrase i bižuteriju, te gotove proizvode prodajete oglašivaču po unaprijed dogovorenoj cijeni. Ovakva organizacija ima sve karakteristike virtualne organizacijske strukture: djelovanje i koordinacija preko informacijske tehnologije (pošta, telefon), geografska dislociranost, brze promjene u zaposlenju, plitka organizacijska struktura i jednakopravnost zaposlenika.

Drugi primjer virtualne organizacijske strukture koji gotovo susrećemo svaki dan je mreža novinara i općenito novinarska i medijska industrija. Svaki novinar radi samostalno na nekoj reportaži najčešće negdje na terenu, većinu svoje koordinacije dobiva preko informacijske tehnologije, lako može pisati za jedne ili druge novine ili napraviti reportažu za neku radio ili televizijsku postaju i tako dalje.

Valja napomenuti da neki autori pod dinamičkom mrežom i virtualnom organizacijskom strukturom smatraju jedno te isto. Ipak, virtualne organizacijske strukture provlače se kroz konvencionalne organizacijske strukture, pa tako i kroz dinamičke mreže. Naime, iako ih je teško diferencirati, postoji jedna ključna razlika, a to je da virtualna (prividna) organizacijska struktura, kako joj sam naziv govori u svojoj biti ne postoji kao fizički entitet, dok kod dinamičkih mreža to nije slučaj jer postoji središnja uprava3 pod čijim imenom i koordinacijom teče čitavo poslovanje.

Postoje mnoge definicije virtualne organizacijske strukture, a ovdje ćemo se pokušati koncentrisati na nekoliko kako bismo dobili uvid o čemu se radi.

„Virtualna organizacijska struktura je ka cilju orijentirana organizacija, njezin dio ili neka njezina funkcija koja teče pod vodstvom metamenadžmenta“4 Pod metamenadžmentom se smatra upravljanje virtualno organiziranim zadacima. Virtualno organizirani zadaci su ka cilju orijentirane aktivnosti koje su izvedene odgovarajućim angažmanom i reangažmanom konkretnih izvršitelja radi zadovoljavanja apstraktnih potreba zadatka. Proces angažmana (engl. assignment) odnosno

2 grčki matematičar, geograf i astronom3 koje najčešće predstavlja preduzeće tzv. engl. broker4 Prema A. Mowshowitzu

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

reangažmana (engl. reassignment) Mowshowitz naziva zamjenom to jest komutacijom (engl. Switching).

„Virtualna organizacijska struktura je organizacijska struktura, čiji su članovi geografski dislocirani i povezani informacijskom tehnologijom.“5

„Virtualna organizacijska struktura predstavlja privremenu mrežu neovisnih članova koji su međusobno povezani informacijskom tehnologijom kako bi bolje iskoristili pogodnosti okoline.“6

„Virtualna organizacijska struktura orijentirana je na glavni poslovni program (engl. core business), dok ostale aktivnosti prepušta partnerima iz mreže.“7

Iz izloženog možemo izvesti ključne riječi: orijentiranost ka cilju to jest zadatku, specijalizacija, geografska dislociranost, mreža i informacijska tehnologija. Dakle, mogli bismo formulirati sljedeću definiciju:

„Virtualna organizacijska struktura je ka cilju orijentirana organizacijska suprastruktura geografski dislociranih čvorova od kojih je svaki specijaliziran za određeno područje djelovanja, koji su međusobno povezani kroz prostor, vrijeme i organizacijska ograničenja, najčešće mrežom informacijske tehnologije radi efikasne i fleksibilne saradnje i razmjene znanja.“ Čvor u ovom kontekstu može predstavljati jednu ili više organizacija, odnosno njihove odjele, funkcije ili pojedince.

Palmer i Speier su 1997. proveli istraživanje na Sveučilištu u Oklahomi o tipičnim vrstama virtualnih organizacijskih struktura. U svom radu identificirali su četiri dominantne vrste koje su redom interne, projektne, stalne i privremene virtualne organizacijske strukture.

1. Virtualni timovi ili interne virtualne organizacijske strukture sastavljene su od članova koji dolaze iz pojedinih specifičnih funkcijskih, procesnih ili strateških jedinica većih organizacija pri čemu imaju virtualne naloge koje izvode kao autonomni timovi na decentralizirani način.

2. Virtualni projekti oko sebe okupljaju više virtualnih timova, pa ovakvu organizaciju možemo nazvati projektnom virtualnom organizacijskom strukturom. Cilj virtualnih projekata je integracija različitih virtualnih timova radi optimizacije kvalitete, vremena i troškova.

3. Privremene virtualne organizacijske strukture širi su oblik projektne virtualne organizacijske strukture pri čemu se na ovaj način najčešće povezuju organizacije srodnih djelatnosti kako bi se dobio veći stupanj fleksibilnosti i koristi za svakog od sudionika. Tako se povezuju proizvođači, dobavljači, prodavači, distributeri, kupci i slično.

4. Stalne virtualne organizacijske strukture temelje se na povezivanju različitih organizacija pri čemu se svaka organizacija trudi da eksternalizira (engl. outsourcing) one aktivnosti za koje nije vodeća na tržištu, to jest da ih prepusti drugim organizacijama. Na taj način se uz zamjenu ključnih znanja ostvaruju konkurentske prednosti.

Jansen, Steenbakkers i Jägers razlikuju dvije vrste8 virtualnih organizacijskih struktura, a to su stabilne i dinamične. 5 Prema internetskoj stranici whatis.com6 Prema B. Kavčiču7 Prema Sikavici i Novaku8 Oni temelje svoju klasifikaciju na načinu interpretacije riječi virtualno.

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Prva interpretacija virtualnosti je 'naizgled postojeće', pri čemu kupci, korisnici i klijenti misle da posluju sa samo jednim entitetom iza kojeg se krije mreža različitih organizacija. Ovakva kooperacija predstavlja više manje permanentnu strukturu, i stoga se naziva stabilnom virtualnom organizacijskom strukturom. Najčešće postoji glavna organizacija koje diktira način ponašanja u strukturi koje Franke i Hickmann nazivaju mrežnim brokerom.

Druga interpretacija riječi virtualno je 'potencijalno postojeće', pri čemu se radi o ad-hoc strukturama koje nastaju tek kada se neki klijent, ulagač ili korisnik obrati s nekim zahtjevom ili problemom. Ovdje se radi o privremenoj suradnji s podijeljenim vodstvom i stoga se naziva dinamičkom virtualnom organizacijskom strukturom.

Karakterisitke jedne i druge vrste sumirane su u tabeli:

Karakteristike stabilne i dinamičke virtualne organizacijske strukture

 

Stabilna virtualna organizacijska

struktura

Dinamična virtualna organizacijska

struktura

Trajanje suradnje stalna privremena

Pravila suradnje jasno određena nejasna i promjenjiva

Temeljena na oportunizmu ne da

Temeljena na informacijskoj i komunikacijskoj tehnologiji

moguće moguće

Ključna organizacija očigledna ne

VIRTUALNI TIMOVI

U virtualnoj organizaciji (o kojoj ćemo govoriti poslije) zaposlenici rade na različitim lokacijama i u različito vrijeme, odnosno formiraju se virtualni timovi koji obavljaju virtualni rad.

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Virtualni timovi - grupe ljudi koji prvenstveno surađuju kroz računalne komunikacijske mreže i sustave kako bi povezali fizički rasprostranjene članove ( koji samo povremeno i po potrebi osobno komuniciraju) i tako postigli zajednički cilj.Okupljaju se oko rješavanja jednog poslovnog problema.

Virtualni timovi mogu činiti sve stvari koje čine i ostali timovi – dijeliti informacije, donositi odluke, dovršavati zadatke. Također mogu uključivati članove iz iste organizacije ili povezati članove organizacije sa zaposlenicima iz različitih organizacija (npr., dobavljači i združeni partneri). Mogu se okupiti na nekoliko dana kako bi riješili problem, na nekoliko mjeseci kako bi završili projekt ili trajno postojati.

Tri primarna čimbenika koji razlikuju virtualne timove su:

1. odsutnost paraverbalnih i neverbalnih znakova

U razgovoru licem u lice, ljudi koriste paraverbalne (ton glasa, pregibanje, glasnoća glasa) i neverbalne znakove (pokreti očiju, izrazi lica, geste ruku i ostali jezik tijela). Oni pomažu razjašnjavanju komunikacije pružajući povećano značenje, ali nisu raspoloživi u online interakcijama.

2. ograničen društveni kontekst

Virtualni timovi često pate od nedostatka društvenih odnosa i nedostatka neposrednih interakcija članova. Nisu u stanju duplicirati normalnu pozitivnu razmjenu ideja kao što to čine rasprave licem u lice. Pogotovo kad se članovi nisu osobno upoznali, virtualni timovi su skloni biti više orijentirani zadatku i izmjenjivati manje društveno-emocionalnih informacija. Nije iznenađujuće što članovi virtualnog tima govore o manjem zadovoljstvu procesom interakcije grupe nego što to čine timovi koji imaju interakciju licem u lice

3. sposobnost prebrođivanja vremenskih i prostornih ograničenja.

Virtualni timovi su u stanju obavljati svoj rad čak ako su članovi i tisućama milja udaljeni i odvojeni s desetak ili više vremenskih zona. Virtualni tim omogućuje da zajedno rade ljudi koji inače nikad ne bi bili u stanju surađivati.

Primjeri: Kompanije poput Hewlett-Packarda, Boeinga, Forda, VeriFonea i Royal Dutch/Shella su postale veliki korisnici virtualnih timova. Na primjer, VeriFone iz Kalifornije je proizvođač kompjuteriziranih čitača koji čitaju informacije s kreditnih kartica. Korištenje virtualnih timova omogućuje njegovim zaposlenicima kojih ima 3000, razmještenih po cijelom svijetu, da zajedno rade na projektima

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

dizajna, marketinškim planovima i oblikovanju prodajnih prezentacija. Potpredsjednik VeriFonea kaže: "Ljudima ne postavljamo zahtjeve za premještajem. Ako osoba uživa živjeti u Coloradu i može odrađivati posao u virtualnom prostoru, mi time nismo zastrašeni."

Šta karakterizira virtualno radno mjesto? Virtualno radno mjesto na kojem radi virtualni zaposlenik karakterizira:

Računar koje služi za komunikaciju i rad i koje je osnovno sredstvo za rad zaposlenika na virtualnom radnom mjestu.

Računarni sistem i programska pomagala za izvršavanje radnih zadataka, koji uključuju i univerzalna programska rješenja za grupni rad, te sisitem za upravljanje dokumentacijom.

Komunikacijska mreža koja služi za komunikaciju sa ostalim zaposlenicima i okolinom.

Cilj postavljanja virtualnih radnih mjesta je povećati autonomiju , fleksibilnost i pokretljivost zaposlenika i pripadnih radnih zadataka. Virtualna organizacija može djelovati na način da se formira od pojedinih dijelova stvarnih poslovnih sistema bilo kakve vlastite organizacijske strukture, čiji zaposlenici sudjeluju u virtualnom radu kao lanovi virtualnog tima.

Zašto odabrati virtualni tim, a ne tradicionalno radno okruženje?

Pri traženju radnika ne moramo se ograničiti samo na jedan grad ili mjesto, najkvalificiranije zaposlenike možemo pronaći bilo gdje u svijetu. Ne postoji prostorno ograničenje (broj radnika). Zapošljavanja hendikepiranih osoba koje nisu u mogućnosti putovati na posao. Radno vrijeme nije ograničeno na određenih osam sati u danu nego traje 24 sata u kojim svako organizira vrijeme kako mu najbolje odgovara čime organizacija dobiva veću fleksibilnost. Fleksibilne organizacije su puno konkurentnije na tržištu. Ne gubi se vrijeme na putovanje do radnog mjesta, a samim time se podiže produktivnost. Smanjuju se troškovi i stvaraju se veze među organizacijama. Razvija se tržište u različitim dijelovima svijeta.

Problemi virtualnog tima

Koncept virtualnog tima ima puno potencijalnih problema, večinom kod suradnje zaposlenika različitih nacionalnosti. Nesporazumi u komunikaciji članova tima različitih nacionalnosti i kulturne pozadine. Drugi problem takve prirode je vremenska razlika. Teško kontaktiranje drugih članova preko emaila, instant poruka i slično, može biti teško u potpunosti razumiti tekstualne poruke. Stvaranje povjerenja u kolege može biti zahtjevno zbog toga što nema kontakta u živo.

VIRTUALNA ORGANIZACIJA

Virtualna organizacija je partnerstvo tvrtki i/ili pojedinaca povezanih suvremenim informacijskim tehnologijama radi stvaranja dobiti u promjenjivim uvjetima poslovanja. Svaka

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

organizacija doprinosi virtualnoj tvrtki (organizaciji) na području u kojem je najbolja. Naziv virtualni proistječe iz činjenice da ne postoji jedan središnji ured ili neki oblik okomitog povezivanja partnera u virtualnoj organizaciji. Komunikacijsku povezanost virtualna organizacija osigurava globalnom mrežom Internet.

Timovi stručnjaka, profesionalaca, znanstvenika ili interesne skupine mogu raditi istodobno i zajedno bez obzira na lokaciju.

Značajke virtualnih organizacija su:

povećanje konkurentne sposobnosti - najvažnija značajka virtualne organizacije, realizira se kroz mrežu malih organizacija kojima se zadržava i povećava konkurentna sposobnost bržim promjenama poslovnog okruženja i dinamičkom razmjenom znanja, tehnologije, stručnjaka.

povećanje fleksibilnosti poslovanja - znači vrlo brzo i jednostavno mijenjanje poslovnih partnera; različitih virtualnih timova i dinamičkog uključivanja pojedinih stručnjaka. Varijabilni troškovi poslovanja se povećavaju a fiksni smanjuju, što doprinosi financijskoj fleksibilnosti poduzeća.

povećanje kvalitete proizvoda i usluga uz povećanje brzine odziva, na tržištu - preduvjet je fleksibilnost virtualnih timova koji omogućuju povezivanje i razmjenu virtualnih pojedinaca prema potrebama korisnika, što izravno utječe na brzinu odgovora na postavljene zahtjeve te kvalitetnu ponudu. Često se u poslovni proces uključuju korisnici. proizvoda i usluga kako bi utjecali na brži razvoj i proizvodnju proizvoda ili usluga koji su im potrebni, kao i na njihove karakteristike.

Povećanje kvalitete poslovne komunikacije i unutarnje kontrole - uz osobnu komunikaciju, mrežom je omogućena razmjena dokumentacije, izvješća, projekata, kao i bolja kontrola proizvodnje, resursa i zaliha čime se povećava ukupna-kvaliteta poslovanja.

smanjenje troškova poslovanja - komunikacijom je omogućeno zajedničko korištenje znanja, vještina i tehnologije te. stalni kontakt s poslovnim partnerom bilo gdje na svijetu, uz smanjenje fiksnih troškova (najam poslovnog prostora, prijevoza na posao, putovanja do poslovnih partnera i sl.)

Zašto posjedovati kad možete unajmiti? Ovo pitanje obuhvaća bit virtualne organizacije (također ponekad zvane mrežne ili modularne organizacije

Primjer: Kad velike organizacije koriste virtualnu strukturu, često ju koriste da bi proizvodnju davale u outsourcing. Kompanije poput Nikea, Reeboka, L.L. Beana i Cisco Systemsa samo su neke od tisuća kompanija koje su otkrile da mogu ostvarivati stotine milijuna dolara profita bez posjedovanja proizvodnih pogona. Na primjer, Cisco je u osnovi kompanija za istraživanje i razvoj koja koristi vanjske dobavljače i neovisne proizvođače da bi sastavila internet rutere koje dizajniraju njeni inženjeri. Ali National Steel Corp. ugovara operacije svoje pisarnice s vanjskim subjektima; AT&T daje u zakup svoju obradu kreditnih kartica; a ExxonMobil predao je održavanje svojih naftnih rafinerija drugoj firmi.

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Velika prednost virtualne organizacije je njena prilagodljivost. Na primjer, omogućila je pojedincima s inovativnim idejama i malo novca, kao što su Ancle Hsu i David Ji, da se uspješno natječu protiv onih kao što su Sony, Hitachi i Sharp Electronics.

Osnovni nedostatak ove strukture je smanjenje kontrole menadžmenta nad ključnim dijelovima njihovog biznisa.

VIRTUALNI POMOĆNICI

Virtualni pomoćnici su osobe koje uredske poslove obavljaju posredovanjem informacijsko-komunikacijske tehnologije iz vlastitih domova.

U Americi su upravo zaposlene majke te koje su popularizirale ovaj posao. Zahvaljujući tehnologiji, razni poslovi sve češće se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz posjedovanje kompjutera i Internet veze velik broj poslova može se obavljati i od kuće.

Prvotno je virtualni pomoćnik obavljao poslove kojima se inače bave tajnice, poput korekture raznih tekstova i dokumenata, obavljanje telefonskih razgovora, rukovođenje bazama podataka i sl. No, kako se sve više ljudi počinjalo baviti ovim poslom u SAD-u i drugdje u svijetu tako se i ponuda poslova koje obavljaju takvi pomoćnici sve više širila. Tako danas ima virtualnih pomoćnika koji nude usluge marketinga, grafičkog i web dizajna, pravnog savjetovanja, prevođenja…

Virtualni pomoćnici sa svojim klijentima komuniciraju putem telefona, faxa, e-mailova ili instant messangera, tj. direktnom izmjenom poruka preko Interneta, čime je virtualnom pomoćniku omogućeno da radi za određenog klijenta iako je možda i stotinama kilometara udaljen od njega.

Prednosti ovog posla prilično su jasne. Roditelji mogu ostajati kod kuće sa svojom djecom, a ujedno i biti zaposleni, te tako pronaći kompromis između obiteljskog života i karijere. Početni troškovi su minimalni.

Zapošljavanje virtualnog pomoćnika također nosi brojne prednosti. Kao prvo, isplativo je. Virtualni pomoćnik sam osigurava svoj radni prostor i opremu na kojoj će raditi, a i sam plaća zdravstveno i mirovinsko osiguranje. Takvi pomoćnici dostupni su kada su potrebni.

Iako ovakav posao nudi brojne prednosti, svatko tko se želi upustiti u vođenje vlastitog posla koji nudi navedene usluge trebao bi si postaviti određena pitanja. Prije svega koje su to usluge koje možete ponuditi, zatim koliko ste vremena i energije ste spremni uložiti u posao, o čemu će ovisiti i da li ćete raditi puno radno vrijeme ili samo honorarno.

Potom je potrebno provesti malo istraživanje kako biste saznali da li postoji potražnja za uslugama koje nudite u vašoj sredini. A naravno, budući da u Hrvatskoj i BiH ovakav posao još u povojima, potrebno je proširiti vijest uz dobar marketinški pristup.

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Razlozi koji idu u prilog ovakvom načinu poslovanja mogu se promatrati sa dva stajališta, sa stajališta poduzeća koje angažira virtualne pomoćnike, te sa stajališta osoba koje svoj rad nude kao virtualni pomoćnici.

S gledišta poduzeća, ovakav način rada donosi niz prednosti.

Prije svega, to su uštede zbog smanjenja troškova za poslovne prostore jer su poslovni prostori izuzetno skupi i zahtijevaju velika ulaganja u fiksna radna mjesta što se tiče namještaja i uredske opreme.

Drugo, poduzeće ostvaruje i uštede vremena jer zaposlenici ne trebaju putovati na posao u vrijeme najvećih prometnih gužvi .

Treće, kako zaposlenici ne trebaju putovati na posao povećava se njihovo zadovoljstvo, a time se povećava i njihova produktivnost. Osim toga, angažiranjem virtualnih pomoćnika iz različitih vremenskih zona, rad se može izvoditi puna 24 sata i to 7 dana u tjednu, a često puta poduzeća traže najjeftiniju radnu snagu za obavljanje različitih vrsta poslova9.

Sa gledišta zaposlenih postižu se sljedeće prednosti:

• izbjegava se putovanje u vrijeme najvećih gužvi

• ostvaruje se više slobodnog vremena

• poboljšava se prilagodba radnog prostora prema vlastitim potrebama u

vlastitoj kući

• radno vrijeme se slobodno formira

• na tržište radne snage mogu se lako uključiti i osobe s invaliditetom i

osobe s malom djecom.

Nasuprot brojnim prednostima koje virtualni način poslovanja donosi, pojavljuju se i neki bitni nedostaci, to su: strah od tehnologije kod nekih zaposlenika, povjerenje i privatnost u komuniciranju, stres pri velikim timovima i projektima .

Raspon poslova koje mogu izvoditi virtualni pomoćnici je od običnog unosa podataka u sustav do dizajniranja Web stranica i programiranja. Virtualni

9 Johnson, P., Heimann, V., O'Neill, K., The "wonderland" of virtual teams, Journal of Workplace Learning, 13/1, 2001, str. 28)

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

pomoćnici mogu zaprimati, filtrirati i odgovarati na dolazne poruke u svim oblicima, ugovarati sastanke, pisati pisma i memorandume, obrađivati tekst, pretraživati Internet, izrađivati poslovne prezentacije, upravljati bazama podataka itd. Poslovi koje će izvršavati virtualni pomoćnici, zahtijevat će određena tehnička znanja i specifična znanja o poduzeću-tražitelju usluge. Potrebno je naglasiti da svi uredski poslovi nisu pogodni za virtualno poslovanje. U početku poslovne suradnje, virtualni pomoćnici će izvršavati poslove koji zahtijevaju nisku do srednju razinu tehničkih znanja i vještina te nisku do srednju razinu znanja o poduzeću-tražitelju usluge kao što je npr. unos i obrada teksta iz glasovne pošte.

Što je suradnja duža, rasti će povjerenje između pomoćnika i poduzeća, a pomoćnik će se sve više upoznavati sa znanjima specifičnim za poduzeće, zbog toga će poduzeće sve više menadžerskih poslova koji zahtijevaju znanja specifična za poduzeće povjeravati svom virtualnom pomoćniku (npr. priprema prezentacija, obrada rezultata istraživanja tržišta i sl.)

Postoje udruge koje provode testiranja i izdaju certifikate za virtualne pomoćnike, jedna od njih je Međunarodna udruga virtualnih pomoćnika10 . Virtualni pomoćnik treba ispunjavati preduvjete za obavljanje poslova,a to su: imati pristup Internetu,imati kompjuter određene konfiguracije i kompatibilan operativni sustav,standardne programe za uredsko poslovanje,poslovne programe i posebne programe.

PRODUKTIVNOST U VIRTUALNIM TIMOVIMA

Kako bi se zadovoljili rastući zahtjevi krajnjih korisnika i postiglo zadovoljavanje sve kraćih vremenskih rokova potrebno je ostvariti što veću produktivnost tima kao cjeline. Ukoliko su dobro organizirani virtualni timovi mogu postići veću produktivnost u odnosu na klasicne timove, bez obzira na to kolika je fiziĉka udaljenost među njihovim ĉlanovima.

Prednosti koje virtualni timovi pružaju svojim organizacijama su:

Zaposlenici mogu raditi na bilo kojoj lokaciji i u bilo koje vrijeme

Zaposlenici se mogu angažirati ne temelju svojih znanja i sposobnosti, a ne samo fiziĉke lokacije

10 (eng. International Virtual Assistant Association – IVAA – www.ivaa.org).

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Troškovi povezani s putovanjima i smještajem, unajmljivanjem ili posjedovanjem nekretnina mogu se bitno reducirati, a ponekad i potpuno eliminirati

Virtualni tim zaposlenicima omogućava fleksibilnije radno i administrativno okruženje

Prednosti koje virtualni timovi pružaju klijentskim organizacijama su:

Na projektu se mogu primijeniti najbolja dostupna specijalistiĉka znanja

Produljeni radni dan je moguć ukoliko su ĉlanovi virtualnog tima smješteni u razliĉitim vremenskim zonama

Projekti su jeftiniji jer se smanjuju potrebe za preseljenjima i potrebe za putovanjima

Povećana individualna efikasnost zbog rada u poznatom okruženju

Navedene prednosti virtualnih timova izravno ili neizravno omogućuju veću produktivnost kako pojedinih članova tima tako i tima kao cjeline.

Produktivnost na individualnoj razini povećava ĉinjenica da se za pojedine zadatke mogu angažirati najbolji specijalisti dostupni na globalnoj razini. Takvi zaposlenici zbog svojih većih specijalistiĉkih znanja imaju veću produktivnost nego bi je imali oni zaposlenici koji bi se morali angažirati samo zbog svoje lokalne dostupnosti. Pozitivan utjecaj na individualnu produktivnost ĉlanova virtualnog tima imaju i ĉinjenice da se ĉlanovi tima ne moraju seliti, rade u poznatom okruženju i manje vremena troše na putovanja i sastanke.

Pozitivan utjecaj na produktivnost virtualnog tima kao cjeline ima ĉinjenica da ĉlanovi virtualnog tima mogu biti smješten u razliĉitim vremenskim zonama. Na taj naĉin se postiže produljeni radni dan. U idealnom slučaju članovi tima mogu biti smješteni na naĉin da je omogućen neprekinuti rad (eng. follow the sun). Naravno, da bi se ovakva prednost iskoristila potrebno je pomno planiranje projektnih aktivnosti i odliĉna koordinacija između svih članova tima.

Najznaĉajnija karakteristika virtualnog tima je fiziĉka razdvojenost njegovih ĉlanova. Komunikacija i kolaboracija ĉlanova tima ovise gotovo iskljuĉivo o informacijskim i komunikacijskim tehnologijama. Zbog toga se u virtualnim timovima pojavljuju specifiĉni problemi koji, ako se ne shvate dovoljno ozbiljno, mogu bitno narušiti produktivnost i pojedinaca i cjelokupnog tima.

Povjerenje i identitet su dva bitna preduvjeta uspješnog rada virtualnog tima. Identitet je važan za komunikaciju i odanost prema timu. Raspršenost ĉlanova tima otežava stvaranje ĉvrstog timskog identiteta. Također, bez uske društvene interakcije između ĉlanova tima otežano je i stvaranje međusobnog povjerenja. Bez odgovarajuće razine povjerenja otežano je donošenje odluka na

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

kolektivnoj i na individualnoj razini. U virtualnom timu ĉlanovi moraju moći uz određenu razinu povjerenja koristiti informacije dobivene od ostalih ĉlanova tima. Jasni ciljevi i jasne uloge važni su za produktivnost svih ĉlanova tima.

Virtualni timovi sastoje od osoba iz razliĉitih dijelova organizacije ili razliĉitih organizacija. Zbog toga izmeĊu ĉlanova tima mogu postojati inherentne kulturološke razlike koje mogu bitno utjecati na produktivnost tima. Ako ĉlanovi virtualnog tima još dolaze i iz razliĉitih, geografski udaljenih zemalja kulturološke razlike mogu biti još izraženije. Mnogi menadžeri i voditelji timova u praksi osjećaju nelagodu u radu s osobama drugaĉije kulturološke pozadine. Kulturološke razlike mogu kod razliĉitih ĉlanova tima stvoriti razliĉita viđenja i oĉekivanja o tome kako se poslovi trebaju obaviti i kako se ĉlanovi tima trebaju ponašati. Kulturološke razlike mogu otežati stvaranje povjerenja i kvalitetnih međuodnosa između ĉlanova pa u vođenju virtualnih timova tome treba pridati posebnu pažnju.

Članovi virtualnog tima u znatnoj se mjeri oslanjaju na informacijske i komunikacijske tehnologije. Pouzdanost komunikacijske infrastrukture od vitalnog je znaĉaja za produktivnost i cjelokupnu uspješnost virtualnog tima. Informacijsku i komunikacijsku tehnologiju mogu isporuĉivati i osiguravati razliĉiti proizvođači i davatelja usluga. Tako npr. komunikaciju mogu osiguravati davatelji internetskih usluga (eng. Internet Service Provider) pojedinih ĉlanova tima, telefonske tvrtke u razliĉitim zemljama, davatelji usluga mobilne telefonije itd. Iz tog razloga ponekad je teško osigurati da razliĉiti davatelji usluga pružaju i održavaju svoje usluge sve vrijeme za koje postoji potreba .

Na produktivnost virtualnih timova značajnu utječu i različiti programski alati koje ĉlanovi tima svakodnevno koriste u svom radu. Programski alati koji razliĉitim grupama osoba omogućuju bolje obavljanje posla zajedniĉkim imenom nazivaju se groupware. U groupware spadaju alati za podršku donošenju odluka, alati za razmjenu instant poruka (eng. chat), alati za podršku održavanju sastanaka, alati za slanje, primanje i dijeljenje informacija itd. Većina alata koje virtualni timovi koriste primjenjuju se kao podrška za komunikaciju i kolaboraciju između članova. Kako bi se postigla maksimalna produktivnost virtualnog tima potrebno je pomno odabrati alate i tehnologije koji će se koristiti . Razvoj suvremenih telekomunikacija koje podržavaju sve veće brzine prijenosa podataka kao i razvoj sve bogatijih programskih alata znatno pospješuje produktivnost virtualnih timova. Samim time se razlika u produktivnosti između virtualnih i klasiĉnih timova povećava u korist virtualnih timova. Nisu svi projekti prikladni za izvođenje virtualnim timovima. Projekti koji zahtijevaju velik broj neposrednih sastanaka i terenskog rada nisu prikladni za virtualne timove, jer za takve aktivnosti ĉlanovi projektnog tima moraju biti smjsmješteni na istoj lokaciji. Povećana produktivnost virtualnih timova dolazi do izražaja u projektima koji zahtijevaju uglavnom intelektualni rad. Kako se informacije mogu elektroniĉkim putem jednostavno prenositi ĉlanovi tima mogu djelovati s bilo koje lokacije u svijetu .

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Virtualni projektni timovi imaju iste ciljeve kao i tradicionalni timovi. Razlika je u tome što virtualnih timovi svoje ciljeve moraju ostvariti prelazeći granice organizacija, djelujući na razliĉitim geografskim lokacijama i s odreĊenim vremenskim pomacima. U takvim globalno raspodijeljenom timovima upravljanje projektima je posebno zahtjevna aktivnost. Loše postavljeno i realizirano upravljanje projektima može bitno utjecati na konaĉan uspjeh. Razmjena informacija između ĉlanova tima uobiĉajeno se odvija elektroniĉkim putem i ovisno o vremenskoj razlici, ograniĉava mogućnosti sinkrone komunikacije. Udaljenost negativno utjeĉe na koordinaciju, vidljivost, komunikaciju i suradnju između svih ĉlanova virtualnog tima ukljuĉujući i voditelja tima. Ukoliko se projektnim aktivnostima i procesima ne upravlja na ispravan naĉin stvaraju se dodatne barijere i povećava se kompleksnost samog projekta . Kako bi se voditelju tima omogućio nadzor stupnja suradnje između ĉlanova tima moraju se uspostaviti odgovarajuće procedure nadzora. Svaki ĉlan virtualnog tima mora znati kakav se krajnji produkt od njega oĉekuje i koji su rokovi za njegovu isporuku. Sve to zahtjeva dobro organizirane procedure izvještavanja i informiranja kako prema voditelju voditelja tima tako i prema svim ostalim ĉlanovima.

VIRTUALNI RADNI PROSTORI

Informacije se u ovim "prostorima" mogu dijeliti s kolegama bez obzira gdje se oni trenutno fizički nalazili. Prednosti korištenja virtualnih radnih prostora su:

• jedno mjesto pristupa s kojeg se može doći do svih internih informacija potrebnih za efikasno obavljanje posla

• pretplata i publiciranje je funkcionalnost koja omogućuje pojedincu da na jednostavan način publicira novu informaciju ili da se pretplati na postojeću (recimo kad se kreira nova verzija izvješća da mu bude poslana elektroničkom poštom)

• sigurnost na razini grupe i korisnika koja omogućuje da svako ima dostup informacijama koje su mu potrebne, a ne i onima koje ne smije vidjeti

• suradnja među korisnicima mora biti jednostavna, što podrazumijeva zajedničko kreiranje i rad na dokumentima i projektima, te automatsku notifikaciju (upozoravanje) o predstojećim zadacima

• integracija poslovnih aplikacija korporacije u jedan sustav jednostavan za korištenje

• personalizacija je vrlo bitna značajka, a omogućuje svakom korisniku da si (slično kao na "običnim" portalima) definira što od informacija koje su mu dostupne želi vidjeti na ekranu

• pretraživanje mora omogućiti da korisnik dobije rezultate samo iz onih područja za koje ima ovlaštenja, te također da u te rezultate budu uključeni i strukturirani i nestrukturirani podaci

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

• otvorenost podrazumijeva mogućnost pristupa i novim izvorima informacija koji u početku nisu definirani, ali se u međuvremenu pojave

• jednostavno administriranje osigurava potpunu kontrolu nad sustavom, svakodnevnim funkcioniranjem i proširivanjem.

U nekim radovima navode se i razlozi u prilog postojanju fizičkog ureda, to su:

organizacijska kultura jer su uredi mjesta za druženje,

odanost jer uredi stvaraju identifikaciju radnika s poduzećem.

komunikacija jer se u uredima odvija česta, neplanirana komunikacija s drugim zaposlenicima.

pristup ljudima jer su uredi mjesta na kojima se ljudi pronalaze i rješavaju probleme. Virtualni način komunikacije nije pogodan za sve situacije.

menadžerska kontrola jer još uvijek prisutnost osobe u uredu menadžerima kazuje da osoba radi.

pristup pisanim materijalima jer poduzeća imaju knjižnice i arhive,

organizacijska struktura jer su uredi su statusni simbol poduzeća. Štoviše, po izgledu, veličini i namještaju fizičke lokacije ureda procjenjuje se koliko je poduzeće cijeni osobu.

U svrhu upravljanja radom u virtualnim okruženju razvija se software-e za timski rad i nadzor izvršenja poslova virtualnih pomoćnika temeljen na uporabi Internet tehnologije11 .

ZAKLJUČAK

11 (Mesarić,Zekić-Sušac,Dukić PC u uredskom poslovanju,EFO,Osijek 2001. str.101)

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

Globalizacija poslovanja jedan je od osnovnih razloga primjene virtualnih timova. S obzirom da se proces globalizacije nastavlja, može se oĉekivati i povećana primjena virtualnih timova. Na takav trend pozitivno utjeĉe i kontinuirani razvoj informacijskih i komunikacijskih tehnologija koje su temeljni preduvjet za formiranje i djelovanje virtualnih timova. Virtualni timovi imaju niz prednosti koje ukoliko se dobro iskoriste mogu znaĉajno pospješiti produktivnost. Pri tome se ne smije zaboraviti na mane koje imaju virtualni timovi. U ovom radu dan je pregled prednosti i nedostatka virtualnih timova kao i njihov utjecaj na razliĉite aspekte djelovanja virtualnog tima. U radu su navedene smjernice koje, ukoliko se ispravno primjene, mogu pozitivno utjecati na rad i postignute rezultate virtualnih timova. Virtualni timovi, organizirani i vođeni na takav način, mogu postati značajna komparativna prednost tvrtki na sve većem globaliziranom tržištu.

Virtualna poduzeća i drugi virtualni oblici poput virtualnih timova, mrežnih i eksternaliziranih veza, strateških saveza i partnerstava, danas su već uobičajene pojave poslovanja suvremenih poduzeća koje zamjenjuju tradicionalne organizacijske forme omogućavajući mnogo veću fleksibilnost i konkurentnost u brzo promjenjivom okruženju.

Virtualni ured ima puno više prednosti nego nedostataka. Zahvaljujući tehnologiji, razni poslovi sve češće se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz posjedovanje kompjutera i Internet veze velik broj poslova može se obavljati i od kuće, a time se izbjegava putovanje u vrijeme najvećih gužvi - povećava se njihovo zadovoljstvo, a time i njihova produktivnost , ostvaruje se više slobodnog vremena, poboljšava se prilagodba radnog prostora prema vlastitim potrebama u vlastitoj kući, radno vrijeme se slobodno formira, na tržište radne snage mogu se lako uključiti i osobe s invaliditetom i osobe s malom djecom.

LITERATURA

1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

dr Ilija Sušić „Menadzment informacioni sistemi“ Banja Luka 2009.

Ružić, F., Virtualne organizacije i virtualno poslovanje, Čerić, Varga, Birolla (ur.), Poslovno računarstvo, str. 440.

Mesarić,Zekić-Sušac,Dukić, PC u uredskom poslovanju, EFO, Osijek 2001., str.101.

Sikavica, P., M. Novak: Poslovna organizacija, Treće, izmijenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str. 241.

http://www.fer.hr/_download/repository/15_Organizacijski%20sustav http://hr.wikipedia.org/wiki/Virtualni_tim

1