upravljanje projektima z a prekograni čnu saradnju

Upravljanje projektima za prekograničnu saradnju

Iskustvo Interreg

I Deo: upravljanje, praćenje, administracija i evaluacija projekta

Koncept projekta i izgradnja Koncept projekta i izgradnja partnerstvapartnerstva

MontaMontaža projektaža projekta

Odgovornost partneraOdgovornost partnera

Operativne preporukeOperativne preporuke

Situacija podele• Identifikovati situaciju u pogledu podele teritorije

– DAFO– Kvalitativne analize

• Stvarno stanje u Kadisu: poteškoće, ali sa izgledima…

• Strategija:– Potenciranje kohezije– Kritični sektori– Iskoristiti prekogranični element

Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva

Šta je prvo?• Ideja o projektu i partnerstvo su elementi

koji se odlikuju uzajamnošću odnosa

Koncept sprovođenja Partnerstvo

ŠTA

KO

KAKO


Struktura partnerstva• Ravnoteža između entiteta je fundamentalna.• Od prvog trenutka treba sve da bude jasno svakom

entitetu u pogledu odgovornosti i papira koje treba svako da sačini .

• Jednostavnost je isplativa od prvog dana • Korektna definicija i ugovor o sistemima upravljanja

koji je neizostavan: bez povezivanja ne mogu da funkcionišu.

• Izbegavati preklapanja u pravnom smislu kod nadležnosti ili kod usluga ili kod ostvarenih aktivnosti (ko šta može da radi…)


Kako identifikovati partnere?

• Važno je naći odgovarajuće partnere:– Za aktivnosti koje treba razvijati– Prema stečenom iskustvu u toj oblasti– Prema kontaktima u graničnoj zoni– Prema strateškim potrebama projekta


Kakav tip partnera?• Javni:

– Skup opština– Gradske skupštine– Nezavisne institucije (vezane za uprave)

• Polu-javni (pri državnim upravama):– Privredni i društveni subjekti– Trgovinske komore– Univerzitet– Ostalo: udruženja, federacije, itd..


Kako se gradi partnerstvo?

• Dogovorom• Sporazumima o saradnji

– Osnova za formalni ugovor


DOGOVARANJE

• Zašto dogovaranje?• Stepen dogovora u Provinciji Kadis.• Vrste dogovoranja.• Postupak koji se primenjuje.• Prepreke.


Faze lansiranja projekta• PRETHODNA FAZA: PRIPREMA• IDENTIFIKACIJA I OBEZBEĐIVANJE

SREDSTAVA• DOTERIVANJA• POČETAK• IZVRŠENJE• PRAĆENJE, KONTROLA I EVALUACIJA• PRAVDANJE (TEHNIČKO I FINANSIJSKO)

MontaMontaža projektaža projekta

Kako se gradi projekat?• Usaglasiti sprovođenja.• Tehnička definicija:

– zajednička?– sugerisana?

• Priručnik za postupanje i za upravljanje: fundamentalni elemenat.

• UgovorI o izvršenju.

Montaža projektaMontaža projekta

Odgovornost i delokrug upravljanja

• Šta treba da se uradi• Definisati sprovođenja koja će realizovati svaki član partnerstva,

definišući pritom na opštem nivou odgovornost, obaveze i angažmane

• Kako treba da se radi• Kroz eksplicitne ugovore i dokumentaciju podrške za početak

ostvarivanja predviđenih sprovođenja pomenutim ugovorima


Odgovornost, obaveze i angažmani

• IEDT- a pred Upravnim telom IEDT-a pred partnerima

• Partnera pred IEDT- om

IEDT UPRAVNO TELO

PARTNERSTVO


Misliti globalno i delovati lokalno • Prepoznavanje realnih potreba• Pretvaranje potreba u projekte i metodologije

za rešavanje problema • Prezentacija globalnih projekata za

sprovođenje• Decentralizacija projekata• Lokalni akteri direktno upravljaju projektima :

gradske skupštine, teritorije i privredni i društveni subjekti.


Misliti globalno i delovati lokalno (II)• Dogovaranje, saglasnost i koordinacija• Uloga IEDT-a:

• Nosilac dinamike• Pregovarač• Faktor integracije• Jedinstveni sagovornik• Tehnička pomoć

• Intenzivan posao TIC-a


II Deo: upravljanje, praćenje, administracija i evaluacija projekta

Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja

Sistemi praćenjaSistemi praćenja

Administrativni procesiAdministrativni procesi

Evaluacija projektaEvaluacija projekta

Definicija sistema• Sistemi treba da budu jednostavni i jasni.• Delokrug rada treba da bude dobro definisan:

• Entiteti treba da imaju jasnu sliku o svojoj odgovornosti, saglasno njihovom učešću u projektu.

• Sve treba da postoji u pisanoj formi.

Temeljitije praćenje“tragovi” dokumentacijeAgilnost u upravljanju

Rigidnost procesaBirokratija

Sporo reagovanje na promene

Iziskuje disciplinu


Potreban tim i osoblje (I)

• Upravljanje i izvršenje zahteva sposobne osobe i povezane sa ciljevima i zadacima projekta.

• Organigram treba da bude u obliku jasnog crteža, sa funkcijama koje treba razviti.

• Podela odgovornosti treba da bude ravnomerna između svih koji učestvuju u projektu.

• Stalni kontakt i adekvatna koordinacija su neophodni u svim fazama projekta: upravljanja, izvršenja, administracije i pravdanja.


• Važno je identifikovati i imati“napismeno ” prateće funkcije za svaki tim (glavni ili pridruženih partnera), kao i potrebne profesionalne profile.

• Ako ima potrebe, upravni tim glavnog projektanta treba da kombinuje savete i administrativno praćenje projekta sa motivacijom i tehničkom pomoći drugim partnerskim entitetima.

• Glavni projektant ne može, niti treba sam da preuzme na sebe celokupan rad partnerskih entiteta: ovo dovodi do kolapsa modela funkcionisanja.

Potreban tim i osoblje (II)Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja

Predložena organizaciona struktura Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja

Strateški i glavni odbor projekta

kontakt / odgovorno lice Kontakt / odgovorno lice

Ekonomsko-administrativni tim Tehnički tim - sadržaji

Tim partnera

Procesi upravljanja (I)• Ključno je standardizovati, normalizovati i mehanizovati što je

moguće veći broj dokumenata i procesa

1. Ubrzava administraciju i upravljanje projektom.

2. Štedi novac i vreme partnerskim entitetima i glavnom projektantu.

3. Olakšava praćenje, kontrolu i evaluaciju sprovođenja i zadataka.

4. Ubrzava funkcionisanje finansijskog toka: plaćanja i naplate.

1. Izradu solidnog i dobro strukturiranog Priručnika za upravljanje , kao i protokola za protok informacije.

2. Stvaranje slikovitog Priručnika za projekat.

3. Realizaciju zajedničke i specifične obuke za sve entitete koji učestvuju na temu sistema za upravljanje.

4. Podešavanje, prilagođavanje, ispravljanje shodno evoluciji projekta.

…Ali

zahteva….


Procesi upravljanja (II)• Važno je imati standardizovanu tehničku i zajedničku dokumentaciju

za sve entitete, nezavisno od budžeta o kome se radi i prirode sprovođenja.

• “Osnovni dokumenti” projekta (o upravljanju, finansijskoj kontroli i takođe tekući izveštaji, završni izveštaji, itd.) treba da budu usaglašeni između entiteta koji učestvuju i glavnog projektanta.Očigledno je da treba poštovati svaku indikaciju ili zahtev koji bi došli od Upravnog tela, a odnose se na ovo.

• Nužno je uspostaviti ravnotežu između “participativnog” modela, gde za sve treba saglasnost svih, i “operativnog” modela, gde jedan entitet određuje korak, a ostali se ograničavaju na ispunjavanja zadataka.

• Mogu se koristiti, kao operativni sredstvai:– Podnesci o projektu i o aktivnosti– Periodični izveštaji o praćenju (ne više od 6 u godini).– Informatički elementi: pregled obračuna ili baze podataka


Koncept sistema• Praćenje je fundamentalni element nekog projekta.• Treba utvrditi pouzdane, objektivne i proverljive

pokazatelje za svaki zadatak i aktivnost.• Ne više od 10-15 ključnih pokazatelja za “okvir za

rukovođenje praćenjem”.• Informacija treba da bude dostupna svakom

partnerskom entitetu svakog momenta.• Dovoljno je koristiti jednostavni obračunski pregled ili

bazu podataka za čuvanje i korišćenje ove informacije.• Veoma je važno utvrditi “pragove” na osnovu kojih će se

moći reagovati na neko događanje ili poteškoću

Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje

Primer “okvira za rukovođenje”Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje

MERA/AKTIVNOST ELEMENTI ZA MERENJE

DIFERENCIJACIJA CILJ OSTVARENE VREDNOSTI

Sprovođenja predviđena projektom, kako je prikazano u formularu

Šta treba da se meri kod sprovođenja: odabrati najvažnije elemente i zadatke kod sprovođenja

Utvrditi najadekvatniju jednicu mere

Količina / situacija koja treba da dostigne projekat

Akumulirana vrednost razvojem projekta

Treba izabrati najavažnije aktivnosti

Najavažniji zadaci su oni koji mogu da “zaustave” izvršenje projekta

Važno je dobijati

redovne merne podatke o napretku projekta

Funkcionisanje sistema• Funkcionisanje sistema više zavisi od uključenosti i volje

ljudi nego od njegovog dobrog koncepta ili od tehnologije koja se koristi.

• Važno je imati “zamenu”za sistem: treba da bude korisno za izvršenje zadataka da se ne odgovara samo jednoj volji za kontrolom.

• Veoma je važno predvideti ŠTA I ZAŠTO treba doneti odgovarajuću odluku ako se otkrije neki poremećaj u razvoju projekta.

• Kritični elementi su:– Ciljevi realizacije i rezultati– Finansijska potrošnja– Predviđeni i stvarni rokovi sprovođenja

Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje

Globalni prikaz procesa• Mehanizacija i standardizacija igraju kritičnu ulogu u

ovom polju.• Procesi treba da imaju konačne rokove od samog

početka projekta– A realne imajući u vidu postupke koje treba primeniti– Utvrditi jasne i u vremenu dobro raspoređene rokove

• Izuzeci su izuzeci, a ne pravilo funkcionisanja:u ovom polju, fleksibilnost ne sme da znači “sve može”

• Zatvaranje projekta treba da se pripremi dovoljno vremena unapred.U tu svrhu biće potrebno da se naprave specifični protokoli. Ako se ne postupi na ovaj način, biće to proces koji će oduzeti mnogo vremena za upravljanje i administraciju.


Karakteristike procesa (I)

• Dokumentacija treba da bude jednostavna za ispunjavanje

• Bolje je uložiti vreme u prvo potvrđivanje nego posle svako ispravljati pojedinačno

• Može se dostići ušteda od 30% vremena i novca sa dobrim prvim – osnivačkim sastankom

• Važno je ostaviti u pisanoj formi sve što se događa u svakom trenutku s ciljem da se greške ne ponove ii da se stvori “know-how” za potrebe projekta


Karakteristike projekta (II)


Pravi se detaljan opis kako se

ispunjava dokumentacija

Karakteristike procesa (III)

• Veoma je važno dokumentovati sve korake koji se čine u aspektima poput: – Promene budžeta;– Promene u dodeli zadataka;– Promene pokazatelja;– itd.;

…da se ne bi izgubio trag svake promene koja se desila.• Glavni projektant treba da bude svestan administrativnog

rada koji mu predstoji (koordinacija sa partnerima; dijalog sa Upravnim telom,…). To je posao koji je veoma odgovoran.

• Treba učiniti napor da se naprave protokoli o čuvanju i arhiva dokumenata.


Karakteristike procesa (IV)

• Potvrđivanja iziskuju konačan i čvrst rok:disciplina je nužna u pogledu ovog aspekta.

• Administrativni proces potvrđivanja mora biti veoma jasan: – Šta može, a šta ne može da obuhvati– Koja su dokumenta neophodna– Kada se može potvrditi neki trošak, a kada ne– itd.

• Ova faza jede vreme: manje ako se prethodno obavio dobar posao; više ako treba stalno rešavati događanja u dokumentaciji partnera ili samog glavnog projektanta.


Karakteristike procesa (IV)

• Ispunjavanje dokumenata za njihovo potvrđivanje treba da bude veoma dobro objašnjeno: da može svakom da posluži i da se zna šta treba uključiti u svako polje.

• Bilo kakvo “tumačenje” ovih dokumenata iziskuje prethodnu konsultaciju sa Tehničkim sekretarijatom programa ili Upravnim telom.


Evaluacija: mehanizam upravljanja• Ovo je fundamentalno da bi se realni domet projekta

sagledao.• Njegovo postojanje i efektivnost temelje se na konceptu i

korišćenju sistema za praćenje projekta.• Njegov koncept je veoma važan• Omogućava da se napravi kritička analiza postignutog:

kako i zašto su ostvareni rezultati (ili nisu).• Važno je učešće entiteta u sagledavanju evaluacije ;

treba preneti pozitivan element poboljšanja, a ne doživeti je kao kontrolu ili inspekciju.


Evaluacija:interna procedura• Važno je kombinovati kvantitativnu analizu sa

kvalitativnom.– Kvantitativna:

• Realizacija i postignuti rezultati.• Utrošak budžeta:stepen efikasnosti i uspešnosti.

– Kvalitativna:• Partnerski odnosi.• Stečeno znanje: administrativni procesi; tehničke akcije; itd.

• Evaluacija omogućava poboljšanje samog projekta, ali što je još važnije, utiče na poboljšanje i svih budućih projekata.


Evaluacija: sredstva• Glavna sredstva evaluacije su:

– Lični kontakti, sastanci sa: glavnim upravnim timom; sa stručnim timovima partnera ; sa licima koja su korisnici.

– Upitnici o stepenu zadovoljstva i/ili praćenja: kratki upitnici sa zatvorenim pitanjima, ne više od 10/15.

– Potrošeni budžeti i ostvarena potvrđivanja u okviru projekta.– Pokazatelji sistema praćenja: okvira za rukovođenje; ciljevi

evaluacije• Zanimljivo je imati pomoć spolja u trenutku kada treba

napraviti analizu evaluacije: omogućava da se uključi perspektiva koja je drugačija od one u analizi.

upravljanje projektima z a prekograni čnu saradnju

Documents